Cours et horaires - Bruno Bachimont, Sorbonne Université...Bruno Bachimont, Sorbonne Université...

ì NormesetarchivesBrunoBachimont,SorbonneUniversité

MoReQ,OAIS

Besoinsdivers

ì  Contenusculturels:ì  Assurerleurlisibilitéculturelleettechniqueaaucoursdu

tempssansavoirtoujoursdescadresréglementairesì  Casdesarchives«historiquesetpatrimoniales»ì  Plutôtapproche«OAIS»

ì  Contenusadministratifs:ì  Assurerleurdisponibilitécommesourcedepreuve

ì  Casdesarchiveslégales,réglementaires,toutcequipermetdeprouversesdroits.

ì  Plutôtapproche«MoReq»

Bruno Bachimont, Archivistique audiovisuelle et numérique

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Pournous…

ì  Gérerlescontenusculturels:ì  OAIS

ì  Gérerlesdonnéesadministrativeslesconcernant(dossiersdeproduction,contrats,etc;)ì  MoReq


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ì MOREQ


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Historique

ì  Normepourl’archivageélectronique:ì  ModelRequirementsfortheManagementof

ElectronicRecordsì  Modèled'exigencespourl'organisationde

l'archivageélectronique

ì  2001:MoReq

ì  2004:traductionfrançaise

ì  2008:MoReq2


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Principes

ì  Finalité:ì  Conserverlesdonnéesetinformationsdontonaura

besoindansl’avenir.ì  S’intéresseauxrecords:documents,objetsd’information

dansl’exercicedesesactivités,oudesesobligationslégales.

ì  Correspondaurecordsmanagement

ì  Moyen:ì  Systèmed’archivage

ì  Lafinalitéestlaconservation,lemoyenestl’archivage,l’enjeuestlaréutilisation.


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Notiondebase:record

ì  Unrecordestundocument:ì  Validéì  Figé(nonmodifiable)ì  Sélectionné(critèresderisque,disponibilitédansle

temps)ì  Qualifié(documenté).

ì  Approcheglobaleì  Lesupportestsecondaire,cequicompteestl’informationì  Pasderestrictionsurlaformeetlagranularité.

ì  Archiveshistoriquesetpatrimonialessonthorsduchampderecordmanagement.


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Recordsmanagement/archivage

ì  Définition:ì  «lerecordsmanagementestunefonctiond’organisation,

degestionetdeconservationdel’ensembledesdocuments/objetsd’informationproduitsoureçusparunepersonneouunorganismedansl’exercicedesesactivitésoudesesobligationslégales».

ì  Objectif:ì  «permettreàuneentrepriseouunorganismede

disposeràtoutinstantetdansdesconditionsoptimaesdel’informationoududocumentdontilabesoinpourconduiresesactivités,répondreauxcontraintesdel’environnementréglementaire,etconstruireouprotégerunemémoired’entrepriseouinstitution».


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Périmètre

ì  Documents/objetsd’informationayantvaleurdepreuve,detémoignageoudetraçabilité,ouvaleurdocumentairedansletemps,quel’organismeauradécidédepréserverautitrede:ì  Obligationlégaleetréglementaireì  Moyendedéfenseencasdecontentieuxì  Preuvedepropriétéintellectielleì  Preuvedesavoiretsavoir-faireì  Documentpourreprised’activitéencasdesinistreì  Élémentdeconstructionetdemaintenanced’une

mémoirehistoriqueì  Documentàcontenuréexploitable.


