CPLRE / CONGRESS WHO’S WHO DATABASE MANUEL …€¦ · CPLRE / Congress Who's Who Database...

Direction Générale de l'Administration et de la Logistique Direction des Technologies de l'Information

Division des Services Métier

Rédacteur

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Date de rédaction

Statut actuel

Grégory MAYER V1.I 16/09/2016 validé

CPLRE / CONGRESS WHO’S WHO DATABASE

MANUEL UTILISATEUR

Ce document est la propriété du Conseil de L’Europe.

Il ne peut être reproduit ou communiqué sans accord préalable de l’auteur.

CPLRE / Congress Who's Who Database

Dossier manuel utilisateur

MU_CONGRESSDB_FR.doc [Congress Database]

Dernière modification 16 septembre 2016 à 09:53:00

Auteur Grégory MAYER Version : 1 / 140

Historique du document

Version Date Rédacteur Description V1 A 03/09/2007 GMA Création du document

V1 B 30/04/2008 JSL Mise à jour

V1 C 22/05/2008 FMT Mise à jour

V1.D 11/02/2009 SDE Mise à jour pour V3

V1.E 18/11/2011 MLR Mise à jour pour V3.7

V1.F 02/08/2012 AAS Mise à jour pour V3.8

V1.G 12/12/2013 STD Mise à jour pour V3.10

V1.H 31/08/2015 FMD Mise à jour pour V3.11

V1.I 25/08/2015 FMD Mise à jour pour V3.12

V1.J 12/11/2015 FMD Mise à jour pour V3.14

V1.K 15/09/2016 FMD Mise à jour pour V3.15

Diffusion

Destinataires Pour

validation Pour

information

COE

COE

COE

Validation

Représentant Valideur Date

COE

Objectif du document Ce document a pour objectif de décrire l’application qui est mise à disposition de l’utilisateur.






Sommaire

1 PRESENTATION DE LA SOLUTION 6 1.1 DESCRIPTION SUCCINTE ............................................................................................................................................................... 6 1.2 ACTEURS DU PROJETS .................................................................................................................................................................. 6 1.3 SUPPORT ......................................................................................................................................................................................... 6 1.4 DOCUMENTATION REFERENCEE .................................................................................................................................................. 6 1.5 HISTORIQUE DE LA SOLUTION ...................................................................................................................................................... 6

2 COMMENT UTILISER CE MANUEL 7

3 SE CONNECTER A L’APPLICATION 8 3.1 ADRESSE ......................................................................................................................................................................................... 8 3.2 AUTHENTIFICATION ........................................................................................................................................................................ 8

4 STRUCTURATION DE L’APPLICATION 9 4.1 LAYOUT ............................................................................................................................................................................................ 9 4.2 MENUS ........................................................................................................................................................................................... 10 4.3 ICONES / RACCOURCIS ................................................................................................................................................................ 12 4.4 FONCTIONNALITES ....................................................................................................................................................................... 13 4.4.1 Fonctionnalités présentés/décrites ................................................................................................................................................ 13

5 PARTIE RESTREINTE – MISE A JOUR FICHE CONTACT LORS DE LA SIGNATURE DE LA DECLARATION DE PRINCIPE 16 5.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ................................................................................................................................................ 16

6 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES CONTACTS 17 6.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS .................................................................................................................................................... 17 6.2 FONCTIONNALITES PROPOSEES ................................................................................................................................................ 17 6.2.1 Recherche d’un contact ................................................................................................................................................................ 17 6.2.2 Consultation / Création / Suppression / Modification d’une fiche contact ....................................................................................... 19 6.2.3 Validation de la mise à jour d’une fiche contact ............................................................................................................................. 29 6.2.4 Suppression d’une fiche contact ................................................................................................................................................... 32

7 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES PARTENAIRES 33 7.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS .................................................................................................................................................... 33 7.2 FONCTIONNALITES PROPOSEES ................................................................................................................................................ 33 7.2.1 Recherche d’un partenaire ............................................................................................................................................................ 33 7.2.2 Consultation / Création / Modification d’une fiche partenaire ......................................................................................................... 35 7.2.3 Validation de la mise à jour d’une fiche partenaire ........................................................................................................................ 39 7.2.4 Suppression d’une fiche Partenaire .............................................................................................................................................. 39

8 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES MEDIAS 41 8.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS .................................................................................................................................................... 41 8.2 FONCTIONNALITES PROPOSEES ................................................................................................................................................ 41 8.2.1 Recherche d’un media .................................................................................................................................................................. 41 8.2.2 Consultation / Création / Modification d’une fiche Media ............................................................................................................... 42 8.2.3 Validation de la mise à jour d’une fiche Media .............................................................................................................................. 46 8.2.4 Suppression d’une fiche Media ..................................................................................................................................................... 46

9 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES EVENEMENTS 48 9.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS .................................................................................................................................................... 48 9.2 FONCTIONNALITES PROPOSEES ................................................................................................................................................ 49 9.2.1 Recherche d’un événement .......................................................................................................................................................... 49 9.2.2 Consultation / Création / Modification d’un événement .................................................................................................................. 50

10 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES PAYS 53 10.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS .................................................................................................................................................. 53 10.2 FONCTIONNALITES PROPOSEES .............................................................................................................................................. 53 10.2.1 Recherche d’un Pays, d’une Délégation ..................................................................................................................................... 53 10.2.2 Consultation / Création / Modification d’un pays, d’une délégation .............................................................................................. 54 10.2.3 Suppression d’une fiche Délégation ............................................................................................................................................ 60






11 PARTIE RESTREINTE – COMPENDIUM 61 11.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS .................................................................................................................................................. 61 11.2 FONCTIONNALITES PROPOSEES .............................................................................................................................................. 61 11.2.1 Recherche d’un Compendium ..................................................................................................................................................... 61 11.2.2 Consultation / Modification d’un Compendium ............................................................................................................................ 62

12 PARTIE RESTREINTE - IMPRESSIONS 76 12.1 IMPRESSIONS PREDEFINIES ..................................................................................................................................................... 76 12.2 RECHERCHE MULTI-CRITERES ................................................................................................................................................. 78

13 PARTIE RESTREINTE – FINANCES 82 13.1 GESTION DES SESSIONS A DESTINATION DU SERVICE DES FINANCES .............................................................................. 82 13.1.1 Détail de la session en cours ...................................................................................................................................................... 82 13.1.2 Consultation des inscriptions ...................................................................................................................................................... 82 13.2 GESTION DES REUNIONS A DESTINATION DU SERVICE DES FINANCES ............................................................................. 83 13.2.1 Sélection d’une réunion .............................................................................................................................................................. 83 13.2.2 Consultation des inscriptions ...................................................................................................................................................... 84

14 PARTIE RESTREINTE - ADMINISTRATION 86 14.1 GESTION DES COMPTES UTILISATEURS ................................................................................................................................. 86 14.1.1 Gestion des comptes utilisateurs liés aux contacts, partenaires et medias .................................................................................. 86 14.1.2 Gestion des comptes utilisateurs administrateur et membres du secrétariat du Congrès ............................................................ 87 14.2 ADMINISTRATION DES LISTES DE CHOIX ................................................................................................................................. 88 14.3 AUTRES FONCTIONNALITES ...................................................................................................................................................... 91 14.3.1 Gestion des alertes ..................................................................................................................................................................... 91 14.3.2 Matricules ................................................................................................................................................................................... 91 14.3.3 Photos ........................................................................................................................................................................................ 93 14.3.4 Exports de données .................................................................................................................................................................... 94 14.3.5 Gestion des sièges proposés ...................................................................................................................................................... 95 14.3.6 Gestion des sessions .................................................................................................................................................................. 95 14.3.7 Gestion des réunions ................................................................................................................................................................ 102 14.3.8 Textes du Compendium ............................................................................................................................................................ 111

15 PARTIE PUBLIQUE - SYSTEME DE VOTE PAR BADGES 113

16 PARTIE PUBLIQUE – MEMBRES DU CONGRES 114 16.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 114 16.1.1 Sommaire ................................................................................................................................................................................. 114 16.1.2 Liste A – Z ................................................................................................................................................................................ 114 16.1.3 Recherche ................................................................................................................................................................................ 114 16.1.4 Délégations nationales ............................................................................................................................................................. 115 16.1.5 Secrétaires de délégation ......................................................................................................................................................... 118 16.1.6 Membres honoraires ................................................................................................................................................................. 119

17 PARTIE PUBLIQUE – STRUCTURES 120 17.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 120 17.1.1 Sommaire ................................................................................................................................................................................. 120 17.1.2 Chambre des pouvoirs locaux ................................................................................................................................................... 120 17.1.3 Chambre des régions ............................................................................................................................................................... 121 17.1.4 Forum statutaire ....................................................................................................................................................................... 121 17.1.5 Bureaux .................................................................................................................................................................................... 122 17.1.6 Commissions - sommaire ......................................................................................................................................................... 124 17.1.7 Commissions – composition de la commission du suivi ............................................................................................................ 124 17.1.8 Commissions – composition de la commission de la gouvernance ........................................................................................... 125 17.1.9 Commissions – composition de la commission des questions d’actualité .................................................................................. 125 17.1.10 Groupes de travail – sommaire ............................................................................................................................................... 125 17.1.11 Groupes de travail – groupe d’experts indépendants .............................................................................................................. 126 17.1.12 Groupes de travail – groupe de contact comité des régions .................................................................................................... 127

18 PARTIE PUBLIQUE – GROUPES POLITIQUES 129 18.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 129 18.1.1 Sommaire ................................................................................................................................................................................. 129 18.1.2 SOC ......................................................................................................................................................................................... 129






18.1.3 PPE-CCE ................................................................................................................................................................................. 130 18.1.4 GILD ......................................................................................................................................................................................... 130 18.1.5 CRE .......................................................................................................................................................................................... 130 18.1.6 NI ............................................................................................................................................................................................. 130

19 PARTIE PUBLIQUE – PARTENAIRES 131 19.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 131 19.1.1 Sommaire ................................................................................................................................................................................. 131 19.1.2 Associations nationales ............................................................................................................................................................ 131 19.1.3 Observateurs ............................................................................................................................................................................ 132 19.1.4 Associations internationales...................................................................................................................................................... 133

20 PARTIE PUBLIQUE – CALENDRIER DES EVENEMENTS 134 20.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 134

21 PARTIE PUBLIQUE – FICHE INDIVIDU 136 21.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 136

22 PARTIE PUBLIQUE – LEGENDE DES ACRONYMES 138 22.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES ............................................................................................................................................ 138

23 PREMIERE MISE EN PLACE DE L’APPLICATION 139 23.1 CREATION DES COMPTES UTILISATEURS ............................................................................................................................. 139 23.2 IMPORT DES DRAPEAUX ET PHOTOS..................................................................................................................................... 139 23.3 CREATION ET DIFFUSION MASSIVE DES COMPTES UTILISATEURS ................................................................................... 140






1 PRESENTATION DE LA SOLUTION

1.1 DESCRIPTION SUCCINTE

L’application Congress Who’s Who Database vise à apporter une solution à la gestion des contacts au sein du congrès. Il s’agit d’une refonte de l’application existante « Gestion des Contacts ». Cette refonte de l’application s’accompagne d’ajouts de nouvelles fonctionnalités telles que la gestion des évènements des associations nationales ou des évolutions de fonctionnalités existantes. C’est une application full web, disponible depuis l’internet, avec un accès restreint, accompagnée d’une partie publique de consultation en accès libre. Les fonctionnalités de la nouvelle application peuvent être synthétisées de la manière suivante pour la partie restreinte : - la gestion des contacts et des partenaires du CPLRE - la gestion des medias - la gestion des événements des associations nationales - la gestion des pays / délégations nationales - l’exploitation des informations sous forme d’impressions PDF, Word, Excel, d’export de fichiers - la consultation de certaines informations sur le portail internet du Conseil de l’Europe - la gestion de la session plénière - la gestion des réunions

Les fonctionnalités de la nouvelle application peuvent être synthétisées de la manière suivante pour la partie publique (migrée depuis le site Transit Who’s who) : - la consultation des informations sur les membres du Congrès - la consultation des informations sur les différentes structures (CPL, CPR, Forum statutaire, Bureaux,

Commissions, Groupes de travail) - la consultation des informations sur les groupes politiques - la consultation des informations sur les partenaires (associations nationales, observateurs et associations

internationales)

1.2 ACTEURS DU PROJETS

Plusieurs profils sont gérés dans l’application : - Administrateur - Membre du secrétariat du congrès - Contacts du congrès (Membre du congrès, Secrétaire de délégation, Expert) - Partenaires (Associations Nationales, Autre associations, Collectivité, ONG, Presse) - Medias Les accès aux différentes fonctionnalités de l’application se font en fonction du profil de l’utilisateur connecté

1.3 SUPPORT

L’adresse mail de contact du support technique pour la TMA (Tierce Maintenance Applicative) : - Mail : [email protected] - Téléphone : 5556

Seuls les administrateurs sont habilités à contacter cette équipe technique.

1.4 DOCUMENTATION REFERENCEE

N/A

1.5 HISTORIQUE DE LA SOLUTION

Il s’agit ici de la version 3.12 de l’application, avec les fonctionnalités prévues à l’origine ainsi que les mises à jour associées.

mailto:[email protected]






2 COMMENT UTILISER CE MANUEL






3 SE CONNECTER A L’APPLICATION

3.1 ADRESSE

Pour se connecter à la partie restreinte, il faut utiliser l’adresse suivante : http://www.congress.coe.int/Database/ Pour se connecter à la partie publique, il faut utiliser l’adresse suivante : http://www.congress.coe.int/Database/DefaultPublic.aspx

3.2 AUTHENTIFICATION

L’authentification utilise le module CAS pour la partie restreinte.

http://www.congress.coe.int/Database/

http://www.congress.coe.int/Database/DefaultPublic.aspx






4 STRUCTURATION DE L’APPLICATION

4.1 LAYOUT

Les pages de l’application se découpent en 3 zones pour la partie restreinte : - Bandeau et navigation supérieure

Il s’agit de la zone supérieure de la page. Le bandeau permet d’identifier l’application, tandis que la navigation permet de rediriger l’utilisateur vers la zone de consultation publique (site Transit), de modifier la langue d’affichage (FR / EN) ou encore permet de fermer sa session utilisateur (se déconnecter).

- Menu de gauche Le menu de gauche propose à l’utilisateur l’accès à l’ensemble des fonctionnalités qui lui sont accessibles en fonction de son profil (administrateur, membre du secrétariat, contact, partenaire ou media).

- Zone de traitement La zone de traitement effectue l’affichage de la page demandée par l’utilisateur.

Les pages de l’application se découpent en 4 zones pour la partie publique : - Bandeau et navigation supérieure

Il s’agit de la zone supérieure de la page. Le bandeau permet d’identifier l’application, de modifier la langue d’affichage (FR / EN), d’accéder à la page de recherche du COE, tandis que la navigation permet de accéder aux différentes pages disponibles.

- Widget Une enveloppe permet d’ouvrir l’application de messagerie en initialisant le contenu du message avec l’URL de la page courante.

- Menu de droite

Le menu de droite propose à l’utilisateur l’accès à la partie restreinte Congress Who’s Who Database (partie COMPTE PERSONNEL) et l’accès au site web du Congrès, l’ouverture de l’application de messagerie pour écrire un message à [email protected] , l’accès au site Transit pour le secrétariat (partie ACCES RAPIDE).

- Zone de traitement






La zone de traitement effectue l’affichage de la page demandée par l’utilisateur.

4.2 MENUS

Le menu de la partie restreinte se découpe en « blocs », qui regroupent les fonctionnalités proposées selon un thème commun. On trouve ainsi les « blocs » suivants : - My account

Il s’agit de l’ensemble des fonctionnalités liées au compte utilisateur (modification du mot de passe, …)

- Contacts Il s’agit de l’ensemble des écrans de gestion des contacts (recherche, ajout, modification de contact, …)

- Partners Il s’agit de l’ensemble des écrans de gestion des partenaires (recherche, ajout, modification, …)

- Medias

Il s’agit de l’ensemble des écrans de gestion des medias (recherche, ajout, modification, …) - Events

Il s’agit de l’ensemble des écrans de gestion des événements (recherche, ajout, modification, validation, …) - Countries

Il s’agit de l’ensemble des écrans de gestion des délégations nationales ou des pays non membres (recherche, ajout, modification, …)

- Standard Reports Il s’agit de l’ensemble des rapports prédéfinis qui peuvent être générés par l’utilisateur. Ces derniers sont eux même réorganisés par thèmes (délégations, événements, statistiques, …)

- Advanced Reports Il s’agit de la fonctionnalité de rechercher avancée (recherche multicritères) permettant de générer un rapport à partir de données non prédéfinies, mais correspondant au résultat des recherches cumulées de l’utilisateur.

