Cours portails documentaires - JARIR · Services et ressources offerts par un portail Plan •...

06/11/2017

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Cours portails documentaires3ème année Licence appliquée en GEID

Mohamed Ben Romdhane

[email protected]

ISD, 2017

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Cours portails documentaires /3ème année GEID / 2017

Plan

• Introduction générale

• Chapitre 1 : Les composants (outils) d’unportail de bibliothèque

• Chapitre 2 : Fonctionnalités d’un portaildocumentaire

• Chapitre 3 : Outils de création et de mise enplace des portails documentaires

Cours portails documentaires / 3ème année GEID / 2017 2

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Plan


• Chapitre 1 : Les composantes (outils) d’unportail de bibliothèque



3Cours portails documentaires / 3ème année GEID / 2017

Introduction générale

• Des OPACs aux sites Web des bibliothèques

• Quelques définitions (portail documentaire,OPAC, recherche fédérée,…)

• Services et ressources offerts par un portaildocumentaire


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Avant les portailset même avant les sites Web

Les catalogues en lignesLes catalogues en lignes

OuOu

LesLes OPACsOPACs

Des OPACs aux sites Web des bibliothèques


Les catalogues en ligne - OPAC

OPAC (Online Public Acces Catalog)

APEL (Accès Public En Ligne)

CIEL (Catalogue Interactif En Ligne)

Catalogue automatisé

Catalogue électronique

Catalogue en ligne

Hypercatalogue



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Les catalogues en ligne – OPAC :définition et évolution

Définition : C’est un catalogue bibliographique(représentation, description et localisation descollections physiques de divers types de documentscontenus dans une bibliothèque selon un ensembled règles) il est accessible en ligne et permet larecherche selon un ensemble de critères

Naissance et évolutionNaissance : début des années 1980Évolution : 3 générations



Cours portails documentaires / 3ème année GEID / 2016


OPACs de 1ère générationProduit de l’automatisation des années 1970 desopérations de catalogage et de prêt

Coexisté avec les catalogues traditionnels sur fiches

Faiblesses :

Emploi exclusif du vocabulaire spécialisé descatalogueurs

Absence de messages d’aide pour l’usager

Format unique d’affichage des notices

Manque de points d’accès

…


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Cours portailsdocumentaires / 3ème

année GEID / 2017

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OPACs de 2ème générationRésultat des OPACs de la 1ère génération et des systèmescommerciaux d’interrogation de bases de donnéesbibliographies

Avantages :

Combiner plusieurs critères de recherche

Visualiser les notices repérées sous différents formats (abrégé oucomplet)

S’adapter aux usagers non expérimentés en offrant des menus, desmessages d’aide et des messages d’erreurs plus clairs

…


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année GEID / 2017



OPACs de 3ème générationFin du 20ème sièclePlus accessibles aux usagers inexpérimentésPlus attrayants pour la nouvelle génération desusagers déjà familiers avec les interfacesgraphiques…Utilisent des interfaces graphiquesPlus ergonomesOPACs sonoresHypercatalogue


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année GEID / 2017

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HypercataloguesUtilisation des techniques hypertextuels dans laconsultation des catalogues

25 à 50% des lecteurs des bibliothèques en libreaccès suivent une démarche de BUTINAGE entrerayonnages

Butinage (classique) navigation dans le catalogueen ligne


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année GEID / 2017


Notice extraite d’un OPAC

Notice extraite d’unhypercatalogue



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Les catalogues en ligne - OPAC : nouveaux services

L’usager de l’OPAC peut :

S’informer sur l’existenced’un nouveau document entraitement

Réserver un document enprêt

Gérer son propre compte(s’inscrire, consulter sonpropre dossier d’emprunt,prolonger l’emprunt d’undocument, …)

Renseignements institutionnels(horaires, manifestations, …)

