Cours ERP Supinfo Part 2 V1

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Les ERP : Une autre vision des systèmes d’information Partie 2

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Cours ERP Supinfo Part 2 V1

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Les ERP :

Une autre vision des systèmes d’information

Partie 2

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Programme du cours

Définitions et composition d’un ERP, Le Marché des ERP, La structure et la vie d’un projet ERP, Conduite du changement, Maintenance des ERP, Progiciels «périphériques», Conclusions.

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Structure et vie d’un projet ERP

Page 4: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Le taux de réussite d’un grand projet

Le taux de réussite des grands projets informatiques continue d'être faible : Un sur deux échoue, sur le respect des

délais, des budgets ou des objectifs initiaux,

Il faut 5 ans pour déployer complètement un ERP dans un grand groupe = construction d’une centrale nucléaire !

Page 5: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Une méthodologie ?Pourquoi une méthodologie ?

Installer un ERP dans une entreprise un vrai challenge,• Peu à voir avec l’installation d’un produit «classique»,• Plug and play ? NON, il ne suffit pas de tourner la clé pour démarrer,• Il faut :

• établir le choix et préparer le lancement du projet,• analyser les processus de l’entreprise pour, éventuellement, les

modifier puis paramétrer l’ERP pour l’adapter aux besoins de l’entreprise,

• former l’équipe informatique, les utilisateurs clés (chargés d’indiquer les modes de fonctionnement) puis les utilisateurs finals,

• migrer les données de l’ancien vers le nouveau système,• tester et valider les solutions proposées (comment être sûr que la

bonne fonction est implémentée correctement ?),• C’est un véritable projet d’entreprise,• Peut-on faire cela dans n’importe quel ordre ?

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La mise en place d’un ERP : un projet à part entière

Une méthodologie d’implantation d’ERP c’est : Une structure, Un mode de fonctionnement, Une démarche,

Exemples de méthodologie chez les éditeurs : ASAP pour SAP, TARGET pour SSA (Baan).

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Une structure de projet :un exemple d’instances de projet

Comité de Pilotage

Équipes MOA Équipes MOEÉquipes MOA Équipes MOEÉquipes projet MOA Équipes projet MOE

Comité de Coordination

Comité de ProjetComité de ProjetComité de Projet

Selon complexité du projet

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Rôles et fréquences deréunions des instances projet

Comité de Pilotage

Comité de Projet (MOE et MOA)

Comité de Coordination

FréquenceRôle

Mensuelle ou Bi-mensuelle

Pilotage Stratégique(dernier niveau décision)

Hebdomadaire à mensuelle

Mensuelle ou Bi-mensuelle

Pilotage Opérationnel

Synchronisation par rapport aux autres projets

Comité de Projet (MOA seule)

Hebdomadaire à mensuelleConduite du changement

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Structure de projet :Comité de pilotage

Rôle et responsabilités : Suivi d’ensemble du projet et décisions/arbitrages, Approbation des documents majeurs de gestion du projet. Plan

Qualité Projet, Rapport d’avancement de projet et révision planning, Validation officielle des passages de jalons, Validation des besoins exprimés (réalisation ou non des

développements spécifiques), Gestion des points d’achoppements sur planification, ressources,

grandes caractéristiques fonctionnelles, techniques et opérationnelles, qualité,

Périmètre d’interventions majeures : non fourniture d’informations essentielles par l’un des acteurs du projet, changements fondamentaux des objectifs projet, retard dans l’exécution des tâches imparties à l’une des parties, non fourniture des moyens prévus.

Membres : Président (PDG ou directeur), Directeur de projet, Chefs de projet, Commercial de l’intégrateur, …

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Structure de projet :Comité de Projet

Rôle et responsabilités : Gestion quotidienne du projet, Décisions fonctionnelles, techniques ou qualité soumises par les

équipes projet (MOA/MOE), Soumission au Comité de Pilotage pour arbitrages, les prises de

décisions et les validations, Rôle d’alerte auprès du Comité de Pilotage sur difficultés et

préconisation des mesures correctives, Reporting d’avancement du projet au Comité de Pilotage, Transmission et exécution des décisions et orientations du

Comité de Pilotage auprès des équipes projet,

Membres : Chef(s) de projet MOE Client, Chef(s) de projet MOA Client, Chef(s) de projet MOE Intégrateur, Responsables de domaine fonctionnel.

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Structure de projet :Comité de coordination

Pendant l’implantation de l’ERP, le gel de tout autre projet, est rarement possible, d’où la nécessité de ce type de comité,

Son objectif principal : dès le début du projet, veiller à la cohérence générale de

l’implantation de l’ERP avec les autres projets en cours ou prévus,

Trois options : Une coordination point à point des projets, avec chaque

Comité de projet, Un Comité de coordination unique au domaine, où participent

tous les projets et où sont traités tous les aspects de coordination,

Un Comité de coordination dédié «ERP» où participent tous les projets, mais où ne sont traités que les aspects de coordination et d’intégration de «ERP».

Page 12: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Rôle des acteurs :Chef de projet (un par domaine)

MOE Client : Possède une bonne connaissance de la problématique métier, Possède une bonne vision du “futur recherché”, Assure le suivi du projet (planning, budget, ressources) client, Assure la coordination des tâches de son projet, Possède une autorité de décision et/ou une force de

proposition,

MOE intégrateur : Assure, en liaison avec son homologue ‘Client’, le suivi du

projet intégrateur ( planning, budget, ressources, ...), Avertit des risques du projet et garantit l’atteinte des objectifs, Fait intervenir toutes les ressources nécessaires à la bonne

réalisation du projet.

