Lundi 26 janvier 2015

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Formulaire de contact et de réservation, questionnaire de satisfaction, sondage… ou

bien même outil pour la gestion clientèle…

Nous avons tous besoin de créer des questionnaires.

L’outil formulaire en ligne proposé par Google ne nécessite aucun autre prérequis

hormis celui d’avoir un compte Google.

Il est :

- simple d’utilisation et personnalisable

- ses résultats s’obtiennent soit réunis dans une feuille de calcul, soit séparément par

mail. (Chaque réponse peut-être reçue après chaque validation du formulaire).

- partageable ou affichable sur un site Internet.

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https://drive.google.com

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Créer �

Formulaire �

Lors de la création de votre questionnaire, son

enregistrement est automatique. Vous pourrez le

retrouver à tout moment dans votre Drive.

Pour ceci :

Identifiez-vous sous Google�

Cliquer sur « Applications » puis sur

Titre du

Formulaire

Aperçu /

questionnaire

Aperçu /

Prévisualisation du

questionnaire

Personnaliser le

questionnaire Réception des

réponses et choix de

leur destination

Bloc question

Présentation /

Introduction du

formulaire

Modifier, Dupliquer,

Supprimer la

questionAjouter une

question

Ajouter une

question

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Selon le type de question choisi un bloc

adapté s’ouvrira pour la formulation de

la réponse.

9 types de question sont disponibles.

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Concerne les réponses

courtes

Option : Question obligatoire symbolisée

par une étoile rouge*.

Le répondant ne peut pas accéder aux questions

suivantes s’il ne répond pas à celle-ci.

Lorsque les personnes interrogées remplissent un formulaire, leur nom et adresse e-mail ne

questions à votre formulaire.

Lorsque les personnes interrogées remplissent un formulaire, leur nom et adresse e-mail ne

sont pas automatiquement enregistrés. Pour obtenir ces informations, vous devez intégrer ces

questions à votre formulaire.

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Propose une réponse rédigée :

ex : on sollicite l’avis du répondant,

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1 seule réponse possible

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Plusieurs réponses

possibles dans une liste

proposée

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Les propositions apparaissent

dans un menu déroulant

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Système de notation / de

graduation

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Génère un tableau lors de la

validation

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Préformât de la réponse

jour/mois/année

heure/minutes/AM-PM

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Préformât de la réponse :

heure/minutes/AM-PM

OU

si Option Durée cochée :

Heure/minutes/secondes

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Changer de thème :

Choisir un thème par défaut

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Choisir parmi les

propositions en ligne

Personnaliser

Choisir d’importer des

éléments de votre PC

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Ensemble des éléments

modifiables

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Entête de section:Pour partager le questionnaire par

thème

Saut de page :Génère une nouvelle page

Image :insertion d’une image (plusieurs

sources possibles pour

l’importation : PC, instantané grâce

à la webcam de votre PC, à partir

d’un site internet, de votre drive).

Vidéo :intégration d’une vidéo (hébergée

sous Youtube exclusivement)

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Cette flèche permet de

déplacer :

- Les blocs questions

- Les images

- Les vidéos…

En les faisant Glisser

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En créant des sauts de page dans

le formulaire, l’option

« Ouvrir une page en fonction dela réponse » est accessible.

Cette option permet d’orienter le

répondant vers la page qui le

concerne et d’optimiser son

temps.

Ex: si la réponse est OUI : passer à

la page suivante.

Si la réponse est NON (fin du

questionnaire) : « envoyer le

formulaire »

Fonction disponible pour 2 types

de réponse :

-Choix multiples- Sélectionner dans une liste

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Définir des critères de réponses,

permet de recevoir des réponses

en adéquation avec la question.

Cette option est valable pour 3

types de réponses :

- Texte (réponse courte)

- Texte de paragraphe (réponse

rédigée plus longue)

- Cases à cocher

Ils sont utiles par exemple pour

demander des adresses e-mail,

des URL, des données comprises

entre un minima et un maxima

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Avant d'envoyer votre formulaire, vous pouvez choisir les actions proposées aux utilisateurs une fois

qu'ils ont répondu aux questions.

Permettre aux personnes interrogées de modifier leurs réponses après l'envoi du formulaire : permet aux utilisateurs

de modifier leurs réponses aux

questions du formulaire.

