Comptabilité des salaires

COMPTABILITé DES SALAIRES

D e s e m p l o y é s m o t i v é s e t l e u r r é m u n é r at i o n

3

D e s e m p l o y é s m o t i v é s e t l e u r r é m u n é r at i o n

La juste rémunération d'un employé – un facteur de motivation important – suppose un système de salaires

flexible, en fonction des performances, avec un décompte de salaire sans erreurs et conforme à la législation.

Des structures logiques, modulaires, une architecture sans fioritures, des composants intégrés de manière

op timale et une véritable convivialité – la Comptabilité des salaires ABACUS est un outil performant, réalisant

aussi des tâches complexes, rapidement et à moindre coûts. En sa qualité de produit suisse, elle ne s'en sort par

seulement avec les décrets et réglementations des 26 cantons – elle fait aussi le poids au vu de l'orientation

internationale grandissante de nombreuses entreprises. La capacité d'adaptation dans toutes les dimensions et

des possibilités de communication étendue permettent une intégration dans chaque champ d'activité.

Programmée pour le succès...

> Environ 800'000 décomptes de salaire sont établis chaque mois avec la Comptabilité des salaires ABACUS

> Toutes les grandes sociétés fiduciaires utilisent la Comptabilité des salaires ABACUS pour gérer les mandats

de salaires.

> La conception modulaire, qui intègre les besoins des utilisateurs et les possibilités de demain, garantit un

investissement à long terme.

ABACUS a fait ses preuves au quotidien dans plus de 35'000 entreprises issues des secteurs les plus divers. Le

logiciel ABACUS a fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances, à la fois dans les

petites et dans les grandes entreprises. Des améliorations permanentes préservent les investissements effectués

dans le logiciel et la formation. Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS a été certifié par swissdec selon

les directives actuelles.

Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est utilisé et recommandé par des sociétés fiduciaires suisses

renommées.

InTro

l o G i C i e l D e G e s t i o n D ’ e n t r e p r i s e a B a C u s – D é pa r t D a n s u n e n o u v e l l e D i m e n s i o n

5

ABACUS vi – Design the future

ABACUS vi, et donc aussi le logiciel des salaires, est entièrement nouveau dans l'architec-

ture de l'Internet. Il se caractérise tout particulièrement par son adaptabilité, son concept

utilisateur avec attribution de rôles, son multilinguisme et son utilisation en tant que

Software-as-a-Service (SaaS). De plus, il fonctionne sur différentes plates-formes, bases

de données et systèmes d'exploitation. Le logiciel de Comptabilité des salaires de la ver-

sion vi peut aussi bien être utilisé sur des systèmes utilisateur individuel, avec une instal-

lation Client/serveur, que via Internet et Intranet.

Technologies modernes

Les fonctions qui entrent également en vigueur dans la Gestion des salaires sont:

> Puissant moteur de recherche pour trouver rapidement collaborateurs, informations et

documents enregistrés dans des dossiers d'employé.

> Création de masques de saisie propres à l'utilisateur, comme par exemple pour la base

du personnel

> Interrogation d'informations via Internet et Intranet

> Visualisation des données au moyen de graphiques

> Attribution des droits d'accès simple et confortable grâce aux concepts de rôles

Vastes services

> La hotline ABACUS assure à l'utilisateur un soutien rapide et compétent.

> Les distributeurs ABACUS offrent, grâce à leur longue expérience, toutes les compé-

tences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succès et en assurer le

suivi.

> Une formation complète permet aux utilisateurs de rapidement apprendre les pro-

grammes et les exploiter de manière productive.

l o G i C i e l D e G e s t i o n D ’ e n t r e p r i s e a B a C u s – D é pa r t D a n s u n e n o u v e l l e D i m e n s i o n

InTro

11 Données du personnel

Page 12-15 Composants de salaire

Page 16-19 Traitement des salaires

Page 22-25 Décomptes prescrits par la loi

Page 26-29 Sections de frais / Matrice d'imputation COFI / Comptabilité analytique

Page 30-33 Extraits / Documents / Formulaires / Contrôle d'accès

Page 34-37 Divisions / Monnaies étrangères

Page 38-41 Electronic Banking

Page 42 Options de la Comptabilité des salaires

s i m p l e , r at i o n n e l , f i a B l e – l o G i C i e l D e C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s

Les configurations système actuelles requises sont

disponibles sur le site Internet d'ABACUS sous le lien

www.abacus.ch/links/systemempfehlungen

7

Les exigences d'un logiciel moderne de comptabilité salariale sont

multiples. Ce que vous pouvez attendre de la Comptabilité des

salaires ABACUS:

> Décomptes de salaire impeccables et compréhensibles pour les

employés

> reproduction efficace des processus, même dans des systèmes

de salaires complexes – de la saisie des heures à l'imputation

en Comptabilité financière et analytique

> Décomptes annuels d'AVS, AC, impôt à la source, LAA etc.

complets et corrects

> réalisation de toutes les directives et réglementations en

matière de révision; création des listes nécessaires par simples

clics de souris

> Adaptation du logiciel aux exigences propres à l'entreprise

grâce au design des masques, aux désignations libres des

champs, à l'extension de la base de données, aux procédures

et ainsi, réduction de la charge de travail pour l'administration

des salaires

> Grâce à la fonction des départements, il est possible de gérer

des divisions resp. entreprises au sein d'un mandant de salaires

pour divers domaines d'une organisation de comptabilité des

salaires.

> Transposition et intégration immédiate des nouveautés légales

dans le domaine des salaires.

> Livraison chaque année d'une nouvelle version mettant à la

disposition du client les toutes dernières technologies.

s i m p l e , r at i o n n e l , f i a B l e – l o G i C i e l D e C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s

ConTEnU

D o n n é e s

D u p e r s o n n e l

"Les collaborateurs sont la force de

caractère de l'entreprise. Pour moi,

la saisie et la tenue des données

du personnel font partie des éléments

les plus importants d'une Comptabilité

des salaires moderne."

