Cours Gp -Msp

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 Outil de gestion de projet: MS Project 1 2013-2014

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Ms project

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Graph Theory

Outil de gestion de projet:MS Project12013-2014 IntroductionMicrosoft Project est un logiciel daide la gestion de projets dit par la socit Microsoft.Cest un outil :de planification : aidant la gestion des dlais, des cots, des ressources et des achats relis un projet.danalyse et daide la prise de dcision proposant plusieurs rapports, des tableaux et des graphiques.de communication et de diffusion des informations de projet : copie de diagramme de Gantt, impression, export des donnes vers dautres outils.2 Historique1984: Premire version commerciale de MSP sous DOSDepuis 1990: Sortie de la version 1 de MSP sous windows 95 avec utilisation des menus communs de Windows.Plusieurs versions ont t dveloppes : v3, v4, ., 2003, 2007 et 2010.Depuis 2000: des versions serveurs pour les entreprises.3 Planification sous MSPEntre des donnes du projet : Dfinir un nouveau projet.Entrer et organiser les tches, leurs dures et leurs interdpendances.Dfinir et saisir les ressources et leurs cots.Affecter les ressources aux tches. Vrification et ajustement des prvisions:Vrification et ajustement des dlais et des cots.Audit des ressources.

4 Le projetCration Un nouveau projet peut tre cr partir du menu Fichier, NouveauLenregistrement dun nouveau projet donne naissance un fichier portant le nom du projet avec lextension .mpp. 5 Le projetParamtrage Date de dbut ou de fin du projet: A la base de lune delle tout les calculs vont se faire pour la planification. Utiliser menu Projet , Informations sur le projetLes proprits du projet : on peut entrer des informations sur le projet ( Titre, Sujet, Auteuretc) laide du menu Fichier, Proprits (onglet Rsum)6 Le projetParamtrage Calendrier: cest un lment essentiel dans le paramtrage du projet. Menu Outils, Modifier le temps de travail et Menu Outils, Options (onglet Calendrier)Dans le calendrier, on spcifie les jours ouvrs, les jours fris, les horaires du travail, les heures de travail etcIl existe par dfaut 3 calendriers( Standard, Equipe de nuit et 24 heures), quon peut modifi. On peut galement crer de nouveau calendriers. 7 Les tchesDonnes On peut saisir les donnes des tches en entrant le nom de la tche, la dure estime.Les dates de dbut et de fin ne sont pas entres, elles sont calcules partir de la date de dbut ou de fin spcifie pour le projet sauf si on a une tche localise dans le temps.8 Les tchesTches priodiques Une tche priodique est une tche qui revient intervalle rgulier, par exemple des runions hebdomadaires ou mensuelles.Pour crer une tche priodique , on utilise le menu Insertion, Tche priodique.On saisit la priodicit de la tche ainsi que la plage de priodicit.9 Les tchesHirarchisationPour mieux organiser le projet, on peut utiliser des tches rcapitulatives (exemple : une phase du projet) qui contiennent des tches du projet (subordonnes). Utiliser le menu Projet, Mode Plan ou le menu contextuel des tches.10 Les tchesRelations entre les tchesCe sont les contraintes de prcdence entre les tches. Dans la colonne Prdcesseurs, on entre le numro de la tche ou des tches qui doivent prcder la tche courante ( exemples: 2 , 2;3)Ou en utilisant le menu contextuel : Informations sur la tche.11 Les tchesRelations entre les tchesDans la fentre Informations sur la tche onglet Prdcesseurs, on peut: Spcifier le type de lien entre les tches ( fin-dbut, dbut-dbut, dbut-fin, fin-fin).tablir une liaison avec retard ou avance en jours ou en % de la dure du prdcesseur.12 Les tchesDonnes avancesDans la fentre Informations sur la tche onglet Avanc, on peut:Dfinir une contrainte sur la date de dbut ou fin de la tche.Ajouter une chance une tche ( elle nest pas prise pour contrainte mais sert comme un indicateur).

13 Les tchesJalonUn jalon sert identifier des vnements importants dans le projets tels que la fin dune phase.Cest une tche de dure nulle.On cre un jalon, en entrant dans la dure de la tche 0j.

