C O M P T A B I L I T E

F I N A N C I E R E

3

Le plaisir procuré par de nouvelles solutions

Toute innovation exige une nouvelle façon de penser, une autre vision, une approche

différente, mais également le courage de remettre en question des habitudes et struc-

tures existantes. Seul cet effort permet d’élaborer des solutions actuelles, adaptées

aux exigences de l’utilisateur.

Le monde est en mutation permanente

Les exigences en matière de logiciels sont de ce fait très élevées. La comptabilité

financière ABACUS s’est profilée des milliers de fois en tant que solution standard

dans les branches les plus diverses, que ce soit pour des installations PC individuelles

ou des réseaux. Sa grande force: l’orientation utilisateur, sa structure claire, une puis-

sance stupéfiante ainsi que son concept modulaire. Les possibilités de configuration

(customizing) permettent une adaptation et intégration parfaite dans tous les domai-

nes d’utilisation.

L’amour du détail

Le détail nous tient à coeur mais n’empêche jamais la vue d’ensemble. Les program-

mes ABACUS sont l’outil conçu pour l’exécution d’un travail efficace et plaisant. Ceci

est le but de notre recherche.

4

A B A C U S – B I E N P L U S Q U ’ U N S I M P L E L O G I C I E L

Convivial

Efficace et éprouvé

Flexibilité grâce à une

structure modulaire

Customizing

Système résolument

ouvert

Développement

Formation

Hotline

Certificat

Les programmes ABACUS se présentent de

façon structurée et claire. L’apprentissage

est d’autant plus facile et rapide. Le généra-

teur de menus AbaSmart, ouvre à cet égard

une nouvelle ère de convivialité.

Les programmes ABACUS ont été éprouvés

des milliers de fois dans des entreprises de

toutes tailles – qu’il s’agisse de petites en-

treprises, des PME ou de grandes sociétés,

voire des multinationales – et quelque soit la

branche d’activité où ils ont été introduits.

Les logiciels ABACUS sont utilisés et recom-

mandés par les grandes fiduciaires suisses.

La structure modulaire et la possibilité d’in-

tégrer les programmes dans des solutions

PC individuels ou un environnement réseau,

permettent un élargissement ultérieur en

fonction des besoins grandissants des entre-

prises.

Seule, la possibilité d’adapter le logiciel aux

besoins des utilisateurs et des domaines à

gérer, garantit son utilisation optimale.

Un seul Click de la souris permet d’ouvrir un

Shop on-line directement depuis les logiciels

ABACUS gestion des commandes ou factu-

ration afin d’accéder au monde E-commerce

: échanger des transactions en XML avec les

partenaires commerciaux et réaliser ainsi un

marché B2B.

Les possibilités d’importer/exporter les don-

nées dans les différentes applications

ABACUS sont garantes d’une synergie avec

les produits d’autres fournisseurs de pro-

grammes.

Le développement continu des logiciels

ABACUS assure la pérennité de l’investisse-

ment à long terme.

Un programme de formation très complet

entérine le succès à l’introduction des logi-

ciels et les connaissances nécessaires pour

leur utilisation efficace.

Des employés compétents sont à disposition

des utilisateurs.

Ce logiciel est certifié quant au respect des

normes comptables, par KPGM.

Les partenaires distributeurs ABACUS possè-

dent une expérience de plusieurs années en

gestion d’entreprise ainsi que le savoir-faire

technique nécessaires à une installation et à

une maintenance parfaites de nos logiciels.

Les revendeurs qualifiés ABACUS obtien-

nent le statut d’un logo partenaire.

Ils doivent suivre annuellement des cours

ABACUS, posséder un nombre minimum de

spécialistes ABACUS et atteindre un certain

chiffre d’affaires avec les logiciels ABACUS.

Les SOFTWARE PARTNERS fournissent une

aide sur toute la palette des logiciels ainsi

qu’une hotline permanente.

Les technologies

les plus modernes

Partenaires distributeurs

5

P R E S T A T I O N S É L A R G I E S

S U R F A C E D E T R A V A I L M O D E R N E

La nouvelle version de la comptabilité finan-

cière ABACUS offre davantage de presta-

tions ainsi qu’une surface de travail qui a

encore été améliorée. Ceci est le résultat de

l’expérience vécue au travers de plus de

9’000 programmes installés et du contact

permanent avec les utilisateurs.

Développé sur la base des techniques les

plus récentes, le programme peut être

exploité sous DOS ou sous Windows. Le

fameux Windows Tool-Kit d’ABACUS n’offre

pas seulement une surface de travail graphi-

que mais, combiné avec AbaSmart, la pos-

sibilité de créer ses propres menus, adaptés

individuellement au travail des employés, ce

qui augmente considérablement l’efficacité

lors de l’exécution des tâches.

Les touches de fonction uniformisées, la

fonction de consultation et d’obtention de

listes dans la plupart des champs, permet-

tent une recherche rapide des informations.

Des écrans d’aide détaillés et des proposi-

tions système sensées facilitent dans une

très large mesure l’apprentissage des

débutants.

Sur les pages suivantes vous trouverez les

possibilités pratiquement illimitées de la

comptabilité financière ABACUS. Les modu-

les de programmes optionnels sont décrits

dans l’annexe:

Fiche technique / Exigences système

Mandants

Divisions

Sections

Comptabilité analytique

Monnaies étrangères

Budgétisation

Bilans personnalisés / Générateur de bilans

Interface ASCII

Décompte d’intérêts

Consolidation

Ratios

CofiLight

ABACUS Tool-Kit

ABACUS Tools

6

A B A C U S , L O G I C I E L S I N T É G R É SR É P O N D A N T À C H A Q U E E X I G E N C E

Comptabilité finan-cière / analytique

Comptabilité débiteurs

Comptabilité créanciers

Gestion des immobilisations

Archivage

Human Resources(HR)

Facturation / con-trôle des débiteurs

Gestion de projets / prestations

Comptabilité dessalaires

CofiLight

Gestion des adresses

Electronic Banking

Produits externes /solutions

personnaliséesIntranet

AbaShopE-Commerce

Système d’enregist-rement des temps

E C R I T U R E S

8

E C R I T U R E S

L’efficacité d’un pro-

gramme comptable est

d’abord démontrée par

la facilité d’imputation

des écritures. ABACUS

a consenti beaucoup

d’énergie en vue de

proposer un program-

me de saisie des élé-

ments comptables, ré-

pondant aux exigences les plus élevées.

Les écritures peuvent être saisies de deux

manières:

Imputation directe

- Jusqu’à 9 années précédentes

- Au niveau de l’exercice en cours

Imputation provisoire

Au niveau des différents journaux auxiliaires

La saisie d’écritures dans un journal com-

plémentaire offre la possibilité de tenir une

comptabilité parallèle. Ces journaux com-

plémentaires peuvent être sélectionnés pour

tous les extraits (bilans, extraits de comptes,

etc.). Il est ainsi possible d’éditer au choix

par exemple un bilan commercial ou fiscal

qui tienne compte des écritures des jour-

naux complémentaires.

Un maximum de 9 périodes comptables sont

ouvertes aux écritures. Les modifications des

soldes de l’exercice précédent peuvent être

reportées automatiquement dans l’exercice

actuel. En plus de ces deux périodes, il est

possible d’appeler tous les journaux des

exercices précédents pour éditer des

extraits.

Lors de la saisie des écritures, le nouveau

solde est directement affiché à l’écran. Il est

par contre possible d’interdire l’affichage de

ce solde pour des raison de confidentialité.

Chaque écriture peut être corrigée. Dans ce

cas, les corrections sont protocolées auto-

matiquement pour des besoins de révision.

Lors de corrections, la part TVA est automa-

tiquement corrigée. Il est également possi-

ble d’interdire le processus de correction, le

programme ne permet alors plus que l’ex-

tourne traditionnelle, en tant que correc-

tion.

Les bouclements mensuels / annuels per-

mettent entre autre d’interdire la saisie

d’écritures pour la période clôturée.

9

E C R I T U R E S

Ecritures normales

Ecritures au débit / crédit des comptes

Ecritures collectives

Elles se composent d’un nombre quelcon-

que de contre-écritures et d’une écriture

condensée.

Ecritures de clôture

Ce type d’écriture est prévu pour des déli-

mitations dans le temps ou par objet lors de

bouclements mensuels ou annuels (postes

transitoires, par ex.). Les extraits de comptes

peuvent être édités avec ou sans les écritu-

res de clôture.

Ecritures de sections

Elles se composent d’un nombre quelcon-

que d’écritures SECT/CF. Une seule imputa-

tion est exécutée au niveau du compte de la

comptabilité financière.

Ecritures d’extourne

L’extourne de plusieurs écritures peut se

faire en un seul traitement.

Ecritures avec TVA

La mise en compte de la TVA est un jeu

d’enfant avec ABACUS, grâce au calcul

automatique exécuté sur la base des taux

variables et fixes, prédéfinis au niveau des

comptes et gérés par une table (définition

libre de codes TVA).

La convivialité exemplaire lors de la saisie

des écritures se manifeste encore par les

possibilités suivantes:

Recherche des comptes selon leur

numéro ou désignation.

Recherche selon des synonymes définis

via Hotkey.

Affichage ou non des soldes lors de la

saisie.

Affichage lors de la saisie des informa-

tions du compte, de la désignation et des

soldes permanents des SECT/CF.

Définition de textes d’imputation stan-

dard en tant que propositions.

Edition d’extraits de comptes directe-

ment depuis le masque de saisie des écritu-

res.

Mode de saisie rapide grâce à l’interven-

tion de toutes les définitions apportées par

défaut.

Aide online à plusieurs niveaux à partir de

chaque champ de saisie.

Possibilité d’imprimer un document direc-

tement depuis le masque d’écriture

Des mécanismes efficaces de recherche faci-

litent la localisation d’écritures. Ainsi au

niveau du journal par ex. la recherche est

possible sur la base des critères suivants:

No imputation

Montant en monnaie de base/étrangère

Texte

No document

Date document ou date valeur

Code

Compte / section / centre de frais

10

P A R T I C U L A R I T É S D U P R O G R A M M E D ’ I M P U T A T I O N

Fonction de bascule

La fonction de bascule permet de passer du

programme d’imputation dans d’autres pro-

grammes rubriques de la comptabilité finan-

cière. Il est possible d’ouvrir de nouveaux

comptes/SECT/CF, d’interroger des mouve-

ments de comptes ou la table des monnaies

(y.c. modification) depuis la saisie.

Journaux auxiliaires

Pour la saisie provisoire d’une écriture ou

d’une écriture répétitive, le programme pro-

pose 9 journaux auxiliaires. La reprise sélec-

tive de ces écritures dans le journal principal

peut avoir lieu à n’importe quel moment: la

sélection peut se faire par date, No d’écritu-

re système, No document, etc. Une fonction

d’inversion des écritures est disponible.

Recherche sur le texte entier

L’outil de recherche et de navigation

AbaPilot permet de parcourir une année

comptable. Le résultat sera affiché instan-

tanément et avec un simple click sur une

écriture, son masque s’affiche avec toutes

ses informations pertinentes. Si on a le droit

d’éditer les données, on peut ainsi exécuter

des modifications.

Sécurité / droit d’accès

L’aspect sécurité est traité avec une atten-

tion toute particulière. Seules les personnes

possédant les droits d’accès nécessaires

peuvent par exemple appeler le programme

d’imputation. Il est de surcroît possible de

définir dans quel journal l’imputation peut

avoir lieu et ce, par employé.

J O U R N A U X

12

J O U R N A U X

Les différents types de

journaux de la compta-

bilité financière ABACUS

permettent d’obtenir

une large gamme d’ex-

traits grâce à de multi-

ples sélections.

Il est possible d’impri-

mer les journaux des exercices actifs et des

exercices bouclés.

Types de journaux

Journal selon No d’imputation

Affiche l’ordre chronologique des écritures

et élabore la base du contrôle de la compta-

bilité utile aux réviseurs et à l’organe de

contrôle.

Journal selon date

Pour des contrôles internes, il est possible

d’éditer le journal soit selon la date du

document, soit en fonction de la date de

valeur et de considérer ou non les écritures

du journal complémentaire.

Journal selon No document

Ce type de journal permet également d’ob-

tenir un total des écritures par No de docu-

ment interne.

Outre le journal de l’exercice en cours, édi-

tion des journaux complémentaires, provi-

soires, auxiliaires et du protocole des correc-

tions.

L’ordre d’impression peut être défini selon

les différents critères de l’utilisateur.

Chaque extrait de journal peut être préparé

de façon personnalisée au moyen de critères

de sélection. Les critères suivants, pouvant

être combinés entre eux, sont disponibles:

selon montant

en montant de... à... en monnaie de

base/étrangère.

selon texte

un texte ou toute une chaîne de caractères.

selon code

Exemple: attribution d’un code permettant

ensuite de cibler des écritures pour l’extour-

ne automatique (en mode d’inversion).

L’extourne en question est effectuée par

simple inversion des codes d’imputation

‘Débit’/’Crédit’, soit les codes ‘D’ et ‘C’ dont

sont munies les écritures.

selon compte

choix libre du domaine de comptes de... à...

