CRM/VPAA – revue annuelle des risques 2013-14 | période janvier-avril 2014

Ecole polytechniquefédérale de Lausanne

Introduction des normes comptables IPSAS au 1.1.2015

Quelles conséquences?

IPSAS – International Public Sector Accounting Standards

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Table des matières

N° Thèmes1 Exigences IPSAS2 Conséquences sur la gestion des fonds de tiers3 Conséquences sur la comptabilité4 Modifications des documents sur le site du SF5 Le mot de la fin

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Exigences IPSAS

Adaptations dans la présentation des comptes de l’EPFL et impacts sur la gestion budgétaire des fonds dès 2015• La présentation des comptes de l’EPFL répond à des exigences établies par

le domaine des EPF. • Les comptes des institutions du domaine des EPF doivent être absolument

comparables. • La valeur des fonds de tiers ne pourra plus être représentée par un

montant unique dans le bilan.

Quelles conséquences pour vous ?

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Conséquences sur la gestion des fonds de tiers1. Les fonds de tiers doivent être analysés afin de pouvoir faire la

distinction entre :• Fonds étrangers Fonds de tiers pour lesquels des conditions

d’utilisation ont été fixées, soit des clauses de remboursement de moyens inutilisés (FNS par exemple) et des conditions d’utilisation strictes : période de projet définie par contrat, types de dépenses définies par budget, etc.

• Fonds propres Fonds de tiers pour lesquels aucune clause de remboursement n’est définie. Même si l’emploi des ressources est défini par contrat (restrictions), l’institution est totalement libre de la manière et du moment de l’emploi des fonds (exemple : financement de chaire).

Conséquences. Les contrats devront être fournis systématiquement, tant pour l’ouverture d’un

fonds que pour la facturation. Toutes les données de base requises devront être renseignées et documentées. Durant le cycle de vie du projet, toute modification affectant le contrat devra être

documentée dans GrantsDB.

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Conséquences sur la gestion des fonds de tiers2. Les fonds propres doivent être différenciés en 2 catégories :

• Réserves libres Il s’agit de toutes les réserves disponibles et sans affectation à un moment donné (fonds réservés).

• Réserves affectées Il s’agit des fonds pour lesquels il existe une restriction d’utilisation (fonds désignés / mandats divers)

Conséquences. Chaque unité devra disposer d’un fonds réservé et de fonds désigné.

fonds réservé : 7xxxx1 - tous les autres fonds libellés réservés seront fermés fonds désigné: 6xxxx1 ou libellé «mandats divers» (choix par factulté)

Les fonds overheads, considérés comme réserves libres, seront fermés et le solde transféré sur la réserve du labo.

La part de 10% de l’unité sera prélevée automatiquement du fonds projet et transférée sur le fonds réservé.

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Conséquences sur la gestion des fonds de tiers3. Mise en conformité – novembre 2014 à mars 2015

• 1ère étape. Ouverture des fonds réservés et fonds désignés pour toutes les unités (hormis les exceptions identifiées). Délai: 12 décembre 2014.

• 2e étape. Fermeture des anciens fonds réservés 535xxx et transfert du solde sur les nouveaux fds réservés et/ou désignés.

• 3e étape. Fermeture des fonds overheads des labos et transfert du solde sur le fonds réservé du labo (év. fonds désigné).

• 4e étape. Mise en œuvre du mécanisme de transfert/équilibrage automatisé entre fonds réservé et fonds désignés/mandats divers.

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Conséquences sur la gestion des fonds de tiers4. Résumé

• Fonds standards à disposition d’une unité• Un fonds budgétaire (RF art. 16). Il est destiné à recevoir le budget annuel de

dépenses directes (budget de fonctionnement).• Un fonds réservé (RF art. 26). Il présente les réserves libres d’une unité et

n’enregistre pas de dépenses.• Un ou plusieurs fonds désignés/mandats divers (RF art. 25). Il présente une partie

des réserves affectées d’une unité et enregistre les dépenses et recettes (< 50KCHF) en-dehors de fonds projets (voir RF art. 24).

• Répartition de l’overhead part unité (10%)• Jusqu’à fin 2014: la part unité reste sur le fonds qui a facturé• Dès 2015: la part unité est transférée sur le fonds réservé de l’unité

• Autres points• L’overhead des projets FP7 sera décompté lors du versement et non plus lors du

décompte de la période. Information suivra…• La clôture des fonds de tiers est déterminée par les conditions contractuelles du

projet et non par le solde disponible La fermeture des fonds de tiers interviendra en principe dans les 3 mois suivant la fin du contrat.

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Conséquences sur la comptabilité

5. Principes comptables• Principe de périodicité des charges et produits. Ce qui est déterminant

pour la présentation d’états financiers, ce sont les charges et produits de l’année comptable, et non les dépenses et recettes des flux monétaires.