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Cible

ì  MoReqs’adresse:ì  auxutilisateursd’unsystèmed’archivage

électronique(SAE)pourrédigerleurcahierdeschargesouauditerunsystèmeexistant

ì  auxorganismesdeformationsurl’archivageéditeurs

ì  auxprestatairesdeserviceenarchivageì  auxutilisateursdesprestationsdeserviceì  auxauditeursdesolutionsd’archivage


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Plandeclassement

ì  Classementì  (dansl’archivage).Identificationetordonnancementsystématiques

desactivitésmétierset/oudesdocumentsarchivablesencatégoriesselonunestructurelogiqueprédéfinie,desméthodesetdesrèglesconcrétiséesdansunplandeclassement(cfISO15489)

ì  Plandeclassementì  (dansMoReq2).Organisationhiérarchiquedesséries,dossiers,

sous-dossiers,volumesetdocumentsì  undocumentestrattachéprioritairementàunpointduplande

classementmaispeutfairel’objetdeliens(copiesdansd’autresdossiers)

ì  Codedeclassementì  Identifiantattribuéàchaquesérieduplandeclassement.Auseinde

chaquesérie,lescodesdeclassementdessériesfillessontuniques.


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MoReQ2

class=sériefile=dossierrecords=documentsarchivésBruno Bachimont, Archivistique audiovisuelle et numérique

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Lacapture

ì  Capture:ì  Processusd’enregistrement,declassement,d’ajoutdemétadonnéesetde

stockaged’undocumentdansunsystèmed’archivage.

ì  Lacapturecomporte4opérations:ì  enregistrement(attributiond’unidentifiantuniquedanslesystème)ì  classementì  ajoutdemétadonnéesì  stockage

ì  Modalitésì  Automatique/semi-automatique/Manuelle.ì  Séparerconservationdescontenus/conservationdesformatsde

présentation.ì  Gérerlaqualité:intégrité/métadonnée/formats/lisibilité


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Règlesdeconservation/destruction

ì  Règlesassociéesauxsériesouauxdossiers:ì  duréedeconservation(enannées)aveclepointde

départì  ledevenirdecesdocumentsàl’issuedecelapsde

temps(sortfinal)

ì  Touteentitéarchivée(capturée)doitêtrereliéeàaumoinsunerègledeconservation/destruction

ì  Plusieursniveauxd’applicationdeladestructionì  automatique,contrôle,conservationounondes

métadonnées


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Exigencestechniques

ì  Traitementdetoustypesdedocuments/données:ì  nonstructurésmaisaussistructurés,ì  tousformatsettoussupports,ì  documentshétérogènesoucomposites(pageweb..)

ì  Automatisationmaximaledelacapture(desdocumentsetdesmétadonnées)

ì  Destructionetexport

ì  Contrôlesetalertesì  encasdedocumentsnonconformesparrapportaux

exigencesdequalitédéfiniesì  échéancededuréesdeconservation


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Sécurité

ì  Contrôlesd’accèsì  unadministrateurduSAEì  desprofilsutilisateursì  desindicesdesécuritépourlesdocuments

ì  Traçabilitéì  unhistoriquedetouslesévénementsquimodifientou

affectentlesdocumentsarchivés(audittrail)ì  tousleschangementsdelocalisationsonttracés

ì  Sauvegardesetrestauration

ì  Archivesvitalesì  cfplandecontinuitéd’activité


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Testsdeconformité

ì  Batteriedetestslogicielspermettantdevérifierlaconformitédeslogicielsaveclesexigencesfonctionnellesdelanorme.

ì  Destinésì  auxéditeursì  auxutilisateurs


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ì OAIS


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OpenArchivalInformationSystem(OAIS)

ì  Openì  Lesstandardsdumodèlederéférencesontdéveloppésselonune

procédurepubliqueetsontlibrementaccessible.

ì  Informationì  Touttypedeconnaissancequipeutêtreéchangéì  Indépendantdelaformesouslaquellel’informationest

représentéeì  Lesdonnéessontlesformesdereprésentationdesinformations.

ì  ArchivalInformationSystemì  Hardware,software,etl’organisationquiestenchargede

l’acquisition,préservationetdistributiondel’information.


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Contenudelanorme

ì  Introductionì  Butetpérimètre,applicabilité,motivations,perspectives,définitions.

ì  Conceptsd'OAISetResponsabilitésì  Vuedehautniveausurlesmodèlesfonctionnelsetinformationnels.ì  L'environnementexterned'OAISì  LeminimumpourdevenirconformeàOAIS.