13

J O U R N A U X

Différences de cours

Extrait de la différence des cours dans un

but de révision entre les cours effectivement

enregistrés et les cours de valorisations,

d’imputations et de charges.

selon provenance

COFI, DEBI, CREDI et SALAIRES

CofiLight, Gestion des immobilisations,

Comptabilisations externes.

La puissance des extraits de journaux est

démontrée par les possibilités suivantes:

Afficher seulement les écritures ex-

tournées

Afficher seulement les écritures extournées

et supprimer toutes les autres écritures

Afficher les codes de référence

Afficher le code de référence qui est attri-

bué automatiquement aux écritures collec-

tives ou écritures de section. Ce code ren-

seigne quant aux liens existant entre ces

écritures.

Afficher nombre de corrections

Pour des besoins de révision il est possible

d’imprimer le nombre de corrections pour

chaque écriture.

Date valeur

La date valeur peut être affichée en plus de

la date du document.

Ecritures de clôture

Ne sélectionner QUE les écritures de clôture.

Ceci facilite le contrôle des bouclements

intermédiaires ou de fin d’année.

Total

Pour des besoins de contrôle, le journal peut

être imprimé avec les montants cumulés en

monnaie de base et étrangère.

Afficher report de page

Lors d’une impression, un report de page

peut être affiché au choix.

Afficher texte d’écriture complémentaire

Le texte d’écriture complémentaire, d’une

longueur arbitraire, peut être affiché.

Afficher les mouvements InterCompany

Les détails des mouvements InterCompany

(consolidation) peuvent être affichés.

Tous les journaux peuvent être édités à

l’écran, être imprimés ou convertis en

fichiers (ADF, PDF, XLS, CSV). Le Rapport

peut aussi être transmis directement en

Excel .

14

P A R T I C U L A R I T E S D U P R O G R A M M E J O U R N A U X

Sélection d’écritures

Lors de chaque édition de journal, il est pos-

sible de définir quelles écritures doivent être

prises en compte:

Celles de la comptabilité financière

Celles de la comptabilité financière et de

la comptabilité analytique

Celles de la facturation interne, au sein

de la comptabilité analytique

Présentation

Le journal selon No document permet d’édi-

ter, en sus des écritures individuelles, un

total par No document. Le détail composant

ledit total, peut être ignoré.

Modèle

Des modèles peuvent être enregistrés quant

à la présentation des extraits. La définition

standard peut être modifiée.

L’enregistrement est effectué sous forme de

table, où l’utilisateur définira à son gré plu-

sieurs types d’extraits, auxquels il fera appel

au besoin.

Suppression de journaux

Les journaux devenus inutiles - par ex. jour-

naux provisoires, complémentaires ou de

transfert - peuvent être supprimés après

impression.

C O M P T E S

16

La puissance du logiciel

de comptabilité ABACUS

est démontrée par la fle-

xibilité de l’élaboration

libre du plan comptable.

Plan comptable

Le plan comptable de

neuf niveaux, com-

prenant les comptes, groupes, groupes prin-

cipaux, classes et domaines, peut être modi-

fié sans autre, durant une période compta-

ble. La classification des comptes par exem-

ple, peut aisément être modifiée et les

comptes attribués à d’autres groupes.

Des comptes individuels peuvent être re-

groupés en tant que comptes collectifs, au

niveau du No de groupe. Ainsi, le bilan per-

mettra de les afficher en un seul total au

niveau dudit groupe (par ex. un total pour

toutes les banques, pour les débiteurs,

créanciers, etc.). Par ailleurs, le même bilan

peut à loisir être imprimé de façon détaillée,

pour des raisons de contrôle.

A l’intérieur du même plan comptable, une

plage variable numérique de longueur dif-

férente quant aux numéros de comptes, est

parfaitement admissible.

Le plan comptable peut être édité dans sa

totalité, ou sélectivement, pour certains

domaines.

L’ordre peut être défini selon la classification

et No de comptes, ou désignation de ceux-

ci. Les comptes déclarés inactifs, peuvent

être ignorés.

Ouverture d’un compte

En dépit des multiples possibilités proposées

lors de l’ouverture d’un compte, des défini-

tions standard suffisent dans la plupart des

cas et facilitent largement l’élaboration du

plan comptable. Ainsi, lors de l’ouverture

d’un compte, seuls le No, la désignation et

l’assujettissement TVA doivent obligatoire-

ment être indiqués.

Le code TVA peut être défini par compte de

façon fixe, ou en tant que proposition. Les

autres définitions sont traitées de façon

autonome par le système (propositions).

Les options suivantes sont disponibles:

Champs numériques ou alphanuméri-

ques supplémentaires.

Interrogation obligatoire de la date

valeur.

Suppression de l’affichage du solde lors

de l’imputation.

Comptes-courants ou de dépôts soumis

au calcul d’intérêts.

Taux en francs, pour des écritures avec

des quantités.

L’option monnaies étrangères, permet la

gestion d’un nombre indéfini de comptes

tenus en monnaies. L’ensemble des soldes

C O M P T E S

17

C O M P T E S

mensuels/annuels de ces comptes est géré

en monnaie de base et dans la monnaie

étrangère respective.

Pour assurer la séparation claire de la comp-

tabilité financière et de la comptabilité ana-

lytique, le système gère des comptes, des

charges par nature ainsi que des comptes

propres à la facturation interne.

Suppression de compte

Cette intervention n’est admise que si les

comptes ne contiennent pas d’écriture, de

budget, voire de soldes.

Extrait de compte

Les extraits de comptes peuvent être ob-

tenus avec indication du No de document,

ou du No d’écriture système, avec ou sans

les écritures d’extourne, ceci soit pour l’e-

xercice complet ou pour une période défi-

nie. Des extraits de comptes peuvent être

édités pour les exercices en cours ou bouclés

(archives).

Les écritures des journaux complémentaires

peuvent être imprimées ou non, lors de l’é-

dition des extraits de comptes.

Les extraits de comptes ne peuvent pas uni-

quement être obtenus de façon détaillée,

mais aussi sous forme de rapports journa-

liers, hebdomadaires, mensuels. Cette façon

de faire permet un contrôle aisé des extraits

de banques, poste, etc.

Les écritures collectives des livres auxiliaires

– comptabilité débiteurs, créanciers – peu-

vent être éditées si nécessaire en comptabi-

lité financière, sous forme détaillée relevant

du document de saisie.

L’ordre de tri de l’extrait peut être défini

selon:

No de compte

Désignation des comptes

Classification des comptes

Genre de compte

Date document

Date valeur

D’autres ordres de tri supplémentaires peu-

vent être définis par l’utilisateur.

Solde des comptes / budget

Outil d’information très apprécié, cette par-

tie du programme permet une vue très rapi-

de des soldes actuels des différents comp-

tes, dans chaque exercice. La répartition des

soldes de comptes par rapport aux dif-

férents mois d’une période, peut être

obtenue sur le champ. En plus des soldes

réels, le budget général et le budget com-

plémentaire peuvent être obtenus, égale-

ment par mois.

La présentation du solde peut se faire si sou-

haité en monnaie de base et étrangère, ou

séparément, selon débit ou crédit.

18

P A R T I C U L A R I T E S D E S C O M P T E S

Plan comptable

Pour chaque compte, réside la possibilité

d’ouvrir un No de compte alternatif (2ème

No de compte) et d’utiliser 2 lignes de

remarques pouvant être imprimées en sus

de la désignation du compte. La décision de

l’affichage ou non du solde du compte lors

de la saisie des écritures, est prise ici.

Extraits de comptes/Modèles

Les extraits de comptes peuvent être édités

par simple pression d’une touche de fonc-

tion. Les modèles prédéfinis par l’utilisateur

permettent à ce dernier d’obtenir des

extraits personnalisés soit à l’écran ou sous

forme d’imprimé.

Classification alternative

En complément à la classification standard

du bilan ou du compte de résultat, 10 aut-

res classifications, dites alternatives, peu-

vent être définies. Des analyses intéressan-

tes sont ainsi rendues possibles, vu l’intro-

duction de calculs avec pourcentages.

Présentation des extraits de comptes

Le contenu et la présentation des extraits de

comptes peuvent être définis en fonction

des besoins de l’utilisateur. Les écritures

condensées des journaux auxiliaires peuvent

se présenter sous une forme détaillée.

E X T R A I T S D E B I L A N S

20

La comptabilité finan-

cière ABACUS offre

une multitude d’ex-

traits standard dans le

domaine des bilans et

des comptes de résul-

tats. Ceux-ci peuvent

être adaptés dans une

très large mesure aux

besoins de l’utilisateur, au moyen de sélec-

tions.

Des propositions système définies par l’utili-

sateur, permettent la réalisation d’extraits à

l’écran ou sur imprimante, par simple appel

via une touche de fonction. Une facilité par-

ticulièrement appréciable pour l’édition

d’extraits répétitifs, pour des raisons de gain

de temps et de présentation uniforme.

Pour les extraits de bilans, l’utilisateur dis-

pose des chiffres de tous les exercices exis-

tants, du fait que les soldes peuvent être

conservés indéfiniment.

Extrait

Ce programme permet d’obtenir des ex-

traits périodiques ou annuels au niveau des

comptes, charges par nature, sections et

centres de frais.

Les rapports standards suivants y sont con-

tenus :

Compte de pertes et profits simple

Bilan simple et compte de résultat simple

Bilan d’ouverture

Bilan des mouvements

Bilan chiffre d’affaire et compte de résultat

Bilan et compte de résultat détaillés

Bilan des valeurs étrangères

Bilan des soldes

Extrait de la comptabilité analytique

De surcroît, ces bilans peuvent être obtenus

avec des comparaisons par rapport à l’exer-

cice précédent et au budget, avec écarts

absolus ou en pour-cent.

L’utilisateur a le loisir de définir les proposi-

tions suivantes, parmi une multitude de

critères de sélections:

Choix de l’exercice à traiter

Extrait annuel ou mensuel

Avec ou sans les écritures de clôture

Avec ou sans les écritures du journal

complémentaire

Toutes les colonnes peuvent être au choix

soit affichées ou cachées, par exemple lors

d’un extrait avec ou sans valeurs d’années

précédentes. L’ordre des colonnes peut être

en plus définis.

E X T R A I T S D E B I L A N S

21

E X T R A I T S D E B I L A N S

L’ensemble des extraits peut être obtenu à

l’écran. Pour les extraits dépassant la lar-

geur de l’écran, l’information peut être vi-

sionnée au-delà des marges (scrolling).

Une fonction Drill-Down permet, directe-

ment depuis un extrait de bilan d’afficher

toutes les écritures détaillées d’un compte

de solde et de poursuivre cela jusqu’aux

écritures d’origine.

Présentation flexible

La présentation du bilan ou du compte de

résultat, peut être définie et adaptée à l’ai-

de des éléments de présentation:

Totalisation des chiffres au niveau des

classes, groupes principaux ou groupes.

Possibilité d’ignorer de façon sélective les

classes, groupes principaux, groupes ou

comptes, lors de l’édition de l’extrait.

Enregistrement des définitions de pré-

sentation, en tant que rapport.

Impression du compte collectif détaillé

ou sous forme d’un total.

Possibilité d’ignorer les comptes dont le

solde est à zéro.

Possibilité d’ignorer le No de compte

Présentation des No de comptes avec

éléments de séparations.

Impression du No de compte, de la désig-

nation, du Shortcut et des deux lignes de

remarques de la présentation dite alterna-

tive.

Impression des titres de classification de

la présentation dite alternative.

Impression du titre de l’extrait sur 4 li-

gnes, pour le bilan et compte de résultat.

En fin d’édition, possibilité d’insérer des

annexes et des remarques de l’ordre de 20

lignes de texte, ainsi qu’un formulaire défini

librement, contenant des ratios.

Ces dernières fonctions couvrent parfaite-

ment les exigences édictées en ce qui con-

cerne le nouveau droit des SA (annexes).

Variantes supplémentaires de présentation:

Définition d’une largeur de colonne

séparée pour la désignation, le solde et le

pourcentage. Dans ce cas, on distingue une

présentation comprimée ou normale.

Les soldes peuvent être présentés en mil-

liers de francs.

Le nombre de positions après la virgule

peut être prédéfini.

Les attributs d’impression tels que carac-

tères gras ou soulignements peuvent être

définis pour chaque domaine, classe, grou-

pe principal, groupe et pour les comptes.

Pour chaque élément de classification, il

est possible de définir si le titre doit être

imprimé ou non.

Un échange de données direct avec Excel

est possible.

22

P A R T I C U L A R I T E S D E S E X T R A I T S D E B I L A N S

Ordre

L’ordre permet de définir si le bilan et comp-

te de résultat doivent présenter les soldes

des comptes, charges par nature, sections

ou centres de frais. L’ordre de présentation

peut aussi faire appel à la classification

alternative. L’extrait peut en outre être

limité à un certaine plage numérique de la

classification.

Liaison avec la comptabilité analytique

Une possibilité intéressante réside dans le

fait d’obtenir sur le champ des informations

quant au montant imputé de quel compte

sur quelle charge par nature, resp. sur quel

centre de frais/section. Les renseignements

quant à la composition des soldes des sec-

tions par charges par nature, sont fournis.

Échange de données

Chaque extrait peut être facilement et rapi-

dement transposé dans Excel. Les extraits

peuvent s’effectuer en ADF, PDF, XLS, CSV

et HTML et peuvent aussi être envoyés par

E-mail. Les définitions de formats, tels que

type ou grandeur d’écriture texte ombré

ainsi que les macros restent inchangés.