Page 13: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Rôle des acteurs :Utilisateur clé (un par domaine)

Participe activement à la modélisation par ses connaissances des procédures client,

Élabore la solution ERP, dans son domaine (choix et paramétrage), en collaboration avec le consultant intégrateur,

Rédige et démontre dans l’ERP, les scénarios de tests,

Rédige les procédures utilisateurs (IT : Instructions de travail),

Définit, prépare et dispense la formation opérationnelle à l’utilisateur final,

Propose d’éventuels changements de procédures ou d’organisations.

Page 14: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Rôle des acteurs :Consultant fonctionnel

Est reconnu comme un expert ERP dans un domaine précis,

Réalise l’étude de l’existant,

Anime les ateliers de conception générale,

Modélise la solution de référence,

Paramètre l’ERP et démontre la solution mise en place avec l’utilisateur clé,

Aide à la formalisation des procédures et s’assure que les tests sont bien faits,

Participe aux étapes de migration et de démarrage.

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Système

configuré

Management

Formationutilisateurs

Mise en placedu support

Assistance aux utilisateurs

Suivi de la formation

ÉvaluationEnvironnement

Production

Revue deprojet

FonctionnelTechnique

Basculement

Mise au pointbasculement

Optimisation dusystème

Administrationquotidiennedu système

Managem

entConduite duChangem

ent

JJ

Tests Intégration

Mise en productionSupport

Préparationau démarrageRéalisationConception

générale

Lancementdu projet

Configurationfinale

Configurationde base

Structureorganisationnelle

Procéduresdu projet

ÉlaborationScénarii

produit / Process

JJJ

DéfinitionProcessusde gestionOptimisation du

système

Testssystèmes

ConceptionMise en place

Système productionPlan de testsmise en place

Envir. test

Mise en placeEnvironnements

systèmePlanification

besoinstechniquesArchitecture

technique

Analyseprogiciel

Adéquationprogiciel

Analysedu besoin& existant

Mise en placepilotage

ÉvaluationdéploiementIdentificationdes risques

Avant-projet Définition Réalisation Mise enservice

Fonctionnementopérationnel

Reprisede donnéesInterfaces

Spécifiques

États / Rapports

ManagementFormation

Équipe projet

DocumentationUtilisateurs

Supports de cours

ManagementFormationÉquipe projet

Plan de formationutilisateurs

Planificationinitiale

Réunion delancement

Produit

opérationne

l

Projet

lancé

PQP

DCG

Exemple d’une méthodologie d’implantation d’un ERP

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Grandes phases du projet

Pré étude (ou avant-projet ou étude de cadrage),

Lancement,

Définition (conception générale, prototypes),

Réalisation (conception détaillée, prototypes intégrés + tests / recette),

Préparation au démarrage (formations utilisateurs finaux et Bascule),

Support post bascule.

Page 17: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Avant projet :Critères de choix d’un ERP

Les critères de choix sont nombreux : pérennité de l’éditeur, caractéristiques techniques et

fonctionnelles, intégration dans le système

d’informations existant, autres, …

Les caractéristiques fonctionnelles des produits demeurent un facteur prépondérant du choix, voire LE facteur clé.

Page 18: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Avant projet :Plan de cadrage, Lancement du projet

Objectifs : Préparer le projet, Déterminer les objectifs et enjeux du projet, Vérifier la faisabilité et l’adéquation de l’ERP aux besoins, Délimiter le périmètre du projet,

Principales tâches : Mettre en place le pilotage, Évaluer les risques du projet, Lister des procédures à mettre en œuvre, Établir les premières solutions générales (macro solutions), Fournir la cartographie applicative initiale (avec interfaces), Écrire le PQP (Plan Qualité Projet), Prévoir la 1ère version du plan de conduite du changement, Lister les ressources tant humaines que techniques, Construire le planning du projet, Identifier les sources de données à migrer.

Page 19: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage

Mise en Oeuvre

Reprise dedonnées

Conduite duChangement

Architecture etAdministration

Pilotage et suivi QualitéLa

ncem

ent

Con

cept

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Gén

éral

e

Con

figur

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Bas

e

Configuration Finale

Test

sd’

inté

grat

ion

Développements(spécifiques, interfaces,

états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Stratégie Collecte données et règles

Dévelop. des outils Nettoyage / fiabilisation

MappingT0 Valid. T1 T2Valid. Valid.

Communication et assistance au changementPlan de

formation Supports de coursFormationsRecettes

Formations utilisateurs

Gestion systèmes (environnements, autorisations, …)

DEV DossierExploit PROD

5%1 Mois

25%2 - 4 Mois

45%4- 6 Mois

25%2 - 3 Mois

Phases et composantes d’un projet ERP lancé

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 20: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les composantes ou «chantiers»

Pilotage (y.c. suivi qualité projet) direction des projets,

Mise en œuvre (déclinable par sous-projet),

Migration / reprise de données,

Conduite du changement,

Architecture et administration,

Selon la taille du projet, chaque composantes a son propre chef de projet.

Page 21: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage :Maîtrise d’œuvre MOA

MOA s’assure du bon déroulement du projet et est responsable de : La définition des objectifs du projet, La rédaction de la fiche de mission du chef de projet ou maître

d’œuvre, La spécification des besoins d’ajustement des fonctionnalités de l’ERP, L’arbitrage sur les différents scénarii proposés par MOE, La gestion du budget du suivi des dépenses, La conduite du changement (déploiement, accompagnement des

changements d’organisation et de processus), La mise en place et la gestion des ressources, L’assurance qualité projet, La validation des livrables, Le respect des jalons, Les prises de décisions nécessaires au projet,

C’est la partie décisionnelle du projet Elle rend compte à la Direction générale de l’entreprise.

