Comment devenir meilleur pour générer des actions et ... · Comment devenir meilleur pour...

1Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

Le guide des réunions efficacesComment devenir meilleur pour générer des actions et améliorer l’agilité de votre entreprise

Janvier 2016

2Plantronics | LE GUIDE DES RÉUNIONS EFFICACES

MIEUX TRAVAILLER ENSEMBLEC’est l’histoire du travail bien fait. Sur la façon d’intégrer la technologie

qui peut changer la manière dont nous travaillons ainsi que notre lieu de travail. Sur la façon d’entrer en contact avec les bons collègues au bon moment. Et sur la manière de communiquer avec le monde, partout et

à tout moment. C’est une histoire sur comment choisir les meilleures personnes et faire confiance à votre équipe, comment développer des idées au-delà des frontières et des cultures, et finalement, sur

l’importance de travailler ensemble, par rapport à la difficulté et à la frustration de travailler seul. Avec les bons outils et les bons processus,

la collaboration favorise l’innovation comme aucune autre initiative d’entreprise. Avez-vous ce qu’il faut pour y arriver ?

3Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT 3

Au cours des réunions, des idées sont échangées, des tâches sont assignées, des engagements sont pris et les esprits sont sollicités. Que ce soit en présentiel, en virtuel ou une combinaison des deux, les réunions sont l’occasion pour vous de dialoguer avec vos collègues, de discuter des tâches essentielles et des problèmes, de déterminer les prochaines étapes importantes pour réaliser le travail à accomplir et de collaborer pour avancer.

Au mieux, les réunions sont productives, stimulantes et utiles, ce qui en fait de puissants moyens pour construire des équipes, générer de la motivation et administrer les tâches.

Dans le pire des cas, cependant, elles peuvent être gênantes, ennuyeuses et inutiles, ce qui en fait de grandes sources de perte de temps. Chez Plantronics, c’est pareil. Nous nous sommes alors posé une question simple : « Comment pouvons-nous améliorer les réunions ? »

Qui devrait lire le « guide des réunions efficaces » ?

L’équipe informatique qui est chargée de trouver des moyens pour générer une plus grande efficacité dans son entreprise ou pour mettre en œuvre et gérer des technologies qui facilitent la communication. Les chefs d’équipe, les managers ou les collaborateurs qui recherchent des outils et des techniques pour aider leurs équipes à travailler plus efficacement ensemble, en personne ou à distance.

Pour nous, société d’ingénierie enracinée dans la technologie audio, les réunions commencent par une voix humaine. Et il n’y a pas de meilleure façon d’étendre la puissance de la voix humaine que par le biais de la technologie. Nous avons donc appliqué le même esprit d’innovation que nous utilisons dans le développement de nos technologies audio pour créer ce « guide des réunions efficaces ». Dans les pages suivantes, nous partagerons avec vous quelques idées précieuses qui peuvent aider votre entreprise à communiquer plus efficacement grâce à des réunions qui fonctionnent.

Notre mission consiste à concevoir des produits qui facilitent la communication. La conception d’un cadre pour améliorer les réunions est un prolongement naturel de cette mission.

Sans doute, vous avez eu une réunion au travail aujourd’hui. Ou vous allez en avoir une. Ou deux. Ou plus. Et le lieu où vous vous trouvez n’a que peu d’importance. Grâce à la collaboration par les technologies mobiles et le Cloud, jamais plus vous ne manquerez une réunion. Il s’agit de travailler plus intelligemment, à l’endroit où vous vous trouvez.

Mais pourquoi avez-vous besoin de vous rencontrer si souvent ? Pourquoi les réunions sont-elles essentielles ?

Il est temps de construire une meilleure réunion.

Introduction

Plantronics | LE GUIDE DES RÉUNIONS EFFICACES

4

1 LA REUNION Economie de la réunion : la recherche de l’efficacité

2 LES PERSONNES EN REUNION La dynamique humaine qui contribue au bon déroulement d’une réunion

3 LA TECHNOLOGIE DES REUNIONS Les outils qui favorisent la communication, la collaboration et la productivité

4 ETAPES A SUIVRE ET RESSOURCES Les tactiques et les outils qui peuvent aider à créer des réunions efficaces

Table des matières


5

1


LA REUNIONEconomie de la réunion : la recherche de l’efficacité


Il existe un dicton qui dit : « Si vous voulez tuer le temps, une réunion est la meilleure arme ». Et quand vous regardez les chiffres, vous pouvez voir que c’est vrai. C’est incroyable, tout ce temps que nous passons en réunion.

