Diapositive 1 Documentation Utilisateur EuroFlow Version 1.1 EuroFLow version 3.0.0.6.
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Diapositive 1
Documentation Utilisateur Documentation Utilisateur EuroFlowEuroFlow
Version 1.1
EuroFLow version 3.0.0.6
Diapositive 2Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Introduction Introduction Ergonomie généraleErgonomie générale
Les logiciels INFORMIA présentent
une ergonomie originale et conviviale
:
En bas à gauche se trouvent les «
têtes de chapitres »
Un click sur chaque « tête de
chapitre » entraîne l’affichage du
menu correspondant au milieu à
gauche
Un click sur un point du menu
permet d’afficher l’écran
correspondant
Enfin, on retrouve un accès plus «
classique » sur le haut de l’écran
Diapositive 3Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Introduction Introduction Ergonomie généraleErgonomie générale
Dans chaque écran, on retrouve
les boutons :
Ajouter : crée un nouvel
enregistrement
Modifier : modifie l’enregistrement
sélectionné
Supprimer : supprime
l’enregistrement
Valider : enregistre les
modifications
Annuler : annule les dernières
modifications
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Retour au menu principalBonnes Pratiques pour la SaisieBonnes Pratiques pour la Saisie
Evitez au maximum l’utilisation de la souris
Privilégiez la touche « Tabulation » pour passer au champ suivant et « SHIFT + Tabulation » pour revenir au champ précédent Utiliser la touche « F3 » pour afficher la liste des valeurs possibles Que ce soit dans un champ ou dans une liste, saisir les premières lettres de la valeur
souhaitée suffit pour la voir apparaître Dans les tableaux des lignes de commande / BL / Facture
La touche « Suppr » efface la ligne La touche « F2 » efface la valeur du champ saisie La touche « flèche vers le bas » entraîne la validation de la ligne en vue de la saisie de la
ligne suivanteSi un champ obligatoire n’est pas renseigné, un message apparaîtVous ne pouvez pas valider la pièce (touche verte en bas à gauche) si la ligne n’a pas été
validée au préalable. Pour ce faire, utiliser « flèche vers le bas » puis « flèche vers le haut »
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Retour au menu principalParamétrer les articles / GTINParamétrer les articles / GTIN
GTIN (Global Trade Identification Number)
Le GTIN est un code article construit de façon normalisée pour permettre son unicité au sein de la chaîne logistique.
Il correspond à la combinaisons de propriétés (attributs) du fruit ou du légume, ainsi qu’à des propriétés de son emballage.
Il est construit de la façon suivante
Un code pays (3 pour la France)
Un code CNUF : il s’agit d’un numéro fourni par l’organisme GS1 et qui identifie l’expéditeur
Un code CIP : le code article, unique au sein de l’entreprise
Le code GTIN est un numérique de 13 caractères, ce qui ne facilité pas sa saisie. C’est pourquoi EuroFlow propose d’associer à un GTIN un code article dont la saisie est libre. Ainsi, on pourra saisir la commande à partir de ce code.
Dans certains cas (par exemple lorsque la vente est effectuée par une agence commerciale), une station de conditionnement pourra utiliser le CNUF d’une autre entreprise (celui de l’agence). Dans ce cas, il convient de se faire donner le code GTIN de chaque article vendu de façon à garantir l’unicité de la codification.
L’utilisation dans une pièce ou dans une palette d’une combinaison d’attributs pour laquelle il n’existe pas de GTIN génère automatiquement un nouveau code GTIN.
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Retour au menu principalParamétrer les articles / GTINParamétrer les articles / GTIN
On pourra
soit laisser le système générer les codes et les modifier pour ajouter un code article par exemple,
soit saisir les GTIN avant leur première utilisation.