Accès à d’autres ressources

Afficher un plan qui indiquel’emplacement exact dudocument dans la bibliothèque

Possibilité de télécharger lesréférences repérées

Intégration des lienshypertextuels



Les OPACs

• L’OPAC est le catalogue en ligne ouvert aux utilisateurs• Il est le reflet des collections du centre de

documentation▫ Acquisitions, collectes par différents moyens▫ Il donne parfois accès à des ressources du web▫ Il donne accès aux références et/ou aux documents primaires▫ Il est parfois lié à des modules de gestion permettant de

connaître la disponibilité des documents et accéder au prêt• En général il est accessible sur un site web :▫ Internet, intranet, extranet▫ Les données qu’il contient sont encore souvent en format

propriétaire▫ Le module de transposition de son contenu sur le web doit être

acquis auprès de la société éditrice du logiciel



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L’OPAC : un élément d’un SID/SIGB

Catalogue- Notices monographies- Notices périodiques- Notices analytiques- Notices cartes, etc...

Mise à jour catalogueConversionNoticesexistantes

Sources externesRéservoirs bibl.BDD tradition.

SaisiedirecteMARC /Non MARC

Recherche “utilisateurs” et “expert”

Doc. bureautiquesImages numériques

Gestion desPériodiques

Abonne-ments

Bulletinage

Gestion desAcquisitions

Fournisseurs

Com-man-des

Sug-ges-tions

Bud-get

Gestion desPrêts

Fichier desExemplaires

Fichier desEmprunteurs

Réservations Mouvementsde Prêts

« Module » Opac Web


Source : Odile GIRAUD - DOC&CO, 2009





• Services et ressources offerts par un portaildocumentaire


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Portail : origine et naissance• Un modèle fondateur : Yahoo ! Sur le web pour

pallier son inorganisation : annuaire deressources généraliste

• Puis développement des portails spécialisés surle web : droit, santé, …

• Ce foisonnement d’information existe aussi dansl’entreprise : ressources internes / externes,applications multiples

• D’où l’émergence des portails informatifsd’entreprise avec l’idée d’aller au delà de lasimple porte d’entrée


Définitions

Portail : essai de définition

• « Les portails informatifs d ’entreprise sont desapplications qui permettent aux entreprises dedonner accès aux informations internes etexternes, en dotant leurs usagers d ’un pointd ’entrée unique vers des informationspersonnalisées, nécessaires pour prendre lesbonnes décisions dans leur travail.

• Un portail est constitué d ’un amalgammed ’applications logicielles qui valident, gèrent,analysent et distribuent les informations au sein etvers l ’extérieur de l ’entreprise »

Shilakes et Tylman, cabinet Meryll Lynch


Définitions

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Les portails de bibliothèques : définition

Portail = « service réseau » qui rassembleune offre de contenus provenant deplusieurs sources distinctes et met en œuvredes technologies tels que la recherchefédérée, le moissonnage d’informations, lesservices d’alerte, et compile les résultatsdans un format unifié afin de les présenter àl’usager

(Joint Information System Committee)

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DéfinitionsCours portails

documentaires / 3èmeannée GEID / 2017



Pour les usagers, un portail est un pointd’accès, éventuellement personnalisable, oùune recherche peut être menée sur une ouplusieurs sources d’information, où lesrésultats affichés sont fusionnées etuniformisés

(Joint Information System Committee)

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DéfinitionsCours portails

documentaires / 3èmeannée GEID / 2017

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Portail de bibliothèques ou portail documentaire

Portail documentaire : la gestion decontenus hétérogènes à destinationd’utilisateurs nombreux et répartis endifférentes catégories, ayant chacune leurpropre profil (problématique, expertise,disponibilité….)