Plantronics a récemment mené une enquête mondiale. Nous avons constaté que plus de 40 % des répondants consacraient entre 11 et 30 heures ou plus par semaine à des réunions. Et moins de 2 % de ces mêmes répondants ont dit qu’ils pensaient qu’ils devraient passer plus de temps dans les réunions.

Chaque réunion est différente, mais elles ont toutes un dénominateur commun : le temps. Chaque réunion prend du temps à chaque collaborateur qui y participe.

Mais il ne s’agit pas simplement de la réunion elle-même. Il y a le temps de se préparer, parfois même avec des pré-réunions, ainsi qu’un suivi une fois la réunion terminée. Additionnez tous ces heures et vous obtiendrez une idée précise du temps qui est consacré aux réunions.

Les répercussions peuvent être immenses.

The Harvard Business Review* a mené une étude sur une entreprise et a calculé qu’une seule réunion du comité exécutif par semaine correspondait à un total de 300 000 heures par an. La réunion du comité exécutif elle-même correspond à 7 000 heures-personnes chaque année pour les cadres. Toutefois, 11 responsables de divisions distinctes ont passé un total de 20 000 heures sur l’année à préparer les réunions. Et pour aider ces responsables de divisions, ce ne sont pas moins de 21 équipes qui ont dépensé un total de 63 000 heures. Ajoutez à cela les 210 000 heures de temps de réunion supplémentaire pour les responsables de division, et vous obtenez un temps total de 300 000 heures.

Encore plus alarmant : ces 300 000 heures ne comprennent pas le temps considérable destiné à la préparation nécessaire à chacune de ces réunions.

* Mankins, Michael C. “This Weekly Meeting Took Up 300,000 Hours a Year.”

Harvard Business Review, le 29 avril 2014.

Les réunions sont tristement célèbres pour être mal organisées et mal dirigées. En même temps, tout le monde convient que les réunions sont une partie essentielle du lieu de travail, même si elles n’impliquent aucun travail réel.

LA REUNIONSection 1


7

Le coût réel des réunions qui prennent du temps

Environ 50 % du temps de réunion est gaspillé, selon The 3M Meeting Network.* Si une entreprise devait récupérer ne serait-ce qu’une infime portion de ce temps, les gains de productivité seraient énormes.

Toutefois, cela va au-delà de problèmes de productivité. C’est aussi une question de motivation personnelle. Les collaborateurs qui assistent à une réunion veulent sentir que leur contribution est positive et que leur participation fait la différence. Mais quand ils estiment que leur temps pourrait être mieux utilisé ailleurs, la réunion peut avoir un effet démotivant. Elle soulève des questions quant à savoir si la prochaine réunion sera encore une autre source de distraction.

* Source : 3M Meeting Network, « Introduction to Great Meetings ».

« Alors, combien cette réunion nous coûte-t-elle ? »

Il n’existe pas de réunion d’une heure, à moins qu’il y ait qu’un seul participant. En d’autres termes, une réunion d’une heure qui comprend huit employés est, en réalité, une réunion de huit heures. Lorsque vous considérez les réunions de cette façon, il devient plus facile de comprendre leur coût véritable.

En plus du coût en temps, il y a d’autres coûts à prendre en compte : l’espace de rencontre lui-même, les voyages, les fournitures et éventuellement la nourriture.

Dans notre récent sondage, 40 % ont dit que, en moyenne, trois à cinq minutes sont perdues à cause de difficultés techniques ou de problèmes de connexion. Et 51 % ont déclaré perdre plus de six minutes. Dans une réunion de huit personnes, cela revient à presque une heure de temps perdu.

Utilisez ces chiffres pour obtenir une idée ce que vous ont coûté vos réunions, et les retards, en fonction du taux horaire moyen de chaque participant.

« Il n’existe pas de réunion d’une heure, à moins qu’il y ait qu’un seul participant. »

Coût total

Coût total de retard

Coût de la réunion

Frais de retard

Durée de la réunion (heures)

Taux horaire moyen des participants

Temps de trajet (heures)

60

Taux horaire moyen des participants

Minutes de retard

Nombre de participants ?

