INC Hebdo I

INC documentFICHE PRATIQUE

COPROPRIETE : LES COMPTES DUSYNDICAT

Chaque anne, les copropritaires votent un budget de fonctionnement pour les dpenses courantes etventuellement des travaux exceptionnels. Le compte de lexercice est annuel. Le conseil syndicalcontrle les comptes toute lanne et lassemble gnrale approuve ou non les comptes qui lui sont sou-mis et la gestion du syndic.

Le syndic prpare le budget pour les dpenses courantes avecle conseil syndical. Certains professionnels ont tendance re-prendre les mmes chiffres en ajoutant un pourcentage din-flation. Il vaut mieux y consacrer un peu de temps et sinter-roger sur les variables. Il ne faut pas prvoir trop juste, nigonfler systmatiquement les postes. Pour les menues rpa-rations et lentretien courant il ne faut pas oublier de compterles dpenses engages aprs la clture de lexercice comptable.

A ct du budget pour les charges courantes, le syndic auraprpar les devis pour les travaux ou dpenses qui seront vo-ts sparment mme lorsquils sont dun faible montant ds

lors quils ne peuvent plus tre classs dans la rubrique bud-get prvisionnel. La raison de cette sparation prsente dansle tableau ci-dessous est de faciliter le suivi des charges cou-rantes en les sparant des travaux ponctuels.

Pour les dpenses hors budget annuel, lassemble devra in-diquer la date dexigibilit pour celles qui justifient des appelsde fonds supplmentaires. Lorsque la dpense est faible ilest prfrable dviter le recours systmatique aux appels defonds et dappeler les provisions avec les charges trimestriel-les ; ce qui vite les frais administratifs supplmentaires pourle syndic et la multiplication des chques pour les dbiteurs.

LE VOTE DU BUDGET ANNUEL

Budget prvisionnel Dpenses hors budgetTravaux de maintenance : Travaux dentretien- menues rparations Travaux de conservation- entretien courant Travaux sur des lments dquipement- travaux inclus dans un contrat annuel forfaitaire Travaux damlioration- - vrifications priodiques obligatoires Etudes techniques (diagnostic, consultations)(ascenseur, incendie, portes de garage) Travaux non compris dans les contrats annuels dentretien

J255/03-09

INC HebdoII

Les fonds appels par le syndic en application du vote delassemble ou du rglement portent le nom de provisions oudavances.

LES PROVISIONSAprs le vote du budget annuel, le syndic est autoris fairedes appels de provisions trimestriels qui reprsentent le quartdu budget vot. La provision est exigible le premier jour dechaque trimestre, ou de la priode fixe par lassemble (si lesyndicat a vot dautres dates). Comme le montant est connu,le copropritaire peut sacquitter de ses charges mme sil nereoit pas lappel de fonds dans les temps habituels.

Dautres appels seront effectus si le syndicat a vot des tra-vaux exceptionnels. Cest lassemble qui dtermine les mo-dalits de paiement des travaux vots hors budget. Pas de ca-lendrier, pas dappel de fonds possible. Il faudrait que lesyndic et le conseil syndical y soient attentifs.

Le syndic doit disposer des fonds temps pour verser le pre-mier acompte lentreprise et les versements ultrieurs, maissans pour autant trop anticiper sur les besoins. Le planningdes appels sera donc fix en fonction de la date de signaturedu march, et des versements suivants et enfin selon la dateprvisible de rception du chantier.

LES AVANCES Le rglement de coproprit peut prvoir une avance de tr-sorerie dont le montant ne peut excder le 1/6 du montant dubudget annuel. Cette rserve permet de faire face dven-tuelles difficults de trsorerie.

Pour lentretien de limmeuble, le syndicat peut voter uneavance pour des prvisions de travaux dans les trois annes venir, sans que le dossier technique ou la dsignation de len-treprise soient faits. Le syndic doit mettre le projet de consti-tuer ces provisions spciales lordre du jour de lassembletous les trois ans ou lors de sa premire dsignation.

Troisime type davances : le syndicat vote une avance detrsorerie pour financer un plan pluriannuel des travaux. Cet-te fois les travaux sont dcrits et vots et il peut sagir de tra-vaux damlioration.

Le sort du fonds de roulementDans lancien systme budgtaire, certaines copropritstaient en comptes trimestriels et les copropritaires payaientleur charge terme chu. Le syndic disposait dune avance detrsorerie appele fond de roulement. Depuis luniformisationde la tenue de la comptabilit et le passage au compte annuel,tous les copropritaires paient leurs charges par anticipation.Le fonds de roulement doit donc tre revers aux copropri-taires. Si ceux-ci dsirent conserver ce fonds en le transfor-mant en avance de trsorerie, lassemble doit le voter lamajorit de larticle 26 (double majorit).