9

Les données du personnel de la Comptabilité des salaires regroupent les données

de base du personnel, les données salariales, les relations bancaires, les listes du

personnel et les fiches de base. Ces données sont gérées sur un axe temporel, ce

qui permet à tout moment de saisir et modifier les données de base pour le mois

suivant ou l'année suivante.

Base du personnel

Dans la base du personnel sont saisies les données impératives pour le décompte de

salaire: nom, adresse, date de naissance, sexe, date d'entrée, numéro AVS, numéro

d'assurance sociale, code CnA/LAA et données d’impôt à la source. La gestion des don-

nées en fonction de la date permet de saisir correctement des modifications de la base

du personnel au cours d'une année, comme par exemple des définitions d'impôt à la

source changeantes, un changement de canton etc. Une table de la base des enfants

permet de consigner date de naissance et durée des prestations d'allocations familiales et

de formation pour tous les enfants d'un employé.

La base peut être complétée avec des informations facultatives telles que téléphone, état

civil, photo, notes définissables librement, profession, département, sections de frais etc.

Valeurs salariales

Les valeurs salariales sont des données salariales telles que salaire mensuel, taux horaire,

frais fixes etc. Il existe pour cela un nombre illimité de champs définissables librement,

qui se regroupent logiquement et peuvent être triés. Ces données sont aussi gérées en

fonction de la date, ce qui signifie qu'elles peuvent déjà être saisies pour l'année sui-

vante. Il est également possible d’effectuer rétroactivement des modifications pour des

périodes de salaire déjà décomptées. La fonction automatique de recalculation garantit

que des éventuelles adaptations dans le prochain décompte de salaire soient automati-

quement prises en compte, de manière correcte, et indiquées.

Salaires nets

Les salaires nets prennent de l'ampleur: des spécialistes étrangers sont souvent engagés

à des salaires nets fixes. Le montant du salaire brut réel, prestations sociales et déduc-

D o n n é e s

D u p e r s o n n e l

DonnÉES DU PErSonnEL

tions incluses, n'est plus important. Pour cela, une fonction salaire net automatisée est

disponible dans la base du personnel, facilitant considérablement la représentation de

salaires nets convenus contractuellement.

Niveaux de salaire / classes de salaires / barèmes

Dans la pratique, on rencontre divers contrats d'embauche. Une seule et même personne

peut, par exemple, travailler comme professeur de collège, de cycle d'orientation et de

sport. De tels contrats d'embauche sont représentés par les barèmes dans la base du

personnel. Il est possible de diviser divers contrats d'embauche et de les représenter dans

des tables de salaires avec classes et niveaux de salaires.

Lieux de paiement

Les lieux de paiement des employés servent en premier lieu pour l'enregistrement des

informations concernant les comptes sur lesquels les paiement des salaires devront être

effectués. on peut consigner jusqu'à neuf comptes de paiement différents, aussi des

lieux de paiement tiers, par exemple en cas de cession de salaire, ce qui permet une

répartition flexible du paiement des salaires.

Listes du personnel

L'édition de la base du personnel se fait au moyen de listes, intégrées dans l'environne-

ment standard du logiciel. Ce sont par exemple des fiches de base employé, des listes de

données salariales, d’adresses, d'ancienneté, d'anniversaires et de n° de téléphone,

d'entrées et de sorties etc. Elles peuvent toutes être adaptées individuellement et mises

en forme.

Modifications en série

Diverses fonctions pour des modifications en série simplifient particulièrement les éven-

tuels changements nécessaires dans un mandant salaire avec un nombre important

d'employés. Des modifications en série de salaires peuvent être effectuées à une date

précise – par exemple au 1er janvier de l'année suivante.

Protocole

Chaque modification dans la base du personnel est protocolée. Il est ainsi possible de

connaître ou d'éditer les modifications faites, les utilisateurs les ayant effectuées et à quel

moment. De la sorte, on peut faire état, respectivement éditer, l'ensemble des change-

ments dans la base du personnel, sans oubli.

D o n n é e s D u p e r s o n n e l

11

H i G H l i G H t s

> Conception des masques flexible

Grâce à la conception libre des divers éléments du programme dans la base du per-

sonnel, celle-ci peut parfaitement être adaptée aux besoins et procédures de travail de

l'entreprise.

> Attribution des postes

Si le système de gestion des ressources humaines ABACUS est également utilisé, la

gestion des postes est intégrée dans la base du personnel.

> Dossiers électroniques

Les documents concernant les employés peuvent être enregistrés dans les dossiers

électroniques et consultés si nécessaire. Grâce à l’indexation plein texte de tous les

documents, il est possible de chercher le document souhaité avec un moteur de

recherche, grâce à des mots-clé, et de le trouver de suite.

> Contrôle d'accès

Un système flexible de contrôle d'accès garantit que seuls les utilisateurs autorisés ont

accès aux données individuelles des employés. La distinction est faite entre droits de

lecture et d'écriture. De plus, il est possible de définir si les données salariales sont

incluses ou non dans les droits d'accès.

D o n n é e s D u p e r s o n n e l

DonnÉES DU PErSonnEL

C o m p o s a n t s

D e s a l a i r e

"Même si je ne définis pas chaque jour des

nouveaux composants de salaire – avec la

Comptabilité des salaires ABACUS il s'agit

d'une tâche simple et compréhensible."

13

L’une des grandes forces de la Comptabilité des salaires ABACUS réside dans la

définition des composants de salaire. Elle est compréhensible, même pour l'utili-

sateur qui définit rarement des composants. Elle s'effectue entièrement à l'aide

du menu et n'exige aucune connaissance spécifique préalable pour des défi-

nitions de formules complexes.

Données nationales

Il s’agit principalement des données relatives aux taux, limites d'âge et limites maxima

des assurances sociales comme l’AVS, l’AC, la CnA/LAA et LPP. Ce sont par exemple la

déduction AVS de 5.05%, la franchise retraité, le plafond AC etc. Ces paramètres

peuvent être gérés par les composants de salaire et le décompte, conforme à la législa-

tion, se fait automatiquement.

