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Cours accéléré dans Office 365Conseils rapides pour faire gagner du temps à votre entreprise en pleine croissance

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IntroductionVotre équipe et vous comptez probablement parmi les 1,2 milliard de personnes au monde qui ont utilisé Office 365. Vous connaissez les applications telles que Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Mais, quand il s’agit de répondre aux besoins et aux défis en constante évolution de votre entreprise, Office 365 offre davantage de ressources qu’il n’apparaît au premier coup d’œil. Des programmes d’aide à la décision aux solutions de communication et de travail d’équipe, les avancées dans ces outils de productivité changent notre façon de vivre et de travailler. Et si les préoccupations de votre équipe tournent autour de sujets tels que la sécurité, la gestion des appareils mobiles ou le travail à distance, un passage au nuage peut faire plus pour votre entreprise en pleine croissance que jamais auparavant.

Ce livre électronique vous apprendra à utiliser au mieux des applications Office 365 spécifiques dans six domaines critiques de votre activité : la mobilité, le travail d’équipe, la communication, la sécurité, la productivité et l’information.

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Table des matières

Chapitre 1La mobilité permet l’activité hors du bureau ........................................................... 4

Chapitre 2La collaboration fonctionne .........................................................................................13

Chapitre 3La communication est reine ........................................................................................ 23

Chapitre 4La technologie renforce l’efficacité ........................................................................... 32

Chapitre 5Protégez vos données .................................................................................................. 37

Chapitre 6Exploitez la puissance des données ......................................................................... 43

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Chapitre 1

La mobilité permet l’activité hors du bureauAvec les versions Premium de Word, d’Excel et de PowerPoint, ainsi qu’une interface utilisateur optimisée pour les téléphones ou tablettes Android ou iOS, Office 365 permet à votre équipe de donner le meilleur d’elle-même, tant au bureau qu’en dehors de celui-ci.

« Les représentants de la génération du millénaire nous disent qu'un travail flexible est une priorité élevée. Et nous sommes convaincus que, lorsque vous respectez les personnes et leur mode de fonctionnement, cela contribue à augmenter considérablement la productivité. En permettant aux employés d’accéder à des composants Office 365 dans le nuage, nous sommes en mesure de créer une approche plus fluide et flexible de l’espace de travail physique. »

Carl DawsonDirecteur informatique, Marks & Spencer

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Word

Ajoutez des commentaires dans Word via votre téléphoneVous devez formuler des commentaires à l’adresse d’un collègue pendant que vous faites la navette? Vous pouvez modifier des documents sur votre Android ou iPhone avec l’application mobile Word.

Pour ajouter des commentaires :Appuyez n’importe où dans un document, puis cliquez sur Modifier.

Tapez vos commentaires. S’il s’agit de la première fois que vous ajoutez un commentaire, vous êtes invité à entrer un nom d’utilisateur afin que d’autres personnes sachent qui a modifié le document.

La mobilité permet l’activité hors du bureau

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Excel

Quatre raccourcis Excel conviviauxVous pensez qu’Excel n’est qu’un programme de bureau? Réfléchissez-y à deux fois. Vous pouvez faire pratiquement tout ce que vous voulez dans Excel sur votre téléphone ou votre tablette.

1. FormulesCalculez des formules sur l’application mobile en appuyant sur l’onglet Formules.

2. Accès aisé à vos fichiersEnregistrez les fichiers Excel sur OneDrive et accédez-y rapidement sur tout appareil.

3. Clavier intégréAjoutez des formules en toute facilité avec le clavier à l’écran de votre tablette.

4. Graphiques suggérésVisualisez rapidement des données en quelques étapes avec la fonctionnalité Graphiques suggérés, parfaite pour les écrans de petite taille.


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PowerPoint

PowerPoint Mobile a ses avantagesPréparez et présentez en déplacementVous avez besoin de corriger une présentation tandis que vous êtes en déplacement? Utilisez l’application PowerPoint pour apporter des modifications à partir de votre téléphone ou de votre tablette.

Gardez vos notes à portée de mainLisez les notes d’une présentation directement sur votre téléphone.

Coupez les cordesPas besoin de fils et câbles encombrants. Le mode Présentateur vous permet de contrôler totalement ce que voit votre public en affichant les commentaires du présentateur uniquement sur votre tablette. Les nouvelles fonctionnalités d’écriture manuscrite, de pointeur laser et de surlignage vous aident à mettre en évidence des concepts clés en cours de présentation.