- Finances Il s’agit de regrouper les sessions et les réunions dans un but de générer le rapport à destination de l’application Gestion des Déplacements (GDD).

- Administration






Ce « bloc » regroupe l’ensemble des écrans et fonctionnalités d’administration de l’application. On y retrouve notamment les fonctions de création d’un nouvel utilisateur, de gestion des utilisateurs, d’export de données ou encore d’administration des listes de choix présents sur les divers écrans de l’application.

Le menu de la partie publique se découpe en « blocs », qui regroupent les fonctionnalités proposées selon un thème commun. On trouve ainsi les « blocs » suivants : - Membres du Congrès

Il s’agit des pages de consultation liées aux membres du Congrès (Liste A-Z, Recherche, Délégations nationales, Secrétaires de délégation, Membres honoraires)

- Structures Il s’agit des pages de consultation liées aux structures (Chambre des pouvoirs locaux, Chambre des régions, Forum statutaire, Bureaux, Commissions, Groupes de travail)

- Groupes politiques






Il s’agit des pages de consultation liées aux groupes politiques (SOC, PPE-CCE, GILD, CRE, NI)

- Partenaires Il s’agit des pages de consultation liées aux partenaires (Associations nationales, Observateurs, Associations internationales)

4.3 ICONES / RACCOURCIS

Certaines icônes permettent d’identifier des fonctionnalités communes à l’ensemble de l’application pour la partie restreinte.

Impression Présente sur les écrans de consultation de la fiche d’un contact, d’un partenaire et d’un media, et sur les pages de la session ouverte et des réunions à destination du service des finances, cette icône permet de générer un document PDF contenant l’ensemble des informations relatives au contact, au partenaire ou au media, ou les informations sur les inscrits à la session ouverte et aux réunions.

Consultation Présente sur les écrans de recherche (recherche d’un contact, partenaire, media, événement ou délégation), cette icône permet de consulter (en lecture seule) la fiche de données de l’élément sélectionné.

Edition Tout comme l’icône de consultation ci-dessus, cette icône, visible sur les écrans de recherche, permet d’ouvrir la fiche de données de l’élément sélectionné pour y effectuer des modifications.

Validation d’une mise à jour Présent sur les écrans de recherche concernant les contacts, les partenaires et les medias, ce symbole indique qu’une mise à jour des données, faite par le contact, le partenaire ou le media, est en attente de






validation.

Suppression Egalement présente sur les écrans de recherche, cette icône permet la suppression de l’élément sélectionné dans la liste.

Validation Ce symbole, utilisé dans le cadre de l’ajout ou de l’édition d’un élément dans une liste (liste de mandats, liste de fonctions, …) permet de valider l’ajout ou l’édition en cours. Cette validation n’enregistre pas les données directement en base de données, mais en mémoire, permettant ainsi à l’utilisateur d’effectuer plusieurs saisies ou modifications avant d’enregistrer les informations.

Annulation Tout comme l’icône de validation ci-dessus, ce symbole permet l’annulation d’un ajout ou d’une édition dans une liste d’éléments. Contrairement à la suppression, l’annulation permet simplement de restaurer l’élément en cours de modification dans son état initial.

Ajout Ce symbole permet l’ajout d’un élément dans une liste.

Lien Calendrier Positionnée à côté des zones de texte contenant une date, cette icône propose l’ouverture d’un calendrier de sélection de date.

Lien Email Positionnée à coté des zones de texte contenant une adresse email, cette image permet d’envoyer rapidement un email à l’adresse indiquée en ouvrant un nouveau message Outlook.

Lien Web Tout comme pour le « Lien Email », cette image, positionnée à côté des zones de texte contenant une adresse internet (url), permet d’ouvrir une nouvelle fenêtre de navigation à l’adresse indiquée.

4.4 FONCTIONNALITES

4.4.1 Fonctionnalités présentés/décrites

La majeure partie des fonctionnalités sont accessibles directement depuis le menu de gauche et sont organisées de la manière suivante pour la partie restreinte : - Gestion des contacts

o Recherche d’une fiche contact o Ajout ou modification d’une fiche contact o Validation ou refus de la modification par le contact

- Gestion des partenaires

o Recherche d’une fiche partenaire o Ajout ou modification d’une fiche partenaire o Validation de la modification par le partenaire

- Gestion des medias

o Recherche d’une fiche media o Ajout ou modification d’une fiche media o Validation de la modification par le media.

- Gestion des événements

o Recherche d’un événement o Ajout ou modification d’un événement

- Gestion des pays

o Recherche d’une délégation nationale o Recherche d’un pays non membre






o Ajout ou modification d’une délégation ou d’un pays non membre - Impressions

o Impressions prédéfinies o Recherche Multi-Critères

- Administration des finances o Export financier de la session ouverte o Export financier des réunions actives

- Administration de l’application

o Gestion des utilisateurs o Création ou modification d’un utilisateur o Export de données o Consultation des alertes o Validation des sièges o Administration des listes de choix o Gestion des sessions (création et inscription) o Gestion des réunions (création et inscription) o Export de la nécrologie

La majeure partie des fonctionnalités sont accessibles directement depuis le menu horizontal et sont organisées de la manière suivante pour la partie publique : - Consultation des informations sur les membres du Congrès

o Recherche par liste alphabétique o Recherche par nom, pays, chambre, groupe politique, statut et commission o Consultation des données sur les délégations nationales filtrées par pays : membres de la chambre

des pouvoirs locaux / des régions, président, vice-président et secrétariat de la délégation, bureau du conseil de l’Europe, etc.

o Consultation des coordonnées des secrétaires de délégation par pays o Consultation des coordonnées des membres honoraires

- Consultation des informations sur les structures

o Liste des membres de la chambre des pouvoirs locaux o Liste des membres de la chambre des Régions o Accès au forum statutaire (redirection vers le site publique Transit) o Liste des membres du bureau du Congrès, du bureau de la Chambre des pouvoirs locaux et des

Régions et liste des anciens présidents o Composition de la Commission du suivi, de la gouvernance et des questions d’actualité (président

de la commission, vice-présidents de la commission et membres o Composition du Groupe d’experts indépendants sur la Charte européenne de l’autonomie locale

(président, président d’honneur, titulaires et remplaçants par pays) et du groupe de contact Congrès/Comité des régions (membres du Congrès, membres du Comité des régions, secrétariat)

- Consultation des informations sur les groupes politiques

o Composition du groupe socialiste (présidence, finances, secrétariat, membres) o Composition du groupe du parti populaire européen au Congrès (présidence, finances, secrétariat,

membres) o Composition du groupe indépendant libéral et démocratique (présidence, finances, secrétariat,

membres) o Composition du groupe des conservateurs et réformistes européens (présidence, finances,

secrétariat, membres) o Composition du groupe non-inscrits (présidence, finances, secrétariat, membres)

- Consultation des informations sur les partenaires

o Coordonnées des associations nationales de pouvoirs locaux et régionaux filtrées par pays o Coordonnées des observateurs o Coordonnées des associations internationales






5 PARTIE RESTREINTE – MISE A JOUR FICHE CONTACT LORS DE LA SIGNATURE DE LA DECLARATION DE PRINCIPE

5.1 FONCTIONNALITES PROPOSEES

Si un contact se connecte à l’application Congress Database alors que sa déclaration de principe n’a pas été signée, il est automatiquement redirigé vers la page permettant de signer cette déclaration. La signature de la déclaration de principe est obligatoire, lorsqu’un membre du Congrès se connecte à l’application Congress Database.

Les champs suivants sont préremplis/cochés avec les informations récupérées de la fiche contact de l’utilisateur connecté : la civilité, le nom, le prénom, le pays et l’email. La civilité, le nom, le prénom et le pays sont non modifiables. La signature de la déclaration de principe a pour effet de mettre à jour automatiquement le champ « Signature de la déclaration » de la fiche du contact connecté. Lorsque le formulaire est soumis, deux mails doivent être envoyés : un à destination du membre venant de signer la déclaration de principe et un au secrétariat du Congrès.






6 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES CONTACTS

6.1 ENCHAINEMENT DES ECRANS


6.2.1 Recherche d’un contact

L’écran de recherche d’un contact est accessible depuis le menu de l’application (bloc Contacts, menu Search). Cet écran permet de lister les contacts présents dans l’application, mais permet surtout d’appliquer des filtres de recherche sur cette liste afin de cibler un contact particulier.






Les critères de recherche proposés sont les suivants : - Le nom du contact

Il s’agit d’une recherche portant sur le nom de famille du contact. La recherche peut être effectuée en saisissant le nom complet ou uniquement les premières lettres.

- La catégorie de contact Ce critère permet de porter la recherche sur le type de contact (Membre du Congrès, Secrétaire de délégation, Expert ou Autre). Il est à noter qu’une recherche concernant le type « Membre du Congrès » englobe les membres actuels, mais également les membres proposés, anciens ou honoraires.

- Le pays Ce critère permet de rechercher les contacts par sélection de la délégation à laquelle ils appartiennent.

- La chambre Il s’agit d’effectuer la recherche par sélection de la chambre (régionale ou des pouvoirs locaux).

- Le groupe politique au sein du Congrès

Effectue la recherche par appartenance à un groupe politique particulier au sein du Congrès. - La commission

Effectue la recherche par appartenance à une commission au sein du Congrès. - L’existence d’un compte utilisateur

Permet de rechercher les contacts ayant un compte utilisateur ou n’ayant pas encore de compte utilisateur. - L’existence d’une mise à jour

Permet de rechercher uniquement les contacts ayant une mise à jour en attente de validation.

La liste des contacts trouvés propose alors des liens sous forme d’icônes permettant :

D’ouvrir la fiche du contact en mode consultation

D’ouvrir la fiche du contact en mode modification

De supprimer le contact En cas de modification (mise à jour) des données, effectuée sur la fiche contact par le contact lui-même, l’icône

d’ouverture de la fiche en mode modification ( ) est remplacée par une icône indiquant qu’une mise à jour est

en attente de validation ( ). Les différentes icônes (et donc fonctionnalités) sont proposées en fonction du profil de l’utilisateur. Les utilisateurs « membres du secrétariat du Congrès » n’ont accès aux fiches des contacts qu’en consultation. L’accès à l’écran de modification, à l’écran de validation des mises à jour, ainsi que la possibilité de supprimer la fiche sont réservés aux administrateurs.






6.2.2 Consultation / Création / Suppression / Modification d’une fiche contact

La fiche contact présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant le contact. Les informations sont organisées de la manière suivante :

La page est découpée en 4 grandes zones (numérotée 1 à 4 ci-contre). La première (1) contient les informations principales concernant le contact (nom, prénom, matricule…), ainsi que sa photo. Une bande grisée en bas de la zone résume sa situation en tant que membre au sein du Congrès (membre actuel, proposé, …) La seconde zone (2) présente l’ensemble des informations « politiques » concernant le contact. Ces informations sont alors à nouveau regroupées par thème (siège occupé, mandats, fonctions, affiliation politique, assistant) via un système d’onglets. Les onglets proposés (a) permettent alors de naviguer d’une informations à une autre. La troisième zone (3), construite sur le même principe que la précédente, regroupe alors les informations « pratiques ». Une série d’onglets (b) permet à nouveau de naviguer parmi les catégories proposées (Coordonnées, travaux, coordonnées bancaires, langues). La dernière zone (4) propose simplement à l’utilisateur de laisser un commentaire concernant la fiche. Enfin, les boutons (c), disposés en haut et en bas de l’écran permettent d’enregistrer les informations ou de quitter la fiche.

Globalement, l’affichage des informations ne diffère pas en fonction du mode d’ouverture de la fiche (consultation, création ou modification). On peut cependant noter les différences ci-dessous : - Mode Consultation

o Les entêtes des différentes zones sont affichées en vert, permettant d’identifier le mode o Les données de la fiche sont affichées en lecture seule o Les boutons d’enregistrement des informations ne sont pas disponibles o Les boutons de modification de la photo du contact ne sont pas disponibles

- Mode Création

o Les entêtes des différentes zones sont affichées en orange, permettant d’identifier le mode o La fiche est entièrement vierge, toutes les informations sont à saisir o Les boutons de modification de la photo du contact ne sont pas disponibles

- Mode Modification o Les entêtes des différentes zones sont affichées en orange, permettant d’identifier le mode o L’onglet de gestion du compte utilisateur est disponible






Le champ « Matricule » n’est accessible qu’en mode Création et Consultation. L’initialisation du numéro de matricule d’un contact peut se faire automatiquement (via la page Personal Ids du bloc Administration) ou bien manuellement (via la fiche contact). L’initialisation du numéro de matricule d’un contact est bien adaptée car il peut exister des homonymes dont leur numéro de badge est à traiter manuellement. En mode Création et Consultation, un message de confirmation s’affiche lorsqu’un utilisateur clique sur le bouton « Fermer la fenêtre », souhaite accéder à une autre page ou souhaite fermer le navigateur sans avoir enregistré la fiche :

6.2.2.1 Onglet de saisie des sièges L’onglet de saisie des sièges se présente de la manière suivante :

Cet onglet permet la gestion des sièges affectés à un contact. Il se découpe en deux zones : - Partie haute : affectation du siège courant (un seul siège peut être renseigné)

Cette partie permet de spécifier le siège actuellement occupé par le contact.

- Partie basse : historique des sièges occupés (une liste de sièges est prise en compte) Cette seconde partie permet de stocker l’historique des sièges occupés par le contact.

L’utilisateur spécifie le siège actuel du contact en cliquant sur le bouton « Define current seat ».

Une nouvelle zone de saisie permet alors de sélectionner le siège à attribuer au contact, en spécifiant les dates de début et de fin d’occupation. La case à cocher « Proposed » permet de spécifier que le contact est proposé pour ce siège et que celui-ci ne lui est alors pas encore affecté.






L’attribution du siège se fait alors par sélection dans une liste. Cette liste présente l’ensemble des sièges existant dans la délégation (pays) à laquelle est rattachée le contact. Un système de couleur permet d’indiquer en vert les sièges « libres » et en rouge les sièges « occupés ». De plus, la description du siège est suivie du nom du contact à qui il est attribué dans le cas d’un siège « occupé ».

ATTENTION : Il est à noter que l’attribution d’un siège occupé par un autre contact implique que ce dernier soit destitué de son siège. Le siège figurera alors dans l’historique des « anciens sièges » du contact qui l’occupait. La validation de la saisie du siège se fait via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification. ATTENTION : Il est à noter que les icônes de validation ( ) et d’annulation ( ) n’enregistrent pas les modifications en base de données, mais uniquement en mémoire de travail. Seuls les boutons « Save your changes » présents en haut et bas de fiche permettent de valider et enregistrer l’ensemble des informations de la fiche en base de données. Dans le cas où un siège est attribué au contact, il n’est plus possible d’en attribuer un second. Le siège actuel

peut alors être modifié ( ), supprimé ( ) ou alors archivé via le bouton « Archive current seat ». L’archivage du siège courant fait alors passer le siège dans l’historique des « anciens sièges » visible en dessous :

Lors de la suppression ou de l’archivage d’un siège, l’inscription (inscription, billet et visa) du membre est supprimée pour les sessions et les réunions. Un email de confirmation d’annulation d’inscription à la session ou à la réunion est envoyé à la personne perdant son inscription et en copie au membre perdant son siège (si la personne perdant l’inscription était inscrite en remplacement), au(x) secrétaire(s) de délégation du pays concerné et à la boîte du Congrès. Pour une session, la boîte du Congrès est [email protected]. Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, la boîte du Congrès dépend du groupe de la réunion :

Groupe de réunion Destinataire des emails

Commission de la Gouvernance [email protected]

Commission de Suivi [email protected]

Commission des Questions d’actualité [email protected]

Bureau du Congrès [email protected]

Autres réunions (Forum Statutaire, structures [email protected]







« Groupe de travail » et « Groupe politique »)

Enfin, il est possible de saisir directement un « ancien siège », afin de reconstituer l’historique des sièges occupés, via le bouton « Add a past seat ».

6.2.2.2 Onglet de saisie des mandats L’onglet de saisie des mandats se présente de la manière suivante :

Tout comme pour l’onglet de gestion des sièges, les informations sont affichées selon deux regroupements :

o les mandats actuels o les mandats actuels principaux (vert) o les mandats passés

En cliquant sur le bouton « Add new mandate », l’utilisateur peut ajouter un nouveau mandat :

Une zone de saisie permettra alors de compléter les informations relatives au mandat telles que : o l’intitulé du mandat o la date de début du mandat o la date de fin du mandat (non obligatoire) o la nature du mandat (local ou régional) o le type du mandat (direct ou indirect)

La case à cocher « Past mandate » permet de spécifier si le mandat est un « mandat passé » ou un « mandat actuel ». Selon le cas, le mandat saisi figurera sur l’une ou l’autre des deux zones présentées sur l’écran précédent. La case à cocher « Main Mandate » permet de spécifier si le mandat est un « mandat principal » ou un « mandat secondaire ». Selon le cas, le mandat saisi figurera en vert dans la zone « mandat actuel » sur l’écran précédent. Le champ « Mandate type » n’est accessible que si la case à cocher « Main Mandate » est cochée.






