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RECETTES

Service FinancierSupport de FormationRecettes

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Recettes

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Le flux de recette fait appel aux lments de structure

organisationnelle suivants :

Socit: Structure de la comptabilit Financire (FI) dans SIFAC.

Une personne morale est reprsente par plusieurs socits FI.

Division: Structure commune aux modules de Dpenses et de

Recettes dans SIFAC portant la sectorisation de la TVA. Elment

structurel obligatoireen saisie lors de la cration dun document de

vente ou de dpense.

Organisation commerciale : Structure de recette affecte la

socit.

Canal de distribution: Elment obligatoire dans les documents de

vente SIFAC (contrainte produit SAP).

Secteur dactivit: Cet lment drive le domaine dactivit qui

permet la gestion de la lucrativitdans les documents de vente.

Agences commerciales: Cet lment reprsente lUB.

Structure de vente

Domaine

commercial

GESTION DE LA LUCRATIVIT (Impt sur les socits)LUniversit Rennes 2 - Haute Bretagne est paramtr en statut Non lucratif

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Le flux recette dans SIFAC utilise 2 rfrentiels de gestion :

Le rfrentiel article: chaque commande de vente devra rfrencer un article cr pralablement

dans le rfrentiel article.

Le rfrentiel client: chaque commande de vente devra rfrencer un client cr pralablement

dans le rfrentiel client.

La combinaison de donnes contenues dans la fiche article et dans la fiche client permettent la

drivation et le calcul automatique de donnes dans les documents de vente et de facturation:

Exemples :

Dtermination automatique de la TVA applicable,

Dtermination automatique du compte gnral, du compte budgtaire, et du compte collectif imputs,

Dtermination automatique des entits de facturation, de livraison, de paiement lies au client.

De manire garantir le bon fonctionnement du flux recette, il est donc primordial que les

donnes des rfrentiels clients et articles soient cres avec la plus grande rigueur,

Rfrentiels de gestion

LE PROCESSUS DE LA RECETTEPour luniversit de RENNES 2, le choix tabli est le suivant:

Sans mission de titres ni de bordereaux de titres. Limpact en comptabilit budgtaire a lieu au moment de la prise en charge par lagent comptable.

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Le processus de la recette

Sans mission de titres et de bordereaux de recette : Impact en comptabilit

budgtaireau moment de la prise en charge par le Comptable

Commande [VA01]

Contrat [VA41]

Facture (bloque en compta)

[VF01]

Comptabilisation

[ZVFX3]

Document de facturation

Document de vente

Prise en charge

comptable

Ordonnateur

Comptable

Impact

budgtaire

Impact comptable

D 4112

C 7XX

Impact

analytique

Visa

Vrification des donnes

de factures pour envoi

la comptabilisation

[ZREC022]

Le circuit:1. cration de la commande client par la composante ou le Service Financier2. Cration facture + visa 1 +dition 3. Visa du Service Financier6. Edition de la liste, signature, et transmission avec les pices justificatives lagence comptable pour prise en charge (impacts budgtaire, comptable et analytique cf. ci-dessus)

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Analyse de la catgorie de document de vente

SIFAC permet de crer des documents de vente de types commandes de recette

simple, commandes de prestation interne, contrats priodiques (pour les loyers),

et contrats sur conventions et ressource affecte (RA).

Selon le type de document de vente crer :

Utilisation des transactions SIFAC

crer commande client VA01

crer contrat VA41.

Spcification dans la transaction dun type de document spcifique.

Il est donc ncessaire danalyser pralablement toute action le type de

commande crer de manire se diriger vers la bonne transaction et le bon

type de document.

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Analyse de la catgorie de document de vente

ZWV1 Convention RAVA41 ContratContrat sur convention RA

ZCS Commande clientVA01 Commande clientCommande de vente

simple

ZCI Commande interneVA01 Commande clientCommande de prestation

interne

ZWV2 ConventionVA41 ContratContrat sur convention

simple

ZWV3 Contrat

priodique

VA41 ContratContrat priodique

Type de documentTransaction SIFACType de document de

vente

Crer une commande client: VA01Type de commande: match code:

Organisation commerciale: R2

Canal distribution: Z1

Secteur dactivit: toujours indiquer Z1 = non lucratifAgence commerciale: 900

Groupe de vendeurs: ne pas remplirFaire entre

Donneur dordre= Numro client

Puis saisir dans le tableau les colonnes: article quantit dordre UQ = U et prciser dsignation exacte division = R2EX(exonr) ou R2TA (tax) faire entre