ì  Modèlesdétaillésì  Modèlesinformationnelsetfonctionnelsmisenperspective.

ì  Perspectivespourlapréservationì  Migrationdesmédia,compression,conversionsdeformat,etpréservationdesservicesd'accès.

ì  Interopérabilitédesarchivesì  Critèrespourdistinguerlestypesdecoopérationpossiblesentrelesarchives.

ì  Annexesì  Scénariossurdesarchivesexistantes,compatibilitéavecd'autresnormesetstandards.


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But,périmètre,application

ì  Cadrepourcomprendreetappliquerlesconceptsnécessairesàlapréservationlongueduréedecontenusnumériques.ì  Lalongueduréeestlonguedanslamesureoùonestconcernéparl'évolutiontechnologiqueì  Cadrededépartpouraborderl'informationnonnumérique.

ì  ProposeuncadreminimalderesponsabilitéspourdistinguerunearchiveOAISdesautres.

ì  Cadrepourcomparerlesarchitectures,organisationsetgestionsdesarchivesactuellesetfutures.

ì  Basepourdévelopperdesstandardsetnormescomplémentaires.

ì  Traitelaplupartdesfonctionsarchivales.

ì  Applicableàtouteslesarchivesetlesorganisationsdevanttraiterdesinformationssusceptiblesd'êtrearchivées.

ì  Nespécifieaucuneimplémentation.


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UnenvironnementOAISì  LerôledeProducteurestjouéparlespersonnes,oulessystèmesclients,qui

fournissentl’’informationàconserver.

ì  LerôledeManagementestjouéparlesdécideursquidéfinissentlapolitiqueglobaledel’archiveOAIS,ellemêmepartied’unepolitiqueplusvaste.

ì  Lerôled’Utilisateurestjouéparlespersonnes,oulessystèmesclients,quiinteragissentaveclesservicesdel’OAISpourchercheretrécupérerlesinformationsconservéesquilesintéressent.LaCommunautéd'utilisateurscibleestuneclasseparticulièred'Utilisateurs:c’estl’ensembledesUtilisateursenmesuredecomprendrelesinformationsconservées.

OAIS (archive)

Management

Producteur Utilisateur


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ResponsabilitésOAIS

ì  Négocieretaccepterlesinformationsdesproducteurs

ì  Obtenirlecontrôlenécessaireetsuffisantpourassurerlapréservationàlongterme.

ì  Déterminerquellescommunautés(lescommunautésdésignées)doiventrestercapabledecomprendreetutiliserl'informationconservée.

ì  Assurerquel'informationpréservéeestintelligiblepourlescommunautésdésignées.

ì  Suivrelespolitiquesetprocéduresquiassurentquel'informationestpréservéeenfonctiondescontingencesraisonnablementprévisibles.

ì  Rendrel'informationpréservéeaccessibleauprèsdescommunautésdésignéesdansdesformesquileursontintelligibles.


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ModèlesOAIS:principes

ì  OAISdisposed'unmodèlefonctionneletd'unmodèleinformationnel.

ì  Lesmodèlesdoivent:ì  Utiliserdesmodèlespourmieuxcommuniquerles

conceptsOAISì  Utiliserunetechniquebienétabliedemodélisation

formelleì  Resterautantquefairesepeutindépendantde

touteimplémentationì  Eviterdesconceptionstropdétaillées.


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ì OAIS:modèlefonctionnel


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Modèlefonctionnel:laréalité


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Etlemodèle


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Paquetd’information

ì  Unpaquet:ì  cequiestmanipulédansOAIS

ì  Cequ’onverseì  Cequ’ondécritì  Cequ’onarchiveì  Cequ’oncommunique

ì  Exemple:unpériodiquenumériséì  Commentdéfinirlepaquet:

ì  Auniveaudutitre?Auniveaudechaquefascicule?ì  Choixd’implémentation,nonprescritparlanormeì  Maisquestionqu’ilfautseposer,etlanormelerappelle.