14 Les tchesAjuster laxe des tempsMenu Affichage, Zoom permet de changer lchelle du temps pour avoir le projet au niveau de dtails souhait.On peut afficher tout le projet dans la fentre ou dterminer une fentre daffichage par semaines, mois ou mme personnalis.15 Les tchesType de tcheRelation dure/travail : Travail = Dure * Nombre dunits de ressourcesIl existe 3 types de tches :Tche travail fixe: Indique que le volume de travail de la tche doit rester constantTche dure fixe : indique que la dure de la tche doit rester constante.Tche capacit fixe : indique que le nombre des units de ressources doit rester constant.16 Les tchesPilote par leffortSpcifie que le travail total de la tche est conserve sa valeur actuelle. La dure d'une tche se rduit ou s'allonge mesure que des ressources sont ajoutes ou supprimes.Une tche de type travail fixe est toujours pilote par leffort.Une tche de type dure ou capacit fixe peut tre ou non pilote par leffort.

17 Les ressourcesCration dune liste de ressources3 types de ressources :Travail : personnes ou quipements;Matriel : matriaux ou fournitures consommables (bton, acier, bois)Cot: correspondant aux obligations financires du projet (frais de dplacement, cots des actifs ou autres cots fixes de tches).Pour la cration de la liste , utiliser le menu Affichage, Tableau des ressources

18 Les ressourcesCration dune liste de ressources type travailCe type de ressources peut tre ajout partir du carnet dadresse de lentreprise ou de son annuaire.On peut dfinir un calendrier spcifique pour chaque ressource.Pour le type matriel, on doit spcifier lEtiquette qui indique lunit utilise pour mesurer ce matriel.Pour le type cot, On doit spcifier le type dallocation du cot.

19 Les ressourcesTemps de travail dune ressourcePar dfaut, MS Project affecte le calendrier standard toutes les ressources. Pour prendre en considration des conditions particulires dune ressource( horaires de travail, cong, disponibilit des quipement), on peut lui affecter un calendrier appropri.Slectionner la ressource, et utiliser le menu Projet, Informations sur la ressource.20 Les ressourcesTemps de travail dune ressourceSi un groupe de ressources dispose des mmes heures de travail et jours de cong, on peut crer un nouveau calendrier de base pour ces ressources.21 Les ressourcesAffectation des ressourcesOn peut affecter une ou plusieurs ressources une tche. Et ceci soit :directement sur le diagramme de Gantt dans la colonne ressources ( si plusieurs ressource utiliser ; ) ou dans la fentre informations sur la tche, onglet ressources.On peut spcifier galement si une ressource est affecte temps complet ou partiel une tche, indiquer-le dans le colonne unit.22 Les ressourcesVrification de laffectation des ressourcesOn peut vrifier laffectation des ressource, on utiliser laffichage Utilisation des ressources.Il donne pour chaque ressource : la liste des tches qui lui sont affectes, le nombre dheures de travail prvues, et indique les ressources sur utilises.La raffectation des tches est possible partir de cet affichage.23 Les ressourcesDisponibilit des ressourcesMenu Format, Dtails, Disponibilit restante donne des informations sur le temps disponible pour chaque ressource.

24 Les ressourcesImpact de laffectation des ressourcesLa modification des affectations peut avoir un impact sur les dures : par exemple, le doublement des ressources peut rduire de moiti la dure dune tche, si celle-ci est pilote par leffort.Pour matriser limpact des changements daffectations sur les prvisions, il faut dfinir un type adquat pour chaque tche25 Les cots Lentre des cots permet dtablir des prvisions de budget pour le projet, et de vrifier par la suite si ce budget est respect.Gnralement, on a seulement des cots des ressources, mais on peut avoir galement des cots (fixes) pour les tches.Les cots des ressources peuvent tre fixes ou variables, alors que ceux des tches ne peuvent tre variables.26 Les cots Allocation des cots3 mthodes dallocation possibles:Dbut : cot imput au dbut de la tcheFin : cot imput la fin de la tcheProportion : cot rparti proportionnellement sur la dure de la tchePar dfaut, la mthode dallocation des cots est la mthode proportionnelle.

27 Les cots Allouer un cot fixe une tche Des cots fixes peuvent tre associes une tche, par exemple: cot de transport ou dimpression.Dans laffichage Diagramme de Gantt, entrer le cot dans la colonne cot fixe. La mthode dallocation est dtermine dans le champs Allocation des cots fixes de la table de cots.28 Les cots Affecter des cots aux ressources Les cots peuvent tre affects sous forme de taux (horaires, journaliers, ..), ou de cots d'utilisation.Dans le tableau des ressources, Spcifier :les taux applicables la ressource de type travail dans le champ Tx. Standard, Tx. Hrs. sup. ou Cot/Utilisation.les taux applicables la ressource de type matrielle dans le champ Tx. Standard ou Cot/Utilisation.

