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CONVENTION PLURIANNUELLE D’OBJECTIFS ET DE MOYENS ENTRE LE DÉPARTEMENT DES YVELINES ET LE SERVICE DÉPARTEMENTAL D'INCENDIE ET DE SECOURS (SDIS) DES YVELINES POUR LES ANNÉES 2016, 2017 et 2018
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CONVENTION PLURIANNUELLE D’OBJECTIFS ET DE MOYENS
ENTRE
LE DÉPARTEMENT DES YVELINES
ET
LE SERVICE DÉPARTEMENTAL
D'INCENDIE ET DE SECOURS (SDIS) DES YVELINES
POUR LES ANNÉES 2016, 2017 et 2018
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Convention pluriannuelle entre le département et le SDIS
Entre les soussignés
Le département des Yvelines représenté par Monsieur Pierre Bédier, Président du Conseil
départemental, agissant en vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par délibération du conseil
départemental en date du 22 janvier 2016, ci-après désigné « le département »
d’une part,
Et
Le Service Départemental d'Incendie et de Secours des Yvelines, représenté par Monsieur
Alexandre JOLY, Président du conseil d'administration de l’établissement public, agissant en vertu
des pouvoirs qui lui ont été délégués par délibération du conseil départemental en date du 17 juin
2015, ci-après désigné « le SDIS »,
d’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
CHAPITRE 1 - PREAMBULE
Art 1 - Le contexte réglementaire :
La loi sur la modernisation de la sécurité civile du 13 août 2004, dans son article 59, a modifié
l’article L. 1424-35 du code général des collectivités territoriales (CGCT) en précisant que “les
relations entre le département et le service départemental d'incendie et de secours et,
notamment la contribution du département, font l'objet d'une convention pluriannuelle”.
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La présente convention pluriannuelle d’objectifs et de moyens définit les relations entre le
département et le SDIS en connaissance du SDACR
Art 2 - Eléments de contexte :
Le contexte économique dégradé pèse sur les finances du Département et notamment sur
l’évolution de ses recettes et des dépenses sociales.
Le Département représente le principal partenaire financier du SDIS, les recettes du SDIS se
décomposant en 2015 en :
56,01 % Conseil départemental
41,64 % communes et EPCI
2,35 % autres
Les deux partenaires sont amenés à évoluer dans un contexte budgétaire contraint et incertain
(temps de travail des sapeurs-pompiers professionnels, réforme de la filière, pérennité des
recettes de sante, réforme de la fiscalité locale, diminution des ressources des collectivités locales
augmentation exponentielle des allocations individuelles de solidarité).
Pour autant, le développement démographique, économique et urbain du territoire génère des
besoins graduels en termes de services publics et de sécurité civile.
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En application de la loi et dans le cadre des enjeux liés au contexte économique actuel, le
département et le SDIS souhaitent s'engager dans une démarche conventionnelle qui, dans le
respect des principes d’autonomie de l’établissement public SDIS, assure la promotion des
objectifs du département en matière de secours aux personnes et aux biens.
Forts de ce constat, les deux partenaires ont décidé de renouveler leur engagement contractuel
sur la période 2016-2018
CHAPITRE 2 – OBJECTIFS DE LA CONVENTION
Art 1 - Garantir la qualité et assurer la continuité de fonctionnement du Service départemental
d’incendie et de secours dans le cadre de sa mission de service public au cours des trois années
2016, 2017 et 2018 ; à ce titre :
le SDIS conduit la politique publique de distribution des secours dans le département,
conformément aux objectifs définis dans le SDACR, tout en poursuivant un objectif
d’optimisation des dépenses et des recettes permettant de dégager des marges de
manœuvre,
le département accompagne financièrement le SDIS, au titre de sa contribution, pour
garantir le respect et la mise en œuvre des principes définis dans la présente convention
et s’assurer de la continuité du service public d’incendie et de secours, tout en tenant
compte de la réduction de ses ressources financières,
le SDIS et le département s'engagent à se concerter, autant que de besoin, sur l’ensemble
des composantes de la politique d’incendie et de secours.
