FEUILLE DE ROUTE DU DIGITAL INTERNE : COMMENT NOUS AVONS RÉALISÉ L’ANALYSE ET LA FORMALISATION DU BESOIN ?

Ou : Histoire de la mise en œuvre d'un outil collaboratif et social interne à la Ville de Rennes et à Rennes Métropole

22/03/2017 de 11:15 à 12:15 - Code : BP1Projet porté par Christine Truffault (CoProD)

Document mis à jour en mars 2017

Présentation des collectivités

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Rennes Métropole regroupe 43 communes en Métropole depuis le 1/01/2016 (loi Maptam)économie, aménagement , habitat, voirie, environnement, activités culturelles,

gens du voyage, urbanisme, droits des sols, haut débit, centre de congrès, crématorium…

445 000 habitants 71 130 hectares

Ville de Rennes services à la population (logement, personnes âgées, enfants, minima

sociaux, éducation, culture, sport), environnement, sécurité, voirie, parcs

et jardins, cimetières, bâtiments, assainissement, chauffage urbain, état-

civil et élections.

220 000 Rennais superficie 5 040 hectares

Présentation de l’organisation interne

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Plus de 5 000 personnes travaillent à Rennes.Depuis 7 ans, certains services travaillent à la fois pour la Ville et pour la Métropole : la direction des Ressources humaines fait partie des services mutualisés.Rattachée à la Direction Projets et Communication interne au sein de la DRH

Conseil en organisation Animation managériale Documentation (prêts d’ouvrage et revue de presse) Accueil de l’usager (courrier, téléphone) Communication interne (newsletter, journal papier, lettre RH, intranet, annuaire interne)

l’équipe intranet et annuaire interne (4 personnes) a donc naturellement porté ce projet de mise en place d’un réseau social interne avec le soutien de la Direction des systèmes d’information.

Présentation de l’intranet, un outil incontournable

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Créé en 2003, l’intranet était alors une GED sous SharePoint pour permettre de mieux faire circuler l’information -> Il devient petit à petit un support de communication interne. En 2010, l’outil est mutualisé et passe sous TYPO3.Depuis 4 ans des consultations et un volume de données stables (en moyenne par mois)

86 % des agents connectés consultent 82 000 visites 1,6 millions de pages appelées 61 actualités publiées 25 petites annonces et 20 commentaires 1 870 pages d’information à disposition 22 800 documents proposés 14 200 articles de presse

Vie pratiqueActualité

RechercheConsultation de

documentsRessources humaines

Panorama de presse

Vie des institutions

Partager se rencontrer

Petites annoncesCasdec (CE)

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Un travail partenarial à

outillerDe nombreux services travaillent avec de multiples partenaires externes et demandent du partage de fichiers simple et efficace.

Un intranet incontournable qui trouve ses limites

L’intra est très utilisé mais n’intègre pas de fonctionnalités collaboratives à la hauteur du besoin des agents.

Un contexte qui permet d’imaginer la mise en place d’un RSE

Une organisation humaine en mutation

Elle nécessite d’être outillée pour une meilleure collaboration inter services (Ville et Métropole).Le Kifékoi, annuaire interne de plus en plus utilisé, installe les premières briques de la notion de profil

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L’objectif est d'améliorer la performance en jouant plus collectif, plus rapide, plus agile

• Accélérer les échanges sans accroitre le nombre de mails. • Mettre en œuvre la co-construction : tout le monde peut annoter les

ressources, enrichir les documents et discuter librement.• Offrir de la souplesse de gestion : Les personnes sont autonomes pour partager

des documents simplement en gérant les permissions. Les espaces d’échanges sont ouverts aux partenaires externes. Chacun entre et sort d'une communauté simplement

Proposer un outil métier global qui convienne à tous les types de services (380 métiers) et qui favorise la mobilité car les collaborateurs peuvent voir ce qui se passe ailleurs. L'outil casse les silos.

Désengorger la DSI des nombreuses demandes d’outils et de paramétrage de dossiers de partage

Qu’attendons-nous de cet outil collaboratif et social ?