Connaissez vos points de discussionÉcrivez vos notes à la main pour souligner les points clés.


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OneDrive

Le partage facilitéOneDrive permet d’accéder aux fichiers sans effort, de sorte que vous pouvez travailler en tout lieu et partager votre travail avec votre équipe, où qu’elle soit. Prévisualisez plus de 270 types de fichiers courants, dont des fichiers aux formats PDF, PSD Photoshop, Adobe Illustrator et Visio, des images médicales DICOM, etc. Vous pouvez même diffuser une vidéo à la demande sans attendre le téléchargement complet.

Partagez vos fichiers en toute confiance, sachant que les autres utilisateurs pourront y accéder de manière transparente et sécurisée. Partagez un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques, ou envoyez un lien permettant à toute personne qui en a besoin d’y accéder, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation. Par ailleurs, vous pouvez contrôler la durée pendant laquelle le lien fonctionnera, ainsi que visualiser et modifier facilement les autorisations que vous avez accordées.


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Microsoft Teams

Communiquez en temps réelPour le nombre croissant d’organisations qui ne peuvent pas toujours rassembler tout le monde dans une même pièce, Teams offre une expérience de réunion riche et immersive permettant aux utilisateurs d’ajouter des fichiers Office, tels que des documents PowerPoint contenant des animations via un ordinateur ou un appareil mobile pour les appels ou la conversation.


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Sway

Créez des documents magnifiques en déplacementSway accélère et facilite la création et le partage de rapports interactifs, présentations et autres récits personnels soignés sur votre appareil mobile. Ajoutez votre contenu. Sway se charge du reste.

Créez rapidement• Démarrez un Sway à partir de photos sur votre

appareil mobile.• Commencez un Sway en choisissant un modèle.• Accédez à votre contenu en tout lieu,

puis continuez à modifier vos Sways précédents en déplacement.

Collaborez sur des Sways avec un minimum d’effort• Co-éditez avec d’autres personnes proches de vous

en utilisant votre iPhone.• Partagez un lien d’édition avec une personne

quelconque pour lui permettre d’accéder au Sway sur son appareil mobile ou de bureau.

Ajoutez aisément du contenuUtilisez toute photo ou vidéo enregistrée sur votre appareil mobile.

Partagez en toute facilitéChaque Sway est intégré avec des options de partage mobile. Il suffit d’envoyer un lien à quelqu’un pour que cette personne puisse voir votre création sans devoir s’inscrire ou télécharger des logiciels supplémentaires.


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Yammer

Connectez toute l'entrepriseYammer vous permet de rassembler l’ensemble de votre personnel, du PDG aux employés de terrain, afin de mobiliser, de partager et de favoriser la transparence, en tout lieu au sein de l’organisation ou dans le monde.

Avec Office 365, votre équipe et vous êtes prêts à vous rendre partout où votre travail vous mène.


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Chapitre 2

La collaboration fonctionneMicrosoft Teams permet aux employés de collaborer de bout en bout. Ils peuvent ainsi partager des notes de réunion, collaborer avec le partage de proximité, co-éditer des documents en temps réel, obtenir des mises à jour et accéder aux fichiers, afin que personne ne passe à côté de rien.

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La co-édition en toute confianceLe travail d’équipe est une composante clé d’Office 365, et la fonctionnalité de co-édition en temps réel permet aux membres de l’équipe de partager des idées et d’ajouter des commentaires en toute facilité directement à un document. L’historique des versions amélioré vous permet de voir, d’accepter ou de rejeter des modifications, ainsi que de revenir à des versions précédentes, en veillant à ce que rien ne soit perdu. Et de nouvelles fonctionnalités améliorent l’expérience de travail sur une présentation en temps réel avec plusieurs membres d’une équipe.

La collaboration fonctionne

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Word

La co-édition en toute confiance

Devenez opérationnelPour commencer à utiliser la co-édition en temps réel, enregistrez votre document Word sur OneDrive. Cliquez ensuite sur le bouton Partager situé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre. L’expérience de partage est identique, que vous partagiez sur le Web, dans Explorer sur Windows 10 ou Windows 7, ou dans Finder sur Mac.

Invitez des collèguesVous pouvez partager des fichiers et collaborer dessus avec des personnes internes et externes à votre organisation, même si elles ne sont pas abonnées à Office 365.


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Activez la co-édition en temps réelLorsque vos coéquipiers se connectent et travaillent sur le document dans Word ou Word Online, vous voyez leurs modifications en temps réel.

