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e-GRH

Eric KOUAM

Consultant/Formateur enSystme dInformation

[email protected]

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Dcentralisation de la fonction

RH

2Eric KOUAM

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La fonction RH aujourd'hui

A l'heure actuelle, les DRH doivent s'acquitter de nombreuses tches lies lastratgie gnrale, la planification et la gestion du capital humain :

il s'agit tout d'abord d'acqurir ces ressources : dfinir les besoins del'entreprise et recruter.

par la suite, les DRH doivent planifier et grer les activits des employs,,

leurs performances, leur proposer des formations, un suivi de carrire etgrer le partage des connaissances pour l'ensemble des collaborateurs.

enfin, ils doivent assurer leur rmunration et tenter de retenir les bonslments.

Toutes ces tches sont plus ou moins lourdes selon la taille de l'entreprise et letype d'organisation. De plus, de multiples contraintes viennent amplifier lacomplexit de la fonction RH.

3Eric KOUAM

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Les contraintes du mtier RH

Les DRH doivent faire face des exigences de plus en

plus strictes : ouverture des marchs crant une pression extrieure, augmentation des contraintes lgales au niveau national

et international, contexte o s'annoncent de nombreux dparts la

retraite entranant une importante perte decomptences.

D'autre part, ils doivent rpondre des objectifs deproductivit croissante.

4Eric KOUAM

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Les contraintes du mtier RH

Cette problmatique trouve donc sa rponse dans les outils mis la disposition du DRHpour rorganiser son service et mme sa fonction.

5Eric KOUAM

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Dcentralisation de la fonction RHEn rponse ces contraintes et objectifs nouveaux, une rorganisation de la

fonction RH semble s'imposer, passant par la dcentralisation d'une partie

des tches administratives vers les units oprationnelles.Cette rorganisation repose sur deux fondements : l'ouverture de la fonction RH vers d'autres units de l'entreprise. Le DRH et

son service ne sont plus les seuls intervenants.

le positionnement du salari au cur de la stratgie de l'entreprise (dansl'idal, cette stratgie tend impliquer plus fortement les dirigeants dans lagestion de leurs ressources).

Ils donnent naissance l'e-RH : un systme d'information dvelopp au niveaude l'ensemble des collaborateurs intgrant les nouvelles technologies. Ces

derniers peuvent, dans certains cas, avoir accs leurs informationspersonnelles et sont ainsi responsabiliss.De plus, le DRH peut, grce ce systme, se concentrer sur des tchesplus stratgiques, plus forte valeur ajoute.

6Eric KOUAM

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Comment organiser la dcentralisation

de la fonction RH ?

Pour dcentraliser certaines tches de la fonction RH, l'information doit treouverte des acteurs qui jusqu'alors n'y avaient pas accs. Il s'agit de crerune plate-forme d'change intgrant les TIC, et accessible plusieursniveaux :

du salari celui du manager oprationnel celui du DRH, et, le cas chant, des responsables RH dpartementaux.

Certaines activits doivent donc tre informatises (paie, administration dupersonnel, gestion des temps) Il s'agit, en rsum, de centraliser aumaximum l'information pour mieux dcentraliser la fonction RH.

7Eric KOUAM

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Comment organiser la dcentralisation

de la fonction RH ?

8Eric KOUAM

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Conce ts et en eux

9Eric KOUAM

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Plan Le concept de-GRH

Pourquoi le-GRH ?

limites des projets e-GRH

10Eric KOUAM

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Le prfixe e

Le e- accompagne beaucoup de noms pour caractriser le dploiementdun systme dinformation permettant dautomatiser les procdures,dacclrer les dlais et, enfin, de faciliter la diffusion de linformation. Toutcela constitue une amlioration importante des prestations proposes parra ort la situation antrieure.

Tout ce qui commence par e- renvoie une conception distante et unpeu ds-humanise des relations interpersonnelles. Aprs tout, pourcertains, le e-learning, cest apprendre sans professeur, le e-marketing,cest vendre sans vendeur et le e-banking, cest la disparition du banquier,personne physique . Cest sans doute dans ce mme esprit que JacquesIgalens samuse parler d une e-RH qui fait de la GRH sans DRH .