Page 22: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage :Maîtrise d’œuvre MOE

MOE pilote l’ensemble des activités permettant le déroulement des différentes phases du projet : mise en œuvre du projet fonction des objectifs visés et des

spécifications définies par MOA, définition des différentes phases du projet et les activités

correspondantes, dimensionnement des ressources appropriées en fonction des activités, planification et coordination des activités du projet, réalisation et mise à disposition des produits conformes aux besoins

spécifiés par MOA (fonctionnalités & performances), identification des écarts par rapport au prévu et de proposition de

solutions, responsabilité qualité de mise en œuvre,

C’est la partie opérationnelle du projet MOE rend compte à la MOA.

Page 23: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage :PQP = Plan Qualité Projet

C’est le dispositif garantissant un déroulement optimum du projet. Il couvre l’ensemble des phases nécessaires à sa réalisation et précise :

les objectifs du projet,

les moyens conditionnant la réussite de sa mise en œuvre,

les conditions et les moyens de pilotage,

les structures et procédures de fonctionnement du projet,

les jalons à atteindre et les différentes étapes intermédiaires.

Page 24: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage :Exemple de Plan Qualité Projet

IntroductionPrésentation générale du projetRépertoire documentaireTableau d'affichage qualité du projet

Assurance QualitéDiffusion et mises à jour du PQPNon-application du PQP et dérogationsProcédures Qualité OpérationnellesResponsabilités

DémarcheArchitecture globale et scénarioLancement des projetsBasculeSynchronisation des travaux entre équipes (MOE-

MOA)Tableaux synoptiques des produits MOELivrables fournis par la MOALogique globale de validation des livrablesProcès verbaux de la MOAPrise en compte des réserves

Organisation de la MOEObjectifsPrincipesOrganisation des activités de maîtrise d’œuvreOrganisation détaillée

Structures de fonctionnement du projetRéunions de décisionRéunions de travail

Comité d’Avancement (MOE-MOA)Comités de domaine (MOE - MOA)War Room » (MOE-MOA)Réunion Interne de Bascule ou Projet (MOE-

MOA)

Pilotage du projetPlanification et avancement des travauxPilotage par les enjeuxGestion des alertesGestion des actions MOE

Les tableaux de bordSécurité et protection industriellesAudits

Effectués de la MOAEffectués intégrateurAudits internes à la MOE

Gestion de la documentationDéfinitionsModèles Word, Excel, PowerPointIdentificationGestion des versionsProcédure de traitement d’un documentDocuments de la MOA

Gestion des environnements et de la configuration des logiciels

Sauvegardes et archivagesGestion des modifications

Responsabilité du logiciel d’application.Gestion des anomalies du logiciel d’applicationGestion des demandes d’évolutionsGestion des demandes de modification

Méthodes et outilsMéthodesOutils (Bureautique, Planification, Gestion,

Technique)Relations avec les sous-traitants et fournisseurs.

Page 25: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Mise en œuvre :Lancement

Objectif : Procéder à la préparation et à la planification initiale du projet pour

en faciliter son bon déroulement et maîtriser les coûts et les délais,

Tâches principales : Planification du projet y compris des besoins techniques, Organisation du projet, Élaboration du PQP (Plan Qualité Projet) ou PAQ (Plan Assurance

Projet), Mise en place du dispositif de transfert de compétences,

Livrables principaux : Périmètre du projet et stratégie d’implémentation, Organisation du projet, Planning détaillé du projet (tâches, ressources), Plan de formation équipe projet / Transfert de compétences, Définition des procédures et standards de la gestion de projet (Plan

d’Assurance Qualité), Définition des procédures et standards d’implémentation.

Page 26: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Mise en œuvre :Conception générale

Objectif : décrire le futur système cible Mode opératoire : ateliers de conception, définis dans l’organisation du

projet), pour détailler chaque règle de gestion qui oriente le paramétrage. Spécifications des interfaces, des développements spécifiques et des reportings

Tâches principales : Formation de l’équipe de projet (client), Installation du système de développement, Définition de la structure, des données de base et des processus de

l’entreprise, Étude détaillée de l’existant et comparaison avec les possibilités de

l’ERP, Construction de la solution, à travers les prototypes généraux, Mise en place d’un PAQ (Plan d’Assurance Qualité), Recensement des différents profils utilisateurs.

Con

cept

ion

Gén

éral

e

Con

figur

atio

nde

Bas

e

Configuration Finale

Test

sD

’inté

grat

ion

Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 27: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Mise en œuvre :Réalisation

Objectif : réaliser la construction du système cible Mode opératoire : à partir des spécifications de la phase de

conception, réalisation des prototypes et des tests, documentation du paramétrage et des développements (interfaces, reports, développements spécifiques)

Principales tâches : Gestion du projet, Confirmation de la configuration de base, Administration système (Ex. concept d’autorisation, device, …), Configuration finale (paramètres), Développement des interfaces, des reports, Tests unitaires et premiers tests d’intégration et de non

régression, Documentation utilisateur final et supports de cours, Contrôle qualité de la phase de réalisation.

Con

cept

ion

Gén

éral

e

Con

figur

atio

nde

Bas

e

Configuration Finale

Test

sD

’inté

grat

ion

Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 28: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Distinguer processus métier et processus outil

Modélisation des processus distinction entre «fonction métier» et «fonction informatique», 

Fonction métier : cadre de définition, cahier des charges ou dossier de conception générale = base à la description des fonctions,

Paramétrer un ERP c’est transposer les processus métiers en processus exécutables par l’ERP,

Pour un processus donné (Ex. gestion des demandes d’achat) pas de processus type, mais une multitude de possibilités,

La flexibilité des ERP (paramétrage) est un avantage, au point de reproduire les dysfonctionnements organisationnels du passé !

