Comptabilite Des Oi

7/27/2019 Comptabilite Des Oi

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Table des matires

INTRODUCTION........................................................................................................ 4

CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE......................................... 6

I. DEFINITIONETOBJECTIFSDELACOMPTABILITE........................................................ 71.1. DEFINITION .................................................................................................................................. 71.2. OBJECTIFS.................................................................................................................................... 7

II. LESPRODUITS ........................................................................................................................... 82.1. LE COMPTE DEXPLOITATION..................................................................................................... 8

2.2. LE BILAN....................................................................................................................................... 92.3. LES RAPPORTS SPECIFIQUES ....................................................................................................... 92.3.1. Forme des rapports spcifiques .................................................................................... 102.4 Destinataires des rapports financiers ............................................................................... 11

CHAPITRE II : LA COMPTABILITE DES ORGANISATIONS INTERMEDIAIRES . 12

I. LESOUTILS ................................................................................................................................ 151.1. LE JOURNAL CENTRALISATEUR ................................................................................................ 151.1.1. Dfinition et utilit ................................................................................................................. 151.1.2. Prsentation schmatique dun journal centralisateur ...................................................... 15

1.2. LES JOURNAUX AUXILIAIRES .................................................................................................... 161.2.1. Dfinition et utilit ................................................................................................................. 161.2.2. Prsentation schmatique dun journal auxiliaire .............................................................. 17

II. LADEMARCHECOMPTABLE.............................................................................................. 19

III. ENREGISTREMENTDESOPERATIONS........................................................................... 213.1. ENREGISTREMENT DANS LE JOURNAL CENTRALISATEUR ...................................................... 213.2. ENREGISTREMENT DANS LES JOURNAUX AUXILIAIRES .......................................................... 223.4. LE PLAN COMPTABLE ............................................................................................................... 24

IV- LESCONTROLESETCORRECTIONDERREURS.......................................................... 254.1. LES CONTROLES INTERNES ....................................................................................................... 254.2. CORRECTIONS DERREURS........................................................................................................ 29

V-LA REDACTION DES RAPPORTS...................................................................... 31

5.1. LES RAPPORTS AUX BAILLEURS .............................................................................................. 315.2. LES RAPPORTS AUX MEMBRES ................................................................................................ 355.3. LES RAPPORTS A LETAT......................................................................................................... 36

CHAPITRE III : LE SYSTEME COMPLET............................................................... 37

I-LAGESTIONDESSTOCKS.......................................................................................................... 39

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II-LESACHATSETVENTESACREDIT........................................................................................ 40

III-LESRETENUESSURSALAIRES :IUTSETCNSS ............................................................... 41

IV-LESAMORTISSEMENTS ........................................................................................................... 42

V-CASSPECIFIQUES....................................................................................................................... 42

LEXIQUE ............................................................................................................................................ 44



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INTRODUCTION

Les organisations intermdiaires (OI) jouent un rle dinterface entre le secteur publique et lesecteur priv. Ce groupe dorganisations est constitu des organisations non

gouvernementales (ONG), associations de dveloppement (AD) et organisations paysannes

(OP). Ces organisations visent promouvoir le dveloppement conomique, social et

culturel dun groupe cible et/ou de leurs propres membres. Les organisations internationales

de dveloppement sont prtes assister ce type dorganisations remplir leurs missions.

Pour mener bien leur mission et largir leurs activits, les OI dpendent largement de

financements externes, mais la plupart de ces organisations intermdiaires (OI) au Niger ont

montr trs peu de capacit assurer une bonne gestion financire. Les bailleurs de fonds

sont par consquent rticents leur confier lexcution et la gestion des projets ayant desbudgets signifiants. Pour amliorer cette situation, un renforcement des capacits des OI en

gestion financire savre indispensable.

La comptabilit permet de gnrer linformation ncessaire la gestion financire. Sans

connaissance de la comptabilit, une bonne gestion financire nest pas possible. Cela neveut pourtant pas dire que cette connaissance est suffisante pour avoir une bonne gestion

financire : il faut galement de la discipline et de la bonne volont. Ce manuel ne peut donc

que contribuer une meilleure matrise de la comptabilit par les comptables et gestionnaires

des OI.

Si lon veut amliorer la comptabilit dun type dorganisation donn, il faut bien apprhenderla spcificit et les besoins en informations comptables de ce type dorganisation.

Les rgles de la comptabilit des OI diffrent de celles des entreprises et des institutions

financires. Les besoins spcifiques de la comptabilit dune OI impliquent dadapter le

systme classique leur situation. En effet, la comptabilit dune OI doit servir :

rpondre aux obligations lgales ;

justifier les dpenses aux bailleurs selon les rgles convenues avec eux ;

garantir la transparence interne en clarifiant lutilisation des fonds propres delorganisation.

Une comptabilit qui ne concoure pas la ralisation de ces objectifs nest quune charge

supplmentaire.

Le systme comptable dcrit dans ce manuel sert les objectifs ci-dessus mentionns. Cest un

systme trs simple et pratique qui a t dvelopp tout en tenant compte du niveau desressources humaines qui seront appeles lutiliser. Il a t dvelopp pour pallier labsence dun systme de comptabilit spcifique aux OI.

Ce systme comptable a t dvelopp en 2001 dans le cadre dun programme dappui des

OI, excut par la SNV (Organisation Nerlandaise de Dveloppement) et financ par

lAmbassade de France travers le projet dappui aux oprateurs associatifs (PAOPAS). Le

systme a t introduit au niveau des organisations partenaires du PAOPAS et des partenaires

de la SNV/Niger, le plus souvent sous la forme dun fichier Excel, mais son application



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manuelle est galement possible, quoique fastidieuse dans le cas o lOI enregistre un nombre

important doprations quotidiennes.

Ce manuel ne traite pas du systme comptable traditionnel, cest--dire le systme qui utilise

les journaux, le grand livre et la balance. Bien quil soit possible dappliquer le systmetraditionnel une OI, il nest pas recommandable de le faire car ce systme napporte pas une

rponse satisfaisante aux exigences de la comptabilit dune OI.

La particularit de ce systme comptable est la distinction entre les financements interne etexterne, distinction importante pour les OI et qui nest pas traite dans les livres traditionnels

de la comptabilit.

Lapproche didactique de ce manuel est base sur un apprentissage actif. Il comporte trois

volumes :

- volume 1 : Cadre thorique de la comptabilit des OI/AD ;- volume 2 : Guide dapplication, exercices corrigs ;- volume 3 : Guide du formateur.

Le guide thorique est destin aux comptables des OI mais il peut galement servir de support

leurs partenaires techniques et financiers. Afin de matriser la thorie, lutilisateur est amen

faire des exercices et comparer ses rsultats avec les corrigs. Dans le guide du formateur

sont prsents les outils, les supports pdagogiques et la mthodologie dapprentissage du

systme.

Le prsent guide thorique comporte trois (3) chapitres.

Le premier chapitre, qui porte sur des gnralits, permet au lecteur de dfinir la comptabilit

et de connatre les objectifs viss travers la tenue dune comptabilit. Ensuite les produits

gnrs par le systme comptable sont prsents.

Le deuxime chapitre aborde la comptabilit des OI et prsente la dmarche comptable qui y

est dveloppe, les outils et leur utilisation pour enregistrer les critures comptables.

Le troisime, et dernier chapitre, traite des oprations dites diverses qui se distinguent des

oprations dites de trsorerie, traites dans le deuxieme chapitre, par la particularit de leur

comptabilisation.

Enfin, un lexique en fin du document est destin rappeler au lecteur la dfinition de certains

concepts.



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CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE



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I. DEFINITION ET OBJECTIFS DE LA COMPTABILITE

1.1. Dfinition de la comptabilit

La comptabilit est une technique dinformation qui dcrit en units montaires lactivit et la

situation dune organisation.

1.2. Objectifs

La tenue dune comptabilit vise obtenir des informations financires fiables en vue :

- de prendre des dcisions pour une bonne gestion de lorganisation ;- de rendre compte aux membres de lutilisation des fonds par lOI ;- de justifier lutilisation des fonds confis par les bailleurs ;- de rpondre aux obligations lgales vis vis de lEtat ;

La comptabilit est tout simplement utile toute organisation pour sa prennit conomique,

financire et sociale. Cest un outil trs important de gestion interne. Lorsque lacomptabilit est correctement tenue et jour, elle permet tout moment de guider les

responsables de lorganisation dans la prise de dcisions. Toutes sortes dinformationspeuvent tre fournies par la comptabilit, comme par exemple :

le solde bancaire aprs le dernier chque mis ;

les crances sur les dbiteurs ;

les dettes vis vis des cranciers ;

le montant des avances non encore justifies ; le cot total de construction dun puits.

Il va sans dire que pour tre utile, la comptabilit doit tre tenue jour et les dpenses et les

recettes doivent treenregistres de manire exhaustive. Sinon, les informations produitesne seront pas fiables. Chaque systme comptable est pourvu dun mcanisme de contrle qui

permet au comptable de vrifier sil na pas omis certaines dpenses ou recettes ni enregistr

des montants incorrects.