Afficher le lien pour envoyer une autre réponse : permet aux

utilisateurs de répondre autant de

fois qu'ils le souhaitent aux

questions.

Publier et afficher un lien vers les résultats de ce formulaire : permet

aux personnes interrogées d'accéder

au résumé des réponses

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Stockage dans une feuille

à tout moment.

Stockage dans une feuille de calcul :les réponses apparaîtront

à mesure qu'elles sont

collectées.

Stockage dans unformulaire : les réponses

seront présentés dans un

résumé de réponses et

seront téléchargeables en

CSV (feuilles de calcul)

Ces choix sont modifiables

à tout moment.

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Les peuvent

la

Les réponses reçues peuvents’obtenir de 3 manières différentes :

1/ Publier et afficher un lien vers lesrésultats de ce formulaire dans la

section "Page de confirmation" du

formulaire. Lorsque cette case est

cochée, les utilisateurs qui

répondent au formulaire disposent

d'un lien "Afficher les résultats

précédents", qui leur permet

d'afficher le résumé des réponses.

2/ Afficher les réponses auformulaire dans une feuille de calculPour afficher une feuille de calcul

contenant les réponses aux

questions du formulaire, cliquez sur

le bouton Afficher les réponses dans

la barre d'outils.

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3/ Résumé des réponsesPour connaître rapidement

le nombre d'utilisateurs

ayant rempli un formulaire

et déterminer leurs

réponses, vous pouvez

consulter un résumé de

celles-ci.

Dans le formulaire, cliquez

sur le menu Réponses, puis

sélectionnez Résumé desréponses.

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Le fichier CSV est un fichier tableur)

Pour télécharger toutes les

réponses aux questions du

formulaire, cliquez sur le

menu Fichier,

sélectionnez Télécharger auformat, puis cliquez

sur Valeurs séparées pardes virgules.

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Limiter les utilisateurs à une réponse par formulairePour empêcher un utilisateur d'envoyer plusieurs fois le formulaire : cochez la case "Limiter les réponses à une par utilisateur" dans la section "Paramètres du formulaire".Attention : les utilisateurs seront invités à se connecter à leur compte Google pour consulter et remplir le

formulaire.

Suivre les envois multiples / Limiter les doublons / Récupérer automatiquement le nom d'utilisateur du participantLorsque vous envoyez votre formulaire en masse, vous ne pourrez pas empêcher les utilisateurs d'envoyer

plusieurs fois un formulaire (impossible de leur demander de s’identifier avec leur compte Google, ne sachant

pas qui en dispose). Pour repérer les réponses multiples et donc les supprimer, cochez , dans les paramètres du

formulaire « Récupérer automatiquement le nom d'utilisateur du participant »

Arrêter la collecte des réponsesPour clore ou suspendre le questionnaire : cliquez sur le bouton Accepter les réponses dans la barre d'outils.

Pour réactiver l'envoi de réponses, cliquez de nouveau sur ce bouton.

Copier un formulaire ou une feuille de calcul / Dupliquer un formulaire pour en conserver la trameVous pouvez copier un formulaire ou une feuille de calcul en cliquant sur le menu Fichier et en

sélectionnant Créer une copie. Lorsque vous copiez un formulaire, seules les questions et la présentation sont

copiées MAIS pas les réponses reçues.

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Cette prévisualisation est indispensable.

Il est important de le relire et le tester.

Pour ceci, il faut se mettre à la place du répondant pour juger :

- De la bonne chronologie et organisation des questions

- Du type de questions et de l’option « question obligatoire » pour chacune d’elle,

- D’évaluer le temps de réponse (à spécifier lors de l’envoi)

Pour obtenir la

votre formulaire

Pour obtenir la

version en ligne de

votre formulaire

A la fin de votre test, n’envoyez pas le formulaire, elles seraient prises en compte

lors du résultat final de votre enquête.

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Une fois le formulaire finalisé, vous

pouvez le partager par e-mail ou sur

des réseaux sociaux :

cliquer sur

Vous pouvez partager le formulaire

sous forme de lien, ou ajouter des

noms, des adresses e-mail et des

groupes dans le champ Ajouter des personnes.

Cliquez sur le bouton OK pour envoyer

directement le formulaire par e-mail

aux personnes ajoutées.

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Cliquer sur

Sélectionner « URL Réduite »

Copier Coller l’adresse « lien de partage » dans le corps de votre

mail.