Art 2 - Préserver les spécificités du corps départemental
Le SDIS des Yvelines se caractérise par :
un équilibre entre les sapeurs-pompiers professionnels et les sapeurs-pompiers volontaires
qui concourent à la qualité des secours dans le département,
une réponse opérationnelle proche des objectifs du SDACR en s’appuyant sur des effectifs
en garde postée
la volonté d’offrir au personnel des conditions de travail optimales en termes d’hygiène, de
santé, de sécurité au travail
Le département et le SDIS conviennent, dans la présente convention, de mettre en œuvre les
moyens nécessaires à la préservation de ces caractéristiques.
Art 3 – Mutualisations de moyens
Dans le respect de leurs compétences propres, le SDIS et le Département s'engagent à
rechercher, par une action concertée de leurs services respectifs, les mutualisations de moyens
dans les domaines ou un rapprochement concourant à une gestion optimale des deniers publics et
a une efficacité accrue du service public.
4 domaines prioritaires sont identifiés :
- L’achat public (groupement de commande, gestion des procédures de marchés publics)
- L’informatique : groupement de commandes, pilotage de projets communs (Plan de
Reprise d’Activité et dispositif de sauvegarde) et mutualisation d’équipes (supervision des
réseaux, hotline et intervention des techniciens territorialisés)
- La gestion du patrimoine (entretien courant, contrats, régie, espaces verts…)
- Achat et approvisionnement de médicaments, produits et consommables pharmaceutiques
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4 autres domaines de partenariat devront être étudiés :
- Les ressources humaines
- Le conseil juridique
- La communication externe
- L’expertise financière
Chaque projet donne lieu à l’établissement d’une fiche projet figurant en annexe 1 de la présente
convention
En fonction de la nature des coopérations engagées, et si nécessaire, un avenant à la présente
convention ou des conventions dédiées seront établis.
Art 4 - Poursuivre la maîtrise de l’évolution des dépenses et le respect des principes de rigueur
budgétaire
Dans ce cadre, le SDIS s’engage à :
poursuivre sa démarche de gestion transparente et maîtrisée,
maîtriser l’évolution de ses charges de personnel et de ses charges de gestion courante,
conduire une politique d’investissement et d’amortissement garantissant la pérennité des
investissements mobiliers et immobiliers réalisés.
Poursuivre la recherche de mutualisation avec d’autres SDIS.
Art 5 - Donner au département une visibilité sur l'évolution de sa participation financière au cours des trois prochaines années.
La présente convention définit les principes et les modalités de la relation financière entre le
département et le SDIS pour les années 2016, 2017 et 2018.
CHAPITRE 3 – ENGAGEMENTS RECIPROQUES DES PARTIES
La convention se présente sous la forme d’un contrat d’objectifs et de moyens dans le cadre
duquel :
le SDIS prend l’engagement de mettre en œuvre les moyens dont il dispose pour assumer
la mission de service public qui est la sienne sur l’ensemble du territoire départemental et,
ce faisant, de respecter les objectifs rappelés infra,
le département s’engage, au cours des trois prochaines années, à lui allouer les moyens
nécessaires à la conduite de cette mission dans le cadre des limites fixées par la présente
convention.
Les parties s’engagent notamment sur les points suivants :
Art 1 - Transparence et maîtrise de gestion
Le SDIS s'engage à poursuivre les mesures déjà prises en matière d'engagement comptable,
de marchés publics, de trésorerie, de mise en place d’outils de pilotage et de communication
financière.
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Art 2 - Maîtrise de la masse salariale
La masse salariale (retracée dans le chapitre globalisé 012 du budget du SDIS) représente le
principal poste de dépenses du SDIS des Yvelines.
L’évolution maîtrisée de ce poste de dépenses doit permettre :
au SDIS de préserver sa capacité opérationnelle en cohérence avec les objectifs du
SDACR
au département de ne pas subir une hausse excessive de sa contribution.