Section 1

?Nombre de participants


LA REUNION


Source : https://hbr.org/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting. Reproduit avec permission.

O U I O U I O U I O U I

N O N N O N N O N N O N

Dois-je tenir une réunion ?

Parce qu’il est important de garder ce coût à l’esprit, vous devriez examiner d’abord la réelle nécessité d’une réunion. L’arbre décisionnel suivant peut vous aider à déterminer si une réunion sert un objectif d’entreprise ou si vous pouvez atteindre ce but avec une autre activité.

Existe-t-il un réel besoin dans l’entreprise pour cette réunion ?

Ai-je bien étudié cette situation ?

Prévoyez du temps pour la réflexion stratégique

Ai-je besoin d’un apport extérieur pour progresser ?

Prévoyez du temps pour faire le travail

Faut-il une conversation en temps réel pour progresser ?

Envoyez un e-mail

Est-ce que cela nécessite une réunion en présentiel ?

Passez par le chat, un appel ou planifiez une conférence vidéo

Prévoyez et préparez la réunion

Section 1LA REUNION


2 LES PERSONNES EN REUNIONLa dynamique humaine qui contribue au bon déroulement d’une réunion


Comme son nom l’indique, une réunion consiste à réunir des personnes pour communiquer les unes avec les autres. Avec la bonne combinaison de personnes dans une réunion, elles peuvent partager des informations précieuses ou générer des idées novatrices. Pour que ce soit un succès, il est indispensable de rassembler les bonnes personnes où tous les participants doivent comprendre leur rôle.

AVANT LA REUNION PENDANT LA REUNION APRES LA REUNION

Organisateur de la réunion

• Définissez des objectifs clairs

• Définissez un ordre du jour et partagez-le à l’avance

• Fournissez des éléments à lire au préalable

• Invitez des intervenants clés, des spécialistes de la question et des décideurs

• Pour les réunions virtuelles, fournissez les liens corrects, les numéros d’appel, les codes d’accès et testez les outils de collaboration virtuelle à l’avance

• Commencez la séance à l’heure

• Respectez l’ordre du jour et gérez le déroulement de manière active

• Faites en sorte que la réunion soit aussi courte que possible

• A la fin, déterminez les prochaines étapes et attribuez-les aux parties appropriées avec des échéances

• Passez en revue les principaux points de discussion pour en assurer la compréhension

• Transmettez les notes de réunion à tous les participants, résumant les principaux éléments abordés, les décisions, les prochaines étapes et les personnes responsables du suivi

• Pensez à demander aux participants de remplir un formulaire d’évaluation de la réunion, de sorte que vous puissiez juger de la valeur de votre réunion et apporter des améliorations

Participants • Comprenez le but de votre présence et votre rôle dans la réunion

• Préparez-vous de manière adéquate ; lisez l’ordre du jour et les documents de la réunion

• Soyez à l’heure

• Soyez engagé : écoutez, réfléchissez et contribuez, mais en étant succinct

• Concentrez-vous : résistez à la tentation du multitâche

• Lisez les notes de la réunion

• Effectuez le suivi des actions dont vous êtes responsable

• Remplissez le formulaire d’évaluation de la réunion si demandé

LES PERSONNES EN REUNIONSection 2



Tous les participants d’une réunion sont utiles. Après tout, c’est pour cette raison que vous les invitez en premier lieu. Malheureusement, certains peuvent aussi apporter certaines faiblesses. D’une manière ou d’une autre, le comportement d’une personne peut influer sur l’ordre du jour, et le résultat, de la procédure.

Ici, juste pour le plaisir, nous vous donnons un bref aperçu des types les plus courants de participants à une réunion, les bons et les moins bons, avec quelques conseils utiles sur la meilleure façon de gérer les moins bons.