Calculs prorata

Chaque composant de salaire peut être défini pour un calcul prorata automatique en

fonction de l’entrée et de la sortie ou en cas de temps partiel. Le calcul manuel des

salaires ou des cotisations des caisses de pension, n'est donc plus nécessaire lors de

l’entrée ou la sortie d’un collaborateur. Ces composants de salaire se calculent selon

divers critères:

> Seulement pour contrat de travail non résilié

> Seulement le mois de sortie

Différents systèmes de gratification et de décomptes de sortie peuvent ainsi être automa-

tisés.

Données de base entreprise et services

Les données de base entreprise et services permettent de décompter des particularités

spécifiques à l'entreprise. Les composants de salaire utilisent ces paramètres pour traiter

resp. calculer diverses constellations en peu d'étapes.

CoMPoSAnTS DE SALAIrE

Transfert de composants de salaire et de contenus de tables

Les définitions des composants de salaires et les valeurs de tables saisies peuvent être

éditées via interface et exportées vers d’autres mandants. Les utilisateurs et les parte-

naires ABACUS peuvent ainsi échanger entre eux des composants de salaires et des

contenus de tables définis, ce qui permet un gain de temps notable.

Imputation composants de salaire incompressibles

Les composants de salaire peuvent avoir des niveaux de détail différents pour l'imputa-

tion. Il est important, pour de nombreuses entreprises, d'imputer dans la Comptabilité

financière, d'une part les sommes de salaire brut en un nombre global et d'autre part les

frais détaillés par employé.

Composants de salaire soumis à la TVA

Il est possible de définir par composant de salaire, si celui-ci est soumis ou non à la TVA.

Le taux correct de la déduction de l'impôt préalable peut alors être attribué. Cela est

avant tout nécessaire pour la saisie des frais via Comptabilité des salaires.

Imputation sur champ de la base du personnel

Les résultats des composants de salaire peuvent directement être imputés dans la base

du personnel. Il en découle une profusion de nouvelles possibilités, par exemple l'affi-

chage de soldes de congés et d'heures supplémentaires dans la base du personnel.

Affichage des composants de salaire sur le décompte de salaire

Il est possible de définir par composant de salaire, s'il doit apparaître sur le décompte de

salaire. Par exemple, les composants de salaire importants pour l'employeur peuvent y

être masqués. Des éléments de présentation peuvent aussi directement être activés dans

la définition et des composants de salaire tels que salaire brut, salaire net etc. peuvent

apparaître en gras sur le décompte de salaire.

C o m p o s a n t s D e s a l a i r e

15

H i G H l i G H t s

> Intégration base des employés

Toutes les données spécifiques aux salaires comme salaire mensuel et horaire, déduc-

tion caisse de pension, compensation véhicule de service etc. peuvent être utilisées

directement depuis les composants de salaire. Il est également possible de calculer des

composants de salaire seulement pour certains services, employés ou types d'em-

ployés, comme ceux payés à l'heure ou au mois. L'accès aux dates d'entrée et de

sortie permet également la création des composants de salaire en fonction de

l'ancienneté.

> Bases

Des maxima annuels et mensuels, librement définissables, peuvent être gérés dans les

bases. Les bases AVS/AC gèrent des montants payés brut pour net, séparés des

masses salariales assujetties normales. Elles permettent au programme de décompte

AVS/AC resp. CnA/LAA la compensation ultérieure des cotisations de l'employeur,

prescrite par la loi, sans charge sur le décompte de salaire lui-même.

> Tables et barèmes

Les calculs de salaires compliqués et ceux de règlements LPP complexes sont résolus

grâce à des tables et barèmes librement définissables. Les tables d'impôt à la source et

d'allocations familiales de tous les cantons sont déjà prédéfinies.

> Imputer sur journaux des comptes

Dans le programme "Human resources", il est possible de gérer des comptes, qui

pourront également être pris en considération dans les composants de salaire. Diverses

possibilités en découlent, comme par exemple le remboursement automatisé de prêt

accordé à un employé.

C o m p o s a n t s D e s a l a i r e

CoMPoSAnTS DE SALAIrE

t r a i t e m e n t D e s s a l a i r e s

”Dans le traitement des salaires, un fort

degré d'automatisation est avant tout

important, tout comme la possibilité

de pouvoir intervenir directement

dans un décompte pour le corriger.“

17

Le programme de traitement des salaires comprend tous les travaux périodiques

pour le paiement des salaires et appointements: la présaisie des données pério-

diques, le décompte et la correction des salaires, l’exécution des paiements, l’im-

pression des fiches de paie.

Décompte de salaire

Les décomptes de salaire, prêts à l’envoi, peuvent être imprimés pour les employés, avec

l’adresse et les composants de salaire importants. Les décomptes de salaires peuvent être

adaptés individuellement et l'édition restreinte selon divers critères. Ainsi, il est possible

de ne sélectionner et n'imprimer que les décomptes de salaires différents de ceux du

mois précédent.

Le décompte de salaire peut être accompagné de textes commentaires – soit pour tous

les employés de l'entreprise, soit pour un seul service ou un seul employé. Les décomptes

de salaires peuvent aussi automatiquement être classés dans les dossiers électroniques

des employés, sous la forme de documents PDF. L'envoi automatisé par IncaMail ou sous

forme de mail est aussi possible.

Le décompte de salaire peut automatiquement être enregistré au format PDF dans le

dossier de l’employé et est disponible d'un simple clic.

Pour que les employés non germanophones puissent aussi obtenir un décompte de

salaire dans leur langue maternelle, un nombre libre de langues est supporté par la

Comptabilité des salaires du logiciel ABACUS.

Recalculation

L'option "recalculation" permet de calculer rétroactivement et de modifier les éléments

de salaire. Les corrections automatiques sont également possibles dans les décomptes

actuels. Les déductions LPP sont un exemple. Chaque employé a dès janvier des déduc-

tions LPP sur son décompte de salaire. En règle générale, les déductions correctes ne sont

transmises qu'en mars par les caisses de pension à leurs clients. Les entreprises doivent

TrAITEMEnT DES SALAIrES


donc recalculer les décomptes de salaires des mois de janvier et de février et tenir compte

d'une éventuelle différence au mois de mars. Ce travail, qui prend beaucoup de temps,

est épargné au comptable des salaires grâce à l'option "recalculation".