Les champs à saisir sont :
Le code article tiers (pour permettre sa saisie dans l’écran commande)
Le code pays, le CNUF et le CIP
Les attributs de conditionnement
Les attributs du fruit / légume
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Retour au menu principalParamétrer les conditionnementsParamétrer les conditionnements
Le paramétrage des conditionnements s’effectue dans le menu « Conditionnement » et passe :
Par la création des différents éléments de conditionnement
Emballages
Sous-emballages
Alvéoles, bulles, couvercles, sticks, complexes
Palettes
Par la création (option) de nomenclatures d’emballages, grâce au menu « Compositions »
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Paramétrer les conditionnementsParamétrer les conditionnementsCompositions d’emballagesCompositions d’emballages
Principe des compositions d’emballages
Les compositions d’emballages permettent
De définir des nomenclatures d’emballages. Une composition est une sorte de « kit », « composé » d’un emballage au minimum et de « n » autres composants choisis parmi ceux décris précédemment.
Exemple :
–L’emballage « 1 RANG BOIS »
–10 sous-emballages « SACHET 1.5 KG »
–50 sticks « BONS FRUITS »
La création de ces compositions accélère la saisie des commandes puisque la saisie du code composition permet de renseigner toutes les caractéristiques du conditionnement.
De gérer les stocks et les coûts des composants d’emballage autre que l’emballage et le sous-emballage.
–En effet, seule l’utilisation des compositions permet d’indiquer au système combien d’alvéoles, bulles, couvercles, sticks, complexes se trouvent dans le conditionnement d’une commande. Or cette information est nécessaire pour gérer les stocks et les coûts de ces produits.
La création de GTIN permet, tout comme les compositions d’emballage, d’indiquer les composants d’emballages (Alvéoles, sticks…), mais seules les compositions permettent de gérer le nombre de composants d’emballage par emballage.
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Saisir une commandeSaisir une commandeChoix du mode de saisieChoix du mode de saisie
Il existe 4 façons principales de saisir une ligne de commande :
Par reprise de l’historique : copier/coller d’une commande passée Par saisie du code article tiers : la création au
préalable des codes articles permet de renseigner par le choix d’une valeur l’ensemble des caractéristiques du produit (caractéristiques du Fruit ou Légume et conditionnement) Par saisie d’une composition d’emballage : la
création au préalable des combinaisons d’emballages permet de renseigner par le choix d’une valeur l’ensemble des caractéristiques de conditionnement, ne reste alors qu’à renseigner la partie F&L Par saisie de chaque attribut : cette méthode évite
de passer trop de temps en paramétrage mais entraîne une saisie des commandes non optimisée.
Méthodes hybrides : Saisie et modification du code article tiers : on ne
crée que les principaux codes articles, à la saisie, choix de l’article se rapprochant le plus de la commande et modification des attributs divergents Idem pour les compositions
Temps de paramétrage
Temps de saisie
Saisie par l’historique
(à partir de la 2°commande)
Saisie du code art. tiers
Saisie de la composition Saisie de chaque attribut
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Saisir une commandeSaisir une commandeChoix du mode de saisieChoix du mode de saisie
Le choix du mode de saisie est donc fonction principalement des facteurs suivants :
Répétitivité des commande Stabilité dans le temps et nombre d’articles Stabilité dans le temps et nombre de combinaisons
d’emballages
Le tableau à droite illustre les choix possibles
Commandes
répétitives
Sinon, articles « stables »
Sinon, combin. d’emb. « stables »
Gestion fine des
coûts d’emb.
Saisie par l’historique
OK
Saisie du code art. tiers
OK(avec compositions)
Saisie de la composition
OK
Saisie de chaque attribut
KO
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Saisir une commandeSaisir une commandeParamétrage de l’écran de saisie d’une Paramétrage de l’écran de saisie d’une
piècepièce
La paramétrage de l’écran permet, en fonction du choix de mode de saisie qui a été fait, de n’afficher que les champs utiles, dans l’ordre souhaité par l’utilisateur
Ce paramétrage est à effectuer pour chaque utilisateur de chaque poste, et pour chaque écran : Commande, BL, Facture
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Saisir une commandeSaisir une commandeEn-têteEn-tête
Cliquer sur « + » en bas de l’écran pour une nouvelle commande
L’expéditeur par défaut s’affiche(Partenaires – Expéditeurs pour
désigner l’expéditeur par défaut) Choisir le client
Les valeurs renseignées dans la fiche client s’affichent :
Renseigner Vérifier les onglets Livraisons et
Transport Eventuellement choisir le type
d’article « Autre » s’il ne s’agit pas de F&L
Diapositive 13Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Saisir une commandeSaisir une commandeSaisie des Lignes Saisie des Lignes
Renseigner les champs souhaités en respectant les Bonnes Pratiques pour la Saisie Les champs à saisir varient selon le mode de saisie
Saisie par l’historique
Saisie du code art.