Les méthodologies d’implantation fournissent des outils d’analyse des processus métier pour les rassembler au sein d’un ensemble structuré (le référentiel),

Ces outils permettent de définir un processus cible équivalent à une véritable expression des besoins, structurée, en amont du paramétrage,

L’équipe projet MOE se charge de trouver la combinaison de paramètres permettant de répondre à ce besoin.

Page 29: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Conception générale :Exemple de Business Concept Model

Fabrication à la commande

Achats

Ventes

Magasins

Programme Directeur

Calcul de besoins GestionProjet

Production

Développement Produit

PrévisionsVentes

BesoinClient

Commandeclientfacturée

Ordre achatContrats/Demandede devis

PlanDirecteur

Plan Matières

Planification ordres Production

Réceptionmarchandises

Listeenlèvement

Projetterminé

Livraisonfournisseur

Ordre VenteEmballage &Expédition

Plan Matières

Sous traitance

Réception& Ctl qual.

Composantsmanufacturés

Sous ens.Manufac-

turésAssemblage

finalEmballage

&expédition

Compo-sants

SemiFinis

Besoins en nouveau produitGestionQualité

Initialisation Projet

Product Information

ServiceBesoins Client

Ordre Servicefacturé

Besoins Projet

Prod.Finis

Listeenlèvement

Matièresprem.

Page 30: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Conception :Exemple de macro Processus

VentesGestion des devis

Spécification du produit

Études

Fabrication

Flux détailléMacro Processus

GestionCde

Processusdétaillé Processus principal

Page 31: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

État (travail à réaliser)

Activité

Activitéde

contrôle

• Session ERP• Appel à une autre application• Activité manuelle• Appel à un autre processus ERP

Processus imbriqué

(Processus grisé du fait de l'évaluation des conditions de contrôle)

Texte reprenant tout ou partiedu manuel utilisateurInstructions

Conception détaillée :Exemple de schéma d’un processus

Page 32: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Conception détaillée :Assignation rôles / Processus

Département

OrganisationNon

Non

Instructions :Validation + signature

A B

Non

Processus

Rôle A

Rôle B

EntrerFournisseur

Demandeachat ?

Utilisateur

Groupe

Fourniss.Connu ?

Action Manuelle

Autreapplic.

Sous-processus

SessionFourniss.Connu ?

Demandeachat ?

Demandeachat ?

Page 33: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Règles -------------- -------------- --------------

Automobile

Modules standardModules standardde basede base

ModèleModèleadaptéadapté

Entreprise xA&D

ModèlesModèlessectorielssectoriels

Conception détaillée :Construction d'un modèle adapté

Électronique

Page 34: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Mise en œuvre :Tests et recettes, préparation démarrage

Objectif : rendre le système prêt au passage en production (consolidation de tous les travaux des phases précédentes),

Mode opératoire : réalisation des recettes utilisateurs, des formations de l’utilisateur final et les reprises des données,

Principales tâches : Gestion de projet, Recette finale du produit, Formation utilisateurs finaux, Administration du système, Industrialisation (préparation de l’exploitation du système), Planification détaillée du projet de basculement, Contrôle qualité de la préparation au démarrage.

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Configuration Finale

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Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 35: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Plan d’Assurance Qualité :Tests d’intégration et de non régression

Deux noms à ne pas confondre : PQP : Plan Qualité Projet projet et procédures internes PAQ : Plan d’Assurance Qualité qualité de la solution

livrée

Tests unitaires des processus par sous-projets (ou domaine)

Intégration et tests transverses pour valider la cohérence d’ensemble : Vérification de cohérence des différents choix de paramètres des

sous-projets, Idem pour des choix inter sites ou inter entreprises, Test de l’intégration financière, Tests de non régression si ajout d’une nouvelle fonction par

rapport aux précédentes et aux autres systèmes (interfacés).

Page 36: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Mise en œuvre :Mise en service et support

Objectif : Rendre exploitable le nouveau système par les utilisateurs, Application stricte de la procédure et de la stratégie de migration validée dans la phase de recette (traitements de reprise / migration des données),

Mise en place de la procédure de correction d’anomalies (décrite dans le PAQ)

Recette provisoire, puis recette définitive ou VSR (Vérification en Service Régulier) prononcée à l’issue d’une phase probatoire (Ex. 12 mois),

Principales tâches : Vérification des résultats des traitements d’exploitation, Vérification des résultats des interfaces, Vérification du contenu des données saisies par les utilisateurs, Vérification des principaux indicateurs techniques.

Con

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Gén

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Con

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Configuration Finale

Test

sD

’inté

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ion

Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 37: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage

Mise en Oeuvre

Reprise dedonnées

Conduite duChangement

Architecture etAdministration

Pilotage et suivi QualitéLa

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Configuration Finale

Test

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Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Stratégie Collecte données et règles

Dévelop. des outils « Nettoyage » / fiabilisation

MappingT0 Valid. T1 T2Valid. Valid.

Communication et assistance au changementPlan de

formation Supports de coursFormationsRecettes

Formations utilisateurs

Gestion systèmes (environnements, autorisations, …)

DEV DossierExploit PROD

5%1 Mois

25%2 - 4 Mois

45%4- 6 Mois

25%2 - 3 Mois

Phases et composantes d’un projet ERP Reprise de données

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 38: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Migration / Reprise des données (1/2)

L’étude de la reprise des données débute dès la phase de conception,

Nécessité d’établir une stratégie de reprise : Que reprend-on, que ne reprend-on pas ? Quelles règles de reprise / transformation, Quelles reprises par programmes et quelles reprises manuelles ? A quel(s) moment(s) ?

Il s’agit de comparer les données des anciens systèmes à migrer avec les données du nouveau système matching

Développement des programmes de reprise, de transformation, de transcodification des données.

Stratégie Collecte données et règles

Dévelop. des outils « Nettoyage » / fiabilisation

MappingT0 Valid. T1 T2Valid. Valid.

