COPERNIC Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux IRG Belgium, Congrès 24...

COPERNICCOPERNIC

Direction & Contrôle dans les Direction & Contrôle dans les Services publics fédérauxServices publics fédéraux

IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000

Bruxelles, Radisson SAS HotelBruxelles, Radisson SAS Hotel

Marc Van HemelrijckMarc Van Hemelrijck

Tom AuwersTom Auwers

Cabinet du Ministre de la Fonction publique Cabinet du Ministre de la Fonction publique

et de la Modernisation de l’Administration et de la Modernisation de l’Administration

Luc Van den BosscheLuc Van den Bossche

IRG Belgium Congrès 24/11/00 Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux [email protected] 2/31

ContenuContenu

Gestion & Contrôle et CopernicGestion & Contrôle et Copernic

Propositions du groupe de travail Cycle de contrôlePropositions du groupe de travail Cycle de contrôle

Nouveau cycle budgétaireNouveau cycle budgétaire

Rôle d’évaluation de l’Inspection des FinancesRôle d’évaluation de l’Inspection des Finances

Audit interneAudit interne

Contrôle interneContrôle interne


Copernic: 5 programmes de modernisation Copernic: 5 programmes de modernisation radicale radicale

Nouvel organigramme

Introduction d ’un système de mandats

Redéfinition du cycle de contrôle budgétaire

Introduction d ’une politique MRH

Introduction d ’une politique de communication


Objectif de CopernicObjectif de Copernic

Responsabilisation des SPFResponsabilisation des SPF

les SPF doivent pouvoir opérer un management intégral les SPF doivent pouvoir opérer un management intégral

le SPF opére comme unité distincte avec une large le SPF opére comme unité distincte avec une large autonomie en matière de décisions opérationnelles autonomie en matière de décisions opérationnelles

chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de normes et à des devoirs en matière de justification et normes et à des devoirs en matière de justification et de reporting. de reporting.

les SPF doivent mettre en place un système de contrôle les SPF doivent mettre en place un système de contrôle interneinterne

les SPF doivent développer les instruments et données les SPF doivent développer les instruments et données nécessairesnécessaires


Thèse 1 Thèse 1

La responsabilisation La responsabilisation avait peu de sens dansavait peu de sens dans

l’administration fédérale actuellel’administration fédérale actuelle


ArgumentationArgumentation

Les ministères fédéraux actuellement: Les ministères fédéraux actuellement:

Déficit en termes de politique:Déficit en termes de politique: enchevêtrement entre politique et administratifenchevêtrement entre politique et administratif vision ‘Budget’: focus sur le contrôle ex antevision ‘Budget’: focus sur le contrôle ex ante

Déficit en termes de gestionDéficit en termes de gestion:: capacité d’orientation limitée de la contractualisationcapacité d’orientation limitée de la contractualisation paquets de tâches pas homogènes paquets de tâches pas homogènes vision ‘Fonction publique’: camisole des formations du personnelvision ‘Fonction publique’: camisole des formations du personnel défaut d’information sur les prestationsdéfaut d’information sur les prestations systèmes d’information financière inadaptéssystèmes d’information financière inadaptés système d’évaluation inadaptésystème d’évaluation inadapté


Thèse 2Thèse 2

La responsabilisation dansLa responsabilisation dansl’administration fédérale donnera lieul’administration fédérale donnera lieu

à une situation suboptimaleà une situation suboptimale


Causes de la suboptimalitéCauses de la suboptimalité

Pas d’univocité quant aux mécanismes Pas d’univocité quant aux mécanismes de gestion et de contrôlede gestion et de contrôle

Vision lacunaire de la politique du personnelVision lacunaire de la politique du personnelpour le management supérieurpour le management supérieur

Pas de bonne délimitationPas de bonne délimitationdes domaines de managementdes domaines de management


Réforme de l’administration fédéraleRéforme de l’administration fédérale

Une responsabilisation sensée est facilitée par Une responsabilisation sensée est facilitée par la révision/l’instauration de: la révision/l’instauration de:

une structure organisationnelle, y compris la une structure organisationnelle, y compris la relation entre politique et administrationrelation entre politique et administration

un fondement légal du système des mandats un fondement légal du système des mandats

des mécanismes de contrôle et de direction des mécanismes de contrôle et de direction adaptésadaptés


Système des mandats: principes dans le Système des mandats: principes dans le projet d’A.R.projet d’A.R.

