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DEMOS - Département Management / Communication / Développement personnel01 44 94 16 16

1Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr

pour davantage pour davantage d’efficacité au quotidiend’efficacité au quotidien

Gérer ses Gérer ses priorités priorités

Josette Dubost


2Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 2



??

Urgent et pas Urgent et pas importantimportant

Urgent et Urgent et importantimportant

Important et Important et pas urgentpas urgent

Pas urgent et Pas urgent et pas importantpas important

PrioritésPriorités

Gérer ses prioritésGérer ses priorités• C’est avoir les idées clairesC’est avoir les idées claires• C’est être réactif(ve)C’est être réactif(ve)• C’est faire des choix et les assumerC’est faire des choix et les assumer• C’est oser refuser C’est oser refuser • C’est prendre le risque de déplaireC’est prendre le risque de déplaire• C’est gravir un escalier sans sauterC’est gravir un escalier sans sauter

de marchede marche

C’est avoir en permanenceC’est avoir en permanenceune casserole de lait une casserole de lait

sur le feu ! sur le feu !



Efficacité… Efficacité… (Larousse)

• C’est être une force agissante.C’est être une force agissante.

• C’est produire l’effet attendu.C’est produire l’effet attendu.

• C’est C’est quelqu’un dont les actions quelqu’un dont les actions aboutissent aboutissent

à des résultats utiles.à des résultats utiles.

Josette Dubost



et Excellenceet Excellence

Josette Dubost

• C’est faire bien la première fois et mieux C’est faire bien la première fois et mieux encore la fois suivante,encore la fois suivante,

• C’est donc s’améliorer sans cesse.C’est donc s’améliorer sans cesse.



C’est la mise en place d’éléments constitutifsC’est la mise en place d’éléments constitutifsque l’on fait converger vers un but déterminéque l’on fait converger vers un but déterminé

dans une durée préalablement mesuréedans une durée préalablement mesuréeen respectant un délai fixéen respectant un délai fixé

Une bonne gestion suppose 2 chosesUne bonne gestion suppose 2 choses

Une méthodeUne méthode

11Une techniqueUne technique

22

Gestion du tempsGestion du temps



Histoire de budgetHistoire de budget

Josette Dubost

2 000 € / Mois2 000 € / MoisCharges fixesCharges fixes

Charges variablesCharges variables

ImprévusImprévus

Charges fixesCharges fixes

Charges variablesCharges variables

ImprévusImprévus

8 H / Jour8 H / Jour

Conservez toujours du temps pour les imprévus.Conservez toujours du temps pour les imprévus.

Environ 40 %Environ 40 %

Entrée(s)Entrée(s) SortiesSorties SortiesSortiesEntrée(s)Entrée(s)



Plan de LaswellPlan de Laswell

Josette Dubost

QQQQCC

CCOOQQ

PP

Quoi ?Quoi ?Quand ?Quand ?Combien ?Combien ?

«Les 6 serviteurs de l’homme»«Les 6 serviteurs de l’homme»KiplingKipling

Mémorisable par CQQCOQPMémorisable par CQQCOQP

CommentCommentOù ?Où ?Qui ?Qui ?

Pourquoi ?Pourquoi ?



ÉtapesÉtapes

1 Déterminer les objectifs

2Mettre à platles activités

3Analyser

4Réfléchir

5Prioriser

Josette Dubost

ENSEMBLEENSEMBLE



Objectif Objectif (Larousse)

• AVOIR UNAVOIR UN : but, cible que quelqu’un doit atteindre. : but, cible que quelqu’un doit atteindre.

• ÊTREÊTRE : qui existe indépendamment de la pensée. : qui existe indépendamment de la pensée.

Qui ne fait pas intervenir d’éléments Qui ne fait pas intervenir d’éléments

affectifs ou personnels dans ses jugements.affectifs ou personnels dans ses jugements.

«Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif

nous avons du redoubler d’effort»

Samuel Langhorne Clemens Samuel Langhorne Clemens dit Mark Twaindit Mark Twain

Josette Dubost



L’objectifL’objectif

C’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENTC’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENT

SS

MM

AA

RR

TT

SS

MM

AA

RR

TT

SpécifiqueSpécifique

MesurableMesurable

RéalisableRéalisable

AcceptéAccepté

TemporiséTemporisé

Josette Dubost



Bonnes questionsBonnes questions

Se mettre d’accord Se mettre d’accord sur un mode de fonctionnement sur un mode de fonctionnement

et s’y teniret s’y tenir

Josette Dubost

QuellesQuellestâchestâches

QuelleQuelleorganisationorganisation

QuellesQuellesattentesattentes

QuellesQuellesressourcesressources

??



