Créer un devis et une facture avec Excel

download Créer un devis et une facture avec Excel

of 12

  • date post

    18-Dec-2014
  • Category

    Software

  • view

    428
  • download

    11

Embed Size (px)

description

Tutoriel pour apprendre à créer un devis et une facture avec Excel. Comment utiliser les formules concaténer, recherchev, somme et multiplication ? Comment créer une liste déroulante qui recherche des données automatiquement ?

Transcript of Créer un devis et une facture avec Excel

  • 1. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 1 Crer un devis et une facture avec Excel Grce Excel, vous pouvez crer facilement un devis, puis une facture, et avec certaines formules bien places, vous pourrez automatiser plusieurs actions. Tout dabord, revoyons les mentions devant figurer obligatoirement sur tous les devis et factures que vous tablirez, au risque de vous exposer une sanction pnale et une amende fiscale en cas doubli. Un devis nest pas obligatoire sauf dans certaines professions mais il est recommand et, dans ce cas, il doit comprendre certaines mentions. Pour un devis (daprs le site du Service Public) : La date du devis Le nom et ladresse de la socit Le nom du client La date de dbut et la dure estime des travaux ou de la prestation Le dcompte dtaill de chaque prestation, en quantit et en prix unitaire Le prix de la main duvre Les frais de dplacement Les conditions du service aprs-vente (garantie notamment) La somme globale payer HT et TTC Dans certains cas, il doit comprendre : La dure de validit de loffre Le caractre gratuit ou payant du devis Pour une facture (daprs le site du Service Public) : La date dmission de la facture Le numro de facture (numro unique et chronologique) La date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de la fin dexcution de la prestation) Lidentit de lacheteur : nom (ou dnomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part, pour un particulier)
  • 2. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 2 Lidentit du vendeur ou prestataire (nom patronymique dun entrepreneur individuel avec ventuellement son nom commercial, la dnomination sociale dune socit suivie du numro Siren et du code NAF, le numro RCS ou RM, ladresse du sige social) Ladresse de livraison qui peut tre diffrente de celle de lacheteur Le numro individuel didentification la TVA du vendeur et du client professionnel (sauf pour les factures dun montant total HT infrieur ou gal 150 ) La dsignation du produit (nature, marque, rfrence, etc.) ou de la prestation (ventilation des matriaux fournis et de la main-duvre) Le dcompte dtaill, en quantit et prix, de chaque prestation et produit fourni (facultatif si la prestation de service a fait lobjet, pralablement son excution, dun devis descriptif et dtaill, accept par le client et conforme la prestation excute) Le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis (prix catalogue) Les majorations ventuelles de prix (frais de transport, demballage, etc.) Les taux de TVA lgalement applicables et le montant total de la TVA correspondant (si les oprations sont soumises des taux de TVA diffrents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant) Les ventuelles rductions de prix (rabais, ristourne, remise) acquises la date de la vente ou de la prestation de service et directement lies cette opration, lexclusion des escomptes non prvus sur la facture La somme totale payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) La date ou dlai de paiement (date laquelle le rglement doit intervenir) et conditions descompte applicables en cas de paiement une date antrieure (en cas dabsence descompte, il faut mentionner "Escompte pour paiement anticip : nant") Le taux des pnalits de retard exigibles en cas de non-paiement la date de rglement (les pnalits de retard sont exigibles sans quun rappel soit ncessaire) Lindemnit forfaitaire de 40 pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement Dans certains cas : Si le vendeur ou prestataire est membre dun centre de gestion ou dune association agre, la mention suivante doit tre ajoute : "Membre dune association agre, le rglement par chque est accept."