La tenue dune comptabilit revt un caractre obligatoire plusieurs points de vue :

juridique : au Niger lOrganisation pour lHarmonisation en Afrique du Droit desAffaires (OHADA) et lordonnance n84-06 portant rgime des associations imposent la

tenue dune comptabilit ;

statutaire : les statuts et le rglement intrieur disposent de la tenue dune comptabilitet dterminent les attributions des personnes qui en sont responsables

contractuelle : Les accords de subvention signs avec leurs partenaires financiers font

obligation aux OI de justifier les fonds reus travers des rapports financiers.

POUR EN SAVOIR PLUS !



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II. LES PRINCIPAUX TYPES DETATS FINANCIERS

Afin que les informations produites par la comptabilit soient plus facilement exploitables,

elles sont prsentes sous formes dtats financiers. Ces derniers permettent de faire une

synthse des informations de mme nature dont linterprtation permet de guider la prise dedcision de gestion par les dirigeants. Ces tats financiers constituent le but, la finalit de

toute comptabilit. Sans eux, une bonne gestion financire nest pas possible.

Les principaux tats financiers prsents dans ce manuel sont :

- Le compte dexploitation ou compte de rsultat ;- Le bilan ;- Les rapports aux partenaires financiers.

2.1. Le compte dexploitation

Le compte dexploitation prsente la situation des charges et des produits gnrs par les

activits courantes (ou non) dune organisation au cours dune priode donne. Il permet ainsi

de dgager le rsultat de lactivit de lorganisation. Il se prsente de la manire suivante :

Compte dexploitation du 01/01/2003 au 31/12/2003

Charges Montant Produits Montant

Fournitures de bureau

Eau

ElectricitTlphone

Transport

Loyer

Personnel

300 000

120 000

120 000100 000

300 000

160 000

1 150 000

Cotisations

Vente de cartes dadhsion

Location du vhiculeGestion de projets

60 000

20 000

800 0001 800 000

Total charges 2 250 000 Total produits 2 680 000

Rsultat net 430 000

Total 2 680 000 Total 2 680 0000

Le compte dexploitation est gnralement tabli sur une priode dun an, lexercicecomptable. Cependant, il peut tre tabli priodiquement selon le besoin dinformation de

lorganisation (trimestre, semestre, etc.).

Les charges sont constitues des dpenses courantes occasionnes par lactivit de

lorganisation. Les produits sont constitus des recettes propres gnres par lactivit delorganisation. Les charges et les produits sont lis la priode sur laquelle est tabli le

compte dexploitation.

La diffrence entre les charges et les produits constitue le rsultat net de lexercice.

Rsultat net = Produits Charges



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Le rsultat peut tre positif et dans ce cas on parle de profit ou bnfice ; il peut tre

galement ngatif auquel cas, il sagit dun dficit ou perte.

2.2. Le bilan

Il prsente le patrimoine dune organisation un moment donn. Le patrimoine est

constitu de lensemble des biens et des dettes de lorganisation. Le bilan est tabliannuellement la fin de lexercice comptable. La diffrence entre les biens et les dettes

constitue les capitaux propres (ou fortune ou patrimoine) de lorganisation.

Capitaux propres = Biens-Dettes

Le bilan concerne donc la situation financire dune organisation une date donne tandis

que le compte dexploitation concerne le rsultat gnr au cours dune priode donne.

Le bilan est gnralement schmatis comme suit :

Bilan au 31/12/2003

Actif (Emplois ou Biens) Montant Passif(Ressources ) Montant

Btiment

Mobilier et matriel de bureau

Matriel de transport

Avances

StocksBanque

Caisse

6 000 000

1 500 000

2 000 000

100 000

50 0004 000 000

35 000

Capital social

Rserves

S/T capitaux propres

Dettes fournisseurs

Dcouverts bancaires

S/T Dettes

1 500 000

9 000 000

10 500 000

255 000

2 500 000

2 755 000

Total actif 13 685 000 Total passif 13 255 000

Rsultat net 430 000

Total 13 685 000 Total 13 685 000

Au Passif du bilan, figurent les Ressources utilises par lorganisation pour acqurir les

Biens. Il y a deux principales sources de financement : les capitaux propres (financementinterne) et les dettes (financement externe).

A lActif du bilan, figurent les Emplois faits des ressources de lorganisation. Il y a troisprincipales utilisations possibles de ces ressources : lacquisition dimmobilisations (mobilier,

matriel de bureau,), les crances (dettes des par un tiers lorganisation telles que les

avances) et les liquidits dtenues en banque et en caisse.

2.3. Les rapports spcifiques

En dehors du bilan et du compte de rsultat, lorganisation est tenue de produire des rapports

correspondant chaque projet et/ou chaque bailleur.



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2.3.1. Forme des rapports spcifiques

Alors que la prsentation du bilan et du compte de rsultat se fait selon un format obligatoire,

les rapports spcifiques sont prsents eux, sous des formats diverses selon les exigences des

bailleurs de fonds.Comme rapports spcifiques, on peut citer les rapports annuel, semestriel, trimestriel, le

dcompte final, etc.

Exemple de prsentation de rapports spcifiques :

Cas dun projet X Dure 16 mois Dbut du projet : 1erNovembre 2000

Rapport annuel

Rapport annuel du projet X, Exercice 2001

Ligne Budget total Dpenses 2000 Dpenses 2001 Dpenses totales Epuisement

Construction puits 7 500 000 500 000 5 000 000 5 500 000 73%

Construction coles 10 000 000 3 200 000 6 800 000 10 000 000 100%

Matriel scolaire 500 000 0 400 000 400 000 80%

Format Com.Gest. 1 000 000 300 000 800 000 1 100 000 110%

Salaire animateurs 1 500 000 187 500 1 125 000 1 312 500 88%

Frais dplacement 800 000 100 000 600 000 700 000 88%

Suivi 700 000 87 500 525 000 612 500 88%

Total 22 000 000 4 375 000 15 250 000 19 625 000 89%

Rapport semestriel

Rapport projet X , 2ime

semestre 2001

Ligne

Budget

2001

Dpenses

1er

semestre

Dpenses

2me

semestre

Dpenses

2001 Epuisement

Construction puits 5 000 000 3 000 000 2 000 000 5 000 000 100%

Construction coles 6 500 000 2 800 000 4 000 000 6 800 000 105%

Matriel scolaire 400 000 250 000 150 000 400 000 100%

Format Com

Gestion 800 000 400 000 400 000 800 000 100%

Salaire animateurs 1 125 000 562 500 562 500 1 125 000 100%

Frais dplacement 600 000 250 000 350 000 600 000 100%

Suivi 600 000 225 000 300 000 525 000 88%

Total 15 025 000 7 487 500 7 762 500 15 250 000 101%



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CHAPITRE II : LA COMPTABILITE DES ORGANISATIONS INTERMEDIAIRES



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La figure en annexe 1 fait ressortir la situation spcifique des OI : il y a dune part des

activits limites dans le temps (projets), avec des budgets limits, qui sont finances par des

bailleurs et dautre part, des activits continues finances par les OI elles-mmes.

Les fonds accords aux OI par les bailleurs pour excuter les projets sont appels financements externes . Ce sont des subventions qui sont destines au financement

dactivits limites dans le temps et dont lutilisation doit se faire conformment aux

budgets convenus avec les partenaires financiers. Les financements externes sontconsidrs comme une dette de lOI envers le bailleur de fonds et doivent tre justifies

conformment la frquence convenue dans le protocole de partenariat.

Une OI dispose galement de fonds propres. Ces derniers sont dfinis comme les moyens

propres de lorganisation, quelle peut utiliser selon ses propres choix. Les fonds propresdune OI sont gnralement constitus :

des contributions des membres (cotisations, frais dadhsion) ;

des revenus de prestations de services telle que la location de voiture, lesformations,

des revenus dexcution de projets ou frais de gestion (gnralement calculs enpourcentage des budgets convenus avec les bailleurs) ;

Pour les OI qui grent des financements externes, les fonds propres peuvent tre relativement

peu signifiants, comme dans lexemple utilis lannexe 1. Bien sr, il y a dautres OI pour

lesquelles les fonds propres sont plus importants.

La spcificit des OI qui rendent sa comptabilit bien diffrente de celle dune entreprise.

Bien sr, certains lments sont aussi valables pour une OI que pour une entreprise :

il faut enregistrer toutes les dpenses et recettes ;

il faut utiliser un systme fiable, qui permet un contrle interne de la comptabilit.

Mais il faut aussi tenir compte dautres lments lis la spcificit des OI savoir :

une grande partie des activits est finance par des bailleurs ;

il faut justifier chaque financement sparment, donc les distinguer dans la

comptabilit ; il faut distinguer les financements externes des fonds propres.

Quel que soit le systme adopt, la comptabilit dune OI doit permettre la justification des

dpenses aux bailleurs de fonds et aux membres. Les informations relatives aux dpenses

doivent tre fournies par la comptabilit. Cela veut dire quil faut tre en mesure, chaque

fois que cest ncessaire, de dresser une liste des dpenses effectues au cours dune priode

donne.

Comme toute comptabilit, celle des OI a pour objectif de servir de base llaboration d

tats financiers destins selon les besoins dinformation :



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Aux gestionnaires pour leur permettre de prendre de bonnes dcisions de gestions ;

Aux membres, pour renforcer leur confiance et leur engagement vis vis de leur OI ;

Aux bailleurs pour renforcer la crdibilit de lOI auprs deux et obtenir dautresfinancements ;

A ltat pour renforcer la crdibilit de lOI et galement pour que celle-ci seconforme la loi.