29 Les cots Afficher le cot des tches ou des ressources Les cots des ressources :Afficher le tableau des ressources.Utiliser le menu Affichage/Table/Cot. Les cots des tches :Afficher le tableau des tches.Utiliser le menu Affichage/Table/Cot.

30 Les cots Afficher la rpartition dans le temps des cots Les cots des ressources :Afficher Utilisation des ressources.Utiliser le menu Format/Dtails/Cot. Les cots des tches :Afficher Utilisation des tches.Utiliser le menu Affichage/Table/Cot.31 Les cots Afficher la rpartition dans le temps des cotsOn peut galement avoir une reprsentation graphique des totaux des cots lis aux ressources :Dans le menu Affichage, cliquez sur Graphe ressources,Dans le menu Format, pointez sur Dtails, puis cliquez sur Cot ou sur Cot cumul.32 Les cots Afficher le cot de lensemble du projet Cliquer sur Statistiques dans la fentre informations sur le projet ( menu Projet/ Informations sur le projet)Plusieurs types de cots sont affichs et et peuvent tre examins :En cours : cot selon la dernire mise jour du projetPlanifis : cot selon la planification initiale enregistreRels : cot du travail ralisRestants : cot du travail restant effectuer33 Vrification des prvisionsLa revue des prvisions permet de sassurer du respect des dlais, du budget, et de la disponibilit des ressources affectes au projet.La vrification peut concerner :le projet dans son ensemble : date de dbut et fin, budget global, chemin critique.ou des prvisions plus dtailles : tches, ressources individuelles.Ceci permet de dtecter les sources ventuels de problmes et de prendre en avance les mesures appropries.

34 Vrification des prvisionsAfficher lensemble du projetDans laffichage Diagramme de Gantt, utiliser Menu affichage/Zoom.Pour afficher les barres du Gantt sur une chelle de temps diffrente, cliquez sur Zoom avant ou sur Zoom arrire.Si des tches rcapitulatives sont cres, on peut afficher uniquement ces dernires, ou afficher les tches jusqu un niveau souhait. Menu Projet/Mode Plan/Afficher.35 Vrification des prvisionsVrifier les dates de dbut et de fin du projetCliquer sur Statistiques dans la fentre informations sur le projet ( menu Projet/ Informations sur le projet)Ceci affiche les dates de dbut et de fin du projet ainsi que le travail total, les cots et le pourcentage achev total.On peut effectuer une comparaison entre les informations planifies et relles du projet.36 Vrification des prvisionsIdentifier le chemin critiqueLe chemin critique est une srie de tches qui ne possdent pas de marge et ne peuvent ainsi tre retardes sans affecter la date de fin de projet.En slectionnant Gantt suivi partir de menu Affichage, les tches du chemin critique sont reprsentes par des barres en rouge.Pour nafficher que les tches critiques, utiliser le menu Projet/Filtr pour: et slectionner Tches critiques.37 Vrification des prvisionsPlusieurs affichagesMenu Affichage, prsente plusieurs types daffichage ( en tableau ou graphique), cliquer sur laffichage souhait.Si l'affichage souhait ne figure pas dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages pour tendre la liste. Cliquez sur un affichage de la liste Affichages, puis cliquez sur Appliquer.38 Vrification des prvisionsUtiliser un filtreUtiliser le menu Projet/Filtr pour: pour filtrer les donnes. Les critres utiliser pour filtrer dpendent du type daffichage utilis.Il est possible dutiliser un filtre automatique dans de nombreux affichages pour trouver facilement un sous-ensemble de donnes dans un champ : Dans le menu Projet/Filtr pour: puis cliquez sur Filtre automatique.39 Vrification des prvisionsTrier les donnesUtiliser le menu Projet/Trier pour trier les donnes selon le critre voulu.Regrouper les donnesIl est possible de regrouper des informations lies des tches ou des ressources afin de comparer et analyser des donnes groupes (donnes sur des tches ou des ressources ayant certaines caractristiques communes).Utiliser le menu Projet/Regrouper par puis slectionner le groupe appliquer.40 Ajustement des prvisionsAprs avoir analys les prvisions et les risques potentiels du projet, il faut effectuer les ajustements ncessaires pour rgler les risques ventuels de non respect des objectifs:Non respect des dlaisDpassement de budgetNon disponibilit des ressourcesCes ajustements peuvent concerner la modification ou la suppression des donnes entres.