Si plusieurs articles les saisir la suite

Plusieurs infos apparaissent voir copie cran ci-dessous

Double cliquer sur la ligne ARTICLE pour arriver sur nouvelle fentre plusieurs onglets3 onglets obligatoires: Facture conditions imputation dans cet ordre

Slectionner longlet facture et choisir la classification fiscale

Slectionner longlet: Conditions

Toutes les zones en bleu sont non modifiables

Dans la colonne type: faire le match code

Double cliquer sur ZPR0 Saisir le montantHT (si TVA) ou TTC sinon

Cliquer sur licne enregistrer conditions

Les lments saisis passent en premire ligne du tableau

Aller dans longlet imputationRenseigner le centre de profit et ventuellement llment OTP

Cliquer sur adresse budgtaire

Adresse budgtaire: cliquer = nouvelle fentre

Renseigner:

- Code fonds: saisir le code correspondant- Domaine Fonctionnel: Toujours indiquer RECET,

1 onglet facultatif:- textes: double clic obligatoire sur texte pour impression permet dajouter du texte qui apparatra sur la factureValider avec licne V en vert sur cette nouvelle fentreAfin de vrifier la saisie effectue, aller dans menu traiter puis cliquer dans ce menu droulant sur protocole document incomplet Un message en bas de page confirme que le document est complet

Messageen bas de lcran : le document est completSauvegarder avec disquette: message en bas de lcran : commande client sauvegard (avec numro cr)

Transaction VA02: Modifier la commande client possibilit dannuler la commande avec onglet motif dannulationTransaction VA03: Afficher la commande client

Transaction VA05: afficher liste des commandes clients Copier une commande client: VA01Choisir longlet Crer avec rfrence

Puis longlet CdeCli. Commande client, puis cliquer sur Slection postes

Puis Reprendre

Modifier les informations

Donneur dordre

N commande dachat

Date commande dachat

Lignes de postes

etc.

Cration dune facture client: VF01

Faire entre - les donnes du document saffichent

Slectionner longlet conditions pour vrifier les montants, si modifications apporter utiliser la VA02.Si OK dans longlet donnes supplmentaires passer le statut de 0 1

Sauvegarder avec licne disquette

VF02: Transaction Modifier facture VF03: Transaction Afficher facture

VF05: Transaction Liste factures

Edition de la facture client: ZVF31

Eventuellement saisir le numro de la facture, cliquer sur licne horloge

Cliquer sur licne visualisation avant impression droite de lhorloge puis cliquer sur licne horloge pour impressionCrer une liquidation directe: FV70

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La transaction FV70permet la saisie dune facture directe (subvention) sans mise

sous bordereau ultrieure.

Utiliser variante de saisie des postes Z_REC_LIQUIDATION_DIRECTE

Saisir :

-Le client,

-La date de facture,

-Le montant (TTC),

-Les imputations comptables et budgtaires

Puis sauvegarder.

Le travail de lordonnateur sachve la sauvegarde, le comptable prend le relais pour la suite.

Flux 2/3

Document de facturation

Facturation sans commande

FV70

1) recettes dinvestissements

Attention: Pas de visa 0, 1 et 2, transfert direct de la liste vers lagence comptable

La VA01 ne permet davoir des articles correspondant la classe 1 recettes dinvestissements do la ncessit pour ce type de recette de passer par la transaction FV70

Faire simuler et diter la liste par onglet Imprimante

Enregistrer avec la disquette ou compltement.

ATTENTION! Ne pas utiliser comptabiliser Rserv agence comptable

2) Recettes de fonctionnement avec ou sans TVA (inscrire toujours le montant en TTC), le calcul de la TVA se fera automatiquement le cas chant)

Faire simuler et diter la liste par onglet Imprimante

Enregistrer avec la disquette ou compltement.

ATTENTION! Ne pas utiliser comptabiliser Rserv agence comptable

Validation finale par le Service Financier: ZREC022(Ne concerne pas la FV 70 Liquidation directe)

La ligne date de facture de .. permet de slectionner les factures afficher par date de cration.

