Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 CLUB FRANCE 2012 CHAMPIONNATS DEUROPE...

Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

CLUB FRANCE 2012

CHAMPIONNATS D’EUROPE

D’ATHLETISME

HELSINKI

GUIDE DES VOLONTAIRES

LE CLUB FRANCE – LE LE CLUB FRANCE – LE CONCEPT CONCEPT


Le Club France est traditionnellement le lieu de rencontre et de convivialité de la Famille de l’Athlétisme: supporters, personnalités françaises et internationales, athlètes, médias, partenaires, collectivités y célébreront chaque jour les exploits des athlètes présents. Le soir à l’issue des cérémonies protocolaires , la scène deviendra un lieu de festivité avec un retour sur la journée en images et en commentaires. Les médaillés du jour rejoindront le Club France pour fêter leur performance, ainsi qu’une centaine d’invités. Indéniablement, le Club France sera le point de rassemblement idéal pour vivre la ferveur des Championnat d’Europe d’Athlétisme 2012.

LES VOLONTAIRES DU CLUB LES VOLONTAIRES DU CLUB FRANCE FRANCE Les volontaires sont des personnes qui se proposent pour assurer des

missions ou rendre des services sans aucune contrepartie financière. En

l’occurrence, ce sont des « collaborateurs occasionnels » du Comité

d’Organisation souhaitant s’investir à titre gracieux dans l’organisation du

Club France afin d’y assurer des missions clairement définies et partager

un moment unique.

Une équipe de 20 personnes

Les besoins en ressources humaines identifiés par le Comité

d’Organisation du Club France 2012 sont de l’ordre de 20 personnes

(équipe organisation et volontaires). Ce chiffre est précisé et ajusté au fur

et à mesure de l’avancement du travail réalisé en amont de l’événement

et de l’évaluation des conditions de mise en œuvre des différents

dispositifs.

Passionné de sport et/ou d’athlétisme, athlète encore en activité ou

ancien sportif disposant ou non d’une expérience dans l’organisation

d’événement, les bénévoles de tous âges peuvent être volontaires au

Club France.

Quelle que soit les tâches qui leurs sont confiées, les volontaires du Club

France disposent de 3 qualités communes : ils sont motivés, souriants et

disponibles !


LES SECTEURS IDENTIFIESLES SECTEURS IDENTIFIES

1. Logistique

•Référent : FFA

•Besoins : 3 personnes environ (en fonction des missions).

•Postes à pourvoir :

o Voltigeurs* fixe : 2 personne s

o Voltigeur* volant : 1 personne

2. Transport

•Référent : Humberto Baptista / Mickael Pauloby (FFA)

•Besoins : 3 personnes.


o Chauffeurs : 3 personnes

3. Accueil des invités et VIP

•Référent : FFA

•Besoins : 4 personnes


o Agents d’accueil : 2 personnes

o Vestiaire : 2 personnes

4. Gestion des invités et traduction

•Référent : FFA

•Besoins : 2 personnes


o Gestion des invités et traduction: 2 personnes

*voltigeur : personne présente du début à la fin de l’événement, capable

de réaliser tout type de tâches. Elle est le support opérationnel du

référent auquel elle est rattachée. Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

LE RECRUTEMENT DES LE RECRUTEMENT DES VOLONTAIRESVOLONTAIRES

1. Procédure de recrutement en amont

Les principales étapes de la procédure de recrutement sont les

suivantes :

o Recensement des besoins

o Recensement des candidatures (comprenant les tailles pour les

dotations)

o Mise en place de tableaux de suivi

o Envoi des convocations individuelles

o Mise en place opérationnelle

2. Rétroplanning

J-1 mois : Lancement du recrutement

J-15 jours : Point à date des premiers retours

Affectation des missions

Relance si besoin

Jour J : Accueil et réunion de présentation

3. Accueil des volontaires

Les lieux et horaires de rendez seront précisés aux volontaires du Club

France sur les convocations nominatives qui seront envoyées.


ANNEXE 1 : fiches de postes ANNEXE 1 : fiches de postes bénévolesbénévoles


VOLTIGEURS (2 personnes)MISSION En liaison avec l’équipe d’organisation du Club

France, ils aident : - à la mise en place du Club France- à la gestion logistique des différents espaces pendant l’événement- au démontage après l’événement .