Tous les tats financiers produits par lOI doivent obligatoirement correspondre aux donnes

de la comptabilit quels que soient leurs destinataires.

Pour atteindre sa finalit qui est la production de rapports ou tats financiers fiables, la

comptabilit des OI utilise deux types doutils : le journal centralisateur et les journaux

auxiliaires.



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I. LES OUTILS

1.1. Le journal centralisateur

1.1.1. Dfinition et utilit

Le journal centralisateur est un tableau dans lequel tous les mouvements financiers de

lOI sont enregistrs ( partir des pices comptables) dans lordre chronologique.

Aussi bien les mouvements des fonds propres que ceux des financements externes

doivent y tre enregistrs de manire exhaustive.

Le journal centralisateur permet dobtenir les informations financires ci-aprs :

- le solde du compte caisse ;- le solde de(s) compte(s) bancaire(s) ;- la situation financire de chaque projet : montants reus du bailleurs et montant

dpens ;

- la situation des fonds propres de lOI : montants reus et montant dpens.

Il permet galement deffectuer un premier niveau de contrle qui permet de sassurer de la

fiabilit des informations financires obtenues.

1.1.2. Prsentation schmatique dun journal centralisateur

Le journal centralisateur comporte trois grandes parties :

Les rfrences de la pice comptable : cette partie mentionne la date de lopration,le n de la pice comptable qui doit servir de support lenregistrement ainsi que

lintitul ou libell de lopration. Le libell doit tre le plus prcis et le plus concis

possible. Il est trs important que les rfrences comptables soient toujours portes

dans le journal centralisateur car elles facilitent le travail de recherche du

comptable et de lauditeur.

Les comptes de trsorerie : les comptes de trsorerie sont : le compte Caisse et le

compte Banque . Ce sont des comptes dans lesquels lOI dpose largentlorsquelle en reoit et retire lorsquelle fait une dpense. Chaque compte de

trsorerie, comporte une colonne dbit pour les entres dargent et une colonnecrdit pour les sorties dargent.Il peut arriver que pour des besoins de dtail, une OI fasse le choix davoir dans sa

comptabilit un ou plusieurs comptes Caisse . Il en est de mme pour le compte

Banque . Lorsque les dpenses et les recettes sont enregistres quotidiennement et

de manire exhaustive, lOI peut consulter tout moment sa disponibilit avant

dengager des dpenses.

les rubriques : dans le prsent manuel, le mot Rubrique est utilis pour dsigner

les diffrents financements externes, les fonds propres et les autres comptes du bilan.



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Chaque rubrique est un regroupement de plusieurs comptes qui correspondent ses

diffrents postes budgtaires.

Chaque rubrique comporte une colonne dbit qui enregistre les sorties dargentet une colonne crdit qui enregistre les entres dargent.

On distingue une rubrique pour chaque bailleur et pour chaque projet. Si un projet estfinanc par plusieurs bailleurs, il faut prvoir une rubrique pour chaque de bailleur. De

mme si un bailleur finance plusieurs projets, les dpenses de chaque projet doivent

tre enregistres sparment. Il faut donc prvoir autant de rubriques de projets. Cette

distinction par projet et par bailleur est ncessaire afin de pouvoir laborer facilement

les rapports adresser aux bailleurs et distinguer les pices justificatives.

La rubrique Autres comptes du bilan enregistre les oprations qui font intervenir

tous les comptes du bilan lexception des comptes de trsorerie et des comptes de

bailleurs.

La rubrique fonds propres regroupe les charges et les produits de lOI mme. Lors

de llaboration de son budget Fonds propres , lOI doit dcider quels sont les

postes de dpenses et de recettes.

Le trac du journal centralisateur se prsente comme suit :

ONG : ANNEE : _____JOURNAL CENTRALISATEUR

Date n pice Libell Caisse Banque Projet AAutres

comptesdu bilan

Fondspropres

D C D C D C D C D C

Solde initial

31/01/04 Total du mois31/01/04 Cumul31/01/04 Solde

Rfrences de la

pice comptable

Comptes de

trsorerieRubriques

D = Dbit C = Crdit

1.2. Les journaux auxiliaires

1.2.1. Dfinition et utilit

Le journal auxiliaire est un tableau dans lequel les oprations venant dune mmesource de financement ou affectation sont enregistres. On tablit donc un journal

auxiliaire pour chaque rubrique donc pour chaque projet, pour les autres comptes dubilan et pour les fonds propres.Pour chacune des rubriquesdu journal centralisateur, les mouvements dentre et de sortie de

trsorerie sont reports dans un journal auxiliaire qui donne le dtail des dpenses et desentres par poste budgtaire.



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Le trac dun journal auxiliaire se prsente comme suit :

ONG : .

JOURNAL AUXILIAIRE PROJET A

MOIS DE _________

Dcaissements Construction

puits

Construction

cole

Matriel

scolaire

Salaires

animateurs

Dplacements

Date n pice Libell

Solde initial

31/01/04 Totaux

31/01/04 Budgets

31/01/04 Soldes


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II. LA DEMARCHE COMPTABLE

Selon le systme comptable dvelopp dans ce manuel, le processus aboutissant

llaboration des tats financiers se droule en deux tapes :

1re tape : Enregistrement de la pice comptable dans le journal centralisateur puis dansles journaux auxiliaires ;

2ime

tape : Elaboration des rapports :

Rapports spcifiques aux bailleurs : ils sont labors partir desinformations contenues dans les journaux auxiliaires des

projets correspondants ;

Bilan : Il est tabli partir des informations contenues dans le journalcentralisateur notamment au niveau des comptes de trsorerie et de la

rubrique autres comptes du bilan ;

Compte dexploitation : il est labor partir des informations contenuesdans le journal auxiliaire fonds propres .

Journal centralisateur

Pice comptableBilan

Journaux auxiliairesCompte de rsultat

Rapports priodiques



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Comparaison avec le systme comptable traditionnel

Lobjectif de ce paragraphe nest pas de traiter du systme traditionnel en dtail. Il sagit

plutt de montrer que le systme comptable dvelopp dans ce manuel nest pas en

contradiction avec le systme comptable traditionnel. Il suit tout simplement une

dmarche dans laquelle les outils utiliss donnent une prsentation simplifie de la

comptabilit des OI mais nanmoins adapte la spcificit de ce type dorganisations.

La dmarche de la comptabilit selon le systme traditionnel suit les tapes suivantes :

Enregistrer les dpenses et les recettes dans un journal de caisse et ou de banque ;

Enregistrer ces oprations dans le journal (appel galement livre-journal) ;

Reporter les enregistrements dans le grand livre ; Dresser la balance de vrification des comptes ;

Elaborer le compte dexploitation, le bilan et les autres rapports financiers.

Dans le systme dvelopp dans ce manuel, lenregistrement des oprations dans le

journal centralisateur et les journaux auxiliaires remplace les trois premires tapes de la

dmarche qui est traditionnellement suivie. Ces journaux forment un journal de caisse, un

journal de banque et un grand livre en mme temps.

Bien que la balance de vrification nait pas t mentionne parmi les produits quil est

possible dlaborer partir du systme dvelopp dans ce manuel, il est possible de la

dresser partir du journal centralisateur et des journaux auxiliaires. Cependant, cetexercice nest indispensable que lorsque la comptabilit de lOI est trs complexe.


La dmarche comptable selon le systme traditionnel

Compte

d'exploitation

Bilan

J ournal

Grand Livre

Balance

des Comptes

J ournal

de Caisse

J ournal

de Banque



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III. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS

Dans ce paragraphe, seules les oprations de trsorerie cest dire celles qui occasionnent une

sortie dargent ou une entre dargent vont tre traites. Les oprations diverses qui

nentranent pas une sortie ou une entre effective dargent vont tre traites plus tard dans lequatrime chapitre.

3.1. Enregistrement dans le journal centralisateur

A chaque fois que lOI engage une dpense ou reoit de largent, cette opration doit tre

enregistre dabord dans le journal centralisateur puis dans le journal ou les journaux

auxiliaires concerns.

Lenregistrement des oprations dans le journal centralisateur se fait suivant le systme

dcriture partie double. Cela signifie que pour chaque opration, le montant dbit (cf

rgles denregistrement ci-dessous) correspond au montant crdit (cf rgles denregistrement

ci-dessous). Le plus souvent, un seul compte est dbit et un autre est crdit du mme

montant. Toutefois, il peut arriver que plusieurs comptes soient dbits ou crdits. Dans tous

les cas, lgalit entre dbit et crdit doit tre vrifie pour chaque enregistrement.

Exemple : Rglement dune facture par chque sur la banque A pour un montant de 500.000,

dont 400.000 dans le cadre du projet A et 100.000 la charge de lOI mme. Pour enregistrer

cette opration, on crdite le compte Banque A de 500.000 et on dbite les rubriques

projet A de 400.000 et fonds propres de 100.000.

Le systme dcriture partie double prsente lavantage de permettre un contrle interne sr

et rapide bas sur la vrification des totaux.

LES REGLES DENREGISTREMENT

Chaque opration doit tre enregistre dabord dans lejournal centralisateur.