Les recalculations sont souvent complexes et difficiles à comprendre. Une représentation

détaillée sur le décompte de salaire permet à l'employé de mieux comprendre les élé-

ments de salaire recalculés et adaptés par la suite.

Modes de paiements

Grâce à l'intégration de l'application "Electronic Banking", les modes de paiement les

plus courants peuvent être utilisés – en ligne, par DTA ou par ordre de paiement postal

ou bancaire classique. Les versements en espèces ou par chèque restent néanmoins pos-

sibles.

Compensation courante du maxima

Le plafond de la franchise des rentiers AVS ou des cotisations AC et CnA resp. LAA est

défini mensuellement et recalculé lors de chaque décompte en fonction du cumul des

montants payés. Les corrections ultérieures lors de départs ou en fin d'année ne sont

donc ainsi plus nécessaires. Ceci est naturellement aussi valable si le calcul automatique

des cotisations LPP est exécuté.

Correction flexible jusqu'au traitement

Le concept de la comptabilité des salaires ABACUS permet de corriger librement chaque

décompte jusqu'à l’imputation définitive dans la Comptabilité financière. Les cumuls

annuels, indispensables pour les décomptes à remettre aux partenaires sociaux et les

certificats de salaire, ne sont créés que lors du traitement définitif des salaires.

Interfaces

L'importation des données de systèmes de saisie des heures est possible grâce au module

d'intégration flexible AbaConnect.

19

H i G H l i G H t s

> Possibilités de rectification du décompte de salaire

Possibilité d'intervenir confortablement et directement dans un décompte de salaire.

on peut ainsi, par exemple, lors d'un contrôle de décompte de salaire, effectuer une

éventuelle correction nécessaire directement sur l'employé concerné, sans devoir répé-

ter tout le traitement de salaire de tous les collaborateurs.

> Modifications ultérieures des composants de salaire

Si un composant de salaire a été mal défini – par exemple, non soumis à l'AVS alors

qu’il devrait l’être – il peut à tout moment être rectifié. L'option "recalculation" recal-

cule le composant de salaire rectifié pour l'ensemble des décomptes de salaires précé-

dents et corrige les déductions d'assurances sociales. Les travaux manuels de rectifica-

tion disparaissent donc complètement.

> Paiements rétroactifs

Des paiements rétroactifs normaux ou sur plusieurs années peuvent être créés pour

des employés ayant quitté l'entreprise. Différentes variantes de paramétrage dans la

base du personnel et des composants de salaire permettent une automatisation par-

tielle et garantissent un décompte correct des cotisations d'AVS/AC, d'impôt à la

source, des déductions LPP etc.

> Périodes de décompte

Le nombre de périodes de décompte par mois calendaire est illimité. Les salaires des

employés payés au mois peuvent ainsi, par exemple, être décomptés le 24 de chaque

mois et ceux des employés payés à l'heure le 30. Les périodes libres de décompte per-

mettent également de décompter et verser le 13ème salaire mensuel dès début

décembre, indépendamment du traitement effectif des salaires.


TrAITEMEnT DES SALAIrES

l a C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s v o u s l a i s s e p l u s D e D i s p o n i B i l i t é p o u r v o t r e a C t i v i t é p r i n C i pa l e

21

l a C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s v o u s l a i s s e p l u s D e D i s p o n i B i l i t é p o u r v o t r e a C t i v i t é p r i n C i pa l e

D é C o m p t e s p r e s C r i t s pa r l a l o i

”Grâce à un échange digital aisé des

données avec les diverses administrations,

caisses et assurances, mon travail a été

considérablement simplifié.“

23

Chaque année, des décomptes prescrits par la loi doivent être créés: les

décomptes AVS/AC, CNA/LAA, les extraits pour les caisses de pension ou l'Office

fédéral de la statistique. Chacun des 26 cantons a sa propre réglementation et

exige des décomptes corrects pour l'impôt à la source et pour les caisses de com-

pensation des allocations familiales.

PUCS – Procédure unifiée de communication des salaires

Le support de la PUCS par le logiciel des salaires permet de livrer en ligne la plupart des

décomptes nationaux aux diverses administrations, caisses et assurances.

Décompte AVS/AC

Le décompte AVS/AC est créé conformément aux prescriptions en vigueur. Celles-ci

réglementent le listage des employés, le contenu des colonnes etc. Les listes des

exempts d'AVS/AC, ainsi qu'un extrait du calcul net / brut doivent également être créés.

Tous les cas particuliers peuvent correctement être représentés sur le décompte d'AVS/

AC. Il s'agit par exemple de paiements rétroactifs sur plusieurs années, de personnes à

salaire annuel, de décomptes AVS d'artistes ou d'agents d'assurance etc.

Il est aussi possible de préparer les protocoles de révision nécessaires pour d'éventuels

contrôles AVS.

Assurance CNA et LAA / Assurance CNA supra-obligatoire

Le décompte correct des déductions CnA respectivement LAA est bien entendu dans la

Comptabilité des salaires ABACUS. Il tient compte des circonstances particulières, comme

par exemple des employés passant du statut "Assuré accidents professionnels" à "Assuré

accidents professionnels et non professionnels". Les assurances accident supra-obliga-

toires sont aussi facilement réalisées grâce à des bases et paramètres par défaut prédéfi-

nis.

DÉCoMPTES PrESCrITS PAr LA LoI


Assurance LPP

La loi relative à la prévoyance professionnelle, et par conséquent sa transposition dans le

logiciel des salaires, est complexe. Les bases légales s'y laissent saisir et les déductions

correspondantes s'y calculent automatiquement. Des valeurs prescrites par les caisses de

pension peuvent être enregistrées et traitées dans le système.

Décompte de l’impôt à la source

Les différences cantonales en matière d'impôts à la source ne posent aucun problème au

logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS. Ils sont toujours calculés correctement.

Ainsi, les différents formulaires complémentaires des cantons de Genève et de Vaud sont

supportés, tout comme les modes de calcul spéciaux du canton du Tessin. Les cas parti-

culiers, comme l'assujettissement à l'impôt à la source de 80% au lieu de 100% du

salaire brut, sont également couverts.