Evaluation

Appréciation finale

Engagements annuels

Annexes au contrat

Engagement contractuel

Rémunération

Durée

Sélection

Nombre de niveaux de management


Responsabilisation: groupes de travail Responsabilisation: groupes de travail CopernicCopernic

Groupe de travail Groupe de travail Budget & Contrôle de la GestionBudget & Contrôle de la Gestion

Groupe de Groupe de travailtravail

Contrôle Contrôle interneinterne

Groupe de travailGroupe de travailAudit interneAudit interne

Consultants:Consultants:Nouvelle organisationNouvelle organisation

B&CG B&CG


Modernisation des instruments de contrôle et Modernisation des instruments de contrôle et de directionde direction

PrincipePrincipe Le suivi et le contrôle des SPF doit s’opérer de manière Le suivi et le contrôle des SPF doit s’opérer de manière adéquate, en ligne avec la responsabilisationadéquate, en ligne avec la responsabilisation

évolution du contrôle externe vers le contrôle interne évolution du contrôle externe vers le contrôle interne évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori

(évaluation et audit)(évaluation et audit) garanties etgaranties et stimuli pour une gestion financière minutieuse par stimuli pour une gestion financière minutieuse par

une bonne combinaison de mesures de toutes natures une bonne combinaison de mesures de toutes natures

Le SPF horizontal B&CG a un rôle clé dans:Le SPF horizontal B&CG a un rôle clé dans: la collecte de données la collecte de données la fixation de directives et de normes (en concertation avec les la fixation de directives et de normes (en concertation avec les

SPF) SPF) monitoring et étude monitoring et étude soutien des SPFsoutien des SPF


Modernisation des instruments de contrôle et Modernisation des instruments de contrôle et de directionde direction

ActionsActions

Révision du cycle budgétaire

Révision missions de contrôle Inspection des Finances

Introduction d’une fonction d’audit interne

Développement de systèmes de contrôle interne


Acteurs concernésActeurs concernés

Ministre et conseil stratégique

Management de ligne

Inspection des Finances

Audit interne

Direction Budget et Contrôle de la Gestion

SPF Budget et Contrôle de la Gestion


Principe-cascade Principe-cascade

Plan stratégique du ministre/conseil Plan stratégique du ministre/conseil stratégique: stratégique: vision à 4 ansvision à 4 ans

Plan opérationnel annuel avec objectifs et Plan opérationnel annuel avec objectifs et prestations: prestations: horizon à 3 anshorizon à 3 ans

Budget de prestations: Budget de prestations: budget 1 anbudget 1 an


Nouveau cycle budgétaire (ex ante)Nouveau cycle budgétaire (ex ante)

Bilatérales Bilatérales techniquestechniques

Etablissement Etablissement plan opérationnelplan opérationnel

Appréciation Appréciation plan opérationnelplan opérationnel

ConsolidationConsolidationBilatérales Bilatérales politiquespolitiques

Approbation Approbation définitivedéfinitive

Détermination Détermination marge budgétairemarge budgétaire

Détermination Détermination marge budgétairemarge budgétaire

législaturelégislature



Etape 0: début législatureEtape 0: début législature Estimation de la marge budgétaire globaleEstimation de la marge budgétaire globale Définition de la politique macro-budgétaire de Définition de la politique macro-budgétaire de

la législaturela législature

Etape 1: exercice budgétaire X-1Etape 1: exercice budgétaire X-1 Détermination de la marge budgétaire de Détermination de la marge budgétaire de

l’année Xl’année X Composition des enveloppes par SPFComposition des enveloppes par SPF