Définitions

Portail : essai de définition

Ressourcesdocumentaires

Catalogues,bases dedonnées,

documentsprimaires

numériques(textes, images

fixes ou animés,documents

sonores

Services

Consultation de ressourcesdocumentaires (catalogues,

bases de données,documents primaires

numériques, …)

Inscription, consultation deson compte d’usager,

prolongation d’un emprunt,réservation, demande de

fourniture d’un document,diffusion sélective de

l’information, …

Contenus

Contenus saisis ou générésdynamiquement

Contribution des usagers(annotation, tags, …)


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Portail Web = un site Web qui offre une ported'entrée unique sur un large panel de ressources etde services (messagerie électronique, forum dediscussion, espaces de publication, moteur derecherche) centrés sur un domaine ou unecommunauté particulière.Les utilisateurs ont la plupart du temps lapossibilité de s'enregistrer à un portail pour s'yconnecter ultérieurement et utiliser l'ensemble desservices proposés, dont notamment lapersonnalisation de leur espace de travail(Wikipédia)


Définitions

Recherche fédérée : définition

• Un moteur de recherche fédérée est un outil derecherche proposant à l'utilisateur un formulairede recherche unique, et qui transmet ensuite larequête à différentes bases de données distantes,récupère la liste de leurs résultats et l'affiche surune page unique pour l'utilisateur.

• La recherche fédérée est avec la gestion decontenu, l'un des deux piliers des portailsdocumentaires.


Définitions

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OPAC : définition

• L’OPAC (Online Public Access Catalog) désigne uncatalogue de bibliothèque accessible en ligne.

• L’OPAC est généralement fourni par le logiciel degestion de bibliothèque appelé SIGB. Toutefoisl’OPAC peut faire partie d’un ensemble techniqueplus large appelé « portail documentaire ».

• La norme Z39.50 permet d’interrogersimultanément plusieurs OPAC via une interfaceWeb.


Définitions




• Services et ressources offerts par un portail


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Les portails de bibliothèques : services etressources

Consultation du cataloguePossibilité de joindre le bibliothécaire (é-mail, chat, téléphone)Offrir une information pertinente sur la vielocale (actualité sportive, histoire de larégion, sélection de sites ressources)Sélection de ressources électroniquesLettre d’information électronique…


Services et ressources offerts par un portail

Les portails documentaires : serviceset ressources• La prise en compte des besoins et des

comportements des clients

• Une mise à disposition de plus en plus large entermes de contenus, de services et de fonctions

• Vers toujours plus d’utilisateurs▫ Une approche orientée services au client

▫ Des contenus à valeur ajoutée



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• Les aspects participatifs et collaboratifs

• Les nouveaux univers des clients/usagersà intégrer

• Interopérabilité, portabilité, évolutivité


Les portails : services et ressources àl’heure du Web 2.0


Plan


• Chapitre 1 : Les composants (outils) d’unportail de bibliothèque




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Chapitre 1 : Les composants d’un portail

Gestion des accès

La recherche fédérée

Les systèmes de gestion de contenu



Gestion des accès




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Gestion des accès

• Identification

• Authentification

• Accueil et autres rubriques accessibles à tous

• Identification + authentification nécessaires▫ Accès à des ressources payantes

▫ Accès à des ressources personnalisées

▫ Accès par profil


Gestion des accès

•Identification : (le terme anglais est: « login » de log-in) pour nousdistinguer des autres utilisateurs d’uneapplication. Un identifiant (login)permet à l’application de connaîtremon identité en tant qu’utilisateur decelle-ci.•Authentification : Identificationpeut être publique. Pour prouverqu’elle m’appartient, il faut ajouter unélément supplémentaire privé.Généralement un mot de passe.

Gestion des accès

• De préférence gestion d’un annuaire unique desutilisateurs de l’institution ou de la bibliothèque

• Identification & authentification (Login et Motde passe) uniques de l’utilisateur à toutes lesapplications et ou services

• Se baser sur le protocole LDAP (LigthweightDirectory Access Protocol)


Gestion des accès

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Gestion des accès




La recherche fédérée• Un moteur de recherche fédérée est un outil de

recherche proposant à l'utilisateur un formulaire derecherche unique, et qui transmet ensuite la requête àdifférentes bases de données distantes, OPAC, sites Web,…, récupère la liste de leurs résultats et l'affiche sur unepage unique pour l'utilisateur.