Dans le cadre de cet objectif d’évolution maitrisée de ses dépenses, il appartient au SDIS,
dans le respect des objectifs du SDACR et de son règlement opérationnel, d’adapter le format
du SDIS aux enjeux de service attachés à l’évolution du département :
en conduisant, à l’intérieur du périmètre financier défini par cette convention, une
politique de recrutement de pompiers professionnels et de personnels administratifs et
techniques adaptée aux besoins opérationnels de l’établissement,
en stabilisant et en renforçant, l’appel au volontariat,
en optimisant les dispositifs de gardes casernées propres à garantir l’effectivité et
l’efficacité du service public d’incendie et de secours.
A ce titre, le SDIS s’engage à préserver, au cours des prochaines années, la complémentarité
entre les sapeurs-pompiers professionnels et les sapeurs-pompiers volontaires, qui
concourent également à la qualité du service.
En conséquence, le SDIS s’engage sur une évolution de ses dépenses de personnel qui soit
compatible avec le montant de la contribution financière du département.
Les conséquences financières relatives aux évolutions statutaires en matière de personnel ne
sont pas intégrées dans la présente convention et devront faire l’objet de dispositions
spécifiques le cas échéant.
Art 3 - Maîtrise des charges de gestion courante
Le SDIS s'engage à poursuivre la maîtrise de ces charges dans le cadre d’une organisation
opérationnelle et fonctionnelle optimisée.
Ainsi, le projet de plateforme logistique permettant de centraliser les fonctions de stockage et
d’approvisionnement des centres d’incendies et de secours, sera élaboré de manière à
favoriser les économies d’échelle.
Art 4 - Maintien d'une capacité opérationnelle adaptée aux risques du département des
Yvelines
La contribution du département est fixée de manière à permettre au SDIS de disposer en
permanence de matériels et d’équipements fiables et performants. Les sommes consacrées à
l’investissement mobilier, dont le montant est précisé dans l’annexe financière, ont vocation à
permettre au SDIS :
d’acquérir les nouveaux équipements nécessaires à l’exercice de son activité
opérationnelle,
de renouveler son parc de matériels d’incendie et de secours mobiles et non mobiles
ainsi que ses équipements mobiliers, informatiques et de transmission.
Ces investissements sont assumés de manière autonome par le SDIS dans le cadre d’une
politique d’amortissement raisonnée et d’une stratégie financière appuyée sur
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l’autofinancement, le recours à l’emprunt et la participation financière du département.
Le programme prévisionnel d’investissement pour le matériel et les équipements, sous-jacent
à l’évaluation des contributions du département, est présenté en annexe 2.
Les montants indiqués dans l’annexe financière sont évalués compte tenu de contraintes
législatives, réglementaires et techniques connues à ce jour.
Art 5 - Investissements immobiliers
Le programme prévisionnel d’investissement immobilier, sous-jacent à l’évaluation des
contributions du département est soumis pour validation au COPIL sur proposition du COTEC
chaque année.
Ces investissements sont assumés par le Conseil départemental pour les constructions
neuves et grosses rénovations et par le SDIS dans le cadre d’une politique d’amortissement
raisonnée et d’une stratégie financière appuyée sur un autofinancement et une politique
d’emprunt maîtrisés.
CHAPITRE 4 –MODALITES DE VERSEMENTS DES PARTICIPATIONS DU DEPARTEMENT
Art 1 - Contribution financière en fonctionnement
Le montant de la contribution financière en fonctionnement a été déterminé au vu de l’ensemble
des éléments rappelés ci-dessus.
La participation sera arrêtée annuellement par le comité de pilotage sur proposition du comité
technique
Le montant de la participation de fonctionnement du Département au titre de l’année 2016 sera
de 66 943 000 €.
Art 2 - Contribution financière en investissement
La participation financière du département en investissement intervient sous deux formes :
Subvention d’investissement pour l’acquisition de matériels et équipements
nécessaires au service d’incendie et de secours
Investissement direct réalisé par le département
La participation sera arrêtée annuellement au vu des projets validés par le comité de pilotage sur
proposition du comité technique.
Le montant de la participation d’investissement du Département au titre de l’année 2016 sera de
2 000 000 €.