11Eric KOUAM

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Le prfixe e Langle de loutil et ses performances semble effectivement trs prsent dans

les quelques dfinitions parcourues :

Le champ de ce que lon appelle la GRH lectronique, oue-RH, qui se dfinit comme les politiques de GRH les TIC, savoiressentiellement les Intranets internes public, pour mettre en uvre despratiques dynamiques.

Le e-RH est le recours aux technologies de linformation et de lacommunication pour optimiser les processus RH sur les tapes quicaractrisent la vie dun salari : recrute-ment, gestion sociale (congs,dpenses sociales), paie, gestion des comptences (carrire, formation),dpart du salari, retraite.

Le e-DRH correspond au fonctionnement dune DRH articule autour dela collecte, du traitement, du stockage et de la diffusion des informationsdont la plupart sont arti-cules en flux. La fonction se construit ainsi autourde pro-cessus de plus en plus transversaux.

12Eric KOUAM

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Trois conditions remplir pour parler

de-RH Le recours aux TIC dans un projet global RH :Le-RH, cest le recoursaux TIC dans un projet global RH. Nous entendons par global, le fait quunegrande part des domaines RH est remanie, adapte ou transforme. Ainsi,ce recours aura un impact sur la gestion de processus RH et sur la relationde la fonction RH avec son environnement.

Le-RH fait intervenir dautres acteurs que la seule fonction RH :Linformation RH devient non seulement accessible tous (sous rserve durespect de quelques rgles de confidentialit, tout le monde na pas accs

tout), mais elle est galement traite directement par tous. Le salari se voitresponsabilis sur ses propres actes de gestion courante. Le managerintervient directement dans les processus RH, sans intermdiaire.Avec le-RH, le systme dinformation RH est donc partag, aliment oumodifi par les acteurs la source de linformation, avec ou sans validation

managriale. Tout se fait avec un minimum dintervention des quipes RH. Le-RH, cest le recours des nouveaux modes dorganisation pour

grer les processus RH :Cest lvolution des modes de fonctionnementpermis par le-RH qui rend ncessaire de nouvelles organisations RH. Le-RH donne donc la possibilit de travailler diffremment.

13Eric KOUAM

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Le-RH : une proposition de dfinition Le-RH, soutenu par une stratgie dentreprise et un

recours aux TIC, est un mode de fonctionnement globaldune entreprise autour de la gestion dun nombresignificatif de processus RH, qui sappuie sur :

le partage de linformation RH et son traitement par unaccs direct des salaris, du management et de la fonctionRH ;

la mise en place dorganisations RH nouvelles pouroptimiser la relation de service.

14Eric KOUAM

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Les principaux outils e-GRH

Intranet Rseau interne accessible ou non distance

permettant laccs des informations et desapplications de gestion via une interface Web

SIRH

LSRH

Systme dinformation RH: systme degestion intgre des diffrents processusRH accessible ou non via Intranet

Libre service RH: systme de consultation,mise jour, gestion des informations propres lutilisateur, accessible via le Web

15Eric KOUAM

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Le champ de le-GRH

Automatiser et dcentraliser les processus de travail de lafonction RH (mettre la disposition de tous)

Feuilles de temps lectroniques Gestion informatise des congs, absences Gestion informatise des horaires Gestion informatise des notes de frais Etc.

16Eric KOUAM

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Le champ de le-GRH

Individualiser et numriser les changes entre le personnelet lemployeur (systme libre service)

Recrutement en ligne E-learning Plate-forme de knowledgemanagement

Gestion des comptences et des profils Communication distance Etc.

17Eric KOUAM

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Pourquoi le-GRH ?