Tout comme pour la gestion des sièges, et de manière générale dans l’application, la validation de la saisie se fait via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification. Enfin, les mandats visibles dans les listes des « mandats actuels » et des « anciens mandats » peuvent être

modifiés ( ) ou supprimés ( ). L’archivage d’un mandat actuel se fait par modification du mandat en cochant la case « Past Mandate ».

6.2.2.3 Onglet de saisie des fonctions L’onglet de saisie des fonctions se présente de la manière suivante :

Comme pour les onglets vus précédemment, on retrouve un découpage par « fonctions actuelles » et « fonctions passées ». La fonction occupée par un contact se définie par un poste (1

er titulaire, 1

er remplaçant, …)

occupé dans un groupe (commission, groupe de travail, groupe politique, …) sur une période donnée. La saisie d’une nouvelle fonction, via le bouton « Add new function », se présente de la manière suivante :

L’utilisateur commence alors par sélectionner le type de structure dans laquelle la fonction est remplie (Commission, groupe de travail, groupe politique, bureau du congrès). Les groupes et fonctions proposés varient selon le type de structure choisie. Dans le cas d’une commission, nous aurons comme possibilités :

o Groupes Forum statutaire

o Fonctions Président






Commission de la gouvernance Commission de suivi Commission des questions d’actualité

1er

titulaire 2

ème titulaire

1er

remplaçant du 1er

titulaire …

La case à cocher « Past function » indique qu’il s’agit d’une fonction passée, à afficher pour historique. La validation de la saisie se fait alors via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification. La fonction peut être supprimée ( ) ou archivée via le bouton « Past function ». L’archivage de la fonction fait alors passer la fonction dans l’historique des « anciennes fonctions ». Lors de la suppression ou de l’archivage d’une fonction, l’inscription (inscription, billet et visa) du membre est supprimée pour les sessions et les réunions. Un email de confirmation d’annulation d’inscription à la session ou à la réunion est envoyé à la personne perdant son inscription et en copie au membre perdant son siège (si la personne perdant l’inscription était inscrite en remplacement), au(x) secrétaire(s) de délégation du pays concerné et à la boîte du Congrès. Pour une session, la boîte du Congrès est [email protected]. Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, la boîte du Congrès dépend du groupe de la réunion :






Autres réunions (Forum Statutaire, structures « Groupe de travail » et « Groupe politique »)

[email protected]

Les boutons « Function within the delegation » et « Honorary periods » permettent respectivement de basculer sur des onglets de gestion des fonctions au sein de la délégation (fonctions de président, vice président ou secrétaire de délégation) et de gestion des périodes d’honorariat (période pendant laquelle un « ancien membre » est qualifié de « membre honoraire »). Le fonctionnement de ces onglets ne sera pas évoqué, celui-ci étant tout à fait semblable au fonctionnement vu sur les onglets précédents. Remarque : Lors de la sélection d’une commission, les fonctions Titulaire qui sont actuellement affectées à des membres pour cette commission, pour ce pays et pour cette chambre sont automatiquement surlignées en vert :

Remarque : Lors de la sélection d’une commission, les fonctions de Remplaçant -qui sont actuellement archivées- sont automatiquement grisées :







Remarque : Lors de la validation d’une fonction de titulaire dans la structure « Commitee », un pop-up d’information s’affiche si :

ce contact a déjà une fonction de titulaire dans une autre commission

ce contact est déjà remplaçant dans la commission L’apparition du pop-up n’est qu’informative et prévient l’utilisateur du non-respect de l’article 47 pour la saisie en cours ; l’utilisateur peut ensuite procéder à l’enregistrement de la fiche de contact . Remarque : Lors de la validation d’une fonction dans la structure « Commission », un pop-up d’information s’affiche si cette fonction est déjà attribuée à un autre contact.

6.2.2.4 Onglet de saisie des groupes politiques L’onglet de saisie des groupes politiques se présente de la manière suivante :

La liste déroulante permet de sélectionner le groupe politique pour l’affiliation interne au Congrès. Les zones de texte permettent de saisir le groupe politique et son acronyme pour l’affiliation externe au Congrès.

6.2.2.5 Onglet de saisie des assistants L’onglet de saisie des assistants se présente de la manière suivante :






Les coordonnées du l’assistant se composent de :

o 1 statut o 1 nom o 1 prénom o 1 numéro de téléphone

o 1 numéro de faxe o 1 adresse (adresse, ville, code postal, pays) o 1 langue de travail

Pour des questions de lisibilité de la fiche, la zone de saisie d’un assistant n’est affichée que quand celle-ci est activée via la case à cocher qui l’accompagne. Lorsque la case est cochée, l’adresse est active et les champs de saisie doivent obligatoirement être renseignés pour pouvoir enregistrer une adresse complète. Lorsque la case n’est pas cochée, l’adresse est ignorée et n’est alors pas enregistrée en base de données. On peut ajouter deux assistants pour un contact. Il est à noter que les données du deuxième assistant ne peuvent être saisies que s’il existe déjà un premier assistant.

6.2.2.6 Onglet de saisie des coordonnées L’onglet de saisie des coordonnées permet la gestion des adresses postales mais également de l’ensemble des coordonnées du contact (adresses email, numéros de téléphone, numéro de fax, adresse de site internet, …) :






Les coordonnées du contact se composent de :

o 4 adresses email o 1 url web o 3 numéros de téléphone o 1 numéro de fax

o 1 adresse professionnelle principale o 1 adresse professionnelle secondaire o 1 adresse personnelle

Les champs de saisie des adresses email sont accompagnés de cases à cocher permettant de spécifier si c’est une adresse email de référence, c'est-à-dire utilisé pour les diffusions email. Pour des questions de lisibilité de la fiche, la zone de saisie d’une adresse postale n’est affichée que quand celle-ci est activée via la case à cocher qui l’accompagne. Lorsque la case est cochée, l’adresse est active et les champs de saisie doivent obligatoirement être renseignés pour pouvoir enregistrer une adresse complète. Lorsque la case n’est pas cochée, l’adresse est ignorée et n’est alors pas enregistrée en base de données. Il est à noter que l’adresse secondaire ne peut être saisie que s’il existe déjà une adresse principale.

6.2.2.7 Onglet de saisie des travaux L’onglet de saisie des travaux se présente de la manière suivante :

En cliquant sur le bouton « Create new », l’utilisateur peut ajouter un nouveau travail :






Une zone de saisie permettra alors de compléter les informations relatives au travail telles que :

o le type de travail (à choisir dans une liste déroulante) o le thème du travail (à choisir dans une liste déroulante) o l’intitulé du travail o la date du travail

La validation de la saisie se fait via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification.

Enfin, les travaux visibles dans la liste des travaux peuvent être modifiés ( ) ou supprimés ( ).

6.2.2.8 Onglet de saisie des coordonnées bancaires L’onglet de saisie des coordonnées bancaires se présente de la manière suivante :






Les coordonnées bancaires se composent soit d’un compte en France, soit d’un compte à l’étranger. Il est à noter que l’on ne peut pas renseigner les deux types de compte simultanément.

6.2.2.9 Onglet de saisie des langues L’onglet de saisie des langues permet la gestion de la langue de travail du contact et des autres langues :

6.2.2.10 Onglet de gestion du compte utilisateur L’onglet de gestion du compte utilisateur se présente de la manière suivante :

Pour créer un compte utilisateur pour le contact, il faut indiquer une adresse mail puis cliquer sur le bouton « Submit ». Le compte est alors créé et un mail est envoyé au contact pour lui indiquer son mot de passe. Lorsque le compte utilisateur existe déjà, d’autres fonctionnalités sont affichées :

Il est possible de désactiver le compte utilisateur en cliquant sur le bouton « Disable ». Il est possible de supprimer le compte utilisateur en cliquant sur bouton « Delete user account ». Dans ce cas, une confirmation est requise.

6.2.3 Validation de la mise à jour d’une fiche contact

La modification d’une fiche contact peut être réalisée par l’administrateur de l’application, mais également par le contact lui-même lorsqu’un compte utilisateur lui a été assigné. Contrairement à l’intervention de l’administrateur, cette modification par le contact lui-même est soumise à validation avant d’être effective.






L’écran de recherche, accessible à l’administrateur, permet d’identifier les fiches contact ayant été mises à jour par le contact. Un indicateur, positionné à la place de l’icône de modification de la fiche, permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche a été mise à jour et nécessite une validation (A). De plus, l’écran de recherche propose, dans la liste de critères, de n’afficher que les contacts ayant une mise à jour en attente de validation (B). Ces mécanismes permettent aux administrateurs d’identifier facilement les fiches dont les informations sont à valider et ainsi de maintenir les informations de l’application à jour.

L’écran de validation effectue un affichage en parallèle de l’écran de consultation et de l’écran de modification. Il permet ainsi à l’administrateur de consulter les informations actuelles de la fiche (visibles sur l’écran de consultation) et les informations modifiées par le contact (visibles sur l’écran de modification). Le passage de l’un à l’autre se fait via les liens « Current information » et « Updated information ». Un encadrement de couleur (bleu ou rouge) permet de connaitre la nature des informations affichées.






L’administrateur peut alors visualiser les modifications apportées par le contact et les corriger si besoin ou les refuser. Afin d’améliorer l’identification des modifications, une détection automatique recherche les modifications sur chaque onglet. Lorsqu’une modification est détectée, le nom de l’onglet est affiché en rouge afin d’indiquer à l’administrateur la présence d’une modification (ci-dessous les onglets « Mandates » et « Language »).






L’enregistrement de la fiche permet alors de valider les nouvelles informations et de les positionner comme informations actuelles. La présence d’une mise à jour n’est alors plus signalée dans l’écran de recherche.

6.2.4 Suppression d’une fiche contact

La suppression d’une fiche contact se fait via le bouton , présent sur l’écran de recherche ou positionné en haut de la fiche contact. Cette action n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le profil d’administrateur. Il est à noter que la suppression d’une fiche contact est une suppression physique des données. Le contact sera alors supprimé de la base de données, ainsi que toutes les informations qui le concernent (fonctions, mandats, …). Il n’apparaitra plus dans les rapports, ni dans la recherche multicritères et son siège sera alors vacant.






7 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES PARTENAIRES



7.2.1 Recherche d’un partenaire

Tout comme l’écran de recherche d’un contact, dans le cas des partenaires, l’écran de recherche est accessible depuis le menu de l’application (bloc Partners, menu Search). Cet écran permet alors de lister l’ensemble des partenaires présents dans l’application, mais permet surtout d’effectuer une recherche ciblée via des filtres particuliers.






Les critères de recherche proposés sont les suivants : - Le type de partenaire

Ce critère permet de porter la recherche sur le type de partenaire (Association nationale, Autre association, Collectivités, ONG, OIG, Presse).

- Le nom du partenaire Il s’agit d’une recherche portant sur le nom du partenaire (intitulé). La recherche peut être effectuée en saisissant l’intitulé complet ou uniquement les premières lettres.

- Le sigle du partenaire Il s’agit d’une recherche portant sur le sigle du partenaire (Acronyme). La recherche peut être effectuée en saisissant le sigle complet ou uniquement les premières lettres.

- Le pays Ce critère permet de rechercher les partenaires par sélection du pays d’appartenance.

- L’existence d’un compte utilisateur Permet de rechercher les partenaires ayant un compte utilisateur ou n’ayant pas encore de compte utilisateur.

- L’existence d’une mise à jour

Permet de rechercher uniquement les partenaires ayant une mise à jour en attente de validation.

Tout comme pour les contacts, la liste des partenaires trouvés propose alors des liens sous forme d’icônes permettant :

D’ouvrir la fiche du partenaire en mode consultation

D’ouvrir la fiche du partenaire en mode modification

De supprimer le partenaire En cas de modification (mise à jour) des données, effectuée sur la fiche partenaire par le partenaire lui-même,

l’icône d’ouverture de la fiche en mode modification ( ) est remplacée par une icône indiquant qu’une mise à

jour est en attente de validation ( ). Les différentes icônes (et donc fonctionnalités) sont proposées en fonction du profil de l’utilisateur. Les utilisateurs « membres du secrétariat du Congrès » n’ont accès aux fiches qu’en consultation. L’accès à l’écran de modification, à l’écran de validation des mises à jour, ainsi que la possibilité de supprimer la fiche sont réservés aux administrateurs.






7.2.2 Consultation / Création / Modification d’une fiche partenaire

La fiche partenaire présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant le partenaire. Les informations sont organisées de la manière suivante :

La page est découpée en 2 grandes zones (numérotées 1 et 2 ci-dessous). La première (1) contient les informations principales concernant le partenaire (type, catégorie, Acronyme, intitulé en FR-EN-VO, …). La seconde zone (2) présente l’ensemble des informations restantes. Ces informations sont alors regroupées par catégories (Coordonnées, liste des contacts, caractéristiques, thèmes d’intérêt, …) via un système d’onglets. Les onglets proposés (a) permettent alors de naviguer d’une catégorie à une autre. Enfin, les boutons (b), disposés en bas et en haut de l’écran permettent d’enregistrer les informations ou de quitter la fiche.

Les règles d’affichage entre les différents modes d’ouverture de la fiche (consultation, création ou modification) reste globalement les mêmes que pour la fiche contact. - Mode Consultation

o Les entêtes des différentes zones sont affichées en vert, permettant d’identifier le mode o Des données de la fiche sont affichées en lecture seule o Les boutons d’enregistrement des informations ne sont pas disponibles

- Mode Création

o Les entêtes des différentes zones sont affichées en orange, permettant d’identifier le mode o La fiche est entièrement vierge, toutes les informations sont à saisir


La liste des onglets proposés (a) varie en fonction du type de partenaire sélectionné dans la zone de saisie des informations principales (1). A titre d’exemple, un partenaire caractérisé par le type « Presse » aura accès à un onglet permettant de déterminer le type de presse concerné (presse TV, presse écrite, presse Web, …).






7.2.2.1 Onglet de saisie des coordonnées L’onglet de saisie des coordonnées permet la gestion des adresses postales mais également de l’ensemble des coordonnées du partenaire (adresses email, numéros de téléphone, numéro de fax, adresse de site internet, …) :

Les coordonnées du partenaire se composent de :

o 1 adresse email o 1 url web o 1 numéro de téléphone

o 1 numéro de fax o 1 adresse principale o 1 adresse secondaire

Pour des questions de lisibilité de la fiche, la zone de saisie d’une adresse postale n’est affichée que quand celle-ci est activée via la case à cocher qui l’accompagne. Lorsque la case est cochée, l’adresse est active et les champs de saisie doivent obligatoirement être renseignés pour pouvoir enregistrer une adresse complète. Lorsque la case n’est pas cochée, l’adresse est ignorée et n’est alors pas enregistrée en base de données. Il est à noter que l’adresse secondaire ne peut être saisie que s’il existe déjà une adresse principale.

7.2.2.2 Onglet de saisie des langues L’onglet de saisie des langues se présente de la manière suivante :

7.2.2.3 Onglet de saisie des contacts internes au partenaire Cet onglet permet de renseigner les informations concernant les contacts liés au partenaire :






L’affichage se résume à une liste de contacts internes au partenaire. Chaque contact peut alors être modifié ( ) ou supprimé ( ) de la même manière que sur l’ensemble des écrans de l’application. Un nouveau contact peut être ajouté via le bouton « New contact ». Une zone de saisie permet alors de renseigner les informations correspondant au nouveau contact :

La zone de saisie se compose des informations générales concernant le contact (nom, prénom, genre, adresse email, téléphone, …). De manière plus spécifique, une liste de choix située en fin de zone permet de catégoriser le contact en fonction d’une liste de types interne au Congrès. De même, une case à cocher « Reference contact » permet de préciser s’il s’agit d’un contact de référence. Les contacts de référence pourront notamment être retrouvés via l’écran de recherche multi-critères, afin d’effectuer des diffusions email ou via courrier postal. De manière générale dans l’application, la validation de la saisie se fait via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification.

7.2.2.4 Onglet de saisie des caractéristiques L’onglet de saisie des caractéristiques permet d’attribuer une ou plusieurs caractéristiques au partenaire :

L’affichage se résumé à une liste de caractéristiques attribuées au partenaire. Chaque caractéristique peut alors être supprimée (sélection dans la liste puis appui sur ).

Une caractéristique peut être ajoutée (sélection dans la liste déroulante puis appui sur ).