Art 3 - Modalités de versement des contributions départementales
La contribution financière du département fait l’objet d’un versement mensuel déterminé comme
suit :
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- janvier et février : 10% du montant prévu au budget départemental.
- mars à décembre : 8 %.
A la demande expresse de l’une ou l’autre des parties justifiée par sa situation de trésorerie, cet
échéancier sera modifié après échanges entre les services permettant de déterminer le niveau
adéquat des versements mensuels restants.
La subvention d’investissement départementale est versée sur présentation d’un état détaillé des
dépenses mandatées arrêtées par le Président du Conseil d’Administration du SDIS et certifié par
le comptable public.
CHAPITRE 5 - MODALITES D’EXECUTION DE LA CONVENTION
Art 1 - Suivi de la convention
Le département et le SDIS s'engagent à se tenir régulièrement informés des éléments se
rapportant à la convention.
En application de l’article L. 1424-35 du CGCT, le SDIS transmettra chaque année au
département un rapport présentant l’évolution de ses ressources et charges ainsi que les
principales modalités de mise en œuvre de la présente convention. Ce rapport devra notamment
présenter :
l’état d’avancement des plans de recrutement, d’avancement, de formation et
d’équipements du SDIS,
l’état d’avancement des projets immobiliers réalisés ou suivis par le SDIS,
une synthèse des réflexions en cours sur les enjeux relatifs à la sécurité civile, à la
politique de santé, à l’évolution du rôle et des missions du SDIS...,
les prévisions pour l’exercice à venir en matière de personnels, de charges de gestion
courantes et d’investissements (mobiliers et immobiliers).
Semestriellement et autant que de besoin, le SDIS fournira au département un tableau de
bord sur sa situation financière.
En outre, sont mis en place :
- Un comité de pilotage stratégique pour assurer le suivi de la présente convention et
valider les propositions.
Il est composé du Président du Conseil départemental et du Président du conseil
d’administration du SDIS, du directeur du SDIS et du directeur général des services du
département.
Il se réunit au moins une fois par an au moment de la préparation budgétaire.
- Un comité technique opérationnel pour le suivi des projets validés par le comité de
pilotage.
Il est composé du directeur du SDIS et du directeur général adjoint en charge des ressources du
département et des directeurs concernés
Il se réunit une fois par trimestre pour évaluer la mise en œuvre de la convention et des projets.
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Ses travaux font l’objet de relevés de décisions et sont transmis au comité de pilotage.
Art 2 - Contrôles
Un contrôle technique et financier peut être exercé sur pièce et sur place par le Département.
En cas d’utilisation des fonds non conforme à leur objet et de non-respect des présentes
obligations contractuelles par le SDIS, le Département se réserve le droit de suspendre ses
versements.
Un contrôleur de gestion du Département préparera toute analyse d’impact, tableau de
suivi…que le comité technique estimera nécessaire, avec le soutien des équipes concernées au
sein du Département et du SDIS.
Art 3 - Litiges
En cas de contestations, litiges ou autres différends éventuels sur l’interprétation ou l’exécution
de la présente convention, et à défaut d’accord amiable entre les parties, le différend sera porté
devant le Tribunal Administratif de Versailles.
A peine d'irrecevabilité de la saisine des juridictions compétentes, tout différend entre les parties
doit préalablement faire l'objet de la part de la partie la plus diligente d'un mémoire qui doit être
communiqué à l'autre partie dans un délai de trente jours compté à partir du jour où le différend
est apparu.
Art 4 - Circonstances exceptionnelles
En sa qualité d’établissement public, le SDIS conduit librement sa politique, réalise ses propres
arbitrages et, dans le cadre de ses recettes, assume les conséquences financières de ses
décisions.
Toutefois, le département et le SDIS se rencontrent pour examiner les modalités de prise en
compte par le département de l’incidence financière d’éventuelles évolutions législatives ou
réglementaires inconnues au jour de signature de la convention (réforme sur le temps de travail),
ou de situations opérationnelles particulières (plan ORSEC, épizootie…) qui auraient pour effet de
bouleverser l’équilibre budgétaire du SDIS.
