Dispositions pratiques à prendre par un conseil municipal nouvellement

installé

1. Bien comprendre l’environnement dans lequel vous évoluez. Pour cela, vous référer aux documents disponibles à la mairie (documents de passation de service, budgétaires, comptables, chronos courrier ordinaire et confidentiel arrivée et départ, registres et PV des délibérations, programmes et plans de développement, rapports d’activités des délégations spéciales, etc.).

2. Faire le point de l’existant : registres comptables, d’état civil (naissance, mariage,

décès), registres et chrono des courriers arrivée et départ, dossiers en cours, en instance, en contentieux, etc.

3. Identifier et établir la liste de tous les acteurs locaux, interlocuteurs actuels et

potentiels de la Collectivité locale avec leur adresse et la nature des rapports avec la mairie (les services de la mairie sont des sources pour cela, ainsi que le registre du courrier arrivée et départ).

4. Etablir et mettre en œuvre un programme de visites de contact avec les services

locaux.

5. Identifier les actes à prendre (arrêté mettant en place le comité de gestion de la santé, déléguant un adjoint ou un autre membre du conseil dans les fonctions d’officier d’état civil ; délégation de signatures ; ouverture de registres comptables et autres documents requis par les textes, etc.).

6. Elaborer un plan de travail pour une courte période (pour les 3 ou 6 prochains mois)

avec les objectifs simples et clairs et des résultats précis à atteindre.

7. Programmer et tenir des réunions séparées ou regroupées avec les autres acteurs pour présenter son plan de travail et recueillir leur avis ; élaborer un planning de réunions régulières avec les acteurs locaux.

8. Assurer un bon suivi de l’exécution des décisions ou des engagements pris.

Préparation et gestion efficace des réunions du conseil

Pour une bonne participation aux réunions, il faut distinguer trois phases et exécuter les tâches ci-dessous s’y rapportant : • Avant la réunion :

- élaboration de l’ordre du jour de la réunion par le maire et ses adjoints ; - confection des convocations par écrit et faisant mention de la date, de l’heure, du lieu

et de l’ordre du jour ; - transmission des convocations aux intéressés.

• Dans les communes, au plus tard trois jours avant la réunion à leur domicile.

- pour cela, il faut établir, à l’avance, la liste des acteurs concernés comportant notamment leur adresse et utiliser un carnet de transmission pour l’envoi des convocations ;

- transmission d’une copie de l’avis de réunion au représentant de l’Etat (préfet) pour son information ;

- affichage de la convocation, trois jours au moins avant la réunion, à la porte de la mairie (pour l’information des populations) et éventuellement envoi d’une copie de l’avis de réunion aux stations locales et radios ;

- mention de la convocation au registre des délibérations ; - préparation de la salle, au plus tard, la veille (nettoyer, disposer les tables et chaises en

tenant compte du nombre de participants et de la nécessité de permettre à tous les participants de bien suivre et participer).

• Pendant la séance :

- déclaration d’ouverture de la séance par le président (maire) : « Je déclare ouverte la séance » ;

- procéder à l’appel nominal des participants ; - vérifier si le quorum est atteint (majorité des membres du conseil = moitié + 1). Si oui,

déclarer : « Le quorum étant atteint, l’assemblée peut délibérer valablement ». • Si le quorum n’est pas atteint :

- dans les communes, lever la séance et convoquer une autre réunion à trois jours d’intervalle, dont les délibérations seront valables si le nombre de présents égale au moins un quart du conseil.

N.B. :

- Les délais de convocation aux réunions sont ramenés à un jour en cas d’urgence. - Les procurations ne sont pas comptabilisées pour établir le quorum c'est-à-dire le

nombre de participants nécessaires pour tenir valablement la réunion.

- Discussion et adoption de l’ordre du jour pour les participants.

- Présentation successive des points de l’ordre du jour par écrit (rapport de présentation par écrit si possible ou oralement), puis discussion.

- Vote sur chacun des points devant faire l’objet de vote ; la procuration entrant en ligne

de compte durant le vote, il faut la recueillir avant le vote et vérifier si elle est valable (signée par l’intéressé et légalisée par la police, la gendarmerie ou l’état civil).

- Après épuisement de l’ordre du jour, déclaration de clôture de la réunion : « L’ordre

du jour étant épuisé, je déclare close la réunion (préciser l’heure de clôture) ». • Après la séance :

- Elaboration d’un procès verbal (PV) de délibérations et signature par le président, le secrétaire de séance et tous les membres présents.

- Dans beaucoup de collectivités locales, compte tenu des difficultés à faire signer le PV à tous les membres, avant sa transmission dans les délais au représentant de l’Etat, un compte rendu est établi et signé par le président et le secrétaire de séance et éventuellement les conseillers disponibles.

- Envoi par carnet de transmission, du compte rendu de délibérations au représentant de l’Etat contre remise d’un accusé de réception.

- Affichage des extraits du compte rendu de la réunion dans les huit jours suivant la date de réunion, à la porte de la mairie.

- Certification de l’affichage du compte rendu de réunion est faite par le maire et mentionnée au registre des délibérations.