En exercice annuel, il est frquent que se produise un dcala-ge entre lenveloppe financire vote et celle qui a t d-pense ; ce qui se traduit en fin dexercice par un solde positifou ngatif. La logique comptable veut que le budget soit votavant le dbut de lexercice auquel il sapplique. Cette exi-gence est difficilement conciliable avec le ncessaire contr-le par lassemble de lexercice comptable prcdent et letemps de prparation de lassemble. Dans bien des copro-prits, lapplication de cette mesure ncessiterait de dplacerla date des assembles. Le nouveau texte laisse une latitude desix mois, puisquil permet au syndic de continuer la pratiquecomptable qui consiste appliquer le nouveau budget encours dexercice. Il met un terme la confusion chez lescomptables qui raisonnaient toujours en exercice trimestrielet qui aprs lassemble, rvisaient les trimestres rgls entrela fin dun exercice et le vote du nouveau budget.

Mise en concurrence et dlgation . La mise en concurrence est ralise lorsque le syndic sollici-te des devis ou lorsquil interroge plusieurs entreprises par-tir dun devis descriptif.

. Toute dlgation doit tre vote et donc tre inscrite lord-re du jour et ne peut porter que sur une rsolution qui relvede larticle 24 (dpenses dentretien). Le projet de rsolutiondoit indiquer lobjet de la dlgation et le montant maximumde lengagement de dpense. Le dlgataire rendra compte lassemble de sa mission.

LE COMPTE SPARLa rgle cest le compte spar : le syndic a lobligation dou-vrir un compte spar au nom du syndicat sans quil soit n-cessaire de faire dlibrer lassemble gnrale sur ce point. Ilsagira dun compte bancaire ou postal sur lequel seront ver-ses sans dlai toutes les sommes ou valeurs reues au nomou pour le compte du syndicat.

Le risque pour le syndic qui ne respecte pas cette rgle cest lanullit de son mandat lexpiration dun dlai de trois moissuivant sa dsignation.

Si le syndicat souhaite droger cette rgle, il votera au coursde lassemble gnrale la majorit de larticle 25. Il revientaux copropritaires et non au syndic - de mettre cette dro-

LE CONTROLE DES COMPTES

LES APPELS DE FONDS

En cas de venteLes provisions appartiennent la coproprit car ce sontdes charges votes. Les avances de trsorerie ne sontpas affectes, ce ne sont pas des provisions pour char-ges. En cas de vente, elles sont rembourses au vendeur.

INC Hebdo III

gation lordre du jour. Lassemble fixera galement la durequelle veut donner son vote. Elle peut renouveler la dispen-se, mais en cas de changement de syndic, la dispense tombe-ra delle-mme ; elle ne vaut que pour le syndic en fonction lpoque du vote.

Certains syndics cherchent dissuader les copropritairesdopter pour le compte spar en affichant dans le contrat uncomparatif de ses honoraires avec ou sans compte spar.Mais ce procd nest pas correct car le choix du compte s-par fait partie des diffrentes donnes que le syndic examineavant de fixer ses honoraires de base. Si le syndic veut comp-ter un supplment, il lintgre une fois pour toute dans ses ho-noraires.

Le compte spar permet un rapprochement bancaire et at-teste de la vracit des rglements effectus. Si non, il suffitdapposer un tampon sur la facture pour faire croire quelle at rgle. Avec un compte spar, les copropritaires ontune meilleure connaissance des fonds disponibles et peu-vent demander le placement des sommes en excdant surun compte dpargne facilement mobilisable. Les relevs debanque et les tats de rapprochement bancaire attestent de lasituation de trsorerie du syndicat ; ce qui lui permet de jus-tifier sa crance en cas de recours pour rcuprer les fonds dusyndicat.

Vrai et faux compte sparUn vrai compte bancaire spar doit tre ouvert au nom dusyndicat seul.Si le syndic vous demande un chque, un virement ou unTIP au nom du cabinet ou au nom du syndic suivi de celui dusyndicat, mfiance. Ce nest probablement pas un comptespar. Il faut vrifier. Demandez au syndic la conventiondouverture de compte qui seule vous renseignera sur les ac-cords passs avec la banque.

Exemples de faux comptes spars :- le compte du syndicat fonctionne sparment de tous les au-tres comptes ouverts par le syndic auprs de la mme agencebancaire et nenregistre que les oprations propres cettecoproprit, mais le syndic fait tablir les appels de fonds aunom de son agence. Il y a risque que le syndic signe uneconvention de compte qui permette une compensation ouune fusion avec dautres comptes.- sous-compte individualis dans le cadre du compte ouvert au

nom du syndic Le syndicat dispose dun chquier et de relevsbancaires son nom mais le syndic peut utiliser un compte pi-vot pour faire transiter les virements sur son compte.

UN CONTRLE TOUTE LANNELe conseil syndical doit contrler les comptes la clture delexercice annuel. Mais sil attend cette date sans sy prparer,il aura du mal boucler son contrle en quelques heures, et illui sera difficile dobtenir dventuels avoirs pour des rgle-ments errons. Cest tout au long de lanne quil faut suivre la gestion dusyndic. Avant mme lengagement de dpense, demander lesdevis (pour les interventions ponctuelles den