Page 39: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Migration / Reprise des données (2/2)

C’est aussi l’occasion d’épurer / fiabiliser les données

Deux sortes de données : Statiques matching des données (notamment obligatoires) Dynamiques les encours (comment faire pour les commandes

partiellement livrées ?)

Modalités : Tests à blanc des programmes d’extraction et interfaces de

reprise, Tests de volumétrie et tests d’acceptation par l’utilisateur.

Stratégie Collecte données et règles

Dévelop. des outils Nettoyage / fiabilisation

MappingTC0 Valid. TC1 TC2Valid. Valid.

Page 40: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage

Mise en Oeuvre

Reprise dedonnées

Conduite duChangement

Architecture etAdministration

Pilotage et suivi QualitéLa

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Configuration Finale ( )

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Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Stratégie Collecte données et règles

Dévelop. des outils Nettoyage / fiabilisation

MappingTC0 Valid. TC1 TC2Valid. Valid.

Communication et assistance au changementPlan de

formation Supports de coursFormationsRecettes

Formations utilisateurs

Gestion systèmes (environnements, autorisations, …)

DEV DossierExploit PROD

5%1 Mois

25%2 - 4 Mois

45%4- 6 Mois

25%2 - 3 Mois

Phases et composantes d’un projet ERP : conduite du changement

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 41: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Conduite du changement

La conduite du changement est un projet en soi,

Il fait l’objet d’un chapitre spécifique examiné ultérieurement.

Communication et assistance au changementPlan de

formation Supports de coursFormationsRecettes

Formations utilisateurs

Page 42: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Pilotage

Mise en Oeuvre

Reprise dedonnées

Conduite duChangement

Architecture etAdministration

Pilotage et suivi QualitéLa

ncem

ent

Con

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Gén

éral

e

Con

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Bas

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Configuration Finale ( )

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Développements(spécifiques, interfaces,

formulaires, états)

Recettes

Préparation à la bascule

Mise en service et support

Stratégie Collecte données et règles

Dévelop. des outils Nettoyage / fiabilisation

MappingTC0 Valid. TC1 TC2Valid. Valid.

Communication et assistance au changementPlan de

formation Supports de coursFormationsRecettes

Formations utilisateurs

Gestion systèmes (environnements, autorisations, …)

DEV DossierExploit PROD

5%1 Mois

25%2 - 4 Mois

45%4- 6 Mois

25%2 - 3 Mois

Phases et composantes d’un projet ERP : Architecture & administration

Conception Réalisation Tests et recettes Support

Page 43: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Architecture & administration

Objectifs : rendre opérationnels les différents environnements utilisés par le projet et préparer son fonctionnement régulier en opérationnel

Principales tâches : Gérer les installations, Mettre en place les différentes versions, Installer et gérer les devices, Gérer les autorisations, Établir le dossier d’exploitation,

Nota : le projet d’implantation utilise divers environnements : Formation, Prototypage, Développement Validation / Recette, …

Gestion systèmes (environnements, autorisations, …)

DEV DossierExploit PROD

Page 44: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Architecture & administration :Exemple de Flux des composants

Projet(Écarts)

Maintenance(modif.)

OPEBascules

Mise en OPE

RAFRAICHISSEMENTLogiciel

PDEVDvlpt delogiciel

Envir. ProtoTest unitaire

logiciel et dvlpt

APTest de

non régression

Envir. deBascule à

Blanc

MDEVDvlpt delogiciel

Création d’une version

Maître MAJ MASTER

MCOTest de

non régression

Pré PRODtest de validation avant MEP

Page 45: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Architecture & administration: Exemple de Mise à jour des données

MDEVDvlpt de

logiciel + DEM

MCOTest de

non régression

Pré PROD

test de validation avant

MEP

Projet(Écarts)

Maintenance(modif.)

OPE

Création d’une version

Maître

PDEVDvlpt delogiciel

Envir ProtoTest unitaire

logiciel et dvlpt

APTest de

non régression

Envir. deBascule à

Blanc

Export OracleImport Oracleentre 3 et 5 jours

Copie Physique

Page 46: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Le basculement de système :Les approches de démarrage (1/2)

Big Bang : approche la plus ambitieuse et délicate Toutes le fonctions sont “basculées” en même temps pour toute

l’entreprise, Méthode utilisée surtout au début des implantations d’ERP (Nbx

«histoires douloureuses» dans les années 90), Adhésion complète, en même temps effort trop important. Aucune

expérience d’utilisation préalable ET Aucune garantie que cela fonctionne (donc pas d’avocat de l’ERP) ?

nécessite d’une grande mobilisation de la direction de l’entreprise,

Stratégie du «pilote» : implantation la plus courante Installations d’instances ERP indépendantes (systèmes et données)

pour chaque unité avec processus communs de consolidation financière et partage des données communes nécessaires au groupe (Ex. Chiffre d’affaires) ou processus communs (Ex. gestion des ressources humaines d’un même pays),

Implantation d’un pilote sur une unité «favorable», sans risque et représentative du business de l’entreprise puis, après rodage, extension unité par unité (roll out),

Approche adaptée aux grandes ou moyennes entreprises qui partagent peu de processus communs entre ses unités, mais plus longue.

Page 47: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Le basculement de système :Les approches de démarrage (2/2)

Stratégie de “Flux” : Conception du système focalisée sur quelques processus

clés (Ex. module finance). Plutôt adaptée aux petites entreprises.

But : développement rapide de l’ERP sur une orientation processus opérationnels, avec ROI plus rapide,

Avantage : peu d’utilisateurs ont à changer (une partie) de leurs habitudes de travail, avec un bénéfice plus immédiat.

Il s’agit donc de déterminer une stratégie d’évolution de toute une architecture d’applications ?

