Comptabilité des débiteurs

C O M P T A B I L I T É D E S D É B I T E U R S

3

Ouverture vers de nouveaux horizonsEn ces temps de mutations constantes, une pensée et une action rapides constituent

les facteurs de succès d’une entreprise novatrice. La base de décisions immédiates rési-

de dans la possibilité de disposer d’informations parfaitement à jour. Sur ce plan, la

Comptabilité des débiteurs apporte une contribution décisive. Par une intégration con-

tinue du département des ventes et de la Comptabilité, la solvabilité et la manière de

payer des clients sont vérifiées au moment même de l’offre ou de la facturation. La

Comptabilité des débiteurs devient de ce fait un instrument de contrôle important

pour le département des ventes.

L’ouverture comme première exigencePour que tout soit clair et par conséquent sous contrôle. La Comptabilité des débi-

teurs ABACUS est dotée d’une interface moderne qui permet l’échange direct des

données avec des programmes d’autres fournisseurs destinés aux secteurs d’activités

les plus divers. Les informations sont ainsi contrôlées dès leur saisie et transmises

directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité financière.

Nos développements vous permettent de progresserDepuis 20 ans, ABACUS compte au nombre des premiers fournisseurs suisses de

logiciels de gestion d’entreprise. Cette expérience, de même que notre orientation

constante vers les besoins des utilisateurs, constituent la clé du succès de nos produits

dont l’efficacité et le plaisir d’utilisation s’affirment constamment.

4

A B A C U S E S T B E A U C O U P P L U S Q U ’ U N S I M P L E L O G I C I E L

Performant

et éprouvé

Intégration

et souplesse

Les technologies

les plus modernes

Customizing

Installation

et maintenance

Développement

Formation

Hotline

Certification

des logiciels

ABACUS a fait ses preuves en exploitation

quotidienne dans les secteurs les plus divers

et dans plus de 25’000 entreprises. Leurs

possibilités d’application universelles et leurs

performances font des logiciels ABACUS des

instruments de travail adaptés aux entrepri-

ses de toutes tailles. Ils sont recommandés

et exploités par les plus grandes et les plus

réputées des sociétés fiduciaires suisses.

La structure modulaire et la possibilité d’uti-

liser les programmes ABACUS en installation

mono-poste ou en réseaux, permet à tout

moment une extension de leur application.

L’entreprise peut donc adapter les logiciels

ABACUS à ses exigences croissantes.

Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux

besoins des utilisateurs dans de nombreux

domaines garantit son utilisation optimale.

Il suffit d’un clic de souris directement dans

la Gestion des commandes ABACUS ou la

facturation pour ouvrir un Shop Web dans

Internet – e-commerce simple et efficace.

Echanger des transactions dans le format

XML avec les partenaires et réaliser du B2B.

Le développement continu garantit la péren-

nité de l’investissement dans le logiciel et

dans la formation.

ABACUS met à la disposition des utilisateurs

une hotline qui leur assure une assistance

rapide et compétente.

Un programme de formation très vaste per-

met un apprentissage rapide et une mise en

exploitation efficace des logiciels.

Les logiciels de Comptabilité ABACUS sont

contrôlés par la société KPMG quant à leur

respect des normes comptables en vigueur.

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

dent une grande expérience en gestion

d’entreprise ainsi que le savoir-faire techni-

que pour une installation et une maintenan-

ce parfaite de nos logiciels.

Les revendeurs qualifiés reçoivent le statut

de partenaires logo:

Ils suivent des cours obligatoires tous les

ans, ils emploient un nombre minimum de

conseillers ABACUS et ils atteignent un chif-

fre d’affaires minimum par an avec les logi-

ciels ABACUS.

Les partenaires software supportent en plus

toute la palette de produits et proposent

une hotline en permanence.

Partenaires

distributeursABACUS

PROFESSIONAL

SOFT

WARE

PARTNER

ABACUS

5

A B A C U S D E B I – PA R T I E I N T É G R A N T E D U C O N T R Ô L E D E G E S T I O N

Une entreprise doit pouvoir garder à tout

moment le contrôle des postes ouverts.

Grâce à une Comptabilité des débiteurs fai-

sant partie intégrante du contrôle de gestion,

la solvabilité d’un client peut en outre être

vérifiée, déjà lors de l’établissement de l’offre

ou de la saisie de la commande.

Points forts

de la Comptabilité des débiteurs

Intégration directe à la vente et à la

Comptabilité financière / analytique.

Grâce à ses interfaces modernes, des pièces

comptables et des fichiers peuvent être

échangés directement avec des systèmes ex-

térieurs (échanges bilatéraux de fichiers).

Trafic automatisé des paiements par BVR,

RD et Débit Direct

Système de rappels avec des formulaires

de rappel à définir librement, frais de rappel

et BVR de rappel.

Gestion simple des données clients grâce

à des paramètres enregistrés par défaut, des

fonctions de copie, etc.

Formes multiples d’édition des postes

ouverts, des relevés de comptes et des listes

d’échéances, selon les critères les plus divers.

Avec AbaVision – l’élément de liaison

entre ABACUS et Excel – les fichiers peuvent

être présentés online à la direction sous

diverses formes graphiques condensées off-

rant une vue d’ensemble parfaite.

Libre choix des genres de documents et de

paiements.

Propositions de comptes et de sections

pour une liaison souple avec la Comptabilité

financière et analytique.

Comptabilisation en différentes monnaies.

Traitement spécial des cours des monnaies

EURO par rapport à toutes les autres mon-

naies sur la base de l’interdiction du cours

cross de l’UE.

Calcul intégré des commissions

Calcul automatique des intérêts moratoires

De grandes quantités de données, par

exemple 500’000 débiteurs ou plus d’un mil-

lion de pièces comptables, peuvent être

traitées en toute sécurité.

Les pages suivantes présentent en détail les

possibilités multiples offertes par le logiciel

de Comptabilité des débiteurs ABACUS. Les

modules de programmes optionnels sont

décrits de manière exhaustives dans la partie

complémentaire figurant en annexe à cette

brochure:

Fiche technique / Configuration du système

Mandants

Divisions

Monnaies étrangères

Extension des genres de documents / versements

Traitement élargi des rappels

Transactions financières électroniques

Commissions

Intérêts moratoires

Interfaces / Business Objects

Générateur de rapports AbaView

ABACUS Tool-Kit

Outils ABACUS

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A B A C U S , L O G I C I E L S I N T É G R É SR É P O N D A N T À C H A Q U E E X I G E N C E

Produits externesSolutions

personnalisées

IntranetInternet

AbaShopE-Commerce

Systèmes de saisied'horaire

Gestion des commandes

Planification etgestion de la production

Comptabilité financière / Compta-

bilité analytique

Comptabilité des débiteurs

Comptabilité descréanciers

Gestion des immobilisations

Archivage

RessourcesHumaines

FacturationContrôle

des débiteurs

Gestion des prestations et

des projets

Comptabilité dessalaires

CofiLight

Gestion des adresses

Electronic Banking

SalaireLight

D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S

8


Les données de base con-

tiennent toutes les infor-

mations nécessaires à la

gestion et à la compta-

bilisation des valeurs

relatives à ses clients.

Les données de base cli-

ents se distinguent par

les propriétés particuliè-

res suivantes:

Rappels

Des caractéristiques spécifiques aux rappels

destinés à chaque client peuvent être défi-

nies:

Adresse de rappel si elle diffère de celle

du client

Personne de contact correspondant à

l’adresse de rappel

Procédé de rappel pour les clients béné-

ficiant d’un traitement spécial

Secteur émettant le rappel, au cas où

plusieurs employés peuvent émettre des

rappels

Client jamais soumis aux rappels

Simple envoi de relevés de compte

Définition d’un blocage des rappels

A l’aide de ces fonctions auxiliaires, il est

également possible d’envoyer des “notes

personnelles” de rappel à des clients parti-

culiers.

Débiteur collectif

Les débiteurs collectifs permettent une

gestion simple et efficace des clients avec

lesquels une entreprise ne traite qu’une ou

de rares affaires. La saisie des documents

inclut dans ce cas l’ensemble des informati-

ons d’adresse du client. Le même fichier de

base des débiteurs peut alors être utilisé

pour plusieurs clients. Toutes les informa-

tions relatives aux paiements ou aux rappels

demeurent toutefois disponibles.

Limite de crédit

Les limites de crédit peuvent être fixées à

différents niveaux:

Limite de crédit dans la monnaie de base

Limite de crédit pour chaque monnaie

étrangère

Vérification du montant débiteur par

rapport à la limite de crédit

Ces limites de crédit sont vérifiées dans la

Gestion des commandes lors de la saisie de

nouveaux documents. L’utilisateur peut défi-

nir si un dépassement de la limite provoque

un simple avertissement ou le blocage de la

saisie de nouveaux documents.

9


Débiteur chiffre d’affaires

Par l’affectation à un client d’un montant

débiteur maximal, les montants dus sont

additionnés au montant débiteur. Pour les

entreprises avec succursales, les postes

ouverts ou les montants dus peuvent être

affectés à la succursale (client) ou au groupe

d’entreprise (montant débiteur total).

Système d’information client (SIC)

Grâce au système d’information client (SIC),

les chiffres caractéristiques les plus impor-

tants tels que les postes ouverts, le chiffre

d’affaires, les réductions compensatoires, la

limite de crédit d’un client ou le nombre de

rappels peuvent être visualisés globalement.

Le SIC propose ainsi à l’utilisateur une ana-

lyse concise et claire du client directement à

l’écran. Ces chiffres peuvent également être

représentés sous forme graphique à l’aide

d’Excel.

Classification

Les clients peuvent être représentés dans

plusieurs classifications à différents niveaux.

Il est donc possible d’établir des listes par

pays, par région ou par groupe de produits.

Notes

Des textes d’accompagnement peuvent être

librement définis pour chaque donnée de

base clients. Pour chacun de ces textes, l’uti-

lisateur peut définir s’il s’agit d’une simple

note interne ou s’il doit figurer sur les docu-

ments émis. On peut ainsi indiquer par

exemple, à la saisie d’un document, que le

client concerné a annoncé sa mise sous con-

cordat et que par conséquent plus aucun

document ne peut être établi en sa faveur.