7Phase 1 : Le besoinRecueil mené par le Cabinet Lecko*

Phase 2 : AnalyseSuite de l’étude de faisabilité Lecko* et préconisations

Phase 3 : Test & validationPOC avec 50 personnesFeu vert CoDir

Phase 4 : AdaptationAdaptation de l’outil, étude technique DSI et Accompagnement des utilisateurs

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Mise en œuvre de l’outil collaboratif et social

La démarche : de l’étude à la mise en œuvre

Lecko, spécialiste des réseaux sociaux, aide depuis 2008, les organisations dans leurs choix

technologiques. Le fruit de ces analyses

est partagé sur un référentiel.

Mars 2016

Automne 2015

Fin 2015

Mai-Oct 2016

Début 2017

RAPPEL DE LA DEMARCHE

« Une démarche centrée sur les usages des futurs utilisateurs »

« Une approche impliquant les agents des deux

collectivités »

Phase 1 : Recueillir le besoin en ateliers dirigés par Lecko

Phase 2 : synthèse de l’étude et solution proposée par Lecko

1. Maturité suffisante de Rennes pour un outil de type Réseau social interne2. Besoin très marqué de décloisonnement volontaire entre les agents et d’entraide3. Besoin centré autour du partage de documents et de la gestion de projets4. Nécessité d’un outil simple et polyvalent (adapté à la multiplicité d’utilisateurs et

de métiers)5. Besoin d’un outil ouvert pour partager avec des partenaires et y accéder en

mobilité6. Recherche d’un outil respectant les orientations open source et hébergé en

interne.

A partir de ces besoins, 3 scénarios sont proposés (Yammer, eXo, Jive) 9

3 interviews  stratégiques : élu Ville au numérique ; VP Rennes Métropole et

Secrétaire générale

3 ateliers thématiques avec les représentants des différents

métiers

1 atelier autour des contraintes techniques avec la DSI

Phase 2 : Nous retenons eXo Platform

Créée par une société Française en 2003, la solution est très ouverte, elle pourra s’intégrer à l’environnement applicatif existant

Open source en phase avec l’orientation stratégique du SI envers le libre Couvrant une bonne partie des besoins fonctionnels

Elle répond au besoin de base de collaboration projet et documentaire Elle contient une messagerie instantanée Elle permet l’utilisation en mobilité

Une ergonomie pouvant être spécialisée à nos besoins Évolutive, la solution est adaptable au fil du temps par des développements

complémentaires Coût le moins élevé parmi les 3 scenarios et adapté à la capacité financière

de nos collectivités 10

Phase 3 : Tester l’outil (POC) pour confirmer notre choix

1. 50 testeurs ayant participé aux ateliers vont utiliser pendant 1 mois un espace, mis à notre disposition par eXo, sans aucune spécification

Aucun engagement n’est pris à ce moment là. Il s’agit de tester avant

de décider

2. Une liste de manipulations à réaliser sur l’outil est transmise aux testeurs et toutes les remarques sont notées et évaluées…

3. 60 améliorations sont demandées dont certaines déterminantes pour utiliser l’outil, on décide de se lancer…

…Un travail d’adaptation s’engage avec eXo…11

Phase 4 : Adapter et mettre en place l’outil

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Chiffrage de l’acquisition du produit + évolutions + étude technique PUIS commande

RM participe à la conception et à la recette des évolutions qui seront intégrées à la version 4.4.0 du produit

Étude technique puis développements spécifiques

De nouveaux besoins apparaissent au fil des recettes, l’agilité est de rigueur pour décider d’intégrer ou non chaque nouvelle demande

Les demandes

sont classées

Améliorations produit

Développements spécifiques

Phase 5 : Accompagner le déploiement

Intégration de la démarche dans la nouvelle animation managériale Présentations de l’outil dans tous les services qui le demandent en commençant par

le CoDir Une campagne de com° (actu dans les supports, plaquette…) Un accompagnement à la mise en œuvre de toutes les premières communautés avec

5 règles d’or à partager: Avoir un vrai besoin de collaboration (veille, partage de pratique, entraide, gestion de projet...) en

confiance et à égalité ; pas seulement un besoin de transmission d’information Désigner au moins un gestionnaire / manager pour administrer l’espace (outils, membres)

mais surtout animer la communauté (formation, aide, relance) Les membres de la communauté doivent se connaitre : « On ne parle pas aux inconnus ! » S’appuyer sur les bénéfices attendus pour les membres pour les engager dans la nouveauté Une taille de communauté adaptée : pas trop petite et pas uniquement interne au service

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