Caisses d'allocations familiales

Le décompte CAF est établi par canton. Les éventuels changements de canton, saisis

dans la base du personnel, sont pris en compte. Toutes les réglementations sont consi-

dérées, comme par exemple l'indication de toutes les masses salariales soumises à l'AVS

sur chaque décompte CAF – même pour les employés sans enfants.

Décompte d'indemnités journalières de maladie

Dans la Comptabilité des salaires ABACUS il est possible de saisir diverses assurances

d'indemnités journalières de maladie, ce qui permet différents modèles, ainsi que le

calcul correct et la justification de divers contrats d'employés à salaire mensuel et horaire

dans la Comptabilité des salaires.

25

H i G H l i G H t s

> Certificat de salaire

Les composants de salaire peuvent être attribués aux chiffres du certificat de salaire.

Des remarques propres à un employé sont enregistrées dans la base du personnel et

imprimées sur le certificat de salaire. Si la place est insuffisante, une feuille supplémen-

taire est automatiquement imprimée.

> PUCS – Procédure unifiée de communication des salaires

La PUCS permet le dépôt électronique généralisé de divers décomptes nationaux: AVS/

AC, décompte CAF, CnA/LAA, CnA supra-obligatoire, statistique oFS, nouveau certi-

ficat de salaire dans certains cantons.

> Certification swissdec

Le certificat swissdec garantit que le logiciel remplit les exigences actuelles et ainsi,

que le calcul et la déclaration des salaires soumis s'effectuent correctement.


DÉCoMPTES PrESCrITS PAr LA LoI

s e C t i o n s D e f r a i s e t m at r i C e D ' i m p u tat i o n C o f i

t r a n s f e r t D a n s l a C o m p ta B i l i t é a n a ly t i q u e

"Le transfert des frais de personnel dans

la Comptabilité financière / analytique est

souvent une tâche délicate. La comptabilité

des salaires ABACUS autorise également

des affectations très complexes."

27

L’option "Sections de frais" permet de répartir les coûts du personnel des diffé-

rents domaines de l’entreprise sur des sections ou centres de frais, puis de les

transférer dans la Comptabilité financière ou analytique. Cette répartition peut

être définie de façon très détaillée et permet également des répartitions com-

plexes.

Matrice d'imputation Cofi

La comptabilité des salaires permet l’attribution d’un compte CoFI à chaque composant

de salaire agissant sur le salaire. Les composants de salaire employeur, sans effet sur les

salaires (par ex. provisions), mais importants pour les coûts, peuvent être imputés dans la

Comptabilité financière. Les plans comptables complexes de différentes branches d’acti-

vités ou de grandes entreprises exigent des clés de répartitions supplémentaires pour

supporter correctement les structures d'imputation prédéfinies. L'option "Matrice

variable d'imputation CoFI" est utile.

Matrice des sections de frais

Dans la matrice des sections de frais, on définit par composant de salaire, s'il est attribué

à la section de frais de l'employé ou à une section fixe. Une fonction particulière est la

répartition des sections de frais par groupes, grâce à laquelle les frais de l'employeur

peuvent par exemple être répartis selon les affectations de section des heures effective-

ment saisies.

Extraits

Des extraits détaillés par section et composant de salaire, au choix par service ou dépar-

tement, sont à tout moment possibles. Il est aussi possible d'établir des extraits détaillés

par section de frais et composant de salaire, dans lesquels chaque employé, à l'origine

des frais correspondants, est en plus représenté par composant salaire.

SECTIonS DE FrAIS ET MATrICE D'IMPUTATIon CoFI / TrAnSFErT DAnS LA CoMPTABILITÉ AnALyTIqUE

s e C t i o n s D e f r a i s e t m at r i C e D ' i m p u tat i o n C o f i /t r a n s f e r t D a n s l a C o m p ta B i l i t é a n a ly t i q u e

Imputation dans les administrations publiques

Les particularités de l'imputation Cofi existent également dans les administrations com-

munales et cantonales. Un plan comptable spécial, dans lequel les sections de frais sont

en principe comprises dans les comptes CoFI, doit être représenté. Des entités comp-

tables spéciales telles que commune, école, communauté locale etc. peuvent être défi-

nies en conséquence dans la matrice d'imputation Cofi et dans la base du personnel.

Définition de niveaux d'imputation Cofi

En principe, un compte valable pour toute l'entreprise peut être attribué à chaque com-

posant de salaire. Mais il existe aussi des entreprises qui exigent une répartition différen-

ciée des comptes. En règle générale, les salaires d’un groupe clairement défini d’em-

ployés – de tous les employés d’un service – apparaissent dans les mêmes comptes CoFI.

Les cas extrêmes exigent même une attribution individuelle par employé (par ex. lors

d’une imputation spécifique des cotisations LPP). La définition de la matrice d’imputation

des différents composants de salaires sur les comptes CoFI est élaborée par mandant:

> au niveau de l'entreprise – par entreprise et composant de salaire

> au niveau des groupes d’imputation – selon un nouveau regroupement uniquement

pour la Cofi, tel que centre de profits, catégorie de salaires, etc.

> au niveau des services – par service et composant de salaire

> au niveau de l’employé – individuellement pour chaque composant de salaire de

chaque employé

29

H i G H l i G H t s

> Sections de frais de base par employé

Dans la base du personnel sont attribuées à chaque employé ses sections de frais de

base. Dans la plupart des cas, cette attribution se fait sur une section de frais, mais il

est possible de consigner par employé un nombre libre de sections en relation avec

des pourcentages. Ces attributions s'effectuent en fonction de la date.

> Attribution des sections de frais dans la présaisie

Il est possible de définir, pour chaque composant de salaire, si la répartition peut être

remplacée selon la définition dans la matrice des sections ou par la saisie d'une section

variable dans la présaisie. Ceci permet, par exemple, de répartir des heures effectives

aux sections véritablement concernées. Ceci est aussi valable pour les cotisations de

l'employeur.