18Eric KOUAM

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Pourquoi le-GRH ? La GRH volue; ce mouvement est conditionn par des

changements dans lenvironnement interne et externedes organisations

Le-GRH est un ensemble doutils qui permettent de

rpondre, en partie, ces diverses pressions internes etexternes

Les outils de-GRH ne sont pas rservs et utiliss par la

seule DRH mais sadressent la fonction RH (staff etline) et aux individus de lorganisation

19Eric KOUAM

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Pourquoi le-GRH ? Rpondre des pressions externes

Augmentation de la concurrence Recherche de comptitivit Globalisation des marchs

Pression gnrale sur les prix et les cots Pouvoir grandissant des stake holders Libralisation des marchs Dveloppement de la socit de la connaissance Dploiement de la logique client

Etc.

20Eric KOUAM

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Pourquoi le-GRH ? Rpondre des pressions internes

La recherche de flexibilit entrane une restructuration des

organisations: Aplatissement des structures hirarchiques Fonctionnement processuel (orientation client) Externalisation des activits ri hri ues

Partenariats multiples et multiformes La recherche de flexibilit entrane une transformation dutravail:

Multiplicit des statuts Formes demploi atypiques clatement des lieux et temps de travail (tltravail) Responsabilisation accrue des travailleurs Individualisation de la relation demploi

21Eric KOUAM

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Pourquoi le-GRH ? La GRH face ces diffrentes pressions

Diminuer les cots administratifs de la GRH Augmenter lefficacit du dispositif et des processus RH

m orer mage n erne e ex erne e en repr se e acommunication

Sadapter aux nouvelles formes de travail et dorganisation(gestion distance)

Harmoniser les pratiques et les outils Favoriser une individualisation et une dcentralisation des

processus RH

22Eric KOUAM

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Exemple dune PMEGestion administrative Calcul des salaires

Gestion du temps

Taches administratives

(contrats, notes de frais,etc.)

Gestion des assurances etavantages divers

Obligations lgales

Climat social

Communication

Relations sociales etsyndicales

Analyse et suivi de lalgislation

Gestion sociale

Discipline, conflits

Scurit et bien-tre au

HR development

Programmes derecrutement

Accueil et formation lengagement

Suivi du personnel

Inventaire descomptences existantes

Descriptions de fonction

c. rava

Programme daccueil Etc.

comptences ncessaires) Analyse des besoins futurs

Entretiens dvaluation etde fonctionnement

Plans de formation Programmes de gestion de

carrire Coaching

Etc.

23Eric KOUAM

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Le-GRH: la rponse adquate ?

24Eric KOUAM

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! Attention au mythe technologique!

Nous navons pas encore de relle politique GRHau sein de notre socit. Mais nous voulons aller de .

pour notre ERP. Cela va nous permettre dedvelopper notre stratgie en matire de gestion desressources humaines.

Entretien informelavec un dirigeantdentreprise, juin

2007

25Eric KOUAM

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volution et impacts possibles plusieurs niveaux la direction RH la fonction RH dans son ensemble

lencadrement et la hirarchie les relations avec le personnel lorganisation

etc.une volution importante qui ncessite une rflexion

approfondie plusieurs niveaux

26Eric KOUAM

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Les questions se poser

Au niveau de lentreprise

Comment vont voluer les modes dorganisationde lentreprise ?

La culture de lentreprise est-elle en adquationavec des pratiques formalises et automatises?

27Eric KOUAM

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Le-GRH: la rponse adquate ?Culture et Organisation

Exemple dcarts possibles

Le cas dun agenda partag

Existant Prsupposs

Liberts individuelles au niveau de Officialisation de lemploi du

Coordination informelle

Circulation de linformation non

organise

Culture non disciplinaire

Centralisation de linformation

Formalisation de la coordinationpar la mise en place de procdures

Rigueur et discipline

28Eric KOUAM

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Le-GRH: la rponse adquate ?Les questions se poser

Au niveau de lentrepriseComment vont voluer les modes dorganisationde lentreprise ?

-avec des pratiques formalises et automatises?Quel lien entre les pratiques de GRH et les outilse-GRH ?

