Système Organisationnel : Cours 1

Notions de base, Définition, Objectifs… ,

Système Organisationnel?

• Un système est un ensemble d'éléments interagissant entre eux selon certains principes ou règles.

• SO : tout ce qui est à l’intérieur de l’organisation !

Organisme & Organisation

• ensemble d'installations et de personnes avec des responsabilités, pouvoirs et relationsEXEMPLE : Compagnie, société, firme, entreprise, institution, œuvre de bienfaisance, travailleur indépendant, association, ou parties ou combinaison de ceux-ci.

• ensemble de responsabilités, pouvoirs et relations entre les personnes

Approche systémique de l’organisation

Une organisation peut être envisagée comme un système dans lequel on retrouve un ensemble de composants inter reliés et organisés en un tout, qui est séparé de son environnement par une frontière. Ce système transforme des entrées en sorties (processus de transformation) pour réaliser la mission/vision pilotée par des processus de management.

L’environnement : un ensemble d'acteurs qui ont une influence sur l’organisation, et/ou qui sont influencés par

l’organisation

La frontière : les limites qui séparent l’organisation de son environnement

La frontière : les limites qui séparent l’organisation de son environnement

L'interface est la frontière commune entre deux systèmes. Elle permet des échanges entre des systèmes.

La mission qui est la raison d’être d’une organisation tandis que la vision est la place que l'organisation veut occuper dans

le «futur»

Les entrées : l’ensemble des ressources qui proviennent de l’environnement et qui seront transformées par le système

qui va leur ajouter de la valeur

Les processus de transformation : l’ensemble des activités (actions) qui transforment des entrées en sorties pour

atteindre une mission (la raison d’être d’une organisation)

Les sorties : l’ensemble des ressources produit par le système et qui sont échangées et consommées par les acteurs de son

environnement.

Les processus de management : l’ensemble des activités et des décisions de planification, de direction, d’organisation et de contrôle qui permettent la coordination et l'intégration,

grâce aux données de rétroaction, des entrées, du processus de transformation, des sorties pour réaliser la mission.

la rétroaction est un flux de données relatives à la performance du processus de transformation. D'une part, la

rétroaction informe le processus de management sur la performance du processus de transformation et des sorties,

et d'autre part, transmet des décisions duprocessus de management au processus de transformation pour s'assurer de la performance du processus de transformation dans un

environnment en évolution.

SO

• des systèmes finalisés puisqu’elles ont une mission• des systèmes ouverts puisqu’elles interagissent

avec leur environnement externe et partage une frontière commune, appelée interface

• des systèmes adaptatifs qui peuvent se transformer soit pour répondent à l’évolution des attentes et exigences de son environnement ou soit pour proposer des innovations à l’environnement.

Mission• La mission est la raison d’être fondamentale d’une organisation. En effet,

une organisation existe ou est constituée pour remplir une mission, c’est-à-dire pour atteindre un ou plusieurs buts fondamentaux. Pour atteindre ce ou ces buts, donc pour réaliser la mission, « l’organisation » transforme des éléments de l’environnement d’une manière déterminée.

• La mission peut être implicite, c'est-à-dire dans la tête des dirigeants, ou explicite. Lorsqu'elle est explicite, elle s'exprime par un énoncé de mission synthétique et durable de la raison d’être spécifique à une organisation. Cet énoncé est aussi concis et clair que possible dans lequel on précise la vocation profonde de l’organisation. On veut répondre à la question : «Qui sommes- nous ?». Cet énoncé définit son domaine d’action, ses produits ou services, sa clientèle et ses principales ressources. Il permet de la distinguer de ses concurrents.

• La mission d’une organisation est intemporelle alors que sa vision est tournée vers l’avenir. Dans certaines organisations, mission et vision sont toutefois regroupées dans un seul énoncé. Dans d’autres, la mission inclut l’énoncé des principales valeurs.

énoncé de mission– Est le point de départ d’une démarche stratégique. Il permet d’établir

« qui nous sommes » et est donc nécessaire avant de pouvoir définir « ce que nous voulons être » et comment y parvenir. Il est le contexte à l’intérieur duquel s’inscrivent les stratégies.

– Il guide l’action en distinguant ce qui est propre à l’organisation de ce qui lui est extérieur.

– Il motive par un énoncé clair et stimulant du mandat commun.

• Certains énoncés de mission peuvent contenir deux ou trois priorités de l’organisation, d’autres s’articulent en plusieurs composantes détaillées. L’intérêt d’un énoncé de mission, s’il est largement diffusé, devient avec les valeurs organisationnelles l’un des fondements culturels du management d'une organisation.