Générateurs de bilans

Cette puissante option, permet l’édition de

rapports individuels dépassant largement les

possibilités de la version de base. Il est pos-

sible de calculer la marge brute ou contribu-

tive p.ex., indépendamment de la structure

du plan comptable.

Pour plus de détails, voir la fiche d’options.

C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E

24

Une option très intéres-

sante et toujours plus

largement répandue en

matière de gestion

d’entreprise moderne,

est sans conteste celle

offerte par la compta-

bilité analytique.

Eléments de la compta-

bilité analytique:

Charges par nature/facturation interne

Les charges par nature permettent la saisie

d’éléments influençant aussi bien la comp-

tabilité financière que la comptabilité analy-

tique.

Les comptes propres à la facturation interne,

sont utilisés pour l’imputation n’intervenant

qu’à l’intérieur de la comptabilité analyti-

que. Les charges par nature ainsi que les

comptes de facturation interne, peuvent être

gérés par une quelconque unité de mesure.

Sections

La comptabilité analytique représente un

instrument pour le contrôle du décompte

des centres de profits. Par ailleurs, elle cons-

titue la base pour la répartition des frais

généraux. La répartition automatique des

sections est enregistrée au niveau d’une

table et imputée mensuellement selon dif-

férentes clés statiques ou dynamiques, sur la

section ou centre de frais principal.

Voir à ce propos, la fiche d’option sections.

Centres de frais

Le centre de frais sert au calcul des frais

effectifs d’un produit, projet, ou d’une pre-

station de service. Les soldes des combinai-

sons charges par nature/centres de frais,

sont - à l’opposition des sections - recon-

duits sous forme de reports dans le nouvel

exercice (voir fiche d’option comptabilité

analytique).

L’option comptabilité analytique offre enco-

re les possibilités suivantes:

Indications supplémentaires

Les indications supplémentaires peuvent

être saisies facultativement pour chaque

section/centre de frais:

- Responsable

- Donneur d’ordre

- 4 champs montants, 3 champs dates

- 2 lignes de remarques

- No alternatif

- Ne pas afficher le solde à l’imputation

Ces indications permettent ensuite d’éditer

des extraits sélectifs, au niveau du généra-

teur de bilans.

Classification

Chaque section/centre de frais, est attribué

à un domaine, une classe, un groupe princi-

pal et groupe, dans un but de regroupe-

ment. A l’édition, la classification peut être

ignorée, voire conservée partiellement (ex.:

seulement les groupes principaux avec le

détail des sections).

C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E

25

C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E

L’information respectant une structure vou-

lue et par là, la transparence de la compta-

bilité analytique, est garantie. D’autres pos-

sibilités de regroupements sont offertes par

10 classifications dites alternatives du plan

des sections.

Budgétisation

Le budget global d’une charge par nature,

section ou centre de frais, peut être réparti

séparément selon le débit et crédit sur ces

différents éléments et ceci jusqu’au niveau

mensuel.

Journal et extraits de comptes

Tous les journaux et extraits de comptes,

peuvent être obtenus selon les critères sui-

vants:

- Toutes les écritures de la comptabilité

financière et analytique

- Seulement les écritures de la comptabilité

financière

- Seulement les écritures de l’analytique

Saisie provisoire/droits d’accès

Pour la saisie des écritures de la comptabi-

lité analytique, on dispose de 9 journaux

provisoires. Ces journaux peuvent être attri-

bués individuellement aux différents utilisa-

teurs. Il est ainsi garanti que certains utilisa-

teurs n’aient pas l’accès aux données confi-

dentielles de la comptabilité financière.

Préparation de l’analytique

Lors de chaque écriture, les données de

base de la comptabilité analytique sont

traitées online, d’où l’avantage qu’aucun

traitement batch supplémentaire ne doive

être effectué. L’imputation et la répartition

automatique des sections et des frais

généraux sont dès lors toujours actualisées.

Disponibilité des informations

Les extraits de sections/centres de frais, jus-

qu’au niveau de l’imputation détaillée, peu-

vent être obtenus à n’importe quel moment,

indépendamment de la quantité des écritu-

res saisies.

Traitements de simulation

Les traitements mensuels automatiques de

répartitions des frais généraux et des sec-

tions, peuvent être répétés sans autre. La clé

de répartition et le taux d’imputation des

frais généraux, peuvent être adaptés à tout

moment. Des traitements de répartition déjà

effectués peuvent sans problème être ré-

pétés avec une nouvelle clé ou taux de

répartition.

Contrôle de l’analytique

Les relations complexes relatives à l’imputa-

tion automatique des frais généraux et de la

répartition des sections, peuvent être con-

trôlées à l’écran, à l’aide d’outils spécifi-

26

P A R T I C U L A R I T E D E L A C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E

Frais généraux

Pour l’imputation des frais généraux, tant

des valeurs que des unités de mesure (par

ex. heures, litres, mètres), sont admises. Le

programme gère au maximum 20 genres de

frais généraux. Le traitement mensuel des

frais généraux peut être répété à loisir. La

mise à jour de la répartition des frais

généraux peut être basée sur une table Excel

(m2, km, etc.).

Table de répartition des sections

Le programme permet la définition de

999’999 répartitions de sections. Les sec-

tions auxiliaires sont réparties jusqu’au

niveau charges par nature – sections, selon

différentes clés (également ratios) sur d’aut-

res sections principales.

Facturation interne

Pour la facturation du matériel et des machi-

nes par ex., il est possible de définir un taux

fixe par type de matériel et de machines.

L’amortissement calculé et les intérêts, peu-

vent être enregistrés dans les journaux auxi-

liaires en tant que valeur mensuelle pour

l’imputation des éléments répétitifs.

Extraits individuels

Un générateur d’extraits flexible permet la

définition de structures libres pour l’élabora-

tion d’extraits de sections et centres de frais.

Parallèlement, il est possible d’obtenir des

ratios très intéressants, sur la base d’unités

de mesure ou de montants absolus.

P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S

P R O G R A M M E S S Y S T E M E

28

En matière de compta-

bilité, une grande

importance doit être

vouée à la sécurité et à

la confidentialité des

données. Les logiciels

ABACUS offrent diver-

ses alternatives résol-

vant cette obligation:

Système de protection par mot de passe

Chaque utilisateur gère lui-même son mot

de passe. Le Master définit les nouveaux uti-

lisateurs et les attribue à un groupe d’utili-

sateurs. Ces groupes ont l’accès à certaines

parties de la comptabilité, resp. à certains

mandants.

Il est de surcroît possible de définir à quelle

position du menu, les groupes d’utilisateurs

ont accès.

Pour des comptabilités gérées par plusieurs

utilisateurs, il est possible de définir l’accès

aux journaux, par utilisateur. Seul le chef

comptable aura par exemple accès au jour-

nal principal et tous les autres utilisateurs

travailleront au niveau des journaux dits

provisoires.

Ces journaux pourront ensuite et à n’impor-

te quel moment, être transférés par le

Master dans le journal principal.

L’accès peut être limité jusqu’au niveau des

comptes / sections et des divisions.

Programmes de reconstitution

Si les données sont corrompues par des

interruptions de courant ou un arrêt intem-

pestif du système, les programmes de

reconstitution permettent dans la plupart

des cas de reconstituer les index.

Sécurité de transaction

La version Client/Server d’ABACUS offre une

sécurité de transaction améliorée par l’inté-

gration de procédures “Roll-Back” et “Roll-

Forward”. Ceci est particulièrement utile

lors de traitements de données en grand

nombre, du fait que les reconstitutions

nécessitant beaucoup de temps, sont alors

rendues inutiles.

Sauvegarde des données

La sauvegarde, resp. la restauration des

données, est résolue d’une façon très sim-

ple, grâce à des outils intégrés.

Programmes de fin d’année

La flexibilité des logiciels ABACUS est une

nouvelle fois démontrée au niveau des pro-

grammes de fin d’année:

Bouclements mensuels, pour éviter des

imputations/mutations indésirables

Ouverture de plusieurs exercices pour la

saisie des budgets.

P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S / P R O G R A M M E S S Y S T E M E

29

P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S / P R O G R A M M E S S Y S T E M E

Ouverture d’un nouvel exercice pour la

saisie des écritures.

Reports répétitifs des soldes et budgets

de l’exercice précédent.

Reports répétitifs du solde du journal

auxiliaire.

Bouclement définitif de l’exercice précé-

dent avec report simultané des soldes dans

la nouvelle année.

Imputation automatique du bénéfice ou

de la perte de l’exercice.

TVA

Données de base TVA

Les donnés de base TVA sont définies de

façon centralisée, par mandant:

- méthode de décompte selon prestations

reçues ou convenues

- rythme du décompte, soit: mensuel, tri-

mestriel ou annuel

Table des codes TVA

La structure de la table TVA peut être éla-

borée librement, du fait que chaque code

TVA est composé de trois positions alpha-

numériques, pouvant être définies par pays.

La possibilité de copier les tables TVA d’un

mandant à un autre, rend la tâche aisée. Les

codes TVA peuvent être munis d’une date

valeur du... au... et tiennent ainsi compte

d’éventuelles modifications ultérieures.

Décompte TVA

Les listes de contrôle au niveau des comp-

tes/codes TVA avec différentes possibilités

de regroupements et de sélections, repré-

sentent un outil de contrôle indispensable

pour le décompte TVA.

Le décompte TVA repose sur le droit suisse

et allemand, et correspond aux exigences du

formulaire de l’AFC et de l’office financier

allemand.

Pour les autres pays, le décompte est large-

ment facilité du fait que les montants TVA

sont tenus en monnaie étrangère et que

l’extrait peut être sélectionné par pays.

Cas spéciaux TVA

Intégration des cas spéciaux de la TVA, tels

que la production, prestations de services de

l’étranger, taux TVA réduit pour cas spé-

ciaux (par ex. frais de représentation) ou

taux forfaitaires. Pour contrôler l’avantage

de la méthode forfaitaire, le système propo-

se une comparaison entre un décompte for-

faitaire ou normal.

AbaPilot : Système de recherche et de

navigation

On peut parcourir la base de données

indexée ABACUS grâce à AbaPilot et affi-

cher tous les résultats en relation. Un simple

Click sur l’écriture recherchée et son mas-

que s’affiche avec toutes ses informations.

30

P A R T I C U L A R I T E S D E S P R O G R A M M E S A U X I L I A I R E S / S Y S T E M E

Programmes de fin d’année

En sus de deux exercices pour la saisie des

écritures, un nombre indéfini d’exercices

peuvent être ouverts pour la budgétisation.

Lors de la clôture de fin d’année les soldes

du bilan sont automatiquement reportés

dans le nouvel exercice.

Programmes de suppression

Suppression sélective de journaux, soldes,

budgets, cours ME, intérêts, sections et cen-

tres de frais inactifs, au niveau des exercices

bouclés.

Les données peuvent être conservées indéfi-

niment, selon les besoins.

Données de base

Au niveau des données de base, l’utilisateur

peut définir entre autres, si les écritures de

correction sont admises et à partir de quelle

date les écritures peuvent être saisies. Il est

également possible de prolonger l’exercice

comptable, dans des cas particuliers.

Programmes de copies

Les programmes de copies intégrés, travail-

lant indépendamment du système d’exploi-

tation, permettent une sauvegarde/restaura-

tion rapide des données. Un mécanisme de

compression des données, réduit la place de

stockage par 8 fois.

F I C H E T E C H N I Q U E / E X I G E N C E S S Y S T E M E

Mandants

9’999 mandants au maximum

4 positions numériques pour le No de mandant

30 positions pour le nom de mandant

Plan comptable

Plan comptable 9 niveaux :

p.ex. classement par PME :

classes, groupes principaux, groupes,

comptes collectifs, comptes

Compte 11 positions, différentes longueurs du No de

compte admises

Description du compte 40 lignes

Charges par nature 11 positions

Plan comptable allemand possible (SKR 03, SKR 04)

Possibilité de gérer plus de 100’000 comptes par mandants

Classements alternatifs 99

Indications complémentaires par compte / charge par nature

Shortcut 30 positions alphanumériques

Second No de compte 18 positions alphanumériques

2 descriptions 40 lignes

2 champs de remarques de 30 positions chacun

2 champs numériques supplémentaires de 12 positions chacun

1 taux par unité de mesure de 4 positions

Ecritures

Nombre illimité d’écritures

Champs soldes en monnaie de base 99’999’999’999.99 (11/2 positions)

Champs soldes en monnaie étrangère 9’999’999’999’999.99 (13/2 positions)

Cours monnaies étrangères 8/8 positions

Texte d’écriture 2 lignes de 30 positions

Complément de texte d’écriture illimité

No document 6 positions alphanumériques

Ecritures collectives avec nombre illimité de contre-écritures

Code d’imputation de 1 position alphanumérique

Ecritures avec charges par nature

Champ quantités 999’999’999.99 (9/2 positions)

Champ taux 9’999.99 (4/2 positions)

F ICH

E TECH

NIQ

UE

Journaux des écritures

Journal principal de l’exercice actuel

et un maximum de 8 journaux additionnels d’années précédentes

Journal complémentaire de l’exercice actuel

et un maximum de 8 journaux additionnels d’années précédentes

9 journaux provisoires, librement re-nommable

7 journaux de transferts pour les comptabilités auxiliaires, comptabilité des salaires, écritures

externes, etc.

