COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE

CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES

DES NTIC ?

Philippe BARRE :

Consultant

Rémi FERRIER :

Directeur Général 21S

Frédéric BOURGAULT :

Expert-Comptable, Commissaire aux Comptes

COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ?

LE CONTEXTE DU 21ème Siècle

Évolution du métier Les clients veulent un service plus rapide et plus efficace

Développement de la concurrence Évolution des offres d'externalisation Nouveaux entrants à fort potentiel

Difficultés de gestion du personnel Recrutement Turn over 35 heures Développement des temps partiels …

LES NOUVEAUX ENJEUX

Accroître la fidélité des clients

Gagner du temps pour modifier la nature des missions

Conquérir de nouvelles parts de marché sur ses clients

LES NOUVELLES PRIORITES

Aujourd'hui, ces deux aspects sontles priorités des cabinets

Tous les investissements ont été réalisés sur les outilsde production ("back office")

L'organisation interne du cabinet et la gestionde la relation clients ont été négligées.

Mais …

LES NOUVELLES SOLUTIONS : LES NTIC

Aujourd'hui les NTIC sont devenues incontournables

Les NTIC ont plusieurs fonctions Communication Échanges Stockage Partage

Les NTIC réduisent Les délais Les distances Les pertes de temps

LA NOUVELLE ORGANISATION INTERNE DU CABINET

LES NTIC, FACTEUR DE PRODUCTIVITE INTERNE

La messagerie sécurisée

L'Intranet

Le Knowledge Management

Pourquoi choisir le mode ASP?

LA MESSAGERIE SECURISEE

Aussi propre qu'un courrier

Aussi rapide que le fax avec en plus :Confidentialité renforcéeTraçabilité complète

Et de nouvelles possibilités …

Échange de fichiers (Excel, Word, Acrobat…)

Outil de base de travail collaboratif

Aujourd'hui, aussi indispensable que notre téléphone mobile !

L'INTRANET DU CABINET

Partager l'information à toute heure, sans dérangerles autres membres du groupe, où que vous soyez

Plus d'oubli, toujours à jour, disponible immédiatement

Renforcer l'efficacité individuelle, la réactivité de l'entité "cabinet"

L'INTRANET DU CABINET

Échanger des messages

Joindre des fichiers (Excel, Word, 1 dossier comptable…)

Consulter un agenda personnel, celui des collaborateurs

Valider des documents

Participer aux forums : partage d’expériences

Accéder aux bases documentaires

Et enfin… naviguer en toute sécurité

LE KNOWLEDGE MANAGEMENTOU LES CONNAISSANCES DU CABINET DANS L'INTRANET

Normaliser les méthodes de travail

Utiliser les mêmes outils

Avoir le même référent

Se doter d'une assurance qualité

EXEMPLE D'UN INTRANETLE CABINET PERFORMER

POURQUOI CHOISIR LE MODE ASP (ou FAH) ?

Moins de contraintes logiciels à gérer

Sécurité maximale des données sur serveur professionnel

Mise à niveau des applications sans intervention du cabinet

Accès disponible 7 jours sur 7, à toute heure

Accès depuis n'importe quel poste Internet avec vos clés personnelles

Accès simultané et partagé des collaborateurs aux serveurs

Pas d'exploitation dans le cabinet : sauvegarde, gestionde l'espace disque, des droits …

Et ouverture… sans autre investissement à vos clients (=Extranet)

Je suis un « cyber cabinet » avec 21S

Frédéric BOURGAULTExpert-Comptable et Commissaire aux Comptes

CIF Mantes La Jolie

CIF EN QUELQUES CHIFFRES

1 site à Mantes-La-Jolie

3 Experts-Comptables associés

Réseau Ethernet Bureautique / GroupwareAS 400 Production

Routeur ADSL

36 collaborateurs dont 34 PC et 2 terminaux AS 400

600 clients environ

+ 2 000 payes / mois

COMMENT DEVENIR UN « CYBER CABINET » ?