Vous les connaissez, vous les aimez (ou les redoutez)

Les sept meilleurs… et les sept pires participants d’une réunion



12

+

Le perspicace

Le chronométreur

Le comique

Le volontaire

Le constructeur

Le porteur d’eau

Le Da Vinci

Les sept meilleursPARTICIPANTS D’UNE REUNION



13

Les sept meilleursPARTICIPANTS D’UNE REUNION

Le constructeur « C’est une excellente idée. Maintenant, si nous devions la mettre en application et… »

Le perspicace

« J’ai une idée intéressante que j’aimerais partager avec le groupe. »

Le comique« Eh, vous connaissez l’histoire de… ? »

Le chronométreur« Je sais que nous n’avons qu’un temps limité et qu’il y a beaucoup à discuter... »

Le volontaire« Je me charge de cet élément du plan d’action ».

Le Da Vinci« Laissez-moi voir si je peux le représenter sur le tableau blanc ».

Le porteur d’eau « Voilà où nous allons l’amener… »

Les porteurs d’eau savent comment prendre la balle et la diriger. Ils ont l’esprit d’équipe, ils gardent un œil sur ce qui se passe tout au long de la réunion et savent exactement quand contribuer et faire progresser la conversation vers l’objectif.

Un De Vinci a l’art de mettre sur papier ce qui a été dit de manière à ce que tout le monde en comprenne le sens. Ses esquisses sur tableau blanc peuvent être inestimables pour concentrer la discussion et la faire progresser. (Lors des réunions virtuelles, bien sûr, ils ont besoin d’un support vidéo.)

C’est la personne qui est toujours désireuse de se porter volontaire pour prendre des mesures ou de prendre la parole quand personne d’autre ne le fait.

Les chronométreurs rappellent à tous que le temps imparti est limité et qu’il est important de s’en tenir à l’ordre du jour. Et ils le font d’une manière agréable pour tous.

Les comiques ajoutent de l’humour à la procédure juste au bon moment, sans jamais dominer la conversation. Ils aident toujours à dynamiser la réunion, souvent lorsque c’est le plus nécessaire.

Les perspicaces ont toujours des idées lumineuses. Ils font le travail de préparation nécessaire (parfois plus) et ont toujours des contributions pratiques. Et ils inspirent les autres dans cette voie.

Les constructeurs aiment examiner, penser et partager. Les autres aiment travailler avec eux parce que « mais » ne fait pas partie de leur vocabulaire. Ils préfèrent davantage dire « et ».

1

2

3

4

5

6

7



14

!«OUI»

Celui qui est toujours d’accord

Le bruyant

Le pessimiste

Le réservé

Le divergent

Le je sais tout

L’adepte du multitâche

–

«OUI»



Les sept piresPARTICIPANTS D’UNE REUNION

15

Les sept piresPARTICIPANTS D’UNE REUNION

L’adepte du multitâche« Je fais semblant d’écouter pendant que je termine ces 22 e-mails. »

Le je sais tout« Mon opinion est manifestement la plus importante, donc regardez comment il faut faire. »

Le divergent« Je vais vous parler de quelque chose qui n’a rien à voir et qui me semble pertinent uniquement de mon point de vue. »

Le réservé« Je vais juste m’asseoir tranquillement à cette place et essayer de me fondre dans le décor… »

Le pessimiste« Non, non, non. Cela ne marchera pas, et voici pourquoi. »

Celui qui est toujours d’accord« Je dis que c’est une bonne idée, même si je n’en suis vraiment pas sûr, je ne veux pas paraître difficile. »

Cousin de l’adepte du multitâche, le bruyant ignore la touche « secret » et continue ses activités suffisamment fort pour être entendu et perturber l’appel.

Comment les gérer : rappelez aux participants de couper leur micro ; s’ils ne le font pas, n’hésitez pas à les déconnecter de l’appel.

Ceux qui sont toujours d’accord n’aiment pas être en désaccord avec leurs collègues de crainte de les offenser. Le problème, c’est que vous ne savez jamais exactement ce qu’ils pensent même si parfois ils utilisent des voies de retour pour exprimer leurs véritables opinions.

Comment les gérer : dites-leur qu’il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses et que tout le monde a le droit d’exprimer son opinion. Puis, demandez-leur de donner la leur.

Les pessimistes n’aiment rien de mieux que d’expliquer pourquoi rien ne peut être fait. Ils peuvent avoir les meilleures intentions du monde, mais ils peuvent rapidement saper l’énergie positive d’une pièce.

Comment les gérer : validez leurs préoccupations, puis demandez-leur ce que serait selon eux la meilleure approche pour résoudre le problème.