• Le moteur utilise des connecteurs , qui sont un ouplusieurs fichiers chargés de traduirel'information du moteur de recherche fédérée vers labase distante, en modifiant la syntaxe utilisée au passage▫ adaptation de la requête à la syntaxe de chaque base

interrogée


Recherche fédérée

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La recherche fédérée (fonctions)

• présentation structurée des sourcesd’information interrogeables afin de faciliter lasélection par l’usager des bases à solliciter ;

• saisie de la requête de l’usager et transmissionde celle-ci aux bases qu’il a sélectionnées dansune syntaxe adaptée aux caractéristiques dechacune ;

• affichage des résultats de la recherche, avec ousans dédoublonnage, avec ou sans regroupementdes réponses apparentées.



• Le moteur de recherche fédérée estgénéralement confronté à trois types de basesdistantes :▫ Bases auxquelles il a accès par un protocole web.▫ Bases auxquelles il a accès par le protocole Z39.50

(catalogue de bibliothèque, bases d’éditeurs, etc.).▫ Bases qui ne proposent pas d'accès par protocole :

le connecteur doit alors décomposer le codageHTML pour y reconnaître une information, qu'il"sémantise" (il la restructure en donnant un sensaux différents composants : titre, auteur, etc.).


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La recherche fédérée• Techniques de connexion (protocoles)▫ OpenURL : protocole de liens contextuels par rebond qui

permettent de naviguer dans les ressources électroniques. Le liencontextuel généré renvoie vers le résolveur de liens (ou serveurde résolution) de l’université qui vérifie dans sa base deconnaissance (ensemble des informations sur les abonnementsaux ressources électroniques) quels sont les droits relatifs à celien.

▫ Z39.50 : Le protocole Z39.50 sert à interroger les bases dedonnées bibliographiques de bibliothèques distantes dont lesdonnées sont au format MARC ou autres formats structurés oumême non structurés

▫ OAI-PMH : Open Archive Initiative’s Protocol For MetadataHarvasting. Utilisé principalement par les archives ouvertes.



Gestion des accès


Les systèmes de gestion de contenu(CMS)


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Le CMS• Déf. « Le système de gestion de contenu est un logiciel qui

permet de gérer rapidement et facilement le contenu d’unsite web tant pour sa partie rédactionnelle que pour sapartie générée dynamiquement par d’autres applications ».MAISONNEUVE, Marc (2007)

• Le contenu d’un portail est stocké sous la forme d’objetsdans une base de données et non pas en tant que pagesstatiques.

• Il peut être employé par différentes applications et ciblévers différents publics.

• Le CMS prend toute son importance pour faire vivre leportail, l’actualiser, mettre en œuvre sa politique éditoriale


Le CMS (fonctions)

gérer l’intervention de plusieurs rédacteurs sur undocument ;séparer les opérations de rédaction et de mise en forme

pour publication sur le Web;offrir l’accès à des services de communication entre les

usagers et les bibliothécaires et documentalistes (forumde discussion, intervention dans un blog, fenêtre de chat,etc.) ;organiser l’accès des utilisateurs du site web à des

contenus structurés (par exemple des listes de questionsfréquemment posées, des fils RSS) ;structurer le portail en un ensemble de pages HTML,

agréable à consulter et d’un usage facile


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Le CMS (fonctions)

• pour gérer au mieux l’intervention de plusieursrédacteurs sur un document, le CMS a besoin des’appuyer sur une procédure formalisée précisant :▫ qui peut proposer un article?

▫ qui peut y apporter des corrections?

▫ qui peut en valider le contenu ou la mise en forme?

▫ qui décide de sa mise en ligne, puis de sa mise à jourou de son retrait?…

il faut définir les procédures de publication avant depenser à l’utilisation de l’outil


Plan






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Les portails d’entreprises

• On appelle "portail d'entreprise" une plate-forme intranet donnant accès à des données del'entreprise ainsi qu'à des ressources du systèmed'information regroupées au sein d'une interfaceunique.

• Le portail d'entreprise est ainsi la porte d'entréevers les données du système d'information del'entreprise pour l'ensemble du personnel etéventuellement les partenaires. L'enjeu du portail estde chercher à centrer l'utilisateur au sein du systèmed'information.