1 journal de protocole des écritures de correction

Sections

Plan des sections / centres de frais 9 niveaux :

p.ex. classes, groupes principaux, groupes,

sections / centre de frais

99 classements alternatifs supplémentaires

Sections / centres de frais 11 positions

Comptabilité analytique

999’999 répartitions automatiques des sections

20 genres de frais généraux

20 majorations de frais généraux en francs ou par unité de mesure par section / centre de frais.

Exercices

Imputation dans deux exercices simultanément

Archivage durant un nombre d’années indéterminé de journaux, extraits de comptes, bilans,

extraits de sections et centres de frais.

Exigences système

Processeur Pentium III ou IV

Système d’exploitation Windows NT4, min. Service Pack 6a

Windows 2000, à partir Service Pack 2

Windows XP

Réseau Windows NT4 Serveur, min. Service Pack 6a

Windows 2000, min. Service Pack 2

SuSE Linux à partir V 7.0 avec

Samba à partir V 2.1 (File Server)

ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les exigences système et la place nécessaire pour

l’installation des nouvelles versions.

F I C H E D ’ O P T I O N : M A N D A N T S

MA

ND

AN

TS

La version de base de la

comptabilité financière

permet la tenue d’une

comptabilité d’entreprise.

L’option mandants donne

la possibilité de traiter

9’999 différentes compta-

bilités d’entreprise (man-

dants).

Ouverture d’une nouvelle comptabilité

La simplicité du programme d’ouverture d’un

mandant permet à chaque utilisateur de définir

lui-même un nouveau mandant.

Seul le début de l’exercice doit être indiqué. La

durée d’un exercice peut être prolongée à sou-

hait. Il est possible de reprendre le plan compta-

ble et plan des sections / centres de frais, ainsi

que les mouvements d’un autre mandant.

Le plan comptable livré avec le mandant de dé-

monstration peut également servir de modèle. Les

données des mandants peuvent être installées sur

une autre unité que le programme. Ceci pour des

raisons de place ou encore pour des sauvegardes

automatiques généralisées. La copie des données

se fait automatiquement lors de l’ouverture.

Copie de mandants

Grâce à la fonction de sauvegarde, un mandant

peut très facilement être reporté sur un autre

système. Une fonction bien utile auprès des fidu-

ciaires par exemple, traitant les données de leurs

clients.

ABACUS répond ainsi à l’évolution constante de

la structure des entreprises: ouverture de nouvel-

les comptabilités en cours d’exercice, changement

de nom des sociétés quoique couvrant les mêmes

activités par exemple, ce qui implique un plan

comptable identique, voire les mêmes données

comptables. De plus en plus fréquentes sont les

fusions, mais aussi les démantèlements d’entre-

prises, d’où nécessité de transferts de données

comptables au sein d’une nouvelle entité. Les

fonctions qu’offre ABACUS par l’ouverture de

mandants permettant la copie de plans compta-

bles complexes - qui exigeraient un temps appré-

ciable s’il fallait les recréer de toute pièce - tout

comme la copie des données détaillées d’une

comptabilité, sont donc parfaitement adaptées à

la pratique et répondent aux besoins des entre-

prises fortement confrontées de nos jours à de

telles migrations.

Choix des mandants

Dans la liste des mandants, il est possible d’effec-

tuer un tri soit alphabétique, soit numérique. Ceci

permet de retrouver très rapidement des man-

dants, même si plusieurs dizaines sont définis. Le

passage d’un mandant à un autre se fait au

niveau du menu principal, sans quitter le pro-

gramme, à condition que les droits d’accès soient

suffisants pour le nouveau mandant sélectionné.

Format fichier Client / Server

La version Client / Server garantit l’intégration de

procédures “Roll-Back” et “Roll Forward” et de

ce fait la sécurité de transaction optimale, élimi-

nant du même coup les procédures de reconstitu-

tion très longues.

F I C H E D ’ O P T I O N : D I V I S I O N S

L’option „Divisions“ permet

de reproduire des structu-

res organisationnelles

complexes car elle permet

de subdiviser un mandant.

Cette structure organisa-

tionnelle se prête en parti-

culier aux organisations

avec filiales. Dans la comp-

tabilité financière, le

niveau ‘Division’ respecte

les prescriptions légales. Il

est donc possible de gérer

plusieurs entités en tant

que divisions dans un même mandant. Le niveau

‘Division’ peut être défini comme une entité de

bilan autonome.

Les divisions permettent de gérer des données de

mouvement en ligne, à un niveau supplémentaire.

Cela signifie que les écritures, les soldes réels, les

soldes de budget, etc. sont enregistrés au niveau

du mandant, mais aussi au niveau de ces

‘Divisions’. Par contre, les données de base ne

sont gérées qu’une seule fois, c’est à dire de

façon centralisée.

Si un bilan / compte de résultat est établi pour

chacune des filiales, ces dernières peuvent être

gérées, comme des divisions, à l’intérieur d’un

mandant. Dans ce cas, les soldes sont traités non

seulement pour chaque division du mandant,

mais aussi automatiquement et en ligne pour une

‘division parallèle’ représentant la somme de tou-

tes les divisions du mandant.

Avantages de l’option divisions

Gestion centralisée des adresses pour les dif-

férentes comptabilités.

Base centrale des débiteurs / créanciers pour

plusieurs entités comptables.

La comptabilité analytique peut être gérée de

façon centralisée pour plusieurs entités distinctes

du point de vue juridique, tandis que la compta-

bilité financière est gérée séparément pour cha-

que division.

Les documents de créanciers peuvent être sai-

sis et payés de façon centralisée pour plusieurs

comptabilités.

Accès immédiat au bilan de chaque division et

bilan consolidé sans étape intermédiaire, ni délai

d’attente.

Suivi de projets étendus à plusieurs comptabi-

lités.

Données de base du mandant

Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiér-

archie. Les données de base existantes à ce niveau

sont valables pour toutes les divisions.

L’enregistrement et la maintenance centralisées

de ces données garantissent une uniformité des

informations.

Données de base gérées de façon centralisée dans

la comptabilité financière:

Exercice

Monnaie de base des comptabilités

Définitions TVA

Plan comptable et plan de sections

Blocage des écritures

(clôture mensuelle et annuelle)

DIV

I S ION

S

Bien que le plan comptable et le plan des sections

soient gérés de façon centralisée au niveau du

mandant, il est toutefois possible d’attribuer une

division à chaque compte et à chaque section.

Cela signifie que la division peut être limitée.

Il en découle les restrictions suivantes:

La même monnaie de base est définie pour

toutes les divisions d’un mandant.

L’exercice est identique pour toutes les divisi-

ons.

Définitions uniformes de la TVA

Les comptes sont utilisables sélectivement par

division, mais les mêmes attributs sont applicables

à toutes les divisions (obligation TVA, genre de

compte, monnaie)

Divisions

Les divisions reflètent la structure juridique d’une

entreprise, c’est à dire les entités pour lesquelles

le législateur exige la tenue d’une comptabilité.

Pour chacune de ces entités, un bilan et un comp-

te de résultat doit être présenté.

Du point de vue juridique, chaque mandant peut

être représenté par cette division. Il est également

possible de définir, pour ce mandant, différentes

divisions pour gérer parallèlement la comptabilité

de plusieurs entreprises autonomes. Les bilans /

comptes de résultat exigés par le législateur peu-

vent être obtenus aussi bien au niveau de la divi-

sion qu’au niveau du mandant, par simple pressi-

on d’un bouton. Les soldes sont traités en ligne

pour ces deux niveaux.

Pour chaque mandant, il est possible de définir

plusieurs divisions pour lesquelles la comptabilité

sera tenue séparément. Lorsque les divisions sont

activées, chaque écriture est explicitement

imputée à une division.

Etant donné que chaque division possède sa pro-

pre comptabilité, il n’est possible de passer des

écritures qu’au sein d’une division. Inversement,

les écritures extra-division ne sont pas possibles.

Divisions et intercompany

En principe, il existe deux types de divisions:

Divisions internes

Les divisions internes sont des entités (ou filiales)

donnant lieu à des bilans séparés et pour lesquel-

les la comptabilité est géré au sein du mandant.

Divisions externes

Les divisions externes sont des filiales ou des ent-

ités pour lesquelles la comptabilité ne peut pas

être gérée au sein du mandant concerné, mais

faisant néanmoins partie de l’organisation, et

pour lesquelles un trafic intercompany doit être

possible.

Chaque division interne peut gérer des échanges

avec un nombre quelconque de divisions externes

ou avec d’autres divisions internes. Ce trafic est

désigné comme trafic interne à l’entreprise et est

représenté dans une liste qui sert de base pour la

consolidation.

Affiliation

Cette situation est également prise en compte

dans la structure en divisions.

Lorsque plusieurs comptabilités indépendantes

sont tenues pour des divisions au sein d’un man-

dant, il est possible de définir s’il y a affiliation

pour chacune de ces divisions. Ceci exerce une

incidence d’une part sur le décompte TVA et d’au-

tre part sur le code TVA proposé lors de la saisie

des écritures.

Extraits

Tous les extraits peuvent être établis pour chaque

division ou pour le mandant:

Journal

Extrait de compte

Liste de contrôle TVA

Décompte de TVA

Bilan / CR

Extrait des sections

Divisions et comptabilité analytique

Les valeurs cumulatives de toutes les divisions

sont traitées au niveau du mandant. Cela permet

d’effectuer de façon centralisée les traitements de

la comptabilité analytique (répartitions et frais

généraux).

Les traitements analytiques peuvent également

être exécutés pour une division donnée. Dans ce

cas, ce traitement est démarré à l’intérieur de la

division concernée, et seules les écritures corre-

spondant à cette division sont prises en compte.

La table de répartition des sections et des frais gé-

néraux sont gérables non seulement au niveau du

mandant, mais aussi à celui de chaque division.

Mandant au niveau supérieur dans la hiérarchie subdivisée en 4 divisions p. ex.

F I C H E D ’ O P T I O N : S E C T I O N S

L’option sections permet

la ventilation des coûts

sur les différents domai-

nes de l’entreprise. Des

contrôles quant à la ren-

tabilité des sections peu-

vent être obtenus à tout

moment, par la comparai-

son des éléments bud-

gétisés par rapport au

coût réel.

En tant que partie intégrante de la comptabilité

analytique, les sections dégagent des informa-

tions pour les frais généraux indirects des centres

de frais et les préparent pour un traitement

ultérieur.

L’option sections est indispensable et constitue la

condition préalable à l’installation de la compta-

bilité analytique.

Plan des sections

Les numéros de sections sont formés de 11 posi-

tions numériques, au maximum. Les sections peu-

vent obéir à une classification à 4 niveaux. Par ail-

leurs, le plan des sections offre la possibilité de 10

plans alternatifs de classification, pour des

besoins spécifiques. Ce plan est géré de façon

centralisée, pour l’ensemble des applications

ABACUS.

Imputation avec des sections

L’imputation au niveau des sections est élaborée

simultanément à l’écriture comptable de base

(champ supplémentaire dans la même ligne de

saisie). Ceci assure une intégration optimale de la

comptabilité analytique dans la comptabilité

financière. Les soldes des sections sont actualisés

après chaque écriture. Pour limiter au maximum

les erreurs de saisie, il est possible de définir pour

chaque compte de charges par nature un domai-

ne de sections admises lors de l’imputation, ainsi

qu’une proposition par défaut.

Avec le genre d’imputation “écriture de section”,

il est possible de saisir plusieurs sections simul-

tanément, sous la forme d’écritures collectives.

Extrait standard avec sections

L’option sections offre une multitude d’extraits

standard qui peuvent être actualisés à tout

moment:

Extraits de sections avec la récapitulation de tou-

tes les écritures de la comptabilité financière et de

celles des comptabilités auxiliaires débiteurs et

créanciers.

Si les écritures de ces comptabilités auxiliaires

sont transférées de façon comprimée dans la

comptabilité financière, il est tout de même pos-

sible d’afficher le détail des écritures.

SECT IO

NS

Soldes des sections répartis selon charges par

nature et mois, avec comparaison par rapport à

l’année précédente et au budget.

Soldes des charges par nature réparties selon

sections et mois, avec comparaison par rapport à

l’année précédente et au budget.

Tous les extraits pour les bilans peuvent être

utilisés pour les décomptes de sections, avec com-

paraison par rapport à l’année précédente et au

budget

Ces extraits peuvent être obtenus à l’écran,

sous forme d’imprimés ou encore en tant que

fichiers, par exemple dans le format Excel.

Un grand nombre d’éléments de présentation

et de choix de sélections peuvent être activés

pour ces extraits.

Pour le contrôle, par exemple, il est possible d’é-

diter toutes les écritures de débit ou, au contrai-

re, celles du crédit. Pour les mêmes raisons, le

programme permet de trier les écritures selon No

de justificatif ou No d’écriture attribuée par le

système. La présentation à l’écran peut être com-

primée ou au contraire éditée en détail, avec

l’intégralité du texte (60 positions au maximum).