Collaborez harmonieusementVotre équipe et vous pouvez rédiger, commenter et modifier un travail en temps réel. Ajoutez des commentaires ou répondez-y en regard du texte dont vous parlez afin que vos collègues puissent suivre la conversation.


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Excel

La co-édition en toute confianceRegardez l’historique détaillé d’un documentOuvrez le volet Historique en cliquant sur Fichier>Historique. Voyez en un coup d’œil quand le fichier a été créé et quand il a été modifié pour la dernière fois.

Voyez qui a contribué à un fichierToutes les révisions sont répertoriées par date, et incluent les noms de leurs auteurs, afin que vous puissiez suivre les modifications de chacun.

Voyez comment les fichiers évoluent au fil du tempsCliquez sur une version d’un fichier pour l’ouvrir et voir en quoi elle diffère des versions ultérieures.

Restaurez des versions antérieuresPour revenir à une ancienne version d’un fichier, appuyez simplement sur Restaurer de façon à ce que le document revienne à l’affichage tel qu’il était à ce moment-là.


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PowerPoint

La co-édition en toute confianceBénéficiez d’une visibilité de l’équipeL’angle supérieur droit de l’écran vous indique qui travaille sur le fichier et à quel emplacement. Un simple clic permet d’accéder aux diapositives en cours d’édition.

Démarrez des conversations vidéoEn cliquant sur l’image miniature d’une personne et le logo Skype, vous pouvez démarrer une conversation de groupe pour discuter de ce sur quoi vous collaborez.

Affichez les activités effectuées sur un documentLe flux d’activités présente un historique complet des modifications apportées au document, ce qui vous permet de revenir à une version antérieure si nécessaire.

Communiquez via des commentairesLes fils de conversation et les boutons d’accès rapide vous permettent de répondre à des commentaires rapidement.


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Outlook

Conseils pour partager des pièces jointesOutlook 2016 facilite le partage de fichiers avec une expérience de pièce jointe améliorée.

Chargez des pièces jointes pour faciliter le partageVous pouvez envoyer des fichiers en tant que pièces jointes traditionnelles, ou les charger directement à partir d’Outlook sur OneDrive ou un site d’équipe SharePoint, ce qui permet à chacun de consulter, d’afficher et de modifier la même version.

Choisissez parmi les fichiers récemment consultésLorsque vous joignez un fichier à un courriel, vous voyez s’afficher la liste de tous les documents auxquels vous avez accédé récemment, ce qui vous permet de passer moins de temps à rechercher les pièces à joindre appropriées.

Microsoft Teams

Deux façons de collaborer plus intelligemment avec Microsoft TeamsMicrosoft Teams simplifie la communication en réunissant les appels, les réunions et les discussions en un seul endroit.

1. Conversez simultanément avec tous les collaborateurs d’un projetVous pouvez lancer un appel ou une vidéo à partir de Microsoft Teams.

2. Ne manquez aucune occasion de discuter avec un invitéDésormais, vous pouvez convier des invités en toute sécurité dans Microsoft Teams, en leur proposant de participer à une conversation, à une réunion ou à un appel.


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SharePoint

Deux choses pour vous intéresser à SharePointQue vous travailliez en équipe sur une stratégie de produit, une présentation de vente ou une initiative clé de votre entreprise, SharePoint place le contenu au centre du travail d’équipe. Les fichiers, les sites et le contenu sont facilement partageables et accessibles aux équipes et organisations.

1. Connectez votre lieu de travailSharePoint propose des expériences connectées qui permettent aux utilisateurs de partager leur expertise et de collaborer sur des fichiers, données, conversations et notes dont ils ont besoin.

Commencez votre journée sur la page d’accueil de SharePoint, où vous pouvez voir en un coup d’œil l’activité récente de vos équipes. Travaillez rapidement avec une navigation facile vers vos sites, et visualisez ce qui est important à cet instant précis.

2. Partagez et collaborezLorsque vous ajoutez des pages SharePoint en tant qu’onglets dans Microsoft Teams, vous pouvez lier des articles de presse ou la page d’accueil de votre site d’équipe. Davantage d’intégration entre SharePoint et Teams signifie plus d’options d’accessibilité pour votre main-d’œuvre.

Comment ajouter SharePoint avec Teams

1. Dans votre chaîne Microsoft Teams, cliquez sur + pour ajouter un onglet.

2. Sélectionnez SharePoint.3. Sélectionnez le site approprié ou utilisez

un lien SharePoint.4. Si vous utilisez un lien SharePoint,

donnez-lui un nom convivial pour l’onglet OneNote de Teams.