On distingue généralement trois grandes familles de portails :• Le portail d'information d'entreprise (noté EIP,

pour entreprise information portal, parfois appelé corporateinformation portal) donnant accès à de multiples sourcesd'informations (documents, rapports, dépêches, articles depresse, ...) agrégées en un point unique ;

• Le portail d'application d'entreprise (noté EAP,pour entreprise application portal), aussi appelé portailapplicatif, a pour but de donner accès aux différentesapplications de l'entreprise et aux données correspondantes enfonction du profil d'utilisateur ;

• Le portail d'expertise d'entreprise (noté EEP,pour entreprise expertise portal), parfois appelé portail deveille, permettant de capitaliser et d'analyser les informationsutilisées par les utilisateurs afin d'améliorer l'accès aux savoirsde l'entreprise.


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• le concept du portail est généralement étroitement lié à lanotion de profil d'utilisateur. En effet idéalement chaqueutilisateur a accès aux ressources du système d'informationen fonction de son profil, selon la politique de sécuritédéfinie par l'entreprise.

• D'autre part le profil d'utilisateur peut également servir à lapersonnalisation visuelle et fonctionnelle (look & feel), onparle alors d'"environnement de travail" en ligne ou de"Bureau virtuel". Dans une telle logique l'environnementest composé de briques modulaires (appeléesgénéralement portlets ou webparts) que l'utilisateur peutchoisir et organiser dans son espace de travail.


Les portails d’entreprises• Fonctions utilisateurs▫ Intégrer des systèmes existants,▫ Gérer du contenu,▫ Distribuer de manière personnalisée à : des clients, Des employés, Des partenaires et fournisseurs,

▫ Depuis un navigateur web ou tous types d’outilsmobiles (téléphone WAP, assistants personnels…).C’est le moyen le plus sûr, le plus rapide et le plusrentable de donner aux clients, partenaires,collaborateurs et actionnaires, un accès unique à labonne information, au bon moment et au bon endroit.


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• Fonctions administrateurs :▫ Le portail d’entreprise permet de créer de groupes

d’utilisateurs et d’affecter des droits de consultation,d’interaction sur les pages, et aussi sur les portlets. De cettemanière, il est possible de contrôler la diffusion del’information.

▫ La gestion des utilisateurs est réalisée de manière centralisée.Par contre il est possible de créer des groupes, descommunautés de page. De nommer un responsable deservice, de département qui donne les droits d’accès auxdiverses informations de sa communauté, et donc de sespages.

▫ Ecrire des articles ou créer du contenu dans des portlets.▫ Mettre en pages les articles▫ Associer des droits utilisateurs sur les pages ou les articles.


Les portails d’entreprises• En fonction des besoins et de la taille de léntreprise, un portail va

proposer tout ou partie des fonctionnalités suivantes :▫ Agrégation de contenu : collecte dínformations sur des sources

internes et externes, transcodage pour obtenir un format de présentationunique, stockage des références des documents, parfois constitution dúnebase interne par duplication des données.

▫ Organisation de contenu : classement ou catégorisation des donnéesselon un plan de classement prédéfini, correspondant aux besoins desutilisateurs du portail.

▫ Accès au contenu : celui-ci est offert à minima par le plan de classementmis en place avec le portail, plus un moteur de recherche intégré ouadjoint, avec une indexation homogène de lénsemble des informationsréférencées.

▫ Information et diffusion du contenu : des services dínformation detype actualités, aussi bien que les fonctions de diffusion sélectivedínformations (push) ou dálertes lors de lárrivée de certainesinformations, font généralement partie intégrante de lóffre des portails


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Les portails d’entreprises▫ Services à valeur ajoutée : dáutres services, mettant enœuvre des traitements de niveaux plus élevés, comme lánalyse etle traitement sémantique des informations (classification),lánalyse de données (data mining) et la synthèsedínformations, líntelligence économique, la traductionautomatique... sont parfois proposés dans certains portails.