Le nombre d’écritures et sections / charges par

nature, n’influence pas le temps de préparation

des extraits standard de sections. Du fait que tou-

tes les écritures sont enregistrées dans un fichier

de soldes, les soldes des sections et des charges

par nature mensuels, sont disponibles à n’impor-

te quel moment.

F I C H E D ’ O P T I O N : C O M P T A B I L I T E A N A L Y T I Q U E

La comptabilité analytique

livre des informations

importantes relatives à la

structure des commandes

ou projets durant une

période choisie.

Grâce à l’intégration de la

comptabilité analytique

dans la comptabilité finan-

cière, débiteurs et créanciers, il est possible d’ob-

tenir à tout moment les chiffres souhaités. Cet

outil offre ainsi un système de contrôle efficace

qui est de surcroît adapté aux différents types

d’entreprises.

L’option comptabilité analytique nécessite la

licence préalable de l’option sections.

Plan comptable / charges par nature

Ce plan est structuré en trois types de comptes:

comptes, charges par nature, facturation interne.

Ce procédé permet l’intégration optimale de la

comptabilité analytique dans la comptabilité

financière. En fonction du type de compte, l’im-

putation n’interviendra que dans la comptabilité

financière (type de compte: compte) ou dans la

comptabilité financière et l’analytique (type de

compte: charge par nature) ou uniquement dans

l’analytique (type de compte: facturation interne).

Plan des sections / centres de frais

Contrairement à la section, les soldes des centres

de frais (montants / quantités) sont reportés auto-

matiquement pour chaque charge par nature,

dans le nouvel exercice. La gestion simultanée de

plusieurs commandes ou projets, au-delà de la

limite d’un exercice, est ainsi garantie.

Imputation dans la comptabilité analytique

Cette imputation a lieu simultanément à celle de

la comptabilité financière. Une variante élargie est

proposée pour une imputation nécessitant une

seconde écriture de section ou centre de frais

(second niveau), dans la même écriture. Cette

variante permet par exemple à une entreprise de

service, de gérer simultanément un centre de pro-

fit et une commande / un projet, voire un article.

Dans l’industrie il sera par exemple possible de

débiter en une seule écriture, une machine et une

commande.

Frais généraux

Pour l’imputation des frais généraux, la compta-

bilité analytique ABACUS supporte aussi bien les

valeurs en francs que les unités de mesure (heu-

res, litres, mètres, etc.) lors de la répartition des

dits frais généraux sur les centres de frais.

Un maximum de 20 bases de frais généraux sont

admises. Les taux peuvent être différents par

exercice et par section.

La structure du calcul des frais généraux peut être

présentée jusqu’au niveau de l’écriture grâce à

une technique zoom.

Répartition de sections

Un maximum de 999’999 répartitions de sections

peuvent être définies à l’aide d’une table de

répartition des sections. Lors d’une répartition

automatique des sections, le solde de la section

auxiliaire ou le solde d’une combinaison charge

CO

MPTA

BI L I T E

AN

ALY

T IQU

E

par nature / section, est imputé sur la section

principale. La répartition se fait selon une clé en

pour-cent, un montant fixe ou sur la base de rati-

os. Les ratios sont en fait des clés de répartitions

dynamiques, qui permettent une répartition auto-

matique sur la base des valeurs d’une table Excel.

Il est possible par exemple de gérer les coûts du

centre de frais ’atelier de réparation’ sur la base

des kilomètres parcourus par véhicule, à l’aide des

chiffres introduits dans la table Excel.

Grâce à cette technique exceptionnelle, pratique-

ment toutes les répartitions de sections peuvent

se faire à l’aide de ratios.

L’option ratios constitue la condition pour la

répartition à l’aide de telles valeurs.

Facturation interne

Facturation du matériel ou de machines

Un taux fixe peut être défini par matériel et type

de machines.

Amortissements et intérêts

Les valeurs mensuelles pour l’imputation d’élé-

ments répétitifs, peuvent être insérées au niveau

des journaux provisoires. De cette manière, l’a-

mortissement et les intérêts mensuels sont auto-

matiquement imputés dans le journal principal

par le report des journaux provisoires.

Possibilités de correction dans l’analytique

L’imputation des frais généraux et la répartition

des sections se fait automatiquement sur la base

des définitions de majorations de frais généraux

et répartitions des sections. Ces traitements de

répartitions peuvent avoir lieu plusieurs fois par

mois et permettent ainsi d’obtenir les valeurs réel-

les de la comptabilité analytique à tout moment.

Extraits de sections et centres de frais

Extrait standard

- extraits de SECT / CF relatant l’ensemble des

écritures de la comptabilité financière, débi-

teurs, créanciers et la comptabilité des salaires.

- soldes budgets SECT / CF avec répartition selon

charges par nature et mois.

Extraits spécifiques aux branches

L’option générateur de bilans permet d’établir des

extraits spécifiques aux branches d’activité, que

ce soit en matière de comptabilité financière ou

analytique. Certaines branches rencontrant les

mêmes problèmes, c’est-à-dire ayant les mêmes

besoins, peuvent par ailleurs disposer de rapports

analytiques dont le cadre est prédéfini. On songe

ici tout particulièrement à l’hôtellerie, ou à la

branche du bâtiment.

F I C H E D ’ O P T I O N M O N N A I E S E T R A N G E R E S

L’option monnaies étran-

gères permet de tenir

l’ensemble des comptes

aussi bien en monnaie de

base qu’en monnaie

étrangère. En outre, le

calcul de différences de

change peut être effectué

à n’importe quel moment.

Les possibilités suivantes sont offertes dans le cas

de la tenue des comptes en monnaies étrangères:

Table centrale des monnaies étrangères

Cette table contient plus de 170 monnaies. En

vue du calcul automatique de différences de

change, un compte de gain et de perte est attri-

bué à chaque monnaie active.

Table des cours de change

Cette table-ci contient le cours de valorisation et

le cours d’imputation mais aussi un troisième

cours pour chaque monnaie étrangère active. Au

cas où l’utilisateur tient plusieurs comptabilités,

cette table peut être gérée de façon centrale pour

l’ensemble des mandats ou au contraire, spécifi-

quement par comptabilité. En sus du cours global

d’imputation, de valorisation et de charge, il est

possible de faire intervenir ces trois notions au

niveau de l’actif, du passif, du compte de résultat,

des débiteurs, des créanciers, de la comptabilité

des salaires et du traitement des commandes.

Chacun de ces domaines peut dès lors bénéficier

d’un cours spécifique de valorisation, d’imputati-

on et de charge.

Ecritures en monnaies étrangères

Les écritures libellées en deux comptes de dif-

férentes monnaies sont donc admises, tout

comme les écritures passées entre un compte en

monnaie étrangère et un compte en monnaie de

référence (monnaie de base). La gestion consé-

quente d’une comptabilité utilisant les monnaies

permet d’effectuer en tout temps un calcul auto-

matique de différence de change.

Lors d’écritures influençant des comptes en mon-

naies, les possibilités suivantes sont offertes:

Conversion des montants dans la monnaie

étrangère sur la base du cours d’imputation ou du

cours du jour, avec calcul automatique du mon-

tant dans la monnaie de base.

Indication du montant en monnaie étrangère

ou monnaie de base, avec calcul automatique du

cours utilisé.

Indication du cours d’imputation ou du jour,

ainsi que du montant en monnaie de base, avec

calcul automatique du montant en monnaie

étrangère.

Uniquement indication du montant en mon-

naie de base.

Une information très utile réside dans l’affichage

du solde des comptes dans la monnaie de base et

dans la monnaie étrangère, directement dans le

masque d’imputation des écritures, soldes actua-

lisés au fur et à mesure des imputations.

Cours dépendant d’une date

Dans la table des cours, il est possible de définir

le cours par date (archive des dates valeur).

MO

NN

AIES ETRA

NG

ERES

Le cours peut être saisi et affiché en monnaie

de base ou étrangère

Les écritures en relation avec des comptes en

monnaies étrangères et des calculs de différences

de change, sont passées avec le cours d’imputa-

tion, de valorisation historiques ou de charge.

Différence de change au niveau du compte

Les comptes en monnaies, peuvent être définis

avec des comptes de différences de change spéci-

fiques, pour le calcul automatique de ladite dif-

férence.

Il est également possible de bloquer ou d’inactiver

le calcul de différence de change pour certains

comptes, si le travail doit se faire sur la base du

cours valable lors de la saisie.

Calcul de différence de change automatique

Ce calcul se fait automatiquement sur la base des

définitions de la table des monnaies étrangères et

des cours de change. Il est possible d’annuler le

calcul de la différence de change si nécessaire.

Possibilités de sélections lors du calcul de dif-

férence de change automatique:

Calcul de différence de change mensuelle-

ment ou annuellement.

Calcul de différence de change dans le journal

principal ou auxiliaire.

Calcul de différence de change limité à cer-

tains domaines (actif, comptes de résultat).

Calcul de différence de change que pour cer-

taines monnaies.

Calcul de différence de change du compte...

au compte...

Calcul de différence de change que pour

comptes avec gains, resp. pertes de change.

Calcul de différence de change que pour une cer-

taine période, en tenant compte ou non du report

de solde.

Extraits standard et monnaies étrangères

Les extraits du journal ou du bilan, ainsi que les

extraits de comptes, sont établis en monnaie de

base et en monnaie étrangère. Les extraits SECT /

CF par contre, sont uniquement édités dans la

monnaie de base.

Extraits de comptes avec monnaies étrangères

Les mouvements de comptes peuvent être

obtenus dans la monnaie de base et dans la mon-

naie étrangère, dans quel cas le solde actuel peut

être obtenu dans la monnaie de base ou dans la

monnaie étrangère.

Bilans en monnaies étrangères

Les comptes tenus dans la même monnaie

étrangère, sont extraits de façon regroupée. Le

cours interne moyen est affiché pour chaque

compte et chaque total en monnaie.

Imprimer le tableau ISO-Code / cours des

changes

Les cours ayant une date définie peuvent être

évalués dans les tableaux des cours. Par exemple

rechercher et indiquer la moyenne d’un cours

d’une période.

F I C H E D ’ O P T I O N : B U D G E T I S A T I O N

L’indication des budgets

se fait sous forme de

table. Avec l’aide de clés

de répartitions automa-

tiques, les budgets annu-

els ou mensuels sont rapi-

dement préparés, débit et

crédit des comptes sépa-

rés.

En plus des comptes de la

comptabilité financière, il

est possible – pour autant que les options soient

installées – de budgétiser également les charges

par nature, sections et centres de frais.

Budget comptabilité financière

Celui-ci se rapporte à la budgétisation de tous les

comptes du bilan et du compte de résultat. Les

chiffres du budget annuel / mensuel, sont séparés

selon débit / crédit.

Le programme permet de surcroît l’ouverture à

l’avance de plusieurs exercices, pour l’indication

des budgets. Il est bien entendu possible de

reporter les budgets de l’année précédente dans

le nouvel exercice et d’y apporter les modifica-

tions nécessaires.

Pour les comptes en monnaies étrangères, l’intro-

duction du budget est admise en monnaie de

base et en monnaie étrangère.

Budget des sections et centres de frais

Pour ce type de budget, il est en outre possible

d’indiquer des budgets tant en montants qu’en

quantités. Ces budgets peuvent être répartis

annuellement ou mensuellement, sur la base de la

section ou du centre de frais, voire du solde d’une

charge par nature.

Dans le cas des SECT / CF, il peut en outre être

défini que les budgets soient saisis avec ou sans

répartition sur différentes charges par nature.

L’utilisation conséquente de budgets sur les sec-

tions et centres de frais selon montants et quan-

tités, permet à chaque entreprise un contrôle

rapide et efficace de rentabilité de ses centres de

profits, de projets ou partie de ceux-ci.

Budget et budget complémentaire

En sus du budget initial proprement dit, un bud-

get complémentaire ouvre un second degré de

budgétisation. Le budget complémentaire sert

surtout à l’affichage séparé des budgets de cor-

rection ou la tenue d’un second budget. Tous les

extraits de budgets peuvent être obtenus avec ou

sans le budget complémentaire.

Clé de répartition des budgets

Prorata

Répartition linéaire automatique du budget annu-

el indiqué sur les différents mois de l’exercice.

Selon compte de référence

BU

DG

ET I SAT IO

N

Le budget est réparti dans les mêmes proportions

que celui du budget de référence indiqué. Cette

variante est surtout utile pour des budgets évo-

luants en fonction des saisons ou lors d’une

répartition en pour-cent effectuée mensuelle-

ment, sur des éléments identiques.

Selon exercice précédent réel

Répartition des budgets sur la base des valeurs

réelles de l’exercice précédent.

Selon budget exercice précédent

Répartition des budgets sur la base du budget de

l’exercice précédent.

Extraits avec comparaisons de budget

Les extraits suivants peuvent être obtenus avec

comparaison annuelle ou mensuelle:

Extrait de compte avec comparaison au bud-

get annuel.

Bilans et comptes de résultat avec comparai-

son au budget, séparés selon débit et crédit si

souhaité.

Bilans de soldes pour le contrôle des budgets

introduits.

Extraits de sections et centres de frais avec

comparaison de budget jusqu’au niveau des char-

ges par nature.

Interface budgets

Les budgets peuvent être importés (fichier ASCII

ou EXCEL). Il est ainsi possible de préparer les

budgets avec un tableur. Les nouveaux budgets,

les corrections ou encore différentes variantes de

budgets, peuvent de cette façon être importés

rapidement et sans erreur dans la comptabilité

financière ABACUS.