Page 48: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Comment faire évoluer un SI :exemple d’un équipementier automobile

Position du problème : Nombreuses applications sur deux sites

différents, Quatre métiers (donc des processus) différents:

électronique, pneumatique, câblerie, SAV et négoce,

Certaines applications sont conservées et d’autres sont migrées,

Pas de big bang, Mais … le moins possible d’interfaces

temporaires, …

Page 49: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Divisions / Directions :

Divers

Unités : Pneu-

matique Câblerie CapteursÉlectronique

(cartes & ordinateurs)

Réparation Négocede pièces

Lignes autonomes : Pignons Capteurs Électronique

Réparation électronique

CartersMontage

Réparations

Sites : Site 1 Site 2 Site 2 Site 2 Site 2 Site 2 Site 2

Activité : Série Série Série Série SérieRechanges Rechanges Rechanges Rechanges Rechanges

Réparations Réparations Réparations Réparations

Négoce

Transmissions

Division pneumatique Division Électronique

Comment faire évoluer un SI : situation de départ

CâbleriePneu-

matique

Page 50: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

GPAO

Achats StocksCommerce Atelier

QUALITE

PAIEPersonnel

Comptabilité Générale (ERP 4)

CO

Planification

ArticlesNomenclatures

SGDT

PIC / PDP

Macro gammes

Articles agréésEn cours Commandes

Ordre FabricationRéceptions du jour

ÉlémentsPaie

ContrôleAccès

Gestion desFormations

PRESENCE

VirementsPaie

Banques

Comptabilité Industrielle

FI TR

Exped.Catalogue

Facture

Activité

OF

Imputations

MouvementsBR

Prix standardsmanuel

ArticlesNomenclatures

VENTES

Imputations

Expéditions

Paie

Virementsfournisseurs

Prix standard

smanuel

TRESORERIE

Cartographie initiale du site n°1

Facturesfournisseurs

Page 51: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

GPAO ERPAchats

ERPStocks

ERPCommerce

ERPAtelier

ERP

QUALITE

PAIEPersonnel

Comptabilité Générale (ERP 5)

CO

PlanificationERP

ArticlesNomenclatures

SGDT

PIC / PDP ERP

Macro gammes

Articles validésEn cours CommandesOFRéceptions du jour

ÉlémentsPaie

ContrôleAccès

TRESORERIE ERP ?

Gestion desFormations

PRESENCE

VirementsPaie

Banques

Comptabilité Industrielle ERP

FI TR

Exped.ERP

CatalogueERP ?

FactureERP

Activité

OF

Imputations

MouvementsBR

Facturesfournisseurs

Prix standardsmanuel

ArticlesNomenclatures

VENTESERP

Imputations

Expéditions

Paie

Virementsfournisseurs

Prix standard

smanuel

Nouvelle interface

Interface à réécrireInterface inchangée

Interface supprimée Nouvelles applic.

E Proc.(TradeXpress)

E déplacement

?

Applic.invangée

Applic à migrer. Chgt de version

Cartographie cible du Site n°1

Page 52: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

GPAO

Pic /Plandir. de prod.

Achats Prod.Stocks Commerce Activité

GestionRéparation

Saisied’activité

FISS

MRPProcessus

Négoce

Saisie d’activité MS ProjectProjets/ressources

SIGAPaye

Notes de frais

CEC

SIBA

Gestion de projet

Reporting

GENEC

Module de comptabilité

FacturationCompta (générale, analytique, auxiliaire) Contrôle facture Controlling Achats divers

Qualité

Prod ManagerGestion de config.

Création / MàjArticle

E déplacement

E Proc.(TradeXpress)

?

Cartographie applicative initialedu Site n°2

Interface

Page 53: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

GPAO ERP

Achats Prod.ERP

StocksERP

CommerceERP

ActivitéERP ??

GestionRéparation

FISS

MRPProcessus

Négoce

Web TimeSaisie d’activité

MS ProjectProjets/ressources

SIGAPaye

Notes de frais

CEC

SIBA

Cascade PGMGestion de projet.

Harryreporting

GENEC

Comptabilité : ERP

FacturationERP

Compta (générale, analytique, auxiliaire)ERP

Contrôle factureERP

ControllingERP

Achats hors Prod.ERP

Qualité

PMGestion de config.

Création / MàjArticle

Nouvelle interfaceInterface à réécrireInterface inchangée

Interface supprimée

E déplacement

E Proc.(TradeXpress)

?

Applic. inchangées

Applic à migrer.

Cartographie cible Site n°2

Pic /Plandir. de prod. Saisie d’activité

Page 54: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Solution : une bascule B0

Divisions / Directions :

Direct. Industrielle

Unités : Pneu-matique HarnaisCapteurs

Électronique (cartes §

calculateurs)Réparation électronique

Achats ventes

Lignes autonomes : Pignons HarnaisCapteurs Électronique Réparation

électroniqueCarters

MontageRéparations (toutes lignes)

Sites : Site 1 Site 2 Site 2 Site 2 Site 2

Activité : Série Série . SérieRechanges Rechanges . Rechanges

Réparations Réparations Réparations

Achats ventes

Transmissions

Division Électronique

ERP 5.0 (PDM, SD, MM, FI,CO)

ERP 4.0

SérieRechanges

Réparations

SérieRechanges

Site 2 Site 2

B0

GPAO GPAODivision pneumatique

Pneu-matique

Page 55: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Solution : une 2d Bascule B1

Divisions / Directions :

Direct. Industrielle

Unités : Pneu-matique HarnaisCapteurs

Électronique (cartes §

calculateurs)Réparation électronique

Achats ventes

Lignes autonomes : Pignons HarnaisCapteurs Électronique Réparation

électroniqueCarters

MontageRéparations (toutes lignes)