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La co-édition est du brainstorming 2.0Pendant une réunion, les intervenants peuvent taper simultanément des idées dans un document OneNote partagé. Vous avez besoin de suivre une personne à propos d’une idée? Les modifications sont toujours attribuées à un auteur, ce qui facilite l’identification de celui-ci.

Sway

Co-éditez plus intelligemment avec un partage de proximitéAvec la fonctionnalité Sways Near Me, deux personnes physiquement proches peuvent instantanément commencer à co-éditer le même Sway. Il suffit d’inviter un collaborateur à partir d’une liste d’utilisateurs de Sway proches et d’envoyer une invitation de partage. Un membre de votre équipe peut alors modifier ce Sway avec vous, le tout depuis l’application Sway. Ensemble, vous pouvez facilement incorporer des captures mobiles (telles que des photos et des vidéos de votre appareil mobile) pour co-éditer en déplacement lors de tournées de conférences, de visites de sites de clients, et bien plus encore. Sways Near Me nécessitant uniquement une connexion Wi-Fi ou Bluetooth, l’application fonctionne partout dans le monde.

Avec les capacités de partage iOS, vous pouvez également partager votre Sway directement à partir d’un iPhone ou d’un iPad via un courriel, un SMS, une publication sur un réseau social ou un bloc-notes OneNote, ce qui vous permet de partager vos magnifiques présentations interactives.


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Yammer

Comment Yammer unifie votre activitéYammer est le meilleur outil de connexion au sein de votre organisation, qui permet de solliciter des idées et de partager les meilleures pratiques pour des initiatives plus larges.

Voulez-vous réunir votre équipe dans un emplacement virtuel?Créez des groupes permettant de rassembler des idées diverses, quels que soient les fuseaux horaires, les zones géographiques ou les hiérarchies.

Vous voulez collaborer et innover?Yammer fournit une plateforme permettant de collaborer, de faire appel aux connaissances de tous pour résoudre des problèmes, et de prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Voulez-vous mesurer les progrès?Suivez et évaluez les progrès de votre équipe pour dynamiser de nouveaux membres et obtenir un soutien supplémentaire de l’encadrement.

Avec Office 365, tous ceux qui ont besoin de savoir sont informés.


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Chapitre 3

La communication est reineUne stratégie de communication efficace est au cœur de toute équipe performante. De l’ouverture d’un dialogue individuel à la conduite d’une réunion d’équipe, Office 365 donne à vos employés le contrôle de leurs conversations, afin qu’ils se sentent connectés en tout lieu.

« Avec les nouveaux services de réunion et de téléphonie, Office 365 devient plus riche et plus complet. Il offre un environnement de collaboration très simple pour interagir avec d’autres au sein d’une entreprise dispersée dans le monde entier. Plus nous communiquons, plus nous sommes performants en tant qu’entreprise ».

Jason SeleDirecteur informatique, Zetec

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Microsoft Teams

Microsoft Teams vous met dans le siège du conducteurAvant une réunionAvant une réunion, vous pouvez partager des fichiers sur le canal. La réunion proprement dite peut être tenue dans un canal de sorte que le contexte complet fasse partie de l’expérience.

En cours de réunionPendant une réunion, les participants peuvent entrer et sortir de la discussion. Ils peuvent converser, partager des écrans et partager des fichiers. L’expérience des réunions est riche et immersive, et les membres de l’équipe peuvent ajouter des fichiers PowerPoint avec des animations, qu’ils rejoignent la réunion via un ordinateur ou un appareil mobile. Microsoft Teams prend également en charge les images haute-fidélité des participants à la réunion.

Après une réunionAprès une réunion, l’équipe peut partager une récapitulation et des actions de suivi dans le canal, soit dans le fil de conversation, soit dans le Wiki, soit dans OneNote.

La communication est reine

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Les administrateurs réseau peuvent envoyer un courriel à l’ensemble de l’organisation à partir du groupe Toute l’entreprise, une agrégation par défaut qui inclut automatiquement tout le monde.

CONSEIL DE PRO

Yammer

Quatre façons d’utiliser le réseau social interne d’Office 3651. Annoncez au groupeLa fonctionnalité Annonce est un moyen parfait pour partager des informations avec un vaste éventail de personnes à la fois. Les membres du groupe peuvent la voir à deux emplacements : dans leurs flux d’accueil et dans leur boîte de réception.