Pour plus d’informations, voir fiche d’option

interface.

Plan d’écritures

On peut imputer les budgets soit comme soldes

ou comme plan d’écritures. Etant donné que les

chiffres planifiés se réfèrent aux chiffres réels, les

même possibilités de saisies sont disponibles. On

peut ainsi, dans le plan d’écritures, utiliser le jour-

nal auxiliaire pour les restrictions d’écritures.

Il est aussi donc possible d’effectuer des traite-

ments de répartitions et de frais généraux pour le

plan d’écritures.

Ecritures

Programme 11

Chiffres réels

Saisir les ecritures

effectives

Journaux annuels et auxiliaires

Plan comptable

Comptabiliser les valeurs

budgetées

Journaux annuels et auxiliaires

Saisir les chiffres

du budget

Soldes

supplémentaires

Saisir le budget

Budget planifié

Saisir les soldes

Budget planifié

Saisir les soldes

supplémentaires

O P T I O N C O F I : B I L A N S P E R S O N N A L I S É S - G É N É R AT E U R D E B I L A N S

L’option “Bilans personna-

lisés” (définition libre des

colonnes) et “Générateur

de bilans” (définition libre

des lignes) permet l’édition

de rapports individuels

dans la comptabilité finan-

cière et analytique. L’accès

aux soldes et quantités est

pratiquement illimité. Les

rapports sont disponibles pour tous les mandants.

L’option “Bilans personnalisés et générateur de

bilans” se distingue des extraits de bilan standard,

par les particularités suivantes:

Présentation flexible par la définition libre des

lignes de titres, de la structure des colonnes et

des lignes.

Présentation des extraits indépendamment de

la structure du plan comptable.

Layout

A l’aide de différents éléments graphiques, les

extraits peuvent répondre aux exigences individu-

elles.

Edition

Les données peuvent être obtenues au choix à

l’écran, à l’imprimante ou sous forme de fichiers

de différents formats (ADF, TXT, RTF, HTML, PDF,

CSV et XLS).

Principe du document

Une fonction Drill-Down permet, directement

depuis un extrait de bilan d’afficher toutes les

écritures détaillées d’un compte de solde et de

poursuivre cela jusqu’aux écritures d’origine.

Extraits spécifiques aux branches

Pour diverses branches, par exemple la construc-

tion ou les fiduciaires, il existe des extraits de

bilans, comptes de résultat, sections et centres de

frais prédéfinis. Il est également possible d’ob-

tenir des extraits sur la base du plan comptable

Buschor, utilisé dans les écoles et les communes

politiques.

Extraits Batch à l’aide d’un préprocesseur

Les rapports peuvent être regroupés en un fichier

Batch, pour obtenir plusieurs extraits lors d’un

seul traitement.

Interrogation des paramètres

Edition sur l’imprimante ou sur fichier

Bilans personnalisés

La forme et le contenu de toutes les colonnes

sont définissables librement grâce aux possibilités

suivantes:

Nombre de colonnes définissable librement

pour chaque rapport.

Définition libre des titres de colonnes.

Présentation libre des colonnes.

Affichage des chiffres annuels ou mensuels,

répartis selon:

- Solde ou budget.

- Monnaie de base ou quantités.

- Solde, solde débiteur ou solde créditeur.

- Les soldes peuvent être obtenus avec des

reports de soldes, des écritures de clôture ou

des soldes complémentaires.

- Calcul des chiffres en pour-cent horizontal ou

vertical.

GEN

ERATEUR D

E B I LAN

S

- L’option comptabilité analytique permet en

outre la combinaison des soldes pour certaines

charges par nature / SECT / CF ou SECT /CF /

charges par nature.

- Conditions définissables librement pour le cal-

cul des colonnes, par ex. certaines monnaies

ou unités de mesure.

En fonction du choix, la structure des lignes per-

met des extraits du plan comptable, du plan des

charges par nature, des sections ou des centres de

frais (classification et classification alternative).

Une mutation des lignes permet d’activer l’option

“Générateur de bilans”.

Générateur de bilans

L’option “Générateur de bilans”, où toutes les

possibilités des bilans personnalisés sont égale-

ment intégrées, implique l’option ‘Bilans person-

nalisés’.

Structure des lignes

- Les comptes peuvent être réunis au choix en

tant que groupes ou structures pour la présen-

tation des totaux. Il est ainsi possible de définir

librement l’ordre de tri et des niveaux de tota-

lisation du plan comptable (par ex. calcul du

bénéfice brut, du montant maximal garanti).

- En fonction du choix, la structure des lignes

permet des extraits du plan comptable, du plan

des charges par nature, des sections ou des

centres de frais. Une présentation personna-

lisées des lignes est ainsi simplifiée.

- Présentation libre du bilan, compte de résultat,

calcul du montant maximal garanti, calcul du

bénéfice brut, des ratios, etc.

- Divers éléments de présentation tels que les

lignes vierges, les sauts de page, les éléments

de texte, les soulignements.

- Définition de ‘Wildcards’ pour faire référence à

un groupe particulier de comptes ou de sec-

tions.

Rapports répétitifs

Cette fonction est spécialement prévue pour la

comptabilité analytique. Elle permet la définition,

dans un rapport unique, d’extraits détaillés

de sections / centre de frais pour l’ensemble des

SECT / CF ou une partie seulement.

Paramètres

Toutes les parties variables d’un rapport sont

gérées par des paramètres symboliques. Par

exemple, pour se référer à l’exercice ou au rap-

port mensuel. Ces paramètres sont interrogés lors

du lancement du rapport.

Annexe

L’annexe du rapport annuel peut être définie de

manière à ce que les valeurs soient enregistrées

dans la base de données ABACUS. Par exemple,

les valeurs des assurances seront saisies et pour-

ront être éditées à la suite d’un bilan / compte de

résultat.

F I C H E D ’ O P T I O N : I N T E R F A C E S

Les interfaces permettent

la reprise des écritures de

la CofiLight, de logiciels

tiers, ainsi que d’un man-

dant à l’autre à l’intérieur

de la comptabilité finan-

cière.

Importation d’écritures depuis la CofiLight

La CofiLight permet la tenue d’une comptabilité

simple, voire simplement de comptes de liqui-

dités, tels que caisse, poste et banque. La saisie

des mouvements ne demande pas de connais-

sances comptables spécifiques. L’utilisateur a le

choix de porter en compte les écritures lui-même

ou non. L’interface ASCII permet ensuite le report

de ces écritures depuis la CofiLight dans la comp-

tabilité financière ABACUS que gère la fiduciaire.

Report d’écritures de logiciels tiers

Le programme des interfaces offre une interface

standardisée avec les formats ASCII et XML. Une

description actuelle de l’interface se trouve sous

www.abacus.ch/start/fr/

Pour éviter des erreurs de transmission, la comp-

tabilité financière est pourvue d’un test de plausi-

bilité automatique. Les éventuelles erreurs sont

éditées dans un protocole d’erreurs.

Import / export plans comptables / sections

Cette fonction donne la possibilité d’importer /

exporter des plans comptables standard, alterna-

tifs, ainsi que des plans de sections d’autres man-

dants ABACUS ou provenant de logiciels tiers.

Dans ce cas, des sélections sont admises au

niveau des domaines, classes, groupes principaux,

groupes et comptes, resp. sections et centres de

frais. Il est de surcroît possible de compléter ou

modifier des plans comptables ou des sections /

centres de frais existant.

Interface MIS

Cette interface permet d’extraire les soldes bud-

gétisés et réels de façon détaillée ou comprimée

si nécessaire, pour une période au choix. Ces

données peuvent être affichées à l’écran,

imprimées ou éditées en tant que fichier (ASCII,

DIF, TXT, XLS ou DDE). Ce procédé permet de trai-

ter les données sous forme graphique.

Compression de comptes, charges par nature,

sections, centres de frais, selon différents niveaux

de classification, voire d’une définition spécifique

de l’utilisateur, par ex. No de comptes externes.

Cette définition peut être saisie pour chaque

compte et sera enregistrée comme faisant partie

des données de base.

Extrait de combinaisons charges par nature /

sections ou centres de frais, dans quel cas l’axe

principal et l’axe de la combinaison seront com-

primés et peuvent être sélectionnés à l’aide de

conditions (filtre). Par ex., calcul de tous les soldes

des charges par nature au niveau du groupe, pour

tous les centres de frais d’un domaine spécifique

de l’entreprise.

Extrait au choix, des désignations des comp-

tes, charges par natures, sections et centres de

frais, par ex. lors d’un traitement graphique des

données comprimées.

Extrait sur plusieurs exercices, jusqu’à 60

périodes au maximum, par ex. soldes mensuels

sur 5 ans.

INTERFA

CE A

SCI I

Interface budget

Cette interface traite les budgets qui existent sous

forme de fichier EXCEL ou ASCII. Des fichiers

extraits des ordinateurs Host, préparés manuelle-

ment à l’aide d’un tableur, ou encore repris d’une

autre comptabilité financière ABACUS, peuvent

être importés à l’aide de cette interface.

Celle-ci offre en outre les possibilités suivantes:

Report des budgets annuels ou mensuels.

Report automatique du budget annuel sur les

différents mois.

Importation de budgets pour la clôture ou lors

de reports.

Importation de budgets de comptes / charges

par nature / sections / centres de frais, dans quel

cas, les budgets des sections et centres de frais

peuvent être répartis au choix sur les charges par

nature (clés de répartition).

Reprise de budgets en monnaie de base, mon-

naie étrangère ou quantités sous forme de solde

ou séparés selon le débit et le crédit.

Suppression contrôlée de budgets existants,

lors de l’importation du nouveau budget. De cette

manière, on peut compléter des budgets existants

et procéder à une budgétisation continue.

F I C H E D ’ O P T I O N : D E C O M P T E D ’ I N T E R E T S

L’option décompte d’inté-

rêts, permet la tenue au

choix des comptes sous

forme de comptes-cou-

rants ou de dépôts. Le

décompte d’intérêts s’éta-

blit automatiquement.

Des extraits bien struc-

turés fournissent tous les

renseignements nécessai-

res, à tout moment, quant

au calcul des intérêts.

Comptes-courants et de dépôts

Pour le décompte automatique des intérêts, on

différencie deux types de comptes:

Comptes-courants

Le taux d’intérêts peut être indiqué pour le débit

et le crédit du compte. Ceci est nécessaire pour

des comptes dont le solde passe de l’actif au pas-

sif, par exemple.

Comptes de dépôts

Dans ce cas on indiquera le taux qui est utilisé

pour le calcul des intérêts. Le compte de dépôt

présente toujours un solde évoluant de façon sta-

ble, soit au débit, soit au crédit.

Table des intérêts

La table contient les taux d’intérêts débit / crédit

de tous les comptes-courants et de dépôts. La

méthode de calcul des intérêts (allemande,

française, anglaise) ainsi que le calcul automati-

que de l’impôt anticipé, sont définis par compte.

Imputer avec date valeur

Lors de la saisie des écritures, l’utilisateur peut

définir une date valeur par document.

Le calcul des intérêts intervient sur la base de la

date valeur. Si seule la date du document est

introduite, elle peut être déclarée en tant que

date valeur, afin d’alléger le travail de saisie.

Taux d’intérêts valables à une certaine date

La table des taux d’intérêts permet également de

gérer la modification des taux en fonction de la

date (archives).

Il est possible de définir au maximum un taux -

débit et crédit - par jour et par compte, ceci don-

nant dès lors lieu au décompte d’intérêts adéquat

en fonction des périodes choisies.

Décompte d’intérêts automatique

Sur la base de la définition de la table d’intérêts

précisément, le décompte est automatiquement

établi. L’imputation directe des parts d’intérêts

peut avoir lieu ou non dans les comptes respectifs

de la comptabilité financière. L’imputation auto-

matique peut se faire soit sur le compte soumis au

calcul des intérêts, soit sur un quelconque autre

compte.

DEC

OM

PTE D’ IN

TERETS

Possibilités de sélection lors du décompte

d’intérêts automatique:

Calcul d’intérêts que pour certains comptes

Calcul d’intérêts mensuel ou annuel

Calcul d’intérêts pour une certaine période

(du... au...), dans quel cas il est possible d’indi-

quer une date d’échéance jusqu’à laquelle les

intérêts doivent être calculés. Cette date

d’échéance peut se trouver en dehors de la pé-

riode “du... au...” ou de l’exercice lui-même.

Calcul au choix de l’impôt anticipé pour des

intérêts créanciers, par exemple lors de dépôt de

cautions par des locataires.

Calcul d’intérêts sur les écritures ou le solde

du compte.

Calcul d’intérêts y.c. les écritures du journal

complémentaire. Dans ce cas, le calcul est établi

sur la base des écritures du journal principal aux-

quelles sont ajoutées celles du journal complé-

mentaire.

Les comptes de dépôts peuvent être sélectionnés

selon date document ou date valeur, pour le cal-

cul des intérêts. Les comptes-courants par contre,

sont toujours traités selon la date valeur.

Dans le cas des comptes en monnaie étrangère, le

calcul est établi au choix sur la base du solde en

monnaie étrangère ou en monnaie de base.

