Convention relative aux services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole

Rapport de la commission mixte

Le 25 novembre 2016

Une commission mixte composée de trois membres du conseil

métropolitain de Nantes Métropole et de trois membres du conseil

municipal de la Ville de Nantes est instituée par la Ville et Nantes

Métropole.

Elle est chargée de se prononcer sur les modalités de calcul et de

répartition des frais liés aux services communs et peut proposer des

évolutions de ces modalités.

Elle établit un rapport soumis aux deux organes délibérants.

Elle se réunit au minimum une fois par an.

Convention de services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole - Article 7 – Commission mixte

Sommaire

A. La démarche de mutualisation

B. Répartition des dépenses des services communs

C. Des apports indéniables pour les deux structures

D. Perspectives

A. La démarche de mutualisation

● Début de la démarche de mutualisation en 2001 avec la Direction des

Ressources Numériques (DRN) et la Direction Logistique (DL)● Développement :

● A partir de 2008, avec la mutualisation d'autres services● En 2012, les deux structures ont été fortement impactées suite à

une évolution importante des effectifs mutualisés et le développement de services communs. La consolidation de cette construction administrative s’est poursuivie en 2013

● En 2015, confirmation du fait métropolitain : mise en cohérence de l'organisation des deux structures avec la loi MAPTAM 2014 puis la loi NOTRe en 2015

Mise en place des services communs en appui des transferts de compétences avec la Ville de Nantes (DG Culture, Direction des Sports...)

Une démarche définie dans une convention unique qui garantit la

transparence du dispositif de services communs.

Historique

1 462 postes mutualisés portés par Nantes Métropole au 31 décembre 2015

Dont 1 261 postes depuis 2008 (hors DRN et DL maintenance véhicules)

Décembre 2007 Décembre 2008 Décembre 2009 Décembre 2010 Décembre 2011 Décembre 2012 Décembre 2013 Décembre 2014 Décembre 2015

144 postes 173 postes 226 postes 312 postes 415 postes 933 postes 970 postes 1 001postes 1 462 postes

Dont 29 Dont 82 Dont 168 Dont 267 Dont 785 Dont 809 Dont 837 Dont 1261

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

hors DRN et DL (véhicules)

19 postes mutualisés portés par la Ville de Nantes au 31 décembre 2015

Historique en chiffres

Répartition des 1 462 postes mutualisés dans les directions générales à Nantes Métropole au 31/12/2015Soit 18,9 % du total des postes des deux structures

postes mutualisés par direction (base organigramme 2015)

DG des Services 4

DG du Secrétariat Général 35

DG information et relation au citoyen 56

70

DG Ressources 887

DG déléguée à la Cohérence Territoriale 71

DG Développement Economique Attractivité Internationale 16

DG Environnement et Services Urbains 13

DG Projet Métropolitain 11

DG déléguée à la Cohésion Sociale 84

DG Sécurité Tranquillité Publique 188

DG Culture 27

TOTAL

Cabinet :1 - Protocole : 69

1 462

Evolution des postes Ville de Nantes transférés vers Nantes Métropole (hors DRN/DL maintenance véhicules)

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 20150

200

400

600

800

1000

1200

1400

années 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015postes mutualisés depuis 2008 29 82 168 267 785 809 837 1261dont postes issus VDN 20 45 101 165 614 628 638 968

68, 97% 54, 88% 60, 12% 61, 80% 78, 22% 77, 63% 76, 22% 76, 76%en % des postes mutualisés

Répartition des 19 postes mutualisés dans les directions au 31/12/2015 à la Ville de Nantes

Nombre de postes

Service commun des archives 17

1

1

19

Service commun de police municipale – service d'études pré-opérationnelles et de procédures de la DGSTP

Mission minorités ethniques non sédentaires

B. Répartition des dépenses des services communs

Principes de base

– Simplicité de calcul et de mise à jour– Un compromis entre remboursement sur la base de données

réelles et forfait– Transparence

3 types de charges à refacturer

– Dépenses relatives à la masse salariale des services communs– Dépenses relatives aux coûts d’activités des services communs– Charges de structure