Etape 2Etape 2 Etablissement du plan opérationnel dans le Etablissement du plan opérationnel dans le

cadre de l’enveloppecadre de l’enveloppeobjectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la objectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la

‘routine’ que la ‘nouvelle politique’)‘routine’ que la ‘nouvelle politique’)volumes de prestations escomptésvolumes de prestations escomptés coûts des prestations à fournircoûts des prestations à fournir.

Plan par missionPlan par missionDéroulement sur 3 ansDéroulement sur 3 ansConsolidation des plans opérationnels des différentes Consolidation des plans opérationnels des différentes

directions opérationnellesdirections opérationnelles



Etape 3Etape 3 Appréciation du plan opérationnelAppréciation du plan opérationnel

répercussion budgétairerépercussion budgétaire caractère exécutablecaractère exécutable caractère correct des inputs et outputscaractère correct des inputs et outputs confrontation à l’étude d’efficacitéconfrontation à l’étude d’efficacité

Avis de l’IF au ministreAvis de l’IF au ministre

Etape 4Etape 4 Bilatérales techniquesBilatérales techniques

schéma des questions d’opportunitéschéma des questions d’opportunité solution pour les problèmes budgétairessolution pour les problèmes budgétaires validation méthode de calcul entre objectifs et prestationsvalidation méthode de calcul entre objectifs et prestations



Etape 5Etape 5 Consolidation de tous les plans opérationnelsConsolidation de tous les plans opérationnels

Inventorisation des problèmesInventorisation des problèmesFixation de la méthode de calcul des problèmes transversauxFixation de la méthode de calcul des problèmes transversaux

Etape 6Etape 6 Bilatérales politiquesBilatérales politiques

Elimination des problèmes budgétaires restantsElimination des problèmes budgétaires restantsReconsidérationsReconsidérations

Etape 7Etape 7 Approbation résultat bilatérales au conseil des Approbation résultat bilatérales au conseil des

ministres ministres Soumission au parlementSoumission au parlement


Contrôle ex ante: introduction types de Contrôle ex ante: introduction types de dossiersdossiers

Distinction entre dossiers de :Distinction entre dossiers de :Type 1Type 1

Type 2Type 2

Type 3 Type 3

Degré de risque comme critère déterminant Degré de risque comme critère déterminant

Champ d’application plus limité de l’avis de Champ d’application plus limité de l’avis de suspension de l’IFsuspension de l’IF


Type 3: restriction de l’avis suspensif de Type 3: restriction de l’avis suspensif de l’IFl’IF

L’appréciation reste nécessaire en matière de L’appréciation reste nécessaire en matière de

Légalité

Régularité

Applicabilité budgétaire

Opportunité


Contrôle ex nunc & ex postContrôle ex nunc & ex post

Ex-nunc Ex-nunc fonction horizontale de clignotantfonction horizontale de clignotant

Ex-post Ex-post accent sur la fonction d’audit interneaccent sur la fonction d’audit interne examens ad hoc par l’IFexamens ad hoc par l’IF évaluation du rapport annuel du SPF par l’IFévaluation du rapport annuel du SPF par l’IF IF dans le comité d’auditIF dans le comité d’audit


Position de la fonction d’audit internePosition de la fonction d’audit interne

Directionsopérationnelles

DG DG DG

Conseil des Ministres

Ministre

Conseil stratégiquePrésident : Ministre

PrésidentComité de Direction

Secrétariat généralet Services logistiquesDirection

ICT

Direction Personnel& Organisation Direction Budget

& Contrôle Gestion

Secretariat personnel

Cellulestratégique

Service Audit interne

Comité d’audit


Tâches de la fonction d’audit interneTâches de la fonction d’audit interne

Apprécier l’efficacité et l’efficience du système Apprécier l’efficacité et l’efficience du système de contrôle interne au sein d’un SPF. de contrôle interne au sein d’un SPF.