F I C H E D ’ O P T I O N : C O N S O L I D A T I O N

Cette option permet de

procéder aisément à la

consolidation de comptabi-

lités entre elles. Toutes les

données de la (les) compta-

bilité(s) consolidée(s) sont

disponibles dans la comp-

tabilité de consolidation.

La transparence et la clarté

sont le résultat d’une recherche conséquente.

Consolidation à plusieurs niveaux

Grâce à un concept ouvert, la consolidation peut

se faire sur plusieurs niveaux.

Calcul de différences de change

Chaque compte d’une comptabilité peut être

reporté avec son propre cours de change de con-

solidation. Pour simplifier la définition du cours, il

est possible de définir des groupes de comptes,

avec un taux de change unique.

Des comptes de différences de change peuvent

être également définis au niveau de chaque

compte ou de façon globale.

Les variantes suivantes sont disponibles pour le

calcul automatique de la différence de change:

Comptes du bilan: au cours du jour

Capital propre: au cours historique

Comptes de résultat: au cours moyen

Consolidation de différents plans comptables

Chaque compte au sein du plan comptable des

sociétés-filles, est muni d’un No de compte de

consolidation. Ceci permet de consolider toutes

les comptabilités avec différents plans comptables

et différentes monnaies, au niveau de la compta-

bilité de consolidation.

Saisie de données et documentation

Pour préparer la consolidation, le transfert de la

comptabilité de la société-fille, peut se faire selon

diverses variantes:

Les données comptables préparées avec la

comptabilité financière ABACUS, sont chargées

dans la comptabilité de consolidation à l’aide

d’une sauvegarde des données.

Reprise automatique des soldes à l’aide de

l’interface ASCII.

Saisie manuelle des soldes des comptes de

chaque exercice.

Consolidation périodique et annuelle

La consolidation se fait automatiquement par le

système, en fonction du mode choisi.

Les reports de soldes et des écritures de clôture

peuvent être considérés ou non lors de la consoli-

dation.

Consolidation de budgets

Le budget, y.c. les soldes de reports budgétisés

peuvent être consolidés ou non, lors du traite-

ment de consolidation.

CO

NSO

L IDAT IO

N

Intercompany

Le numéro de la compagnie de la contre position

peut déjà être saisi à partir de la saisie des

données (COFI, DEBI, CREDI, GPAO) dans les

mouvements Intercompany, ainsi qu’un code

Intercompany.

Exclure mouvements Intercompany

Les extraits de mouvements Intercompany docu-

mentent les relations entre les différentes compa-

gnies consolidées. Dans ce cas, l’utilisateur définit

quels comptes et de quelles compagnies, doivent

être présentés. Cet extrait constitue la base des

écritures de correction ou d’élimination des mou-

vements Intercompany.

Elimination automatique

Les mouvements Intercompany peuvent être

automatiquement éliminés. Le programme d’éli-

mination génère, en quelques secondes, au

moyen de différents critères une proposition d’éli-

mination. Les éliminations d’écritures automa-

tiques peuvent être comptabilisées directement

dans le livre principal.

Extraits

L’ensemble des extraits standard de la comptabi-

lité financière est disponible au niveau du man-

dant de consolidation. Il est ainsi possible de

reconstituer historiquement toutes les différentes

phases de consolidation.

Journaux de toutes les écritures d’élimination

ou de consolidation.

Extraits des différentes phases de consolida-

tions sous forme d’extraits de comptes.

Bilans / comptes de résultat de consolidation

édités au choix par société.

Comparaisons de budgets.

Comparaisons d’exercices.

Conditions et recommandations

Pour procéder à la consolidation, l’option man-

dants doit être installée.

Etant donné que les chiffres des filiales sont in-

scrits dans les divisions commerciales du mandant

consolidé, l’option division est sous-entendue.

L’option générateur de bilans permet l’édition de

rapports dépassant largement les possibilités des

extraits standard.

F I C H E D ’ O P T I O N : R A T I O S

Pour le regroupement spé-

cifique de données de l’en-

treprise, les extraits et pré-

sentations des données de

la comptabilité financière

et analytique peuvent être

obtenus en sus du généra-

teur de bilans, au moyen

de l’option ratios. Celle-ci

permet la définition d’un

maximum de 9’999 ratios.

L’option ratios est un outil de gestion offrant de

multiples possibilités:

Outil d’analyse

Calcul de clés de répartitions

Lors de répartitions de sections, les ratios permet-

tent la définition de clés dynamiques, s’adaptant

aux conditions de l’entreprise et offrant de ce fait

des répartitions plus proches de la réalité.

Accès aux tables Excel

Dans ce cas, il est possible d’inclure dans le calcul

avec les ratios, des valeurs ne provenant pas de la

comptabilité financière ABACUS, par ex. m2 de

bureaux, nombre d’offres, etc.

Définition de ratios

Celle-ci s’effectue à l’aide d’un menu proposant

des choix, permettant la définition des soldes à

tous les niveaux de regroupements.

Les ratios peuvent être définis pour tous les élé-

ments de la comptabilité financière ABACUS:

Comptes

Charges par nature

Sections

Centres de frais

Projets

Combinaisons

Divisions

Flux de capitaux

En plus des chiffres relatifs aux soldes en monnaie

de base, monnaie étrangère ou quantités, tous les

champs numériques du plan comptable / plan des

sections peuvent être utilisés.

De surcroît, l’accès à un champ d’une table Excel

est donné, le lien se faisant par le nom du champ

de ladite table. Le choix de la table ou du champ

peut être défini à l’aide de paramètres.

Une définition dans le temps permet l’élaboration

de ratios de périodes antérieures ou l’introduction

d’une valeur de base pour des calculs d’indexati-

on. Les éléments des ratios dont la valeur n’est

pas encore connue lors de la création du ratio, par

ex. cours du jour ou taux d’intérêts, peuvent être

définis sous forme d’interrogations. Celles-ci doi-

vent alors être actualisées lors de l’extrait.

RAT IOS

Le calcul du ratio peut directement être contrôlé

après la création de ce dernier.

Présentation de formulaires

La présentation des ratios est libre. En règle

générale, on différencie le type de formulaire -

format standard et format Excel:

Formulaire standard

La définition se fait en WYSIWIG (what you see is

what you get). Pour la présentation du rapport,

plusieurs éléments de présentation sont disponi-

bles.

Format Excel

Ce formulaire sert à l’Update de certains ratios

qui sont présentés au niveau d’un formulaire

Excel. Ce dernier contient le nom du fichier Excel

comportant les ratios et les noms des champs

devant automatiquement être actualisés.

Extraits

Comme pour tous les extraits de la comptabilité

financière, la période d’extrait peut être définie

librement. La spécificité de ce programme réside

dans le fait que les extraits ne peuvent être

obtenus que sur la base du journal complé-

mentaire. Les extraits peuvent être répétés auto-

matiquement en variant une définition, par ex.

centres de frais ou sections. Une liste de contrôle

ou encore une liste du traitement pas à pas, sont

disponibles pour le contrôle des ratios.

Les ratios peuvent également être traités à la suite

du bilan en tant que formulaire ou remarque. Le

générateur de bilans permet également de tra-

vailler avec les ratios.

Répartition de sections à l’aide de ratios

Pour la répartition automatique des sections, les

ratios peuvent être utilisés en tant que clé de ré-

partition. Ainsi, il est possible de définir des mo-

dèles de répartition très complexes, tel par exem-

ple le traitement des frais individuels relatifs. Les

frais généraux seront de ce fait calculés en rela-

tion de la capacité financière de chaque centre de

profit.

En relation avec l’accès des ratios dans les tables

Excel, il est également possible de définir les clés

de répartition sur la base de valeurs qui ne seront

pas imputées dans la comptabilité analytique

ABACUS, par ex. de recettes de fabrication, sché-

mas de calcul, etc.

Grâce à l’option de calcul

des flux de capitaux, il est

possible de faire transpa-

raître simplement les chan-

gements de fonds comme

l’afflux de liquidité issue

des transactions ou les

recettes issues de l’empr-

unt de capital étranger /

hypothèques. Les dif-

férents fonds comme les fonds de liquidités, les

fonds de liquidités nets, les fonds de roulement

nets, etc. peuvent être définis librement.

Groupes de flux de capitaux

Afin de pouvoir enregistrer le solde lors de cha-

que écriture ayant un effet sur les fonds, il faut

attribuer le groupe de flux de capitaux lors de

l’ouverture d’un compte. Se basant sur ces infor-

mations, le programme peut également indiquer

les soldes des fonds pour le côté débit et le côté

crédit, en plus des soldes des comptes et des sec-

tions.

Grâce au programme de reconstitution du logi-

ciel, une saisie et une attribution ultérieures des

groupes de flux de capitaux sont aussi possibles.

Ainsi, les écritures n’étant pas encore attribuées

ou ayant une mauvaise attribution peuvent être

correctement prises en compte pour le calcul des

flux de capitaux.

Les groupes de flux de capitaux suivants ont été

pré-définis par ABACUS:

11 FCA Caisse, poste, banque

12 FCA Effets, traites et remises

13 FCA Débiteurs, actifs transitoires

14 FCA Stocks, travaux en cours

15 CCT Capitaux étrangers à court terme

21 FA Participations

22 FA Mobilier, machines

23 FA Immeubles

24 FA Immobilisations incorporelles

31 CLT Provisions à long terme

32 CLT Prêts, obligations

33 CLT Hypothèques

41 CP Capital propre

51 RES Achat de matériel

52 RES Charges du personnel

53 RES Administration et vente

54 RES Charges des intérêts

55 RES Amortissements

56 RES Autres charges

61 RES Chiffre d’affaires

(produit d’exploitation)

62 RES Produit des intérêts

63 RES Autres revenus

Extraits

L’extrait du calcul des flux de capitaux est conçu

dans Excel, via AbaVision ou dans le générateur

de bilans. ABACUS fournit un modèle pour les

F I C H E D ’ O P T I O N : C A L C U L D E S F L U X D E C A P I T A U XC

ALC

UL D

ES F LUX

DE C

AP I TA

UX

fonds de liquidités et un modèle pour le fond de

roulement net. Les autres extraits de fonds peu-

vent être établis dans Excel à l’aide de la table de

base. Cette table de base indique les côtés débit

et crédit de chaque groupe de flux de capitaux

par rapport aux autres groupes. De plus, avec la

fonction „GetCofiCapitalFlow“, il est possible

d’accéder directement au solde d’un groupe de

flux de capitaux.

L’extrait du calcul des flux de capitaux peut être

édité mensuellement en cliquant simplement sur

une touche.

Fonds

En principe, il est possible de représenter le calcul

de flux de capitaux pour différents types de

fonds. Tous les fonds qui dépassent les liquidités

ou les liquidités nettes, peuvent être également

définis. L’étendue des fonds peut être définie

selon les groupes de flux de capitaux disponibles.

Exemples de fonds possibles:

Fond monétaire Groupe 11 Caisse, poste, banque

Liquidité nette Groupe 11 Liquidités

Groupe 12 Effets, traites et remises

Groupe 15 Capitaux étrangers à court terme

Fonds de roulement monétaires nets Groupe 11 Liquidité

Groupe 12 Effets, traites et remises

Groupe 13 Débiteurs, actifs transitoires

Groupe 15 Capitaux étrangers à court terme

Fonds de roulement nets Groupe 11 Liquidité

Groupe 12 Effets, traites et remises

Groupe 13 Débiteurs, actifs transitoires

Groupe 14 Stocks, travaux en cours

Groupe 15 Capitaux étrangers à court terme

C O F I L I G H T

La CofiLight ABACUS per-

met la tenue d’une comp-

tabilité simple, assujettie

ou non à la TVA. Pour la

saisie des écritures, aucu-

ne connaissance compta-

ble de base n’est néces-

saire, du fait de la présen-

tation du menu de saisie

simple et claire.

Par l’utilisation de la

CofiLight, l’entreprise dis-

pose en tout temps des

données actualisées et diminue considérablement

le travail de saisie de la fiduciaire.

La CofiLight ABACUS fait également office de

livre de caisse, poste ou banque reconnu. Dans ce

cas, la comptabilité proprement dite est tenue par

un service comptable. L’utilisateur a le choix de

procéder à une mise en compte (codification)

complète ou non des pièces comptables. Une

interface permettra ensuite le transfert des jour-

naux d’imputation dans la comptabilité financière

ABACUS. Il est également possible de reprendre

les données corrigées par la fiduciaire et de met-

tre à jour la CofiLight sur cette base.

Généralités

Durée libre de l’exercice périodique

Jusqu’à 9 exercices ouverts simultanément aux

écritures

Décompte TVA, listes de contrôle

Contrôle d’accès par mots de passe

Multi-mandants

Programmes de clôture de fin d’année avec

report de soldes si souhaité

Reports de soldes et écritures en monnaie de

base et monnaies étrangères

Suppression de documents liquidés

Option: version Windows

Avantages de la CofiLight

Ce logiciel facilite et diminue la charge admi-

nistrative tant auprès du client que de la fiduciai-

re.

Les écritures ne sont saisies qu’une seule fois

L’utilisateur ne doit pas se démener avec des

problèmes comptables (écritures de clôture, etc.)

La bonne tenue de la comptabilité est garan-

tie par le contrôle régulier de la fiduciaire ou du

service comptable.