Fichier de base des adresses

Toutes les adresses sont enregistrées dans

un fichier central des adresses. Lors de l’in-

troduction d’un nouveau client dans le

système, son adresse est comparée aux

adresses existantes, de manière à éviter la

double saisie.

Copie des données de base clients

En copiant une base de clients existante, il

est possible d’ouvrir rapidement et sans

erreur de nouveaux clients. Grâce à cette

fonction de copie, il suffit normalement de

saisir uniquement l’adresse d’un nouveau

client.

10

P A R T I C U L A R I T É S D E S D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S

Dossiers

Les dossiers sont des classeurs qui contien-

nent différents documents de toute pro-

venance. Il est ainsi possible de classer des

documents Excel, Word, PowerPoint ou des

listes ABACUS par client.

Monnaies étrangères multiples par client

Il est possible d’établir des pièces compta-

bles en différentes monnaies pour un même

client. Comme ce dernier n'est enregistré

qu'une seule fois dans le système, on dis-

pose toujours d'une vue d'ensemble de ses

postes ouverts, tant en monnaie de base

qu'en monnaies étrangères.

Gestion des commandes

En ce qui concerne la gestion des comman-

des, il est possible de définir des informa-

tions pour la facturation avec toutes les con-

ditions de vente dans les données de base

clients. Une facturation individuelle est ainsi

garantie pour chaque client.

Office de versement

Pour l'encaissement automatique des créan-

ces par le système de recouvrement direct

RD des banques ou le service Débit Direct de

Postfinance, il est possible de définir pour

chaque client les chemins de paiement pro-

posés lors de la saisie des pièces.

D O C U M E N T S C O M P T A B L E S

12


Genres de document

Les genres de docu-

ment comptable per-

mettent de distinguer

les diverses affaires

commerciales traitées

dans la Comptabilité

des débiteurs ABACUS.

Les genres de docu-

ment suivants sont disponibles:

Facture

Note de crédit

Report

Acompte

Versement final

Pour chaque genre de document, il est de

plus possible de personnaliser la saisie des

données dans chacun des champs. Par

exemple :

Proposition de date pour le document, la

COFI et les rappels

Attribution d’une proposition de compte

Propositions de conditions de paiement,

du procédé et des secteurs de rappel, etc.

Le grand avantage de cette personnalisation

des genres de document, réside dans le gain

de temps et de fiabilité lors de la saisie

manuelle.

Imputation online

Pour chaque document comptable, de nom-

breuses positions réparties sur différents

comptes, sections et / ou commandes peu-

vent être saisies. Les valeurs correspon-

dantes de la Comptabilité financière et ana-

lytique sont mises à jour automatiquement.

Les documents peuvent être comptabilisés

dans la COFI ABACUS de manière indivi-

duelle ou comprimée.

Grâce à cette comptabilisation online, la

tâche d’harmonisation entre la Comptabilité

des débiteurs et la Comptabilité financière

se trouve réduite au minimum.

Comptabilisation automatique

A l’aide d’interfaces modernes (OLE), les

documents peuvent également être passés

directement de la Gestion des commandes à

la Comptabilité des débiteurs ABACUS et à

la Comptabilité financière. Dans ce cas, les

chiffres de la comptabilité des stocks, des

statistiques de vente, des postes ouverts

ainsi que de la Comptabilité financière et

analytique sont mis à jour online. Les inter-

faces et les traitements batch disparaissent

complètement.

Comptabilisation avec TVA

Chaque position d’une facture peut être sai-

sie avec un code de TVA différent. Des pro-

13


positions de taux de TVA dépendants de la

monnaie peuvent être affectées aux comp-

tes ainsi qu’aux bases d’articles et de clients,

de sorte que les erreurs de saisie sont pra-

tiquement exclues.

Regroupements libres

Six éléments de regroupement au maximum

peuvent être assignés à chaque document

comptable; ils pourront être utilisés pour

établir des statistiques dans les extraits.

Ainsi il est, par exemple, possible d’affecter

les documents à des secteurs de vente

déterminés ou à des groupes d’articles, pour

établir des statistiques de chiffre d’affaires

sur la base de ces critères.

Versement en espèces

En cas de paiement comptant d’un client, ce

paiement est automatiquement enregistré

et le poste ouvert immédiatement équilibré.

De cette manière, le chiffre d’affaires résul-

tant des versements en espèces est lui aussi

inclus dans les statistiques par clients.

Acomptes / décomptes finaux

Lorsque le paiement d’un acompte est conve-

nu avec un client, une demande d’acompte

est établie. Tous les acomptes seront pris en

compte lors de l’établissement du décompte

final. Dans le système, les acomptes et le

décompte final correspondant sont groupés

sous un ”numéro d’affaires” caractéristique.

Corriger / extourner des documents

Tout document peut être modifié, corrigé ou

annulé aussi longtemps qu’il n’a pas été ver-

rouillé manuellement sur le plan comptable,

qu’il n’a pas fait l’objet d’un paiement ou

qu’il n’a pas été incorporé dans un boucle-

ment annuel ou intermédiaire ou dans un

décompte définitif de TVA.

Modifier les conditions de versement

Les conditions de paiements peuvent être

modifiées à tout moment pour chaque fac-

ture. Il est ainsi possible, par exemple, de

passer pour une certaine facture de la con-

dition ”30 jours net” à des conditions stipu-

lant deux paiements partiels avec des délais

différents, avec escompte ou au net.

Après les modifications, les bulletins de ver-

sement correspondants peuvent être immé-

diatement imprimés et envoyés aux clients.

Etablissement du journal

Du point de vue des techniques de révision,

toutes les écritures donnent lieu à l’établis-

sement d’un journal. Cette procédure rend

possible la production de justificatifs ex-

haustifs, triés selon divers critères.

14

P A R T I C U L A R I T É S D E S D O C U M E N T S C O M P T A B L E S

Débiteur collectif

Pour des clients dont le contact sera unique

ou rare, il est possible de saisir la facture

dans un client dénommé ‘Débiteur collectif’.

Contrairement à ce qui se fait pour un client

normal, les données d'adresse spécifiques

au client sont introduites lors de la saisie du

document du débiteur collectif et enregist-

rées avec le document.

Notes de crédit internes

Si des versements ont déjà été saisis sur un

document qui doit être remplacé par un

nouveau document, il est possible de faire

virer les versements déjà effectués sur un

document de remplacement (par ex. par la

comptabilisation d’un voyage auquel ces

acomptes seront affectés).

Principe du document

Les documents peuvent être comptabilisés

dans la Comptabilité financière ou analyti-

que de manière individuelle ou comprimée.

Dans les rapports qui peuvent être établis

par les programmes d’extraits standard

ABACUS ou sous Excel avec AbaVision, tous

les chiffres des soldes peuvent être édités

jusqu’au niveau de la pièce comptable (prin-

cipe du document).

Extension des champs de documents

L’extension des champs des documents

comptables permet l’enregistrement de

données supplémentaires telles que la date

de rappel, le secteur de rappel, le chemin de

paiement RD ou Débit Direct, le procédé de

rappel et les conditions de paiement voire,

dans des cas exceptionnels, la modification

de ces données pour chaque document.

V E R S E M E N T S

16

Les postes ouverts peu-

vent être équilibrés auto-

matiquement au moyen

de BVR, RD ou Débit

Direct. Mais les verse-

ments peuvent égale-

ment être enregistrés

manuellement de ma-

nière rationnelle par le

biais de masques de sai-

sie très clairs.

Versements individuels

Le mode versement individuel permet de

saisir tous les genres de versement. Il est

ainsi également possible de comptabiliser,

outre les versements individuels, des cas

spéciaux tels que compensation de notes de

crédit ou reports depuis le compte de verse-

ments anticipés.

Il est possible de saisir un versement indivi-

duel dans n’importe quelle monnaie, égale-

ment dans une autre monnaie que celle de

la facture à compenser.

Versements collectifs

Le versement collectif permet de répartir le

versement d’un client entre différents docu-

ments.

A cet égard, la possibilité de saisir des ver-

sements sans avoir à les affecter immédiate-

ment à des documents particuliers est très

utile. Les compléments d’écriture relatifs à

de tels mouvements pourront être passés à

tout moment lors d’une étape ultérieure.

Versements excédentaires

Les versements excédentaires peuvent être

traités selon deux variantes différentes:

Le versement excédentaire est automa-

tiquement imputé comme un autre ver-

sement. Le document demeure

ouvert pour le montant excédentaire.

Le versement excédentaire est automa-

tiquement imputé et affecté au docu-

ment qui est ainsi réputé acquitté.

Versements par BVR

Les BVR ou BVR+ autorisent une large auto-

matisation du transfert des versements. Les

versements par BVR consécutifs à des rap-

pels groupés peuvent également être traités

sans problème.

Pour le contrôle des versements par BVR,

l’imputation définitive des paiements peut

être précédée d’une simulation.

Versements électroniques

Lorsque le client a signé une autorisation de

débit, il est possible d'imputer directement

sur son compte certains encaissements, tels

que des abonnements ou des taxes de main-

tenance, avec le système de recouvrement

direct RD des banques ou le service des

Débit Direct de Postfinance.

V E R S E M E N T S

17

V E R S E M E N T S

Genres de versement spéciaux

Les transactions suivantes peuvent très

facilement être imputées à l’aide des genres

de versement spéciaux:

Report de versements anticipés

Versements excédentaires

Compensation de notes de crédit

Compensation avec les créanciers

Frais bancaires

Commissions

Comme un schéma d’imputation est affecté

à chaque mode de versement, les comptes

corrects sont automatiquement utilisés pour

le passage des écritures au bilan ou au

compte de résultats.

Ventilation des réductions sur créances

Les réductions sur créances telles que les

escomptes, les rabais ou les pertes sur débi-

teurs sont automatiquement ventilées selon

les codes de TVA utilisés dans la facture, les

sections ou les commandes / projets. Mais

elles peuvent également être affectées à

une section définie à cet effet.

Gains et pertes de change

ABACUS permet de distinguer entre gains

de change réalisés et non réalisés.