Examiner le fonctionnement et l’efficacité du Examiner le fonctionnement et l’efficacité du système de qualité au sein d’un SPF.système de qualité au sein d’un SPF.

Contribuer au développement du Control Self Contribuer au développement du Control Self Assessment (CSA) au sein du SPFAssessment (CSA) au sein du SPF

Missions spécifiquesMissions spécifiques


Reporting au départ de la fonction d’audit Reporting au départ de la fonction d’audit interneinterne

Rapport détaillé confidentielRapport détaillé confidentiel chef de service concerné;chef de service concerné; chef de la direction opérationnelle;chef de la direction opérationnelle; président du comité de direction;président du comité de direction; comité d’audit.comité d’audit.

Rapport de synthèseRapport de synthèse ministre;ministre; comité de direction;comité de direction; comité d’audit.comité d’audit.

Suivi de l’implémentation des recommandationsSuivi de l’implémentation des recommandations chef de la direction opérationnelle;chef de la direction opérationnelle; président du comité de direction;président du comité de direction; comité d’audit.comité d’audit.


Missions du comité d’auditMissions du comité d’audit

Contrôle interneContrôle interne

Processus d’auditProcessus d’audit

Information financièreInformation financière


Principes de base du contrôle interne: Principes de base du contrôle interne: passépassé

fortement axé sur cycle budgétaire/comptabilité objectif = légitimité basé sur la supervision et la vérification tolérance-zéro certitude absolue


Contrôle interne =Contrôle interne =l’atteinte desl’atteinte des

du SPF

Principes de base du contrôle interne: Principes de base du contrôle interne: aveniravenir

Légitimité EfficienceSécurité juridique EffectivitéEgalité juridique Economie

Risques de faceRisques de face EntreprenantEntreprenant


Principes de base du contrôle internePrincipes de base du contrôle interne

Le contrôle interne est un processus continu imbriqué Le contrôle interne est un processus continu imbriqué dans l’organisation, et non un “système supplémentaire”dans l’organisation, et non un “système supplémentaire”

Le contrôle interne est l’affaire de chacun dans l’organisationLe contrôle interne est l’affaire de chacun dans l’organisation

Le contrôle interne donne une certitude raisonnable mais non absolueLe contrôle interne donne une certitude raisonnable mais non absolue

Les mesures de contrôle interne existent pour couvrir des risquesLes mesures de contrôle interne existent pour couvrir des risques et ne sont pas des objectifs en soiet ne sont pas des objectifs en soi


Parcours d’implémentationParcours d’implémentation

Etape 4Etape 4

Implémenter Implémenter les mesures les mesures de contrôlede contrôle

Etape 0. Améliorer l’environnement de contrôleEtape 0. Améliorer l’environnement de contrôle

Etape 5. Développer un système de monitoringEtape 5. Développer un système de monitoring

Etape 3Etape 3

Evaluer les Evaluer les risquesrisques

..

Etape 2Etape 2

Identifier les Identifier les objectifsobjectifs

Etape 1Etape 1

Etablir les Etablir les processusprocessus


Conditions connexes Conditions connexes

Développer un système interne de garantie de la Développer un système interne de garantie de la qualité quant à la régularité et la légalité des qualité quant à la régularité et la légalité des dossiers d’exécutiondossiers d’exécution

Introduction d’un nouvel instrumentaire comptable Introduction d’un nouvel instrumentaire comptable

Assouplissement des possibilités de transfert des Assouplissement des possibilités de transfert des crédits crédits

Parallélisme entre l’achèvement et le Parallélisme entre l’achèvement et le développement du nouvel instrumentaire de développement du nouvel instrumentaire de contrôlecontrôle

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