LIEU D’INTERVENTION Club France

DISPONIBILITES Du Mercredi 27 juin : (horaire à définir)Dimanche 1er juillet ou Lundi 2 juillet : (horaire à définir) (démontage)

PROFIL Très dynamiques, disponibles, réactifs, souriants, ils doivent être capable d’effectuer des travaux manuels et être de bonne composition physique et parler français.


1. Logistique

2. Transport

Chauffeurs (3 personnes)MISSION Ils accueillent l’ensemble des invités à l’aéroport et

les transportent dans différents lieux à Helsinki (Hôtels, Stade, Club France…). Ils aident à régler toutes les formalités liées à ce secteur.

LIEU D’INTERVENTION Aéroport, Hôtels, Stade, Club France

DISPONIBILITES Du mercredi 27 juin au dimanche 1er juillet toute la journée ou lundi 2 juillet matin (Nous communiquerons les plannings dès que nous connaitrons les horaires d’arrivée et de départ des invités)

PROFIL Posséder le permis de conduire, avoir une conduite sure et prudente, disponibles, dotés d’un excellent relationnel, il doivent avoir le sens de l’accueil et de l’initiative et parler francais

AGENTS D’ACCUEIL ET TRADUCTION (2 personnes)MISSION Ils sont en charge du suivi des invités en lien avec le

responsable FFA. Ils répondent à leurs demandes, s’assurent qu’ils bénéficient de tout le confort nécessaire, les guident à travers le programme social prévu par la FFA, les encadrent lors des déplacements à Helsinki

LIEU D’INTERVENTION Hôtel, stade, ville

DISPONIBILITES A définir en fonction des arrivées et départ des invités, au plus tôt le Mercredi 27 juin jusqu’au lundi 02/07. Horaire à définir

PROFIL Disponible, doté d’un excellent relationnel, il doit avoir le sens de l’accueil et de l’initiative, parler français et finnois et une bonne connaissance de la Ville

4. Gestion des invités et traduction


3. Accueil des invités HOTES / HOTESSES D’ACCUEIL (4 personnes)

MISSION En liaison avec le responsable de l’espace, ils accueillent dans les meilleures conditions les invités, Vente de billets et ou retrait d’accréditations

LIEU D’INTERVENTION Desk accueil à l’entrée du Club FranceVestiaire

DISPONIBILITES Du Mercredi 27 juin : (horaire à définir)Dimanche 01 juillet : (horaire à définir)

PROFIL Très dynamiques, disponibles (mêle en soirée), réactifs souriant, parler français.