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2. Partagez des fichiers au sein de votre organisationÀ partir de Yammer, vous pouvez facilement charger ou partager des fichiers à l’intérieur de la suite, notamment via SharePoint, OneDrive, Outlook et Stream.


Lorsque vous partagez une vidéo directement à partir de Stream vers Yammer, elle est diffusée directement dans votre flux de groupe Yammer.

CONSEIL DE PRO

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3. Partagez une conversationLorsque vous souhaitez intégrer une conversation Yammer dans votre diffusion en direct ou votre site de communication SharePoint, vous pouvez l’enregistrer dans un groupe ou l’envoyer en tant que message privé et ignorer complètement la page du groupe.


En haut du fil, Yammer affiche le nombre de fois que la conversation a été partagée.

CONSEIL DE PRO

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4. Créez un sondageUtilisez Yammer pour recueillir des commentaires ou prendre rapidement le pouls de votre entreprise.


Yammer recalcule le pourcentage de réponses, de sorte que les nombres sont mis à jour à chaque actualisation de la page du groupe.

CONSEIL DE PRO

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Six conseils et astuces pour l’utilisation de groupes

1. Réunissez votre équipe autour d’un projet avec une boîte de réception, un calendrier, une bibliothèque de documents, un bloc-notes OneNote et un outil de planification partagés, en quelques clics dans Outlook.

2. Facilitez le référencement rapide et la communication en accédant aux messages organisés en fil.

3. Marquez des collègues avec la fonction @mention lorsque leur contribution est nécessaire.

4. Poursuivez vos conversations en déplacement via des groupes sur l’application mobile.

5. Établissez des appels vocaux et vidéo via l’extension Teams.

6. Accédez aux conversations en ligne pour les groupes marqués comme favoris.

Outlook

Connectez-vous et partagez à partir d’OutlookLa fonctionnalité Groupes élève la communication d’équipe en plaçant tous les éléments d’un projet dans un seul endroit. À partir d’Outlook, des ensembles d’utilisateurs peuvent se connecter, planifier des réunions, partager des calendriers et fichiers communs, et prendre des notes.

31Office 365 vous permet de contrôler la conversation au sein de votre organisation.

Sway

Communiquez avec styleTransformez vos présentations pour communiquer magnifiquement. Avec le moteur de conception intégré de Sway, vous n’avez pas à vous soucier d’avoir un diplôme en conception pour créer et partager rapidement des présentations et des rapports interactifs qui suscitent l’intérêt et renforcent les résultats.

Créez rapidement• Commencez par un fichier Word,

PowerPoint ou PDF.• Commencez par choisir un modèle.• Commencez par taper un sujet.

Ajoutez un contenu varié provenant de plusieurs sources• Contenu : photos, vidéos, audio,

incorporations• Sources : suggérées, OneDrive, Flickr, Bing,

Pickit, YouTube, votre appareil, et bien plus encore

ConceptionsSway conçoit automatiquement de belles sorties et vous permet de leur donner un style en fonction des couleurs de votre entreprise.

Facilité de partageTout ce dont vous avez besoin est d’envoyer un lien. Les Sways présentent parfaitement sur des appareils de toutes tailles (mobiles ou de bureau), sans intervention de votre part.

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Chapitre 4

La technologie renforce l’efficacitéOn constate la productivité lorsque vos applications et équipes peuvent opérer ensemble de façon harmonieuse et sans effort. De l’édition dans Word au partage avec vos collègues, vous serez en mesure de gérer des documents partagés et de collaborer sur ceux-ci en toute sécurité et sans interruption. Lorsque tous vos outils communiquent, il devient facile de collaborer sur des projets en temps réel en équipe, en tout lieu.

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Word

Fonctionnalité RechercherDans Word 2016, utilisez le champ Dites-nous ce que vous voulez faire du ruban pour entrer des mots et expressions concernant ce que vous voulez faire ensuite, puis accédez rapidement aux fonctionnalités que vous voulez utiliser ou aux actions que vous souhaitez accomplir.

Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Rechercher pour trouver ce que vous cherchez, ou la fonctionnalité Recherche intelligente pour rechercher ou définir le terme que vous avez entré.

Excel

Prévision en un clicLa fonction de prévision permet désormais d’effectuer des prévisions sur la base d’un lissage exponentiel (tel que FORECAST.ETS).