Sites : Site 1 Site 2 Site 2 Site 2 Site 2

Activité : Série Série SérieRechanges Rechanges RechangesRéparations Réparations Réparations

Achats ventes

Transmissions

Division pneumatique Division Électrique

ERP vers 5.0 (Prod, PP, PM, QM, SD, MM, FI, CO)

ERP vers. 4.0

SérieRechanges

Réparations

SérieRechanges

Site 2 Site 2

B2

GPAO GPAO

Pneu-matique

Page 56: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Solution : une Bascule B2 (finale)

Divisions / Directions :

Direct. Industrielle

Unités : HarnaisCapteursElectronique

(cartes § calculateurs)

Réparation électronique

Achats ventes

Lignes autonomes : Pignons HarnaisCapteurs Electronique Réparation

électroniqueCarters

MontageRéparations (toutes lignes)

Sites : Site 1 Site 2 Site 2 Site 2 Site 2

Activité : Série Série . SérieRechanges Rechanges . Rechanges

Réparations Réparations . Réparations

Négoce

Transmissions de puissance

Division pneumatique Division Électrique

ERP 5.0 (PDM, PP, PM, QM, SD, MM, FI, CO)

ERP 5.0

SérieRechanges

Réparations

Série. Rechanges

Site 2 Site 2

B2

Pneu-matique

Pneu-matique

Page 57: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Structure et vie d’un projet

d’implantation d’ERP Quelques ordres de grandeur des coûts

Page 58: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Coûts d’un ERPÉtude Méta group

Étude Meta Group sur 63 sociétés (petites, moyennes ou grandes de divers industries), sur les coûts totaux d’acquisition d’un ERP (matériels, logiciels, services, coûts des équipes internes et coûts sur 2 ans (exploitation, maintenance, mises à jour, optimisations)

Coûts : entre 400 000 $ et 300 000 000 $ une moyenne de 15 millions de $

Soit une moyenne de 53 320 $ par utilisateur.

Page 59: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Exemple de structure budgétaire d'un projet

Quels %, les coûts de licence représentent-ils dans les coûts totaux d’implantation d’un ERP ?

coûts matériel, coûts externes, coûts des licences, coûts d’intégration, coûts internes.

Page 60: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Peut-on calculer un ROI ? (1/2)

ROI (Return Of Investment)

Dirigeants attente de gains immédiats dès le démarrage,

Équipe projet attente d’un break et de félicitations,

Aucune de ces attentes n’est applicable à l’ERP La plupart des systèmes révèlent leurs plus-values après

un temps d’utilisation et les améliorations apportées,

Résultats : frustrations de part et d’autres, grosses difficultés à déterminer un ROI avec de nombreux coûts cachés et une quasi impossibilité de calculer un ROI.

Page 61: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Peut-on calculer un ROI ? (2/2)

Bilan difficile à tirer car : Complexité de mise en oeuvre d’un ERP, Existe rarement des indicateurs initiaux pour comparer,

Si l’entreprise disposait déjà d’indicateurs constat généralement d’une dégradation, parfois pendant 2 ans !

Quatre raisons principales : Mauvais choix d’outil (définition imprécise des besoins), Absence de réflexion détaillée préalable sur l’organisation, Mauvaise ou absence de conduite du changement (actions

de formation centrées sur l’outil et pas assez sur les implications opérationnelles et les bénéfices

Coûts cachés.

Page 62: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Peut-on évaluer objectivement les apports ?

Quelques indicateurs : Augmentation du CA, Réduction du nombre d’applications, Diminution des stocks, Augmentation de la qualité de service au client

(réduction du délai de livraison, du nb de réclamations, …)

Accélération du cycle de production, Amélioration de la trésorerie, …

Page 63: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les autres coûts :coûts «cachés», coûts oubliés

Formation : liés aux nb d’utilisateurs à former

Intégration et tests : liés à la complexité du système existant

Conversion des données : liés à la qualité et au nb de données à migrer

Infocentre : liés à l’analyse et l’intégration des données de l’ERP au BI, voire la mise en place d’un nouvel infocentre

Développements Spécifiques : liés aux nb de développements demandés

Recrutement : liés aux compétences nouvelles parfois nécessaires ou l’affectation des meilleurs utilisateurs sur le projet

Consultants prestataires « à vie » : liés au projet qui ne sait pas s’arrêter

Baisse momentanée des résultats : liée à la formation et la conduite du changement.

Page 64: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

La conduite du changement : un

facteur clé de succès

Page 65: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Un projet techniquement correct et pourtant …

Mon projet s’est déroulé correctement, Tout s’est bien passé, Tout a été installé comme prévu,

Et pourtant …

LES UTILISATEURS NOUS SIGNALENT DE NOMBREUX PROBLEMES QUI S’AVERENT ETRE DE FAUX PROBLEMES ….

OU SE SITUE L’ERREUR ?

Page 66: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les bonnes questions à se poser

LES UTILISATEURS NOUS SIGNALENT DE NOMBREUX PROBLEMES QUI QUI S’AVERENT ETRE DE FAUX PROBLEMES : S’agit-il de vraies erreurs / vrais problèmes ? Ont-ils été formés correctement ? Ont-ils été informés suffisamment ? Quelles ont été leurs craintes, au moment de

l’implantation ? N’a-t-on pas implanter un projet «purement

informatique» ?

A-T-ON COMMUNIQUER AUTOUR DU PROJET ?