La stratgie e-GRH doit tre articule avecune stratgie GRH

29Eric KOUAM

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Au niveau de lencadrement

Comment va voluer le rle de lencadrement ?

lencadrement (organiser, animer, contrler ?) Quelle sera la rsistance de lencadrement cesoutils et ces changements ? Comment ces changements sont-ils grs etaccompagns ? Comment grer distance et laide doutils dee-GRH?

30Eric KOUAM

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Au niveau des utilisateurs

Qui a accs aux outils ? (fracture numrique, niveau etcondition daccs) Quelle est la capacit relle dappropriation et

u u u u utechnologique du personnel, degr de familiarisation avecles TIC) Comment vont-ils intgrer ces outils leur mode de

fonctionnement ? (carts par rapport aux modes defonctionnement habituels) Comment ont-ils t impliqus dans le projet ?(management de participation ou dimposition)

31Eric KOUAM

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Au niveau du dpartement RH

Quel impact sur les processus RH ? Comment vont voluer les diffrentes fonctionsim li n r

Des fonctions risquent-elles de disparatre ? De nouvelles fonctions ou tches apparaissent-elles ? (helpdesk, support aux utilisateurs, ) Il y aura-t-il rorganisation du dpartement ?

Comment ces changements sont-ils grs etaccompagns? Quelles seront les rsistances au changement ?

32Eric KOUAM

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quipes RH acteurs de la str@tgie

Ainsi, pour mettre enplace un e-RH, il serancessaire detravailler sur larvision des

leur simplification,lOrganisation, laProfessionnalisationdes acteurs et leSystmedInformation.

33Eric KOUAM

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Un tour dhorizon des

fonctionnalits de le-RH

34Eric KOUAM

D I RH f i li

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Des Intranets RH aux fonctionnalits

plurielles LIntranet est prsent dans toutes les grandesentreprises.

Il existe quatre types dIntranet du plus simple(information) au plus labor (applications), sappuyant

u u u u u u .

de procder, idale, vite de multiplier la maintenancede plusieurs espaces de noms (cots dadministration) etpermet davoir un annuaire fiable (une seule mise jour).

35Eric KOUAM

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Des Intranets RH aux fonctionnalits

plurielles

Appliqus

aux RH, querecouvrentces quatretypesdIntranet etquellesutilisationsen sontfaites ?

36Eric KOUAM

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LIntranet de communication

LIntranet de communication reprsente la premire tape de linitiationdes salaris aux TIC, tout en facilitant les changes : tout salari a, parexemple, la possibilit de poser des questions la DRH. Cettefonctionnalit est souvent utilise lors de moments forts de la vie de

lentreprise : entre autres, un changement de localisation gographique,une nouvelle convention collective applicable, une mise en bourse, unefusion.

37Eric KOUAM

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LIntranet documentaire (dinformation)

Pour les entreprises, cest avant tout un vecteur de communicationimportant de leurs politiques et de leur stratgie, un moyen de fdrer lessalaris autour dune culture commune (lment important pour les groupesinternationaux). Il est aussi appel Intranet de gestion documentaire.

Selon le DRH de Pasteur Mrieux MSD, cest une ncessit de fairepartager par a tota t es sa ar s es m mes n ormat ons, es m mes

connaissances sur lentreprise et les hommes qui la font vivre . CetIntranet permet laccs linformation sans intermdiaire, par la cration debases documentaires mises la disposition des salaris de lentreprise.

On y trouve par exemple les politiques et les rgles RH, les accordsdentreprise, des informations sur la vie de lentreprise ou les postes pourvoir. Toutes les informations doivent tre retrouves facilement(classement organis, recherche par mots cls).

38Eric KOUAM

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L'intranet de collaboration :

L'intranet de collaboration ouvre des fonctionnalits plus larges quela prcdente, travers des applications collaborative de type forumou groupware. Il est aussi appel Intranet Fdrateur.

Cette utilisation de l'intranet, permet d'changer des points de vue(en temps rel ou diffr) ou des informations. Il faut cependant fairea en on aux a us qu peuven gra er am ance e rava .