Gains et pertes de change non réalisés:

Les postes ouverts en monnaies étrangè-

res peuvent être évalués par date critère

avec un cours indicatif. Les différences de

change sont comptabilisées sur des

comptes de résultats spéciaux pour gains

et pertes de change non réalisés.

Gains et pertes de change réalisés:

Dès qu’un poste ouvert en monnaie

étrangère est liquidé, les gains ou pertes

de change non réalisés sont automa-

tiquement sortis des comptes spéciaux et

les gains ou pertes de change effective-

ment réalisés sont imputés.

Défalcation automatique

des postes ouverts

Tous les postes ouverts, comme par exem-

ple, d'un montant inférieur à 50.-- francs,

peuvent être rassemblés dans une liste et

liquidés automatiquement.

Corriger / extourner des versements

Toutes les données relatives à un versement

peuvent être corrigées ou annulées, aussi

longtemps que les écritures correspon-

dantes n’ont pas été verrouillées manuelle-

ment et qu’un bouclement intermédiaire ou

annuel, voire le décompte TVA définitif,

n’ont pas été établis.

Etablissement du journal

Du point de vue des techniques de révision,

tous les versements donnent lieu à l’établis-

sement d’un journal. Cette procédure rend

possible la production de justificatifs ex-

haustifs, triés selon divers critères.

18

P A R T I C U L A R I T É S D E S V E R S E M E N T S

Versements anticipés

Les versements anticipés sont imputés au

moyen d’un genre de versement particulier

et possèdent, comme toutes les autres

opérations, leurs propres numéros de docu-

ment. Les versements anticipés sont enre-

gistrés avec un code TVA de manière à ap-

paraître dans le décompte TVA.

Compléter les versements collectifs

La saisie d’un versement peut être enre-

gistrée comme versement collectif. Seuls le

client et le montant du versement seront

indiqués. Puis le versement collectif sera

réparti sur les documents ouverts.

RD et Débit Direct

Au cas où un client conteste un versement

déjà effectué par RD ou DD, il est possible à

tout moment, bien que le versement soit

déjà imputé, d’annuler l’opération et de

rétablir le poste ouvert correspondant.

Filtre de recherche

Différents critères de recherche permettent

de retrouver facilement les documents lors

de l’enregistrement des versements. Il est

ainsi possible, par exemple, de rechercher les

documents relatifs à des débiteurs collectifs,

d’après l'abréviation de leur nom ou le nu-

méro postal de leur adresse de facturation.

R A P P E L S

20

Le rappel constant des

échéances compte au

nombre des tâches de

contrôle primordiales

qui permettent d’assu-

rer l’approvisionnement

de l’entreprise en liqui-

dités. Comme ce travail

de rappel constitue éga-

lement une partie très personnalisée des

relations commerciales avec la clientèle, il

doit pouvoir être adapté très spécifique-

ment aux secteurs d’activités et à la person-

nalité des clients.

Les tâches de rappel se distinguent par les

particularités suivantes:

Autant de procédés de rappel que néces-

saire pour le contrôle de leur déroule-

ment

Autant d’étapes que nécessaire pour

chaque procédé de rappel

Rappels séparés par secteurs de rappel

Textes des rappels dans la langue de cor-

respondance du client pour chaque

étape de rappel

Montant minimal donnant lieu à un rappel

Frais de rappel

Relevés de compte, rappels isolés ou

groupés avec BVR

Définition libre par client des intervalles

entre les rappels

Blocage des rappels pour certains clients

ou certains documents

Autant de cycles de rappel que nécessaire

Libre mutation des propositions de rappel

Statistique des rappels

Texte des rappels

Les textes des rappels peuvent être définis

librement pour chaque étape de rappel et

dans chaque langue. Chaque client reçoit

automatiquement ces rappels dans la lan-

gue définie dans ses données de base.

Blocage des rappels

Il est possible de bloquer les rappels, durant

une certaine période, pour certains docu-

ments ou certains clients. Les documents ou

les clients pour lesquels aucun rappel ne

sera émis peuvent être surveillés au moyen

d’une liste particulière.

Frais de rappel

Les frais de rappel peuvent être définis pour

chaque étape de rappel et dans chaque

monnaie. Si le rappel est émis au moyen

d’un BVR, un nouveau numéro de référence

BVR est automatiquement défini et enre-

gistré. Les frais de rappel et la TVA corres-

pondante, ne sont comptabilisés dans la

Comptabilité financière qu’au moment de

leur versement.

Responsables

Pour chaque facture, il est possible de défi-

nir un destinataire responsable, par exemple

un chef de projet. Avant l’envoi des rappels,

R A P P E L S

21

R A P P E L S

il est possible d’émettre une liste séparée

des rappels par responsable, en vue d’un

contrôle.

Relevé de compte

A la place d’un rappel, il est possible d’en-

voyer un extrait de compte au client. Un

extrait de compte contient les documents

échus ainsi que les documents non échus.

Traitements des rappels

De nombreuses propositions de rappels peu-

vent être établies et traitées chaque jour

pour l’ensemble de l’entreprise ou pour cer-

tains de ses secteurs de rappel. Chaque pro-

position de rappel peut être traitée manu-

ellement, pour en retirer certains documents

ou encore pour visualiser les documents qui

ne doivent pas faire l’objet d’un rappel.

Modifier les niveaux de rappel

Un programme spécial permet de modifier

manuellement la définition des niveaux de

rappel pour chaque document. Si une factu-

re a par erreur donné lieu à un rappel, il est

possible ainsi de rétablir l’ordre correct de

ces niveaux.

Intervalle entre les rappels

L’intervalle entre les rappels fixe le nombre

de jours qui doit s’écouler entre deux rap-

pels successifs adressés au client. On s’as-

sure ainsi qu’un client ne reçoit qu’un rap-

pel au cours d’une période déterminée.

Jours de carence

Les jours de carence permettent de prendre

en compte le temps de traitement des

encaissements. Il est possible de définir les

jours de carence par niveau de rappel.

Adresse de rappel

Lorsque les rappels ne doivent pas être

expédiés au client, il est possible de définir

pour chaque document une adresse de

destination différente.

Secteurs de rappel

Les secteurs de rappels sont utiles lorsque,

chez un mandant, plusieurs unités organisa-

tionnelles sont chargées du traitement des

rappels. Le secteur de rappel peut corre-

spondre, par exemple, à une division (filiale,

succursale) ou à une organisation de vente.

Le rappel se fait alors selon différents sec-

teurs.

Statistique des rappels

Toutes les informations de rappel concer-

nant un document ou un client peuvent être

exploitées. La direction, le personnel res-

ponsable et aussi l’organe de contrôle ob-

tiennent ainsi une vue d’ensemble rapide

sur les activités de rappel de l’entreprise.

22

P A R T I C U L A R I T É S D E S R A P P E L S

Traiter la proposition de rappel

Les propositions de rappel peuvent être

traitées individuellement, par exemple, en

effaçant certains documents pour ce traite-

ment de rappel ou, au contraire, en y faisant

figurer des documents pour lesquels il

n’était pas prévu de rappel au cours de ce

traitement.

Classer les rappels dans des dossiers

Les rappels peuvent être automatiquement

archivés dans le débiteur concerné lors de

l’impression.

Rappels individuels / collectifs

Pour chaque niveau de rappel, on détermine

si l’on établira des rappels individuels ou

collectifs. Les frais de rappels et les BVR

peuvent également être traités dans le cadre

de regroupements de rappels.

Envoyer des rappels par e-mail

Il est possible d’envoyer des rappels directe-

ment par e-mail. Les frais d’envois disparais-

sent.

E X T R A I T S

24

La vue d’ensemble des

postes ouverts venant à

échéance est assurée,

même lorsqu'ils sont

très nombreux, grâce à

des listes définissables

librement.

Ordre de la liste des PO

La liste de PO peut être triée selon les cri-

tères suivants :

Clients

Classification

Sections de frais

Responsables

Secteurs de rappel

Genres de document

Divisions

Affaires

Présentation de la liste des PO

L'utilisateur peut librement personnaliser la

liste des PO grâce à différents éléments de

mise en page. Il peut ainsi n’imprimer que

les données qui sont importantes pour le

contrôle des postes ouverts.

Liste des soldes des PO

Cette liste présente les postes ouverts par

client ou par entreprise. Elle offre l'avantage

de fournir instantanément, quelque soit le

nombre de pièces comptables enregistrées,

une liste détaillée ou consolidée des postes

ouverts selon tous les critères de regrou-

pement: projets, sections, responsables,

monnaies étrangères, etc.

Liste détaillée des PO

La liste détaillée des PO fournit toutes les

informations relatives à un poste ouvert,

comme les versements déjà effectués, les

passages en compte, etc.

Liste des échéances

La liste des échéances apporte une vue

d’ensemble idéale sur les factures émises.

Elle a la même fonction que la liste des PO.

Un rapport hebdomadaire sur le passé et l’a-

venir est en plus possible. La liste des

échéances fournit la base d’une planificati-

on complète des liquidités.

Récapitulations

Bien entendu, des récapitulations de tous

les éléments de regroupement sont affi-

chées dans toutes les listes standard, ce qui

permet une visualisation rapide des chiffres

les plus importants tout en réduisant au

minimum la consommation de papier.

Relevés de comptes internes

Les relevés de comptes sont établis selon un

classement par dates COFI, dates ou

numéros des factures, en combinaison avec

de multiples possibilités de présentation.

E X T R A I T S

25

E X T R A I T S

Relevés de comptes externes

Les relevés de comptes externes, sous forme

de lettres de confirmation de soldes, peu-

vent être envoyés directement aux clients.

Décompte de TVA

Le décompte TVA peut être établi pour la

Comptabilité des débiteurs seule ou de

manière centralisée pour tous les program-

mes liés à la Comptabilité financière. Pour le

contrôle de la TVA, une liste permet la véri-

fication des codes et des comptes de TVA

utilisés ainsi que des valeurs de TVA cal-

culées et comptabilisées.

Extraits à l’aide d’Excel

Grâce à AbaVision, les données de la

Comptabilité des débiteurs peuvent être

exploitées directement dans Excel. Il est

ainsi possible d’extraire des soldes, consoli-

dés ou individuellement, tels que chiffre

d’affaires, postes ouverts, etc. Ces chiffres

peuvent également être représentés sous

forme graphique au moyen des fonctions

habituelles d’Excel.