Les réservés préfèrent écouter tranquillement ou commenter par messagerie instantanée au lieu de prendre la parole. Ils peuvent parfois attendre la fin de la réunion pour faire part de leurs réflexions.

Comment les gérer : attribuez-leur un sujet spécifique à l’avance, afin qu’ils puissent se préparer à prendre la parole au cours de la réunion.

Les divergents peuvent dévier le sujet de la réunion en quelques secondes. Ils peuvent penser être sur la bonne voie, mais en fait, ils amènent les autres à un endroit où ils n’ont pas vraiment besoin d’aller.

Comment les gérer : remerciez-les pour leur contribution, mais suggérez qu’ils s’en tiennent à l’ordre du jour.

Les je sais tout estiment qu’ils sont mieux plassés pour répondre aux objectifs de la réunion. Ils sont souvent verbeux, coupent la parole et utilisent un langage exagéré pour faire valoir leur point de vue.

Comment les gérer : laissez-les parler, mais gardez la discussion plus générale en demandant le point de vue des autres participants.

Les adeptes du multitâche peuvent penser qu’ils accomplissent beaucoup de choses, mais c’est généralement aux dépens de leur contribution à la réunion elle-même. Souvent, ils rejoignent les réunions en audioconférence même s’ils sont à leur bureau et continuent à y travailler.

Comment les gérer : demandez-leur en plaisantant, « Etes-vous en train de faire plusieurs choses à la fois ? » Puis rappelez-leur que le groupe compte sur leur opinion.

Le bruyant« Je vais continuer ce que je fais dans le fond… bruyamment. »

1

2

3

4

5

6

7

«OUI»

«OUI»

!



16

Vous avez tous les ingrédients d’une bonne réunion. Vous avez le bon ordre du jour, les bonnes personnes et la technologie adéquate pour que ce soit une réussite. Mais avez-vous le bon espace ? Il est tout aussi important pour faire d’une réunion un moment de partage productif et efficace.

Bien qu’il soit important d’avoir des sièges confortables, un bon éclairage et un équipement audiovisuel qui fonctionne correctement, le bon espace n’est pas défini uniquement par la salle de réunion elle-même. Tout le monde n’est pas susceptible d’être dans la même pièce pendant la réunion. Nombreux sont ceux qui appelleront depuis un lieu distant. (Dans notre sondage, 93 % des répondants ont dit qu’ils ont au moins un participant virtuel dans leurs réunions.)

Par exemple, s’ils utilisent un téléphone mobile, ils pourraient être dans n’importe quel environnement, un salon de l’aéroport, une voiture ou un café. Leur défi, ainsi que celui de tous les participants à la réunion, c’est entendre et être entendu clairement, malgré les bruits environnants. Les micro-casques avec la technologie antibruit aident à compenser les bruits de fond tout en permettant à l’utilisateur d’être clairement entendu par les autres participants de la réunion.

Liste de contrôle pour les participants à distance

Pour les réunions à distance, les rappels suivants vous aideront à garantir qu’il n’y a pas d’interruptions qui pourraient vous coûter du temps et perturber l’échange des idées :

Connectez-vous en avance pour vous assurer que votre connexion fonctionne correctement.

Choisissez un endroit calme pour minimiser les sons et les distractions autour de vous pendant que vous êtes en ligne.

Assurez-vous que votre batterie est suffisamment chargée pour tenir sur toute la durée de la réunion, même si elle dure plus longtemps.

Rassembler tous les participants, les présents et les distants




3 LA TECHNOLOGIE DES REUNIONSLes outils qui favorisent la communication, la collaboration et la productivité


Le bureau d’aujourd’hui n’est plus défini uniquement par son espace physique. Les environnements de travail peuvent être pratiquement n’importe où et peuvent être déterminés en grande partie par les participants. Grâce à l’accès à l’Internet à haut débit, aux services de collaboration reposant sur le Cloud, à la technologie mobile et à un équipement audio avancé, les collaborateurs peuvent se connecter les uns aux autres à tout moment.

Le travail est alors plus un état d’esprit qu’un endroit où aller, mais il est dépendant de la technologie. Lorsqu’il s’agit de réunions à distance, une connectivité robuste et fiable est essentielle. C’est le seul moyen pour que chaque participant de la réunion puisse être actif et productif, et la seule façon pour que tout le monde puisse entendre et être entendu. Ou, dans le cas de conférences vidéo, voir et être vu.

