Construction, réalisation et dématérialisation de vos marchés
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OptiMarché - Le Pas Vermaud - Chemin du Vigneau - 44800 ST HERBLAIN : 02 40 89 46 16 – : [email protected] Construction, réalisation et dématérialisation de vos marchés Guide Rapide d’utilisation Valider et Envoyer une Commande
Transcript of Construction, réalisation et dématérialisation de vos marchés
OptiMarché - Le Pas Vermaud - Chemin du Vigneau - 44800 ST HERBLAIN : 02 40 89 46 16 – : [email protected]
Construction, réalisation et dématérialisation de vos marchés
Guide Rapide d’utilisation
Valider et Envoyer une Commande
OptiMarché - Le Pas Vermaud - Chemin du Vigneau - 44800 ST HERBLAIN : 02 40 89 46 16 – : [email protected]
Après avoir choisi vos produits (Voir Guide Catalogue-Panier), vous pouvez accéder selon les droits dont vous
disposez à l’espace Commande permettant :
- La modification ou la validation des bons de préparation.
- La modification ou la validation des bons de commande en cours.
- L’envoi des bons de commande aux fournisseurs (par fax, mail ou manuellement).
Accéder à l’espace Commande :
Depuis la page d’accueil, il vous suffit de cliquer soit sur le chapitre Commande :
Soit sur le lien Commande dans le menu :
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Utiliser l’espace Commande :
1. Présentation de l’espace Commande :
L’espace Commande présente selon les droits qui vous sont autorisés, un ensemble d’actions possibles :
- La validation des bons de préparation
- La validation des bons de commande
- L’envoi des bons de commande
A tout moment, dans l’ensemble des étapes jusqu’à la validation de la commande, il est possible d’effectuer une
modification de la préparation ou de la commande.
Vous pouvez invalider une étape pour demander à la personne du niveau précédant de modifier ses actions.
Voici une illustration d’un espace commande avec plusieurs statuts de bon de préparation et de bon de commande :
Le chiffre présent dans la barre d’informations en haut de page permet de connaitre à tout moment le nombre
d’actions en attente.
Dans le cas ci-dessous, il reste :
4 préparations
à valider
2 commandes
à valider
aucune commande
à envoyer.
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2. Modifier une préparation ou une commande:
A tout moment vous pouvez modifier une préparation ou une commande (sauf commande en attente d’envoi ou
envoyée).
Pour ce faire il vous suffit de double-cliquer sur la ligne de la préparation ou de la commande, ce qui ouvre une
fenêtre comme celle-ci-dessous :
Dans cette fenêtre vous pouvez ainsi :
- Modifier les quantités des produits déjà ajoutés à la commande
- Ajouter des commentaires par ligne de produits (ex : DLC mini, type de produit de remplacement)
- Ajouter une remarque globale à la commande. (ex : Informations sur la livraison)
Pour valider votre saisie il vous suffit de cliquer sur le bouton « enregistrer ».
Attention :
Si vous fermez votre fenêtre sans enregistrer vos modifications, celles-ci seront définitivement perdues.
3. Valider une préparation de commande :
Pour les personnes disposant du droit « peut préparer », cette opération consiste à valider la ou les préparations de
commande réalisées depuis le panier.
Un numéro de Bon de commande est alors attribué lors de la validation du bon de préparation.
Pour valider une ou plusieurs préparations il vous suffit de
- Cocher chaque case en bout de ligne des commandes en statut « préparation à valider »:
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- Cliquer sur le bouton « Valider préparation » :
Vous voyez alors une roue crantée pendant les opérations d’enregistrement en base de données :
Puis le message de confirmation suivant :
Dès que la commande en préparation est validée, le niveau hiérarchique suivant : « peut valider » est averti par
email de l’arrivée d’une commande à valider, et peut effectuer les opérations attendues.
4. Valider un bon de commande :
Pour les personnes disposant du droit « peut valider » cette opération consiste à valider la commande.
Ce droit permet ainsi de contrôler éventuellement que la commande n’a aucune erreur de quantité ou de montant
engagé mais aussi de s’assurer que les minimums de commande sont bien respectés.
Pour valider une ou plusieurs commandes il vous suffit de
- Cocher chaque case en bout de ligne des « commandes à valider » :
- De cliquer sur le bouton « Valider commande » :
Vous voyez alors une roue crantée pendant les opérations d’enregistrement en base de données :
Puis le message de confirmation suivant :
Dès que la commande est validée, le niveau hiérarchique suivant : « peut envoyer » est averti par email de l’arrivée
d’une commande à envoyer, et peut effectuer les opérations attendues.
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5. Envoyer un bon de commande :
Pour les personnes disposant du droit « peut envoyer » cette opération consiste à envoyer la commande validée.
Cet envoi peut se faire de 3 manières différentes : Envoi par email, Envoi par Fax, Envoi Manuel.
L’envoi Email se base sur l’email du fournisseur enregistré dans vos paramètres.
L’envoi par fax se base sur le fax du fournisseur enregistré dans vos paramètres.
L’envoi manuel vous permet d’imprimer le bon de commande et de procéder à son envoi manuellement.
Pour envoyer une ou plusieurs commandes il vous suffit de
- Cocher chaque case en bout de ligne des « commandes à envoyer » :
- De cliquer sur le bouton « Envoyer Commande » :
- Vous verrez alors une fenêtre s’ouvrir vous proposant les différents modes d’envois possibles :
Une fois votre choix effectué, la case devient grisée : )
Il vous suffit alors de cliquer sur envoyer pour que la plateforme initie l’action souhaitée.
Vous voyez alors une roue crantée s’afficher
Puis le message de confirmation suivant :
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La commande envoyée disparait de l’espace commande et apparait dans l’espace livraison.
Vous pourrez retrouver les informations de cette commande dans l’espace archive
Prévisualiser les bons de l’espace Commande :
A tout moment dans l’espace commande vous pouvez Prévisualiser les bons en cours de réalisation (Bon de
Préparation, Bon de commande à valider, Bon de commande Validé)
Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner le document que vous souhaitez éditer en cochant la case de la ligne
correspondante :
Puis de cliquer sur le bouton « Prévisualiser Bon »
Une fenêtre s’affiche contenant le bon de préparation ou de commande que vous pouvez imprimer.