Il est naturellement possible d'importer le

résultat dans Microsoft Word afin d'appor-

ter, par exemple, des commentaires ou des

corrections.

Listes des clients

Les listes de clients prédéfinies contiennent

toutes les informations essentielles relatives

aux clients, tels que le chiffre d’affaires, les

limites de crédit, le numéro de téléphone,

etc.

Listes personnalisées

Cette fonction permet à l'utilisateur de per-

sonnaliser lui-même ses listes. Il peut non

seulement définir le contenu et le format

des colonnes, mais également l'ordre de tri

des lignes.

Modèles

Les modèles de listes offrent une aide effi-

cace pour assurer une présentation uniforme

des rapports. Dans chaque programme

d’impression, les listes peuvent être mémo-

risées avec leurs éléments de présentation

pour servir de modèles.

Tous les modèles d’un mandant peuvent

être copiés dans d’autres mandants de la

Comptabilités des débiteurs.

Formats d’édition

Les extraits peuvent être enregistrés dans

différents formats:

- PDF (Portable Document Format)

- HTML (Hypertext Markup Language)

- RT F (Rich Text Format)

- ASCII (American Standard Code for Infor-

mation Interchange)

- ADF (ABACUS Document Format)

26

P A R T I C U L A R I T É S D E S E X T R A I T S

Listes rétroactives des PO et échéances

Toutes les listes des PO et des échéances

peuvent être établies de manière rétro-

active, mais également future, sur la base

d’une date déterminée. Elles peuvent pré-

senter au choix toutes les pièces comp-

tables, les PO par client seulement ou le

total général.

Quatre intervalles d’échéance

définissables librement

Pour la liste des échéances, quatre inter-

valles sont à disposition. Le système effectue

une recherche dans toutes les factures et

leur affecte des échéances sur la base des

conditions de versement effectives ou sur la

base des habitudes de versement antérieu-

res du client.

Système d’information clients

La présentation claire des chiffres d’affaires

mensuels et annuels est un instrument de

gestion important. Dans le SIC, il est ainsi

possible, par exemple, de présenter graphi-

quement une comparaison des chiffres d’af-

faires avec le client de votre choix.

AbaVision – une image vaut mieux

qu’un long discours

AbaVision offre des possibilités illimitées de

représenter dans Excel, sous forme con-

densée ou graphique, les données des dif-

férents programmes ABACUS. L'association

d'Excel et d'AbaVision forme une solution

de Management Information System (MIS)

complète et intégrée.

D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E

28

Comptabilisation COFI

Les documents comp-

tables et les versements

sont imputés directe-

ment dans la Comptabi-

lité financière ABACUS

avec les possibilités de

regroupement suivan-

tes:

Regroupement mensuel

Regroupement quotidien

Aucun regroupement

Dans les entreprises traitant une multitude

de documents, les factures ou les verse-

ments sont virés dans les comptes du bilan

ou du compte de résultat sous forme com-

primée, afin d'éviter la génération d'une

masse d'écritures nuisible pour la trans-

parence des journaux et des extraits de

compte. Dans ce but, l'utilisateur dispose

des fonctions suivantes:

Afficher les détails dans les relevés de

comptes

Bien que les pièces ou les versements soient

imputés sous forme comprimée dans la

COFI, les mouvements de la Comptabilité

des débiteurs peuvent être visualisés de

manière détaillée dans les relevés de comp-

tes ou les décomptes par sections / centres

de frais.

Regroupement au niveau des comptes

Pour certains comptes comme les pertes sur

débiteurs, les versements anticipés ou les

frais de rappels, les mouvements provenant

de la Comptabilité des débiteurs peuvent

être imputés individuellement. On peut par

conséquent voir immédiatement quel client

a déclenché une écriture sur le compte cor-

respondant de la Comptabilité financière.

Imputation indirecte

Les données comptables peuvent être trans-

mises par fichier ASCII, de la Comptabilité

des débiteurs à une Comptabilité financière

ABACUS ou à un programme tiers.

Conditions de versement

Deux types différents de conditions de ver-

sement sont mis à disposition pour la sur-

veillance automatique des délais de verse-

ment net ou avec escompte.

Conditions de versement standard

La condition de versement standard conti-

ent le délai de versement net ainsi que trois

tables d’escomptes avec différents pourcen-

tages et délais de versement en jours.

Versements partiels

La condition de versement partiel contient

jusqu’à 99 niveaux. Pour chaque condition

de versement partiel, il est possible d’in-

diquer le délai de versement net, la part en

pourcent du versement partiel ainsi qu’un

escompte avec un délais de versement en

jour et en pourcentage.


29


Plages numériques

Les numéros de clients ou de pièces comp-

tables peuvent être attribués manuellement

ou automatiquement. De plus, des plages

numériques spéciales peuvent être réservées

pour l’interface ou le traitement interactif. Il

est ainsi possible de voir immédiatement si

une pièce comptable a été saisie manuelle-

ment ou si elle a été lue par l’interface.

Propositions de compte

La table d’imputation associée aux proposi-

tions de comptes est destinée à l’imputation

automatique des factures et des réductions

de versements, par exemple sur le compte

collectif des débiteurs ou sur le compte des

escomptes et rabais. A l’intérieur de la

même proposition de comptes, plusieurs

comptes différents peuvent être définis par

monnaie ou division.

TVA

Les paramètres relatifs à la TVA, tels que la

méthode de décompte convenue ou perçue,

la périodicité de ces décomptes et la table

des codes TVA sont gérés de manière cen-

tralisée. Le décompte TVA et sa vérification

peuvent également être établis à un niveau

centralisé pour la Comptabilités financière,

débiteurs et créanciers, ou de manière

décentralisée dans la seule Comptabilité des

débiteurs, selon les prescriptions du droit

suisse. Sa présentation correspond à la for-

mule de décompte de l’Administration

fédérale des contributions (AFC).

Taux TVA

Pour chaque code TVA, il est possible de

définir le taux de TVA en fonction de la

date. Ainsi, il est possible de continuer à uti-

liser les codes de TVA existants même lors-

qu’il y a des changements du taux de TVA.

En raison de la date d'imputation, le taux de

TVA correct est proposé automatiquement.

Pour les prestations facturées et reportées

dans le temps, il est possible de modifier le

taux TVA proposé.

Périodes comptables

Les programmes de bouclement annuel per-

mettent de libérer le nombre désiré d’exer-

cices à imputer. Il est donc possible de

procéder à des bouclements mensuels ou

annuels pour les périodes définies, de

manière à ce qu’aucune opération ne soit

plus possible pour ces périodes.

Autorisation d’accès

Pour chaque utilisateur, il est possible de

définir les rubriques des menus et les man-

dants de la Comptabilité des débiteurs aux-

quels l’accès est autorisé.

30

P A R T I C U L A R I T É S D E S D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E

Programmes de mise à jour

Depuis les premières versions, ABACUS offre

une mise à jour automatique des données

de base et des données de mouvement,

ainsi que des rapports individuels sur les ver-

sions les plus récentes. Cette procédure

garantit une protection maximale des inve-

stissements consentis pour la formation du

personnel et l’adaptation des logiciels.

Sauvegarde des données

Grâce au programme de sauvegarde inté-

gré, des copies de sécurité de l’ensemble

des données peuvent être aisément réa-

lisées, puis réintroduites dans le système. Un

mécanisme de compression condense les

fichiers à un huitième de leur taille effective.

Système de protection par mots de passe

La gestion des utilisateurs permet une adap-

tation aux structures hiérarchiques de l’entre-

prise. Grâce à ce modèle multi-niveaux, des

structures complexes peuvent ainsi être

reproduites, de manière à autoriser ou à in-

terdire efficacement l’accès à des données

précises.

Contrôle de la TVA

A l’aide de la liste de contrôle de la TVA, il

est possible de vérifier rapidement et pré-

cisément que les codes de TVA corrects ont

été utilisés sur les différents postes du bilan

ou du compte de résultats.

F ICH

ETEC

HN

IQU

E

F I C H E T E C H N I Q U E / C O N F I G U R A T I O N S Y S T È M E

Mandants

Nombre maximum 9’999 mandants

Numéro de mandant 4 caractères numériques

Désignation du mandant 30 caractères alphanumériques

Données de base clients

Numéro de client 11 caractères numériques

Numéro de l’adresse 10 caractères numériques

Abréviation 16 caractères alphanumériques

ID du client / match code 16 caractères alphanumériques

Nom du client 30 caractères alphanumériques

Comptes / sections

Comptes 11 caractères numériques

Charges par nature 11 caractères numériques

Sections / centre de frais 11 caractères numériques

Documents comptables

Numéro du document 10 caractères numériques

Nombre de caractères 9’999 par document

Affaire commerciale 8 caractères numériques

Division 6 caractères numériques

Remarques 30 caractères alphanumériques

Référence de la pièce 27 caractères alphanumériques

Texte de la position 30 caractères alphanumériques

Solde en monnaie de base 999’999’999’999.99 (12/2 caractères)

Solde en monnaie étrangère 999’999’999’999.99 (12/2 caractères)

Cours de la monnaie étrangère 9999.99999999 (4/8 caractères)

Données de base générales

Numéro de l’entreprise 4 caractères numériques

Conditions de versements 6 caractères numériques

Secteur de rappel 6 caractères numériques

Regroupement de sections 8 caractères numériques

Regroupement de pièces 10 caractères numériques

Regroupement de pièces 10 caractères alphanumériques

Genres de document 4 caractères alphanumériques

Genres de versement 4 caractères alphanumériques

Genres de rappel 4 caractères alphanumériques

Procédé de rappel 4 caractères alphanumériques

Classification 9’999

Propositions de comptes 12 caractères

Exercices comptables

Imputation du nombre désiré d’exercices

Enregistrement du journal pour le nombre désiré d’exercices

Enregistrement des soldes pour le nombre désiré d’exercices

Conditions système (minimum requis)

Installation utilisateur individuel (PC) Pentium III

256 MB mémoire vive

Système d’exploitation supporté Microsoft Windows 2000 Pro (SP 4),

Windows XP Pro (SP1) / XP Home (SP1)

Installation réseau (serveur) Pentium IV

512 MB mémoire vive

Carte réseau 100 MB (switch)

Système d’exploitation supporté Microsoft Windows 2000 Server (SP 4),

Windows Server 2003,

Windows Server 2003 Small Business Server

Microsoft Windows Terminal Server 2000 / 2003

Citrix MetaFrame XP 1.0 (FR 3)

SuSE Linux v7.x, avec Samba v2.2.8a

Novell Netware 5.1

(services ABACUS exclus, comme par ex. AbaPilot,

AbaSearch, etc.)