Sous l’onglet Données, cliquez sur le bouton Feuille de prévision pour créer une visualisation prévisionnelle de votre série de données.

À partir de l’Assistant, vous pouvez également trouver des options permettant d’ajuster des paramètres de prévision courants, tels que le Caractère saisonnier qui est automatiquement détecté par défaut, et les intervalles de confiance.

La technologie renforce l’efficacité

Principales fonctionnalités permettant de gagner du temps dans Word et Excel

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SharePoint

Simplifiez vos processusLibérez-vous, ainsi que votre équipe, du temps consacré à des processus manuels récurrents. Vous pouvez désormais créer et lancer Flow directement à partir de OneDrive pour automatiser les processus relatifs à vos fichiers, ou directement à partir de SharePoint pour alimenter tout ce qui va des simples alertes et approbations à la gestion d’opérations complexes et stratégiques. Cliquez simplement sur Ajouter un flux, puis sélectionnez un modèle de flux dans un panneau.

Commencez avec des fonctionnalités telles que les suivantes :

1. Rassemblez et gérez les données et les fichiersLes listes SharePoint collectent des données, comme vous le feriez dans Excel, et sont faciles à partager et à gérer sur un intranet. Plus de 10 millions de listes personnalisées sont utilisées dans Office 365 : des listes simples de contacts ou de tâches, aux listes qui alimentent des opérations stratégiques des grandes entreprises. Utilisez PowerApps pour créer des formulaires personnalisés afin d’afficher, de créer et de modifier des données et des fichiers.


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2. Automatisez les tâches répétitivesUtilisez le concepteur visuel simple de Flow pour définir les étapes à suivre pour les processus manuels et organisationnels récurrents. Vous pouvez tout faire dans Flow : de la configuration d’alertes et d’approbations à la modélisation de processus complexes en plusieurs étapes.

3. Connectez-vous à des sources de données et services et intégrez-lesLorsque votre processus a besoin de données provenant d’autres sources et services, Flow vous permet d’automatiser l’échange de données, de synchroniser des fichiers, et bien plus encore. Par exemple, utilisez Flow pour copier les informations entrées par une équipe commerciale dans Microsoft Dynamics vers une liste SharePoint utilisée par les opérations. Flow s’intègre également à des services locaux et tiers.

4. Créez des applications qui transforment votre activitéAvec PowerApps, sans écrire de code, vous pouvez créer des applications qui interagissent avec des données dans des listes et bibliothèques SharePoint, ainsi que d’autres sources infonuagiques et locales. Utilisez PowerApps pour créer des expériences numériques qui tirent parti de la technologie, telles que les caméras des téléphones mobiles, pour travailler de façon innovante.


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OneNote

Ne passez jamais à côté d’une noteLa prise de notes sur chaque partie importante d’une réunion peut être accablante. Avec OneNote 2016, vous pouvez inviter d’autres personnes à collaborer sur un bloc-notes partagé en sélectionnant Fichier > Partager > Inviter des personnes. Pour partager un bloc-notes pendant une réunion, choisissez Fichier > Partager > Partager avec la réunion.

Une fois que des membres de votre équipe ouvrent le bloc-notes, tous les utilisateurs autorisés peuvent ajouter des notes simultanément, puis les synchroniser automatiquement.


Avec Office 365, collaborez harmonieusement et sans effort avec une meilleure technologie.

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Chapitre 5

Protégez vos donnéesQue signifie le fait qu’Office 365 soit plus sécurisé que jamais? Que vous soyez une équipe de cinq personnes ou une entreprise figurant au classement Fortune 500, vous bénéficiez d’une sécurité de qualité professionnelle tenant à l’écart les pirates et les virus, et garantissant la confidentialité de vos données.

« Nous faisons un énorme bond en avant dans notre capacité à soutenir le travail d’équipe mondial sans sacrifier la sécurité et la confidentialité des données, en adoptant la suite de services de productivité dans le nuage Microsoft Office 365. Office 365 répond tant à nos besoins de mobilité et qu’à nos normes de sécurité. »

Bryan AckermannVice-président et directeur informatique, Korn Ferry

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Conformité du secteurLa messagerie Office 365 respecte automatiquement 10 normes de conformité en matière de confidentialité applicables dans divers secteurs. Par défaut, Microsoft prend également des engagements contractuels solides en matière de confidentialité et de sécurité des données pour aider les clients à se conformer aux réglementations locales. Le document contractuel sur les conditions de service en ligne inclut les clauses contractuelles types de l’Union européenne, la Loi sur la protection des données (DPA) du Royaume-Uni, et de nombreuses autres dispositions. Il s’applique dès que les clients acceptent le contrat de licence Microsoft.