> Imputation dans d'autres mandants

Il est possible de définir par mandant de salaire, dans quels mandants Cofi les écritures

correspondantes de la Comptabilité des salaires doivent affluer. on peut ainsi, par

exemple, gérer un mandant pour les employés et un mandant séparé pour les cadres.

Les écritures des deux mandants de salaire peuvent ensuite affluer comprimées dans le

mandant Cofi unique.

> Document comptable et imputation

L'édition du document comptable et l'imputation CoFI peuvent être effectuées indé-

pendamment du choix du niveau d’imputation. Cela signifie que la répartition des

comptes peut se faire par entreprise, division, service, groupe d'imputation Cofi ou

section/centre de frais.

> Interface avec systèmes tiers

L'interface standard AbaConnect est disponible pour l'imputation de données sala-

riales dans un système tiers comme par exemple SAP.

> Liaison à la Comptabilité financière

Si l'on impute directement dans la Comptabilité financière ABACUS, le programme

crée un lien entre cette dernière et la Comptabilité des salaires. Il est ainsi possible de

trouver dans la Comptabilité financière, quels composants de salaire de quel employé

ont conduit à un jeu d'écritures particulier. Cette possibilité n'existe que pour les utili-

sateurs ayant les droits d'accès correspondants dans le logiciel des salaires.

s e C t i o n s D e f r a i s e t m at r i C e D ' i m p u tat i o n C o f i /t r a n s f e r t D a n s l a C o m p ta B i l i t é a n a ly t i q u e

SECTIonS DE FrAIS ET MATrICE D'IMPUTATIon CoFI / TrAnSFErT DAnS LA CoMPTABILITÉ AnALyTIqUE

e x t r a i t s / D o C u m e n t s /f o r m u l a i r e s / C o n t r ô l e D ' a C C è s

”Le logiciel des salaires ABACUS offre des

fonctions par défaut supplémentaires

pour les extraits, l'exportation, la création

de formulaires et la sécurité, allant au-delà

de celles d'un logiciel standard.“

31

Journaux détaillés

Les journaux détaillés contiennent tous les composants de salaires décomptés dans une

période de salaire. Une particularité est le journal comparatif de période, un extrait fai-

sant apparaître les divergences par rapport au décompte de salaire du mois précédent.

Journaux cumulatifs

Les journaux cumulatifs renseignent sur les composants de salaire décomptés au cours de

l'année, de tous les employés, comprimés par mois calendaire.

Extraits employés

Des listes d'ancienneté, de jubilés, d'anniversaires, d'entrées et de sorties peuvent être

créées par service et distribuées – par exemple à chaque chef de service, les informations

concernant les collaborateurs de son service. Grâce à des automatismes du logiciel, tous

les extraits peuvent être programmés dans le temps et automatiquement être transmis

aux destinataires.

Contrôle d’accès par employé

Il est possible de retirer à certains utilisateurs les droits d'accès aux données de certains

employés, par exemple l'accès aux données des cadres.

ExTrAITS / DoCUMEnTS / ForMULAIrES / ConTrôLE D'ACCèS

En plus des décomptes de salaire, listes de paiement et documents comptables, il

est possible d'extraire et d'enregistrer, au format Excel ou PDF, des périodes

décomptées ou des données cumulatives grâce à plus de soixante-dix journaux et

listes différents. L'exportation de documents Word avec la fonction de lettres en

série, l'intégration d'une fonction PDF pour remplir les formulaires et un système

élaboré de droit d'accès garantissent efficacité, simplicité et sécurité.


Contrôle d'accès par service ou groupe d'accès

Le contrôle d'accès peut être défini aux niveaux les plus divers. Par exemple, un chef de

service peut n'avoir accès qu'aux employés de son service.

Une définition des droits d'accès via groupe d'accès permet d'autres niveaux de protec-

tion. Il est par exemple possible de définir, indépendamment d'autres regroupements

dans le département, qu'un chef de service ait accès à tous les employés de son service,

à tous les apprentis de l'entreprise, ainsi qu'à certains autres employés sélectionnés.

Seuls des "droits de lecture" peuvent être attribués à certains employés, afin de visualiser

les salaires mais pas de les modifier.

Extraits de gestion sur l'iPad

Avec AbaCockpit, ABACUS propose un logiciel supplémentaire pour l'iPad, permettant

d'interroger des informations du logiciel des salaires et du programme Human resources

via iPad. Au choix, des informations d'employés, des appréciations, des indicateurs et

d'autres informations peuvent être représentés graphiquement et interrogés via iPad,

quel que soit le lieu. Les cadres dirigeants ont ainsi, de manière innovatrice, un aperçu

rapide et précis de toutes les données importantes pour eux, partout et à tout instant.

33

H i G H l i G H t s

> Fonction de lettre en série

Les fonctions développées par ABACUS permettent d'importer dans des documents

Word l'ensemble des données saisies dans la base du personnel. Des modèles, tels que

lettre d'augmentation, de remerciement etc. sont disponibles. Ainsi, l'ensemble de la

correspondance avec les employés peut directement se faire depuis le programme des

salaires.

> Formulaires / intégration PDF

Déclaration d'accident, demande d'autorisation de séjour, documents de qualification

etc. peuvent être enregistrés au format PDF dans le programme. Ceux-ci comprennent

d'une part les données d'adresses, qui sont automatiquement remplies par le pro-

gramme, et d'autre part des sections qui doivent, en règle générale, être complétées

par l'employé, par exemple un protocole d'accident. Les documents peuvent être

envoyés aux employés directement depuis le logiciel.

> AbaReport

Le générateur de listes Abareport offre également des fonctions variées dans la

Comptabilité des salaires. Il permet, avec les autorisations correspondantes, d'accéder

à toutes les tables de salaires et de présenter et éditer des listes au choix, avec autant

de niveaux que souhaité. Les listes créées avec Abareport sont également disponibles

sous une forme compatible Internet.

> Gestion de l'information

Grâce au programme Gestion de l'information, optionnel, des cockpits d'indicateurs

spécifiques aux salaires, par exemple pour la direction, peuvent être créés. Une

connexion à Excel est aussi possible, mettant d'autres extraits à disposition.