Exigences générales Adobe Acrobat Reader 6.0 SP2

Résolution de l’écran 1024 x 768

Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1

Lecteur CD-ROM

ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les conditions système et la taille des données pour

les nouvelles versions de ses programmes.

MA

ND

AN

TS

O P T I O N D E B I : M A N D A N T S

La version de base de la

Comptabilité des débi-

teurs supporte deux

mandants (entreprises).

L’option “Mandants”

permet de gérer jusqu’à

9'999 mandants.

Chaque utilisateur peut

facilement définir lui-

même de nouveaux mandants. A l’aide des fonc-

tions standardisées de copie, les données de base

et de mouvement existantes peuvent être reprises

pour les nouveaux mandants.

Reprise des données de base

Lors de l’ouverture d’une nouvelle Comptabilité

des débiteurs, les données de base suivantes d’un

mandant existant peuvent être reprises:

Conditions de versements

Propositions de comptes

Genres de documents et de versements

Genres et procédés de rappels


Données des mouvements

Cette fonction de copie est destinée aux entrepri-

ses comptant plusieurs filiales décentralisées qui

gèrent elles-mêmes une Comptabilité des débi-

teurs. Lors de l’ouverture de la Comptabilité des

débiteurs de chaque filiale, on peut choisir un

mandant modèle dont on reprend sélectivement

l’ensemble des données de base. On évite ainsi de

devoir paramétrer individuellement chaque filiale.

Passage d’un mandant à l’autre

Tous les mandants sont présentés dans une liste

triée par numéros ou par noms. L’utilisateur peut

rechercher rapidement un mandant selon ces

deux critères, ce qui est très appréciable lorsque

de nombreux mandants sont activés.

Le passage d’un mandant à un autre s’effectue

simplement et rapidement après un contrôle du

droit d’accès.

Sécurité des transactions

La version Client / Serveur du logiciel augmente la

sécurité des transactions grâce à l’intégration des

procédures “Roll-Back”. Ceci est particulièrement

utile en présence de grands volumes de données,

car en cas de coupures de courant, les reconstitu-

tions peuvent prendre beaucoup de temps.

Le fichier d’un mandant existant peut à tout

moment être converti du format ABACUS au for-

mat client / serveur.

DIV

I S ION

S

O P T I O N D E B I : D I V I S I O N S

L’option ”Divisions” per-

met de reproduire dans

le logiciel ABACUS des

structures organisation-

nelles complexes respec-

tant les prescriptions

légales. Par exemple, le

bilan, le compte de

résultats ainsi que le dé-

compte TVA sont établis

au niveau de la division.

La division peut être définie comme une entité de

bilan autonome. ABACUS permet dans ce cas de

distinguer entre les divisions internes et externes:

Divisions internes

Les divisions internes représentent des entités

indépendantes au niveau du bilan (filiales, entre-

prises secondaires), pour lesquelles un bilan et un

compte de résultats séparés doivent être établis.

Divisions externes

Les divisions externes sont des entreprises pour

lesquelles la comptabilité n’est pas tenue à l’in-

térieur du mandant. Elles appartiennent cepen-

dant à la structure organisationnelle (groupe),

pour laquelle les flux intercompany doivent être

définis.

Chaque division interne peut gérer des échanges

avec un nombre quelconque de divisions externes

ou avec d’autres divisions internes. Ces échanges

internes au groupe sont représentés sous forme

d’une liste détaillée, qui sert de base à la consoli-

dation au niveau supérieur direct du groupe.

Succursales ou entreprises secondaires

Les sociétés possédant des succursales ou des ent-

reprises secondaires peuvent définir une division

pour chacune de ces entités et établir ainsi un

bilan et un compte de résultat par division. Bien

entendu, un bilan ou un compte de résultats peut

également être établis au niveau du mandant, ce

qui correspond pratiquement à une consolidation

automatique.

Comptabilité analytique

L’analytique peut être effectuée de manière

centralisée sur plusieurs entités légalement indé-

pendantes, c’est-à-dire des divisions, ce qui rend

possible une surveillance globale des sections et

des commandes.

Clients et fournisseurs

Les adresses des clients et des fournisseurs sont

gérées de manière centralisée. Les listes de PO et

d’échéances, de même que les listes de chiffre

d’affaires peuvent être établies séparément pour

chaque division ou pour chaque mandant, ce qui

donne une meilleure vision des relations avec les

clients et les fournisseurs.

Transaction financière

L’ensemble du transfert des versements pour les

versements par BVR dans la Comptabilité des débi-

teurs, de la planification des versements dans la

Comptabilité des créanciers et des versements des

salaires, peut être traité de manière centralisée.

Cette méthode permet une planification claire des

liquidités et contribue à réduire les frais du trans-

fert des versements

Données de base centralisées

Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiér-

archie. Les données de base existantes à ce niveau

sont valables pour toutes les divisions. La mainte-

nance centralisée de ces données garantit une uni-

formité des informations.

Exemples de données de base gérées de manière

centralisée:

Exercices comptables

Monnaie de base pour la comptabilité

Table des devises étrangères

Table des cours

Codes de TVA

Méthode TVA (convenue / reçue)

Plan comptable et plan des sections

Données de base des employés, clients, four-

nisseurs

Banques des employés, clients, fournisseurs

Données nationales pour la Comptabilité des

salaires

Données de base des composants salaires

Table des salaires (allocations familiales,

impôts à la source)

Bases des immobilisations

Bases des adresses


Rappels

Planification des versements

Protection par mots de passe

etc.

Imputation avec divisions

Dans un jeu d’écritures, la même division doit

toujours être utilisée au débit et au crédit pour

assurer la concordance des extraits au niveau du

bilan et du compte de résultats.

Les plans comptables et de sections sont gérés de

manière centralisée. Un compte ou une section

peut toutefois être attribué de façon fixe à une

division afin que les écritures comptabilisées lui

soient directement affectées.

Comptabilité des débiteurs

Une division est affectée à chaque facture émise.

Cette division sera toujours reprise lors de l'en-

caissement de la facture.

Comptabilité des créanciers

Une division doit être indiquée dans l'en-tête de

la facture en plus des différentes divisions qui

peuvent être utilisées pour comptabiliser les frais.

Lors du paiement de la facture, la division men-

tionnée dans son en-tête sera toujours utilisée

pour sa comptabilisation.

Affiliation

Cette situation est également prise en compte

dans la structure en divisions. Lorsque plusieurs

Comptabilités indépendantes sont tenues pour

des divisions au sein d’un mandant, il est possible

de définir s’il y a affiliation pour chacune de ces

divisions. Ceci exerce une incidence d’une part

sur le décompte TVA et d’autre part sur le code

TVA proposé lors de la saisie des écritures.

Extraits

Les extraits suivants peuvent être établis séparé-

ment par division ou globalement par mandant:

Listes des postes ouverts

Listes des échéances

Journaux

Extraits de comptes

Listes des chiffres d’affaires

L’option „Monnaies ét-

rangères“ permet la sai-

sie de clients et de

documents dans dif-

férentes monnaies.

Tables des devises étrangères

Dans la table des monnaies étrangères centralisée

pour toutes les applications ABACUS sont définies

plus de 150 monnaies étrangères selon leur code

ISO.

Table des cours

La table des cours contient les cours d’imputation

et de valorisation liés à la date du jour pour tou-

tes les monnaies actives. Si le système gère plu-

sieurs mandants, la table des cours peut être

définie pour chacun d’eux ou de manière centra-

lisée pour tous les mandants.

En plus des cours globaux d’imputation et de

valorisation, il est également possible de définir

des cours de valorisation spécifiques aux secteurs

des actifs, des passifs, du compte de résultats, des

débiteurs et des créanciers.


Un client peut être tenu en plusieurs devises.

Dans ce cas, il est possible d’éviter les saisies mul-

tiples pour les clients travaillant dans plusieurs

monnaies. Les chiffres d’affaires sont définis dans

chacune de ces monnaies ainsi que de manière

globale dans la monnaie de base. Pour chaque

monnaie, l’utilisateur peut définir un risque de

change (limite de crédit).

Imputation en monnaies étrangères

Lors de l’imputation en monnaies étrangères, les

montants sont affichés dans ces monnaies ainsi

que dans la monnaie de base. Le montant en mon-

naie de base est automatiquement déterminé sur

la base du montant en monnaie étrangère. Les

versements peuvent être enregistrés dans n’impor-

te quelle monnaie étrangère. Il est ainsi possible

pour une facture libellée en livres anglaises de

comptabiliser le versement en dollars ou en Euro.

Gains et pertes de change

ABACUS permet de distinguer entre gains de

change réalisés et non réalisés.

Gains et pertes de change non réalisés

Les postes ouverts en monnaies étrangères peu-

vent être évalués par date critère avec un cours

indicatif. Les différences de change sont compta-

bilisées sur des comptes de résultats spéciaux

pour gains et pertes de change non réalisés.

Gains et pertes de change réalisés

Dès qu’un poste ouvert en monnaie étrangère est

liquidé, les gains ou pertes de change non réalisés

sont automatiquement sortis des comptes spé-

ciaux et les gains ou pertes de change effective-

ment réalisés sont imputés.

Extraits

Les journaux, relevés de comptes, listes des postes

ouverts ou des échéances peuvent être imprimés

en monnaie de base ou en monnaies étrangères.

MO

NN

AIES

ÉTRAN

GÈRES

O P T I O N D E B I : M O N N A I E S É T R A N G È R E S

O P T I O N D E B I : I N T E R F A C E S

Les interfaces permet-

tent la lecture de fi-

chiers de base clients,

de documents et de ver-

sements.