La cration dun forum dans le domaine RH est surtout utiliseautour de rseaux cibls : RH ou managers principalement. Ilpermet dchanger des points de vue (en temps rel ou diffr) ou

des informations. Quand cette facult est offerte lensemble dessalaris, une animation - rgulation est mise en place. Il sagitdviter tout dbordement.

39Eric KOUAM

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L'intranet fdrateur (de collaboration) :

Groupwares Les groupwares ont pour cibles principales des groupes projets

transversaux, des rseaux dexperts, des communauts dintrt. Ilspermettent de travailler plusieurs et distance sur un mme sujet,voire un mme document. Les conditions de russite pour lefonctionnement dun groupware sont avant tout lexistence dunanimateur dsign. Les participants sont formellement inscrits avec

. ,

messagerie, agenda partag). La forme la plus simple, au niveautechnique, consiste trouver sur le mme site tous les travaux dungroupe projet et de pouvoir soi-mme lalimenter. Des formes plussophistiques existent galement pour faciliter un travail distance

interactif : un animateur peut, par exemple, mettre jour au fur et mesure dune runion tlphonique un document ; les modificationssont affiches en temps rel et vues par lensemble des personnesprsentes sur leur micro, qui peuvent, de fait, ragir immdiatement.

40Eric KOUAM

L'intranet dapplication :

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L intranet d application : Ce type dIntranet interactif offre la possibilit daccder des applications

de types libre-service (ou self-service) et workflow. Lenjeu principal nestpas uniquement lautomatisation des processus RH, il sagit surtout de lesrendre largement accessibles et modifiables. Il permet de dpasser lesfonctionnalits de lIntranet dinformation (catalogue de formations, liste despostes pourvoir) et de lIntranet de collaboration, en agissant, dans saforme la plus labore, sur le systme dinformation RH central.

Les formes les plus couramment mises en place dans les entreprises ontrapidement vis la formation (inscription en ligne) et le recrutement interne

. , ,

devient possible de mettre en relation des salaris avec des acteurs RH oumanagers sur des postes pourvoir. Ces libres-services permettent aux salaris dune entreprise, aprs

authentification, de consulter certaines informations administratives lesconcernant, voire de les modifier. Des exemples nous sont donns avec le

choix de placement pour la participation et lintressement, la mise jour dedonnes personnelles (changement de situation familiale, dadresse, decoordonnes bancaires), la visualisation de sa fiche de paie, deshistoriques des formations suivies, etc.

41Eric KOUAM

L'i t t d li ti W kfl

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L'intranet dapplication :Workflow

Le libre-service utilise trs souvent le workflow,littralement flux de travail , celui-ci consiste grerlectroniquement les processus (automatisation) mettanten jeu plusieurs acteurs, documents et activits.

Le workflowpermet la validation dune tierce personnequi peut tre le manager (cas le plus frquent) ou un

,

complexe, ou ncessitant une pice justificative, avantprise en compte dans le systme dinformation). Sonchamp dapplication vise essentiellement la gestionadministrative : gestion des congs annuels, des frais dedplacement, des inscriptions sur des sessions deformation

42Eric KOUAM

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L'intranet dapplication :Workflow

43Eric KOUAM

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LIntranet dapplications, unventail de ossibilits

partiellement exploitesNous proposons ici un tour dhorizon sur

ce qui est aujourdhui mis en uvredans les entreprises, dans le cadre desprocessus RH ports sur lIntranetdapplications (libre-service, avec ousans workflow).

44Eric KOUAM

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Le-administration

La gestion administrative du personnel est l'une des principales applicationsde le-RH permettant de crer de la valeur, pourtant, elle nest pas

largement mise en uvre dans les entreprises. Cest en mettant en placeune dmarche de-administration que les entreprises ralisent lesconomies les plus importantes.

Les acteurs du processus sont la fois les salaris, les quipes RH et lesmanagers (sparment ou non). Par consquent, la DRH gagne en

productivit, en tant libre de la charge administrative lie la gestion duprocessus.