L’état actualisé des comptes, ainsi que du

bilan et compte de résultat est constamment dis-

ponible.

Saisie des écritures avec la CofiLight

Les indications suivantes doivent être saisies:

Compte

Date du document

Ecritures en monnaie de base ou étrangère

Code TVA (en cas d’assujettissement)

Comparaison TVA au forfait ou exacte

Les indications suivantes sont facultatives:

CO

F I L IGH

T

Date valeur, code d’imputation interne, No docu-

ment, 60 positions de texte, contre-écriture, sec-

tion, cours de la monnaie étrangère

Si l’imputation est incomplète, les écritures sans

contre-partie peuvent être complétées par la suite

à l’aide du programme “compléter contre-écritu-

res”.

Extraits

Journalisation des écritures saisies

Extraits de comptes

Bilans, compte de résultat

Décompte TVA, listes de contrôle

Tous les extraits peuvent être sélectionnés et triés

selon divers critères, ce qui permet un contrôle

efficace.

Lors de la saisie complète des mouvements comp-

tables, il est possible d’obtenir un bilan / compte

de résultat avec des chiffres annuels ou mensuels,

ainsi que le calcul du bénéfice ou de la perte.

Lien avec des logiciels de paiements

Une interface intégrée permet la reprise des paie-

ments électroniques exécutés avec le “Tele-

banking Software CCWinPay” dans la CofiLight.

Cette dernière traitera ces paiements, par ex.

pour le décompte TVA ou les extraits de bilans.

Cette interface peut également être utilisée avec

d’autres fournisseurs de produits Telebanking res-

pectant le format ABACUS.

Données de base

La table TVA et le plan comptable peuvent être

importés à l’aide d’une interface ou introduits

manuellement.

La saisie des écritures peut être rationalisée par

des propositions (valeurs par défaut).

Relations entre l’utilisateur de la CofiLight et sa fiduciaire

Lors de l’utilisation de la CofiLight, différentes variantes sont imaginables:

Entreprise avec CofiLight Fiduciaire

Saisie des mouvements sans imputation comptable Imputation, contrôles, clôture

Saisie des mouvements avec imputation comptable Corrections, contrôles, clôture

Saisie des mouvements avec reprise des données Corrections, contrôles et restitution

corrigées par la fiduciaire des écritures après correction

Pendant que les données sont traitées en fiduciaire, l’entreprise continue à saisir les pièces comptables

et ne perd ainsi pas de temps.

Lors de la reprise des données corrigées par la fiduciaire, seules les écritures corrigées sont importées.

A B A C U S T O O L - K I T

Le Tool-Kit ABACUS (ATK) est le Runtime de base

des applications ABACUS. Les appplications ABA-

CUS qui ont déjà fait leurs preuves des milliers de

fois et qui se distinguent par une convivialité et

une efficacité évidentes, se complètent par la plus

moderne des technologies au service de votre

succès :

ABACUS Explorer :

ABACUS Explorer est le noyau principal des appli-

cations ABACUS, qui intègre les importantes

fonctions suivantes :

Internet Explorer

La complète intégration de Microsoft Internet

Explorer dans le menu principal d’ABACUS per-

met l’accès direct au World Wide Web.

E-mail

ABACUS Explorer permet d’envoyer directement

des E-mails depuis les applications ABACUS avec

des documents attachés tels que, bilans, extrait

de comptes etc. aussi en format PDF.

Gestion des dossiers

La gestion des dossiers sécurisée par un mot de

passe, permet l’archivage automatique de tous les

extraits ABACUS, les documents WORD, les rap-

ports EXCEL etc. et leur affichage instantané.

AbaVision

AbaVision est un Add-On, qui sert à la complète

intégration d’Excel dans le logiciel ABACUS. Les

Business Objects d’ABACUS constituent la base

pour l’utilisation d’Excel en tant que système d’in-

formation de gestion

et permettent l’ac-

cès on-line jusqu’au

niveau des transac-

tions.

On ne doit plus

transférer manuelle-

ment les informati-

ons saisies dans le

logiciel financier vers

Microsoft Office et

inversement. Grâce

à la nouvelle intégration bi-directionnelle, on peut

enregistrer p.ex. des budgets en Excel ou en ABA-

CUS. Les données sont toujours actualisées auto-

matiquement.

Avantages de l’utilisation d’AbaVision :

Réalisation d’un système d’information de

gestion avantageux et flexible avec Excel et ABA-

CUS

Nouvelles possibilités pour la préparation, la

présentation et l’échange des données et des

informations

Suppression de la redondance des données

entre Excel et ABACUS, grâce à l’actualisation

automatique des tableaux Excel. Ceci permet une

réduction du nombre de sources d’erreur lors de

saisies manuelles et de transferts.

Accès On-line aux données ABACUS

AB

AC

US TO

OL -K

I T

AbaSmart: menus à la carte

AbaSmart permet de struc-

turer et d’adapter le pro-

gramme aux besoins indi-

viduels des utilisateurs. Cet

outil offre une nouvelle

dimension de convivialité

aux logiciels comptables.

Menus individuels

L’administrateur des pro-

grammes (Master) structu-

re les écrans lui-même, sur

la base des positions de

menu standard ABACUS,

n’affichant que les rubriques de programmes

effectivement nécessaires au genre de travail de

l’employé (User).

- nombre indéfini de menus individualisés

- nombre indéfini de rubriques par menu indivi-

dualisé

- ordre libre des rubriques

- désignation libre des rubriques

- protection par mots de passe, par menu indivi-

dualisé

- menus élaborés librement compte tenu de la

suite logique des tâches

Au sein d’un menu individualisé, toutes les appli-

cations ABACUS et externes peuvent interférer,

compte tenu des habitudes de travail de l’em-

ployé.

La création de menus AbaSmart est très simple,

grâce à la technique “Drag & Drop”. Chaque

nouveau menu utilisateur peut être enregistré et

conservé pour de futures utilisations. Ces menus

peuvent également être copiés et mis à dispositi-

on d’autres utilisateurs.

Autostart: déroulements automatiques

Plusieurs rubriques AbaSmart peuvent être trai-

tées et démarées automatiquement, rubrique

après rubrique. Ceci permet d’automatiser des

déroulements de programmes d’une certaine

complexité, sans que l’utilisateur n’ait à interve-

nir.

Processus préliminaire

Le processus préliminaire sert à la definition des

paramètres tels que, la période ou la division à

extraire qui sont necessaires à la préparation des

données. Il permet aussi de déterminer le format

des extraits (impression ADF, RTF, HTM, PDF, CSV

et XLS).

A B A C U S – T O O L S

Archivage

En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à

votre disposition dans le cadre du ABACUS Tool

Kit, le module ABACUS d’archivage vous propose

un classement électronique complet des évalua-

tions et documents créés dans les différents pro-

grammes ABACUS ou dans des programmes

externes.

Intégration parfaite dans les logiciels ABACUS

L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans

les programmes ABACUS. Lors de l’impression

d’une évaluation, une copie du document peut

automatiquement être enregistrée dans les archi-

ves correspondantes. Les décomptes TVA, bilans

etc. sont automatiquement archivés par le systè-

me, indépendamment de l’utilisateur créant l’ex-

trait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des

données est donc garantie.

Archivage depuis les programmes Office

L’intégration de l’archivage ABACUS dans les pro-

grammes Microsoft Office permet de sauvegarder

des documents Word, des tables Excel et des

exposés PowerPoint depuis l’entourage Office

directement dans les archives ABACUS.

Scanning et archivage de documents originaux

L’option AbaScan permet de scanner chaque

document sous forme de papier tel que bons de

livraison, factures des fournisseurs ou dessins de

l’atelier. Les documents ainsi digitalisés peuvent

ensuite être classés dans l’archive voulue. Les

documents scannés sont également automatique-

ment indexés selon les textes complets, ce qui

permet une recherche rapide avec AbaSearch.

Tools de codes-barre

L’option “Code-barre” permet d’imprimer une

étiquette avec un code-barre pour le document

correspondant p. ex. comptabilité des créancier.

Si l’étiquette se trouve sur le document original

lors du processus automatique de scanning, le

document créé sera enregistré dans l’archive ou le

dossier exact p. ex. fournisseurs, grâce à l’infor-

mation donnée par le code-barre.

Intégralité et immuabilité

Tous les extraits, documents et données enregi-

strés dans les archives ne peuvent pas être modi-

fiés. Vous ne pouvez plus les supprimer ou les

modifier de façon sélective.

Cryptage et droit d'accès

Les données sont sauvegardées chiffrées et le

droit d’accès est réglé de telle manière, que seul

un utilisateur autorisé puisse voir les informations

et que personne ne puisse effacer les données des

archives.

La sécurité est, de plus, assurée par un mot de

passe pour chaque archive ainsi que par les droits

d’accès de la gestion des utilisateurs.

Recherche d’informations confortable

Grâce à un système de texte complet et d’indexa-

tion performante, vous pouvez retrouver rapide-

ment le document voulu parmi des milliers de

données. Ce système vous offre:

- une recherche selon des fragments de mots

- une combinaison de différents éléments de

texte

AbaPilot :

Système de navigation et de recherche

Grâce à AbaPilot, l’utilisateur ABACUS autorisé

accède rapidement et directement à toutes les

données et informations, sauvegardées dans les

logiciels ABACUS.

La saisie d’un terme de recherche provoque l’af-

fichage de tous les enregistrements correspon-

dants et y inclus tous les documents, les informa-

tions et données (Word, Excel, documents

scannés).

Un clique de la souris suffit pour afficher les infor-

mations détaillées concernant l’enregistrement.

En plus, le système permet même de démarrer

directement l’application ABACUS appropriée

permettant de modifier des données si nécessaire.

Vous devez être en possession de la licence du

système de recherche AbaSearch et celui-ci doit

avoir été installé, pour qu’AbaPilot puisse être uti-

lisé.

AB

AC

US TO

OLS

AbaAgent:

Système de rapport basé sur le Web

Au travers d’AbaAgent, les données des applicati-

ons d’entreprise ABACUS sont à la disposition de

l’utilisateur sur internet ou extranet, sans que

celui-ci doive directement travailler dans un logi-

ciel ABACUS. Il est possible de créer autant de

page de consultation nécessaire pour répondre

aux différentes informations désirées par l’utilisa-

teur respectivement le receveur de l’information,

tels les rapports de ratios et de chiffres de con-

duite de l’entreprise. Les fiduciaires peuvent offrir

à leur client un service 24 heures sur 24 pour des

évaluations souhaitées tels que bilans, journaux

ou extraits de compte. Un accès à l’information

indépendant du temps et du lieu est rendu alors

possible.

Design flexible de masques

Séparées des programmes ABACUS standard, de

nouvelles pages de consultation peuvent être pro-

grammées en HTML. La structure et le design du

masque ainsi que le volume des pages peut être

adapté aux besoins et exigences de l’utilisateur ou

de la corporate identity d’une entreprise.

L’utilisateur gagne comme cela une interface uti-

lisateur lisible et clair, permettant à chacun une

utilisation intuitive de cet outil, sans que des con-

naissances ABACUS soit nécessaire.

Informations sur mesure mises à disposition

Les possibilités de sélection et présentation, qui

forment la distinction des programmes d’évaluati-

on standards d’ABACUS, peuvent être réduites à

l’essentiel pour les pages Web d’AbaAgent.

AbaAgent met, sur internet, une quantité consi-

dérable d’extraits, de rapports, de ratios, de dos-

siers et d’archives à la disposition de l’utilisateur.

Sécurité et droit d’accès

Afin d’interdire l’accès aux personnes mal inten-

tionnées, plusieurs sécurités ont été installées

dans AbaAgent. Un utilisateur doit pour cela

prouver son identité à la page AbaAgent avec son

nom d’utilisateur et son mot de passe. Dans la

gestion des utilisateurs il est exactement défini, à

quels services, programmes, rapports ou sections /

centre de frais une personne peut avoir accès via

AbaAgent.

Pour garantir une liaison sûre entre l’utilisateur et

le serveur AbaAgent, SSL (secure sockel layer) est

utilisé. SSL garantit, que les données de la page

AbaAgent sont transmises non-ouvertes au desti-

nataire. Afin que la liaison soit sûre, un cryptage

de 128-bit est utilisé. Ceci correspond au crypta-

ge utilisé de nos jours pour les paiements électro-

niques via Internet. Il est, de plus, possible de tra-

vailler avec des eTockens (des composants USB,

remplissant la fonction d’un cryptage électroni-

que).

Scanning de rapport

Des rapports de travail écrit à la main, peuvent

être scannés avec le module de scanning de rap-

port AbaForm d’ABACUS et les données seront

automatiquement traitées.

Grâce à son intégration parfaite dans les logiciels

ABACUS, le module de scanning de rapport peut

être utilisé comme outil de saisie pour la compta-

bilité des salaires, les décomptes de prestation /

de projet, la gestion des adresses et la gestion des

commandes.

Le temps gagné par l’automatisation et la sup-

pression de fautes de saisie forment son utilité

principale. Les données de base des autres appli-

cations p.ex. AbaProject, sont à la disposition de

l’utilisateur pour un contrôle de la plausibilité.

Elles ont ainsi une influence directe sur la saisie

avec AbaForm.

AbaForm peut aussi être utilisé avec les solutions

spécifiques tel que SORBA.