Pour l’exportation des

données vers des systè-

mes tiers, le générateur

de rapports AbaView

constitue un outil idéal

avec ses fichiers d’exportation définissables libre-

ment.

Mode de fonctionnement de l’interface ASCII

Les données ASCII en provenance du programme

tiers sont écrites dans un fichier qui répond aux

exigences de l’interface ASCII ABACUS. Ensuite,

ce fichier ASCII est introduit dans la Comptabilité

des débiteurs.

Tous les contrôles de plausibilité sont exécutés

automatiquement par le système au moment du

transfert. Toutes les opérations qui ne peuvent

pas être effectuées correctement sont écrites dans

un protocole, avec indication de l’erreur détectée.

Interface ASCII I (documents)

L’interface ASCII I permet la lecture de toutes les

pièces comptables (factures, notes de crédit, re-

ports, versements, acomptes et décomptes finaux).

Interface ASCII II (base clients)

L’interface ASCII II permet la reprise de nouveaux

clients, les mutations ou la suppression des

données relatives à un client, en provenance d’un

système tiers.

Interface ASCII III (versements)

L’interface ASCII III permet la reprise des informa-

tions de versements provenant d’un système tiers.

Mode de fonctionnement de l’interface OLE

L’interface OLE relie directement les programmes

tiers aux programmes ABACUS. Les traitements

des interfaces ne sont donc plus nécessaires. Les

factures, versements et données de base clients

sont transmis online aux deux programmes. Grâce

au traitement direct des données introduites dans

le programme tiers, celles-ci peuvent être con-

trôlées dès leur saisie. On évite ainsi des erreurs

de saisie telles que l’utilisation d’un compte ou

d’une section.

La Comptabilité des débiteurs ABACUS constitue

ainsi, pour les programmes tiers également, un

instrument clé pour le controlling des ventes.

Afin que l’interface OLE puisse être employée, il

faut que les programmes tiers soient de véritables

applications Windows 32 bits.

INTERFA

CES

Business Object – Données de base clients

Permet l'échange automatique des données de

base clients. Les mutations ou les nouvelles ent-

rées peuvent être saisies soit dans un programme

tiers, soit dans la Comptabilité des débiteurs ABA-

CUS.

Business Object – Documents

Dès que des documents sont établis, ils sont auto-

matiquement transférés dans la Comptabilité des

débiteurs et financière ABACUS. Les données sont

échangées online, sans interfaces, afin que le trai-

tement en Comptabilité financière et analytique

soit toujours basé sur des chiffres actualisés.

Business Object – Versements

Permet de transmettre directement les avis de pai-

ements à une application tierce, afin que les

informations sur les postes ouverts ou les paie-

ments encaissés soient immédiatement mises à la

disposition de la vente.

Descriptions des interfaces

Pour les clients ou les entreprises partenaires

d’ABACUS, la description de la dernière version

des interfaces est disponible sur Internet à l’a-

dresse http://www.abacus.ch

O P T I O N D E B I : E N C A I S S E M E N T S É L E C T R O N I Q U E S

Cette option permet

d'effectuer le recouvre-

ment automatique des

créances au moyen des

systèmes suivants :

RD (recouvrement di-

rect des banques)

Débit Direct de Post-

finance (DD)

Paiement de postes

ouverts négatifs

RD et Débit Direct

Lorsqu'une facture peut être encaissée par recou-

vrement direct RD ou Débit Direct, elle est saisie

avec un chemin de paiement qui indique sur quel

compte bancaire ou postal il faut effectuer le

prélèvement. Pour déclencher ces prélèvements

automatiques, on génère un ordre de recouvre-

ment avec lequel les versements sont auto-

matiquement imputés et transmis sous forme

électronique à la banque.

Si une banque extourne un prélèvement qui ne

peut pas être effectué, le versement correspon-

dant peut être extourné à tout moment dans la

Comptabilité des débiteurs.

Les avis de paiement de la Poste seront à nouveau

importés avec les charges effectives pour qu’au-

cune extourne d’ordres de versement non réalisés

ne soit nécessaire.

ENC

AISSEM

ENTS

ÉLECTRO

NIQ

UES

O P T I O N D E B I : C O M M I S S I O N S

Les commissions peu-

vent être calculées auto-

matiquement grâce à

l’option ‘Représentants‘.

Groupe de

représentants

Le groupe de représen-

tants permet d'attribuer

globalement le taux de commission selon la ma-

trice de commissions. On peut ainsi fixer un taux

pour l'ensemble d'un groupe au lieu de devoir le

fixer séparément pour chaque représentant.

Groupes d’articles

Les groupes d’articles sont des données accessi-

bles. Lorsque la Gestion des commandes est uti-

lisée, il est possible d’attribuer les groupes d’ar-

ticles à chaque article.

Dans la Gestion des commandes, le calcul de la

commission se fait au niveau de l’article. Sans la

GECO, le calcul se fait uniquement au niveau du

groupe d’articles.

Représentants

Le représentant est la base pour la répartition des

commissions déterminées pour une ou plusieurs

(max.10) personnes bénéficiaires. Un représen-

tant peut être rattaché à un groupe d’articles. Un

représentant contient soit un ou plusieurs grou-

pe(s) de bénéficiaires de commissions. Dans ce

cas, le bénéficiaire de la commission n’est pas visi-

ble lors de la saisie. Cela permet ainsi d’assurer la

confidentialité.

Versement

La commission se présente sous la forme d’une

liste. Il est possible de définir la monnaie des com-

missions indépendamment de la monnaie du

document. Il est possible de définir le versement

indépendamment de la monnaie du document.

Rythme de décompte

La périodicité pour le calcul des commissions peut

être définie librement.

Attribution d'un montant saisi

Pour la saisie de documents, le montant de la

commission peut être indiqué comme suit:

Aucune saisie manuelle des montants:

Le montant de la commission, qui est calculé

automatiquement, ne peut pas être modifié.

Montant indiqué manuellement:

Le montant de la commission, qui est calculé

automatiquement, peut être modifié.

Montant minimal:

Si le montant de la commission, qui est calculé

automatiquement, est inférieur au montant mini-

mal, ce dernier est alors proposé.

Montant maximal:

Si le montant de la commission, qui est calculé

automatiquement, est supérieur au montant

maximal, ce dernier est alors proposé.

Montant fixe:

Au montant de la commission calculé automa-

tiquement s’ajoute un montant fixe.

Méthode de calcul

La méthode de calcul des commissions peut être

effectuée selon la méthode des prestations con-

venues (lors de l’émission de la facture) ou selon

la méthode de prestations reçues (paiement).

CO

MM

ISS ION

S

Genre d’imputation COFI

Les variantes suivantes sont disponibles:

1. Pas d’imputation

2. Imputation nette:

Le montant du document est réduit aux com-

missions dues.

3. Imputation brute avec un compte et des sec-

tions de la Comptabilité analytique fixes:

La commission est toujours comptabilisée

comme un montant négatif sur un compte et

des sections fixes, ceci indépendamment du

compte mentionné sur le document compta-

ble.

4. Comptabilisation brute avec correction des cré-

dits:

La commission sera imputée en tant que mon-

tant négatif sur un compte fixe. Les sections

de la Comptabilité analytique seront reprises

du document comptable.

5. Comptabilisation brute avec correction sur la

partie crédit :

La commission sera imputée en tant que mon-

tant négatif. Les comptes / sections seront

repris du document comptable.

6. Comptabilisation brute avec correction sur la

partie débit :

La commission sera imputée avec un montant

positif sur un compte et des sections fixes, ceci

indépendamment du compte mentionné dans

le document comptable.

Risque de ducroire (seulement avec la

méthode de la prestation convenue)

Les diminutions de gains (escompte, rabais, perte)

peuvent être supportées par l’entreprise ou par le

bénéficiaire de la commission.

Définition de clés

Le calcul de la commission peut s’effectuer au

niveau du groupe de clients / client, du groupe

d'articles / article, du groupe de prestations / pre-

station ou du groupe de représentants / représen-

tant.

O P T I O N D E B I : I N T E R E T S M O R A T O I R E S

Cette option permet de

calculer un intérêt mo-

ratoire par document.

Les éléments suivants

sont déterminants pour

la bonification des inté-

rêts de documents:

Pour chaque docu-

ment liquidé, un intérêt

moratoire est calculé en

fonction des conditions de versement et des ver-

sements enregistrés.

En option, il est également possible de tenir

compte des notes de crédit ou des factures com-

portant un montant négatif.

L’intérêt moratoire à prendre en compte peut

être défini pour chaque monnaie dans une table

des intérêts.

L’intérêt moratoire calculé peut être sélec-

tionné manuellement pour chaque document.

Calcul de l’intérêt moratoire

La différence entre la date d’échéance du docu-

ment et l’entrée du versement produit le nombre

de jours de retard. L’intérêt moratoire est calculé

en fonction de la date de versement, sur la base

des postes ouverts. Bien entendu, les conditions

de paiement partiel comme les fluctuations

d’intérêt sont intégralement prises en compte.

Lors de l’établissement du traitement de l’intérêt

moratoire, les paramètres suivants peuvent être

définis:

Prendre en considération les jours de carence

Prendre en considération les notes de crédit

Prendre en considération les montants négatifs

des documents

Autoriser les intérêts négatifs

Prendre en considération les jours de carence sig-

nifie que les jours effectifs de retard sont réduits

aux jours de carence. Un intérêt négatif peut être

calculé pour les documents qui ont été payés

avant la date d’échéance. Le taux d’intérêt est le

même que celui pour les documents payés après

la date d’échéance.

Procédé de bonification des intérêts

En principe, le procédé d’une bonification des

intérêts est identique au procédé des rappels:

Création du traitement de bonification des

intérêts

La date du traitement de bonification des intérêts

détermine jusqu’à quelle date limite les docu-

ments doivent être pris en compte. Une date de

traitement pour la bonification des intérêts au

31.12 signifie que tous les documents liquidés

avec une date COFI inférieure au 31.12. et qui

n’ont pas encore été pris en compte dans un trai-

tement antérieur, seront pris en compte dans ce

traitement.