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Paquetsetmodèlefonctionnel


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Les contours de l’archive


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Modèlefonctionnel:responsabilités

ì  Administration:ì  Pilotel’archive

ì  Assurelebonfonctionnementì  Négocieaveclesproducteursì  Rendcomptedel’activitédel’archive

ì  Préservation:ì  Prévenirl’obsolescencedel’accèstechniqueet

l’inintelligibilitéducontenuì  Veilletechnologiquesurlesformatsetlesoutilsì  Planificationdesopérationsàmener,tantsurlesoutilsà

transformerquesurlesconnaissancesnécessairesàajouter.


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Lesentitésfonctionnelles


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Lesentitésfonctionnelles

ì  Ingest:ì  cetteentitéfournitlesservicesetfonctionsnécessairespouraccepterdesSIPsoumisparlesProducteurs,et

préparerlescontenuspourleurarchivageetgestiondansl'archive.

ì  ArchivalStorage:ì  cetteentitéfournitlesservicesetfonctionspourl'archivage,maintenanceetrécupérationdesAIP.

ì  DataManagement:ì  cetteentitéfournitservicesetfonctionspourcréer,mainteniretutiliserlesinformationsdedescriptionqui

identifientetdocumententlescontenusarchivésetlesdonnéesliéesàlagestion.

ì  Administration:ì  cetteentitégèrelefonctionnementglobaldel'archive.

ì  PreservationPlanning:ì  cetteentitépilotel'environnementdel'archiveetfournitlesrecommandationsassurantquel'informationarchivée

resteaccessibleetintelligiblepourlacommunautédésignéesurlelongterme.

ì  Access:ì  cetteentitépermetauxutilisateursdedécouvrirl'informationarchivée,lacommanderetl'obtenir.


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Fluxdedonnées:ingestion


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PlanningdePréservation

4-6.5

Administration

PRODUCER

Approved standardsMigration goals

Develop Packaging Designs & Migration Plans

CONSUMER

Develop Preservation Strategies

and Standards

Monitor Technology

Monitor Designated Community

ProposalsRecommendations

Technology alertsExternal data standardsProtoype resultsReports

ReportsRequirement alertsEmerging standards

Product technologies

Surveys

Surveys

Service requirments

AIP/SIP templatesAIP/SIP review

Migration packagesCustomization advice

Inventory reportsPerformance infoConsumer comments

Prototype requests

Preservation requirements

Advice

Issues

Protoype results

Prototype requests


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ì OAIS:modèled’information


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L’informationOAIS

ì  L’informationesttoujoursexprimée/représentéepardestypesdedonnées.

ì  Ledonnées,interprétéesenutilisantl’informationdereprésentation,fournissentl’information.

ì  Laconservationdel’objetinformationnécessitentuneidentificationclaireetunebonnecompréhensiondel’objetdonnéeetdel’informationdereprésentationassociée.

Objetdonnée

Interprétéàl’aidede

Informationde

représentation

produit

ObjetInformation


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InformationPackage

ì  Unpaquetd’informationestunconteneurconceptuelrassemblantdeuxtypesd’information:ì  Lecontenud’information(contentinformation)ì  L’informationdepérennisation(Preservation

DescriptionInformation-PDI)

Information de

pérennisation

Contenu D’information


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3typesd’InformationPackage

ì  SubmissionInformationPackage:SIPì  NégociéparleProducteuretl’archiveOAISì  Envoyéeparleproducteuràl’archive.

ì  ArchivalInformationPackage:AIPì  C’estlepaquetd’informationutilisépourlapréservation;ì  Inclusel’ensemblecompletdesPDIpourlescontenus

d’information.

ì  DisseminationInformationPackage:DIPì  MobilisetoutoupartiedesAIP;ì  Envoyéauxutilisateursparl’archiveOAIS.