Vision• Il ne faut pas confondre la mission de la vision même si quelquefois

pour certaines organisations entreprises la vision est un concept plus large, englobant la mission, les valeurs organisationnelles et parfois même les objectifs stratégiques en un seul énoncé.

• Un énoncé de vision est une déclaration brève et inspirante de ce qu’une organisation veut devenir dans un avenir prévisible, des défis qu’elle se donne. Elle exprime des aspirations de haut niveau, en particulier vis- à-vis des parties prenantes de l’organisation que sont les actionnaires (les propriétaires), les clients, le personnel, les partenaires, et/ou la société toute entière souvent formulées en termes d'objectifs stratégiques, sans préciser les moyens pour les atteindre. Elle vise à répondre à la question : «Que voulons-nous devenir ?» sans préciser les moyens.

énoncé de vision

• Fournit la direction qui orientera les actions futures. Des objectifs stratégiques n’ont de sens que s’ils reposent sur une vision de l’avenir souhaitable

• Dynamise l’organisation en cristallisant ses espoirs et ses ambitions

• Est un élément fondamental du leadership stratégique• Oblige à un effort d’analyse et de réflexion qui permet

à l’organisation de mieux comprendre ses capacités organisationnelles et son environnement interne et externe.

Objectifs stratégiques

• La réflexion stratégique fondée sur des énoncés de mission et de vision permet de formuler des objectifs stratégiques.

• Un objectif stratégique est une cible, un indicateur généralement quantifié, exprimant dans l'action la mission et la vision.

• Par exemple, l'entreprise GLV, après une réflexion stratégique, le Président formule ainsi les objectifs stratégiques: «notre entreprise entend occuper 9% de parts de marché, dans la prochaine année, au Canada dans le domaine de production de raquette de randonnée et assurer une rentabilité de 10% à nos actionnaires»

• Les objectifs stratégiques fournissent à la fois :– Le cadre à l’intérieur duquel élaborer et arrimer les projets et les

transformation organisationnelle. Les transformations organisationnelles qui seront nécessaires pour actualiser les objectifs stratégiques dans les activités quotidiennes de l'organisation.

– Les indicateurs fondamentaux permettant de mesurer la performance organisationnelle aussi bien qu’individuelle.

Projet

• Un projet est à la fois:• Un défi fondé sur une réflexion stratégique, des objectifs

stratégiques et des indicateurs fondamentaux à atteindre, et…

• Un mode de production pour implanter la réflexion stratégique, un planning des activités et d’organisation spécifique.

• Par exemple, une organisation pour mettre en oeuvre sa réflexion stratégique et les objectifs stratégiques décide d'élaborer un portefeuille de projets: construire une nouvelle usine, d'implanter un système informatique, développer un nouveau produit, ...

Composants d'un système organisationnel

Un Processus est une mise en ordre spécifique des activités (des actions) au travers du temps et de l’espace, avec un début, une fin et des objets échangés (des inputs et outputs) clairement définis : une structure pour l’action. Par exemple, un processus de commande est une mise en ordre d’activités telles que : saisir la commande, livrer la commande, emballer la commande, livrer la commande, etc.

Les Technologies est l’ensemble des ressources matérielles et immatérielles qui sont utilisées dans les activités du processus telles que des matières premières, des équipements, des machines, des procédures, des savoirs, des savoir-faire et pratiques éprouvées, des méthodes, des outils, des logiciels d’application ou toutes autres ressources. Par exemple, dans un processus de commande les ressources utilisées sont : équipements informatiques, des formulaires papiers, des boîtes de carton, téléphones, fax, etc. Parmi les ressources techniques, on y retrouve les techniques informatiques et des télécommunications.

la Structure organisationnelle correspond entre autres à la définition des tâches et des responsabilités, des procédures, la division du travail en Direction, Service, Département et aux mécanismes formels de coordination et de communication ainsi que les mandats confiés à des groupes formels de travail et à des équipes de projets. . Par exemple, dans un processus de commande, les tâches des préposés aux commandes ainsi que leurs responsabilités sont formalisées par une description de poste. Les préposés aux commandes travaillent pour le Service des Ventes.La gestion des ressources humaines correspond aux aspects contractuels reliés à la gestion des ressources humaines tels que les conventions collectives, les avantages sociaux et les systèmes d’évaluation des personnels.

