Comptabilité Analytique&

Dialogue de Gestionfondements et présentationde l’outil dédié à la mise en

œuvre du guidedans les établissements de santéVincent Bédoucha – responsable du Contrôle de Gestion – CH de MELUN

Problématique du positionnement du contrôle de gestion à l’hôpital

À l’interface entre les services producteurs et le Board de l’établissement

À l’interface entre l’établissement et l’Agence régionale (notamment)

Contrôle de gestion à l’hôpital

Evaluation médico-économique des pôles :

• Comptes de résultat analytiques

• Parangonnage (ENC / BdA …)

Organisation des suivis :

• TdB des réalisations d’activité

• Prévisions & analyse d’écarts

• Délégation de gestion & contractualisation

Contrôle de gestion et tutelles

Enquêtes (diverses et variées)

• MIG, ODETTE, PLS, MSP …

Statistiques d’activité ‘S.A.E.’

Retraitement comptable

( )

Les outils de la C.A.H.

Des finalités distinctes, mais surtout des méthodologies trop disjointes. Ce qui oblige à reprendre plusieurs fois les mêmes tâches en fonction des outils.

Certains outils sont produits car plébiscités ou recommandés, parfois imposés ; mais leur compréhension (intérêts, limites ou spécificités) est souvent partielle et leur utilisation / leurs apports parfois anecdotiques (quid du rapport temps/bénéfice ?)

� Le temps passé à produire les outils est autant de temps perdu pour l’analyse et le dialogue de gestion

Les outils de la C.A.H.Retraitement comptable : Outil de régulation rarement exploité en interne � validité relative des données renseignées

TCCM : n’est pas un outil de gestion interne. Méthodologie

vieillissante ne répondant pas aux problématiques actuelles des ES. Analyse biaisée à aux moins 2 titres : charges à caractère médical (soins + support) + casemix partiel (par pôle/service).

Le parangon des activités ‘GHS’ a changé avec la T2A :

« combien devrais-je coûter » est devenu « combien puis-je financer »

Comptes de résultat : méthode « ES-dépendante », rarement équitable, souvent au détriment des services de soins.

Base d’Angers : déconnectée des CRéA � enseignements potentiellement contradictoires (x2 si TCCM)

Un outil reprend ces 3 approches de manière unifiée et tente d’en lever les principales limites. Il demeure toutefois assez technique et ne peut, en l’état, s’adresser à l’ensemble des E.S. / des CdG. [Le CdR Normatif]

Le nouveau guide de CAH :un socle commun

L’harmonisation permet de limiter les retraitements

Moins de retraitements = moins de temps « perdu »

Moins de retraitements = moins de risques d’erreurs

� Plus de temps : pour l’analyse et la fiabilisation des données, pour les échanges avec les services et le dialogue de gestion

L’outil dédié à l’application du guide_CAH

Une archive ‘zip’ contenant 4 fichiers ‘Excel’ (impérativement, en raison des Macros)

• Phase1 : import des données de l’établissement

• Phase2 : génération du TAC

• Phase3 : aide à l’élaboration de la base d’Angers

• Phase4 : le Compt’Ex, compte de résultat par pôle simplifié

et (en grande partie) automatisé

La philosophie de l’outil : Un rôle facilitateur, pour permettre au plus grand nombre d’exploiter l’ensemble des instruments de CAH qui lui semblent

Aspect général de l’outilUn menu et un déroulé spécifiques àchaque phase de l’outil

Une ergonomie standardisée :

- Titre du tableau à l’écran, en bleu- Un encart de rappel / d’aide, en vert- Une barre d’outils sur chaque page (barre commune à l’ensemble des phases et étapes)

Phase1 : import des données communes à toutes les phases

Objet : A partir du FICOM et de la balance par compte/UF de l’établissement, générer une balance en comptes normalisés (le PCS) et en sections d’analyse.

� la BCA - balance comptable analytique

A ce stade, aucun retraitement du guide_CAH n’est appliqué.

Seuls les comptes du plan comptable simplifié (PCS) sont substitués aux comptes ordonnateurs de l’E.S.

