Dalla carta al digitale_Ministero dell'interno_forum pa challenge

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MINISTERO DELL’INTERNO DIPARTIMENTO PER LE POLITICHE DEL PERSONALE E PER LE RISORSE STRUMENTALI E FINANZIARIE UFFICIO VII – INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA Dalla carta al digitale: come costruire un archivio digitalizzato

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MINISTERO DELL’INTERNO DIPARTIMENTO PER LE POLITICHE DEL PERSONALE E PER LE RISORSE

STRUMENTALI E FINANZIARIE UFFICIO VII – INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA

Dalla carta al digitale: come costruire un archivio digitalizzato

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Il problema di partenza

Dematerializzazione dei documenti e informatizzazione dei processi amministrativi sono da tempo oggetto di interesse da parte delle pubbliche amministrazioni, che ne hanno compreso le potenzialità per l’assolvimento dei compiti istituzionali.

Molti procedimenti amministrativi che oggi sono basati sulla ricezione, produzione e trasmissione di documenti cartacei, nel prossimo futuro saranno implementati su sistemi orientati al documento informatico e alle comunicazioni per via telematica. Le Pubbliche Amministrazioni devono pertanto assicurare la formazione di un archivio digitalizzato, che sia ben strutturato e ordinato.

Dematerializzare, passando dalla carta al digitale In particolare

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Gli aspetti tecnici

Secondo gli esperti, al fine di assicurare la corretta formazione di un archivio digitale, occorre garantire la costituzione di un unico deposito documentale o di più depositi che siano gestiti con sistemi interoperabili, disegnati in modo da costituire un “corpo unico” con il protocollo informatico.

Il sistema di gestione informatica dei documenti dovrà avere la capacità di rappresentare in modo efficace le relazioni esistenti tra documenti, fascicoli elettronici, flussi documentali e attività del soggetto produttore.

Pertanto, per garantire la formazione di un archivio digitale occorre progettare con estrema attenzione un insieme di metadati, dettando regole per assicurarne la puntuale valorizzazione.

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Obiettivi del progetto

Obiettivo Generale Dematerializzazione

della documentazione amministrativa, e quindi progressiva riduzione della produzione, trasmissione, validazione e archiviazione di documenti in formato cartaceo con conseguente maggiore riduzione dei costi legati alla documentazione cartacea

Obiettivo generale Centralizzazione e

valorizzazione del patrimonio informativo,

imperniati sull’utilizzo, sulla trasmissione e sul confronto di una grande

mole di dati, informazioni e conoscenze spesso

eterogenee. A tal fine, la gestione elettronica dei flussi documentali dovrà

consentire una maggiore e più semplice condivisione

delle informazioni, in modo da determinare una

valorizzazione dell’intero patrimonio informativo

digitalizzato.

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Obiettivi

Centralizzazione e valorizzazione del patrimonio informativo, imperniati sull’utilizzo, sulla trasmissione e sul confronto di una grande mole di dati, informazioni e conoscenze spesso eterogenee. A tal fine, la gestione elettronica dei flussi documentali dovrà consentire una maggiore e più semplice condivisione delle informazioni, in modo da determinare una valorizzazione dell’intero patrimonio informativo digitalizzato.

Condividere le informazioni Obiettivo generale

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Obiettivi

Maggiore efficienza operativa e miglioramento dei tempi nella gestione delle pratiche e dei processi di lavoro.

La creazione di un archivio digitale ben strutturato, senza richiedere cambiamenti drastici, permette di organizzare tutti i documenti in modo semplice e funzionale, di condividere al meglio dati e informazioni, di incrementare l'efficienza operativa del personale e quindi di ottimizzare la tempistica nella gestione dei processi di lavoro.

Più efficienza, risparmiando tempo Obiettivo specifico

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Metodologia

La metodologia più efficace per assicurare la corretta formazione di un archivio digitale è la riprogettazione dei procedimenti amministrativi e dei processi attinenti alla produzione documentaria.

Un’attività di process reengineering, infatti, permette di conseguire un duplice vantaggio: migliorare il livello di efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa con l’introduzione delle tecnologie informatiche e ricercare le migliori soluzioni per valorizzare, con meccanismi automatici o semi-automatici, il set di metadati associato alle unità documentarie e archivistiche.

Occorre agire sulle risorse umane e su quelle tecnologiche valutando costantemente l’adeguatezza dei processi.

Dopo una necessaria fase di adattamento, sarà possibile apprezzare i vantaggi in termini di “tracciabilità dei processi” e di “rintracciabilità delle informazioni”.

Process reengineering Mutare le prassi lavorative

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Azioni

Una piattaforma adeguata per la corretta gestione del fascicolo elettronico deve possedere una struttura modulare che consenta di affrontare tutti gli aspetti, normativi e procedurali, legati al ciclo di vita del documento all’interno dell’archivio digitale.

Una struttura modulare … per una corretta gestione

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A tale scopo si possono quindi identificare alcuni moduli che devono consentire una corretta gestione delle seguenti fasi:

1 - Alimentazione. Il sistema deve essere in

grado di gestire differenti canali di comunicazione in ingresso ed uscita consentendo per ogni canale una pre-elaborazione automatica del documento, allo scopo di ottenere un formato omogeneo e ove possibile l’estrazione automatica dei metadati (si pensi, in particolare, all’uso dei nuovi canali di comunicazione - PEC e PostaCertificat@).

2 - Archiviazione e gestione. Il sistema deve essere in grado di gestire il processo di archiviazione dei documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio corrente e la gestione dei flussi integrati all’interno dell’organizzazione.

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Azioni

3 - Conservazione a lungo termine. La PA non può semplicemente eliminare il documento cartaceo sostituendolo con evidenza informatica, ma deve conservarlo a norma. La vita di un archivio è stata schematizzata in tre fasi, che corrispondono a:

l’archivio corrente (per gli affari in corso); l’archivio di deposito (per gli affari detti “esauriti”); l’archivio storico (per i documenti con più di 40 anni di età,

conservazione senza limiti di tempo). Poiché gli archivi digitali sono soggetti a potenziali

rischi o minacce di tipo tecnologico (distruzione, alterazione o impossibilità di rappresentare il documento digitale) il sistema deve essere in grado di gestire il processo di conservazione a lungo termine dei documenti elettronici definendo l’organizzazione dell’archivio di deposito e di quello storico.

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Azioni

Il sistema deve essere in grado di

garantire un elevato livello di

interrelazione con i diversi sistemi

informativi dell’ente, abilitando mediante una struttura aperta

meccanismi di integrazione

standard, facilmente implementabili.

Il sistema, infine, deve essere in

grado di gestire la misurazione delle performance dei

processi amministrativi sia collaborativi che

procedurali (d.lgs. 150/2009).

4 – Cooperazione applicativa

5 – Misurazione delle performance

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dott. Giuseppe Pompella, Viceprefetto Aggiuntodott.ssa Antonella Rossi, Direttore di OrganizzazioneSig. Elio Anastasi, operatore amministrativo

Ministero dell’Interno – Dipartimento per le Politiche del Personale dell’Amministrazione Civile e per le Risorse Strumentali e Finanziarie – Ufficio VI-Innovazione e Organizzazione - Piazza del Viminale - 00184 - Roma. 

Grazie per l’attenzione