ExTrAIT / DoCUMEnTS / ForMULAIrES / ConTrôLE D'ACCèS

D i v i s i o n sm o n n a i e s é t r a n G è r e s

"Dans le logiciel de Comptabilité des

salaires ABACUS, il est possible de re -

présenter, dans une optique légale, des

structures organisationnelles complexes.

La division peut également représenter

une entité légalement indépendante."

35

Divisions comme éléments organisationnels

Les divisions peuvent être gérées comme des éléments organisationnels, de la même

manière que les services. Tous les extraits peuvent être triés et sélectionnés par division.

De plus, dans les journaux détaillés et cumulatifs, les totaux de groupe sont automati-

quement représentés par division.

La division sert souvent de niveau supplémentaire dans l'imputation Cofi. Cela est avant

tout avantageux si d'autres comptes Cofi doivent être utilisés par division et composant

de salaire.

Divisions par employé

Dans la base du personnel, une division peut être attribuée à chaque employé. Cette

attribution se fait selon la date, de sorte que les réorganisations ou nouvelles organisa-

tions de l'entreprise puissent être transposées sans problème.

Décompte de salaire, certificat de salaire et autres documents peuvent être édités dans la

base du personnel selon les divisions.

Possibilités de définition par division

Les divisions peuvent être utilisées comme éléments organisationnels lors de la définition

de composants de salaire. Il est ainsi par exemple possible de n'activer certains compo-

sants de salaire que pour des divisions particulières. Tables et tarifs peuvent également

être définis et enregistrés par division.

D i v i s i o n sm o n n a i e s é t r a n G è r e s

DIVISIonS / MonnAIES ÉTrAnGèrES

Les entreprises qui emploient des frontaliers peuvent conclure des contrats de

travail en francs suisses ou en euros. L'utilisation de différentes monnaies étran-

gères est de plus en plus présente dans les entreprises ayant une activité interna-

tionale. La Comptabilité des salaires ABACUS peut calculer et payer des salaires

dans toutes les monnaies étrangères.

D i v i s i o n s , m o n n a i e s é t r a n G è r e s

Décomptes en francs suisses prescrits par la loi

Bien que les décomptes et paiements de salaires peuvent être effectués en monnaie

étrangère, les décomptes officiels, comme les décomptes AVS, CnA, CAF, impôt à la

source, etc. doivent être établis en francs suisses. L’option "Monnaies étrangères" en

tient compte. L’ensemble des décomptes établis en monnaie étrangère est simultané-

ment calculé et enregistré en francs suisses, au cours actuel.

Jusqu’à neuf monnaies de paiement

Le paiement du salaire dans différentes monnaies est parfois une nécessité. Par exemple,

si un employé perçoit son salaire normal en euros, mais ses frais doivent être remboursés

en USD, c’est à dire dans la monnaie où ils ont été payés. Il est possible de verser jusqu'à

neuf monnaies différentes par employé.

Itération automatique

Dans la pratique, des salaires nets sont souvent convenus, particulièrement pour les

salaires en monnaie étrangère. Ils peuvent être consignés dans les données de base du

personnel. Comme les cours de change, les salaires bruts en francs suisses varient.

L'itération automatique calcule à chaque fois automatiquement le salaire brut en francs

suisses, à partir du salaire net en monnaie étrangère, en tenant compte du cours de

change, des déductions variables d'impôt à la source etc.

Extraits en monnaie étrangère ou en francs suisses

Les journaux détaillés et cumulatifs peuvent être établis en monnaie étrangère ou de

base. Au choix, il est aussi possible de représenter deux monnaies directement côte à

côte. Le salaire mensuel de l'employé peut ainsi, par exemple, être visualisé en francs

suisses et en dollars d'un simple coup d'œil.

37

H i G H l i G H t s

> Division comme une entité légalement indépendante

Une division comme entité légalement indépendante est en principe une entreprise.

on peut ainsi gérer plusieurs entreprises d'une holding au sein d'un même mandant

de salaires et les décomptes peuvent être établis pour toutes les entreprises ou juste

certaines d'entre elles.

Les décomptes nationaux comme décompte AVS/AC, décompte CnA/LAA etc. doivent

toutefois toujours être établis par entreprise, donc par division. Cette fonction permet

de représenter des structures complexes de groupes dans un mandant de salaires

unique. La gestion de plusieurs mandants et la tenue de plusieurs bases de compo-

sants de salaire deviennent inutiles.

> Contrôle d’accès par division

Le contrôle d'accès peut être défini au niveau des divisions. L'utilisateur ne verra alors

que les employés des divisions, pour lesquelles il a un droit d'accès. La différence peut

être faite entre accès écriture et lecture. Le contrôle d'accès s'étend aussi à toutes les

données de base et les extraits.

> Une monnaie étrangère par employé

Une monnaie étrangère est possible par employé. Tous les éléments de salaire et les

présaisies peuvent être calculés resp. effectués dans la monnaie de base ou étrangère.

L'affichage sur le décompte de salaire de l’employé est librement définissable. Tout

comme le fait d'imprimer une ou les deux monnaies.

D i v i s i o n s , m o n n a i e s é t r a n G è r e s

DIVISIonS / MonnAIES ÉTrAnGèrES

e l e C t r o n i C B a n k i n G

"Le trafic électronique des paiements avec

les banques, la poste ou les offices de

gestion des banques (Telekurs SA) est traité

dans la Comptabilité des salaires ABACUS

avec l'Electronic Banking d’ABACUS. Cette

cohabitation n'offre que des avantages."

39

établissements financiers connectés

L'Electronic Banking ABACUS soutient directement les plus grands établissements finan-

ciers de Suisse. Vous trouverez une liste actuelle des établissements soutenus sur www.

abacus.ch.

Intégration de l'Electronic Banking ABACUS

Grâce à l’utilisation stricte de données de base et de mouvements communes dans la

Gestion des salaires ABACUS et dans le module "Electronic Banking", le déroulement

des paiements atteint pour les utilisateurs ABACUS un niveau d’automatisation qui ne

pourra être réalisé avec les programmes manuels d’importation et d’exportation de pro-

duits tiers.