Cette clause de sauvegarde sera mise en œuvre sur demande expresse du SDIS au Département.
De même, dans le cas où interviendraient des évolutions réglementaires et législatives en matière
de finances publiques, de périmètre d’intervention ou de dépense publique, ayant pour effet de
bouleverser l’équilibre budgétaire du département.
Art 5 - Modification de la convention
Toute modification de la convention fait l’objet d’un avenant préalablement soumis à
l’approbation de la Commission Permanente du Conseil Départemental et du Conseil
d’Administration du SDIS.
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Art 6 - Durée de la convention
La présente convention prend effet à compter de la date de signature par les représentants des
parties et s’exécute jusqu’au 31 décembre 2018.
Elle pourra faire l'objet d'une révision annuelle par voie d’avenant dans le cas, notamment, d’une
actualisation des données financières ou d’évolutions normatives qui auraient pour effet de
modifier son équilibre général.
Fait en deux exemplaires originaux
A Versailles, le
Pour le département,
le Président du Conseil départemental
Pierre Bédier
Pour le Service départemental
d’incendie et de secours des Yvelines,
le Président du Conseil d’administration
Alexandre JOLY
Les annexes à la présente convention :
Fiche projet mutualisation
SDIS/Département des Yvelines
Intitulé
Projet 1 : étude de mutualisation de la fonction achat / marchés publics
Situation actuelle Contexte général Le SDIS et le Département réalisent de manière indépendante les fonctions achat et marchés publics Analyse critique Aucune étude de mutualisation n’a été réalisée afin d’évaluer les gains pouvant être générés par une mise en commun.
Objectifs Etudier toutes les hypothèses de mutualisation permettant une optimisation des dépenses en la matière
Solution envisagée Description Trois volets sont identifiés : - les groupements d’achat - la gestion des procédures de marchés publics - le conseil juridique Groupement d’achat : - une cartographie des achats des deux entités permet de déterminer les domaines où un groupement est possible. - un premier groupement d’achat a été réalisé en matière d’achat informatique (matériel réseau) - une réflexion commune va être menée sur l’univers des services (gardiennage, sécurité, accueil, nettoyage…) Gestion des procédures de marchés publics : - le Département est en phase de déploiement d’un outil de rédaction de marchés, l’utilisation d’un outil commun est opportune et doit donner lieu à une étude de faisabilité. - le Département ayant réuni ses différents services marchés au sein d’une même direction (DAJCP), il convient d’initier une étude de faisabilité concernant l’intégration du service des marchés du SDIS (4 agents) à cette structure. - une étude doit être lancée afin d’uniformiser les pratiques notamment au regard des règlements intérieurs respectifs.
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Le conseil juridique : - Le Département ayant réuni l’ensemble de ses juristes au sein d’une même direction (DAJCP), il convient de réaliser une étude de faisabilité concernant la mise en place d’un partenariat afin d’apporter son expertise au SDIS et la mise a disposition d’un logiciel de gestion des délibérations. Délais : Fin 2015 : cartographie des achats février 2016 : étude de faisabilité concernant l’utilisation commune de l’outil de rédaction des marchés et de gestion des délibérations Fin du 1er semestre 2016 : - réalisation des groupements d’achat - conclusion de l’étude sur l’univers des services - rendu de l’étude de faisabilité concernant le rapprochement du service des marchés du SDIS - rendu de l’étude de faisabilité concernant le partenariat en matière de conseil juridique ». Troisième trimestre 2016 : - décision du COPÏL sur la base des études Deuxième semestre 2016 : - uniformisation des règlements intérieurs (adoption par le SDIS) Gains escomptés Le ou les groupements d’achat devront permettre, par la massification, de bénéficier de prix plus intéressants. La mutualisation des services juridiques et marchés devront permettre un meilleur service rendu, une uniformisation des pratiques, une professionnalisation accrue et une meilleure réactivité.