Sont pris en compte tous les coûts relatifs à l’ensemble des agents mutualisés quel

que soit leur statut (permanent et non permanent), coûts salariaux directs figurant sur

les bulletins de salaire des agents mutualisés

Ces coûts salariaux sont refacturés au coût réel avec des clefs de répartition adaptées à

chaque service concerné

En 2015 :

- Montant des dépenses masse salariale portées par Nantes Métropole :

63 220 041 € (53 010 167 € hors DRN et DL maintenance véhicules),

Dont 35 106 290 € refacturés à la Ville de Nantes

- Montant des dépenses masse salariale portées par la Ville de Nantes : 817 979 €

Dont 149 159 € refacturés à Nantes Métropole

Dépenses relatives à la masse salariale des services communs

Rétrospective des dépenses de masse salariale des services communs Nantes Métropole (hors DRN et DL maintenance véhicules)

Années 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

29 82 168 267 785 809 837

20 VDN 45 VDN 101 VDN 165VDN 614 VDN 628 VDN 638 VDN 968 VDN

Coûts salariauxpart VDN

52% 57% 59% 63% 74% 75% 69% 59%

part NM

48% 43% 41% 37% 26% 25% 31% 41%

Nombre de postes mutualisés hors

DRN et DL véhicules

1 261

Dont postes provenance ville de Nantes

553 715 € 3 454 006 € 6 259 678 € 12 073 504 € 31 722 123 € 37 892 879 € 39 150 738 € 53 010 167 €

285 695 € 1 961 287 € 3 682 692 € 7 621 162 € 23 596 761 € 28 544 363 € 26 997 408 € 31 272 644 €

en %

268 020 € 1 492 719 € 2 576 986 € 4 452 342 € 8 125 362 € 9 348 516 € 12 153 330 € 21 737 523 €

en %

Les dépenses relatives aux coûts d’activités des services communs

Les charges liées à l’activité des services communs qui peuvent être directement

affectées à l’une ou l’autre des collectivités, sont prises en charge directement par

le budget de la collectivité concernée.

Les charges liées à l'activité des services communs, non facturables de manière

distincte à l'une ou l'autre des deux collectivités, sont facturées en fonction du

volume d'activité ou de consommation propre à chacune

Les charges d'activités portées par le budget Nantes Métropole comprennent

notamment des dépenses liées à la démarche managériale, la communication interne,

au centre d'édition et aux ressources numériques

1 672 943 € refacturés en 2015 à la Ville de Nantes

Les charges d'activités portées par le budget Ville de Nantes comprennent notamment

des dépenses liées au protocole, à la sécurité et au BATI

510 594 € refacturés en 2015 à Nantes Métropole

Les charges de structure

Les charges de structure comprennent :

- les coûts de bâtiment des seuls services communs (loyer, entretien, nettoyage, gardiennage…)

- les fluides des seuls services communs (électricité, eau, gaz)

- les coûts liés à la gestion des ressources humaines (formation, déplacement…)

- les prestations diverses (missions, réceptions, études, assurances…)

- les moyens matériels des seuls services communs (carburants, fournitures, mobilier, …).

Jusqu'en 2014, application de 3 forfaits calculés en tenant compte des situations géographiques des agents

➔ Complexité en terme de suivi de cette méthode, notamment au regard du volume conséquent du nombre d'agents mutualisés

➔ Traduction en un pourcentage : le montant 2014 des charges de structures, calculé selon les 3 forfaits issus du compte administratif 2008, réactualisés annuellement, représentait 8,5 % de la masse salariale

➔ Intégration de la contribution COS : 1% de la masse salariale

➔ En 2015, application d'un pourcentage de 9,5 % sur la masse salariale

Soit en 2015 :● 3 335 098 € refacturés à la Ville de Nantes pour les services communs portés par Nantes Métropole● 14 170 € refacturés à Nantes Métropole pour les services communs portés par la Ville de Nantes