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Vuedeséchangesdedonnées

Producer

Consumer

queries

result sets

orders

OAIS Archival

Information Packages

Submission Information Packages

Dissemination Information Packages


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UMLNotation

Class:Class Name

Aggregation:Assembly Class

Part -1 Class Part-2 Class

Multiplicity of Associations:

Class

Class

Class

Class

Exactly one

Many (zero or more)

Optional (zero or one)

One or more

Class-1 Class-2Association Name

Parent Class

Child -1 Class Child-2 Class

Specialization:

Association:

*

1. .*

0. .1

1

*

Class-1 Class-2

Association Name

Association Name

Association as a class:


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InformationObjectsInformation

Object

Representation Information

1+

interpreted using 1+ Data

Object

interpreted using

Physical Object

Digital Object

Bit Sequence

1+


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RepresentationInformation

ì  L’informationdereprésentationquiaccompagneunobjetphysique(unerochelunaire)peutluidonnerunesignificationsupplémentaire:ì  Typiquement,lerésultatd’’uneanalysedespropriétés

observablesdelaroche.

ì  L’informationdereprésentationaccompagnantunobjetnumériqueestutilisépourdonnerunesignificationsupplémentaire:ì  Typiquement,fairecorrespondrelesbitsàdesdonnées

commedescaractères,desentiersouréel,etàdesgroupesdedonnéesdecetype.

ì  L’informationdereprésentationpeutassocierlesobjetsavecdesconnaissancesplusabstraitesquipeuventavoirdesrelationscomplexesentreelles,qu’ilfautalorsdécrire.


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LanaturerécursivedesRepresentationInformation

ì  3typesì  StructureInformationì  SemanticInformationì  OtherRepresentation

Information


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Lestypesd’informationutilisésdansOAIS

InformationObject

ContentInformation

PackagingInformation

PreservationDescriptionInformation

DescriptiveInformation

. . .


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ContentInformation

ì  C’estl’informationquiestl’objetpremierdelapréservation.

ì  Uneinstanceoureprésentationdel’objetd’informationestcequel’archiveapourmissiondepréserver.

ì  Décidercequ’estlecontenud’informationn’estpasimmédiatetpeutnécessitéunediscussionavecleProducteur.

ì  L’objetdonnéedanslecontenud’informationpeutêtrephysiqueounumérique.


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PreservationDescriptiveInformation

ì  Lecontenud’informationtoutseulnesuffit;jesaispas:ì  Quelleestsonhistoire:

ì  informationdeprovenanceì  Quellessontsesrelationsavecd’autrescontenus

d’informationì  Informationdecontexte

ì  Commentl’identifierì  Informationd’identification

ì  S’iln’apasétécorrompu;ì  Informationd’intégrité

ì  CesinformationsconstituentlePDI:l’informationdepérennisation


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Informationdepérennisation(PDI)


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Dupointdevuenormatif:lePDI

ì  ProvenanceInformationì  Décritlasourceducontenud’information,quienavaitla

charge,quelleestsonhistoire.

ì  ContextInformationì  Décritcommentlecontenud’informationestarticuléà

d’autresinformationsexternesàl’IP(informationpackage).

ì  ReferenceInformationì  Fournitunouplusieursidentifieurs,permettantd’identifier

demanièreuniquelecontenud’information.

ì  FixityInformationì  Protègelecontenud’informationcontretoutealtérationnon

documentéeougérée.


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L’informationd’empaquetage


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OAISArchivalInformationPackage

ArchivalInformationPackage(AIP)

ContentInformation

PreservationDescriptionInformation

(PDI)e.g.,documentélectronique,donnéesScientifiques,images,textes,métadonnéesEtc. e.g.,commentl’informationestcréée,quila

Détient,sesrelationsauxautresinformationsCommentassurersonintégrité.

PackagingInformation

PackageDescription

Détailléepar

Délimitépardérivéde

e.g.,commenttrouverL’informationetsonPDISurunsupportdonné

e.g.,InformationpermettantderetrouverdesAIP


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DescriptiveInformation

ì  Contientlesdonnéesnécessairespourlesoutilsoudocumentsgérantl’accèsàl’archive:AccessAids

ì  LesAccessAidspeuventserviràlocaliser,analyser,retrouveroucommanderdel’informationàpartirdel’archiveOAIS.