Confidentialité des données et visibilité de l’accèsLes services commerciaux en ligne de Microsoft ne capturent pas, ne conservent pas, n’analysent pas, n’indexent pas, ne partagent pas et n’explorent pas vos données. Cela signifie que

vos courriels ne sont jamais analysés à des fins de diffusion d’annonces, et que les données que vous stockez chez nous ne sont en aucun cas lues ou partagées avec des tiers sans que vous en soyez informé. Vous bénéficiez également de contrôles entièrement personnalisables, qui vous permettent d’adapter le service de sécurité de qualité professionnelle afin de répondre au mieux aux besoins de votre entreprise.

Protection contre les pirates et les virusMême si votre entreprise dispose d’une équipe de sécurité, il est pratiquement impossible de constituer une équipe suffisamment grande pour détecter et protéger contre les centaines d’alertes possibles déclenchées quotidiennement. Avec Office 365, une extension de niveau professionnel de votre équipe de sécurité se concentre sur la sécurité physique de vos centres de données, le niveau de sécurité logique appliqué aux machines hébergées, et le niveau de sécurité de vos données au repos et en cours de transmission.

Protégez vos données


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Exchange

Pas besoin d’antivirusLe courriel est la passerelle d’entrée et de sortie de votre organisation. Accordez la priorité à la sécurité de façon systématique avec une protection contre les menaces extérieures, et une défense renforcée par des contrôles d’accès internes.

• Pour faire face à des menaces extérieures et à des risques inconnus, la solution Exchange Online Advanced Threat Protection incluse dans Office 365 contribue à sécuriser les boîtes aux lettres contre des attaques sophistiquées en temps réel, éliminant ainsi la nécessité d’installer d’autres antivirus. Chaque pièce jointe ou lien transitant par votre serveur Exchange est automatiquement évalué afin de détecter toute activité suspecte, et tout contenu malveillant est neutralisé avant qu’une attaque puisse se produire.

• Pour protéger les informations internes, Exchange permet à vos administrateurs de contrôler les autorisations d’accès au courrier à l’aide de la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) en empêchant toute personne non autorisée d’imprimer, de transférer ou de copier des informations sensibles. La protection contre la perte de données (DLP) offerte par Office 365 permet aux administrateurs de contrôler les règles de transport, les actions et les exceptions sans que cela affecte les flux de courrier.

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SharePoint

Plateforme sécurisée pour le travail d’équipeSharePoint est conçu pour créer une expérience de travail d’équipe fluide, qui transcende les limites, tout en protégeant votre organisation, vos données et vos employés grâce à la sécurité de niveau professionnel d’Office 365 et des appareils.

Trois aspects de SharePoint Security

1. Protection de pointe de vos informationsSharePoint et OneDrive vous rendent confiant en la sécurité de vos données en fournissant l’espace le plus sûr dans le nuage. Pour garantir la sécurité de vos données et la sécurisation de l’environnement de travail de votre équipe, ces services permettent d’authentifier et d’autoriser des utilisateurs, de protéger du contenu et de sécuriser l’infrastructure.

2. Gérez la sécurité plus facilement avec des commandes intuitives et avancéesSharePoint et OneDrive incluent un ensemble de contrôles pour assurer la sécurité de vos données, quel que soit l’endroit où les utilisateurs mobiles y accèdent ou les partagent, l’appareil qu’ils utilisent ou la mesure dans laquelle leur connexion réseau est sécurisée.

3. Restez informé avec des informations et des connaissancesSharePoint et OneDrive offrent des capacités d’audit avancées pour vous aider à découvrir des informations légales sur des activités spécifiques d’un utilisateur ou d’un administrateur.


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Utilisez la fonctionnalité de gestion des appareils mobiles pour Office 365 pour sécuriser et gérer les types d’appareils suivants :

• Android 4 ou versions ultérieures• iOS 7.1 ou versions ultérieures• Window 8.1• Windows Phone 8.1• Windows 8.1 RT• Windows 10• Windows 10 Mobile

La fonctionnalité de gestion des appareils mobiles protège les produits Office 365 suivants :

• Exchange• Excel• OneDrive• Outlook• PowerPoint• Sway (uniquement iOS)• Word

Gestion des appareils mobilesQue se passe-t-il en cas de perte ou de vol d’un appareil chargé de données de l’entreprise? C’est là qu’intervient la fonctionnalité de gestion des appareils mobiles d’Office 365. Elle permet aux administrateurs d’empêcher tout accès non autorisé aux données en définissant des stratégies qui garantissent que l’accès aux courriels et documents de la société est possible uniquement à partir de téléphones et de tablettes de votre service Office 365. En cas de perte ou de vol d’un appareil chargé avec Office 365, les administrateurs peuvent effacer le contenu de l’appareil.