▫ Personnalisation des services : un des concepts-clés dúnportail est dádapter láccès à línformation aux besoins précisdes utilisateurs, par líntermédiaire de profils individuels oud´équipes de travail. dútilisateurs : employés, clients,fournisseurs ou partenaires.

▫ Communication et travail collaboratif : de nombreuxportails síntègrent aux logiciels existants de travail collaboratif,ou collecticiels, comme Lotus Notes, ou fournissent des fonctionséquivalentes.



• Administration et sécurité : la dernièrecaractéristique des portails est láccès centralisé: les portails contrôlent les accès des utilisateurs,certains peuvent même gérer les annuairesdéntreprise. La fonction dádministration desbases, incluant des rapports statistiques, est bienentendu présente. Enfin, un coupe-feu estintégré pour garantir la sécurité vis-à-visdíntrusions possibles.


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Portails de bibliothèques

• « pour devenir un portail d’informationdocumentaire, il faut que l’outil intègre quelquesfonctions supplémentaires : choix de bases àsolliciter dans une liste fermée, choix des accèsà utiliser, consultation simultanée des baseschoisies, fusion des résultats de la recherche etsi possible affichage de ces résultats par ordre depertinence ».

• Accès à l’OPAC• Accès à des ressources (internes et externes) et à

des services



• Accès aux ressources▫ OPAC (le plus utilisé dans le portail de bibliothèque)▫ Réseau de CD-ROM▫ Documents internes numérisés (thèses, rapports, …)▫ Abonnements électroniques (revues, bases de

données, …)

• Accès aux services▫ Commandes▫ Réservation de documents▫ Autres prestations


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• Fonctions utilisateurs▫ Accès aux ressources

▫ Accès aux services

▫ Personnalisation


Portails de bibliothèques• Fonctions administrateurs▫ Gestion des abonnements, bulletinage automatisé des revues

électroniques▫ Suivi des collections multisupports, description structurée des

droits de consultation et de reproduction, contrôle de ces droits,statistiques d’utilisation

▫ gérer l’intervention de plusieurs rédacteurs sur un document ;▫ séparer les opérations de rédaction et de mise en forme pour

publication sur le Web;▫ offrir l’accès à des services de communication entre les usagers et

les bibliothécaires et documentalistes (forum de discussion,intervention dans un blog, fenêtre de chat, etc.) ;

▫ organiser l’accès des utilisateurs du site web à des contenusstructurés (par exemple des listes de questions fréquemmentposées, des fils RSS) ;


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Plan




• Chapitre 3 : Outils de création et de miseen place des portails documentaires


Outils de création et de mise enplace des portails documentairesLes outils propriétaires▫ Ermes (Archimed) : c’ est un produit permettant

la mise en place, sur internet, de portailsd’information et de recherche documentaire,destinés au grand public. Grâce à ses modules CMSil gère l’ensemble du contenu éditorial destiné àinformer les publics : actualités, expositions,informations pratiques, etc.Il permet également de diffuser et valoriser descollections en proposant un accès intuitif auxcatalogues de ressources et aux documentsnumériques.


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Outils de création et de mise enplace des portails documentaires• Les outils propriétaires▫ Flora (Ever Ezida): Solution intégrée 100% web

conçue dans le respect des normes métier et desstandards informatiques, Flora SID (Systèmed'Information Documentaire) est un portaildocumentaire qui propose un service complet deproduction et de valorisation documentaire au seindu système global d’information.


Outils de création et de mise enplace des portails documentaires• Les outils propriétaires▫ Flora SID vous permet de bénéficier : D'un système de référencement multi source et multi

format. De puissantes fonctions de recherche. Des services personnalisés selon le profil de l’utilisateur. D'une approche documentaire intégrée sur l’ensemble des

sources documentaires, archivistiques etmuséographiques.

▫ Flora SID pour vos besoins documentaires de : Gestion de bibliothèques universitaires et de

l’enseignement – recherche. Gestion de bibliothèques spécialisées et centres de

documentation. Gestion de bibliothèques publiques et intercommunales.


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Outils de création et de mise enplace des portails documentaires Les outils libresDrupal

Jahia

Exi Plateform

Uportal

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