Quelques exemples de processus les plus frquemment traits en libre-service : congs et absences ; remboursement de frais ; gestion du temps de travail ; participation et intressement (choix de placement) ; changement de situation individuelle (adresse, situation de famille, RIB, tlphone).

45Eric KOUAM

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Le-mobilit

Prsent au sein de l'intranet, Le-mobilit permet aux entreprises de faireconnatre ses postes, en temps rel, l'ensemble de ses salaris.

Le phnomne a connu un essor considrable ds 1995-1996, lorsque lesgrands groupes ont cr un espace RH sur leur intranet.

Le-mobilit permet donc : au manager / o la fonction RH de faire connatre les postes de recherche, via l'intranet

'candidature spontane

pour tous les acteurs de suivre les candidatures

L'e-mobilit est le premier pas des entreprises vers le-recrutementSelon les applications et les orientations politiques choisies, le-mobilit peut

aller de la dfinition de poste la slection finale en passant par les

oprations de tri de CV, de tests en ligne, de constitution de viviers. Un CVenvoy est trac : le salari concern sait chez qui son CV a t transmispour traitement.

46Eric KOUAM

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L e-recrutement

Un espace recrutement sur le site Internet de lentreprise devientincontournable. (65% des sites entreprises sont quips dune rubriqueRH).

L'Internet est la solution idale pour permettre l'entreprise de faireconnatre ses besoins en salaris, et notamment auprs des jeunesdiplms.

e-recrutement a t en part e e e-r ans a mesure o e e concerne e

processus qui conduit accueillir de nouvelle comptence dans l'entreprise. C'est une rponse efficace la recherche de certains profils, sans pour

autant passer plusieurs annonces. Les formes de-recrutement fleurissent sur le net. Recruter sur un site

demplois comme Emailjob , africareers, senjob, ijob, coute en moyenne 10fois moins cher que de passer une annonce dans le soleil, fraternit matin,le figaro ou dans Jeune Afrique .

47Eric KOUAM

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E-learning

Selon le droit du travail la formation professionnelle permanente constitueune obligation nationale. La formation professionnelle continue fait partie del'ducation permanente. Elle a pour objet de permettre l'adaptation destravailleurs au changement des techniques et des conditions de travail, defavoriser leur promotion sociale par l'accs aux diffrents niveaux de laculture et la qualification professionnelle et leur contribution au

, .

Les entreprises peuvent, si elle le souhaite, utiliser toutes les mthodesqu'elles dsirent pour permettre cette formation continue. Le-learning enfait partie.

C'est la possibilit donne aux collaborateurs d'accder un programme deformation, via navigateur, travers Internet ou Intranet dans l'entreprise.

48Eric KOUAM

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E-valuation

Quelques entreprises touchent galement le domaine de le-valuation. Ilsagit plus de la mise disposition doutils dvaluation que de la prise encompte du traitement du pro-cessus conduisant valuer une personne(entretien annuel).

Ces outils dvaluation des comptences et des connaissances se situentsouvent la frontire de le-formation. Cest souvent partir de lvaluation

dveloppement associs. Ces outils dauto-valuation en ligne sontgnralement connects (liens visibles) avec des rfrentiels decomptences. Ainsi, par lauto-positionnement, un programme de formationpersonnalis et adapt aux exigences dun poste peut tre dfini. Cest lecas pour dterminer le niveau de matrise dune langue. Ils sont galement

utiliss comme outils daide la dcision dans des processus derecrutement ou de mobilit professionnelle.