Fiche projet mutualisation
SDIS/Département des Yvelines
Intitulé
Projet 2 : étude de mutualisation des moyens en matière de systèmes d’information
Situation actuelle Contexte général Le SDIS et le Département gèrent de manière indépendante leur système d’information.des échanges initiés dès 2014 sont en cours concernant la mutualisation de certains éléments. Analyse critique Aucune étude de mutualisation n’a été réalisée afin d’évaluer les gains pouvant être générés par un partenariat plus intégré
Objectifs Etudier toutes les hypothèses de mutualisation permettant une optimisation des dépenses en la matière
Solution envisagée Description Plusieurs actions identifiées : - utilisation par le SDIS du réseau Très Haut Débit du Département - interconnexion des salles informatiques (bénéficier d’une salle informatique en back up chez le partenaire) - poursuivre la réflexion en matière de groupements d’achat (groupement d’achat existant uniquement sur le matériel réseau) - étude de faisabilité sur l’utilisation commune d’outils (gestion des marchés publics, gestion des délibérations, gestion patrimoniale, gestion de la flotte automobile, système de communication Antares, gestion des contrôles d’accès) - appui technique de la DSI du département en matière de Gestion Electronique de Documents en faveur du SDIS - étude de faisabilité des fonctions support (hot line de 1er niveau, techniciens informatiques départementaux affectés aux territoires) - étude de faisabilité de mutualisation de fonctions d’exploitation ou de production Délais : 1 er semestre 2016 : - raccordement au THD de 10 sites considérés prioritaires par le SDIS, - restitution de l’étude de faisabilité les outils de rédaction de marchés et de délibérations - interconnexion des salles informatiques - lancement de l’étude de faisabilité mutualisation des fonctions support - restitution de l’étude de faisabilité concernant l’utilisation du système Antares - démarrage de l’étude de faisabilité de la conception commune des postes de travail bureautique.
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- lancement de la mutualisation des expertises sur les outils de virtualisation (Citrix, etc) et sur les outils de déploiement à distance (SCCM) 2ème semestre 2016 : - restitution de l’étude de faisabilité concernant la mutualisation des fonctions support - lancement de l’étude de faisabilité de mutualisation des fonctions d’exploitation /production - présentation du plan de raccordement THD pour les 32 sites restants - décisions du COPIL sur la base des études présentées 1er semestre 2017 : - mise en œuvre des décisions du COPIL - restitution de l’étude de mutualisation d’un outil de gestion de la flotte automobile et des contrôles d’accès et vidéosurveillance - restitution de l’étude sur la mutualisation des fonctions de support et des fonctions exploitation / production Gains escomptés : Cout de raccordement et d’abonnement au THD réduit pour le SDIS La mutualisation des outils devra permettre une réduction du cout des licences d’utilisation et une mise en commun de l’assistance à l’utilisateur plus réactive Une amélioration de la conservation des données par la mutualisation des salles informatiques Eviter la redondance des équipements et des équipes Eviter au Département de mettre en place et de financer un nouveau système de communication embarqué pour les services d’exploitation de la voierie par la mise à disposition de l’outil Antares par le SDIS.
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Fiche projet mutualisation
SDIS/Département des Yvelines
Intitulé
Projet 3 : étude de mutualisation des moyens en matière de gestion patrimoniale
Situation actuelle Contexte général Le Département réalise pour le compte du SDIS les acquisitions foncières, la construction de casernes neuves et réalise les études de faisabilité jusqu’au choix du maitre d’œuvre pour les travaux supérieurs à un million d’euros. Le SDIS pour sa part assure la maintenance courante et le Gros Entretien/Renouvellement (GER) Analyse critique Bien qu’ayant fait l’objet d’études de la part du Conseil départemental ces dernières années (regroupement des services et aide à l’élaboration d’un Plan Pluriannuel d’Investissement), aucune étude de mutualisation n’a été réalisée afin d’évaluer les gains pouvant être générés par une mise en commun. Les services techniques du Département ne connaissant que très partiellement les sites du SDIS ne peuvent qu’apporter un soutien limité.