L’objectif est de faire en sorte que chaque réunion à distance soit aussi naturelle que possible, comme si tout le monde était assis autour de la même table. Les conversations doivent être fluides. Les éléments visuels doivent être clairs. La technologie utilisée doit permettre la collaboration dynamique de chaque participant à la réunion. En d’autres termes, la technologie devrait agir comme le cadre qui permet de donner forme à la réunion.

Les images et les sons de la technologie de téléconférence

Concevoir un environnement de réunion optimal suppose un large éventail de considérations concernant les technologies audio et visuelles. La règle principale est : la technologie doit fonctionner pour les personnes qui l’utilisent.

La collaboration dans un espace virtuel est plus facile avec un support visuel. L’accès au partage d’écran, aux vidéos bidirectionnelles et à un tableau blanc partagé pour faciliter l’interaction virtuelle dynamique sont des outils nécessaires qui peuvent aider les équipes à travailler plus efficacement malgré la distance.

Un son de qualité est crucial pour les réunions à distance. Pour ceux qui se connectent à partir d’un emplacement distant, l’audio HD leur permet de sembler naturels et d’être entendus clairement. En même temps, s’ils appellent à partir d’un environnement bruyant, les technologies antibruit et de mode secret permettent de minimiser les bruits de fond.

Pousser les murs : désormais, les réunions peuvent se produire partout et à tout moment.


LA TECHNOLOGIE DES REUNIONSSection 3

19

Evaluez le nombre de participants et le lieu où ils se trouvent

Parfois, être nombreux n’est pas le mieux. Un nombre important de personnes dans une réunion, à distance ou non, peut entraîner des complications. Et en général, seules quelques personnes parviennent à dominer la conversation. Toutefois, si un groupe plus vaste est nécessaire, et en présence de participants distants, il vaut mieux un environnement de réunion en ligne qui permet aux utilisateurs de partager leurs écrans, de voir qui parle et de fournir des commentaires à base de texte à des personnes spécifiques.

Lorsque plusieurs utilisateurs se connectent à partir de différents lieux distants, la bonne infrastructure doit être en place pour permettre une utilisation efficace des outils de réunion nécessaires. Les considérations possibles concernent la bande passante, les pare-feu qui peuvent exiger d’anticiper des solutions de contournement, toutes les permissions devant être accordées à l’avance et la possibilité de télécharger toute application nécessaire.

Sachez qui dirige et qui participe

La plupart des réunions fructueuses ont des rôles clairement définis : un responsable, des présentateurs et des participants. Cela devient encore plus crucial dans un environnement virtuel. Lors d’appels avec de nombreux participants, il est utile de disposer de la technologie qui permet au responsable d’activer le mode secret pour tous ceux qui ne sont pas en train de parler, tout en permettant la saisie de questions et la prise de parole pour ceux qui sont en train d’écouter.

Si le même groupe se réunit régulièrement, un portail de collaboration/espace de réunion qui permet le partage de fichiers, la messagerie instantanée et la visioconférence instantanée est bénéfique. Cette destination unique peut également servir à l’échange de connaissances, où les utilisateurs peuvent publier des commentaires, fichiers et mises à jour accessibles à l’ensemble du groupe.

Anticiper les périphériques qui peuvent être utilisés

Certains utilisateurs peuvent appeler à partir de leur bureau, tandis que d’autres peuvent appeler à partir d’un ordinateur portable, d’une tablette, d’un smartphone, d’un haut-parleur ou d’un téléphone de bureau. Il est important de tester tous les scénarios possibles. Les micro-casques antibruit peuvent aider à garantir un son de qualité homogène à travers divers périphériques dans différentes conditions.

Identifiez les exigences techniques spécifiques à l’avance

Tous les utilisateurs doivent être au courant de toutes les exigences techniques bien avant la téléconférence. Par exemple, est-ce qu’une webcam est nécessaire ? Un accès à Internet haut débit ? Un haut-parleur ? Un micro-casque ? Cela leur permettra de faire les installations et les tests nécessaires pour s’assurer que les outils de réunion fonctionnent correctement.