Les enregistrements doivent se faire selon le systme dcriture partie double ;

Les rfrences des pices comptables doivent tre systmatiquement mentionnes ;

Une dpense est enregistre au crdit dun compte de trsorerie et au dbit dune rubrique ;

Une recette est enregistre au dbit dun compte de trsorerie et au crdit dune rubrique .

Comptes de Trsorerie Rubriques

DEBIT Augmentation Diminution

CREDIT Diminution Augmentation

Le transfert dargent dun compte de trsorerie un autre ne fait pas intervenir les rubriques. Pour

un approvisionnement de caisse par exemple on dbite caisse et on crdite la banque concerne.



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3.2. Enregistrement dans les journaux auxiliaires

Chaque opration enregistre au journal centralisateur, lexception des oprations entre les

comptes de trsorerie, est ensuite enregistre dans unjournal auxiliaire.

Pour chaque rubrique, il faut tenir un journal auxiliaire qui donne les dtails de chaqueopration la concernant. Pour les financements externes, les dpenses et les recettes sont

dtailles dans les journaux auxiliaires suivant les postes budgtaires convenus avec les

bailleurs. La rubrique Fonds propres regroupe les charges (ou dpenses) et les produits (ou

recettes) de lOI elle-mme. Dans cette rubrique, on trouve les informations ncessaires

ltablissement du compte dexploitation.

LES REGLES DENREGISTREMENT

Pour un financement externe, les colonnes dcaissements correspondent aux lignesbudgtaires du projet. Seules les dpenses la charge du bailleur y sont enregistres.

Pour les oprations qui engagent des fonds propres, les colonnes dcaissements

correspondent aux charges ou dpenses et les colonnes encaissements correspondent aux

produits ou recettes.

Si dans le journal centralisateur une rubrique est dbite, il faut porter le mme montant dans

la colonne dcaissements du journal auxiliaire de cette rubrique. Il faut ensuite ventiler le

montant dans la/les colonne(s) des lignes budgtaires concernes.

Si dans le journal centralisateur une rubrique est crdite, il faut porter le mme montant dans

la colonne encaissements du journal auxiliaire de cette rubrique. Il faut ensuite ventiler le

montant dans la/les colonne(s) des lignes budgtaires concernes.

3.3 Enregistrement des avances

Une avance est une somme verse par anticipation et qui est destine effectuer des achats,

rgler une prestation, . Elle est un bien de lorganisation, cest pourquoi elle estenregistre au journal centralisateur dans la rubrique autres comptes du bilan .

Une avance est une sortie dargent pour effectuer des dpenses qui seront justifies plus tard.

Les sommes avances doivent tre justifies par des pices comptables. Les sommes non

justifies par des pices doivent tre rembourses.

Trois cas de figure peuvent se prsenter.

Cas 1 : La totalit de lavance est utilise et justifie.

Exemple : le 03/01, un agent de lOI reoit une avance de 5 000 par la caisse pour acheter du

carburant dans le cadre du projet A. Le mme jour, lagent achte le carburant et fournit au

comptable un reu de 5 000.



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Cette opration senregistre comme suit :

ONG .. Journal centralisateur

Caisse Banque Projet A

Autres

comptes du

bilan

Date n de

pice

Libell

D C D C D C D C

.. ..

03/01 C02 Avance carburant 5 000 5 000

03/01 C03 Justification avance 5 000 5000

Avec la justification de lavance, le solde du compte avance qui figure dans la rubrique

Autres comptes du bilan au journal centralisateur, est nul.

Cas 2 : Une partie du montant de lavance est justifie et lautre partie est restitue

Exemple : Le 05/01, un agent a pris une avance de 50 000 par caisse pour effectuer le suivi du

projet A. Le 10/01, il donne au comptable un reu de 45 000 et le reliquat de 5000.Dans ce cas on passe les enregistrements suivants :


Caisse Projet A

Autres comptes

du bilanDate n de

pice

Libell

D C D C D C

. ..

05/01 C09 Avance suivi 50 000 50 000

. . .

..

10/01 C12 Justification avance 5 000 45 000 50 000

Cas 3 : Le montant de la dpense engage est suprieure celui de lavance reue.Exemple : Le 10/03, un agent de lOI prend une avance de 20 000 par caisse pour couvrir

certains frais de dplacement dans le cadre du projet A. Les dpenses se sont leves 22 000

et son retour le 18/03, lagent donne au comptable un reu de 22 000. Ces oprations seront

enregistres comme suit :


Caisse Projet A

Autres comptes du

bilanDate n depice

LibellD C D C D C

. . ..

10/03 C23 Avance dplacement 20 000 20 000

. . .

..

18/03 C30 Justification avance 2000 22 000 20 000



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3.4. Le Plan Comptable

Le Systme comptable Ouest Africain (SYSCOA) comporte une liste des comptes avec des

intituls et des numros prcis. Chaque organisation est tenue par la loi dlaborer son propre

plan de comptes partir du SYSCOA. Lobjectif de lutilisation dun plan comptable est

dharmoniser le langage comptable afin de faciliter le travail des comptables et des experts etla comparaison entre organisations de mme nature.

Les lignes budgtaires habituellement utilises dans un budget dun projet financ par un

bailleur ne figurent pas dans le plan comptable SYSCOA. Ce plan ne comporte pas de

compte construction puits , formation paysans , frais de suivi , etc. Cependant, le

compte 45 - Organismes internationaux qui concerne les activits finances par les

bailleurs figure dans le plan SYSCOA.

Pour distinguer les diffrents bailleurs, on utilise les sous-comptes 451, 452, .

Pour distinguer les diffrentes lignes budgtaires dun mme bailleur dont le numro decompte est 451, on utilise les sous comptes 451-1, 451-2, etc.

Pour les dpenses et les recettes des fonds propres, on utilise les numros des comptes de

charges et de produits du plan SYSCOA.

Lannexe 2 prsente le plan comptable SYSCOA.

Les comptes portent des numros codifis selon le systme dcimal. Ces numros

comportent deux chiffres au moins dont le premier chiffre reprsente la classe et le

deuxime chiffre prcise une division de la classe.

Les classes sont les suivantes :

1. Comptes des ressources durables, par exemple capital propre ;2. Comptes dactif immobilis, par exemple btiment, vhicules ;

3. Comptes de stock, par exemple stock de carburant ou dintrants agricoles ;4. Comptes de tiers, par exemple clients et fournisseurs, mais aussi bailleurs ;5. Comptes de trsorerie, par exemple caisse et banque6. Comptes de charges des activits ordinaires, les diffrents frais de fonctionnement7. Comptes de produits des activits ordinaires, par exemple prestation de services8. Comptes des autres charges et produits, qui ne se rapportent pas lactivit ordinaire

de lentreprise ;

9. Comptes des engagements hors bilan et comptes de la comptabilit analytique : cetteclasse ne connat pas de comptes pr dfinis et peut tre adapte aux besoins

spcifiques dune organisation.




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IV- LES CONTROLES ET CORRECTION DERREURS

4.1. Les contrles internes

Un systme comptable nest fiable que lorsquil permet le contrle. Ce dernier a pour objectif

de dceler dventuelles erreurs afin dy apporter des corrections. Dans le systme comptabledvelopp travers le prsent manuel, le systme dcriture partie double facilite lexercice

des diffrents contrles. Ce sont des contrles rapides et efficaces qui lorsquils sont

rgulirement appliqus, vitent de vrifier les enregistrements un par un en cas derreur.

Il y a deux principaux types de contrles internes : les contrles quotidiens et les contrles

priodiques.

4.1.2 Les contrles quotidiens

Les contrles quotidiens consistent vrifier les galits fondamentales en sassurant que :

Au niveau du journal centralisateur :

Le total des colonnes dbit est gal au total des colonnes crdit .

Au niveau de chaque journal auxiliaire

Le total de la colonne dcaissements est gal la somme des totaux des diffrents postes

budgtaires de dpenses ;

Le total de la colonne encaissements est gal la somme des totaux des diffrents types

dencaissements.

Entre le journal centralisateur et le journal auxiliaire

Pour chaque rubrique, le total de la colonne dbit dans le journal centralisateur est gal au

total de la colonne dcaissements dans le journal auxiliaire de la rubrique. De mme, le

total de la colonne crdit dans le journal centralisateur est gal au total de la colonne

encaissements dans le journal auxiliaire de la rubrique

4.1.3 Les contrles priodiques

Ce type de contrle porte sur les comptes de trsorerie. Il a pour objectif de sassurer que lon

a pas omis denregistrer des dpenses et ou des recettes. La priodicit de ces contrles est

gnralement mensuelle mais elle peut varier en fonction des besoins lOI. Le contrle

priodique est exerc partir du procs verbal (PV) de caisse et de ltat de rapprochementbancaire.



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a) Le PV de caisse

Ltablissement dun procs verbal de caisse suit une procdure simple qui consiste compter

largent quil ya dans la caisse et comparer le montant obtenu (solde physique) avec le

solde du compte caisse qui figure sur le journal centralisateur (solde thorique). Le PV de

caisse est tablit sur un formulaire comme ci-dessous indiqu.