Objectifs Etudier toutes les hypothèses de mutualisation permettant une optimisation des dépenses en la matière
Solution envisagée Description Plusieurs actions identifiées : - mise en commun des contrats de maintenance et d’entretien - gestion immobilière déléguée au Département - utilisation d’un outil commun de gestion patrimoniale (ASTECH) - mutualisation des espaces Mise en commun des contrats de maintenance et d’entretien : Compte tenu du nombre de bâtiments gérés par les services départementaux, le SDIS bénéficiera par le recours au groupement de commande de prix plus attractifs. Une cartographie des achats doit être réalisée afin d’identifier les marchés concernés et leurs échéances. Gestion immobilière déléguée : Fonctionnement courant : le Département regroupe au sein de son service régie les agents techniques de maintenance des collèges pour constituer à terme une équipe d’une trentaine de collaborateurs destinés à intervenir sur l’ensemble de ses bâtiments (collèges, bâtiments sociaux, foyers, bâtiments administratifs, musée, gendarmeries…). Une étude de faisabilité doit être réalisée afin d’envisager La mutualisation de la maintenance courante (pouvant comprendre le transfert de compétence et de moyens)
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Conduite des opérations de travaux pour les travaux neufs et les grosses rénovations: les services techniques du Département pourraient, à l’instar de ses interventions sur son propre patrimoine gérer l’intégralité des actions sur le patrimoine du SDIS et se positionner en prestataire de service pour ce dernier. Une étude de faisabilité doit être réalisée sur ce sujet. Utilisation d’un outil commun de gestion patrimoniale : Le Département évolue vers la gestion immobilière de son patrimoine par l’utilisation d’un seul outil (ASTECH) permettant de centraliser les données (interventions sur son patrimoine, plans, couts de fonctionnement …). Le SDIS, pour sa part, utilisant le même outil pour d’autres usages, il convient de réaliser une étude pour recourir à cet outil concernant la gestion de son patrimoine. Dans l’hypothèse où la gestion déléguée serait retenue, cet outil permettrait l’échange d’informations concernant le patrimoine géré pour son compte sans investissement complémentaire. Mutualisation des espaces : Le Département et le SDIS s’engagent à se consulter sur tout espace disponible sur leur patrimoine et ainsi éviter des prises en location ou des achats d’espaces. Est notamment identifié l’espace libéré, à terme, au centre de secours de Poissy, une fois le service pharmacie installé dans les locaux de la nouvelle plate forme logistique à Trappes. Délais : - fin février2016 : cartographie des contrats de maintenance et d’entretien - 1er trimestre 2016 : - restitution étude de faisabilité d’un usage partagé de l’outil de gestion patrimoniale, - rendu de l’étude de faisabilité sur l’usage par le Département de l’espace libéré à Poissy en faveur du service déménagement - lancement des premiers groupements d’achat en matière de contrats - deuxième trimestre 2016 : - restitution de l’étude concernant la régie - lancement de l’étude de faisabilité sur la gestion déléguée du patrimoine -restitution étude de faisabilité de l’ entretien des espaces verts du SDIS par recourt à des entreprises d’insertion (activity) - deuxième semestre 2016 : - restitution de l’étude sur la gestion déléguée - décision du COPIL au regard des études présentées - 1er semestre 2017 : - mise en œuvre des décisions du COPIL - deuxième semestre 2017 : - mise à disposition des locaux de Poissy sous réserve de validation de l’étude Gains escomptés La mutualisation des outils devra permettre une réduction du cout des licences d’utilisation et une mise en commun de l’assistance à l’utilisateur plus réactive. Par ailleurs, la transmission de l’information en sera facilitée. Une gestion globale des patrimoines appuyée sur une même politique technique. Eviter la redondance des équipements et des équipes. Eviter au Département de continuer la location de locaux pour son service déménagement (180 000 euros/an)
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Fiche projet mutualisation
SDIS/Département des Yvelines
Intitulé
Projet 4 : étude de mutualisation de la fonction achat/approvisionnement de médicaments, produits et consommables pharmaceutiques
Situation actuelle Contexte général : Le SDIS et le Département gèrent de manière indépendante les fonctions achat et approvisionnement des produits pharmaceutiques. Caractéristiques du Département : Le Conseil départemental a en charge la gestion des centres de Protection maternelle et Infantile (PMI) et de Planification Familiale (PF). A échéance de l’évolution organisationnelle le nombre de centres atteindra 32 sites sur son territoire (regroupement des centres de PMI et de PF). L’achat en ce domaine atteint un volume financier annuel de l’ordre de 450 000 euros pour les vaccins et 300 000 euros pour les produits et consommables pharmaceutiques. Pour se conformer à la règlementation, le Département, emploie une pharmacienne vacataire afin d’assurer la préparation des marchés, le contrôle des commande et le suivi des stocks. Caractéristiques du SDIS : Pharmacie centrale fonctionnant 24/24h. La structure est sécurisée par la gestion confiée à des pharmaciens, personnels du SDIS. Les livraisons sont réalisées par les groupements territoriaux par un système de tournées (caisses préparées). Analyse critique Aucune étude de mutualisation n’a été réalisée afin d’évaluer les gains pouvant être générés par une mise en commun.