C’est arranger son travail, ses affaires, C’est arranger son travail, ses affaires, de façon efficace, harmonieuse,de façon efficace, harmonieuse,

C’est se préparer dans un but précis.C’est se préparer dans un but précis.

Organisation Organisation (Larousse) (Larousse)



1 - Titre de votre fonction1 - Titre de votre fonction

3 - Missions de votre fonction3 - Missions de votre fonction

6 - Modes opératoires de votre fonction6 - Modes opératoires de votre fonction

5 - Tâches de votre fonction5 - Tâches de votre fonction

2 - Objectif(s) de votre fonction2 - Objectif(s) de votre fonction

4 - Activités de votre fonction4 - Activités de votre fonction

Missions de traitement de l’informationMissions de traitement de l’information

Missions d’organisation / gestion Missions d’organisation / gestion

Missions de médiationMissions de médiation

Missions de managementMissions de management

Descriptif de fonctionDescriptif de fonction



Grille d’analyseGrille d’analyse

Josette Dubost

ACTIVITESACTIVITES 11 22 33 44

AgendaAgenda

FacturationFacturation

Fournitures et matérielsFournitures et matériels

Gestion du personnelGestion du personnel

Production documentaireProduction documentaire

RéunionsRéunions

Salons professionnelsSalons professionnels

Suivi budgétaireSuivi budgétaire

Suivi dossier clientsSuivi dossier clients

Traitement de l’informationTraitement de l’information

11URGENCEURGENCE

22IMPORTANCEIMPORTANCE

3 3 DUREEDUREE

en %en %

44PERIODICITESPERIODICITES

J, Hjm, M3vm, Ad2…J, Hjm, M3vm, Ad2…



Temps souhaitableTemps souhaitable

M ilieuM ilieu M atièreM atière M éthodeM éthode M ain-d’œuvreM ain-d’œuvre M onnaieM onnaie M atérielM atériel

M ilieuM ilieu M atièreM atière M éthodeM éthode M ain-d’œuvreM ain-d’œuvre M onnaieM onnaie M atérielM atériel

• Appliquez le diagramme Appliquez le diagramme d’Hishikawa,d’Hishikawa,

• Utilisez les 6 «M»,Utilisez les 6 «M»,• Créez un tableau comparatif.Créez un tableau comparatif.

Trop de temps passé sur le courrier !



Boucle de l’organisation efficienteBoucle de l’organisation efficiente

1

Fixez-vous un but précis :Fixez-vous un but précis :

Qu’est-ce que j’ai à faire ?Qu’est-ce que j’ai à faire ? De quoi s’agit-il ?De quoi s’agit-il ? Qu’est-ce qu’on attend de moi ?Qu’est-ce qu’on attend de moi ?

2

Survolez et listez les actions :Survolez et listez les actions :

Prévoyez le résultat visé,Prévoyez le résultat visé, Élaborez un plan de travail.Élaborez un plan de travail.

3

Distinguez l’urgent.Distinguez l’urgent.

4 Repérez l’important.Repérez l’important.

5

• Evaluez la durée.Evaluez la durée.• Clarifiez le délai.Clarifiez le délai.• Assurez-vous de Assurez-vous de la compatibilité des deux.la compatibilité des deux.

6

Établissez la liste des : Établissez la liste des :

Actions immédiates,Actions immédiates, Actions à reporter si besoinActions à reporter si besoin est (postériorités).est (postériorités).

7

Finalisez :Finalisez :

Répertoriez les personnes, Répertoriez les personnes, Listez les moyens,Listez les moyens, Prévoyez le matériel.Prévoyez le matériel. Gardez du temps pour lesGardez du temps pour les imprévus (60/40)imprévus (60/40)

8Contrôlez la Contrôlez la réalisation réalisation de l’objectif.de l’objectif.

Josette Dubost



Ai-je une vision claire des objectifs de ma fonction ? Ai-je des objectifs à atteindre pour l’année en cours ? Les attentes spécifiques de mon manager sont-elles bien identifiées ? Suis-je régulièrement informé(e) des affaires en cours ? Ai-je une parfaite connaissance de la structure des dossiers ? Mon organisation quotidienne est-elle rigoureuse et sans faille ? Les priorités sont-elles clairement déterminées ? Mes outils d’organisation sont-ils totalement fiables ? Ai-je connaissance de toutes les ressources ? Ai-je créé un mode opératoire de mon secrétariat pour pallier toute absence ?