Exploitation des comptes

Le module ABACUS Electronic Banking supporte les fonctions suivantes pour une exploi-

tation des comptes efficace:

> relevés de comptes (MT 940) et prénotes de comptes (MT 942) de tous les établisse-

ments en ligne d'un simple clic

> Feuilles et relevés de comptes, au choix avec graphiques

> Fonction de recherche dans les données de mouvements


ELECTronIC BAnkInG

L’intégration de l’Electronic Banking offre à l’utilisateur quatre avantages: dérou-

lement électronique de tous les genres de paiement, sur demande avec lettre

d'accompagnement correspondante, tenue centrale des données sans saisies mul-

tiples, informations en ligne concernant les comptes de l'entreprise avec soldes

des comptes, mouvements de comptes et possibilité d'actualisation automatique

de la table des cours.


Variantes de paiements électroniques

Les variantes de paiements suivantes peuvent être réalisées de manière électronique

depuis la Comptabilité des salaires:

> DTA (échange de supports de données des banques)

> oPAE (ordre de paiement électronique de la Poste; anciennement SoG)

> IZV* (transactions financières nationales allemandes)

> AZV* (transactions financières internationales allemandes)

* Pour pouvoir utiliser les formats IZV et AZV, l'option "Transactions financières alle-

mandes" est indispensable dans l'Electronic Banking.

Les obstacles rencontrés par les solutions Internet à leurs débuts disparaissent aussi pour

plus d'une relation bancaire resp. postale: par exemple l'installation d'un logiciel supplé-

mentaire de cryptage (Secure-net, SafeLine), divers standards et versions de navigateur,

listes à biffer, choix manuel des adresses UrL etc.

ABACUS Electronic Banking offre la solution adéquate pour tous les types d’échanges de

données avec les banques et la poste.

Gestion des salaires

Différents paramètres de la Comptabilité des salaires garantissent la discrétion des ordres

de rémunération: les paiements individuels des ordres transmis à l'Electronic Banking par

la Comptabilité des salaires ne sont, par définition, pas visibles par tous les utilisateurs.

En cas de paiement par DTA, il est possible de définir que l'avis de débit de la banque

n'indique que le total général comprimé.

41

H i G H l i G H t s

> Autorisation

Basée sur la gestion des utilisateurs ABACUS, les modes de signature “Signature indi-

viduelle“, “Collectif A“ (une signature) et “Collectif B“ (deux signatures) sont utilisés.

La saisie de groupes de signatures permet une différenciation des utilisateurs de la

Comptabilité des créanciers et des salaires, ayant accès au même compte. Ainsi, seuls

les employés de la Comptabilité des salaires peuvent viser un ordre de salaire.

> Traitement des paiements électroniques

Tous les paiements sont préparés dans la Comptabilité des salaires et mis à la disposi-

tion du module ABACUS Electronic Banking pour le transfert aux établissements

financiers. Le module "Electronic Banking" est automatiquement démarré par la

Comptabilité des salaires et l'utilisateur ne doit plus que libérer les paiements prêts

pour le transfert.

> Accès direct aux banques et à Postfinance

Le transfert des fichiers aux établissements bancaires ou à la Poste s’effectue en règle

générale par une liaison point à point (ISDn, TCP/IP usw.). Sur la base d'un concept de

sécurité à trois niveaux, les données seront soit reçues soit transmises. Après le trans-

fert, il y a confirmation de l'acceptation des paiements.


ELECTronIC BAnkInG

o p t i o n s D u l o G i C i e l D e C o m p ta B i l i t é D e s s a l a i r e s a B a C u s

Le logiciel de Comptabilité des salaires ABACUS est un système global modulaire

et peut ainsi être librement adapté aux entreprises de toutes tailles et à leurs

exigences:

> Version de base, transactions financières électroniques DTA/oPAE incluses et base des

composants de salaire standard

> Modules optionnels:

- Mandants

- Divisions

- Monnaies étrangères

- Déduction automatique des impôts à la source

- Sections de frais

- Matrice d'imputation Cofi variable

- Interfaces pour la présaisie et les données de base

- Statistique Swissmem

- recalculation

- Electronic Banking

- Interface assurances sociales

Le descriptif détaillé de ces options payantes est disponible sous:

www.abacus.ch

Le programme Human Resources en complément du logiciel des salaires

Un système global intégré pour la gestion du personnel soutient efficacement les nom-

breuses procédures dans le domaine des ressources humaines.

Le programme Human resources propose des fonctions telles que:

> Gestion des informations relatives au personnel comme promotions, occupation des

postes, remplacement

> Budgétisation

> Gestion des comptes et objets

> knowledge Management

> Appréciations et objectifs

> Postes et organigrammes

> Gestion des candidats

Vous trouverez des informations plus détaillées concernant le programme Human

resources dans la documentation séparée.

43

Produits tiers / solutions individuelles

Programmes de messagerieIntranet / Internet

E-BusinessAbaNet

Workflow

Systèmes de saisie des heures

E-Business AbaShop

Moteur de recherche

Système de notification

Interfaces standards

AbaImmoAbaBat

Gestion des commandes Gestion de la production (GPAO)

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité financière / analytique Gestion des adresses

Comptabilité des immobilisationsElectronic Banking

Comptabilité des salaires

Gestion des projets / prestations Service après-vente

Ressources Humaines

Comptabilité des créanciers

Gestion de l'information Archivage / Scanning

oPTIonS

l o G i C i e l i n t é G r é p o u r r é p o n D r e À t o u s l e s B e s o i n s

ABACUS research AG, Betriebswirtschaftliche Software

CH-9301 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch [email protected]

ABACUS research SA, Business Software

CH-1052 Mont-sur-Lausanne, www.abacus.ch [email protected]

ABACUS Business Solutions GmbH

D-80336 München, www.abacus-solutions.de [email protected] Eck

nauer

+ S

choch

ASW

/ o

S 1

000-0

8 .

11

mailto:info%40abacus.ch?subject=

mailto:info%40abacus.ch?subject=

mailto:info%40abacus-solutions.de?subject=

Comptabilité des salaires

Documents

Transcript of Comptabilité des salaires