tiers
Saisie de la composition
Saisie de chaque attribut
- Code art. tiers OU CIP OU GTIN X
- Composition (d’emballage) X
Attributs du F&L : - Espèce, Variété, Origine, Calibre, Catégorie, Coloration, Marque
X X
Autres champs : - Cahier des Charges, Commentaire de ligne
X X X
Attributs de conditionnement : - Type Emb., Emballage - Ss-Emballage, Nb Ss.e par Emballage
X
Attributs de la vente : - Nb Emb (=Nb Emballages par palette si « Nb. Pal. » est renseigné, sinon c’est le nombre total de colis)- Unité fac. (Unité de facturation)- PV Unité (Prix de vente unitaire)- Type TVA
X X X X
La flèche vers le bas permet de valider la ligne et de saisir une nouvelle ligne
Dans Paramètres / Configuration / Aide à la saisie, on pourra saisir les valeurs par défaut de plusieurs champs
Le paramétrage des emballages permet de renseigner automatiquement les informations de poids et de Nombre de Colis par palette, ainsi que la Palette par défaut.
Diapositive 14Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Saisir une commandeSaisir une commandeUtilisation de l’historiqueUtilisation de l’historique
Un clic sur l’icône « historique » en bas à droite lance la fenêtre.
La liste des commandes passée par le client s’affiche.
La sélection d’une commande permet l’affichage des lignes de commande correspondantes.
Diapositive 15Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalPasser une commande en BLPasser une commande en BL
NB: Si vous disposez de la Gestion de Production TraceFlow®, c’est l’expédition de la marchandise qui génère la création du Bon de Livraison.
Pour générer le Bon de Livraison à partir de la commande dans EuroFlow®, il suffit de cliquer sur l’icône.
Diapositive 16Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Passer un BL en facturePasser un BL en factureFacture par factureFacture par facture
Pour générer une facture à partir d’un Bon de Livraison, il suffit de cliquer sur l’icône.
La facture s’affiche.
Diapositive 17Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Passer un BL en facturePasser un BL en facturePar regroupement de BL Par regroupement de BL
Le Regroupement de BL permet de générer une ou plusieurs factures à partir de plusieurs Bons de Livraison.
Diapositive 18Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalSaisir un BL ou une facture Saisir un BL ou une facture
La saisie d’un BL ou d’une facture (donc sans passer par la commande) s’effectue de la même façon que la saisie d’une commande.
Diapositive 19Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalSaisir un règlementSaisir un règlement
Pour saisir un règlement client, cliquer sur le bouton « + »
Il faut ensuite répartir le règlement sur la ou les factures concernées
Diapositive 20Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalSaisir un Avoir Saisir un Avoir
Pour passer une facture en avoir :
Pour saisir un avoir directement
Diapositive 21Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalGérer les consignes d’emballages Gérer les consignes d’emballages
Définir quels sont les emballages consignés
Diapositive 22Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalGérer les consignes d’emballages Gérer les consignes d’emballages
Statuts des consignes
Choisir l’état
Appuyer sur la touche de rafraîchissement pour afficher une synthèse des consignes
Lancer l’impression ou la visualisation.
Diapositive 23Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
Retour au menu principalSaisir une commande d’achat Saisir une commande d’achat
Procéder comme pour une commande de vente avec les quelques différences suivantes :
Pas d’adresse de livraison ni de code export ou de type de vente à saisir
Indiquer en ligne de pièce si la commande est en nu ou logé
Diapositive 24Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Générer les achats à partir des Générer les achats à partir des ventesventes
EuroFlow® permet de générer la commande ou la facture d’achat à partir de la commande ou la facture de vente.