Exemple de formulaire de PV de caisse

Nom de lOI : . Procs verbal de caisse du mois de ______

Unit Nombre Montant

Billets

10 000

5 000

2 500

2 000

1 000

500

Pices

500

250

200

100

50

25

10

5Solde physique

Solde thorique

Ecart

Commentaires :

Contrl par ________________ Date et signature ___________

b) Ltat de rapprochement bancaire

Il consiste comparer le solde du relev bancaire avec le solde du compte banque dans le

journal centralisateur. Si les deux soldes ne correspondent pas, il faut comparer une par une

les oprations figurant sur le relev bancaire avec les oprations enregistres par lOI dans sa

comptabilit.



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Etapes suivre pour faire un rapprochement bancaire

Pour faire un rapprochement bancaire, on compare le relev bancaire avec les critures

enregistres dans le compte banque au journal centralisateur.

Pour remplir la partie gauche du formulaire qui reprsente le compte banque de lOI

dans la comptabilit de la banque

prendre le relev bancaire du mois et porter le solde en fin de mois au crdit sur laligne solde au /./ ;

enregistrer un un tous les chques mis qui ont t enregistrs dans la comptabilit delOI mais qui nont pas encore t encaiss par leurs bnficiaires. Les montants de ces

chques doivent tre ports au dbit sur les lignes rserves cet effet ;

sil ya des chques dposs par lOI sur son compte la banque et dont le relev bancairene fait pas mention, on marque les montants de ces chques au crdit sur les lignes

correspondantes.

calculer les totaux des colonnes Dbit et Crdit et tirer le solde en soustrayant letotal de la colonne Dbit du total de la colonne Crdit .

inscrire le solde corrig qui est gnralement crditeur dans la colonne crdit .

Pour remplir la partie droite du formulaire qui reprsente le compte banque de lOI

dans sa propre comptabilit :

marquer le solde du compte banque en fin de mois au dbit sur la ligne solde au/./ de la partie droite du formulaire qui reprsente le compte banque de lOI dans

sa propre comptabilit.

si le relev mentionne des frais bancaires, enregistrer ces derniers au dbit dans la lignecorrespondante ;

si le relev indique que lOI a reu un virement de fonds dun bailleur ou autre, il fautenregistrer le montant du virement au dbit de la ligne correspondante.

calculer les totaux des colonnes dbit et crdit et tirer le solde en soustrayant letotal de la colonne crdit du total de la colonne dbit .

inscrire le solde corrig qui est gnralement dbiteur dans la colonne dbit .

Lorsquil existe un cart entre les deux soldes corrigs, cet cart doit tre mentionn dans la

partie rserve cet effet. Enfin, il faut expliquer lcart dans la partie commentaires .



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Comme il a t prcis plus haut, lobjectif du contrle interne est de permettre de dceler les

erreurs afin de les corriger. Le paragraphe qui suit prsente les diffrents types derreurs

denregistrement qui peuvent de prsenter ainsi que et propose les critures de correction les

plus appropries pour ces types derreur.

4.2.Corrections derreurs

On ne peut affirmer matriser totalement un systme comptable qu partir du moment o lon

est en mesure de dceler et de corriger les erreurs.

On distingue trois cas de figure pour les erreurs:

1. Le montant enregistr nest pas correct ;2. un montant est injustement affect un poste budgtaire alors quil concerne un

autre poste budgtaire du mme financement ;

3. un montant est imput une rubrique donne alors quil devrait tre imput une

autre rubrique.

Prenons un exemple de chaque cas :

Premier cas : On effectue une dpense de 96 000 par caisse pour effectuer un suivi dans lecadre du projet A. Cette opration est enregistre au journal centralisateur comme ci-dessous

indiqu :

ONG .. Journal centralisateurCaisse Banque Projet A Fonds

propres

Date n de

pice

Libell

D C D C D C D C

.. . Suivi projet A 69 000 69 000

Au lieu du montant de 96 000, on a enregistr par erreur un montant de 69 000.

Pour corriger cette erreur, on passe dabord lenregistrement avec le montant erron prcd

du signe moins pour annuler lenregistrement incorrect et ensuite on procde

lenregistrement du montant exact.


Caisse Banque Projet A Fonds

propres

Date n de

pice

Libell

D C D C D C D C.. . Suivi projet A 69 000 69 000

Annulation

enregistrement

pice n

-69 000 -69 000

Correction

enregistrement

pice n

96 000 96 000



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Deuxime cas : On prend ici lexemple o une dpense de suivi dans le cadre du projet A est

imput au poste budgtaire dplacement du mme projet. Dans ce cas, lerreur se situe

seulement au niveau du journal auxiliaire. Pour la corriger, on soustrait le montant de la

dpense sur le poste budgtaire suivi qui a t anormalement imput et on inscrit le

montant de la dpense sur le compte qui doit tre normalement imput. Dans la colonne

libell , on marque : correction enregistrement pice n..

Troisime cas : lorsquil ya erreur dimputation entre deux financements ou entre un

financement et les fonds propres, lerreur se situe au niveau du journal centralisateur et cest

ce mme niveau que la correction doit se faire quitte reporter la correction dans les journaux

auxiliaires.

Si par exemple on constate quune dpense nest pas la charge dun bailleur, mais la

charge des fonds propres. Dans le journal centralisateur on dbite le financement du bailleur

avec le montant ngatif de la dpense et on dbite les fonds propres avec le montant positif.

La correction est galement effectue dans les deux journaux auxiliaires concerns.

Le dpassement du budget dun projet bien que ntant pas une erreur en soi, impose unecorrection. Ce dpassement est la charge de lOI-mme. Il est considr comme sa

contribution la ralisation du projet. La correction dun tel dpassement sopre au

niveau du journal centralisateur. Pour ce faire, on dbite la rubrique fonds propres et on

crdite la rubrique du projet concern. La correction est ensuite enregistre dans le journal

auxiliaire Fonds Propres comme dcaissement affect au poste budgtaire Contribution

aux projets . Dans le journal auxiliaire du projet concern, elle est enregistre comme

encaissement, par exemple sur le compte Contribution par les fonds propres.

Les corrections derreurs ne peuvent pas intervenir tout moment. Une fois que les rapports

et les pices justificatives pour une priode donne ont t transmis leurs destinataires, il

nest plus possible de retourner dans la comptabilit de cette priode pour effectuer des

corrections. Si une erreur est dcele par la suite, sa correction doit intervenir dans la priode

au cours de laquelle elle a t dcele.



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V-LA REDACTION DES RAPPORTS

Un systme comptable doit servir produire des rapports destins rendre compte de

lutilisation des financements externes et des fonds propres. Le systme comptable dvelopp

dans le prsent manuel permet aux organisations intermdiaires de disposer de toutes lesdonnes ncessaires llaboration des rapports.

5.1. Les rapports aux bailleurs

Pour laborer les rapports pour un financement externe donn (Projet), on utilise les donnes

fournies par le journal centralisateur, le journal auxiliaire du financement et le budget

convenu avec le bailleur.

Comme nous lavons vu dans le premier chapitre, il y a des rapports qui sont priodiques cest

dire mensuels, trimestriels, annuels,. et le dcompte final qui est labor la fin du projet.

La priodicit des rapports priodiques est dtermine par la convention signe entre lOI et

bailleur de fonds. Cette priodicit peut varier dun financement un autre.

Il ny a pas une forme unique de prsentation des rapports aux bailleurs. La forme des

rapports ainsi que leurs contenus varient souvent en fonction des besoins dinformation du

bailleur. Dans la plupart des cas, les bailleurs fournissent leurs OI partenaires, un canevas de

prsentation des rapports financiers. Ce canevas peut tre rempli partir des donnes gnres

par le systme de comptabilit des OI.

A partir du journal centralisateur et du journal auxiliaire du projet A labors dans le corrigde lexercice 8 dans le guide pratique de ce manuel de comptabilit, et du budget du projet A

qui se trouvent dans lannexe 2 des deux guides, les exemples de rapports ci-dessous ont t

labors.


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a) Rapport trimestriel

Rapport trimestriel projet A, Exercice 2001, 1er trimestre

Ligne

budgtaire

Budget

trimestriel

Dpenses

Janvier

Dpenses

Fvrier

Dpenses

mars

Dpenses

totales

Solde

budgtaireConstruction puits 7 500 000 400 000 1 600 000 2 400 000 4 400 000 3 100 000

Construction coles 3 250 000 800 000 1 200 000 1 200 000 3 200 000 50 000

Matriel scolaire 450 000 0 200 000 200 000 400 000 50 000

Format Com.Gest. 200 000 90 000 60 000 60 000 210 000 -10 000

Salaire animateurs 3 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 3 000 000 0

Frais dplacement 550 000 0 150 000 200 000 350 000 200 000

Suivi 50 000 10 000 10 000 20 000 40 000 10 000

Total 15 000 000 2 300 000 4 220 000 5 080 000 11 600 000 3 400 000

Le budget trimestriel par ligne budgtaire : les chiffres qui figurent dans cette colonne ont t calculs pse trouve dans lannexe 2. Il faut cependant noter que le budget trimestriel ne correspond pas toujours au bud

pourrait par exemple que lachat de matriel scolaire se fasse en une seule commande au cours du premi

matriel scolaire pour le premier trimestre serait de 1 800 000 au lieu de 450 000.