7.2.2.5 Onglet de saisie des thèmes d’intérêt L’onglet de saisie des thèmes d’intérêt permet d’attribuer un ou plusieurs thèmes d’intérêt au partenaire :

L’affichage se résumé à une liste de thèmes d’intérêt attribués au partenaire. Chaque thème d’intérêt peut alors être supprimé (sélection dans la liste puis appui sur ).

Un thème d’intérêt peut être ajouté (sélection dans la liste déroulante puis appui sur ).

7.2.2.6 Onglet de saisie des groupes de travail L’onglet de saisie des thèmes d’intérêt permet d’attribuer un ou plusieurs groupes de travail au partenaire :

L’affichage se résumé à une liste de groupes de travail attribués au partenaire. Chaque groupe de travail peut alors être supprimé (sélection dans la liste puis appui sur ).

Un groupe de travail peut être ajouté (sélection dans la liste déroulante puis appui sur ).

7.2.2.7 Onglet de saisie d’informations diverses L’onglet de saisie d’informations diverses se présente de la manière suivante :







Pour créer un compte utilisateur pour le partenaire, il faut indiquer une adresse mail puis cliquer sur le bouton « Submit ». Le compte est alors créé et un mail est envoyé au partenaire pour lui indiquer son mot de passe. Lorsque le compte utilisateur existe déjà, d’autres fonctionnalités sont affichées :


7.2.3 Validation de la mise à jour d’une fiche partenaire

La modification d’une fiche peut être réalisée par l’administrateur de l’application, mais également par le partenaire lui-même lorsqu’un compte utilisateur lui a été assigné. Contrairement à l’intervention de l’administrateur, cette modification par le partenaire est soumise à validation avant d’être effective. Cette validation fonctionne alors sur le même principe que celle mise en place sur une fiche concernant un contact (voir la Validation de la mise à jour d’une fiche contact)

L’écran de recherche indique alors les fiches présentant une mise à jour via l’icône . De même, les critères de recherche permettent, via une case à cocher, de n’afficher que les fiches nécessitant une validation suite à une mise à jour. L’écran de mise à jour propose alors un double affichage « Current information » / « updated information ». Un encadrement de couleur (bleu ou rouge) permet de connaitre la nature des informations affichées. Une détection des modifications est également présente, permettant d’indiquer en rouge les onglets sur lesquels une modification a eu lieu. Enfin, l’enregistrement de la fiche permet alors de valider les nouvelles informations et de les positionner comme informations actuelles. La présence d’une mise à jour n’est alors plus signalée dans l’écran de recherche.

7.2.4 Suppression d’une fiche Partenaire

La suppression d’une fiche partenaire se fait, tout comme pour la suppression d’une fiche contact, via le bouton , présent sur l’écran de recherche ou positionné en haut de la fiche. Cette action n’est disponible que pour les

utilisateurs ayant le profil d’administrateur.






L’attention est portée sur le fait que la suppression d’une fiche est une suppression physique de données. Le partenaire sera alors supprimé, ainsi que toutes les informations qui le concernent (liste de contacts internes, coordonnées, …). Il n’apparaitra plus dans les rapports, ni dans la recherche multicritères.






8 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES MEDIAS



8.2.1 Recherche d’un media

Tout comme l’écran de recherche d’un contact, dans le cas des medias, l’écran de recherche est accessible depuis le menu de l’application (bloc Medias, menu Search). Cet écran permet alors de lister l’ensemble des medias présents dans l’application, mais permet surtout d’effectuer une recherche ciblée via des filtres particuliers :

Les critères de recherche proposés sont les suivants : - Le type de media

Ce critère permet de porter la recherche sur le type de media (presse Radio, presse TV, presse Web, presse écrite).






- La catégorie de media Ce critère permet de porter la recherche sur la catégorie de media (National, International, Local, Régional).

- Le nom du media Il s’agit d’une recherche portant sur le nom du media (intitulé). La recherche peut être effectuée en saisissant l’intitulé complet ou uniquement les premières lettres.

- Le sigle du media Il s’agit d’une recherche portant sur le sigle du media (acronyme). La recherche peut être effectuée en saisissant le sigle complet ou uniquement les premières lettres.

- Le pays Ce critère permet de rechercher les medias par sélection du pays d’appartenance.

- L’existence d’un compte utilisateur Permet de rechercher les medias ayant un compte utilisateur ou n’ayant pas encore de compte utilisateur.


Permet de rechercher uniquement les medias ayant une mise à jour en attente de validation.

Tout comme pour les contacts, la liste des medias trouvés propose alors des liens sous forme d’icônes permettant :

D’ouvrir la fiche du media en mode consultation

D’ouvrir la fiche du media en mode modification

De supprimer le media En cas de modification (mise à jour) des données, effectuée sur la fiche media par le media lui-même, l’icône

d’ouverture de la fiche en mode modification ( ) est remplacée par une icône indiquant qu’une mise à jour est

en attente de validation ( ). Les différentes icônes (et donc fonctionnalités) sont proposées en fonction du profil de l’utilisateur. Les utilisateurs « membres du secrétariat du Congrès » n’ont accès aux fiches qu’en consultation. L’accès à l’écran de modification, à l’écran de validation des mises à jour, ainsi que la possibilité de supprimer la fiche sont réservés aux administrateurs.

8.2.2 Consultation / Création / Modification d’une fiche Media

La fiche media présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant le media. Les informations sont organisées de la manière suivante :

La page est découpée en 2 grandes zones (numérotées 1 et 2 ci-dessous). La première (1) contient les informations principales concernant le media (type, catégorie, acronyme, intitulé en FR-EN-VO, …). La seconde zone (2) présente l’ensemble des informations restantes. Ces informations sont alors regroupées par catégories (Coordonnées, liste des contacts, …) via un système d’onglets. Les onglets proposés (a) permettent alors de naviguer d’une catégorie à une autre. Enfin, les boutons (b), disposés en bas et en haut de l’écran permettent d’enregistrer les informations ou de quitter la fiche.






Les règles d’affichage entre les différents modes d’ouverture de la fiche (consultation, création ou modification) reste globalement les mêmes que pour la fiche contact. - Mode Consultation

o Les entêtes des différentes zones sont affichées en vert, permettant d’identifier le mode o Des données de la fiche sont affichées en lecture seule o Les boutons d’enregistrement des informations ne sont pas disponibles

- Mode Création

o Les entêtes des différentes zones sont affichées en orange, permettant d’identifier le mode o La fiche est entièrement vierge, toutes les informations sont à saisir


8.2.2.1 Onglet de saisie des coordonnées L’onglet de saisie des coordonnées permet la gestion des adresses postales mais également de l’ensemble des coordonnées du media (adresses email, numéros de téléphone, numéro de fax, adresse de site internet, …) :

Les coordonnées du media se composent de :

o 1 adresse email o 1 url web o 1 numéro de téléphone

o 1 numéro de fax o 1 adresse principale o 1 adresse secondaire

Pour des questions de lisibilité de la fiche, la zone de saisie d’une adresse postale n’est affichée que quand celle-ci est activée via la case à cocher qui l’accompagne. Lorsque la case est cochée, l’adresse est active et les champs de saisie doivent obligatoirement être renseignés pour pouvoir enregistrer une adresse complète. Lorsque la case n’est pas cochée, l’adresse est ignorée et n’est alors pas enregistrée en base de données. Il est à noter que l’adresse secondaire ne peut être saisie que s’il existe déjà une adresse principale.

8.2.2.2 Onglet de saisie des langues L’onglet de saisie des langues se présente de la manière suivante :






8.2.2.3 Onglet de saisie des contacts internes au media Cet onglet permet de renseigner les informations concernant les contacts liés au media :

L’affichage se résumé à une liste de contacts internes au partenaire. Chaque contact peut alors être modifié ( ) ou supprimé ( ) de la même manière que sur l’ensemble des écrans de l’application.






Un nouveau contact peut être ajouté via le bouton « New contact ». Une zone de saisie permet alors de renseigner les informations correspondant au nouveau contact :

La zone de saisie se compose des informations générales concernant le contact (nom, prénom, genre, adresse email, téléphone, …). De même, une case à cocher « Reference contact » permet de préciser s’il s’agit d’un contact de référence. Les contacts de référence pourront notamment être retrouvés via l’écran de recherche multi-critères, afin d’effectuer des diffusions email ou via courrier postal.

Un ou plusieurs thèmes d’intérêt peuvent être ajoutés (sélection dans la liste déroulante puis appui sur ). Chaque thème d’intérêt peut alors être supprimé (sélection dans la liste puis appui sur ). De manière générale dans l’application, la validation de la saisie se fait via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification.







Pour créer un compte utilisateur pour le media, il faut indiquer une adresse mail puis cliquer sur le bouton « Submit ». Le compte est alors créé et un mail est envoyé au media pour lui indiquer son mot de passe. Lorsque le compte utilisateur existe déjà, d’autres fonctionnalités sont affichées :


8.2.3 Validation de la mise à jour d’une fiche Media

La modification d’une fiche peut être réalisée par l’administrateur de l’application, mais également par le media lui-même lorsqu’un compte utilisateur lui a été assigné. Contrairement à l’intervention de l’administrateur, cette modification par le media est soumise à validation avant d’être effective. Cette validation fonctionne alors sur le même principe que celle mise en place sur une fiche concernant un contact (voir la Validation de la mise à jour d’une fiche contact)

L’écran de recherche indique alors les fiches présentant une mise à jour via l’icône . De même, les critères de recherche permettent, via une case à cocher, de n’afficher que les fiches nécessitant une validation suite à une mise à jour. L’écran de mise à jour propose alors un double affichage « Current information » / « updated information ». Un encadrement de couleur (bleu ou rouge) permet de connaitre la nature des informations affichées. Une détection des modifications est également présente, permettant d’indiquer en rouge les onglets sur lesquels une modification a eu lieu. Enfin, l’enregistrement de la fiche permet alors de valider les nouvelles informations et de les positionner comme informations actuelles. La présence d’une mise à jour n’est alors plus signalée dans l’écran de recherche.

8.2.4 Suppression d’une fiche Media

La suppression d’une fiche media se fait, tout comme pour la suppression d’une fiche contact, via le bouton , présent sur l’écran de recherche ou positionné en haut de la fiche. Cette action n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le profil d’administrateur.






L’attention est portée sur le fait que la suppression d’une fiche est une suppression physique de données. Le media sera alors supprimé, ainsi que toutes les informations qui le concernent (liste de contacts internes, coordonnées, …). Il n’apparaitra plus dans les rapports, ni dans la recherche multicritères.






9 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES EVENEMENTS








9.2.1 Recherche d’un événement

L’écran de recherche est accessible depuis le menu de l’application (bloc Events, menu Search). Cet écran permet alors de lister l’ensemble des événements, mais également d’effectuer une recherche ciblée via des filtres :

Les critères de recherche proposés sont les suivants :






- Le période (date de début – date de fin) au cours de laquelle l’événement a lieu Ce critère permet de lister l’ensemble des événements ayant lieu sur une période donnée.

- Le pays Ce critère permet de rechercher les événements par pays d’accueil.

- Le titre de l’événement Ce critère permet de rechercher les événements selon leur titre (motif saisi contenu dans le titre d’un événement).

- L’adresse email de la personne ayant soumis l’évènement Ce critère permet de rechercher les événements selon l’adresse email de la personne ayant soumis l’événement (motif saisi contenu dans l’adresse email).

- L’état de validation interne et web Permet de rechercher uniquement les événements n’ayant pas été validés pour une utilisation en interne ou pour l’affichage web.

- Le filtre « Présidence » pour indiquer s’ils concernent ou non la présidence

Conformément au fonctionnement global de l’application, la liste des événements trouvés propose alors des liens sous forme d’icônes permettant :

D’ouvrir la fiche de l’événement en consultation

D’ouvrir la fiche de l’événement en modification

De supprimer l’événement Les différentes icônes (et donc fonctionnalités) sont proposées en fonction du profil de l’utilisateur. Les utilisateurs « membres du secrétariat du Congrès » ont accès aux fiches en consultation, et en modification s’il s’agit d’un événement du Congrès..

9.2.2 Consultation / Création / Modification d’un événement

La fiche concernant un événement est découpée en 5 zones (numérotée 1à 5 ci-dessous) :






La première (1) contient les informations concernant l’organisateur de l’événement et les niveaux d’implication du Congrès (Organisé par le Congrès, Co-organisé, avec la participation du Congrès, …). La seconde zone (2) présente l’ensemble des informations principales définissant l’événement (intitulé, lieu, pays, dates de début et de fin, contact responsable de l’événement, …) La troisième zone (3) présente la liste des représentants du Congrès associés à cet événement. Les boutons (a) permettent d’enregistrer les informations ou de quitter la fiche.

Les deux dernières zones (4 et 5) représentent les états de validation de l’événement. La première zone concerne la validation de l’événement concernant une publication administrative interne. La seconde concerne la publication web de l’événement sur le calendrier du Congrès. Les boutons (b) permettent d’enregistrer les informations ou de quitter la fiche.

Remarque : L’enregistrement des informations se fait en fonction de la zone concernée. Par exemple, le bouton d’enregistrement situé dans la zone a effectue l’enregistrement des informations des zones 1, 2 et 3, sans tenir compte de l’état de validation de l’événement (zones 4 et 5). Réciproquement, les boutons dans les zones b n’enregistrent que leur état de validation respectif, sans tenir compte des informations qui définissent l’événement et saisies plus haut. Remarque : Lors de l’ajout d’un évènement, le compte utilisateur utilisé pour réaliser l’opération sera mentionné au bas de la fiche d’évènement. Il est à noter que la validation « Web » permet de gérer l’affichage des événements sur calendrier publique. Les événements sont alors affichés sur le calendrier des événements du Congrès ou sur le calendrier des événements des associations nationales en fonction du propriétaire de l’événement (« Event’s owner »). Enfin, la case à cocher présente dans la zone de validation web, permet d’effectuer l’affichage sur les deux calendriers si besoin.






10 PARTIE RESTREINTE - GESTION DES PAYS



10.2.1 Recherche d’un Pays, d’une Délégation

Le bloc « Countries » du menu regroupe la gestion des pays membres, c'est-à-dire les délégations et les pays non membres. La gestion des délégations est utilisée dans le cadre de l’attribution des sièges. Ainsi, un certain nombre de sièges est attribué à chaque délégation dans les différentes chambres (chambre des régions / des pouvoirs locaux). Les pays non membres sont gérés dans le cadre de la saisie des événements, des partenaires, des medias et des adresses postales. En effet, un événement du calendrier peut avoir lieu dans un pays autre que les pays membres. Pour faciliter cette distinction, deux entrées de menu sont alors utilisées. L’une pour effectuer une recherche parmi les délégations, la seconde pour effectuer une recherche parmi les pays non membres. La présentation de l’écran de recherche, ainsi que son fonctionnement ne diffèrent pas de l’un à l’autre :






Cet écran se présente sous forme d’une liste de pays. Un filtre de recherche par le nom du pays permet alors de restreindre la liste des pays affichés. La recherche peut être effectuée par la saisie du nom complet ou uniquement les premières lettres. Conformément au fonctionnement global de l’application, la liste des pays trouvés propose alors des liens sous forme d’icônes permettant :

D’ouvrir la fiche du pays en consultation

D’ouvrir la fiche du pays en modification

De supprimer le pays Les différentes icônes (et donc fonctionnalités) sont proposées en fonction du profil de l’utilisateur. La création de nouveaux pays ou délégations, l’accès à l’écran de modification ainsi que la possibilité de supprimer le pays sont réservés aux administrateurs. ATTENTION : Il est à noter que la suppression d’un pays est une suppression physique en base de données. Cependant, dans le cas où des références seraient déjà en place concernant le pays, il ne sera pas possible de le supprimer. Voici quelques cas dans lesquels la suppression du pays serait impossible :

o présence de sièges liés à ce pays ayant été attribués à des membres du Congrès o utilisation de ce pays pour la saisie d’une adresse postale (d’un contact, d’un partenaire, …) o utilisation de ce pays pour la saisie d’un événement

10.2.2 Consultation / Création / Modification d’un pays, d’une délégation

La fiche délégation présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant la délégation. Les informations sont organisées de la manière suivante :

La page est découpée en 2 grandes zones (numérotées 1 et 2 ci-dessous). La première (1) contient les informations principales concernant du pays (nom, conventions, …). Une case à cocher (« This country is a delegation ») permet alors de spécifier s’il s’agit simplement d’un pays ou d’une délégation. Dans le cas d’une délégation, une seconde zone (2) est affichée, présentant l’ensemble des informations restantes. Ces informations sont alors regroupées par catégories (Sièges, Suivi, Observation des élections, …) via un système d’onglets. Les onglets proposés (a) permettent alors de naviguer d’une catégorie à une autre. Enfin, les boutons (b), disposés en bas et en haut de l’écran permettent d’enregistrer les informations ou de quitter la fiche.