Objectifs Etudier toutes les hypothèses de mutualisation permettant une optimisation des dépenses en la matière
Solution envisagée Description - mise en place d’un groupement de commandes pour les produits utilisés. - gestion déléguée au SDIS concernant les commandes à partir des bons de commande remplis au niveau des centres de PMI et PF, le suivi, le stockage et la livraison sur les sites. - collaboration dans le cadre de la formation ponctuelle des médecins du Conseil départemental.
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Délais : - fin 2015 : lancement de l’étude de faisabilité - 1er semestre 2016 : - restitution de l’étude - définition des domaines de collaboration en matière de formation ponctuelle -deuxième semestre 2016 : - initiation du ou des groupements de commandes - étude de faisabilité sur la formation - Début 2017 : - mise en œuvre de la gestion déléguée suivant les conclusions de l’étude et la décision du COPIL - mise en place des formations Gains escomptés : Amélioration de la gestion des pharmacies des PMI et PF. Gestion des stocks, meilleure adéquation des commandes, traçabilité, adaptation des produits si besoin. Sécurisation de la procédure et facilitation de la gestion des vigilances et des retraits de médicaments. Formation des médecins départementaux : protocoles d’urgence, rappel sur les gestes de premiers secours. Gains attendus sur le cout des produits du fait de la massification.
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Fiche projet mutualisation
SDIS/Département des Yvelines
Intitulé
Domaines de partenariat devant donner lieu à études durant la convention
Objectifs Etudier toutes les hypothèses de mutualisation permettant une optimisation des dépenses en la matière
Domaines envisagés Description 1/ En matière de Direction des Ressources Humaines : 1 semestre 2016 - réflexion commune concernant la mise en place d’une mutuelle en faveur du personnel, réaliser une étude d’opportunité et de faisabilité pour évaluer l’intérêt d’une mutualisation. - étude d’opportunité et de faisabilité sur l’action sociale en faveur du personnel commune aux deux structures - étude concernant les pistes de mutualisation des offres de logement en faveur du personnel Courant 2016 - réflexion sur la problématique du reclassement des personnels - envisager les formations communes qui pourraient être appropriées 2/ Communication externe : 1 semestre 2016 - explorer les pistes de collaboration permettant de dégager une optimisation 3/ Expertise financière : Permanent - envisager les modalités de collaboration et d’échanges en s’appuyant sur l’expertise du Département
Remarque : Au cours de la convention des domaines supplémentaires pourront être identifiés et analysés sur proposition du COTEC
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Service départemental d’incendie et de secours
PROGRAMME D’INVESTISSEMENTS 2016
Annexe à la convention pluriannuelle de moyen N° 2016-01
Intitulé de l'opération Montant HT en €
Matériels opérationnels
CD2016-01 Equipements de protection individuelle 600 000 €
CD2016-02 Matériels d’incendie et de secours 150 000 €
CD2016-03 Matériels médicaux 50 000 €
Matériels et équipements péri-opérationnels
CD2016-04 Modernisation des outils informatiques 1 100 000 €
CD2016-05 Transmission de l’alerte (études, matériels et équipements) 100 000 €
TOTAL EN HT : 2 000 000,00