Traiter la proposition de bonification des

intérêts

Après avoir identifié les documents sur lesquels

des intérêts sont à rapporter, chaque poste est

présenté dans une liste. Chaque poste peut être

encore une fois contrôlé et bloqué ou libéré pour

la bonification des intérêts.

Liste des intérêts moratoires

Cette liste présente les documents par client avec

les informations nécessaires pour le calcul de la

bonification des intérêts. Cette liste peut être

envoyée au client avec la facture pour les intérêts

moratoires.

Taux des intérêts moratoires

Il est possible de définir le taux des intérêts mora-

toires à la date d’échéance et par monnaie.

INTERETS MORATOIRES

O P T I O N D E B I : T R A I T E M E N T E L A R G I D E S R A P P E L S

Les fonctions suivantes

ne peuvent être utilisées

que par le biais de l’op-

tion ”Traitement élargi

des rappels” :

Rappels avec BVR

Cette fonction permet

l’établissement des rap-

pels avec BVR, tant indi-

viduels que collectifs.

Secteurs de rappel

Les secteurs de rappel sont utilisés, si au sein de

l’entreprise plusieurs personnes ou organes sont

responsables des rappels.

Le secteur de rappel peut correspondre, par

exemple, à une section, une voie de distribution,

une organisation de vente ou une division. Le

contrôle des rappels est alors effectué séparé-

ment, par secteur de rappel.

L’attribution des secteurs de rappel est effectuée

dans la base clients afin qu’ils puissent être pro-

posés lors de la saisie de documents.

Les listes suivantes peuvent être éditées dans

l’ordre des secteurs de rappel:

Liste des postes ouverts

Liste des échéances

Journaux de documents

Listes des rappels

Journal des versements

Extraits de comptes

Listes des chiffres d’affaires

Listes des clients

Exemple de secteurs de rappel multiples:

La comptabilité d'une entreprise de construction,

de sa gravière et de sa cimenterie est organisée en

trois divisions. Grâce aux secteurs de rappel, il est

possible d'établir les rappels de chaque division

sur des formulaires différents et portant leur

adresse respective.

Plusieurs procédés de rappel

Dans la version de base de la Comptabilité des

débiteurs ABACUS, le procédé de rappel peut être

défini librement.

Il est nécessaire de disposer de plusieurs procédés

de rappel si les étapes de rappel successives impli-

quent différents montants minimaux donnant lieu

à un rappel, différents frais de rappel, intérêts ou

textes de rappel.

Exemple de plusieurs procédés de rappel:

Aucune taxe de rappel n’est calculée pour les

clients occasionnels, car ces taxes sont très diffici-

les à recouvrir. Pour les clients attitrés par contre,

on calcule des taxes de rappel qui sont constam-

ment actualisées jusqu’à ce que le poste ouvert du

client soit compensé.

TRA

I TEMEN

T E LAR

GI D

ES RA

PPELS

O P T I O N D E B I : E X T E N S I O N D E S G E N R E S D E D O C U M E N T S / V E R S E M E N T S

Dans la version de base

de la Comptabilité des

débiteurs ABACUS, un

seul genre de document

peut être saisi par type

de document comptable

(facture, note de crédit,

rapport, etc.). Si vous

désirez disposer de plu-

sieurs genres de documents par type, il vous faut

activer l’option ‘Genre documents et versements

élargis’.

Constitution d’un document comptable

Un document est composé d'une en-tête de

document et d'au moins une position de docu-

ment.

Dans l'en-tête de document, on retrouve les infor-

mations qui sont valables pour l'ensemble du

document, comme la date du document, la mon-

naie, le numéro du document, etc.

Dans la position du document, on trouve en pre-

mier lieu les données pour la comptabilisation de

cette position, comme le compte, la section de

frais, le code TVA, le montant, etc. Vous pouvez

saisir jusqu'à 9999 positions pour chaque docu-

ment.

Champs obligatoires d’un document

La saisie efficace de documents dépend princi-

palement des propositions utilisables pour la sai-

sie des "champs obligatoires" d'un document:

Champs concernés :

Numéro de document

Date du document DEBI

Date COFI

Proposition de compte

Monnaie

Exemple de règles de saisie de champs obliga-

toires : La définition libre des genres de docu-

ments permet de fixer des règles de saisie pour

chaque champ de données. On peut ainsi régler la

saisie des différentes dates comme suit :

Date du document DEBI:

La date du dernier document doit toujours être

proposée.

Date du document COFI:

La date proposée est celle choisie pour le docu-

ment COFI.

Date de rappel:

La date de rappel proposée doit toujours être la

date du document DEBI plus 5 jours.

Champs facultatifs

Lors de la comptabilisation, les "champs faculta-

tifs" suivants sont pris ou non en compte selon

l'organisation de l'entreprise et l'importance de la

Comptabilité des débiteurs et, en conséquence,

réglés sur le genre de document:

Procédé de rappel

Secteur de rappel

Division


Groupes de sections de frais

Responsable

N° BVR

Regroupements libres

Affaires

Voies de débit

Champs de saisie en-tête document

Champs de saisie position de document

EXTENSION GENRES DE DOCUMENTS / VERSEM

ENTS

Vous pouvez effectuer la saisie de ces "champs

facultatifs" manuellement ou automatiquement.

Les éléments de définition suivants sont disponi-

bles sur le genre de document pour la saisie des

"champs facultatifs":

Proposition du / de

client, entrée possible

client, entrée obligatoire

client, aucune entrée

l’entreprise, entrée possible

l’entreprise, entrée obligatoire

l’entreprise, aucune entrée

genre de document, entrée possible

genre de document, entrée obligatoire

genre de document, aucune entrée

Exemple de plusieurs genres de document

par type de document

Une entreprise produit des articles en plastique et

des aménagements de cuisine. Pour chaque sec-

teur de produit, des conditions de versements,

des regroupements libres et des procédés de rap-

pel différents sont utilisés. Pour que les proposi-

tions correctes soient présentées lors de la saisie

des documents pour chacun de ces secteurs, deux

genres de documents pour le type ”facture” ont

dû être définis.

Responsables

L’option ”extension des genres de documents et

de versements” permet également la gestion des

responsables.

Exemple de gestion des responsables:

L’entreprise comprend trois secteurs de produc-

tion différents, dirigés par trois chefs de secteur.

Pour que les journaux, relevés de compte, listes

de PO, etc. puissent être établis pour chacun

d'eux, chaque document porte le nom de la per-

sonne concernée (responsable).

Le responsable peut en principe être associé à la

base client en guise de proposition, la proposition

pouvant là aussi être exceptionnellement modi-

fiée lors de la saisie des documents.

O P T I O N D E B I : G É N É R A T E U R D E R A P P O R T S A B A V I E W

La solution pour pra-

tiquement tous les ex-

traits s’appelle AbaView.

AbaView est un généra-

teur de RAPPORTS qui

répond à presque toutes

les exigences et qui

offre des fonctions va-

riées pour les débutants,

les personnes avancées

et les professionnels. AbaView n’a pas seulement

été conçu pour répondre aux exigences de la

Comptabilité des débiteurs mais également pour

permettre d’éditer les extraits de toutes les appli-

cations ABACUS et même des programmes tiers.

Base de données

Dans la Comptabilité des débiteurs, il est possible

de lier les différentes bases de données pour les

extraits:

En-tête des documents

Positions des documents

Versements


Base des adresses

etc.

Clé d’accès personnalisée

AbaView peut utiliser les clés des index de fichiers

ABACUS ou générer des index temporaires lors-

que c’est nécessaire.

Liens

Les liens définis entre les fichiers ABACUS peu-

vent être traités. Des menus permettent d’établir

de nouveaux liens ou de supprimer ceux qui exis-

tent déjà. Il est donc possible de présenter des

données en provenance de différents program-

mes ABACUS dans un même rapport. De même,

des liens entre les tables issues de différentes

bases de données peuvent être créés. Des tables

ABACUS peuvent être ainsi établies sans conversi-

on préalable des données.

Sélection des données

Les données à extraire peuvent être sélectionnées

selon des critères définissables librement. Il est

possible d’associer plusieurs critères à l’aide

d’opérateurs logiques comme „ET” et „OU”.

Pour augmenter la convivialité d’utilisation des

rapports, l’utilisateur peut créer des masques de

saisie personnalisés pendant la définition du rap-

port. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’envi-

ronnement ABACUS habituel, sélectionne les

données souhaitées et obtient le document désiré

sans se préoccuper du fonctionnement d’AbaView.

Fonctions de présentation

En plus d’éléments de présentation tels que les

illustrations, le tramage, les titres de colonnes à

choix et les fonctions d’encadrement automa-

tique, différents éléments de mise en page peu-

vent être utilisés:

En-tête et pied de pages de rapports

Titres de colonnes et totalisations aux niveaux

désirés

Positions de détail

Eléments de texte définis par l’utilisateur pou-

vant être reliés les uns aux autres par des con-

ditions définissables librement

Contrôle des sauts de pages et des pages

orphelines.

De très simples traductions de tous les textes

constants des rapports dans différentes langues,

sans avoir à établir différents rapports. Selon le

paramétrage, il est même possible d’éditer cha-

que page d’un rapport dans une autre langue.

GÉN

ÉRATEUR D

E RAPPO

RTS ABA

VI EW

La présentation peut également être adaptée avec

les fonctions suivantes:

Polices de caractères TrueType et polices d’im-

primantes

Attributs de police (différentes tailles, gras, ita-

lique, etc.)

Champs de direction (à gauche, à droite,

centré)

Effacer / insérer / déplacer des champs

Agrandir / réduire la taille des champs

Définitions d’expressions

Changement des noms de champs

Lignes libres pour titres et totaux

Champs somme au choix, où la position hori-

zontale peut être reliée avec le champ d’origine

Titres des colonnes inscrits automatiquement

dans plusieurs langues

Utilisation de variables système telles que

numéros de pages, date, etc.

Des champs RTF et autres champs de données

de base de plusieurs lignes peuvent être simple-

ment introduits.