Gestion quotidienneGestion quotidienne



Listez toutes vos activités sur une année,Listez toutes vos activités sur une année, Appréhendez les différentes périodicités des activités,Appréhendez les différentes périodicités des activités, Identifiez les pics de surcharge pour y faire face,Identifiez les pics de surcharge pour y faire face, Élaborez un tableau de bord prévisionnel,Élaborez un tableau de bord prévisionnel, Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain,Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain, Faites le point sur votre journée,Faites le point sur votre journée, Suivez vos actions et anticipez les événements,Suivez vos actions et anticipez les événements,

Le petit plus…Le petit plus…

Rangez et classez quotidiennement.Rangez et classez quotidiennement.

Quittez votre secrétariat le soir Quittez votre secrétariat le soir comme si vous ne reveniez pas le lendemain.comme si vous ne reveniez pas le lendemain.

Réalisez le MODE OPERATOIRERéalisez le MODE OPERATOIREde votre secrétariat.de votre secrétariat.

PréconisationsPréconisations



Un emploi du temps ne s’improvise pasUn emploi du temps ne s’improvise pas

Temps ciseléTemps ciselé

• Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon,Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon,• Utilisez de préférence un agenda électronique,Utilisez de préférence un agenda électronique,• Notez tous les temps de votre vie,Notez tous les temps de votre vie,• Prévoyez les Prévoyez les duréesdurées (vous), (vous),• Anticipez sur les Anticipez sur les délais délais (votre manager),(votre manager),• ET… gardez du temps pour les imprévus.ET… gardez du temps pour les imprévus.



Chassez Chassez les «4 R»les «4 R»

Appliquez Appliquez les «4 P»les «4 P»

PenserPenser PrévoirPrévoir PréparerPréparer PlanifierPlanifier

ReprendreReprendre RésoudreRésoudre RefaireRefaire RonchonnerRonchonner

Bonnes et mauvaises pratiquesBonnes et mauvaises pratiques



Utilisez échéancier et pense-bête électronique,Utilisez échéancier et pense-bête électronique, Répertoriez toutes vos adresses,Répertoriez toutes vos adresses, Créez des formulaires et des modèles,Créez des formulaires et des modèles, Concevez des check-lists,Concevez des check-lists, Gérez les agendas et organisez les réunionsGérez les agendas et organisez les réunions électroniquement,électroniquement, Travaillez sous charte graphique,Travaillez sous charte graphique, Gérez vos absences,Gérez vos absences, Informatisez votre plan de classement / rangement,Informatisez votre plan de classement / rangement, Répertoriez vos sites favoris,Répertoriez vos sites favoris, Réalisez le «book» de votre secrétariat,Réalisez le «book» de votre secrétariat, Tenez vous informée de l’évolution des outils,Tenez vous informée de l’évolution des outils, Élaborez, quand nécessaire, un Plan d’Objectif Personnel.Élaborez, quand nécessaire, un Plan d’Objectif Personnel.

B.U.A. B.U.A. (Boîte à Utiles de l’Assistante)(Boîte à Utiles de l’Assistante)



«Là, tout n’est qu’ordre et beauté, «Là, tout n’est qu’ordre et beauté, luxe, calme et volupté»luxe, calme et volupté»

Charles BaudelaireCharles Baudelaire

A la japonaise : A la japonaise : 5 «S»5 «S»

SS EIRI EIRI DEBARASSERDEBARASSER

SS EITON EITON RANGERRANGER

SS EISO EISO NETTOYERNETTOYER

SS EIKETSU EIKETSU STANDARDISERSTANDARDISER

SS HITSUKE HITSUKE PROGRESSERPROGRESSER



««Ne pas prévoirNe pas prévoirc’est déjà gémirc’est déjà gémir»»

Léonard de VinciLéonard de Vinci

««Il faut d’abord savoir ce que l’on veut,Il faut d’abord savoir ce que l’on veut,il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite l’énergie de le faireil faut ensuite l’énergie de le faire»»

Georges ClemenceauGeorges Clemenceau



««Si tu veux profiter de ta vieSi tu veux profiter de ta vieapprends à profiterapprends à profiter

de ta simple journéede ta simple journée»»

ConfuciusConfucius



Aller plus loin…Aller plus loin…

Josette Dubost



Monsieur Jean WemaëreMonsieur Jean WemaërePrésident Directeur généralPrésident Directeur généralde DEMOS GROUPde DEMOS GROUPet son équipe vous remercient et son équipe vous remercient pour la confiance témoignée. pour la confiance témoignée.

DEMOS GROUPDEMOS GROUPpartenaire de LA CITpartenaire de LA CITÉÉ des échanges des échanges

Josette Dubost

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