41 Ajustement des prvisionsInterdpendance des tchesInterdpendance : double-cliquer sur le lien entre 2 tches ( supprimer le lien, ajuster le type et le retard). Le retard et lavance peut aussi tre mis--jour pour reflter une planification plus prcise partir de la fentre Informations sur la tche, onglet Prdcesseurs:Les valeurs positives indiquent un retardLes valeurs ngatives indiquent une avanceLes valeurs en % se rapportent la dure du prdcesseur42 Ajustement des prvisionsContraintes des tchesLes contraintes affectes aux tches doivent tre revues pour vrifier si elles doivent tre maintenues ou ajustes.Sous affichage Diagramme de Gantt, menu Affichage/Table, cliquer sur Plus de tables puis choisir Dates contraintes.A partir de ce tableau, on peut modifier ou supprimer une contrainte quon juge non ncessaire.43 Ajustement des prvisionsDure des tches et ajout des ressourcesSi une tche est pilote par leffort, la modification des ressources change la dure de la tche.Donc pour courter la dure dune tche pilote par leffort, on peut lui affecter des ressources supplmentaires.Vrifier et changer le type de la tche si cest ncessaire; fentre Informations sur la tche, onglet Avances.44 Ajustement des prvisionsFractionner une tche en segmentsIl est possible de fractionner une tche une ou plusieurs fois, ceci est utile quand la ressource nest pas disponible tout le temps.Dans laffichage Diagramme de Gantt cliquer sur Fractionner la tche ( ou via menu Edition ou le menu contextuel de la barre de la tche).Pour supprimer le fractionnement : faire glisser une partie de la tche fractionne pour la mettre en contact avec lautre.

45 Ajustement des prvisionsSupprimer une tcheIl est possible de supprimer une tche partir du menu Edition, le menu contextuel de la tche ou le bouton SUPPR.Si une tche rcapitulative est supprime, toutes ses tches subordonnes le sont aussi.La suppression de tches permet de librer du temps pour certaines ressources, de rsoudre des sur utilisations, ou de rduire la dure ou le budget du projet.

46 Audit des ressourcesLa charge de travail des ressources doit tre rgulirement vrifie.Si des sur utilisations de ressources sont identifies, il faut les rsoudre en faisant un audit des ressources.Laudit peut se faire manuellement ou automatique.La sur utilisation des ressources peut se rgler par :La rduction du travail de la ressource sur utilise.Retarder une tcheRaffecter du travail une ressource47 Audit des ressourcesInformations sur les ressources sur utilisesMenu Affichage/Utilisation des ressources permet dafficher les informations sur les ressources.On peut filtrer selon les ressources sur utilises. Toute ressource travail sur utilise est affiche, ainsi que lensemble de ses affectations et sa charge de travail.48 Audit des ressourcesModifier le volume de travail dune ressourceIl est possible de modifier la valeur de travail dune ressource affecte une tche.La modification peut porter sur la valeur totale de travail prvu pour la tche, ou seulement pour une priode donne.Ces modifications peuvent tre effectues partir des affichages : Utilisation des tches ou Utilisation des ressources49 Audit des ressourcesRaffecter le travail une autre ressourcePour rsoudre une sur utilisation de ressources, on peut tre amen raffecter des tches des ressources sous-utilises.Cette mthode d'audit manuel permet dviter de retarder le travail des tches qui causent les sur utilisations.Dans affichage Utilisation des ressources, utiliser menu Format/Dtails/Surutilisation. On peut raffecter des tches dautres ressources en les glissant. 50 Audit des ressourcesRetarder une tcheRetarder une des tches affectes une ressource surutilise peut permettre de rsoudre la surutilisation, mais les successeurs et lensemble du projet peuvent tre affects par ce retard.Pour viter daffecter les successeurs, retarder d'abord les tches ayant une certaine marge (tches non critiques) et retardez-les au maximum de la marge disponible.51 Audit des ressourcesRetarder une tchePour retarder une tche, on peut lui ajouter un retard, puis, aprs vrification de l'effet sur l'affectation des ressources, ajuster le retard si ncessaire.Afficher Audit de Gantt ( partir de Affichage/ Plus daffichages), on peut entrer la dure pour retarder la tche dans la colonne Retard daudit. 52 Audit des ressourcesEffectuer un audit automatique des ressourcesMS Projet peut raliser automatiquement un audit des ressources en retardant et en fractionnant des tches.Menu Outils/Audit des ressources. Renseigner les options daudit souhait puis cliquer sur Auditer maintenant.Vrifier limpact de laudit sur les prvisions. Si le rsultat nest pas satisfaisant, on peut lannuler on cliquant sur Supprimer laudit dans la mme fentre.53