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Typesd'AIP

ì  FondéssurlesdifférentescomplexitésdesContentObject.

ì  LesAIUcontiennentunsimpleDataObjectcommeunContentObject.

ì  LesAICcontiennentplusieursAIPetleurcontentobject:ì  Chaquemembred'unAICestun

AIPcontenantuncontentinformationetunPDI.

ì  L'AICcontientununiquePDIsurlacollectioncommetelle.


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PackageDescriptorsandAccessAids

ì  LesdescripteursdePacketssontutilespourpermettrel'accèsetlavisibilitédescontenusarchivés.

ì  Lesdescripteurscontiennent1ouplusdescriptionsassociées(AssociatecdescriptionsAD)quidécriventlescontentinformationdesAIPdupointdevued'uneuniqueaideàl'accès(Accessaid)

ì  Exemples:ì  FindingAids-aideàladécouverte:assisterl'utilisateuràla

localisationdel'informationqu'ilrechercheì  OrderingAids-aideàlacommande:permetàl'utilisateurde

découvrirlecoûtetdecommanderlesIAUqu'ildésire.ì  RetrievalAids-aideàl'obtention:permetauxutilisateursautorisés

derécupérerdesAIUdévritsparleUnitDescriptordel'archive.


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Enrésumé

ì  Unmodèled'objetsd'informationquicontiennentdesdonnées(dataobject)etdesinformation(representationinformation).

ì  4typesd'informationutilepourl'archive:ContentInformation,PDI,PackagingInformationetlaDescriptiveInformation

ì  CesclassessontassembléesetarticuléesdansunAIPpourdécrirecomplètementuneinstancedeContentinformation.

ì  Informationnécessaireàl'accès,enplusdecelleutilepourlapréservation.


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ì OAIS:miseenœuvre


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MettreenœuvreOAIS

ì  Définirlacommunautédésignée:ì  Pourquipréserve-t-on?ì  Quivalidequ’onabienfaitletravail?

ì  Définirlesproducteursdel’information:ì  Qui?Quelscontenus?Commentnégocier?Commentrécupérer

l’information?

ì  Monitorer:ì  Étatdelacommunautéì  Étatdelatechnologie

ì  Restituer:ì  Sousquelleformerestituer?ì  Quelsservices?


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Intérêtsetlimitesd’OAIS

ì  Limitesì  Indiquecequ’ilfautfaire,noncommentlefaire;ì  Complexitédelamiseenœuvreì  Cen’estpasuneméthodologieniunenormetechnique

ì  Intérêtsì  Cadrenormatifpermettantdedémontrerlaqualitéde

l’archivageeffectuéì  Linguafrancadelapréservation:terminologiecommune

auniveauinternational,indépendammentducontexteì  Guidelaréflexionsansimposerlasolutionquiresteliéeà

chaqueinstitution/situation.


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QuestionnaireOAIS1.   Dansvotrecas,commentsontlesSIP?Quisontvosfournisseursdedonnées?Quelsaccords

devezvouscontractualiseraveceux?Quelmonitoringpourveilleràresterenphaseavecleurévolutionorganisationnelleoutechnologique?

2.   QuelssontlesAIPquevousavezdéfinis?commentjustifiezvousleurstructurationetleschoixtechniquesassociés?

3.   Quelleestvotrecommunautédésignée?Yen-a-t-ilplusieurs?

4.   Quelmonitoringpourobserverledécalageentrevotrearchiveetlacommunautédésignée?

5.   Commentintégrerlesapportsdelacommunautédésignéepourdocumenterlescontenusarchivés?

6.   QuelssontlesDIPquevousavezidentifiés?

7.   Quelleprocéduredeveilletechniqueavezvousadoptée?

8.   CommentfaitesvousévoluervosAIP?

9.   Quelssontlesoutilsd'explorationquevousavezproposés(lesFindingAids)?

10.   StructuredesAIP:commentsedécomposevotrePDI?DétaillezlastructureduPDIetcommentvousl'instancierdansvotrecas.


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