Lorsque la pièce de vente est saisie et validée, cliquer sur l’icône « Génération de la pièce d’achat »
Diapositive 25Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Générer les achats à partir des Générer les achats à partir des ventesventes
Une fenêtre apparaît Utiliser la touches « CTRL » pour sélectionner plusieurs lignes
Et « SHIFT » pour sélectionner une plage de ligne
Puis cliquer sur « Suivant »
Diapositive 26Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Générer les achats à partir des Générer les achats à partir des ventesventes
Cet écran permet
Choisir le fournisseur
Indiquer si le fournisseur fourni également les emballages (« Nu ») ou si ces derniers sont fournis
La partie centrale montre un aperçu des montants et volumes en jeu
Les coûts de transport et d’emballages des lignes sélectionnées sont affichés
Enfin on peut saisir une commission à appliquer sur le prix brut ou net des coûts déjà déduits.
Diapositive 27Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Générer les achats à partir des Générer les achats à partir des ventesventes
La pièce d’achat apparaît, il convient alors
de saisir les informations éventuellement manquantes telles que
Transporteur Devise et règlement (si pas
renseignés dans la fiche fournisseur).
de modifier les prix d’achatde modifier les quantités
achetées Valider et fermer la fenêtre pour
revenir à la pièce de vente Répéter l’opération pour chaque
fournisseur. Dans le premier écran de
sélection des lignes, n’apparaissent alors que les lignes qui n’ont pas été passées achat, ou bien celle passées en achat mais pour lesquelles la quantité achetée a été modifiée à la baisseExemple : pour une commande
de deux palettes, générer la commande d’achat, modifier la quantité à 1 palette dans la commande d’achat, recommencer, la ligne apparaît avec une quantité restante à commander en achat de 1 palette.
Diapositive 28Documentation Utilisateur EuroFlow - Confidentiel
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Passer une commande d’achat en Passer une commande d’achat en bon de réception bon de réception
Pour passer une commande d’achat en bon de réception, il suffit de cliquer sur l’Icône depuis l’écran de commande L’écran Bon de Réception
apparaît, renseigner :Cliquer à nouveau sur l’icône
pour imprimer les fiches palettes.
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Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts standardsstandards
Présentation de la gestion des coûts
Objectifs
Visualiser à tout moment la marge théorique dégagée par l’entreprise ou par une commande
Comparer les coûts standards au coûts réels pour mesurer la performance de l’entreprise
Calculer la rémunération des producteurs dans le cas d’une station
Démarche
Définir la décomposition des coûts de l’entreprise. Par exemple :
–Coût de conditionnement
–Coût de stockage
–Frais généraux
Définir le niveau de précision et donc la façon avec laquelle les coûts s’appliquent différemment selon les caractéristiques d’une vente ou d’un produit
Calculer les coûts théoriques
Les renseigner
–Dans le menu Coûts – Facturations / Gestion des coûts
Et / ou
–Au niveau de chaque conditionnement
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Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts stdsstds
Paramétrage et objet des types de venteParamétrage et objet des types de vente
Dans le menu « Coûts – Facturation », lancer l’écran « Type de vente »
A quoi servent les types de vente ?
Le type de vente étant obligatoire, il faut en créer au moins un.
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Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts stdsstds
Gestion des coûtsGestion des coûts
Dans le menu « Coûts – Facturation », lancer l’écran « Gestion des coûts »
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Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts stdsstds
Gestion des coûts de conditionnementGestion des coûts de conditionnement
les coûts de conditionnement peuvent être gérées comme les autres coûts dans l’écran « Gestion des coûts »
Mais pour une gestion plus fine, il est également possible de rattacher des coûts à un emballage.
Se référer au chapitre « Paramétrer les conditionnements’ pour la saisie des coûts.
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Paramétrer et visualiser les coûts Paramétrer et visualiser les coûts stdsstds
Visualisation Visualisation
Dans chaque pièce, pour visualiser les coûts, cliquer sur le menu L’écran affiche alors
Le total de la pièce
Les coûts stations
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Retour au menu principalParamétrer les cotisations Paramétrer les cotisations
Menu « Coûts et Cotisations / Gestion des cotisations
Saisir le code et le libellé dans l’onglet général
Indiquer dans l’onglet Application
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Autres éditionsAutres éditionsDEBDEB
Edition de la DEB
Sélectionner la période
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