Attention :

la fonction “N’autoriser qu’une seule réponse par personne » doit

être décochée pour que les

utilisateurs sans compte Google

puissent répondre au formulaire.

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Cliquez sur le bouton Envoyer le formulaire qui se trouve au bas du

formulaire, puis sélectionnez

l'option Intégrer.

Ensuite coller le code HTML généré sur

votre site ou votre blog.

Envoyer un formulaire à l'aide d'une URL raccourcie (URL + facile à partager) Sélectionnez l'option "URL réduite".

Décochez la case si vous souhaitez

rétablir l'URL d'origine.

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Connexion à … pour afficher ce formulaire : Vos destinataires devront obligatoirement se connecter pour consulter et remplir un formulaire.

(option renforçant le niveau de sécurité pour les formulaires à caractère confidentiel)

Récupérer les adresses e-mail des participantsCette option permet de connaître l’adresse e-mail des personnes qui remplissent votre formulaire.

(Un message en haut du formulaire indiquera aux destinataires de votre enquête que leur nom

d'utilisateur sera automatiquement enregistré).

Afficher la barre de progression en bas des pages de formulaireL’internaute connaît ainsi le nombre d’étapes et sa progression dans le questionnaire (1/5, 2/5, 3/5…)

N’autoriser qu’une seule réponse par personne Si vous invitez des internautes extérieurs à votre domaine à remplir votre formulaire, assurez-vous de

désélectionner l'option « N’autoriser qu’une seule réponse par personne ».

Trier les questions en mode aléatoireOption utile pour les QCM (certainement très pratiques dans les classes ou concours…)

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Cliquez sur pour installer le module.Après le message demandant l'accès à des données spécifiques nécessaires au bon fonctionnement du module. Cliquez sur Accepter .

Le module installé sera disponible à partir du menu "Modules complémentaires" dans tous les fichiers du même type.

Cliquer Modules complémentaires

Puis

Télécharger des modules complémentaires

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g(Math) for Forms : Créé des graphiques directement dans la barre latérale (double affichage webform et graphique)

et permet de les insérer comme des éléments du formulaire.

formLimiter : gère les contraintes temporelles d’un formulaire : missions limitées dans le temps, enregistrements

d'événements avec places limitées, ou principe du premier arrivé, premier servi scénarios d'inscription…

Form Notifications : envoi des notifications sous forme d’e-mails aux répondants du formulaire.

Form Values : permet de stocker et d'utiliser les listes qualifiées que vous utilisez régulièrement dans les formulaires.

(liste de clients du mois d’août ou souhaitant la table d’hôtes ou encore payants en Chèques vacances…)

Choice Eliminator : élimine une option d'un choix, une liste ou question de case multiple après qu'un utilisateur est

soumis sa réponse.

Formfuse lit votre formulaire de Google et le convertit en une application web Google Apps Script,

���� Google Apps Script est un langage de programmation propre à Google. Il permet de réaliser des scripts à

l'intérieur de certains service de Google, dont Google Apps

formRanger vous permet de remplir automatiquement les choix dans la liste, choix multiple, case à cocher ou des

options grille d'interrogation de colonnes de données dans toute fiche Google ou Doctopus liste.

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Form Publisher génère un document publisher à partir d'un modèle prédéfini et des réponses de formulaire.

Applidok permet d'envoyer aux gens des documents personnalisés avec les entrées de formulaire.

docAppender Permet de faire ressortir certains éléments de réponses, pré-cochés pour mieux étudier les résultats ou

constituer des listes.

Bkper utilise le formulaire Google pour enregistrer des informations financières dans vos livres bkper.

����Bkper : bkper est un service de comptabilité à double entrée pour gérer les données financières, de manière

sécurisée et protégée, par le biais de votre compte Google.

Ultradox Trigger : combinaison de différentes applications Google réalisant des rapports personnalisés en pdf puis de

générer des e-mails avec l’intégration des données de calculs d’itinéraires par exemple

Smartsheet Sync : Envoyer Google Forms réponses directement à Smartsheet.

���� Smartsheet est un outil de collaboration professionnel. (en version d’essai gratuite puis outil payant)

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MERCI ET A BIENTÔT

Office de Tourisme Val de Cher Saint-Aignan

Emilie Moussard

Animation Numérique du Territoire

www.tourisme-valdecher-staignan.com

https://www.facebook.com/tourisme.saintaignan

Tél : 02 54 75 22 85