  • 3. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 3 Si le vendeur ou prestataire bnficie de la franchise en base de TVA, la facture est en hors taxe et doit porter la mention suivante "TVA non applicable, article 293 B du CGI" Documents de base : Dans le classeur Excel, jai cr une feuille avec la liste des produits et services vendre (Offre commerciale), la liste des Prospects et la liste des Clients, sachant que chaque lment possde une rfrence ou un numro didentification et est suivi de ses caractristiques.
  • 4. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 4 Cration du devis : Je cre un nouvel onglet que je nomme Devis. Pour que vos calculs se mettent jour automatiquement, noubliez pas dactiver le calcul automatique dans longlet Formules > Options de calcul > Automatique. Dans le coin suprieur gauche, jinsre le logo et je saisis les informations concernant ma socit (nom de lentreprise, adresse, tlphone, e-mail, site internet, SIRET). De lautre ct, droite, je cre un encadr en utilisant la fusion des cellules pour crire le mot DEVIS en gras, puis, en dessous, je saisis Date et dans la cellule ct Numro. Je vais indiquer ces informations en dessous de leur titre avec des formules. Formule pour la date : =AUJOURDHUI() Cette formule na pas darguments et elle indiquera la date du jour automatiquement. Formule pour le numro du devis : =CONCATENER("SF";ANNEE(MAINTENANT());"0";MOIS(MAINTENANT());JOUR(M AINTENANT())) Cette formule permet dafficher, en une seule cellule, les initiales de la socit, suivies de lanne, du mois (arriv octobre, il faudra retirer le 0 de la formule, ce dernier permet simplement de garder un ordre chronologique) et du jour. L aussi, cette formule se mettra jour selon la date du jour. Si plusieurs devis doivent tre tablis en une journe, il suffira de
  • 5. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 5 rajouter un chiffre la fin. Pour cela, avant la dernire parenthse fermante, ajoutez ;1. Ce qui donne =CONCATENER("SF";ANNEE(MAINTENANT());"0";MOIS(MAINTENANT());JOUR(M AINTENANT());1) et vous naurez plus qu changer le numro 1, en 2, 3, 4, etc. Maintenant, nous allons indiquer les coordonnes du prospect qui devront tre pralablement saisies sur la feuille Prospects. Ce qui suit est une manire de faire mais nest pas obligatoire. Vous pouvez tout fait saisir les coordonnes vous-mme, mais la mme formule sera utilise pour les factures, ce qui vitera de saisir plusieurs fois les mmes informations. Nommez le tableau Prospect en slectionnant toutes les cellules du tableau et en allant, dans longlet Formules > Dfinir un nom . Donnez le nom Prospects et cliquez sur Ok. Cela vous permettra de faire rfrence ce tableau simplement en saisissant le nom la place de toutes les rfrences de la plage de cellules. En cas dajout de prospect la suite du tableau, retournez dans longlet Formules, puis Gestionnaire de noms . Placez-vous sur la ligne Prospects et modifiez les rfrences grce la partie basse de la bote de dialogue et cliquez sur la coche pour valider. Toutes vos formules comprendront ce ou ces nouveaux prospects sans autre action de votre part. Profitez-en pour crer un nom aux numros de prospects, que vous nommerez Numro_prospect.
  • 6. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 6 Je retourne ensuite sur longlet Devis o je saisis Numro prospect et, droite, je cre une liste droulante qui va tre base sur les numros des prospects. Pour cela, je me place sur la cellule o faire apparatre la liste et je clique, dans longlet Donnes, sur Validation des donnes . Dans la fentre qui apparat, choisissez Autoriser Liste, cochez Ignorer si vide et Liste droulante dans la cellule. Indiquez la source en vous plaant dans lencadr et en saisissant =Numro_prospect. Cliquez sur Ok. Dsormais, dans cette cellule, jai un menu droulant avec les numros de prospect. Pour afficher les coordonnes sous cette forme : M. Patrick GIRAUD 41, rue mile Dubois 95000 CERGY Je vais utiliser les fonctions Concatner et RechercheV en les associant. Formule pour la premire ligne : =CONCATENER(RECHERCHEV(E9;Prospects;2);" ";RECHERCHEV(E9;Prospects;3);" ";RECHERCHEV(E9;Prospects;4))
  • 7. Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog - le 04/06/2014 Article crit par Lydia Provin du blog Votre Assistante Le Blog : http://www.votreassistante.net/blog 7 En orange est reprsente la fonction Concatner qui permet daccoler plusieurs informations comme pour le Numro de devis. Cest elle qui dbute la formule pour assembler les donnes de la