10.2.2.1 Onglet de saisie des sièges L’onglet de saisie des sièges permet la gestion des sièges (assignés et vacants) au sein de la délégation :

10.2.2.2 Onglet de saisie des élections L’onglet de saisie des sièges permet la gestion des élections au sein de la délégation :

Une ou plusieurs élections peuvent être ajoutées (saisi d’une date et d’un commentaire appui sur ). Chaque

élection peut alors être supprimée (appui sur ). Les élections visibles dans la liste peuvent être modifiées ( ).

10.2.2.3 Onglet de gestion du suivi L’onglet de gestion du suivi se présente de la manière suivante :






Pour chaque catégorie :

Rapporteurs ;

Experts ;

Activités ;

Recommandations ;

Résolutions ;

Rapports ;

Un ou plusieurs éléments peuvent être ajoutés (saisi des données requises puis appui sur ). Chaque élément

peut alors être supprimé (appui sur ) ou modifié ( ). Remarque : les informations des parties Rapporteurs, Experts, Activités, Recommendations, Résolutions et Rapports sont présentées suivant l’ordre anti-chronologique. Remarque : pour la saisie des informations URL FR ou URL EN, l’utilisateur a la charge d’entrer des url valides et exploitables, le système n’effectuant plus d’ajout de préfixe http ou https.






10.2.2.4 Onglet de gestion des observations des élections L’onglet de gestion des observations des élections se présente de la manière suivante :

Pour chaque catégorie :

Activités ;

Recommandations ;

Résolutions ;

Rapports ;

Un ou plusieurs éléments peuvent être ajoutés (saisi des données requises puis appui sur ). Chaque élément

peut alors être supprimé (appui sur ) ou modifié ( ).

Lorsqu’une activité est ajoutée, il est possible de la modifier ( ) pour y ajouter des membres :






Lors de l’ajout ou de la modification d’un membre, deux groupes d’informations peuvent être saisis :

Un membre, à choisir dans une liste déroulante et un rôle à choisir dans une liste déroulante ;

Une organisation à choisir dans une liste déroulante (administrable via le menu d’administration des listes), un genre à choisir dans une liste déroulante, un nom et un prénom.

Si un membre est sélectionné dans la première liste déroulante, son groupe de données sera pris en compte. De manière générale dans l’application, la validation de la saisie se fait via l’icône visible au bas de la zone d’édition. De la même manière, l’icône permet d’annuler la saisie ou la modification. Remarque : les informations des parties Activités, Résolutions, Rapports et Recommendations sont présentées suivant l’ordre anti-chronologique. Remarque : pour la saisie des informations URL FR ou URL EN, l’utilisateur a la charge d’entrer des url valides et exploitables, le système n’effectuant plus d’ajout de préfixe http ou https.

10.2.2.5 Onglet de gestion Coopération L’onglet coopération présente la liste des activités composées des informations suivantes : Date de début, Date de fin, Libellé français, Libellé anglais, URL français, URL anglais. L’utilisateur peut ajout, modifier et retirer des activités dans cet onglet.

10.2.2.6 Onglet de gestion informations diverses Cet onglet permet de renseigner les coordonnées du bureau du Conseil de l’Europe, d’ajouter quelques liens utiles et un commentaire :






Un ou plusieurs liens peuvent être ajoutés (saisi des données requises puis appui sur ). Chaque lien peut alors

être supprimé (appui sur ) ou modifié ( ).

10.2.2.7 Onglet de saisie de la distribution des sièges au sein des commissions Cet onglet permet de saisir la gestion de la distribution des sièges au sein des différentes commissions. 4 tableaux sont présents :

Distribution des sièges au sein de la Commission de Suivi ;

Distribution des sièges au sein de la Commission de la Gouvernance ;

Distribution des sièges au sein de la Commission des Questions d’actualité ;

Distribution des sièges au sein d’une des trois commissions.






Il est possible d’indiquer un nombre de titulaires et de remplaçants en faisant distinction de la chambre (Locale ou Régionale) ou non. Les données sauvegardées (valeurs numériques) dans cet onglet sont utilisées pour le Compendium (onglet « Commission »).

10.2.3 Suppression d’une fiche Délégation

La suppression d’une fiche délégation se fait via le bouton , présent sur l’écran de recherche. Cette action n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le profil d’administrateur.






11 PARTIE RESTREINTE – COMPENDIUM



11.2.1 Recherche d’un Compendium

L’écran de recherche est accessible depuis le menu de l’application (bloc Compendium, menu Search) par les administrateurs. Cet écran permet alors de lister l’ensemble des délégations, mais également d’effectuer une recherche ciblée via des filtres :






Cet écran se présente sous forme d’une liste de délégation. Un filtre de recherche par le nom du pays permet alors de restreindre la liste des pays affichés. La recherche peut être effectuée par la saisie du nom complet ou uniquement les premières lettres. Un autre filtre de recherche permet de restreindre la liste uniquement aux contacts mis à jour. Conformément au fonctionnement global de l’application, la liste des délégations trouvées propose alors des liens sous forme d’icônes permettant :

D’ouvrir la fiche du Compendium en consultation

D’ouvrir la fiche du Compendium en modification

De valider les modifications du Compendium si celui-ci est soumis pour approbation par un(e) secrétaire de délégation

11.2.2 Consultation / Modification d’un Compendium

La fiche Compendium présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant le Compendium. Les informations sont organisées de la manière suivante :

Lors de l’accès en lecture seule au Compendium, l’icône de modification sera présente sous les titres des onglets pour basculer en édition :

11.2.2.1 Accès au Compendium Les secrétaires de délégations ont accès au Compendium à partir de la page d’accueil qui leur est dédiée. Un bouton d’édition est présent, ainsi que l’éventuel commentaire de l’administrateur :






11.2.2.2 Workflow de navigation

Règles d’utilisation du Compendium pour les secrétaires de délégation :

Il sera possible de naviguer d’un onglet à un autre sans restriction.

Les secrétaires de délégation pourront modifier autant de fois que souhaité le Compendium et l’enregistrer en mode « brouillon » avant de le soumettre pour approbation.

Les données de l’onglet « Commission » prendront en compte les données (même modifiées) de l’onglet « Délégation ».

Lors les secrétaires de délégation auront soumis le Compendium, leur accès se fera uniquement en lecture seule.

Les secrétaires pourront visualiser les commentaires des administrateurs à partir de la page d’accueil de l’application et sur l’en-tête du Compendium.

Les secrétaires pourront accéder au statut du Compendium et au bouton de génération du rapport. Règles d’utilisation du Compendium pour les administrateurs :

Il sera possible de naviguer d’un onglet à un autre sans restriction.

Lorsque les secrétaires de délégation auront soumis le Compendium, les administrateurs verront une icône spécifique sur la page de recherche des Compendium.

Les administrateurs pourront ajouter un commentaire à destination des secrétaires de délégation avant d’approuver le Compendium.

L’ajout d’un commentaire sur un Compendium soumis pour approbation débloquera la saisie pour les secrétaires de délégation afin de faire les modifications requises.

Les administrateurs seront avertis des modifications faites par les secrétaires de délégation (en mode brouillon) avec une mention prévue à cet effet dans l’en-tête du Compendium.

Les administrateurs pourront valider à tout moment les modifications faites dans le Compendium (qu’il soit en cours d’édition par les secrétaires de délégations, soumis par approbation, ou déjà validé).

Les administrateurs pourront valider les modifications faites dans le Compendium en une seule fois via un bouton présent sur le troisième onglet (« Partis politiques »).

Les administrateurs pourront accéder au statut du Compendium et au bouton de génération du rapport.






11.2.2.3 Onglet Délégation L’en-tête de l’onglet indique le nom du pays et la mention « Composition de la délégation nationale » / « Composition of the national delegation » : Représentants et suppléants 4 tableaux sont présents et listent les représentants et suppléants pour les deux chambres (Locale et Régionale) :

En dessous de chacun des 4 tableaux, la mention « X member sur Y » / « X member out of Y » si 0 ou 1 membre est indiqué ou « X membres sur Y » / « X members out of Y » si plusieurs membres sont indiqués, où X est le nombre de sièges attribués et Y est le nombre de sièges autorisés pour la délégation (que l’on retrouve sur la fiche pays), apparaît en gras en mode consultation et édition. Chaque membre peut être supprimé (appui sur ). Les informations d’un membre dans la liste peuvent être

modifiées ( ). Dans ce cas, l’écran suivant s’affiche :






Une ou plusieurs membres peuvent être ajoutés (appui sur ) si un siège est libre.

Pour attribuer un siège, il faut cliquer sur . Il est alors possible soit d’attribuer le siège à un contact existant (liste déroulante), soit de créer un nouveau membre (lien « Ajouter nouveau contact » - écran similaire à l’édition).






La suppression de l’attribution d’un siège aura le même comportement que la suppression à partir de la fiche contact directement, à savoir : archivage des fonctions du contact et de son siège. Lors de la suppression de l’attribution d’un siège, les inscriptions (inscription, billet et visa) du membre est supprimée pour les sessions et les réunions. Un email de confirmation d’annulation d’inscription à la session ou à la réunion est envoyé à la personne perdant son inscription et en copie au membre perdant son siège (si la personne perdant l’inscription était inscrite en remplacement), au(x) secrétaires de délégation du pays concerné et à la boîte du Congrès. Pour une session, la boîte du Congrès est [email protected]. Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, la boîte du Congrès dépend du groupe de la réunion :







[email protected]

Présidence et Secrétariat 3 tableaux seront présents pour le/la président(e) de délégation, le/la vice-président(e) de délégation et les secrétaires de délégation :

Il sera possible à partir de chacun des tableaux d’éditer les informations du contact à partir de l’icône d’édition (accès à l’écran de modification mentionné plus haut) et / ou de supprimer l’attribution de la fonction en cliquant

sur . Si la fonction est à pourvoir, un clic sur permet d’afficher la liste des contacts de la délégation afin de sélectionner la personne concernée :







Lorsque quelqu’un est désigné comme Président ou Vice-Président de délégation, deux fonctions sont insérées automatiquement sur la fiche contact de la personne concernée : 1. Président de délégation ou Vice-Président de délégation dans les fonctions au sein de la délégation (fiche contact, onglet « Fonctions », partie « Fonctions au sein de la délégation ») 2. Président de délégation ou Vice-Président de délégation au sein du Forum statutaire dans les fonctions (fiche contact, onglet « Fonctions », partie « Fonctions » au sein du Congrès => structure « Commission » et groupe « Forum Statutaire »). La suppression d’un président ou d’un vice-président a le même comportement que la suppression à partir de la fiche contact directement, à savoir : archivage des fonctions du contact. Equilibre des sexes Le tableau récapitulatif de l’équilibre des sexes est présent en bas de page. Les données sont actualisées automatiquement à partir de la liste des représentants et suppléants (pour les deux chambres) :

En cas de déséquilibre (représentation d’un des sexes inférieure à 30%), un message apparaît :

11.2.2.4 Onglet Commission L’en-tête de l’onglet indique le nom du pays et la mention « Distribution des sièges dans les commissions » / « Distribution of seats on committees » :






Trois tableaux sont présents (un par Commission) et récapitule la liste des titulaires et remplaçants. Tant qu’une

fonction au minimum reste à pourvoir, le bouton est présent :

Un clic sur cette icône permet d’attribuer une fonction. La liste des fonctions disponibles est affichée dans une première liste déroulante. La liste des membres se base sur les données du premier onglet (« Délégation »). Enfin, le nom de la fonction doit être sélectionné dans la troisième liste déroulante.

L’attribution d’une fonction suit les mêmes règles que l’attribution directe à partir d’une fiche contact : une pop-up s’affiche pour :

- Indiquer si la fonction est déjà prise ; - Indiquer si une personne est déjà titulaire dans une autre commission.

Lors de la suppression ou de l’archivage d’une fonction, l’inscription (inscription, billet et visa) du membre est supprimée pour les sessions et les réunions. Un email de confirmation d’annulation d’inscription à la session ou à la réunion est envoyé à la personne perdant son inscription et en copie au membre perdant son siège (si la personne perdant l’inscription était inscrite en remplacement), au(x) secrétaire(s) de délégation du pays concerné et à la boîte du Congrès. Pour une session, la boîte du Congrès est [email protected]. Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, la boîte du Congrès dépend du groupe de la réunion :







[email protected]

11.2.2.5 Onglet Partis politiques L’en-tête de l’onglet indique le nom du pays et la mention « Représentation des différents partis politiques » / « Representation of the various political forces » :

Niveau local Un premier tableau est présent et permet de saisir librement les types d’autorités locales :







Dès qu’une modification est faite, le bouton « Enregistrer » apparaît pour confirmer la saisie :

Deux autres tableaux sont présents et permettent de renseigner librement les données liées aux partis politiques :






Le fonctionnement est similaire aux autres tableaux de l’application. L’appui sur permet d’afficher une ligne vierge :

Une ligne n’est sauvegardée que si les deux informations sont saisies (« Partis politiques » et « % »). Niveau régional Un premier tableau est présent et permet de saisir librement les types d’autorités régionales :






Dès qu’une modification est faite, le bouton « Enregistrer » apparaît pour confirmer la saisie :

Deux autres tableaux sont présents et permettent de renseigner librement les données liées aux partis politiques :






Le fonctionnement est similaire aux autres tableaux de l’application. L’appui sur le plus vert permet d’afficher une ligne vierge :

Une ligne ne sera sauvegardée que si les deux informations sont saisies (« Partis politiques » et « % »).

11.2.2.6 Onglet Génération Etat de saisie du Compendium Un premier tableau permet de voir le statut des différents onglets. Par défaut les trois onglets sont « validés » car ils s’appuient sur les délégations actuelles :

Lorsqu’un onglet est modifié, ceci est indiqué dans le tableau :






Lorsqu’un(e) secrétaire de délégation a soumis un compendium pour approbation, le statut est mis à jour :

Commentaire Un administrateur peut laisser un commentaire aux secrétaires de délégation ayant soumis le Compendium. Il suffit de renseigner le message et de cliquer sur le bouton « Enregistrer » :

Le message apparaîtra en en-tête de chaque onglet du Compendium et sur la page d’accueil des secrétaires de délégation :

Onglet « Délégation »

Onglet « Commission »

Onglet « Partis politiques »






Page d’accueil (secrétaire de délégation) Rapport Il est possible de générer le rapport à partir des données saisies dans le Compendium. Un clic sur le bouton « Générer le document » crée un rapport PDF respectant la structure suivante (basée sur le modèle Word que remplissaient les secrétaires de délégation jusqu’à présent) :






12 PARTIE RESTREINTE - IMPRESSIONS

12.1 IMPRESSIONS PREDEFINIES

Une liste d’impressions « prédéfinies », proposée dans le menu de navigation, permet de générer divers documents de synthèse, regroupés par catégorie :

Ces impressions prédéfinies ont pour spécificité de ne pas nécessiter de paramétrage ni de configuration, et d’être imprimables de manière rapide et standardisée. Elles permettent alors, à titre d’exemple, d’obtenir rapidement la liste des membres du bureau, la liste des membres d’une chambre donnée (L ou R) ou encore des statistiques de répartition homme/femme au sein du Congrès. Certaines impressions prédéfinies proposent une liste de sélection, pour les délégations, commissions ou groupes, dans laquelle l’utilisateur peut choisir un ou plusieurs éléments. Des boutons « None » et « All » situés en bas de liste permettent respectivement de sélectionner « aucun élément » ou « tous les éléments » de la liste. Le format du rapport peut parfois être défini parmi PDF, Word ou Excel :






Dans les rapports prédéfinis « Commissions » « Répartition des sièges dans les commissions et « Commission » « Liste de présence des commissions », les libellés de pays sans région (tels que l’Irlande, la Lettonie, la Lituanie) sont suffixés par un astérisque. Remarque : La répartition pour la commission de suivi de l'Irlande doit être la même que celle de l'Arménie, à savoir 2 titulaires L et 2 remplaçants (L ou R). Cas particuliers

Dans ce rapport il est possible de sélectionner des paramètres supplémentaires (en plus de la sélection du pays et du format) comme l’affichage ou non de la photo du contact (case à cocher) et la période durant laquelle le contact à été modifié / mis à jour.