En outre, si tous les utilisateurs appartiennent à la même entreprise, il est utile d’utiliser un outil de conférence Web qui s’intègre à l’annuaire de l’entreprise. Cela facilite l’envoi de demandes rapides

pour des réunions impromptues. Pour les utilisateurs extérieurs à l’entreprise, vérifiez leurs paramètres de pare-feu et de proxy pour établir les connexions plus facilement.

Sachez ce qui doit être vu et qui a besoin d’être entendu

Les participants à la réunion ont-ils besoin de se voir ? Ont-ils besoin de partager un tableau blanc ou un bureau ? Vont-ils présenter une vidéo ou parcourir une présentation ? Une véritable collaboration provient d’une combinaison d’images et de sons associés aux outils appropriés. Avez-vous les technologies en place pour veiller à ce que tous ces besoins soient couverts ?

Ayez un plan b

Les difficultés techniques, malheureusement, se produisent de temps à autre. Pour cette raison, il est important de disposer de solutions de secours. C’est une bonne idée, par exemple, de tester tous les codes à l’avance et de disposer d’un soutien technique permanent, via la messagerie instantanée, au cas où l’organisateur de la réunion ou les participants rencontreraient des difficultés.

La technologie pour les réunions à distance est vite devenue un outil indispensable pour les groupes de travail dispersés. Dans de nombreuses entreprises, c’est le principal moyen pour que les collègues interagissent les uns avec les autres. En conséquence, il existe un certain nombre d’éléments à prendre en considération pour s’assurer que l’environnement de réunion à distance fonctionne efficacement pour ses utilisateurs. En voici quelques-uns…

Choisir la bonne technologie de réunion à distance : certaines questions à se poser

Section 3


Section 3 LA TECHNOLOGIE DES REUNIONS

20

1. MOBILITE L’utilisation mobile continue à croître, et avec elle, les utilisateurs exigent d’être en mesure d’utiliser leurs appareils personnels. Et il ne s’agit plus seulement du BYOD (bring your own device), il s’agit également du BYOA (bring your own app). Les utilisateurs doivent savoir qu’ils peuvent communiquer et collaborer à distance dans presque toutes les conditions, quels que soient la technologie, la distance ou l’environnement.

Considérations : La capacité de prendre en charge plusieurs périphériques personnels peut exiger trop de ressources informatiques pour être réalisable. Une stratégie mobile permet de choisir les appareils mobiles qui seront pris en charge, les applications nécessaires et la manière de déployer la sécurité pour chaque périphérique pris en charge.

2. AUDIO Impossible de sous-estimer l’importance de la qualité sonore en matière de réunions à distance. Dans les grandes pièces, les conversations via haut-parleur sont souvent incompréhensibles pour les participants à distance. Et le bruit de fond introduit par les participants à distance peut rapidement perturber le bon déroulement d’une réunion. Si les participants de la réunion ne s’entendent pas, leur niveau de frustration monte, alors que le niveau d’efficacité chute.

Considérations : La mauvaise acoustique dans une salle de conférence peut souvent être compensée par un haut-parleur avec annulation d’écho. Pour les appels téléphoniques, les micro-casques à large bande avec microphones antibruit sont essentiels. Et la possibilité pour ceux qui ne parlent pas de couper leur microphone permet de rendre la conférence téléphonique beaucoup plus intelligible et productive.

3. VIDEO La vidéoconférence est de plus en plus adoptée dans le monde. On la considère comme un outil indispensable pour rapprocher les personnes. Les implémentations réussies permettent aux personnes de se voir et d’interagir les uns avec les autres parfaitement, sans obstacle apparent.

Considérations : La capacité à intégrer la visioconférence avec les communications unifiées (UC) permet d’offrir une plus grande souplesse pour les collaborateurs. Ils peuvent héberger, planifier et rejoindre des conférences sans le besoin d’acquérir des ressources matérielles supplémentaires.

4. CAPACITE DU RESEAU L’objectif est de faire en sorte que chaque réunion à distance soit vue, entendue et perçue aussi naturellement que possible, mais pour cela il faut la bonne capacité de réseau. Une mauvaise connexion peut affecter de manière significative l’efficacité d’une réunion.