Les dpenses mensuelles : Les chiffres qui figurent en face de chaque ligne budgtaire sont tirs partir du

calculer le montant des dpenses mensuelles pour une ligne budgtaire donne, on retranche son solde initial

Le solde budgtaire : Il est obtenu en faisant la diffrence entre le budget trimestriel et les dpenses trimestri

Le taux dpuisement : Il est obtenu en appliquant la formule suivante : 100 x (Dpenses totales/ Bud

niveau de consommation du budget. On calcule dabord les taux dpuisement par ligne budgtaire, ensubudget (77%).



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d) Dcompte final

Dcompte final projet X

Ligne budgtaire Budget projet X Dpenses projet X EcartConstruction puits 7 500 000 7 500 000 0

Construction coles 10 000 000 9 950 000 - 50 000

Matriel scolaire 500 000 500 000 0

Format Com Gestion 1 000 000 950 000 + 50 000

Salaire animateurs 1 500 000 1 500 00 0

Frais dplacement 800 000 800 000 0

Suivi 700 000 850 000 - 50 000

Total 22 000 000 22 050 000 - 50 000

Le dcompte final est labor la fin du projet. Bien souvent, il est fait seulement pour les petits projets. Ce ta

budgtaire par ligne budgtaire les dpenses ralises avec le budget du projet.

Le dcompte final dun projet est tabli partir du budget global de ce projet et du journal auxiliaire du dernie

Les dpenses par ligne budgtaire correspondent donc au total de la ligne budgtaire dans le journal auxiliaire

projet.

Lcart reprsente la diffrence entre les dpenses et le budget.


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5.2. Les rapports aux membres

5.2.1-Le compte dexploitation

Le compte dexploitation est labor avec les informations fournies par le journal auxiliaire Fonds Propres . Au dbit du compte dexploitation, figurent les charges enregistres par

lOI au cours de lexercice pour lequel le compte dexploitation est tabli. Les charges

correspondent aux dpenses enregistres dans la partie decaissements du journal auxiliaire

Fonds propres .

Au crdit sont regroups par nature les produits ; ils correspondent aux recettes enregistres

dans la partie encaissements du mme journal auxiliaire.

Le rsultat dexploitation est la diffrence entre les produits et les charges.Il doit

obligatoirement correspondre a la diffrence entre les encaissements et les dcaissements du

journal auxiliaire Fonds Propres .

Un exemple de compte dexploitation est ci-dessous present.

ONG

Compte dexploitation du 01/01/2003 au 31/12/2003

Charges Montant Produits Montant


Eau

Electricit

Tlphone

Transport

Loyer

Personnel

300 000

120 000

120 000

100 000

300 000

160 000

1 150 000

Cotisations

Vente de cartes dadhsion

Location du vhicule

Gestion de projets

60 000

20 000

800 000

2 055 000

Total charges 2 250 000 Total produits 2 935 000

Rsultat net 685 000

Total 2 935 000 Total 2 935 0000

5.2.2-Le bilan

Le bilan est labor partir des informations fournies par le journal centralisateur de lOI et le

journal auxiliaire Autres comptes du Bilan .

Il comporte lActif, la valeur des Biens en nature et en espces dtenus par lOI au 31dcembre dune anne donne et au Passif, lorigine des ressources qui ont financ ces biens.

Ainsi, dans un cas trs simplifi, on peut dire que lActif prsente les sommes dtenues en

caisse et en banque et que le Passif dsigne la rpartition de ces sommes entre les diffrents

propritaires. Les propritaires sont constitus par lOI elle-mme travers les capitaux

propres et les bailleurs de fonds, travers les diffrentes subventions qui servent financer

lexcution des projets par lOI.

Les montants porter dans les diffrents postes dActif et de Passif sont constitus par les

soldes des comptes de trsorerie et des diffrents projets au niveau du journal centralisateur

ainsi que des soldes des diffrents comptes qui figurent dans le journal auxiliaire Autres

comptes du bilan .



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Un exemple de Bilan de la mme ONG :

ONG.

Bilan au 31/12/2003

Actif Montant Passif Montant

StocksAvances

Banque

Caisse

100 00050 000

4 000 000

35 000

Capital propreBailleur A

Bailleur B

1 000 0002 000 000

500 000

Total actif 4 185 000 Total passif 3 500 000

Rsultat net 685 000

Total 4 185 000 Total 4 185 000

NB : On notera que le rsultat ressorti par le Bilan doit obligatoirement correspondre celui

degag par le compte dexploitation.

5.3. Les rapports lEtat

Les rapports adresss lEtat peuvent se limiter au compte dexploitation et au

Bilan.Cependant, lEtat peut demander des informations sur la base dautres supports en

fonction de ses besoins spcifiques dinformations.

En plus des tats financiers produits sur des supports normaliss ou non, les rapports

financiers adresss aux diffrents utilisateurs comprennent galement des rapports dactivits.

Ceux adresss aux bailleurs sont en gnral spcifiques aux projets quils financent.



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CHAPITRE III : LE SYSTEME COMPLET



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Si une OI applique le systme comptable dvelopp dans les chapitres 2 et 3, elle tient dj

une comptabilit satisfaisante car elle a atteint les objectifs principaux, savoir notamment

que :

les dpenses et recettes sont enregistres de faon exhaustive ; les diffrents financements sont suivis sparment ;

les erreurs sont dceles par le systme ou cherches systmatiquement et corriges ;

les contrles sont effectus mensuellement ;

annuellement, un bilan et un compte dexploitation de lorganisation sont labors ;

annuellement ou periodiquement, des rapports spcifiques aux diffrents financementssont produits.

LOI se limite de cette faon aux oprations lies la caisse et la banque. Elle tient de ce fait

une comptabilit de trsorerie.

Pour la majorit des OI, ce type de comptabilit est suffisant pour produire linformation

financire qui leur est exige.

Dans ce chapitre, dautres oprations, dpassant le cadre de la comptabilit de trsorerie et

peuvant tre intressantes pour certains OI, seront traitees.

Les oprations lies la trsorerie sont ici appelles oprations financires , les autres

appelles oprations diversees ; ce sont :

les Stocks

les Oprations crdit : achats ou ventes

les retenues sur salaires : Impts et charges sociales

les Amortissements



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I-LA GESTION DES STOCKS

Si une organisation achte des articles qui seront consomms, distribus ou vendus plus tard,

elle les conserve en stocks. Si la valeur de ces articles nest pas ngligeable, il faut suivre cesstocks.

Exemples de stocks sont : rames de papier, bons de carburant, stock de carburant, intrants

agricoles.

Le suivi de stocks consiste en lenregistrement en quantits de chaque entre ou sortie de

stock article par article sur des fiches.

Un contrle rgulier du stock est ncessaire, ce qui veut dire que le stock thorique (selon la

fiche) est compar avec le stock physique. Ce contrle est un contrle extra comptable.

Un contrle extra comptable est un contrle qui est effectu en dehors de la comptabilit et

qui nest pas ncessairement ralis en valeurs. Par opposition, un contrle comptable est uncontrle qui consite en lenregistrement des stocks dans la comptabilit et qui est donc

ncessairement ralis en valeurs.

En comptabilit il y a deux possibilits :

1. Seul lachat est enregistr. Lachat est considr comme dpense. Il ny a pas decontrle comptable des stocks mais plutt un contrle extra-comptable.

2. Lachat est enregistr comme augmentation de stock. Ensuite, la consommation estenregistre comme diminution de stock. Cest la consommation qui est considre

comme dpense. Il y a un contrle comptable des stocks.

La deuxime possibilit a les avantages suivants :

Le rsultat net de lexercice est mieux calcul. Considrer la consommationcomme dpense est plus correct que considrer lachat comme dpense car il est

possible quen fin dexercice, lOI nait pas consomm la totalit du stock.

Le contrle de stock est plus strict. Lomission dun enregistrement est plusfacilement signale.

Si lachat concerne des articles qui sont financs par un bailleur, il faut tenir compte des

considrations suivantes :

La deuxime possibilit ne sapplique pas car toutes les oprations la charge dunbailleur sont enregistres sur un compte du bilan (45 . . . ). Le compte

dexploitation nest pas concern et le rsultat net nest pas influenc.

Le bailleur exige le plus souvent une justification des achats et non des articlesconsomms.

Vu les considrations ci-dessus il est conseill de ne pas utiliser un compte de stock pour des

articles qui sont achets la charge dun bailleur.

Si lon achte un stock avec les fonds propres et si on opte pour un suivi comptable desstocks, il faudra introduire le compte stock dans la rubrique Autres comptes du bilan .



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II-LES ACHATS ET VENTES A CREDIT

Dans le cas gnral, les OI achtent au comptant leurs biens et services. De mme, elles

cdent au comptant certains produits notamment les intrants agricoles. Cependant, quelquesdisposant de fonds propres non ngligeables ou jouissant de la confiance de leurs partenaires,

peuvent opter pour des modalits de rglement a crdit de certaines transactions.

Dans cette perspective, pour reflter la ralit de leur patrimoine, ces OI doivent intgrer dans

leur systme comptable des comptes de tiers notamment les fournisseurs et les clients.

Ces comptes de tiers sont des comptes de Bilan. Ils doivent en consquence tre inclus dans la

rubrique Autres comptes du Bilan dans le journal centralisateur.