Office 365 s’inquiète des menaces pesant sur vos données. Vous n’avez donc pas à le faire.

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Chapitre 6

Exploitez la puissance des donnéesDes données générées par les clients aux données relatives au fonctionnement de votre équipe, votre entreprise baigne dans les informations. Dans ce contexte, des informations attendent d’être découvertes et exploitées pour transformer votre activité et vos résultats.

Les applications centrées sur les informations de Microsoft Office 365 vous permettent d’analyser, puis de visualiser des données dans de magnifiques présentations et des visuels attrayants pouvant être partagés au sein de votre équipe.

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Exploitez la puissance des données

Power BI

Le potentiel d’une base de données unique

Recueillez des résultats en maximum 15 secondesUn seul jeu de données est tout ce dont vous avez besoin pour commencer à utiliser Power BI. Dans la section Jeux de données du volet de gauche, sélectionnez les points de suspension correspondant à ce que vous souhaitez analyser. Dans le menu d’options, sélectionnez Informations rapides. Après seulement 15 secondes, vos idées sont prêtes. Cliquez sur Afficher les informations. À partir de là, deux options s’offrent à vous :

• Épingler des visuels à un tableau de bord.• Filtrer pour obtenir des informations supplémentaires.

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Posez des questions pour obtenir des informationsPower BI est équipé d’un puissant moteur de reconnaissance linguistique qui génère des rapports et des visualisations à partir de questions spécifiques que vous posez.

• Commencez par le tableau de bord pour le jeu de données que vous souhaitez analyser.• Saisissez une question en utilisant un langage naturel et conversationnel (par exemple,

« Quel était notre chiffre d’affaires en 2016? »). Une liste de termes suggérés s’affiche en fonction de votre question.

• Cliquez sur un terme pour voir les résultats et un visuel correspondant.• Enregistrez le visuel sur le tableau de bord en sélectionnant l’icône en forme d’épingle en regard

de la zone d’entrée de la question.

Recueillez vos idées dans un tableau de bordIl suffit d’un visuel épinglé pour créer un tableau de bord. Une fois que vous avez commencé à créer un tableau de bord rempli d’informations sur un jeu de données particulier, vous pouvez en réorganiser la disposition.

• Redimensionnez une vignette en faisant glisser ses poignées vers l’intérieur ou l’extérieur.• Déplacez une vignette en cliquant dessus et en la faisant glisser vers l’emplacement de votre

choix sur le tableau de bord.• Modifiez le titre ou le sous-titre d’une vignette en positionnant le curseur sur celle-ci, en cliquant

sur l’icône en forme de crayon, puis en ouvrant les détails de la vignette.

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Delve

Des informations intelligentes vous aident à travailler plus intelligemmentDelve Analytics vous montre, ainsi qu’à votre équipe, comment travailler plus efficacement.

Réseau• Avec quelles personnes interagissez-vous le plus?• À quelle vitesse répondez-vous à leurs courriels?

Courriel• À quelle vitesse lisez-vous vos courriels et y répondez-vous?• Quels sont vos taux moyens de lecture des courriels et vos temps de réponse?

Heures de concentration• À quelle fréquence avez-vous eu au moins deux heures pour vous concentrer?• Comment pouvez-vous trouver plus de temps pour vous concentrer?

Réunions• Combien d’heures avez-vous consacrées aux réunions cette semaine?• Quelle fut leur efficacité?


Avec Office 365, les informations sur les données vous aident à travailler plus intelligemment pour améliorer vos résultats.

Fin du cours accéléré

La mise à l’échelle pour le succès commence avec l’utilisation d’applications sectorielles appropriée pour accomplir le travail. Un meilleur travail est possible si vous équipez votre entreprise d’applications qui favorisent la mobilité, le travail d’équipe, la communication, la sécurité, la productivité et l’obtention d’informations.

À présent que vous avez terminé le cours accéléré sur Office 365, il est temps de regarder précisément de plus près ce qu’Office 365 peut faire pour votre organisation.

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