35 106 290 € 87,52 %

3 335 098 € 8,31 %1 672 943 € 4,17 %

Dépenses masse salariale Charges de structure Charges d'activité

149 159 € 22,13 %

14 170 € 2,10 %

510 594 € 75,76 %

Dépenses masse salariale Charges de structure Charges d'activité

Les dépenses refacturées à la Ville de Nantes

Les dépenses refacturées à Nantes Métropole

Synthèse

C. Des apports indéniables pour les deux structures

Une convergence des politiques publiques entre la ville et la Métropole

Une culture managériale commune par la mise en place d’une Direction Générale

commune

Plus de cohérence et d’efficacité dans l’action publique. Ainsi :

- une politique d’aménagement concertée,

- une coopération renforcée entre la culture et l’attractivité,

- une communication externe mettant en œuvre une stratégie de communication unifiée à l’échelle des deux territoires,

- une politique de déplacement en lien avec la politique de stationnement,

- une politique de l’environnement et une politique foncière avec des objectifs communs ( plan climat…)

Une culture partagée grâce des actions transversales : démarche managériale,

communication interne…

Des synergies renforcées

En matière de mise en commun des savoir-faire

Quelques exemples : la direction environnement & énergie et la direction

du BATI (entretien du patrimoine et gestion de l’énergie), le SEVE et les

pôles de proximité (charte de l’arbre, pratiques communes mises en

place en cas d’intempéries...), le service de stationnement et la direction

générale de sécurité

En matière de renforcement d’expertise

La commande publique avec l’expertise achats et l’expertise marché

regroupées, le service juridique et le contrôle interne avec des

compétences renforcées en matière de veille juridique, de conseil et

d’accompagnement, la direction logistique qui assure de façon

cohérence l’acquisition et l’entretien de matériel…

Une efficience de l’action publique accrue

Par la mutualisation des postes et des outils :● des outils communs :

réseau, intranet partagé, logiciels transversaux communs…

● des économies d’échelle :

- une augmentation de la productivité : nombre de postes avant et après

mutualisation (DG unique, service de maintenance véhicules unique ,

service informatique unique….pour les deux entités)

- des économies mesurables grâce aux prix obtenus dans le cadre de

groupement de commandes

- une diminution de prestations externes (protocole, centre édition)

● des gains qualitatifs :

liés à une professionnalisation des fonctions mutualisées et à un renforcement de la

sécurisation juridique des procédures (procédures harmonisées : RH, commande

publique…)

L’évaluation du bilan économique

Des gains directs et indirects :

- suppression des doublons

- partage des ressources

- gains de temps liés à la fluidité de l’action

D. Perspectives

● Prise en compte des travaux des bâtiments des services communs avec application

des clés (câblage du site du Pôle Maintenance Atelier du Perray, travaux du bâtiment de la

Manufacture)

● Schéma de mutualisation et de coopération : - groupe de travail sur la mutualisation de services : archives, ADS (autorisation du droit des sols), SIG

(système d'information géographique),centre de supervision urbain

- groupe de travail sur la coopération : lecture publique, piscines et écoles de musique

Présentation des analyses de faisabilité en conférence des Maires du 25 novembre 2016 et passage

du schéma au Conseil métropolitain du 16 décembre 2016

Pour rappel, démarche déjà engagée :

Géonantes : service commun entre Nantes métropole et 24 communes doté d’un cadre A chargé

d’accompagner les communes à l’utilisation de géonantes (portail géographique).

ADS : service commun d’instruction des autorisations du droit des sols crée au pôle Sud Ouest qui

concerne 8 communes.

Groupement de commandes : achat d’électricité, suivi des clauses d’insertions..

Outils informatiques : Mise à disposition d’applications informatiques : droits de cité, oscar, oasis…

Prochaines étapes

Conseil municipal (9 décembre 2016)

Conseil métropolitain (16 décembre 2016)

rapport de la Commission mixte joint en annexe à la délibération