Seules les UF sont remplacées par les S.A. définies par l’établissement (dans son FICOM)

Une possibilité est donnée à l’utilisateur d’apporter des ajustements correctifs à la balance initiale de l’établissement

Le menu de l’outil « phase 1 »

Les données à importer

LETTRE_BDG NUM_UF LIBELLE_UNITE FONCTIONNELLE NUM_UM NUM_SA NUM_P LIBELLE_POLE NUM_CA LIBELLE_CENTRE D'ACTIVITE

H 900 Frais généraux de gestion 931.113.3 7 administration 700 administration generale

H 901 Transports des malades 931.172 7 administration 708 transport des patients

H 902 Pool Personnel de Remplacement 931.123.01 7 administration 701 administration des ressources humaines

H 903 Promotion Professionnelle 931.121.14 7 administration 701 administration des ressources humaines

Fichier Commun de Structure

Le livrable de la phase 1

CPT_BCI UF_BCIETTRE_BD NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/RECETTE PCS NUM_SA MONTANT

A63512 9600 A 63512 Taxe foncière CIII charges à caractère hôtelier & général 938.201 668,00 -

B60611 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 9 358,70 - Menu régénérer Effacer Valider B60612 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 15 518,25 -

B60613 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 43 498,13 -

B606262 9010 B 606262 Petit matériel hôtelier CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 220,29 -

B606263 9010 B 606263 Linge et habillement CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 1 904,44 -

B606268 9010 B 606268 Autre fournitures consommables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 2 462,82 -

B6066 9010 B 6066 Fournitures médicales CII charges à caractère médical 935.21 -

B61111 9010 B 61111 Kinésithérapie CII charges à caractère médical 935.21 2 953,92 -

B61112 9010 B 61112 Imagerie médicale CII charges à caractère médical 935.21 2 333,37 -

B61113 9010 B 61113 Laboratoires CII charges à caractère médical 935.21 13 882,09 -

B61118 9010 B 61118 Autres prestations CII charges à caractère médical 935.21 9 068,87 -

B613252 9010 B 613252 Equipements CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 463,45 - B61522 9010 B 61522 etien et réparations sur biens immobi CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 -

B615251 9010 B 615251 Matériel et outillage CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 1 316,91 -

B615268 9010 B 615268 Autres CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 7 382,51 -

B615268 9113 B 615268 Autres CIII charges à caractère hôtelier & général 935.25 -

B6161 9010 B 6161 Multirisques CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 494,23 -

B6165 9010 B 6165 Responsabilité civile CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 16 724,11 -

B61681 9010 B 61681 Maladie, maternité, accident du travai CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 1 255,45 -

B6181 9010 B 618 Divers services extérieurs CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 472,77 -

B62114 9010 B 621 Personnel extérieur à l'établissement CI charges de personnel 935.21 2 899,40 -

B6245 9010 B 6245 Transport d'usagers CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 307,11 -

B6251 9010 B 625 cements, missions et réceptions (hors CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 15,94 -

B6263 9010 B 6263 Affranchissements CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 385,11 -

Balance comptable analytique (BCA)

La BCA - balance comptable analytique - est obtenue, à partir des données de la BCI

(et ajustements), en substituant :

- aux UF de la BCI,les SA définies dans le FICOM

- aux comptes de l'établissement,la nomenclature du PCS

La balance comptable analytique (B.C.A.) servira de base d’alimentation pour :

- Le TAC,- La Balance dédiée à la Base d’Angers,- Le Compt’Ex.

Phase 2 : Le T.A.C.