Cliquer surlhorloge

Slectionner la (ou les) ligne puis cliquer sur Validation

Le statut de la facture est pass 2Editer la liste, la faire signer et la transmettre avec les documents lagence comptable Annulation dune facture: VF11

Aprs dition de la facture ZVF31, il est possible dannuler la facture, en rappelant le numro de celle-ci et sauvegarder, ce qui ramne la commande client que lon peut modifier en VA02 par double clic sur larticle

Aprs la ZREC022 et avant prise en charge par le comptable saisir le numro facture, puis valider.Dans ce cas, la facture tant dj transmise lagence comptable, une facture dannulation (N commenant par 29.) est cre afin de supprimer cet enregistrement.

Puis refaire la ZREC022PROCEDURE REDUCTION DUNE RECETTE

(Terme SIFAC: AVOIR)

Pour pouvoir tablir une rduction de recette il faut que la facture de recette ait t au pralable prise en charge par le comptableCration de la demande davoir - Transaction VA01

Par dfaut le systme ramne lensemble des informations qui ont t renseignes lors de la cration de la commande.

Possibilit de rduction totale dune recette par la VA01Sauvegarder le document aprs avoir renseign le motif de lavoir (voir copie ci-dessous).

En revanche si vous faites un avoir partiel sur une facture, il faudra indiquer sur lavoir le montant ou la quantit que vous souhaitez gnrer en avoir.

Exemple: Dans notre exemple nous avons fait une commande de dpart de 150,00 , nous souhaitons faire un avoir de 50,00 notre client.

Faites un double clic sur la ligne darticle.

Revenez sur lcran principal avec La boule verteflche

Gnration de la facture davoir.

Transaction VF01

Mme manipulation que pour une facture sur commande

Edition de lavoir

Transaction: ZVF31 Viser un avoir

Transaction: ZREC022

NB: Si vous avez au dpart une commande avec 2 postes et que vous devez crer un avoir sur le 2me poste et que le 1er poste nest pas concern par lavoir, la cration de lavoir, vous devez supprimer la ligne du poste non souhait sur lavoir (le 1er dans notre exemple), et faire la manipulation ci-dessus pour le 2me poste.

CREATION DUN CONTRAT: VA41Contrat priodique type loyers

Faire Entre

Attention: ne pas remplir le match code en surbrillance aprs la date de dbut de validation du contrat Faire ensuite un double clic sur larticle puis remplir la Division

Dans onglet Conditions, choisir PPSV dans colonne type puis inscrire le montant

Le calendrier est cr

Dans le cas dun contrat multiposte, il faut dcocher la case En-t, ceci permet de crer une facture par ligne de poste.

Onglet imputation

Adresse budgtaire

La cration de la facture en ZVF04 ne pourra se faire que le jour de la date de la facture, dans notre cas le 1er de chaque mois, cependant la ZVF04 ne permet pas de changer les statuts de 0 1 aussi il est ncessaire de lancer la VF02 pour passer dans longlet donnes supplmentaires le statut de 0 1.Ensuite dition de la facture en ZVF31 et validation du statut en 2 par la ZREC022FICHE PRATIQUE DU VISA RECETTESPar lagent comptableContrles rglementaires bureau administratif

Contrles pratiques

Constatation des droits: ralit de la crance

Vrification:

- des droits et obligations contenus dans les contrats, conventions, dcisions de justice

- des arrts de subvention

- des factures tablies par lUniversit ou les UFR

Recette mis par lordonnateurVrification:

imputation

calculs de liquidation

date dmission du titre

NB: pour les recettes perues avant mission de la facture, ces contrles sont supprims

Pices justificativesRennes 2 est assujettie la TVA mais non lucratif pour ses activits denseignement et de recherche. En cas de transfert de la proprit intellectuelle: TVA. Le SAIC est soumis TVAVrification:

- nom complet et ladresse de lassujetti

- nom complet et adresse de son client

- pour chacun des biens livrs ou des services rendus, la quantit, la dnomination prcise, le prix unitaire HT et le taux de TVA ou le cas chant le bnfice dune exonration

- la date laquelle est effectue ou acheve la livraison ou vers lacompte si cette date est dtermine et diffrente de la date dmission de la facture

Cas particuliers

lettres de rappel des recettes non rentres puis mise

en contentieux recettes perues avant mission du titre possibilit pour lordonnateur de ne pas mettre de

titre de recettes pour une crance dont le montant

initial est infrieur 30

Le document de facturationCest le document par lequel lordonnateur constate les droits qui naissent au profit de ltablissement.

Toutes les pices permettant au comptable deffectuer son contrle (nature, quotit, et imputation) doivent tre jointes (dcision CA, convention). Lagent comptable peut rectifier le titre en cas derreur dimputation.