ANNEXE 2 : Horaires des ANNEXE 2 : Horaires des championnatschampionnats


Wednesday, 27 June 2012 - Morning

9:00 Long Jump Women Qual. Gr. A/B

9:10 Dec - 100m Men Decathlon

9:45 Shot Put Men Qual. Gr. A/B

10:00 100m Women Round 1

10:15 High Jump Women Qual. Gr. A/B

10:35 Dec - Long Jump Men Dec - Gr. A/B

10:50 400m hurdles Men Round 1

11:40 100m Men Round 1

12:15 Dec - Shot Put Men Dec - Gr. A/B

12:25 Triple Jump Women Qual. Gr. A/B



13:40 Dec - High Jump Men Dec - Gr. A/B

13:45 Javelin Women Qual. Gr. A

14:30 400m hurdles Women Round 1

15:00 Javelin Women Qual. Gr. B


Wednesday, 27 June 2012 - Afternoon


18:10 High Jump Men Qual. Gr. A/B

18:15 Javelin Men Qual. Gr. A

18:30 3000m sc Men Round 1

19:10 Dec - 400m Men Decathlon

19:40 5000m Men FINAL

19:45 Javelin Men Qual. Gr. B

20:05 100m Women Semi-final

20:20 100m Men Semi-final

Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

Thursday, 28 June 2012 - Morning

9:00 Dec - 110m hurdles Men Decathlon

9:05 Pole VaultWomen Qual. Gr. A/B

9:45 Dec- Discus Men Dec - Gr. A

10:30 400 m hurdlesWomen Semi-final

11:05 Dec - Discus Men Dec - Gr. B

11:40 3000m scWomen

Round 1

12:20 Triple Jump Men Qual. Gr. A/B

12:25 Dec - Pole Vault Men Dec - Gr. A/B

12:30 Shot PutWomen Qual. Gr. A/B

13:15 400m hurdles Men Semi-final

13:55 Hammer Men Qual. Gr. A

15:10 Hammer Men Qual. Gr. B

Thursday, 28 June 2012 - Afternoon

16:25 Dec - Javelin MenDec - Gr. A

17:15 400mWomen

Semi-final

17:25 Long JumpWomen FINAL

17:35 5000mWomen FINAL

17:35 Dec - Javelin MenDec - Gr. B

17:50 High JumpWomen FINAL

18:05 800m MenSemi-final

18:30 100mWomen

FINAL

18:40 400m MenSemi-Final

18:45 Javelin Men FINAL

19:00 800mWomen

Semi-final

19:20 Dec - 1500m MenDecathlon

19:45 100m Men FINALAdrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

Friday, 29 June 2012 - Morning

9:00 Discus Men Qual. Gr. A

9:30 100m hurdles Women Round 1

10:15 Discus Men Qual. Gr. B

10:40 Hep - 100m hurdles Women Heptathlon

11:35 Hammer Women Qual. Gr. A

11:55 Hep - High Jump Women Hep - Gr. A/B


12:50 Hammer Women Qual. Gr. B

13:50 Long Jump Men Qual. Gr. A/B


14:25 Hep - Shot Put Women Hep - Gr. A/B

Friday, 29 June 2012 - Afternoon

18:00 Shot Put Women FINAL

18:20 Hep - 200m Women Heptathlon

18:40 High Jump Men FINAL

19:05 3000m sc Men FINAL

19:30 Javelin Women FINAL


20:00 400m hurdles Women FINAL

20:25 200m Men Semi-final

20:55 200m Women Semi-final

21:00 Triple Jump Women FINAL

21:20 Shot Put Men FINAL


21:45 800m Women FINAL

22:05 400m hurdles Men FINAL

22:25 400m Women FINALAdrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

Saturday, 30 June 2012 - Morning

11:00 Discus Women Qual. Gr. A

11:20 4x100m Men Round 1

12:00 Hep - Long Jump Women Hep - Gr. A/B


12:35 Discus Women Qual. Gr. B

13:05 4x100m Women Round 1

13:15 Pole Vault Men Qual. Gr. A/B

13:45 1500m Men Round 1

14:10 Hep - Javelin Women Hep - Gr. A

14:45 110m hurdles Men Round 1

15:15 Hep - Javelin Women Hep - Gr. B

Saturday, 30 June 2012 - Afternoon

19:00 Hep - 800m Women Heptathlon

19:05 Triple Jump Men FINAL

19:10 Discus Men FINAL

19:15 Pole Vault Women FINAL

19:35 100m hurdles Women Semi-final

19:55 300m sc Women FINAL

20:25 4x400m Men Round 1



21:05 Hammer Men FINAL

21:50 4x400m Women Round 1


22:35 100m hurdles Women FINALAdrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

Sunday, 1 July 2012 - Afternoon

16:00 Hammer Women FINAL


16:15 Pole Vault Men FINAL

16:35 110m hurdles Men Semi-final

17:05 4x100m Women FINAL


17:45 Long Jump Men FINAL

18:05 Discus Women FINAL

18:25 4x100m Men FINAL


19:10 110m hurdles Men FINAL

19:25 4x400m Women FINAL

19:45 4x400m Men FINAL

Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

ANNEXE 3 : Horaire et déroulé ANNEXE 3 : Horaire et déroulé journée type du Club Francejournée type du Club France


Du mercredi 27 juin au dimanche 1er juillet 2012

14h 30

Accueil des bénévoles : Débrief et Brief

15h

Ouverture des portes, accueil du public

17h (option)

Début de retransmission de la compétition au Club France

Collation

19h30

Début du service par l’apéritif

20h 30 à 2h00

Restauration et animation du Club France


Déroulé d’une journée typeDéroulé d’une journée type

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