Les Personnes & relations humaines correspondent aux aspects psycho-sociales d’une organisation à savoir le personnel en tant que personne humaine.Les relations humaines correspondent aux aspects reliés aux personnes humaines tels que leur compétence personnelle, leur comportement, leur motivation, leur satisfaction au travail, leurs valeurs personnelles, leur personnalité ainsi que la culture organisationnelle, les conflits interpersonnels, les réseaux informels de communication et de pouvoir.Par exemple, pour les activités d’accueil dans la restauration et l’hôtellerie, on préfère des personnes ayant des comportements chaleureux et orientés vers la satisfaction des clients (qui sont considérés comme des invités).

Le Management correspond aux mécanismes de direction (p.ex. : mission, leadership, valeur, vision, style de management, propension aux risques, mobilisation et gouvernance), de planification (p.ex. : stratégies, objectifs, programmes, plans, budget, procédures, règles de gestion, normes), d’organisation (p.ex. : définition des postes, des structures organisationnels et des mécanismes de coordination) et de contrôle (p.ex. : système d’évaluation, de suivi, de comparaison et de correction).

• Ces composants d’un système organisationnel forment un tout cohérent et en équilibre. Tout changement dans l’un des composants organisationnels a des impacts plus ou moins importants sur les autres composant. Par exemples, une modification d’un système d’évaluation du personnel (management) peut affecter la motivation des personnels évalués (Personne). Ou encore, un changement dans l’ordonnancement des activités d’un processus (processus) peut demander des changements aux tâches et à la division du travail (structure organisationnelle).

• Il existe une seule «bonne manière» de combiner les composants de l'organisation pour atteindre les objectifs stratégiques. C'est ce qu'on nomme l'équifinalité, à savoir qu'il existe plusieurs chemins pour arriver à un même but. Toutefois, le nombre de «bonne manière» n'est pas illimitée, il correspond un certain nombre de «bonnes pratiques» de management.

Processus• Dans le modèle de l’organisation, on peut remarquer que le processus est au

centre du modèle organisationnel. Ce modèle correspond à une approche de management par processus.

• L'approche processus est une approche de management. Elle vise à décrire ou de modéliser de façon méthodique une organisation ou une activité dans le but d'agir dessus.

• Cette approche de management par processus (par l’action) est le fondement de nombreux projets, par exemples: gestion de la qualité, réingénierie des processus (innovation majeur de processus induit par les technologies de l’information), d’analyse de la chaîne de valeur, d’analyse des processus de décision et de communication, d’analyse des compétences et d’analyse de l’apprentissage organisationnelle avec la gestion des connaissances.

• L'approche processus utilise le processus (l'action) comme est l’unité principale d’analyse de la performance de l’organisation en y intégrant et combinant les autres composants d'un système organisationnelle: attentes clients, compétences des personnels qui travaillent dans le processus, les systèmes d'information et de communication nécessaires pour réaliser les activités d'un processus, ....

• Voici quelques raisons exprimées par des organisations pour démarrer un projet sur les processus peuvent être :– Mieux prendre en compte les attentes des bénéficiaires du processus– Améliorer les produits et services fournis au client ;– Transformer un processus, créer un nouveau processus pour répondre à

de nouveaux besoins ou éliminer un processus devenu inutile.– Diminuer le temps de cycle du processus ;– Diminuer les coûts de fonctionnement d’un processus ;– Corriger les dysfonctionnements, prévenir les erreurs et réduire les

gaspillages;– Identifier les informations et les systèmes d'information nécessaire pour

réaliser un processus et/ou pour aider à son pilotage ;– Simplifier l’organisation ;– Mieux identifier les compétences requises pour l’acteur du processus ;– Mieux travailler en réseaux avec d'autres entreprises, …

• Dans certains cas, l’enjeu est vital pour l’entreprise et les processus doivent être redéfinis pour répondre à de nouvelles exigences telles que des changements technologiques, nouveaux clients,....

Modèle de maturité

• Le modèle de maturité des processus est un modèle de gestion rationel fondé sur l'apprentissage organisationelle. Le tableau ci-dessous montre que l’on peut analyser les activités d’un processus selon différents critères d’évaluation qui correspondent à des éléments des autres composants d'un système de l’organisation. Par exemples, on peut analyser les relations entre processus et procédure (un élément du sous- système Structure/GRH) ou encore les relations entre processus et système d'information et de communication (un élément du sous- système (Technologies).

• Exemple de grille d’analyse de la maturité d’un processus