Doprations diverses au moment de la transaction a crdit, elles deviennent des oprations de

trsorrie au moment des recouvrements sur les clients ou des rglements des fournisseurs car

elles font mouvementer les comptes de trsorerie (caisse et banque).

Un exercice dapplication, dans le Guide Pratique, prsente la dmarche de comptabilisation

des achats et ventes crdit.



41/58

III-LES RETENUES SUR SALAIRES : IUTS ET CNSS

Le paiement des salaires donne lieu un dcaissement immdiat des salaires nets et unpaiement diffr des retenues au titre de lImpt Unique sur les Traitements et Salaires

(IUTS) payer lEtat et les cotisations sociales verser la Caisse Nationale de ScuriteSociale (CNSS). Lenregistrement du montant brut en dpense impliquera lenregistrement

des dettes concernant lIUTS et les cotisations sociales en attendant leur reversement aux tiers

qui sont lEtat et la CNSS.

Dans cette perspective, il y a lieu dintroduire dans le journal auxiliaire Autres comptes du

Bilan , des comptes IUTS et CNSS .

Dans le cas ou les salaires sont la charge dun bailleur, il y aura en fin dann e une

diffrence entre les dcaissements et les dpenses de salaires bruts engages. Pourviter tout

malentendu, il faudra convenir avec le bailleur de loption de comptabilisation adopter.

Si les salaires sont la charge de lOI, aucun problme autre que celle de la complexit de

lenregistrement comptable ne se pose pour adopter le systeme complet.



42/58

IV-LES AMORTISSEMENTS

Le SYSCOA dfinit lamortissement comptable comme lamoindrissement de la valeur

dune immobilisation qui se dprcie de facon certaine et irrversible avec le temps.Le choix comptable qui se pose est de savoir sil faut se limiter au suivi de la situation des

immobilisations de facon extra comptable (inventaire annuel) ou, sil faut, en plus, constater

en comptabilit leur tat de dgradation afin de ressortir dans les comptes leur valeur relle

(valeur rsiduelle).

La dgradation se constate annuellement et la valeur de dgradation qui sera calcule, sur la

base dun taux rglementaire est appele la dotation aux amortissements de lexercice .

Il convient de prciser que la constatation des amortissements ne fait pas lobjet dun

dcaissement cest pourquoi lamortissement est qualifi de charge non dcaissable.

Dans le cas dune option de constation des amortissements, il faut se rfrer la technique

comptable, objet dun exercice dapplication dans le Guide Pratique.

V-CAS SPECIFIQUES

Sans que la liste ne soit exhaustive, trois cas spcifiques peuvent se renconter dans la gestion

des OI ; Il sagit notamment :

Cas 1 - Le bailleur verse lOI un montant forfaitaire pour couvrir certainesdpenses

Cas 2 - LOI contribue au financement dun projet initi par :

elle-mme ;

les bnficiaires ;

ltat.

Cas 3 - Le bailleur effectue directement certaines dpenses pour le compte du projet

Ces diffrents cas sont ci-aprs dvelopps.

5.1- Versement par le bailleur dun montant forfaitaire pour couvrir certainesdpenses

Il arrive quun bailleur verse une OI partenaire dans le cadre de la mise en uvre dun projet

X, un montant forfaitaire pour couvrir certaines dpenses telles que : les salaires, les frais de

dplacement. Dans ce cas il faut :

dune part, enregistrer les frais rels, cest--dire les sorties de caisse ou de banque

dautre part, enregistrer les frais forfaitaires, tant donn que ce sont ces montantsquil faut justifier au bailleur.



43/58

La rubrique Projet X doit correspondre la justification au bailleur, donc les frais

forfaitaires doivent y tre enregistrs. Une solution possible pour cette situation est de crer

un compte de bilan qui sappelle Montants forfaitaires . Les enregistrements sont les

suivants :

Au moment des paiements des frais rels : dbiter la rubrique Compte de Bilan sous le compte Montants forfaitaires crditer Caisse ou Banque

Priodiquement, par exemple une fois par mois, enregistrer les montants forfaitaires : dbiter la rubrique Projet X sous la ligne budgtaire concerne crditer la rubrique Compte de Bilan sous le compte Montants forfaitaires

Soit la fin de lexercice, soit la fin du projet, transfrer le solde de Montantsforfaitaires au compte dexploitation, cest--dire un compte de la rubrique Fonds

propres , qui sappelle par exemple Rsultat sur montants forfaitaires . Dans cet

enregistrement les totaux de Montants forfaitaires sont annuls par lenregistrementdun montant ngatif et Rsultat sur montants forfaitaires est imput avec le solde :

dbit si le rsultat tait ngatif, donc si les frais rels taient suprieurs aux frais

forfaitaires et crdit dans le cas contraire.

5.2- Contribution un projet de lOI ou de bnficiaires ou de lEtat

Il est convient de mentionner les contributions de lOI- mme ou des bnficiaires une

activit finance par un bailleur dans les rapports concernant cette activit. Il faut quand-

mme faire attention la correspondance entre la comptabilit et le montant justifi aubailleur. Dans la comptabilit, la rubrique du projet nest utilise que pour les dpenses la

charge du bailleur.

La contribution propre de lOI est une utilisation des fonds propres et doit donc tre

enregistre sous la rubrique Fonds Propres sous le compte Contribution aux projets .

Une contribution des bnficiaires en espces est enregistre comme encaissement sous la

rubrique du projet concern. Une contribution sous dautres formes, par exemple en main

duvre, peut tre calcule en extra comptable.

De mme une contribution de ltat (salaires de fonctionnaires de ltat qui travaillent pour le

projet ; total dexonration) peut tre calcule en extra comptable. Le fait que lONG soitexonre dimpts constitue un type de recettes pour elle. Le total dexonration peut tre

calcul pour chaque projet avec financement externe et aussi pour les fonds propres.Enregistrer cette exonration dans la comptabilit est en principe possible, mais augmente le

risque de faire des erreurs.

5.3 - Certaines dpenses dun projet sont effectues directement par le bailleur lui-mme

Il convient de mentionner dans les rapports des dpenses qui sont effectues directement par

le bailleur au profit de lOI. Si cette dpense figure dans le budget convenu avec le bailleur, il

faut lenregistrer simultanement comme un dcaissement et un encaissement sous la rubrique

du financement concern. Le compte crditer est Reu du bailleur , le mme qui

enregistre les virements reus du bailleur.



44/58

LEXIQUE

ActifCt gauche du bilan dune organisation. On y enregistre la valeur des biens que possde

lorganisation ainsi que la valeur de ce que lui doivent les tiers. Ces biens se retrouvent sous

la forme de terrains, mobilier, matriel, argent liquide en caisse et/ou en banque, crances.

BilanEnsemble des biens et des dettes ou patrimoine dune organisation prsents un moment

donn. Le bilan est tabli annuellement la fin de lexercice comptable. Le bilan comporte

deux cts : gauche lActif et droite le Passif.

Budget

Prvisions de dpenses et de recettes pour une priode donne et pour des activitsdtermines. Pour une OI, on distingue les budgets convenus avec les bailleurs et le budget

Fonds Propres qui doit tre tablit annuellement.

Capital SocialLe capital social dune organisation est constitu du montant total des actions souscrites par

les diffrents membres ou actionnaires.

Capitaux PropresLes capitaux propres sont constitus :

9 Du capital social ;9 Des rserves ;9 Rsultat de lexercice.

ChargesFrais relatifs lactivit normale dune organisation. On considre comme frais les sommes

dues des tiers, soit en contrepartie de travaux, de prestations ou de services effectues pour

une organisation, soit mme sans contrepartie.

Compte

Un compte est un tableau qui centralise les informations comptables de mme nature. Ilcorrespond chaque poste dont on voudrait suivre les mouvements. Dans un systme

comptable on distingue plusieurs comptes. Il y a des comptes pour :

Chaque poste qui figure sur le bilan dune organisation ;

Chaque poste qui figure sur le compte dexploitation dune organisation ;

Chaque poste qui figure dans le budget convenu avec un bailleur, tant donn quilfaut suivre le budget poste par poste.

Le nombre de comptes dpend de la mesure de dtail quon veut sur le bilan et le compte

dexploitation et du nombre de postes qui figurent aux budgets accords avec les bailleurs.

Un compte est prsent en deux colonnes, dbit et crdit, qui enregistrent les mouvements

dentre et de sortie.



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Compte dexploitation ou compte de rsultatTableau qui prsente la situation des charges et des produits gnrs par lactivit courante

dune organisation au cours dune priode donne, gnralement lanne. Il permet de

dgager le rsultat de lactivit de lorganisation.

Comptes de trsorerieLes comptes de trsorerie sont les comptes qui enregistrent les mouvements dentre et de

sortie dargent. Ce sont le compte caisse et le compte banque.

Selon ses besoins de distinction des diffrents financements, une organisation peut disposer

dans sa comptabilit de plusieurs comptes caisse et de plusieurs comptes banque.

CrancesDettes dues par un tiers (une personne ou une autre organisation) lorganisation.