49Eric KOUAM

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Systmes spcialiss

march

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Plan de la sance

Les SIRH sur le march

Les critres pour choisir un fournisseur

Les modules dun SIRH

51Eric KOUAM

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Quelques SIRH spcialiss

SAP ERP HRMwww.sap.com

PeopleSoftwww.peoplesoft.com

Sigma RHhttp://www.sigma-rh.com/RHQuebec.htm

VIP de DLGL

http://www.dlgl.com/produit.htm Tandem RH

52Eric KOUAM

Critres pour choisir un SIRH

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Critres pour choisir un SIRH

Sondage Cerillo, Freeman

1) Capacits et modules : 90%2) Rputation du fournisseur : 45 %

3) Compatilit avec autres systmes : 40 %4) Temps+cot dimplantation : 40 %5) Recommandation dun tiers : 20%6) Rsultat dun benchmark : 20%7) Autres produits du mme fournisseur: 10%

53Eric KOUAM

Les modules dun SIRH

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Les modules d un SIRH

Dotation

Rmun.Avantages

sociaux Relationstravail

Gestion

Gestion dutemps

Formation

PlanificationMOSant

scurit

Paie

performanceDossier

employ

Structure

entreprise

54Eric KOUAM

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Module : Rmunration

Rmunration

valuationEn u t Admin. B nu t

es

emplois

Rmun.Internation.

salariales

Rmun.excutive

salaire

reconn.

55Eric KOUAM

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Module : Avantages sociaux

Avantages sociaux

Planifmmuni- R t

avan ages

sociaux

nscr p ons

cation

lois

56Eric KOUAM

M d l R l i il

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Module : Relation travail

Relations de travail

N i ti n ti n

collective

des griefs

57Eric KOUAM

M d l G ti d l f

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Module : Gestion de la performance

Gestion de la performance

M ur v lu ti nProgramme

disciplinaire rendement

a e aux

employs

58Eric KOUAM

M d l G ti d l f ti

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Module : Gestion de la formation

Gestion de la formation

l b r ti n Admini .InventaireAnalyse

formation formation

es

comptences

es

besoins

59Eric KOUAM

M d l Pl ifi ti d l MO

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Module : Planification de la MO

Planification de la MO

Pr ti n ti n d r ni ti nPlanification

MO

la relve du travail

eso ns

de MO

60Eric KOUAM

Module Sant et scurit

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Module : Sant et scurit

Sant et scurit

F rm ti n Admini .valuation

SST CSST

m eu

travail

61Eric KOUAM

Module : Gestion du temps

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Module : Gestion du temps

Gestion du temps

An lAdminis.

T m

absences

anques

travaill

62Eric KOUAM

Module : Dotation

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Module : Dotation

Dotation

uivi d Int r ti n

uit n

candidats

ecru emen

emploi

63Eric KOUAM

Forces et faiblesses des systmes

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y

spcialissForces

Couvre tous les volets desRH

Faiblesses

Absence de lien avecautres modules de lEse

ve oppemen par

fournisseur Possibilit de ASP

o ns ex es que

systmes maison MAJ frquentes

64Eric KOUAM

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Le choix dun SIRH

Pourquoi changer de systme ?

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Pourquoi changer de systme ?

Dsutude du systme actuel Plus de support du fournisseur Donnes corrompues Technologie dsute

volution des besoins organisationnels

Besoin dune application Web Besoin dinformation accru

66Eric KOUAM

Pourquoi conserver son vieux

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systme ?

Investissement important

Rsistance de la direction, des employs

Pertes des donnes historiques

67Eric KOUAM

tapes du processus menant au choix

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dun SIRH Obtenir un mandat claire de la direction (budget,

libration)

Composition dune quipe de projet Dfinition des besoins

RFI Re uest for information

Rdaction dun cahier des charges Appel doffres (request for proposal) valuation des offres Rdaction dun plan daffaire

68Eric KOUAM

Lquipe de projet

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L quipe de projet

Qui doit diriger un tel projet (RH ou TI ?)

Reprsentants fonctionnels

Reprsentants techniques

69Eric KOUAM

Dfinition des besoins

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Dfinition des besoins

Qui doit-on rencontrer ?

