« Le journal papier est parfois le seul moyen de faire parvenir la même information à tous au même moment »Cécile Staroz, journaliste territoriale au Conseil général du Finistère, répond à quelques questions pour le groupe LinkedIn sur ''La communication interne dans le secteur public''.

Quels sont pour vous les objectifs de la communication interne au seind'un Conseil général ?

Cécile Staroz (CS) : Nous avons déterminé 4 principales missions pour la communication interne en2014 :

– Encourager le portage collectif du projet stratégique départemental– Développer les liens et les échanges au sein de la collectivité pour un sentiment

d’appartenance renforcé– Accompagner la mobilisation des cadres au travers d’une communication managériale– Promouvoir la qualité du service public départemental

Diriez-vous que la communication interne au sein d'un Conseil général est plus importante, moins importante ou aussi importante que sa communication externe ?

(CS) : Depuis quelques années, la communication interne a évolué. Pour moi, elle est aussi importante que la communication externe. Les enjeux sont différents mais il est important que les agents se sentent partie prenante des actions et politiques mises en œuvre au sein de leur collectivité, et pour laquelle ils travaillent. Un agent est doublement concerné, puisqu’il est à la fois habitant du département et acteur des actions départementales mises en place. Il est donc essentiel qu’il soit primo informé et investi dans la communication mise en place.

Existe-t-il au sein de votre Conseil général une stratégie de communication interne ? Celle-ci est-elle intégrée dans la stratégie globale ?

(CS) : La direction de la communication mobilise ses compétences en un plan de communication annuel global, qui se divise en 2 plans de communication, l’un externe (pour le grand public) et l’autre interne pour les agents.

Le principal outil de la communication interne est souvent le journal interne. Est-ce aussi le cas au sein de votre collectivité ?

(CS) : Les deux principaux outils de notre communication interne sont le magazine interne et l’intranet. Ils sont complémentaires. L’intranet permet de diffuser une information très réactive, ponctuelle, ainsi que des informations concrètes sur les directions. Les agents peuvent également y trouver des compléments d’information aux articles du magazine grâce à des vidéos ou des interviews sonores. Le magazine, trimestriel, travaille sur les mêmes sujets mais avec des clefs de réflexion différentes, plus sur le long terme. Le magazine interne est trimestriel, 28 pages, tiré à 4500 exemplaires et destiné aux agents, élus, partenaires et retraités du Conseil général qui en font

la demande. Nous le distribuons aux agents par le biais de notre service courrier interne. Il est écrit en partie par les agents du Conseil général, c’est une spécificité de notre collectivité. J’anime un comité de rédaction d’une vingtaine de personnes, rédacteurs bénévoles, provenant de directions et services différents. Le sommaire et les sujets sont travaillés en commun lors du comité de rédaction trimestriel. Ensuite, chaque agent choisit un article à écrire et a un mois pour rendre son texte.

Mon rôle consiste à écrire une partie des textes (en général les dossiers plus institutionnels) mais surtout à coordonner le travail des rédacteurs (préparation des interviews avec les interlocuteurs, angle des articles, conseils, réécriture). La mise en page et l’impression sont réalisées en externe.

Le magazine est organisé en rubriques, essentiellement trois : un dossier de fond, une rubrique dédiée aux agents (portraits, métiers) et des actualités diverses sous forme de brèves. Un cahier central est dédié aux sujets spécifiques ressources humaines.

Quelle est votre méthode et les difficultés rencontrées pour concevoir le journal interne ?

(CS) : Les remontées d’information se font par les services directement en début d’année, lors de l’élaboration du plan de communication annuel, en fonction des demandes et des projets. Les rédacteurs bénévoles proposent aussi des sujets au fil de l’eau pour le journal. Ils sont très attentifs à la qualité de celui-ci, sont très fiers d’y participer, et les agents le lisent plus facilement sachant qu’il est réalisé par leurs collègues. C’est le journal des agents pour les agents, même si bien sûr certains sujets institutionnels sont incontournables (réforme territoriale, budget en début d’année…). La difficulté se situe souvent au niveau de la remontée d’information quand une actualité nous arrive trop tard ou que la validation se fait attendre.

Pensez-vous que dans les prochaines années la communication numérique va remplacer la communication papier ?

(CS) : Même si le numérique devient de plus en plus présent dans nos collectivités (e-mag, e-letters,utilisation de QR codes, …) je ne pense pas que ce sera le cas très prochainement. En interne nous réfléchissons à un nouvel intranet plus ouvert, avec des fonctionnalités plus de type « réseau social d’entreprise ». La réforme territoriale va sans doute faire évoluer la donne concernant l’accessibilitéaux services et les outils de communication.

Il faut également savoir que sur les 4 000 agents, répartis sur le territoire, tous n’ont pas accès facilement aux outils numériques sur leur lieu de travail. Ceux qui travaillent sur les routes, dans lescollèges ou chez eux (c’est le cas des assistants familiaux) n’ont pas forcément un ordinateur à portée de main dans la journée. D’où l'importance du journal papier, qui est parfois le seul moyen de faire parvenir la même information à tous au même moment.

Quelles sont les actions de communication interne dont vous êtes la plus fière ?

(CS) : Je pense aux forums internes participatifs, réalisé en 2009 sur l’ensemble du territoire : huit forums décentralisés, 4 000 agents invités, 10 mois de préparation. Une organisation participative, en mode projet (plus de 300 agents directeurs et chefs de services impliqués) confortés par le réseau de 60 correspondants informations en relais de la communication interne.

Plus de 1 500 agents sont venus à ces forums avec de nombreux échanges constructifs. Un engagement de tous, de l’élu à l’agent, et une réalisation 100% interne.

Au final, une meilleure perception du projet stratégique, Agenda 21, porteur des actions du Conseil général, plusieurs articles dans les magazines spécialisés (Gazette des communes..), un numéro spécial du magazine interne, un clip musical des meilleurs moments du forum…

Nous organisons également des rencontres managériales et un forum des cadres chaque année, qui rassemblent entre 200 et 400 cadres pour travailler plus spécifiquement sur la communication managériale.

Evaluez-vous vos actions de communication interne ?

(CS) : Oui. Nous effectuons un débriefing et une étude du questionnaire remis après chaque forum. Il y a également une réunion avec les différents intervenants des ateliers de travail pour évoquer les difficultés et les pistes de progrès. Pour le journal, chaque évolution de maquette ou de ligne éditoriale se fait après une enquête de lectorat auprès des agents.

Quelles sont les transformations de la communication interne que vous envisagez au cours des 20 prochaines années ?

(CS) : Vue la réforme territoriale en cours, se projeter sur 20 ans est un exercice de style impossible.Mais le rôle du numérique va sûrement bouleverser la communication interne comme il bouleverse la communication externe. Il sera impossible de conserver une communication à deux vitesses. Les attentes de l’agent / citoyen en terme d’information et de réponses évoluent également au sein de son lieu de travail.

Quelles sont les évolutions de la communication interne que vous souhaiteriez ?

(CS) : J'aimerais plus d’interactivité et d’échanges, un décloisonnement et une circulation plus fluide pour certaines informations. Pour le magazine par exemple nous avons peu de retours et de réactions sur les articles en dehors des enquêtes de lectorat. C’est dommage, ça nous permettrait de mieux adapter les sujets et les angles aux attentes de nos lecteurs, comme n’importe quel autre journal.

Damien ARNAUD (@laCOMenchantier) – 26 mai 2014