A partir des données de la phase 1

Peut être complètement automatisé puisque l’application des règles du Guide_CAH à la BCA est intégrée, sans intervention nécessaire de l’utilisateur

Permet à l’établissement de spécifier un niveau de SA plus fin que celui utilisé par défaut pour les retraitements de la BCA

Le menu de l’outil « phase 2 »

De la BCA à la BCRBalance comptable analytique (BCA)

CPT_BCI UF_BCI LETTRE_BDG NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/RECETTE PCS NUM_SA SA_niv4 SA_niv3 SA_niv2 MONTANT

A63512 9600 A 63512 Taxe foncière CIII charges à caractère hôtelier & général 938.201 938.201 938.20 938.2 668,00 -

B60611 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 931.163 931.163 931.16 931.1 9 358,70 - B60612 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 931.163 931.163 931.16 931.1 15 518,25 -

Balance comptable réglementaire (BCR)

Le livrable de la phase 2

L_BDG H

e n € SA_niv2 SA_niv3 SA_niv4

Menu Actualiser Effacer Valider 931.1 931.3 931.4

Plusieurs vues du TAC sont disponibles : NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/ RECETTE PCS NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS

CI charges de personnel -12 328 219 -1 751 947 -404 811CII charges à caractère médical -41 686 -10 643 -90CIII charges à caractère hôtelier & général -8 470 270 -1 448 453 -392 641CIV charges d'amortissements, de provisions & dépréciations, financières & excepti -1 671 364 -39 868 -17 338PI produits versés par l'assurance maladie

0 PII autres produits de l'activité hospitalièrePIII autres produits 3 091 289 1 027 268 166 423

0 Total -19 420 249 -2 223 644 -648 457

Vous pouvez basculer entre les différentes vues agrégées et détaillées en cliquant sur les boutons ci-dessous :

Tableau analytique commun (TAC) agrégé par SA de niveaux 2, 3 & 4

Afficher le détail des comptes du PCS

Afficher les détails par SA de niveau 3

Le tableau analytique commun (TAC) est édité en deux versions :

- Agrégé par SA de niveaux 2 à 4 avec possibilité de choisir les niveaux de détail des SA comme des comptes

- Détaillé pour chaque SA de l’établissement, quel que soit le niveau le plus fin

Phase 3 : vers la base d’AngersCette 3ème phase est quasiment identique à la phase précédente.

Seules les règles de retraitement applicables à la BCA changent : les règles du tronc commun sont remplacées par celle du GACAH

La génération est automatique, sauf si l’établissement souhaite ajuster la finesse des SA de retraitement

Les livrables sont les mêmes, seules les règles changent

Le menu de l’outil « phase 3 »

Le livrable de l’outil « phase 3 »

L_BDG H

e n € SA_niv2 SA_niv3 SA_niv4

Menu Actualiser Effacer Valider 931.1 931.3 931.4 932.1 932.2

Plusieurs vues du TAC sont disponibles : NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/ RECETTE PCS NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS

CI charges de personnel 12 328 219 1 751 947 404 811 4 991 701 3 123 238CII charges à caractère médical 41 686 10 643 90 356 242 139 675CIII charges à caractère hôtelier & général 8 470 270 1 448 453 392 641 2 083 46 178CIV charges d'amortissements, de provisions & dépréciations, financières & except 1 671 364 39 868 17 338 51 281 184 365PIII autres produits -3 091 289 -1 027 268 -166 423 -52 961 -135 427

0 Total 19 420 249 2 223 644 648 457 5 348 346 3 358 029

0

Vous pouvez basculer entre les différentes vues agrégées et détaillées en cliquant sur les boutons ci-dessous :

Tableau d'aide à l'alimentation des fiches de la Base d'Angers

Afficher le détail des comptes du PCS

Afficher les détails par SA de niveau 3

Phase 4 : Le Compt’Ex.

Le compte d’exploitation par pôle (Compt’Ex) est une variante des comptes de résultat analytiques.

Il s’adresse notamment aux établissements qui n’auraient pas encore mis en place de CRéA

Certains choix méthodologiques ont été pris, dans un souci de simplification, mais aussi d’automatisation.

Outil visant à alimenter le dialogue de gestion dans l’établissement et à servir d’aide au pilotage des pôles.