Dans ce rapport, deux fonctionnalités s’offre à nous : - La génération d’une mailing liste regroupant tous les secrétaires de délégations en activité - La génération du report contenant les informations sur les secrétaires de délégations en activité

&

Ces rapports sont au nombre de 6, 3 rapports pour les listes de présence et 3 autres pour les listes de votes. Avant la génération il est demandé à l’utilisateur de saisir quelque informations pour créer ces rapports :

- La date de session en anglais (ex : 3-5 March 2009) - La date de session en français (ex : 3-5 mars 2009) - Le numéro de la session en anglais (ex : 16th) - Le numéro de la session en français (ex : 16ème)






12.2 RECHERCHE MULTI-CRITERES

L’écran de recherche « Multi-critères » propose à l’utilisateur un écran de recherche composé d’un maximum de critères de recherche, permettant ainsi à l’utilisateur de cibler précisément le contenu de son impression. La spécificité de la recherche multi-critères est de permettre de cumuler les recherches, c'est-à-dire que les résultats des recherches successives de l’utilisateur s’accumulent pour former un résultat global. L’écran se découpe en 3 zones de recherche pour les contacts du Congrès (membres du Congrès, secrétaires, …), les partenaires (associations, ONG, …) et les medias ainsi qu’une quatrième zone d’exploitation des résultats.

Les zones de recherche peuvent être « affichées » ou « masquées » par un système d’ouverture / fermeture de

la zone permettant de ne pas surcharger l’affichage de l’écran. ( / ) Chaque zone de recherche comporte alors un grand nombre de filtres, relatifs au type d’élément recherché (contact, partenaire ou media).






La zone d’exploitation des résultats présente le nombre d’éléments actuellement accumulés au fil des recherches (1). Elle présente également d’autres informations comme le résultat de la dernière recherche (2), les possibilités d’impressions offertes à l’utilisateur afin d’exploiter les données recherchées (3) ou encore la possibilité de réinitialiser la recherche (4).

L’utilisateur peut ainsi :

- réinitialiser sa recherche ;

- cumuler les résultats de ses recherches ;

- effectuer des impressions à partir du résultat des recherches cumulées. Cette recherche permet alors de filtrer le contenu de l’impression en terme de données, mais permet également de paramétrer son format en spécifiant l’ordre de tri (b) ou en mettant en place un niveau de regroupement des informations (a). Il est aussi possible de choisir le format de sortie des rapports.(c) Certaines impressions ne concernent qu’un type de données particulier, par exemple l’impression des cavaliers (« Name plates »), ne concerne que les contacts et non les partenaires, medias ou contact partenanire. Ainsi, un






système de code couleur permet d’indiquer à l’utilisateur le lien entre les données et le type d’impression sélectionné. Cas particuliers

Sur la page de recherche multicritères, l’utilisateur sélectionne les partenaires dont il veut imprimer les étiquettes en choisissant les partenaires ayant des présidents ou ayant des secrétaires (Cases à cocher). Il est possible ensuite d’éditer les étiquettes et la liste de mail par clic sur étiquettes ou E-mail. Attention l’édition d’étiquette ou de mail nominativement n’est possible que lors de la 1

ère recherche. Si une seconde recherche est

effectuée, sans avoir été réinitialisée, l’édition d’étiquette et de mail est celle par défaut.

Pour la mailing-liste, les mails utilisés sont soit ceux des présidents, soit ceux des secrétaires des partenaires sélectionnés.






Remarque : concernant la partie « Search among Partners », la case à cocher intitulée « Pays du Conseil de l’Europe permet à l’utilisateur de mettre à jour la liste des pays avec les 47 membres. L’utilisateur peut ainsi choisir d’effectuer la recherche avec tous les pays membres ou avec un seul.






13 PARTIE RESTREINTE – FINANCES

13.1 GESTION DES SESSIONS A DESTINATION DU SERVICE DES FINANCES

13.1.1 Détail de la session en cours

La zone affichant le détail sur la session en cours se présente de la façon suivante :

Cette écran montre les détails de la session active. Deux boutons sont disponibles sous la section de détail de session :

- Le bouton Notification of substitutions pour générer le rapport notification des suppléances

- Le bouton Export for GDD pour générer le rapport à destination du service des finances lié à la session ouverte

Précondition : il doit exister au moins une session active Les administrateurs et les secrétaires de délégation ont accès à cet écran.

13.1.2 Consultation des inscriptions

Précondition : il doit exister au moins une session active pour visualiser les inscriptions. Les administrateurs et les secrétaires de délégation ont accès à cet écran.






On retrouve un espace de recherche pour les inscriptions avec différents critères (nom du contact, pays du contact, statut, chambre, inscription effectuée, demande de billet prépayé effectuée, demande de visa effectuée). Remarque : un utilisateur avec le profil secrétaire de délégation accède aux inscriptions pour les membres de son pays uniquement en lecture seule. Un utilisateur avec le profil administrateur accède aux inscriptions pour tous les membres.

13.2 GESTION DES REUNIONS A DESTINATION DU SERVICE DES FINANCES

13.2.1 Sélection d’une réunion

L’écran de sélection des réunions se présente de la façon suivante :






Le récapitulatif des réunions est présent en haut de l’écran. Une action est possible :

Sélectionner la réunion Deux boutons sont disponibles sous le tableau :


- Le bouton Export for GDD pour générer le rapport à destination du service des finances lié à la réunion sélectionnée

13.2.2 Consultation des inscriptions

Précondition : il doit exister au moins une réunion ouverte pour visualiser les inscriptions. Les administrateurs et les secrétaires de délégation ont accès à cet écran.






On retrouve un espace de recherche pour les inscriptions avec différents critères (nom du contact, pays du contact, statut, chambre, inscription effectuée, demande de billet prépayé effectuée, demande de visa effectuée). Remarque : la liste des contacts affichés prend en compte le groupe appelé pour la réunion. Remarque : la liste des appelés pour les réunions de commissions évolue suivant la façon suivante : les appelés sont sélectionnés parmi les titulaires et remplaçants ayant une fonction au sein de la commission (titulaire ou membre du pool de remplaçants). Les secrétaires de délégation seront également appelé(e)s.






14 PARTIE RESTREINTE - ADMINISTRATION

14.1 GESTION DES COMPTES UTILISATEURS

Les comptes utilisateurs régulent l’accès à l’application. Ils permettent à l’utilisateur de s’identifier auprès de l’application et permettent à l’application de connaître les droits d’accès de l’utilisateur aux différentes fonctionnalités proposées. On distingue 5 profils utilisateurs différents :

- les contacts ;

- les partenaires ;

- les medias ;

- les membres du secrétariat du Congrès

- les administrateurs La gestion de ces comptes utilisateurs est différente dans le cas d’un contact / partenaire / media ou d’un administrateur ou d’un membre du secrétariat du Congrès. Cette différence réside dans le fait que le compte utilisateur du contact / partenaire / media doit être rattaché à la fiche du contact / partenaire / media en question, alors que les administrateurs et membres du secrétariat du Congrès ne présentent pas de fiche.

14.1.1 Gestion des comptes utilisateurs liés aux contacts, partenaires et medias

La gestion des comptes utilisateurs pour les contacts, partenaires et media se fait au niveau de leur fiche. Lorsque l’administrateur de l’application accède à une fiche en édition, un onglet supplémentaire est disponible proposant la gestion du compte utilisateur.






Cet onglet permet alors de créer un compte utilisateur au contact (partenaire, ou media) s’il n’existe pas encore. Un compte utilisateur se compose d’un login et d’un mot de passe, le login est dans notre cas l’adresse email. Lors de la création du compte, l’adresse email du contact (partenaire, ou media) est proposée comme login. L’administrateur a cependant la possibilité de le changer (notamment dans le cas où cette adresse email est déjà attribuée comme login d’un autre contact (partenaire, ou media).

Lors de la création du compte utilisateur, le mot de passe est auto-généré et envoyé par email au contact (partenaire, ou media). Il est à noter que l’adresse email utilisée pour l’envoi est alors celle utilisée comme login. Lorsque le compte utilisateur existe déjà, l’administrateur peut effectuer les opération suivantes :

- Supprimer le compte utilisateur La suppression du compte utilisateur peut être utile en cas d’erreur de saisie de l’adresse email ou de modification de l’adresse email du contact (partenaire, ou media). Aucun email d’avertissement ne sera envoyé au contact (partenaire, ou media).

- Désactiver le compte utilisateur La désactivation du compte utilisateur permet de refuser l’accès à l’application pour un utilisateur donné sans pour autant supprimer le compte ou modifier le mot de passe. Aucun email d’avertissement ne sera envoyé au contact (partenaire, ou media).

Enfin, il est à noter que les écrans de recherche concernant les contacts partenaires ou medias présentent un filtre de recherche permettant d’identifier les contacts, partenaires ou medias dont le compte utilisateur existe déjà ou au contraire n’existe pas encore.

14.1.2 Gestion des comptes utilisateurs administrateur et membres du secrétariat du Congrès

La gestion des comptes utilisateurs des administrateurs et membres du secrétariat du Congrès est effectuée via des écrans dédiés dans le bloc « Administration » du menu de navigation.






L’administrateur peut alors :

- Créer un nouveau compte utilisateur La création d’un nouveau compte utilisateur se passe alors de la même manière que pour un compte lié à un contact ou un partenaire. Le compte utilisateur est créé en saisissant le login (adresse email) et en spécifiant s’il s’agit d’un administrateur.

- Modifier / supprimer un compte utilisateur

La liste des comptes utilisateurs existants permet alors de modifier ( ) ou de supprimer ( ) un utilisateur. L’édition du compte utilisateur permet alors de modifier le rôle (administrateur ou membre du secrétariat du Congrès), d’activer ou de désactiver le compte utilisateur ou encore de régénérer le mot de passe

14.2 ADMINISTRATION DES LISTES DE CHOIX

Un certain nombre de listes de choix sont présentes dans l’application afin de faciliter les opérations de saisie. Dans un soucis d’évolutivité, les informations proposées dans ces listes peuvent alors être modifiées par les utilisateurs ayant le profil d’administrateur. Cette gestion est alors réalisée via les écrans d’administration de listes proposés dans le menu de navigation.

Les listes de choix administrables sont les suivantes :

o La liste des groupes Il s’agit de la liste des groupes proposés en fonction de la structure.






o La liste des fonctions

Il s’agit de la liste des fonction proposées en fonction de la structure.

Pour chaque fonction il est possible de donner l’intitulé féminin de la fonction ainsi que de définir si cette fonction est une fonction titulaire ou non pour l’affichage du pop-up lors de l’affectation d’une nouvelle fonction à un contact. Remarque : une nouvelle fonction Remplaçant est créée pour la structure « Commission » (Monitoring, Gouvernance, Affaires courantes). Chaque remplaçant appartient à un pool de remplaçants au sein de la même commission. o La liste des thèmes

o La liste des types de travaux

o La liste des types de contact au sein d’un partenaire Il s’agit de la liste des types de contact au sein d’un partenaire en fonction du type de partenaire.






o La liste des caractéristiques des partenaires

o La liste des conventions

o La liste des organisations

o La liste des trigrammes

Remarque : le trigramme pour la « Moldavie » apparaîtra à la lettre « M »

o La liste des groupes de réunions

Dans chacun des cas listés ci-dessus, l’administration de la liste permet de :

o Modifier un élément de la liste ( ) La modification permet alors de modifier le libellé français et/ou anglais de l’élément. Cette modification sera alors répercutée globalement sur l’application (écrans, impressions, pages publiques, …).






o Supprimer un élément de la liste ( )

La suppression d’un élément dans une liste de choix se fait via une suppression logique et non physique. L’élément n’est alors pas supprimé dans la base de données, mais marqué d’un indicateur. Cette élément ne sera alors plus proposé dans les listes de choix lors d’une nouvelle saisie, mais sera encore affiché là où il aura été sélectionné avant sa suppression. Pour exemple, si un thème d’intérêt X est supprimé, tous les travaux réalisés par rapport au thème X resteront rattaché au thème X. Cependant aucune nouvelle saisie ne pourra être affectée au thème X.

o Ajouter un élément à la liste ( ) L’administrateur peut également ajouter un nouvel élément à la liste. Ce nouvel élément sera alors rajouté dans les listes de choix proposées sur les divers écrans de l’application.

14.3 AUTRES FONCTIONNALITES

14.3.1 Gestion des alertes

Une alerte est créée lorsqu’un contact (membre du Congrès) présente un mandat « actif » dont la date de fin est dépassée depuis 6 mois ou plus. Ces alertes sont alors regroupée sur un écran accessible aux administrateur.

Chaque alerte indique le nom du contact concerné, l’intitulé du mandat, la nature du mandat (L ou R) et les dates de début et de fin du mandat. Une icône d’envoi d’email est également associée à chaque alerte. Cette icône permet alors à l’administrateur d’envoyer rapidement un email au contact concernant son mandat expiré.

14.3.2 Matricules

L’initialisation des matricules peut être réalisée par méthodes :

- L’import d’un fichier Excel (c’est cette méthode qui est traitée ici)






- La mise à jour du champ « Matricule » dans la fiche contact

L’équipe responsable des badges doit effectuer un export Excel des informations liées aux badges et le charger (ou l’envoyer au Congrès qui s’occupera du chargement) sur cette page. La validation de l’action permettra d’exécuter le processus de mise à jour des matricules des membres du Congrès. Le fichier Excel d’import des numéros de matricules doit avoir un modèle bien défini. Les colonnes présentes dans ce fichier sont les suivantes :

- Etat

- Nom

- Prénom

- Catégorie de personnes

- Matricule

- Acces

- Début validité

- Fin validité

- Direction

- Qualité

- Fonction Fr

- Fonction Uk La mise à jour des numéros de matricules respecte un certain nombre de règles :

Seuls les membres actifs (identifiés par la colonne « Etat » avec la valeur « Actif » du fichier Excel) dont le numéro de matricule n’est pas encore renseigné sont concernés par la mise à jour.

En cas d’homonyme, il n’y a pas de mise à jour pour les membres concernés.

A la fin de l’exécution du traitement, la liste des homonymes et des membres non trouvés s’affiche pour que l’administrateur puisse faire une mise à jour manuelle.

Si aucun homonyme est trouvé et qu’il n’y a aucun membre non trouvé, cela signifie que la mise à jour s’est déroulée avec succès et le message suivant doit s’afficher : « La mise à jour s’est terminée avec succès ».

Si une des deux listes n’est pas vide et l’autre ne l’est pas, un tiret est placé après les intitulés « Liste des homonymes pour mise à jour manuelle : » ou « Liste des membres non trouvés : ».

Si l’utilisateur clique sur le bouton « Valider » sans avoir sélectionné de fichier, l’alerte suivante doit apparaître : « Veuillez sélectionner le fichier à télécharger ».

Si l’extension du fichier à traiter n’est pas « .xls » ou « .xlsx », le message suivant apparaît : « Le fichier doit être au format .xls ou .xlsx ».

Le fichier de matricule à importer doit être composé d’une unique feuille de calcul.

Si la structure du fichier Excel d’import est incorrecte, le message suivant doit s'afficher rappelant la structure qu'il doit avoir (noms des colonnes et formats autorisés) : « Veuillez vérifier que le fichier ne contient qu'une seule et unique feuille contenant les colonnes "Etat", "Nom", "Prénom", "Catégorie de personnes", "Matricule", "Acces", "Début validité", "Fin validité", "Direction", "Qualité", "Fonction Fr" et "Function Uk" ».






La mise à jour des numéros de matricules est donc semi-automatique.

14.3.3 Photos

L’écran de recherche d’un contact avec affichage de sa photo est accessible depuis le menu de l’application (bloc Administration, menu Photos). Cet écran permet de lister les contacts présents dans l’application, mais permet surtout d’appliquer des filtres de recherche sur cette liste afin de cibler un contact particulier.

Les critères de recherche proposés sont les suivants : - Le nom du contact


- La catégorie de contact Ce critère permet de porter la recherche sur le type de contact (Membre du Congrès, Secrétaire de délégation, Expert ou Autre). Il est à noter qu’une recherche concernant le type « Membre du Congrès » englobe les membres actuels, mais également les membres proposés, anciens ou honoraires.

- Le pays Ce critère permet de rechercher les contacts par sélection de la délégation à laquelle ils appartiennent.


- Le statut Il s’agit d’effectuer la recherche par sélection de la position (représentant ou suppléant).


Permet de rechercher uniquement les contacts ayant une mise à jour en attente de validation.






Le tableau de résultat de la recherche comporte les colonnes suivantes : - La photo du contact - Le nom du contact - Le pays du contact

Le clic sur une photo provoque son téléchargement.

14.3.4 Exports de données

Deux exports de données, au format xls (Excel) ou XML, sont proposés à l’administrateur afin d’alimenter d’autres bases de données :

- Export vers la « Base Expert » Cet export permet de transmettre les coordonnées bancaires des membres actuels du Congrès vers la base de données Expert des finances. Ainsi, l’export génère un fichier Excel contenant des informations et notamment les coordonnées bancaires de l’ensembles des membres actuels. Ce fichier Excel est alors importé dans la base Expert.