La révolution culturelle NTIC

Prise de conscience du management les NTIC sont incontournables

Motiver les collaborateurs vecteur de notre image

Organiser le travail interne autrement réunion de présentation avant changement basculement brutal et volontariste

Intégrer les NTIC dans toutes nos missions gagner en productivité : une panoplie d’outils

LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Internet

Internet : outil personnel

L’Internet à tous les collaborateurs développer le savoir-faire

Accéder à une information "up to date" sites Internet

Exemple de la DGI EFI: une nouvelle relation avec le contribuable

LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Intranet

Intranet : outil communautaire

Optimiser la circulation des informations au seindu Cabinet outil fiable et sécurisé messagerie et agendas pour tous

Centraliser et organiser les connaissances du Cabinet bases documentaires : dossiers, méthodes workflow : coordination passage euro/client

LA RELATION AVEC LES CLIENTS

PRES DES YEUX, PRES DU CŒUR !

Ils attendent :

Le Portail du Cabinet apporteun sentiment de présence etc …

… de nouveaux services !

Les clients sont de plus en plus exigeants

Un service de proximité

Une disponibilité croissante

Un accès à leurs informations

L'EXTRANET DU CABINET …POUR COMMUNIQUER AVEC SES CLIENTS

Exploiter la richesse que le cabinet détient en interne :

l'information de l'entreprise

Développer une relation personnalisée

back office – front office

Il faut :

LES E-SERVICES DU CABINET

Les premiers services NTIC pour les besoins propres de l'entreprise :

site Web, Intranet …

Les services de base en fonction de l'organisation attendue :Paie et SocialGestion et ComptabilitéPublication du dossier permanent

Les opportunités d'externalisation :Gestion clientsTrésorerie court terme …

LE PORTAIL EXPERT DIRECT

Les servicesde navigation

sécuriséesur Internet

La messagerie directe client-

cabinet

La carte d'identité de l'entreprise La messagerie

externe sécurisée

EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line

EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line

EXEMPLE GESTION & COMPTA On Line

Mais comment ça marche ?

CÔTÉ CABINET

LE « BACK-OFFICE »

Serveur de productionsans Lotus Domino

Poste(s) avec Lotus Notesou Internet Explorer

Réseau local Ethernet

Routeur

LiaisonNUMERIS ou ADSL

LE « FRONT-OFFICE »Serveur

d’intermédiation 21S

ENTREPRISES

INTERNET

BANQUES

 CÔTÉ CLIENT : LE PORTAIL

INTERNET

IMPRIMANTE

SCANNER

RÉP

NUMERIS

Serveurd’intermédiation 21S

Clients Finaux

UN RÉSEAU PRIVÉ ET SÉCURISÉ CABINET - CLIENTSIN

TE

RN

ET

Cabinets

SERVEURSPROXY

PARE-FEUX

L'ORGANISATION BACK OFFICE – FRONT OFFICE

Une nouvelle source de productivité

Efficacité personnelle

Organisation de la production partagée

Récupération de l'information numérisée

Travailler autrement pour traiter l'informationau jour le jour

LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Extranet

L'Extranet : le cheval de Troie

Assurer la relation client au quotidien

réactivité du cabinet aux questions des clients

dématérialiser la plaquette

communication internationale du reporting

alerte ciblée

LE « CYBER CABINET » : notre outil Extranet

Le Portail EXPERT DIRECT

Synthèse des technologies de l'Intranet, Extranetet Internet en mode sécurisé

Exemple : évolution de la mission paie

Proposer des missions de formation / conseil sur les NTIC une entité dédiée

COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ?

Renouveler l’image du Cabinet

Être reconnu comme

UN CABINET PERFORMER

COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ?

TOP

DOWN

Affirmation de cette stratégie par les dirigeants

Former les collaborateurs à de nouvelles compétences

Faire évoluer le comportemental des collaborateurs

Le faire savoir aux clients

LES CONSEILS DU « CYBER CABINET »

Évoluer en terme de comportemental

Louer l'ensemble des prestations Internet / Intranet / Extranet

Maîtriser votre relation client en toute indépendance

" Ne surfez pas, travaillez !"

Prenez l'initiative !

Faites vôtre le slogan :

SOYEZ On Line

AVEC

VOTRE EXPERT-COMPTABLE