Lagent comptable peut tre amen encaisser des recettes avant mission des factures (droits universitaires). Lordonnateur doit mette une facture laquelle sera jointe les pices justificatives. Ce document permettra limputation dfinitive de la recette, inscrite lors de lencaissement un compte dimputation provisoire par le comptable. Toutes les factures de recette et les pices justificatives sont transmises au Juge des Comptes en fin dexercice.

Tous les droits acquis au cours dun exercice doivent imprativement faire lobjet, au titre de cet exercice, dune facture de recettes quils aient donn lieu encaissement ou non. Les factures de recettes doivent donc tre mises par lordonnateur au plus tard le 31.12 de lanne au cours de laquelle la crance est ne.

Lagent comptable a seul la qualit pour prendre en charge et recouvrer toutes les recettes. Il peut nommer des rgisseurs de recettes pour certaines actions: droits de scolarit, contrle mdical, ventes de publications, encaissements pour le compte de tiers (SS, associations sportives), prestations en nature (organisation de colloques). Le rgisseur est soumis des rgles de fonctionnement. Il est personnellement et pcuniairement responsable.

VISA DES FACTURES DE RECETTE

Les factures sont tablies par lordonnateur et remis lagent comptable accompagnes de pices justificatives. Le contrle du comptable porte sur:

lautorisation de percevoir la recette (autorisation du CA)

la mise en recouvrement dans la limite des lments dinformation dont il dispose. Il doit saisir lordonnateur pour demander la mise en recouvrement dune crance dont il a connaissance.

La rgularit des rductions et des annulations des factures de recette

Le dlai de prescription

La forme de la facture et des pices justificatives (tous les renseignement utiles au recouvrement doivent figurer sur le titre)

La qualit de lordonnateur (dlgation de signature) La liquidation (tablie sur le titre lui-mme ou en annexe) Limputation budgtaire

Le nom et la qualit du dbiteur (identification certaine du redevable) Les titres irrguliers sont retourns motivs lordonnateur.

FACTURES DE RECETTESLmission dune facture est obligatoire lorsque la livraison ou la prestation facture entre dans le champ dapplication de la TVA et que le client est un assujetti ou une personne morale non assujettie.

En outre une facture doit tre obligatoirement dlivre pour tout achat de produits ou de services pour une activit professionnelle.

- elle doit indiquer :

. n intra communautaire didentification la TVA (pas obligatoire de France France). nom et adresse du client

. n facture

. date de vente ou de fin de prestation

. quantits (unit de produit, poids, volume ou taux horaire) et dnominations prcises des prestations ou

marchandises (identification sans termes gnriques) . dlais de rglement, remise, escompte. prix unitaire HT. taux de TVA par produit ou par service.

Par ailleurs doivent apparatre par taux dimposition, le total hors taxe et la taxe correspondante

. mention des modalits dexigibilit de la TVA (rgime normal, rgime drogatoire)REDUCTION DE FACTURES DE RECETTES

Lorsque la recette finale ne correspond pas la facture mise (conventions soumises production de bilans financiers, erreurs de calcul), une simple rduction ou annulation de la facture suffit.

Sil sagit dune crance dune anne antrieure, il conviendra dtablir en plus un mandat de paiement permettant la rgularisation des comptes du comptable.Un document type (voir ci-dessous) regroupant lensemble des infos ncessaires sera pralablement rempli par lUFR ou le service demandeur transmettre au service financier, seul habilit crer ou modifier le client.

SERV. FIN.

COMPOSANTES OU SERVICE FINANCIER

N de commande dachat = rappel rfrences commande client saisir cette info apparatra ainsi sur la facture R2. et date cde dachat

IMPORTANT! Prciser exactement la nature de larticle concern sinon apparatra une dsignation gnrale

Cration de facture

Renseigner le numro de facture pour laquelle vous souhaitez faire un avoir.

Puis cliquez sur Reprendre

Ne pas tenir compte de ce message

Cliquer

Renseignez les champs:

Types de commande: ZCR

Organisation commerciale: R2

Canal de distribution: Z1

Secteur dactivit: Z1

Agence commerciale: XXXX

Les informations des donnes organisation doivent tre identique aux donnes organisation de la cration de la commande de dpart.

Faites Entre

Cration Facture (VF01) et dition ZVF31

R2TA

Modifier le montant, du montant souhaiter en avoir

Indiquer le motif de lavoir puis sauvegarder.

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