Déclaration d’un fichier de renseignements personnelsPersonnel de la dotation, de gestion de la...
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Déclaration d’un fichier de renseignements personnels Secrétariat général, le : 2013‐11‐11 NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier d'analyse de gestion prévisionnelle de main‐d’œuvre Description sommaire du fichier : Le fichier est utilisé pour effectuer un exercice annuel de gestion prévisionnelle de main‐d’œuvre. Il contient le nom de l'employé, son statut, sa classe d'emploi, son groupe d'âge et son admissibilité à la retraite d'ici les trois prochaines années, s'il y a lieu. Ces données permettent d'effectuer un portrait des ressources humaines du Ministère. Description sommaire du fichier : CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) : Catégories de renseignements contenus dans le fichier Identité Services aux individus Santé et services sociaux Permis Éducation Logement Emploi Immigration Vie économique Organisations Justice Démographie Autres (précisez) : Provenance des renseignements contenus dans le fichier Un membre du personnel du MIDI La personne concernée Un organisme d'un autre gouvernement Un organisme privé Un organisme public du gouvernement du Québec Autres (précisez) : UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés En vue de l’application d’une loi (précisez) : En vue de l’application d’un règlement (précisez) : En vue de l’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) : À des fins statistiques (précisez) : Rapport Autres (précisez) : Demande du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Tous les membres du personnel de la DRH, les autorités du Ministère et le SCT MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) : Base de données sécurisée – SCT Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique : Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l’accès au fichier Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l’utilisation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) : Autres (précisez) :
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Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier d'analyse de gestion prévisionnelle de main‐d’œuvre Description sommaire du fichier : Le fichier est utilisé pour effectuer un exercice annuel de gestion prévisionnelle de main‐d’œuvre. Il contient le nom de l'employé, son statut, sa classe d'emploi, son groupe d'âge et son admissibilité à la retraite d'ici les trois prochaines années, s'il y a lieu. Ces données permettent d'effectuer un portrait des ressources humaines du Ministère. Description sommaire du fichier : CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) : Rapport
Autres (précisez) : Demande du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Tous les membres du personnel de la DRH, les autorités du Ministère et le SCT MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Base de données sécurisée – SCT
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Banques de candidatures (affectation, mutation, affectation suite à un affichage, mutation suite à un affichage, professeur occasionnel de français langue seconde)
Description sommaire du fichier : Banques qui comptent des offres de service provenant d'employés du Ministère ou d'autres ministères et organismes, ou de toute autre personne désirant occuper un emploi au sein du Ministère, à la suite de l'affichage dans l'intranet ou à l'affichage dans l'Info‐carrière ou par envoi personnalisé ou à tout autre type d'affichage, qui servent à pourvoir des emplois réguliers ou occasionnels au Ministère. Les candidatures sont conservées un an pour la réserve de professeurs occasionnels et selon les délais indiqués au calendrier de conservation en vigueur pour l'ensemble des autres employés. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Employés de divers ministères et organismes ou autre personne désirant occuper un emploi au Ministère
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux Permis Éducation Logement Emploi Immigration Vie économique Organisations Justice Démographie Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
Loi sur la fonction publique et conventions collectives applicables
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
Directive concernant les modes de dotation dans la fonction publique
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) : Politique de mobilité interne
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personnel de la DRH en dotation et autorités du Ministère dont la consultation de ces banques est justifiée par un emploi à pourvoir MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Cahier des effectifs
Description sommaire du fichier : Le fichier contient des renseignements sur l'identité, de l'information sur la carrière, la rémunération et les avantages sociaux des employés du Ministère (entre 100 et 1500). Les renseignements proviennent de trois sources de données : SAGIR, SAGIP et SDE. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité
Services aux individus
Santé et services sociaux Permis Éducation
Logement
Emploi Immigration Vie économique
Organisations
Justice Démographie Autres (précisez) :
Tous les renseignements concernant le salaire, les primes et les congés d'un employé
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) : Gestion informatique des dossiers de paie des employés du Ministère et en lien avec les services de rémunération offerts par le Centre des services partagés du Québec (CSPQ) Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personnel de la dotation, de gestion de la main‐d'oeuvre et des relations professionnelles; agents payeurs du CSPQ désignés pour notre ministère MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)
Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes
Contrôle préventif de l ’accès au fichier
Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier
Règles et pratiques de vérification du fichier
Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Dossier du personnel
Description sommaire du fichier : Ce fichier constitue un outil de base contenant l'information complète de l'employé. Il contient des éléments relatifs aux champs suivants : curriculum vitae et diplômes, formation et développement, rémunération, promotion et mouvement de personnel, relations de travail et évaluation du rendement. Il contient aussi le numéro d'assurance sociale, des renseignements personnels et de l'information de gestion. Le dossier physique de l'employé est conservé tant que le Ministère est le dernier employeur connu. Le dossier informatique de l'employé est accessible dans SAGIR et SAGIP. Toutes les données sur le personnel peuvent demeurer accessibles par SDE; c'est aussi le cas au moment de la retraite ou du départ de la fonction publique du Québec. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
Loi sur les impôts au provincial et Loi sur les impôts sur le revenu au fédéral
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) : Directive sur la classification des emplois; Directive concernant l'attribution de la rémunération des fonctionnaires; Directive concernant les emplois occasionnels de la fonction publique; Directive concernant les emplois étudiants et les stages dans la fonction publique
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Gestion informatique des dossiers de paie des employés du Ministère en lien avec les services de rémunération offerts par le Centre des services partagés du Québec Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Tout le personnel du service de gestion de la main‐d'œuvre et de l'équipe des relations professionnelles ou toute personne en droit de demander l'accès à son dossier personnel ou au dossier d'un employé sous sa responsabilité (une demande doit être faite au préalable à la DRH) MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier
Informatique (disque, banque, etc.)
Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier des employés absents pour invalidité
Description sommaire du fichier : Le fichier contient 50 dossiers actifs et 300 dossiers inactifs. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
Professionnels de la santé UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Conventions collectives
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Les employés en relations de travail et la directrice des ressources humaines, la ministre et les membres de son cabinet, le sous‐ministre et les membres de son bureau, le responsable ministériel de la protection des renseignements personnels et ses collaborateurs, les avocats de la Direction des affaires juridiques et le personnel de la Direction de l'audit interne et des enquêtes MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au
calendrier de conservation
Autres (précisez) : Conservation : Selon les délais indiqués au
calendrier de conservation
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Dossiers concernant les plaintes pour harcèlement psychologique en milieu de travail
Description sommaire du fichier : Dossiers ouverts à la suite de plaintes pour harcèlement psychologique en milieu de travail CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
Loi sur les normes du travail, articles 81.18 et 81.19; Politique gouvernementale concernant la santé des personnes au travail; Politique ministérielle visant à prévenir et à contrer le harcèlement psychologique en milieu de travail
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)
Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes
Contrôle préventif de l ’accès au fichier
Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier
Règles et pratiques de vérification du fichier
Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Dossiers conservés dans un classeur barré et application des délais tel qu'il est indiqué au calendrier de conservation
Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Horodateur (IPEV)
Description sommaire du fichier : Il est utilisé pour gérer l'aménagement du temps de travail du personnel régi par la convention collective des fonctionnaires. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité
Services aux individus
Santé et services sociaux Permis Éducation
Logement
Emploi Immigration Vie économique
Organisations
Justice Démographie Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Convention collective des fonctionnaires
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Membres du personnel ayant une carte d'horodateur et membres de l'équipe du secrétariat de la DRH (secrétaires et gestionnaires) MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)
Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes
Contrôle préventif de l ’accès au fichier
Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier
Règles et pratiques de vérification du fichier
Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines et Direction de l'enseignement du français, langue d'intégration IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier des professeurs occasionnels bénéficiant d'un droit de rappel
Description sommaire du fichier : Liste des professeurs occasionnels embauchés avant juin 2001, regroupés par région administrative et rangés en fonction des périodes d'enseignement cumulées à leur dossier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité
Services aux individus
Santé et services sociaux Permis Éducation
Logement
Emploi Immigration Vie économique
Organisations
Justice Démographie Autres (précisez) :
Tous les renseignements concernant le salaire, les primes et les congés d'un employé
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) : Gestion des listes de déclaration d'aptitudes, des contrats des professeurs occasionnels et de la Convention collective des professeurs Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Membres de l'équipe de dotation à la DRH responsables des professeurs occasionnels qui leur sont attitrés; personnel de la Direction de l'enseignement responsable de la coordination des contrats, de la gestion des classes et de la paie variable MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)
Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines et Direction de l'enseignement du français, langue d'intégration IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier des professeurs occasionnels sans droit de rappel
Description sommaire du fichier : Liste des professeurs occasionnels, embauchés après juin 2001, regroupés par région administrative et rangés en fonction des périodes d'enseignement cumulées à leur dossier. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité
Services aux individus
Santé et services sociaux Permis Éducation
Logement
Emploi Immigration Vie économique
Organisations
Justice Démographie Autres (précisez) :
Tous les renseignements concernant le salaire, les primes et les congés d'un employé
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) : Gestion des banques de candidatures et des contrats des professeurs occasionnels
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Membres de l'équipe de dotation à la DRH responsables des professeurs occasionnels qui leur sont attitrés; personnel de la Direction de l'enseignement responsable de la coordination des contrats, de la gestion des classes et de la paie variable MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier
Informatique (disque, banque, etc.)
Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Remboursement de dépenses à l’employé
Description sommaire du fichier : Le fichier, réparti dans toutes les unités administratives du Ministère, contient les renseignements nécessaires au traitement du remboursement des frais engagés par les employés, notamment les frais de fonction des cadres, les frais de voyage, les avances de voyage et les comptes de dépenses des conseillers en mission de sélection. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Dans SAGIR, le fichier électronique contient tous les renseignements sur les déclarations des frais de déplacement faites par les employés de la DRH avec factures à l'appui.
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
Responsable du suivi budgétaire de la DRH UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) :
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) : Directive sur les frais remboursables lors d'un déplacement et autres frais inhérents; Directive sur le remboursement des frais de déplacement des cadres
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personne responsable du suivi budgétaire et gestionnaires de la DRH MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes
Contrôle préventif de l ’accès au fichier
Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier
Règles et pratiques de vérification du fichier
Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Suivi des activités de formation
Description sommaire du fichier : Le système SADE (suivi des activités de développement) compile toutes les activités de formation de chaque employé qui travaille ou qui a travaillé au Ministère depuis 1995. Il contient le fichier de tous les employés actifs et inactifs. L'historique de formation d'un employé demeure au Ministère et n'est pas transférable dans un autre ministère ou organisme. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux Permis Éducation Logement Emploi Immigration Vie économique Organisations Justice Démographie Autres (précisez) : Scolarité
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main‐d'oeuvre
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) : Reddition de comptes et rapport annuel
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Personne responsable du dossier dans l'équipe de développement de la DRH MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Mot de passe pour accéder au système informatique et un autre pour le logiciel de saisie de données
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier de gestion de concours – Système de gestion de concours (SGC)
Description sommaire du fichier : Le fichier contient les candidatures et la base de données de gestion des candidatures reçues dans le cadre d'un concours (concours de recrutement, avancement de classe et promotion) ainsi que le suivi des étapes, des décisions rendues et la consignation (compilation) des résultats obtenus par les moyens d'évaluation utilisés. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Toute personne qui soumet sa candidature dans le cadre d'un processus de concours tenu par le Ministère
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Loi sur la fonction publique
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) : Règlement sur la tenue de concours
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) : Pour l'analyse de différents éléments pertinents à la tenue de concours
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Accès limité au pilote du système et au personnel de la dotation MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier
Informatique (disque, banque, etc.)
Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier de système de gestion des listes de déclaration d'aptitudes (SGLDA)
Description sommaire du fichier : Système interministériel qui permet aux directions des ressources humaines des ministères et organismes d'extraire des listes de présentations de candidatures en vue de pourvoir des emplois. Les listes de présentations sont produites sur demande et transmises aux gestionnaires ayant des emplois à pourvoir. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Toute personne dont le nom est inscrit sur une liste de déclaration d'aptitudes (LDA)
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Loi sur la fonction publique
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) : Règlement sur la tenue de concours
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Accès limité au personnel responsable de la dotation MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Autres (précisez) :
Toute la période durant laquelle un candidat est inscrit sur une ou des LDA
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier du traitement des accidents de travail
Description sommaire du fichier : Le fichier contient 200 dossiers incluant les dossiers actifs, semi‐actifs et inactifs. CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI Membre du personnel Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
Professionnels de la santé UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Loi sur les accidents de travail et maladies professionnelles
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Les employés en relations de travail et la directrice des ressources humaines, la ministre et les membres de son cabinet, le sous‐ministre et les membres de son bureau, le responsable ministériel de la protection des renseignements personnels et ses collaborateurs, les avocats de la Direction des affaires juridiques et le personnel de la Direction de l'audit interne et des enquêtes MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier
Informatique (disque, banque, etc.)
Mécanique (microfiche, microfilm, etc.) Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes Contrôle préventif de l ’accès au fichier Contrôle physique des installations
Journaux de vérification de programmes
Contrôle à l ’util isation du fichier Règles et pratiques de vérification du fichier Contrôle des procédures
Procédures d’élimination des données
Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
Autres (précisez) : Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
Déclaration d’un fichier de renseignements personnels
Secrétariat général, le : 2013‐11‐11
NOM DE L’UNITÉ ADMINISTRATIVE Direction ou service responsable du fichier de renseignements : Direction des ressources humaines (DRH) IDENTIFICATION DU FICHIER Nom du fichier : Fichier du traitement des griefs
Description sommaire du fichier : Le fichier contient 80 griefs actifs et 92 griefs réglés CONTENU DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Catégories des personnes visées par les renseignements contenus dans le fichier
Clientèle du MIDI
Membre du personnel
Autres catégories de personnes (précisez) :
Catégories de renseignements contenus dans le fichier
Identité Services aux individus Santé et services sociaux
Permis
Éducation Logement Emploi
Immigration
Vie économique Organisations Justice
Démographie
Autres (précisez) :
Provenance des renseignements contenus dans le fichier
Un membre du personnel du MIDI
La personne concernée
Un organisme d'un autre gouvernement
Un organisme privé
Un organisme public du gouvernement du Québec
Autres (précisez) :
UTILISATION DU FICHIER (cochez la ou les cases appropriées) Fins pour lesquelles ces renseignements sont conservés
En vue de l ’application d’une loi (précisez) : Conventions collectives
En vue de l ’application d’un règlement (précisez) :
En vue de l ’application d’une mesure ou d’un programme (précisez) :
À des fins statistiques (précisez) :
Autres (précisez) :
Catégories de personnes ayant accès au fichier dans l’exercice de leurs fonctions : Les employés en relations de travail et la directrice des ressources humaines, les gestionnaires concernés par le grief, la ministre et les membres de son cabinet, le sous‐ministre et les membres de son bureau, le responsable ministériel de la protection des renseignements personnels et ses collaborateurs, les avocats de la Direction des affaires juridiques et le personnel de la Direction de l'audit interne et des enquêtes MODE GESTION DU FICHIER ET MESURES DE SÉCURITÉ (cochez la ou les cases appropriées) Supports utilisés
Papier Informatique (disque, banque, etc.) Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)
Autres (précisez) :
Mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels Pour un fichier papier ou mécanique : Pour un fichier informatique :
Contrôle des entrées et sorties de personnes
Contrôle préventif de l ’accès au fichier
Contrôle physique des installations Journaux de vérification de programmes Contrôle à l ’util isation du fichier
Règles et pratiques de vérification du fichier
Contrôle des procédures Procédures d’élimination des données Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
Autres (précisez) :
Conservation : Selon les délais indiqués au calendrier de conservation