Page 67: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Structure organisationFonctions BusinessProcédures de travail

Personnes

Système Organisation

Changements dans une société ont une influence sur 3 pointsChangements dans une société ont une influence sur 3 points

Activités

ProcessusActivit

és Te

chniq

ues

Formation Motivation

Connaissances

SoftwareHardware

Impacts et composantes d’un projet d’implantation d’un ERP

Page 68: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Quelques raisons d’échec

Résistance des utilisateurs au nouveau système, ERP ou nouvelles méthodes de travail, car ils comparent toujours avec l’ancien système,

“Batailles politiques” autour du comment, voire même, de la pertinence d’un ERP, alors que la décision définitive a déjà été prise,

Services informatiques développant de nombreux spécifiques pour satisfaire les «barons» de l’entreprise système plus difficile à stabiliser, lors du démarrage,

Convaincre les utilisateurs d’utiliser le nouveau système et de nouvelles procédures de travail plus efficaces, reste le challenge n°1.

Page 69: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Résistances au changement et jeux de pouvoir

Les craintes ( résistances) : Soupçon de renouer avec le taylorisme, Crainte de (Re)centralisation de l’entreprise, Production de plus de contrôle, Menace de la déqualification des tâches, Inquiétude des informaticiens eux-mêmes (ERP importés = DSI et

informaticiens relégués aux seconds rôles),

Les jeux de pouvoir : Implication des cadres de terrain pour garder la maîtrise du

système (via paramétrage), Défenses des spécificités de leurs besoins (mais dans chaque métier

seulement 20% de différences occultent les 80% de points communs),

Plaidoirie de la cohabitation de l’ERP avec les anciens systèmes, Remise à plat de leurs processus par les chefs de service et révision

des modalités d’échange avec les unités amont-aval (faux positifs).

Page 70: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Plan de conduite du changement

Pour anticiper toutes ces réactions nécessité «d’accompagner» le changement,

La conduite du changement est une partie intégrante d’un projet d’implantation d’ERP,

La conduite du changement se compose : d’un plan de communication, d’un plan de formation.

Page 71: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Démarche de la conduite (ou accompagnement) du changement

Définition du plan de communication initialisée, dès le début du projet et mis à jour, à toutes les étapes,

Communication DANS LES DEUX SENS = mesure d’accompagnement dans le projet global pour : informer sur le contenu, les objectifs et l’avancement du

projet, atténuer les réticences, obtenir une «bienveillante neutralité» ou susciter

l’adhésion, créer un climat favorable, sensibiliser au changement, «vendre» la solution,

opération de marketing interne, chercher à anticiper les changements entraînés par que le

futur système, Média : plaquette de communication, notes

internes, intranet, etc. ,

Page 72: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les différents types de communication (1/2)

Communication générale (quoi, pourquoi, comment et pour qui ?) vers toute l’entreprise : Axée sur les avantages et apports, à court et long

terme Média :

plaquette de projet, campagne d’affichage et des événements associés, parutions régulières dans les médias internes, relais internes assurés par les responsables (réunions de

service par ex.), clarification du «qui fait quoi» par diffusion de

l’organigramme projet, utilisation de l’Intranet, relais de communication interne.

Page 73: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les différents types de communication (2/2)

Communication de cohésion autour : des objectifs, des enjeux et impacts des nouvelles procédures, des messages à transmettre pour assurer la réussite du

projet,

Communication destinée aux directions opérationnelles, et aux responsables hiérarchiques des services concernés, Média :

note interne sur objectifs, enjeux, nombre de sous-projets, ateliers de réflexion sur les impacts, l’évolution des métiers, la

gestion des compétences, les gains de productivité approche outil sous forme de «visite guidée», démonstrations

sur les préoccupations des acteurs.

Page 74: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Plan de formationDémarche

Démarche d’ingénierie de Formation :Transfert de compétences vers les formateurs relais puis les utilisateurs finals

Page 75: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Plan de formation

Conception détaillée du dispositif de formation (organisation et production de la logistique de formation),

Réalisation des supports de formation, Gestion des sites de formation, Gestion des inscriptions aux sessions de formation, Déploiement des formations, Déploiement des formations «Utilisateurs Finals», Formation de Formateurs, Bilan pédagogique.

Page 76: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les autres facteursde succès

par phase du projet

Page 77: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les facteurs clefs de succès par phase (1/2)

Lancement : Engagement de la direction de l’entreprise (MOA), Ressources de l’entreprise (MOE) disponibles, Ressources intégrateur disponibles, Bonne synergie entre Maîtrise d’ouvrage et Maîtrise d’œuvre

Conception : Objectifs et besoins des clients internes clairement définis, Machines disponibles, Licences ERP disponibles, Processus et règles de gestion non remis en cause, Respect du standard de l’ERP accepté, Équipe intégrateur opérationnelle,

Réalisation : Ressources disponibles et opérationnelles (équipes intégrateur et client), Développements analysés (dès début de la phase), Paramétrage validés par les utilisateurs clés, Décisions non remises en cause (effet cliquet), Pilotage efficace du projet (suivi opérationnel).

Page 78: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Les facteurs clefs de succès par phase (2/2)

Préparation démarrage : Disponibilité des ressources MOA pour la recette fonctionnelle, Disponibilité des environnements opérationnels, Coordination de la recette par le client (MOE) Plans de test judicieux (focus sur les tests d’intégration), Pilotage opérationnel des recettes, Circuit de décision rapide, Système correctement testé avant bascule,

Bascule et support post bascule : Disponibilité totale des équipes intégrateur (réactivité), Disponibilité totale des supports locaux (utilisateurs clés), Surveillance quotidienne du système et outil de suivi

opérationnel des anomalies, Maintien en position stable du système (aucune modification,

évolution autre que les corrections).

Page 79: Cours ERP Supinfo Part 2 V1

Quel(s) rôle(s) pour un ingénieur SUPINFO

Architecte, Consultant fonctionnel, Chef de projet ERP au sein

d'entreprises, de SSII, d'intégrateurs et d'éditeurs,

Assistant à maîtrise d'ouvrage, …