Définition des rapports

Pendant la définition du rapport, le résultat actu-

el du rapport apparaît continuellement dans la

fenêtre d’aperçu, sans interrompre ou empêcher

le travail en cours. L’utilisateur n’est donc pas

obligé d’imprimer des tests et gagne du temps

dans le travail de présentation du rapport.

Formats de fichiers supportés

Les formats de fichiers suivants peuvent être

traités et combinés les uns aux autres :

Dataflex

Pervasive.SQL (autrefois Btrieve)

ODBC

ADO – ActivX Data Objects

BDE – Borland Database Engine

ABACUS Business Objects

ASCII (diverses variations)

Lotus 1-2-3

DBase

Paradox

DIF

SYLK

Formats de sortie supportés

Les données peuvent être sorties dans les formats

suivants :

Imprimante

Fichier d’impression

ADF – ABACUS Document Format

HTML – HyperText Markup Language

DHTML – Dynamic HTML

RTF – Rich Text Format

WMF – Windows Meta File

XML – Extensible Markup Language

ASCII / ANSI (diverses variations)

Excel 4

Lettre en série Word

Lettre en série WinWord

Lettre en série WordPerfect

Lettre en série WordStar

Via ODBC, ADO ou BDE, il est possible d’accéder

à toutes les bases de données habituelles et à

d’autres sources de données. Il est en particulier

possible d’accéder online à MS Access, MS SQL-

Server, Oracle, Informix, Sybase, dBase et

Paradox.

A B A C U S T O O L - K I T

ABACUS Tool Kit est le système de base des appli-

cations ABACUS. Pour compléter la convivialité et

l’efficacité des programmes, ABACUS Tool Kit

vous permet de bénéficier des technologies les

plus modernes:

ABACUS Explorer: Système de menus ABACUS

ABACUS Explorer gère

le menu principal qui

permet un passage faci-

le et rapide d’une appli-

cation ABACUS à l’autre

(ou à un programme

tiers) ainsi que le mo-

dule de gestion des uti-

lisateurs. Ce tableau de

bord des logiciels ABA-

CUS intègre également

d’autres fonctions importantes:

Internet Explorer

L’intégration harmonieuse de Microsoft Internet

Explorer dans le menu principal ABACUS permet

un accès direct au World Wide Web.

E-mail

La fonction Internet Mail est également intégrée

à ABACUS Explorer, si bien que des messages

électroniques (rappels, relevés de compte, etc.)

peuvent être envoyés directement à partir des

applications ABACUS.

Gestion des dossiers

Cette fonction permet de stocker automatique-

ment tous les extraits ABACUS, les documents

Word, Excel, etc. Si l’on dispose des droits d’accès

nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver,

consulter et présenter ces documents.

AbaVision

AbaVision est un complément intégrant entière-

ment les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En

s’appuyant sur les Business Objects d’ABACUS

(ABO), Excel devient un véritable Management

Informations System (MIS) avec un accès online

aux transactions et écritures comptables.

La transmission fastidieuse des informations d’un

logiciel financier vers Microsoft Office et vice

versa fait partie du passé. Grâce à cette nouvelle

intégration bidirectionnelle (deux voies de com-

munication), on peut, par exemple, établir son

budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les

données seront toujours mises à jour automa-

tiquement.

Utilisation pratique d’AbaVision:

Possibilité de réaliser un Management Infor-

mations System (MIS) avantageux et souple

avec Excel et ABACUS.

Nouvelles possibilités de préparation, d’affich-

age et d’échange de données et d’informati-

ons.

Suppression des redondances entre Excel et

ABACUS par la mise à jour automatique des

feuilles de calcul Excel. Les sources d’erreurs

survenant à la saisie ou à la transmission sont

ainsi évitées.

Accès online aux données ABACUS.

ABA

CU

S TOO

L -KI T

Archivage

Cette fonction (module payant) permet d’archiver

automatiquement tous les extraits ABACUS, les

documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des

droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile

de retrouver et de consulter ces documents grâce

à AbaShow.

AbaSmart: Menus à la carte

Avec AbaSmart, les logiciels ABACUS peu-

vent être adaptés aux procédures de tra-

vail individuelles et aux besoins de leurs

utilisateurs, ce qui autorise des méthodes

de travail efficaces. Avec AbaSmart, la

convivialité atteint de nouvelles dimen-

sions.

Menus personnalisés

L’utilisateur peut utiliser AbaSmart pour

créer ses propres menus, avec les fonc-

tions qu’il utilise dans les menus de toutes

les applications ABACUS. Il peut ainsi

adapter son environnement de travail à

ses besoins, ainsi qu’à la complexité des différen-

tes tâches qui lui incombent.

- Nombre illimité de menus

- Nombre illimité de rubriques (programmes) par

menu

- Ordre des rubriques aux choix

- Nom des rubriques au choix

- Mot de passe par menu AbaSmart

- Menus adaptés à l’utilisateur et à ses procédu-

res de travail

Un menu utilisateur peut contenir des program-

mes provenant de toutes les applications ABA-

CUS, ce qui permet un meilleur support et une

meilleure représentation des procédures intégrées

de travail.

Grâce au procédé “Drag & Drop”, la création de

menus AbaSmart est un jeu d’enfant. Les menus

de l’utilisateur sont ensuite enregistrés et sont dès

lors à sa disposition. Ils peuvent en outre être

copiés et transmis à d’autres utilisateurs

AbaSmart.

Autostart: enchaînement automatique

Plusieurs positions de menus AbaSmart peuvent

être automatiquement lancées et successivement

exécutées. Il est ainsi possible d’automatiser des

procédures complètes indiquant plusieurs applica-

tions, sans que l’utilisateur ait à lancer manuelle-

ment les programmes correspondants.

Processus préliminaire

La sélection obligatoire pour préparer les données

(ex.: pour quelle période ou pour quelle division

doit être créé l’extrait) peut être définie dans le

processus préliminaire. Il est également possible

de préciser le format d’édition (ADF, RTF HTM,

PDF, CSV et XLS).

A B A C U S T O O L S

Archivage

En plus de la gestion de

dossier qui fait partie de

l’ABACUS Tool-Kit, le

module Archivage ABA-

CUS offre un classement

électronique complet

des états et documents

créés avec les différents

programmes ABACUS

ou encore avec des programmes externes.

Directement intégré dans le logiciel ABACUS

L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans

les programmes ABACUS. Lors de l’impression

d’un rapport, une copie électronique du docu-

ment peut automatiquement être sauvegardée

dans les archives correspondantes. Des décomp-

tes de TVA définitifs, des bilans, etc. sont ainsi

directement archivés, indépendamment de l’utili-

sateur qui a sorti l’extrait. Simplicité et sécurité –

l’intégrité des données est donc garantie.

Archivage depuis les programmes Office

L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-

grammes Microsoft Office offre la possibilité

d’enregistrer des documents Word, des tables

Excel et des présentations PowerPoint directe-

ment depuis l’environnement Office dans les

archives ABACUS.

Scanner et archiver des documents originaux

Le module en option AbaScan permet de digitali-

ser tous les documents dont les originaux sont sur

papier, tels que bons de livraison, factures de

fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les docu-

ments ainsi digitalisés peuvent alors être enre-

gistrés dans les archives concernées. Ces docu-

ments sont également dotés automatiquement

d’une indexation texte plein permettant une

recherche rapide au moyen du moteur de re-

cherche AbaSearch.

Outil code barre

L’option “Outil code barre“ offre la possibilité

d’imprimer une étiquette code barre pour chaque

document. Cette étiquette est apposée sur le

document original et grâce aux informations con-

tenues sur cette étiquette, le document sera enre-

gistré dans la bonne archive ou le bon dossier (p.

ex. : les fournisseurs).

Complet et invariable

Tous les extraits, documents et données enregi-

strés dans les archives ne peuvent pas être modi-

fiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les

modifier de façon sélective.

Codage et droits d’accès

Les données sont codées lors de l’enregistrement

et l’accès aux données est réglé de façon à ce que

seules les personnes autorisées puissent consulter

les informations et que personne ne puisse sup-

primer des données des archives.

La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de

passe pour chaque archive et par les droits

d’accès de la gestion des utilisateurs.

Recherche confortable d’informations

Grâce à ce système de recherche performant,

vous pouvez retrouver rapidement le document

voulu parmi des milliers de données. Ce système

vous offre:

- une recherche selon des fragments de mots

- une combinaison de différents éléments de texte

OU

T I LS ABA

CU

S

AbaPilot :

Système de navigation et de recherche

Avec AbaPilot, l’utilisa-

teur ABACUS dispose

d’un accès rapide et di-

rect à toutes les données

et informations enre-

gistrées dans le logiciel

ABACUS.

La saisie d’un terme de

recherche provoque l’af-

fichage de tous les enre-

gistrements correspondants y compris toutes les

informations, données et documents (Word,

Excel, documents scannés).

Un clic de la souris affiche toutes les informations

détaillées. En plus, le système permet même de

démarrer directement l’application ABACUS

appropriée qui offre la possibilité de modifier les

données.

Pour pouvoir utiliser AbaPilot, vous devez avoir

une licence pour le moteur de recherche

AbaSearch et l’installer.

Rapport Scanning

Le module AbaForm ABACUS

Rapport Scanning digitalise

des rapports de travail écrits

à la main et les données sont

traitées automatiquement.

L’intégration complète du

module de Rapport Scanning

dans le logiciel ABACUS per-

met de l’utiliser comme

module de saisie pour la

Comptabilité des salaires,

AbaProject avec les décomp-

tes de prestations / projets, la Gestion des adres-

ses et la Gestion des commandes.

Les avantages principaux: gagner du temps au

moyen de l’automatisation et éviter des erreurs

lors de la saisie manuelle. Les données de base

des applications en aval, telle qu’AbaProject par

exemple, sont disponibles online et effectuent des

contrôles directs de plausibilité qui sont actifs lors

de la saisie de données avec AbaForm.

AbaForm peut également être utilisé avec des

solutions métier comme SORBA.

ABACUS Research AG

Ziegeleistrasse 12, 9302 Kronbühl-St. Gallen

Tel. 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00, www.abacus.ch

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Tél. 021 340 72 17, Fax 021 340 72 19, www.abacus.ch Eckn

auer

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Comptabilité des débiteurs

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