La direction de lentreprise

La direction RH Les clients Des fournisseurs potentiels (request for information)

70Eric KOUAM

Rdaction du cahier des charges

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Rdaction du cahier des charges

Dfinir les fonctions RH automatiser

Dfinir les informations requises pour chaque fonction Dfinir les processus requis

,

Description des exigences techniques

Exemple : Formation

71Eric KOUAM

Lappel doffre

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pp

Description de lentreprise Sa mission

Sa taille Description des besoins

Demande dinformation sur : Les cots Les autres clients Le service la clientle

Modle de contrat

Suite du processus (dlai de rponse)

72Eric KOUAM

Lvaluation des offres

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L valuation des offres

Quantifier chacun des items du cahier des charges

valuer les offres re ues

73Eric KOUAM

Contenu du plan daffaire

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Vision et objectifs corporatifs Alignements et incidences sur les programmes RH Modle de service RH Revue de linfrastructure technologique

valuation des besoins (oprationnels et RH) Stratgie technologique RH Systme core , systme experts ESS/MSS ASP,BPO

Intgration Approche ( Build Vs Buy , dveloppement) Analyse des bnfices et du ROI Stratgie de transition et de dploiement Plan de contingence (enjeux et risque) chancier Budget et ressource

Source : Romain Charbonneau, Arinso International, 2003

74Eric KOUAM

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Gestion de projet et gestion du

c angement

Les tapes dun projet dimplantation

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dun SIRH

1. Planification du projet

2. Formation de lquipe de projet3. Rvision des processus

.

5. Ralisation des tests6. Crer la structure de scurit7. Formation des utilisateurs8. Go live9. Support post-implantation

76Eric KOUAM

tape 1 : la planification

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Dterminer les objectifs du projet

Constituer lquipe de projet Dterminer les mcanismes de prise de dcision

a r e p an e pro e c es, responsa s,

chancier, cots) Dterminer les livrables Dterminer le plan de conversion

Dterminer le mode de transition (go live)

77Eric KOUAM

tape 2 : Formation de lquipe de projet

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Choix des formateurs

Contenu de la formation

Dure

78Eric KOUAM

tape 3 : Rvision des processus

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Description des processus actuel

Analyse des carts

Dfinition des nouveaux processus

Approbation des nouveaux processus

Identification des personnalisations et prparation desanalyses fonctionnelles

79Eric KOUAM

tape 4 : Paramtrisation du systme

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Dfinition des donnes de base du systme

Saisie de ces donnes

Dveloppement des personnalisations

80Eric KOUAM

tape 5 : Ralisation des tests

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Tests vanille

Tests fonctionnels : avec ersonnalisation

Tests intgrs (avec les donnes converties)

81Eric KOUAM

tape 6 : Structure de scurit

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Dfinir la structure des rles Dfinir des listes de permissions Associer les crans ces listes de permissions Dterminer le type daccs

Consultation Saisie/ mise jour Ajout

Correction Associer les emplois un rle

82Eric KOUAM

tape 7 : Formation des utilisateurs

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Choix des formateurs

Mise sur place dun environnement de formation (BD)

83Eric KOUAM

tape 8 : Go live !

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Conversion des donnes Dploiement du nouveau systme

Transition Arrt de lancien systme

Conserver les deux systmes en parallle

Conserver accs en consultation Tests de performance, de conversion

84Eric KOUAM

tape 9 : Support aux utilisateurs

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Rle des super-utilisateurs

,

Prparer les phases 2, 3, 4

85Eric KOUAM

Facteurs de succs

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Constitution dune quipe gagnante

Habilets fonctionnelles et connaissance des systmes actuels qu pe mu - sc p na re

Engagement et motivation tous les niveaux de lorganisation Personnes libres temps plein

86Eric KOUAM

Gestion du changement

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valuer les situations particulirement difficiles

Encourager

couter

Souligner les succs

tablir la confiance

Programme de reconnaissance

87Eric KOUAM

Conclusion

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Le-GRH

Des apports vidents Une plus-value certaine

Une ncessaire articulation avec les pratiques deGRH

Vigilance par rapport au mythe technologique

volution et impacts possibles plusieurs niveaux,ncessitant une rflexion approfondie

88Eric KOUAM

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89Eric KOUAM

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