Charges payées par avance Charges à payer Produits encaissés d’avance Produits à recevoir

• Séparation claire et correcte des dettes et des fonds propres. La gestion des fonds de tiers requiert plus de précision:

Dispositions contractuelles complètes Vision d’ensemble du projet notamment du point de vue des parties

impliquées Mise à jour du financement

• Informations supplémentaires pour expliquer la situation financière dans les annexes aux comptes

Engagements conditionnels Autres risques

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Conséquences sur la comptabilité

6. Changements dans le plan comptable. Le plan comptable a été adapté aux nouvelles exigences et les documents suivants ont été mis à jour:• Plan comptable complet avec mise en évidence des changements

intervenus Nouveaux comptes Comptes fermés Comptes renommés

• Plan comptable synthétique qui présente les comptes de charges et les comptes de diminution de produits utilisés le plus fréquemment (par ex. reversements aux co-requérants externes)

• Explications du plan comptable. Ce document donne plus de détail du contenu de chaque compte

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Conséquences sur la comptabilité

6. Changements dans le plan comptable (2)• Les comptes de produits touchant les subsides, les mandats de

recherche et les services scientifiques sont nouveaux (exigence de séparation des produits avec [IPSAS 9] et sans [IPSAS 23] contrepartie)

• Les groupes de comptes ont été créés par source de financement FNS CTI Offices Confédération Programmes de recherche européenne Economie privé Dons/donations/sponsoring Autres contributions - cantons, communes, organisations internationales

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Conséquences sur la comptabilité

6. Changements dans le plan comptable (3)• Structure des comptes de produits. Il existe toujours un compte de

produit pour le subside entrant, mais il existe en plus… Un compte pour le reversement aux co-requérants externes (p.ex. cas de

consortiums) Un compte pour le remboursement de subsides Un compte de transfert aux co-requérants internes (de fonds à fonds) Exemple FNS

781 Contributions FNS

23 781'010 Fonds National Suisse23 781'011 Ajustement CoC FNS23 781'012 Remboursements de subsides FNS23 781'013 Versements destinés aux co-requérants externes FNS23 781'014 Versements aux co-requérants internes FNS (transfert interne)

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Conséquences sur la comptabilité

6. Changements dans le plan comptable (4) Exemple Recherche Sectorielle (Offices de la Confédération)

La logique des comptes budgétaires est accordée aux définitions des DSCRTT

782 Recherche Sectorielle (Offices Confédération)

23 782'080 Offices Confédération: subsides de recherche23 782'081 Ajustement CoC Offices Confédération: subsides de recherche23 782'082 Remboursements Offices Confédération: subsides de recherche23 782'083 Versement destinés aux co-requérants externes Offices Confédération23 782'084 Versements destinés aux co-requérants internes Offices Confédération

(transfert interne)

9 782'090 Offices Confédération: contrats de services scientifiques9 782'091 Ajustement CoC Offices Confédération: contrats de services scientifiques9 782'100 Offices Confédération: contrats de recherche9 782'101 Ajustement CoC Offices Confédération: contrats de recherche

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Conséquences sur la comptabilité

6. Changements dans le plan comptable (5)• Quelques regroupements de comptes de charges et de produits pour

des questions de simplification. Exemples:551 Manifestations

551'000 Dépenses manifestations et congrès

Fermé 551050Infrastructures ManifestationsFermé 551100Autres dépenses ManifestationsFermé 551200Hébergement Manifestations

532 Frais de port

532'400 Frais de port lettres et colisFermé 532450Frais de port colis

532'500 Frais de port courrier rapide

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Conséquences sur la comptabilité

6. Changements dans le plan comptable (6)• Actifs immobilisés

• Le seuil d’activation des investissements dans la comptabilité passe de CHF 5’000 à CHF 10’000, mais les règles de mise à l’inventaire demeurent inchangées

• L’amortissement standard des machines, appareils, véhicules, et mobilier et installations est harmonisé à 5 ans; l’informatique reste à 3 ans

• Conséquence pour les projets européens: discussions sont en cours et premières instructions données par le ReO

• Le compte «Machines 141100» - amortissement 10 ans - ne sera plus utilisé pour les nouvelles acquisitions, car les machines seront regroupées dans le compte 141400 (anciennement «Outillage et appareils»), renommé «Machines et appareils», dont l’amortissement standard est déjà de 5 ans

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Conséquences sur la comptabilité

7. Autres conséquences en termes d’informations supplémentaires• Pour les acquisitions dépassant CHF 1 mio., le SF procédera à une

délimitation des éléments ayant une nature différente (p.e. hardware/software) et une durée de vie utile différente; les éléments devront être comptabilisés dans des catégories d’immobilisations différentes et amortis selon leurs durées de vie utiles différentes.

• Les investissements de remplacement, p.e. pièce importante de rechange > CHF 10’000 qui remplace un bien existant, devront être clairement mis en évidence sur la facture; le SF fera l’analyse pour décider s’il s’agit d’activer la pièce ou de considérer la pièce comme une charge d’entretien; en cas d’activation, la partie de l’investissement initial sera dé-comptabilisée.

• Tests de dépréciation (impairment): le SF demandera annuellement aux responsables des inventaires des facultés si certaines machines ou installations importantes (valeur restante > CHF 100’000) ont subi des dommages induisant une baisse des performances, ou si elles sont devenues obsolètes. Une correction de la valeur comptable s’effectuera le cas échéant.

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Modifications des documents dès 2015 (site du SF)• Plan comptable complet• Plan comptable synthétique• Explications des comptes budgétaires• Adaptation des comptes budgétaires proposés dans l’Ordre

de paiement A• Adaptation du texte concernant la gestion des

immobilisations• Adaptation du formulaire de transferts

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Le mot de la fin

• Questions?• Remarques?

Merci de votre attention, de votre présence et de votre soutien