Le menu de l’outil « phase 4 »

Les affectations directes

Comme pour les autres phases de l’outil de CAH proposé, la base d’alimentation du Compt’Ex est la BCA (balance ES normalisée selon PCS/SA)

Les règles d’affectation comptable du tronc commun (éventuellement affinées en phase 2 par l’ES) s’appliquent par défaut, mais peuvent être invalidées pour tout compte (notamment pour les produits d’activité)

� La balance spécifique issue de ce paramétrage est notée BCE : Balance du Compte d’Exploitation

Les imputations indirectesSi elles sont envisagées par le prisme des chefs de pôle, elles peuvent

être de deux ordres :

Les charges induites (par le niveau d’activité du service ou du pôle) : pas d’activité = pas de charge induite ; ex : laboratoire, pharmacie, restauration & Blanchisserie…

Les charges indirectes (de fonctionnement et de structure) relèvent de l’organisation du CH, des pôles et des services qui les composent. La clef de répartition utilisée n’est pas corrélée àl’activité du service ; ex : biomédical, LGG…

� Les activités ‘support’ considérées sont le niveau 2 de l’arbre analytique (931.1 ; 932.1 ; …)

L’ordre des déversementsSA 936 SA 932 SA 931.3&4 SA 931.1 SA 938 SA 933 à 935

+ M.T. + M.T. + M.T.

+ L.M. + L.M.

SECTIONS CLINIQUES

PLATEAUM.T.

LOG.MED.

REST.BLANC.

STRUCTUREFI & IMMO

AUTRESL.G.G.

+ L.M. + L.M.

+ R & BIl est possible de définir des PCI

+ L.G.G.

+ STR

R=0

R>0 ou <0

R=0

R>0 ou <0

R=0

R>0 ou <0

COUT COMPLETDE

PRISE EN CHARGE

R=0

R>0 ou <0

R=0

R>0 ou <0

Les charges induites : niveaux et clefsLogistique médicale (936.1 à 936.6 – hors 936.3)

• Pharmacie : dépenses sur cpt 6011+6021+6022+6066+6071

• Stérilisation : Mcube stérilisés

Plateau médico-technique (932.1 à 932.9 – hors 932.2)

• Urgences : passages (tous)

• Laboratoires : nb de B et équivalents (P inclus)

• Blocs opératoires : ICR

• Anesthésie : ICR

• Imagerie : ICR

• Rééducation : AMK et équivalents

Les charges indirectes : niveaux et clefsLogistique médicale (936.1 à 936.6 – hors 936.3)

• Hygiène & autres LM : dépenses sur cpt 6011+6021+6022+6066+6071

• Biomédical : dépense sur cpt 615151 & 615162

Logistique & gestion générale (hors hôtellerie) (931.1)

• Gestion générale & autre logistique : dépenses directes

Structure :

• Financière & immobilière : charges totales constatées sur SAC

Toutes ces clefs sont calculées

automatiquement

Les recettes induites/indirectes

Les produits de l’activité des fonctions support àdestination d’autres services du CH sont issues de :

nombre d’unités consommées x P.C.I.

Des ajustements peuvent être ajoutés, pour répartir correctement une telle recette entre plusieurs services d’une activité support

Ex : entre 2 laboratoires, entre les différentes L.G.G. (…)

� Tous les secteurs du CH peuvent avoir un résultat économique non nul, si des PCI sont définis

Livrables de la phase 4 :

1. Les coûts des activités support

Livrables de la phase 4 :

2. Le Compt’Ex

Livrables de la phase 4 :

3. Les S.I.G.- Pour l’ensemble de

l’établissement

- Pour 1 pôle / 1 service

- Le recours aux activités support est considérécomme de la sous-traitanceréalisée dans le CH

L’EBE représente le résultat opérationnel : avant impacts de la politique d’amortissement, des modes de financement, et hors opérations exceptionnelles

Solde important dans le cadre du dialogue de gestion avec les pôles

En résuméUn outil en 4 phases dont l’objectif est de faciliter la mise en œuvre de quelques un des instruments principaux de la CAH

Un « premier » compte de résultat : Simple, et simplifié, mais pas simpliste

L’introduction d’une trame d’analyse (parmi d’autres) : les SIG

Le conseil d’un expert (parmi d’autres) :

« Je préfère avoir globalement raison que précisément tort »

J.M. Keynes

Merci de votre attention

fondements et présentationde l’outil dédié à la mise en

œuvre du guidedans les établissements de santé

Vincent Bédoucha – responsable du Contrôle de Gestion – CH de MELUN