Fonds propres ou financements internesMoyens propres de lOI, quelle peut utiliser selon ses besoins ou choix. Les fonds

propres incluent entre autres: les contributions des membres (les cartes dadhsion, les cotisations)

les frais de fonctionnement calculs en pourcentage du budget dun projet(certains bailleurs donnent un pourcentage du budget prvu pour lexcution des

activits pour couvrir les frais de fonctionnement de lOI) ;

les prestations de services, telles que :o la location dune voiture dont lOI dispose ;o les formations donnes par ses membres ;o tout autre service ralis par lOI pour le compte de tiers (mise en place et

recouvrement de micro crdits, enqutes, etc.)

o

etc.

Financements externes : Autres ressources de lOI qui ne sont pas des fonds propres et qui

servent financer une partie de ses activits. Les financements externes des OI comprennent :

les subventions accordes par des bailleurs. Pour la plupart, ces subventions sontdestines lexcution de projets dont les budgets sont arrts dun commun

accord. Lutilisation des subventions accordes par les bailleurs doit se faire

conformment aux budgets convenus avec eux ;

les prts bancaires (dcouverts ; prt moyen et long terme)

Immobilisations

Biens dont la dure dutilisation est suprieure ou gale un an.

Lignes ou postes budgtairesDiffrents comptes de dpenses et de recettes prvus dans un budget.

LiquiditArgent dtenu en caisse ou dans un compte bancaire.

Organisation intermdiaire (OI)Terme utilis dans ce document pour dsigner les organisations caractre associatif (

lexception des institutions dpargne et/ou de crdit). Il inclut les organisations non

gouvernementales, les associations, les coopratives et leurs structures fatires (unions,fdrations, etc.).



46/58

PassifCt droit du bilan dune organisation. Il enregistre lorigine des ressources utilises par

lorganisation pour financer ses actifs. On distingue les capitaux propres (lorsquils

proviennent de lorganisation elle-mme) et les capitaux trangers (tels que les prts

bancaires).

PatrimoineEnsemble des biens et des dettes de lorganisation.

Plan comptableListe des comptes constitue dintituls et de numros correspondants. Les comptes sont

rpartis en neuf classes :

Classe 1 : Comptes des ressources durables

Classe 2 : Compte dactif immobilis

Classe 3 : Comptes de stocks

Classe 4 : Comptes de tiers

Classe 5 : Comptes de trsorerie

Classe 6 : Comptes de charges des activits ordinaires

Classe 7 : Comptes de produits des activits ordinaires

Classe 8 : Compte des autres charges et des autres produits

Classe 9 : comptes des engagements hors bilan et comptes de la comptabilitanalytique

Principe de la comptabilit partie doubleChaque opration est porte la fois et pour un montant gal, au dbit dun (ou plusieurs)

compte et au crdit dun (ou plusieurs) autre compte.

ProduitsSommes dues par des tiers en contrepartie des biens, travaux ou services fournis par une

organisation, ou sans contrepartie.

Profit ou bnfice /perte ou dficitDiffrence entre charges et produits gnrs par lactivit de lorganisation. On parle de profit

ou bnfice lorsque les produits sont suprieurs aux charges. Dans le cas contraire,

lorganisation a enregistr une perte ou dficit.

Relation plan comptable et budget

Dans le cadre de llaboration du budget, la distinction entre postes budgtaires seffectue parles diffrents comptes. Si lentreprise dispose dune codification analytique, le poste

budgtaire est constitu dun compte de comptabilit gnrale suivi dun code analytique.

Ex. diffrents projets, diffrents programmes, diffrents bailleurs, diffrentes rgions etc.

RubriquesDans le prsent manuel, le terme rubrique est consacr pour dsigner dans le journal

centralisateur, les diffrentes sources de financement (projets ou fonds propres) et/ou

lappartenance juridique des fonds (autres comptes de bilan).



47/58

Annexe 1Financement dune O.I.

F.P.

Projet A

2

000

B

C

20

01

Projet D

2002

2003



48/58


49/58

CLASSE INTITULES DES COMPTES OBSERVATIONS

24

244

2441

2442

2443

2444

245

2451

2458

Matriel

Matriel et Mobilier

Matriel de bureau

Matriel informatique

Matriel bureautique

Mobilier de bureauMatriel de transport

Matriel automobile

Autres (vlo, mobylette, moto)

27

275

2751

27522753

2754

immobilisations financires

Dpts et cautionnements verss

Dpts pour loyers davance

Dpts pour llectricitDpts pour leau

Dpts pour tlphone, tlex, tlcopie

Classe 3 : Les comptes de Stocks

Les stocks sont constitus de lensemble des articles destins la vente ou la consommation et dont

la valeur ncessite un suivi (option de suivi comptable prsente dans le systme complet de

comptabilit des OI ).


311

312

Marchandises a

Marchandise B

334 Fournitures de bureau

Classe 4 : Les comptes de tiers

Les comptes de la classe 4 retracent les relations de OI avec des tiers au cours de lexercice, il sagit

surtout des bailleurs de fonds et des avances mais aussi, si lOI opte pour le systeme complet, des

fournisseurs et des clients.



50/58


40

4011

4012

4013

4018

Fournisseurs et comptes rattachs

NIGELEC

SNE

SONITEL

Consultant

41

4111

Clients et comptes rattaches

Clients

42

421

422423

Personnel

Personnel, avances et acomptes

Personnel, rmunrations duesPersonnel, oppositions, saisies-arrts

43

431

Organismes sociaux

Caisse Nationale de Scurit Sociale (CNSS)

44

447

Etat et collectivits publiques

Impt unique sur les traitements et salaires (IUTS)

45

451

452

453

BAILLEURS

Bailleur A

Bailleur B

Bailleur C

46

471

472

Dbiteurs et crditeurs divers

Avances de fonds a justifier

Cotisations des membres non payees

Classe 5 : Les comptes de trsorerie

Les comptes de la classe 5 enregistrent, au cours de la priode, tous les mouvements de valeurs en

espces par caisse et banques.



51/58


52

5211

5212

Banques

Banque X

Banque Y

57

571

572

Caisse

Caisse sige

Caisse - Rgionale

Classe 6 : Les comptes de charges des activits ordinaires

La classe 6 est destine recevoir toutes les charges .

Les charges sont la consquence de lexploitation courante du OI au cours dune priode. Pour pouvoir

fonctionner, il faut payer des salaires, acheter de lessence pour les vhicules, acheter des fournitures

de bureau, effectuer des entretiens et des rparations, payer les factures deau et dlectricit, etc.



52/58


60

6051

6052

60536054

6055

6056

Achats et variations de stocksFournitures non stockables (eau)

Fournitures non stockables (lectricit)Carburant et lubrifiant

Fournitures produits dentretien (immeuble)


Achat de petit matriel et outillage

61

614

615

TransportsTRRANSPORT TERRESTRES DU PERSONNEL

Transports ariens du personnel

62

624

6241

6242

6243

6244

625

6252

6258

6266260

6261

6262-1

6262-2

6263

6264

6265

6266

6267

6268

626

627

6271

6272

628

6281

6282

6283

6284

Services extrieurs I

Entretien, rparation

Entretien et rparations des biens immobiliersEntretien et rparations des biens mobiliers

Entretien et rparations matriel roulant

Maintenance matriel informatique

Primes dassurances

Assurances matriels de transport (vhicules)

Autres primes dassurances

Etudes, recherches et documentationEtudes et recherches

Sessions de formation

Echanges locaux

Echanges extrieurs

Outils pdagogiques

Restructuration

Rencontres et rflexion

Documentation informatique

Suivi et valuation

Audit

Aide humanitaire

Publicit, publications, relations publiques

Publications

Dons et gratifications

Frais de tlcommunications

Frais de tlphone

Frais de tlex

Fais de tlcopie (fax)

Autres frais de PTT (location Bote Postale et achat de

timbres)



53/58


63

631

632

6323

6324

633

635

6351

6352

6353

638

63816382

6383

Services extrieurs II

Frais bancaires (tenue de compte)

Rmunrations dintermdiaire et conseils

Honoraires I

Honoraires II

Frais de formation du personnel

Cotisations

Cotisations au niveau des organismes nationaux

Cotisations au niveau des organismes africains

Cotisations au niveau des organismes internationaux

Autres charges externes

Frais de rceptionsFrais de missions I

Frais de missions II

66

6611

6612

6614

664

Charges du personnel

Salaires

Primes et gratifications

Indemnits de, de licenciement et recherche dembauche

Charges sociales



54/58

Classe 7 : Les comptes de produits des activits ordinaires

La classe 7 regroupe, par nature, les ressources de l OI engendres par son fonctionnement normal

dans le courant de lexercice.

Les produits sont les montants des prestations de services, de la contribution des membres .


70

706

7061

7062

7063

707

70737075

7078

PRODUITS

Services vendus

Services vendus en formation

Services vendus sur suivi-valuation

Services vendus sur autres prestations de serviceProduits accessoires

LocationMise disposition du personnel

Autres produits accessoires

75

7581

Autres produits

Cotisations des membres



55/58

Termes de rfrence pour un audit

Introduction.

Il serait pertinent pour les OI de savoir montrer quils ont amlior leur gestion financire etleur comptabilit. Le meilleur outil pour le montrer est de faire excuter un audit externe.

Actuellement il y a peu de rgles pour la comptabilit dune OI. Afin de bien valuer les

prestations des OI il faut dvelopper des termes de rfrence pour un audit externe de cette

filire.

Dans cet annexe, une proposition est labore dans ce sens.

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