- Export vers le « Circuit Orateur » Cet export permet de transmettre les noms/prénoms des membres actuels du Congrès vers le circuit orateur. Ainsi, l’export génère un fichier XML contenant ses informations. Ce fichier XML est alors importé dans la base du circuit orateur.

- Export vers la « Base Accueil » L’export vers la base accueil doit permettre de tenir à jour les informations concernant les membres en vue de la création des badges. Cet export présente la particularité de ne pas transmettre les informations concernant l’ensemble des membres du Congrès, mais uniquement les nouveaux membres ou ceux dont la chambre (R / L) ou le statut (Représentant / Suppléant) ont changés. Chaque changement est alors mémorisé afin d’identifier les contacts dont l’export est requis. L’écran présente alors le nombre de nouveaux membres et de membres dont les informations ont été modifiées. Ces marqueurs peuvent également être remis à 0 via le bouton « Reset » proposé à l’utilisateur. Cet export contient les colonnes suivantes : matricule, nom, prénom, chambre, statut, pays et langue.

- Export de données pour le système de vote Cet export permet de transmettre les informations liées aux membres et est utilisé comme source d’information pour le système de vote par badges de la DLOG. L’export génère un fichier Excel.






14.3.5 Gestion des sièges proposés

Un module permet de valider les sièges proposés par délégation.

Chaque délégation dont un ou plusieurs membres est proposé pour un siège apparaît dans la liste. Il est possible

de valider tous les sièges d’un pays en cliquant sur . Une confirmation est demandée avant la validation des sièges. Remarque : on ne prend en compte que les sièges considérés comme actuels.

14.3.6 Gestion des sessions

14.3.6.1 Administration d’une session L’écran d’administration des réunions se présente de la façon suivante :






Plusieurs actions sont possibles :

Activer la session (cocher la case) ou désactiver la session (décocher la case)

Visualiser les détails de la session

Modifier le texte de la session

Clore la session

Supprimer la session (lorsqu’elle est close) ainsi que toutes les inscriptions, demandes de billet prépayé et demandes de visa

Sur la page de modification, il est possible d’ajouter 3 types de texte :

- Nombre de recommandations ; - Nombre de résolutions ; - Nombre d’opinions.






Les champs en questions devront être des valeurs numériques. Si les champs ne contiennent pas des nombres, un message d’erreur précise que des valeurs numériques sont attendues. Précondition : (néant). L’écran de création d’une session se présente de la manière suivante :

Lorsque les données sont saisies, cliquer sur le bouton de validation permet de confirmer la création de la réunion.

14.3.6.2 Administration des inscriptions Précondition : il doit exister au moins une session active pour procéder aux inscriptions. Les administrateurs et secrétaires de délégation ont accès à l’écran d’administration des inscriptions.






On retrouve un espace de recherche pour les inscriptions avec différents critères (nom du contact, pays du contact, statut, chambre, inscription effectuée, demande de billet prépayé effectuée, demande de visa effectuée). Remarque : un utilisateur avec le profil secrétaire de délégation accède aux inscriptions pour les membres de son pays uniquement. Un utilisateur avec le profil administrateur accède aux inscriptions pour tous les membres.

Remarque : Les anciens secrétaires de délégation (ancienne fonction) n’apparaissent pas dans la liste. Remarque : Les formulaires d’inscription à une session, de demande de billet prépayé et de visa sont accessibles en lecture seule uniquement pour un utilisateur pour le Secrétariat. Le Secrétariat ne peut ni modifier ni supprimer une inscription.

14.3.6.3 Inscription Un utilisateur avec le profil administrateur ou secrétaire de délégation accède au formulaire d’inscription en

cliquant sur de la personne concernée. L’inscription aux sessions propose un système de remplacement par demi-journée de l’ensemble des journées de la session.

Si l’inscription porte sur représentant, l’écran d’inscription apparaît comme ci-dessous à l’utilisateur :






L’utilisateur peut inscrire le représentant pour une ou plusieurs demi-journées en cochant tout d’abord les demi-journées puis en cliquant sur « Confirm ».

Si l’inscription à la réunion porte sur un suppléant, l’écran d’inscription se présentera comme ceci :






Pour chaque demi-journée de la session :

L’utilisateur peut inscrire le suppléant à ses propres frais en cochant « I will cover own travel and subsistence expenses » puis cliquer sur « Confirm » :

L’utilisateur peut aussi choisir d’inscrire le suppléant en remplacement d’un représentant en cochant « Replacing » puis en sélectionnant le représentant

L’utilisateur peut aussi ne rien choisir parmi les options ci-dessus, dans ce cas, le suppléant ne sera pas inscrit pour la demi-journée

Remarque : des messages de couleur rouge peuvent apparaître si le titulaire est déjà remplacé pour la demi-journée de remplacement.

Si l’inscription à la réunion porte sur un « Secrétaire de délégation », l’écran apparaît ainsi :






Le principe d’inscription du secrétaire de délégation à la session est le même que celui pour le représentant. Remarque : Quel que soit le choix utilisateur et quel que soit le mode création ou le mode modification, le titulaire, les remplaçants concernés et les secrétaires de délégation recevront un email de confirmation d’inscription et/ou d’annulation d’inscription à la session. L’email est envoyé en copie à [email protected].

14.3.7 Gestion des réunions

14.3.7.1 Administration d’une réunion L’écran d’administration des réunions se présente de la façon suivante :

Le récapitulatif des réunions est présent en haut de l’écran. Plusieurs actions sont possibles :

Activer la réunion (cocher la case) ou désactiver la réunion (décocher la case)

Visualiser les détails de la réunion

Modifier les détails de la réunion

Clore la réunion






Supprimer la réunion (lorsqu’elle est close) ainsi que toutes les inscriptions, demandes de billet prépayé et demandes de visa

Précondition : pour créer une réunion, un ou plusieurs groupes de réunion doivent être enregistrés (cf. module d’administration des listes). Le fait d’attribuer un groupe de réunion à une réunion permet de n’appeler que les membres du groupe correspondant (Bureau, Forum statutaire, …) lors de la gestion des inscriptions. L’écran de création d’une réunion se présente de la manière suivante :

Lorsque les données sont saisies, cliquer sur le bouton de validation permet de confirmer la création de la réunion. Remarque : lorsqu’une réunion est créée, il n’est plus possible de lui attribuer un groupe de réunion différent.

14.3.7.2 Administration des inscriptions Précondition : il doit exister au moins une réunion active pour procéder aux inscriptions. Les administrateurs et secrétaires de délégation ont accès à l’écran d’administration des inscriptions :






Trois boutons sont disponibles sous le tableau :

- Le bouton Voting register pour générer le rapport de registre de vote


- Le bouton List of participants pour générer la liste des participants On retrouve le récapitulatif des réunions actives et un espace de recherche pour les inscriptions avec différents critères (nom du contact, pays du contact, statut, chambre, inscription effectuée, demande de billet prépayé effectuée, demande de visa effectuée). Remarque : la liste des contacts affichés prend en compte le groupe appelé pour la réunion. Dans l’exemple ci-dessus, la réunion concerne les membres du bureau, et on s’aperçoit que seuls ces membres sont proposés (175 résultats pour la recherche sans filtre positionné). Remarque : un utilisateur avec le profil secrétaire de délégation accède aux inscriptions pour les membres de son pays uniquement. Un utilisateur avec le profil administrateur accède aux inscriptions pour tous les membres. Remarque : La liste des appelés pour les réunions de commissions évolue suivant la façon suivante : les appelés sont sélectionnés parmi les titulaires et remplaçants ayant une fonction au sein de la commission (titulaire ou membre du pool de remplaçants). Les secrétaires de délégation seront également appelé(e)s.






Remarque : Les formulaires d’inscription à une session, de demande de billet prépayé et de visa sont accessibles en lecture seule uniquement pour un utilisateur pour le Secrétariat. Le Secrétariat ne peut ni modifier ni supprimer une inscription.

14.3.7.3 Inscription Un utilisateur avec le profil administrateur ou secrétaire de délégation accède au formulaire d’inscription en

cliquant sur de la personne concernée. Un utilisateur avec le profil membre du congrès accède à son formulaire d’inscription depuis la page d’accueil, lorsqu’il se connecte :

L’inscription aux réunions propose un système de remplacement pour les fonction Titulaires / Remplaçants ( Full Member / Alternate) des 3 commissions (Monitoring, Governance, Current Affairs)

Si l’inscription porte sur un titulaire de la commission, l’écran d’inscription sera comme ci-dessous :






A partir de cet écran, l’utilisateur peut soir confirmer l’inscription du titulaire à la réunion soit cliquer sur « Modify » pour démarrer la saisie d’un remplacement du titulaire. Pour ce dernier cas, l’inscription permet donc au titulaire (Full Member) de choisir son remplaçant pour la réunion parmi une liste de « Remplaçants (Alternate) ».






Remarque : des messages de couleur rouge apparaissent dessous la liste des remplaçant pour signaler que le remplaçant vient déjà en remplacement d’un autre titulaire.

Si l’inscription à la réunion porte sur un remplaçant de la commission, l’écran d’inscription se présentera comme ceci :

L’utilisateur peut donc inscrire le remplaçant à ses propres frais en cochant « I will cover own travel and subsistence expenses » puis cliquer sur « Confirm ».






L’utilisateur peut aussi choisir d’inscrire le remplaçant en remplacement d’un titulaire en cochant « Replacing ». La liste des titulaires de la délégation dans la commission apparaît alors et laisse le choix à l’utilisateur de sélectionner un titulaire pour le remplaçant.

Remarque : des messages de couleur rouge peuvent apparaître si le titulaire est déjà remplacé pour la réunion.

Si l’inscription à la réunion porte sur un « Secrétaire de délégation », l’écran apparaît ainsi :






Le principe d’inscription du secrétaire de délégation à la réunion est le même que celui pour le titulaire saut qu’aucun choix de saisie de remplaçant n’est laissé disponible aux secrétaires. Remarque : Quel que soit le choix utilisateur, le titulaire, les remplaçants concernés et les secrétaires de délégation recevront un email de confirmation d’inscription et/ou d’annulation d’inscription à la réunion. Un email sera envoyé :

Au remplaçant lorsque le titulaire le désigne en tant que remplaçant pour la réunion déterminée avec copie au secrétaire de délégation

Au remplaçant et au titulaire lorsque c’est le secrétaire de délégation qui effectue l’enregistrement

Au titulaire lorsque celui-ci s’inscrit en lieu et place du remplaçant avec copie au secrétaire de délégation Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, cet email doit être envoyé en copie à leur boite mail respective :







[email protected]

14.3.7.4 Demande de billet prépayé Un utilisateur avec le profil administrateur ou secrétaire de délégation accède au formulaire de demande de billet

prépayé en cliquant sur de la personne concernée sur la page d’administration des inscriptions :

Un utilisateur avec le profil membre du congrès accède à son formulaire d’inscription depuis la page d’accueil, lorsqu’il se connecte (s’il est inscrit) :






Pour effectuer une demande de billet prépayé, renseigner les différentes informations requises et cliquer sur le bouton de confirmation. La demande est prise en compte. Un mail est envoyé automatiquement (aussi en cas d’annulation). Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, cet email doit être envoyé en copie à leur boite mail respective :







[email protected]

14.3.7.5 Demande de visa Un utilisateur avec le profil administrateur ou secrétaire de délégation accède au formulaire de demande de visa

en cliquant sur de la personne concernée sur la page d’administration des inscriptions :

Un utilisateur avec le profil membre du congrès accède à son formulaire d’inscription depuis la page d’accueil, lorsqu’il se connecte (s’il est inscrit) :






Pour effectuer une demande de visa, renseigner les différentes informations requises et cliquer sur le bouton de confirmation. La demande est prise en compte. Un mail est envoyé automatiquement (aussi en cas d’annulation). Pour les réunions « statutaires », à savoir les commissions et le Bureau, cet email doit être envoyé en copie à leur boite mail respective :







[email protected]

14.3.8 Textes du Compendium

Les textes du Compendium sont accessibles depuis le menu de l’application (bloc Administration, menu Compendium Text).






Aucune vérification n’est faite sur ces champs. Ces textes sont modifiables à tout moment manuellement par l’administrateur.






15 PARTIE PUBLIQUE - SYSTEME DE VOTE PAR BADGES

Un fichier XML est créé et mis à disposition à partir d’une page web présente dans CongressDatabase pour que la DLOG puisse y accéder en lecture seule. Ce fichier permet d’indiquer si un membre a le droit de vote ou non. Le fichier est généré pour chaque session. Lors des sessions propres à chacune des deux chambres (Locale et Régionale), deux fichiers doivent être générés. Il existe donc trois URL au total qui sont appelées par la DLOG en temps voulu :

- Une URL pour la session plénière http://www.congressdatabase.coe.int/WebForms/Sessions/PlenaryRegistrations.aspx

- Une URL pour la chambre des pouvoirs locaux (http://www.congressdatabase.coe.int/WebForms/Sessions/CPLRegistrations.aspx) ;

- Une URL pour la chambre des régions (http://www.congressdatabase.coe.int/WebForms/Sessions/CPRRegistrations.aspx).

Ces pages sont publiques et sont générées à partir des informations d’inscription à la session (quelques minutes avant le début de la session).

http://www.congressdatabase.coe.int/WebForms/Sessions/PlenaryRegistrations.aspx

http://www.congressdatabase.coe.int/WebForms/Sessions/CPLRegistrations.aspx

http://www.congressdatabase.coe.int/WebForms/Sessions/CPRRegistrations.aspx






16 PARTIE PUBLIQUE – MEMBRES DU CONGRES


16.1.1 Sommaire

La page sommaire du bloc « Membres du Congrès » est composée d’un texte introductif et d’encarts permettant d’accéder aux autres pages liées aux membres du Congrès.

16.1.2 Liste A – Z

L’écran de recherche par lettre alphabétique d’un membre du Congrès est accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu A-Z List). Cet écran permet de lister les membres du Congrès présents dans l’application, mais permet surtout d’appliquer un filtre par lettre alphabétique (nom qui commence par la lettre sélectionnée) sur cette liste afin de cibler un membre particulier.

Le résultat de la recherche affiche sous forme de tableau : - Le nom (civilité, nom, prénom) - Le statut (rep / sub) - La chambre (L / R) - Le groupe politique (CRE-ECR, PPE/CCE-EPP/CCE, GILD-ILDG, NI-NR, SOC) - La délégation nationale

16.1.3 Recherche

L’écran de recherche d’un membres du Congrès est accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu Search). Cet écran permet de lister les membres du Congrès présents dans l’application, mais permet surtout d’appliquer des filtres de recherche sur cette liste afin de cibler un membre particulier.






Les critères de recherche proposés sont les suivants : - Le nom du membre


- Le pays Ce critère permet de rechercher les membres par sélection de la délégation à laquelle ils appartiennent.


- Le groupe politique au sein du Congrès

Il s’agit d’effectue la recherche par appartenance à un groupe politique particulier au sein du Congrès. - Le statut

Il s’agit d’effectuer la recherche par sélection de la position (représentant ou suppléant). - La commission

Il s’agit d’effectuer la recherche par appartenance à une commission au sein du Congrès. Le résultat de la recherche affiche sous forme de tableau : - Le nom (civilité, nom, prénom) - Le statut (rep / sub) - La chambre (L / R) - Le groupe politique (CRE-ECR, PPE/CCE-EPP/CCE, GILD-ILDG, NI-NR, SOC) - La délégation nationale

16.1.4 Délégations nationales

L’écran d’accès à une délégation nationale est accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu National delegations). Cet écran permet d’accéder aux délégations nationales.






Le clic sur le nom d’une délégation nationale permet d’afficher l’écran de consultation des informations de la délégation nationale choisie. La fiche de la délégation nationale présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant la délégation nationale. Les informations sont organisées de la manière suivante : La page est découpée en 2 grandes zones. La première contient les informations principales concernant la délégation nationale (nombre de représentants et nombre de suppléants, membres de la chambre des pouvoirs locaux et des Régions, président, vice-président, secrétariat de la délégation, bureau du conseil de l’Europe).






La seconde zone présente l’ensemble des informations restantes (démocratie locale et régionale). Cette zone comprend 3 parties : - Monitoring (rapporteurs, experts, activités, recommandations, résolutions, rapports) - Observation des élections locales et régionales (activités, recommandations, résolutions, rapports) - Activités de coopération (activités)






16.1.5 Secrétaires de délégation

La page des secrétaires de délégation est accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu Secretary of delegations). Elle présente la liste des secrétaires de délégation, stockée en base de données. Les informations sont groupées par pays. Chaque bloc de pays présente les coordonnées des personnes affectées au secrétariat de la délégation.






Les informations sur les secrétaires de délégations sont la civilité, le prénom, le nom, l’adresse, le code postal, la ville, le pays, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse email et le site web. La photo de la personne est également visible à droite des coordonnées.

