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  • 1. UNIVERSITE DABOMEY CALAVI ****************** FACULTE DES SCIENCES AGRONOMIQUES (FSA) ************************************** COURS : ACCESS 2007 ********************************************************* parparparpar Mose K.B. SODJINOU 2012 ACCESS 2007

2. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 Guide du volet de navigation Cette rubrique explique comment utiliser le volet de navigation, une nouvelle fonctionnalit de Microsoft Office Access 2007. Le volet de navigation remplace un ancien outil, appel fentre Base de donnes. Vous pouvez galement l'utiliser en remplacement des menus gnraux ; ces crans permettaient de parcourir une base de donnes et d'effectuer des tches, telles que l'excution des tats. Dans les versions prcdentes d'Access, vous utilisiez la fentre Base de donnes pour manipuler les objets de la base de donnes : les tables, les formulaires, les tats et les autres composants. Vous l'utilisiez par exemple pour ouvrir des objets afin de les utiliser ou lorsque vous souhaitiez modifier leur conception. Vous pouvez maintenant effectuer ces tches l'aide du volet de navigation. Par ailleurs, vous pouvez aussi utiliser le volet de navigation pour crer des groupes personnaliss contenant les objets d'une base de donnes. Ces groupes sont galement une nouveaut dans Office Access 2007 ; vous pouvez les utiliser la place des menus gnraux. Par exemple, si vous utilisiez un menu gnral dans une version prcdente d'Access pour ouvrir deux formulaires d'entre des donnes et que vous excutiez trois tats, vous pouvez crer un groupe personnalis dans Office Access 2007 qui cre juste ces formulaires et tats et masque les autres objets de la base de donnes. Prsentation du volet de navigation Lorsque vous ouvrez une base de donnes nouvelle ou existante dans Office Access 2007, les objets de votre base de donnes les tables, les formulaires, 3. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 les tats, les requtes, les macros, etc. apparaissent dans le volet de navigation. Cette figure illustre le volet : Le volet de navigation apparat par dfaut lorsque vous ouvrez une base de donnes dans Office Access 2007 le volet remplace la fentre Base de donnes utilises dans les versions antrieures d'Access. En rgle gnrale, dans les cas o vous utilisiez la fentre Base de donnes (dans une version prcdente d'Access) pour effectuer une tche, vous excuter prsent cette mme tche en utilisant le volet de navigation. Par exemple, si vous devez excuter un tat ou entrer des donnes directement dans une nouvelle ligne de la table, vous utilisez maintenant le volet de navigation. Nouvelles tches qui peuvent dsormais tre effectues dans le volet de navigation Outre pour les tches habituelles, vous pouvez utiliser le volet de navigation pour importer des donnes de ou exporter des donnes vers Microsoft Office Excel 2007 ou Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez galement utiliser la nouvelle fonctionnalit Collecte de donnes fournie par Microsoft Office Outlook 2007. Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation de la fonctionnalit de collecte de donnes, consultez la section Collecter des donnes l'aide du courrier lectronique de cet article. Consultez galement l'article Collecter des donnes l'aide de messages lectroniques. 4. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 Le volet de navigation et les menus gnraux Pour les bases de donnes que vous crez dans Office Access 2007, le volet de navigation peut aussi remplacer les menus gnraux pour les oprations de navigation les plus courantes. Si vous ne connaissiez pas encore Access, les menus gnraux sont des crans qui regroupent des ensembles de tches, par exemple : l'excution d'un tat ou l'ouverture d'un ou de plusieurs crans d'entre de donnes. L'illustration suivante prsente un menu gnral typique cr dans une version prcdente d'Access. Le volet de navigation prsente de nombreux avantages par rapport aux menus gnraux. Par exemple, vous pouvez grer les objets d'une base de donnes (les copier, les supprimer, modifier leur conception, etc.), ce que vous ne pouviez pas faire avec un menu gnral. En outre, le volet de navigation reste visible en permanence en revanche, un menu gnral peut tre masqu par d'autres fentres ouvertes. Si vous ne souhaitez pas afficher tous les objets d'une base de donnes, mais que vous ne voulez pas crer de menu gnral, vous pouvez crer des catgories et des groupes personnaliss d'objets dans une base de donnes ; vous pouvez alors 5. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 afficher uniquement cette liste personnalise dans le volet de navigation. Supposons, par exemple, que vous excutiez un ensemble de trois tats tous les vendredis matin. Au lieu de parcourir une liste d'objets de base de donnes pour trouver ces tats, vous pouvez crer une catgorie personnalise dans le volet de navigation et y placer un groupe de raccourcis vers ces tats. Vous apprendrez plus loin dans cette rubrique comment procder. Si vous aviez cr des menus gnraux dans les versions prcdentes d'Access, ces crans s'ouvrent et s'excutent dans Office Access 2007, mais ils ne fonctionneront peut-tre pas exactement de la mme manire. Par exemple, dans les versions prcdentes d'Access, de nombreux menus gnraux contenaient un bouton ou un autre contrle qui affichait la fentre Base de donnes. Si vous cliquez sur un tel contrle dans un menu gnral, Office Access 2007 active le volet de navigation, puisqu'il remplace la fentre Base de donnes. Pour plus d'informations sur la cration de groupes et catgories personnaliss, voir la section Crer des catgories et groupes personnaliss (menus gnraux) plus loin dans cette rubrique. Les sections suivantes prsentent le volet de navigation et expliquent comment l'utiliser. Fonctionnalits et contrles du volet de navigation La figure suivante illustre le volet de navigation et les contrles qu'il fournit et dcrit brivement leur utilisation. 6. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 Menu Dfinit ou modifie les catgories par lesquelles le volet regroupe des objets de base de donnes. Cliquez sur le menu pour afficher la catgorie en cours d'utilisation. Cliquez avec le bouton droit sur le menu pour effectuer d'autres tches telle que le dmarrage de la bote de dialogue Options de navigation. Pour plus d'informations sur l'utilisation de catgories et groupes, consultez la section "Comment le volet de navigation groupe des objets", plus loin dans cet article. Bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement Dveloppe ou rduit le volet de navigation. Le bouton ne masque pas entirement le volet. Pour y parvenir, vous devez dfinir une option de base de donnes globale. Pour savoir comment procder, consultez la section "Dfinir des options globales pour le volet de navigation", qui apparat plus loin dans cet article. Zone Rechercher Trouvez rapidement des objets dans des bases de donnes volumineuses en entrant une partie ou la totalit du nom d'un objet. En cours de saisie, le volet masque tous les groupes qui ne contiennent pas d'objets correspondant au texte de votre recherche. Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation de la recherche, consultez la section "Utiliser la 7. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 recherche pour trouver rapidement des objets dans des bases de donnes volumineuses," qui apparat plus loin dans cet article. Groupes Par dfaut, le volet affiche les groupes visibles comme des ensembles de barres. Pour dvelopper ou fermer un groupe, cliquez sur les flches haut ou bas. N'oubliez pas que les noms de groupe changent lorsque vous modifiez les catgories. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez la section "Comment le volet de navigation groupe des objets," qui apparat plus loin dans cet article. Objets de base de donnes Les tables, formulaires, tats, requte et autres objets d'une base de donnes. Les objets qui apparaissent dans un groupe donn dpendent de la logique qui se trouve la base de la catgorie parent. Par exemple, su vous utilisez la catgorie Type d'objet, le volet cre des groupes distincts pour les tables, les formulaires, les rapports, etc. son tour, chaque groupe affiche les objets qui font logiquement partie de celui-ci le groupe des tables affiche uniquement les tables et ainsi de suite. Espace blanc Cliquez droit sur l'espace blanc qui se trouve en bas du volet de navigation pour excuter plusieurs tches. Vous pouvez modifier les catgories, trier les lments du volet et afficher ou masquer les dtails (notamment la date de cration) pour les objets de chaque groupe. Access propose deux mthodes pour utiliser les commandes du volet de navigation. Vous pouvez en excuter certaines partir du ruban ou cliquer avec le bouton droit sur les objets du volet et slectionner une tche dans le menu contextuel qui s'affiche. N'oubliez pas que les commandes d'un menu contextuel varient selon le type d'objet slectionn. Par exemple, si vous cliquez avec le bouton droit sur une table, vous pouvez publier ses donnes dans Office Word 2007 ou l'exporter vers Office Excel 2007. Mais si vous cliquez avec le bouton droit sur une macro, Access propose moins de commandes, parce que cela n'a aucun intrt d'afficher une macro Access dans Word ou Excel. 8. Spcialiste en Vulgarisation-Conseil Agricole et en Gestion des BD. Mail : sbmoise@yahoo.fr, Tel : (00229) 96110037 Points retenir avant de continuer : Le volet de navigation remplace les menus gnraux pour la plupart des tches de navigation et il remplace galement la fentre Base de donnes. Si vous aviez l'habitude d'utiliser la fentre