Anne scolaire : 2010/2011

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1) Dfinitions Cest quoi une base de donneUne base de donnes est un ensemble structur de donnes enregistres sur des supports accessibles par lordinateur.

Une base de donnes est compose dun ensemble de tables lies entre elles. Les donnes sont stockes dans les tables sous format de ligne (enregistrement) et des colonnes (champ).

Cest quoi un SGBDUne SGBD est un (Systme de Gestion de Base de Donnes) ensemble de logiciels qui sert manipuler les bases de donnes. Ms Access est un SGBD.

Les objets dAccessAccess gre 6 types dobjets : Les tables : sont lobjet de base sur lequel se basent les autres objets. Les requtes : permettent de rponde la question Select champs From tables Where conditions Cest dire slectionner un ensemble de donnes (champs) partir dune ou2

plusieurs tables avec des critres (conditions). Les formulaires : Ils facilitent la saisie et la prsentation des donnes dans des crans. Les tats : Ils permettent de prparer les donnes pour limpression. Les macros : Ils contiennent un ensemble dactions qui vont tre excutes successivement. Les modules : Ils contiennent des instructions en code VBA (Visuel Basic Application)

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ACCEDER AU LOGICIEL MICROSOFT ACCESS

Une fois Windows est tlcharge, vous avez trois possibilits pour accder Access :

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Double-cliquer sur son icne sur le bureau Cliquer sur le bouton Dmarrer -> Tous les programmes -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2007. Cliquer sur le bouton Dmarrer -> Excuter et on tape la commande msaccess

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CREER UNE BASE DE DONNEES

Ds le dmarrage une page daccueil saffiche

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Cliquer sur Base de Donnes vide .

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Choisir le nom de votre base de donnes, vous pouvez modifier lemplacement de votre base de donnes en cliquant sur le bouton , vous choisissez donc lemplacement.

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Aprs avoir choisir le nom de la base de donnes et lemplacement, cliquer ensuite sur le bouton

4)

FERMER UNE BASE DE DONNEESAller dans le menu Bouton Office / Fermer la base de donnes.

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ventuellement et si vous ne lavez pas fait, un message vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les modifications effectues.

5)

OUVRIR UNE BASE DE DONNEES

1. OUVRIR UNE BASE EXISTANTE

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Aller dans le menu Bouton Office / Ouvrir.

Une fentre souvre. Vrifiez que le rpertoire ou le lecteur (disquette ou disque dur) actif est bien celui voulu. Dans la liste des bases cres, cliquez le nom de celle que vous voulez ouvrir : il apparat en bleu puis cliquez le bouton Ouvrir.

2. OUVRIR UNE BASE AU DMARRAGE Choisissez dans le volet Ouvrir une base de donnes rcente la base de donnes voulue.6

6)

CREER UNE TABLEOuvrez la base de donnes dans laquelle vous dsirez crer une table. Clique dans longlet Crer sur Table

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La table souvre par dfaut en mode feuille de donnes . Choisir le Mode cration , en cliquant avec bouton droit de la sourie sur longlet Table 1.

Cest l donc ou vous devez choisir la structure de votre table.

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Aprs avoir saisi la structure, noubliez pas de sauvegarder votre table.

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SAISIR LA STRUCTURE D'UNE TABLEUne table bien cre permet de retrouver sans aucune ambigut possible un enregistrement. Cest pourquoi, il faudra dans la majeure partie des cas, codifier certaines informations (exemples : code article, code fournisseur...). Choisissez des codes ni trop court car vous risquer dtre limit au bout dun moment et obliger de revoir toute votre codification, ni trop long car les codes alors prennent de la place inutilement (ce qui augmente les temps de rponse machine).

La structure dune table est compose de champs (colonnes). Chaque champ possde un nom, un type, des proprits dont certaines dpendent du type et ventuellement une description. Placez-vous en mode cration .

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Pour chaque champ saisissez : Le nom du champ peut comporter jusqu 64 caractres espaces compris. Dans une mme table, deux champs diffrents ne peuvent pas avoir le mme nom. Le type de donnes permet de dfinir la nature des donnes saisir (lettres, chiffres, dates...). La description ne doit pas tre obligatoirement renseigne. Elle permet cependant de mieux identifier le contenu du champ.

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- Les proprits du champ ne doivent pas tre obligatoirement toutes renseignes, mais elles permettent de rduire les erreurs de saisie, la perte de place sur le disque et augmente le temps des traitements. Voici les proprits les plus importantes : a) La proprit VALEUR PAR DFAUT permet dindiquer une valeur qui sera automatiquement place dans le champ lors de lajout de nouveaux enregistrements. b) La proprit VALIDE SI permet ACCESS de vrifier la saisie et donc de rduire les erreurs. ACCESS vrifie toujours que les donnes saisies correspondent au type de champ (exemple, il refuse les lettres dans un champ de type numrique). Cette proprit permet daller plus loin. Vous spcifiez dans cette proprit la ou les conditions que doivent satisfaire les donnes qui seront saisies dans ce champ. Si les donnes ne sont pas correctes, le message indiqu dans la proprit Message erreur apparatra lcran.

Exemples de conditions : Condition saisie 0 >100 et Date()