16.1.6 Membres honoraires

La page des membres honoraires est accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu Honorary members). Elle présente la liste des membres honoraires, stockées en base de données.

Les informations sur le membre honoraire sont la civilité, le prénom, le nom, l’adresse, le code postal, la ville, le pays, le numéro de téléphone, le numéro de fax et l’adresse email. La photo de la personne est également visible à droite des coordonnées.






17 PARTIE PUBLIQUE – STRUCTURES


17.1.1 Sommaire

La page sommaire du bloc « Structures » est composée d’encarts permettant d’accéder aux autres pages liées aux structures.

17.1.2 Chambre des pouvoirs locaux

La page de la chambre des pouvoirs locaux est accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Chamber of Local Authorities). Elle présente le nombre théorique de membres et le nombre de membres désignées, ainsi que la civilité, le prénom et le nom de la personne s’occupant du secrétariat. Cette page liste également l’ensemble des membres (civilité, nom et prénom) avec l’information de la délégation nationale à laquelle la personne est rattachée.






17.1.3 Chambre des régions

La page de la chambre des Régions est accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Chamber of Regions). Elle présente le nombre théorique de membres et le nombre de membres désignées, ainsi que la civilité, le prénom et le nom de la personne s’occupant du secrétariat. Cette page liste également l’ensemble des membres (civilité, nom et prénom) avec l’information de la délégation nationale à laquelle la personne est rattachée.

17.1.4 Forum statutaire

Le forum statutaire est accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Statutory Forum). Le lien mène vers la page sur site Transit du Congrès : http://www.coe.int/t/congress/Fonctionnement/statutory-FORUM/default_fr.asp?mytabsmenu=2

http://www.coe.int/t/congress/Fonctionnement/statutory-FORUM/default_fr.asp?mytabsmenu=2

http://www.coe.int/t/congress/Fonctionnement/statutory-FORUM/default_fr.asp?mytabsmenu=2






17.1.5 Bureaux

La page des bureaux est accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Bureau). Elle présente l’ensemble des informations sur les différents bureaux, stockés en base de données. Les informations sont organisées de la manière suivante :






La page présente les membres des différents bureaux : - Le bureau du Congrès - Le bureau de la Chambre des pouvoirs locaux - Le bureau de la Chambre des Régions

en affichant, regroupé par fonction (comme sur les rapports prédéfinis des bureaux), le nom des membres (civilité, prénom et nom), leur chambre, leur groupe politique et leur délégation nationale de rattachement. La page présente en plus la commission rattachée pour les fonctions « President of the Committee » et « President






of the Political Group ». La chambre n’est pas affichée pour les parties « Bureau de la chambre des pouvoirs locaux » et « Bureau de la chambre des régions ». Les membres du bureau du Congrès doivent être ordonnés suivant l’identifiant stocké en base de la fonction des personnes et selon l’acronyme de la chambre du président du Congrès. Il y a une alternance entre les chambres en fonction de la chambre du Président. Cet ordre est le même que celui du rapport prédéfini du bureau du Congrès.

17.1.6 Commissions - sommaire

La page Commissions est accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Commissions). Elle est composée d’encarts permettant d’accéder aux différentes commissions.

17.1.7 Commissions – composition de la commission du suivi

La page de la composition de la commission de suivi est accessible depuis la page commissions (bloc Structures, menu Commissions, encart Composition of the Monitoring Committee). Les informations sont organisées de la manière suivante : La page présente la composition de la commission de suivi : - Le président de la commission de suivi (civilité, nom, prénom, délégation nationale, langue de travail, type de

chambre, fonctions externes, nom du partie politique, acronyme du groupe politique)

- Les différents vice-présidents (7 maximum) de la commission de suivi (civilité, nom, prénom, délégation

nationale, langue de travail, type de chambre, fonctions externes, nom du partie politique, acronyme du groupe politique)






- Les membres de la commission de suivi (présenté par pays et par chambre L/R)

Les noms des membres précédés d’un “T” correspondent aux membres titulaires à la chambre, tandis que les noms des membres précédés d’un “A” correspondent aux remplaçants (alternates en anglais).

17.1.8 Commissions – composition de la commission de la gouvernance

La page de la composition de la commission de la gouvernance est accessible depuis la page commissions (bloc Structures, menu Commissions, encart Composition of the Governance Committee). Elle se présente de la même manière que la page Composition of the Monitoring Committee (voir paragraphe « Commissions – composition de la commission du suivi »).

17.1.9 Commissions – composition de la commission des questions d’actualité

La page de la composition de la commission des questions d’actualité est accessible depuis la page commissions (bloc Structures, menu Commissions, encart Composition of the Current Affairs Committee). Elle se présente de la même manière que la page Composition of the Monitoring Committee (voir paragraphe « Commissions – composition de la commission du suivi »).

17.1.10 Groupes de travail – sommaire

La page Groupes de travail est accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Working groups). Elle est composée de deux blocs introductifs permettant d’accéder aux groupes de travail.






17.1.11 Groupes de travail – groupe d’experts indépendants

La page de la composition du groupe d’experts indépendants sur la Charte européenne de l’autonomie locale est accessible depuis la page groupes de travail (bloc Structures, menu Working groups, lien Members of the Group of Independent experts on the European Charter of the local self-government). Les informations sont organisées de la manière suivante : La page présente la composition du groupe d’experts indépendants : - Le président - Les présidents d’honneur - Le titulaire et les remplaçants pour chaque délégation nationale

La description des différentes personnes présente les renseignements suivants : civilité, prénom, nom, adresse, code postal, ville, pays.






17.1.12 Groupes de travail – groupe de contact comité des régions

La page de la composition du groupe Congrès/Comité des régions est accessible depuis la page groupes de travail (bloc Structures, menu Working groups, lien Members of the contact group Congress/Committee of the regions). Les informations sont organisées de la manière suivante : La page présente la composition du groupe de contact Congrès/Comité des régions : - Les membres du Congrès (civilité, nom, prénom, acronyme du groupe politique, titulaire/remplaçant,

délégation nationale)






- Les membres du comité des régions (nom, prénom, remplaçant CdR/Titulaire CdR, acronyme du groupe

politique, délégation nationale)

Au bas de la page, les coordonnées du secrétariat sont mentionnées.






18 PARTIE PUBLIQUE – GROUPES POLITIQUES


18.1.1 Sommaire

La page sommaire du bloc « Groupes politiques » est composée d’encarts permettant d’accéder aux autres pages liées aux groupes politiques.

18.1.2 SOC

La page du groupe socialiste est accessible depuis le menu de l’application (bloc Political groups, menu SOC). Les informations sont organisées de la manière suivante : La page présente la composition du groupe socialiste : - Le président et ses vice-présidents (civilité, nom, prénom, fonction, délégation nationale)

- Les membres associées aux finances : trésorier, commissaire aux comptes, etc. (civilité, nom, prénom,

fonction, délégation nationale)

- Les coordonnées du secrétariat






- Les membres (civilité, nom, prénom, délégation nationale)

18.1.3 PPE-CCE

La page du groupe du parti populaire européen au Congrès est accessible depuis le menu de l’application (bloc Political groups, menu EPP-CCE). Elle se présente de la même manière que la page Groupe socialiste (voir paragraphe « SOC »).

18.1.4 GILD

La page du groupe indépendant libéral et démocratique est accessible depuis le menu de l’application (bloc Political groups, menu ILDG). Elle se présente de la même manière que la page Groupe socialiste (voir paragraphe « SOC »).

18.1.5 CRE

La page du groupe des conservateurs et réformistes européens est accessible depuis le menu de l’application (bloc Political groups, menu ECR). Elle se présente de la même manière que la page Groupe socialiste (voir paragraphe « SOC »).

18.1.6 NI

La page des non-inscrits est accessible depuis le menu de l’application (bloc Political groups, menu NR). Elle se présente de la même manière que la page Groupe socialiste (voir paragraphe « SOC »).






19 PARTIE PUBLIQUE – PARTENAIRES


19.1.1 Sommaire

La page sommaire du bloc « Partenaires » est composée d’encarts permettant d’accéder aux autres pages liées aux partenaires.

19.1.2 Associations nationales

La page des associations nationales est accessible depuis le menu de l’application (bloc Partners, menu National Associations). Cet écran permet d’accéder aux associations nationales filtrées par délégation nationale.

Le clic sur le nom d’une délégation nationale permet d’afficher la liste des associations nationales sous le tableau des drapeaux. Remarque : L’ascenseur de la page descend automatiquement sous le tableau des drapeaux pour visualiser la liste des associations nationales.






Les informations sur les associations internationales affichées sont : l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse email, le site web.

19.1.3 Observateurs

La page des observateurs est accessible depuis le menu de l’application (bloc Partners, menu Partners). Elle présente un bloc introductif, suivi de la liste des différents observateurs. Les informations affichées pour chaque observateur sont les suivantes : l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse email et le site web.






19.1.4 Associations internationales

La page des associations internationales est accessible depuis le menu de l’application (bloc Partners, menu International Associations). Elle se présente de la même manière que la page des observateurs (voir paragraphe « Observateurs »).






20 PARTIE PUBLIQUE – CALENDRIER DES EVENEMENTS


L’écran de recherche dans le calendrier d’événements est accessible depuis le site Liferay. Cet écran permet de lister les événements du calendrier, mais permet surtout d’appliquer des filtres de recherche sur cette liste afin de cibler un événement particulier.

Les critères de recherche proposés sont les suivants : - Le pays

Ce critère permet de rechercher les événements par sélection du pays dans lequel se déroule l’événement.

- La période Ce critère permet de filtrer les événements sur une période en précisant une date de début et une date de fin sous le format dd/mm/yyyy.






La date de début de la période est initialisée avec la date du jour et la date de fin de la période est initialisée avec le dernier jour de l’année courante. Les résultats de la recherche sont regroupés par mois. Pour chaque événement, les informations suivantes s’affichent : - Le mois et l’année durant lesquels l’événement se déroule - L’icône pour identifier si l’événement est :

o un événement organisé par le Congrès

o un événement co-organisé par le Congrès

o un événement avec la participation du Congrès

o un événement d’intérêt pour les villes et régions - Le nom de l’événement (en gras) - La ville et le pays dans lesquels l’événement se déroule - Le prénom et le nom du contact principal pour l’événement






21 PARTIE PUBLIQUE – FICHE INDIVIDU


La fiche individu est accessible depuis plusieurs endroits : - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent en première colonne dans le tableau de résultat de la page

A-Z list accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu A-Z list). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent en première colonne dans le tableau de résultat de la page

Search accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu Search). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page d’une délégation nationale au Congrès

accessible depuis le menu de l’application (bloc Congress members, menu National delegations). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page de la chambre des pouvoirs locaux accessible

depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Chamber of Local Authorities). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page de la chambre des Régions accessible depuis

le menu de l’application (bloc Structures, menu Chamber of Regions). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page des bureaux accessible depuis le menu de

l’application (bloc Structures, menu Bureau). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page du comité de suivi accessible depuis le menu

de l’application (bloc Structures, menu Commissions, encart Composition of the Monitoring Committee). - Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page du comité de gouvernance accessible depuis

le menu de l’application (bloc Structures, menu Commissions, encart Composition of the Governance Committee).

- Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page du comité des questions d’actualité accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Commissions, encart Composition of the Current Affairs Committee).

- Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page présentant la composition du groupe de contact Congrès/Comité des régions accessible depuis le menu de l’application (bloc Structures, menu Working groups, encart Composition du groupe de contact Congrès/Comité des régions).

- Depuis le lien sur un nom d’un membre présent dans la page d’un groupe politique accessible depuis le menu de l’application (bloc Political groups, menu SOC / EPP-CCE / ILDG / ECR / NR).

La fiche individu présente l’ensemble des informations, stockées en base de données, concernant l’individu. Les informations sont organisées de la manière suivante : La page est découpée en 3 parties : - La partie « Affiliation politique » qui contient le nom du parti politique, ainsi que le groupe politique du

Congrès du membre - La partie « Fonctions au sein du Congrès » qui affiche le type du membre (représentant / suppléant) et le

type de la chambre, la fonction interne de délégation et les fonctions internes du membre - La partie « Coordonnées » qui renseigne les fonctions externes du membre, l’adresse postale, le code

postal, la ville, le pays, son numéro de téléphone et son adresse email






22 PARTIE PUBLIQUE – LEGENDE DES ACRONYMES


La page présente la légende des acronymes est disponible depuis le lien « Légende des acronymes » présent sur de nombreuses pages.






23 PREMIERE MISE EN PLACE DE L’APPLICATION

La première mise en œuvre de l’application demande à l’administrateur de faire plusieurs manipulations. En effet, cette première mise en œuvre s’accompagne d’une récupération des données depuis l’ancienne application. Cette migration des données est automatisée et effectuée lors de l’installation de l’application. Cependant, les drapeaux des pays ainsi que les photos des contacts ne sont pas récupérés lors de cette migration. De même, l’installation de l’application implique la création du « premier compte utilisateur » qui sera administrateur de l’application. Les autres comptes utilisateurs doivent alors être créés, tant pour les administrateurs et membres du secrétariat du Congrès que pour les contacts et partenaires référencés.

23.1 CREATION DES COMPTES UTILISATEURS

La première installation de l’application effectue la création d’un premier compte utilisateur administrateur. Login : admin Mot de passe : admin0 Ce compte utilisateur doit alors être utilisé pour créer les comptes utilisateurs administrateurs de l’application, ainsi que les comptes correspondant aux membres du secrétariat du Congrès. Pour des raisons de sécurité, le compte admin doit ensuite être supprimé. Voici un exemple des étapes qui devrait être suivies pour effectuer ces opérations : 1 – Se connecter à l’application en utilisant les informations du compte admin 2 – Se créer un compte utilisateur avec les droits d’administrateur en utilisant son adresse email 3 – Se déconnecter de l’application 4 – Se reconnecter à l’application avec les informations de son compte personnel, envoyées par email 5 – Supprimer le compte utilisateur admin 6 – Créer les autres comptes administrateurs et membres du secrétariat du Congrès

23.2 IMPORT DES DRAPEAUX ET PHOTOS

La première installation de l’application effectue la migration des données depuis l’ancienne base à l’exception des drapeaux des pays et des photos des contacts. Pour effectuer ces imports de manière automatisée, un traitement à usage unique est mis à disposition des administrateurs de l’application. Ce traitement est disponible via une page web de l’application qui n’est pas accessible depuis le menu de navigation. L’utilisateur doit alors accéder à cette page en saisissant son adresse dans la barre d’adresse du navigateur. Page d’accueil de l’application : http://www.congress.coe.int/database/Default.aspx Page de traitement à usage unique : http://www.congress.coe.int/database/WebForms/OneShot.aspx La page se présente alors de la manière suivante :






L’administrateur doit spécifier le chemin vers le répertoire contenant les images et lancer l’import.

Le résultat de l’import est alors affiché à la fin du traitement. Il est à noter que l’import des drapeaux et des photos peut être lancé plusieurs fois sans risque. Lors de l’exécution de l’import, les images trouvées dans le répertoire seront enregistrées en base et écraseront les images en base de données pour les pays (ou contacts) correspondants.

23.3 CREATION ET DIFFUSION MASSIVE DES COMPTES UTILISATEURS

L’installation de l’application assure la migration des données depuis l’ancienne base, c'est-à-dire la récupération des fiches contact et partenaire existantes. La nouvelle application propose d’associer les contacts et partenaires à un compte utilisateur afin de leur permettre d’accéder à l’application et de mettre à jour les informations les concernant. Pour effectuer la création de ces comptes utilisateurs de manière automatisée, un traitement à usage unique est mis à disposition des administrateurs de l’application. Ce traitement est disponible via une page web de l’application qui n’est pas accessible depuis le menu de navigation. L’utilisateur doit alors accéder à cette page en saisissant son adresse dans la barre d’adresse du navigateur. Page d’accueil de l’application : http://www.congress.coe.int/database/Default.aspx Page de traitement à usage unique : http://www.congress.coe.int/database/WebForms/OneShot.aspx La page se présente alors de la manière suivante :

Deux processus de création et de diffusion des comptes utilisateurs distincts sont proposé, le premier concernant les partenaires, le second concernant les contacts. Ce processus sélectionne l’ensemble des contacts (ou partenaires) qui n’ont pas encore de compte utilisateur. Après vérification de la présence d’une adresse email pour le contact (ou partenaire), de la validité de cette adresse email, de la disponibilité de cette adresse email en tant que login, le compte utilisateur est créé. Le résultat de l’opération est alors affiché à la fin du traitement. Il est à noter que cette opération peut être exécutée plusieurs fois sachant que les comptes déjà créés ne sont plus pris en compte par le traitement.

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