Considérations : Pour répondre aux exigences de qualité audio et vidéo HD, une bande passante haut débit dédiée est requise. Une fiabilité avec une latence minimale sont essentielles pour maximiser le temps de fonctionnement dans tous les terminaux vidéo, les ponts de conférence et les pare-feu. Dans le même temps, il est important d’informer les utilisateurs distants des bonnes pratiques Wi-Fi, de s’assurer, par exemple, que les vitesses de chargement et de téléchargement sont suffisantes pour répondre à la demande d’un outil de conférence Web.

5. SECURITE Pour s’assurer qu’un environnement est sûr, des protocoles de sécurité stricts doivent être mis en place pour la transmission et le stockage de données.

Considérations : Choisissez des produits sans fil avec des fonctions de sécurité intégrées, par exemple, le cryptage et les dernières normes de sécurité DECT Security. Les micro-casques avec microphones antibruit aident à réduire la transmission de conversations privées.

6. INTEROPERABILITE Les communications unifiées, par définition, créent un besoin de mettre en œuvre plusieurs technologies logicielles, matérielles et réseau. S’assurer de la compatibilité entre ces technologies peut être un défi de taille.

Considérations : Le Consortium IMTC (International Multimedia Telecommunications Consortium) fournit à l’industrie des lignes directrices de mise en œuvre, comme des bonnes pratiques d’interopérabilité et des pré-tests.

7. HEBERGEMENT, MAINTENANCE ET ASSISTANCE Afin d’optimiser le temps d’activité, l’accès universel et la facilité de déploiement, de plus en plus d’entreprises choisissent des services et un hébergement gérés pour un maximum de flexibilité et d’évolutivité.

Considérations : L’externalisation permet d’améliorer les ressources informatiques. Elle permet d’offrir des services tels que l’assistance clientèle mondiale 24 h/24 et 7 j/7, un temps d’activité garanti et la formation lorsque c’est nécessaire. Pour étudier les bonnes pratiques et les idées clés dans la planification, le déploiement, et l’adoption d’une solution de communications unifiées, visualisez le kit de ressources UC de Plantronics ici.

Sept considérations technologiques pour les réunions d’aujourd’hui sur le Web



http://www.plantronics.com/fr/solutions/unified-communications/toolkit/guides.jsp%20

21Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

21

CLARTEParlez délibérément et clairement

afin d’être entendu et compris.

LIMPIDITEDans un environnement virtuel, les participants sont sujets à de nombreuses distractions, tenez-vous-en à l’ordre du jour. Au final, vous aiderez le groupe à fournir de meilleurs résultats.

MODERATIONLe ton de la voix et l’énergie sont

vraiment importants, surtout dans une téléconférence audio. Parfois, ce n’est pas

ce que vous dites qui fait la différence, mais la façon dont vous le dites.

PATIENCEPensez à ceux dont la langue maternelle n’est pas celle parlée lors de la réunion. Ecoutez attentivement et parlez lentement.

SILENCELorsque vous ne parlez pas, coupez votre micro. Les bruits de fond sont dérangeants.

ENGAGEMENTIl est facile d’être distrait lors d’un

appel en conférence téléphonique. Concentrez vous sur ce qui est dit et participez à la conversation chaque

fois que c’est possible.

ENERGIESoyez actif dans la conversation, mais ne

dominez pas. Il est très facile, lorsque vous participez à distance, de vous désengager

ou de parler sans donner aux autres la chance d’intervenir.

Les sept points importants à respecter pour les conférences à distance




4 ETAPES A SUIVRE ET RESSOURCES

Les tactiques et les outils qui peuvent aider à créer des réunions efficaces

23

DONNER DES CONSEILS Formez votre équipe à répondre

plus efficacement.

Consultez :

Le guide concis des réunions efficaces,

p. 24.

Inspirez-vous aussi de

Comment nous élaborons des réunions

efficaces chez Plantronics, p. 25.

EQUIPEZ-VOUS POUR REUSSIR Fournissez les bons outils aux

collaborateurs de votre entreprise

pour leur faciliter les choses, où

qu’ils soient.

Consultez : Des réunions efficaces avec Plantronics,

notre guide de sélection de micro-

casques ou oreillettes pour les

téléphones mobiles, de bureau, de

bureau partagé et de bureaux virtuels

ou à domicile, p. 26.

SUIVEZ VOS PROGRES Demandez à tous les participants

d’évaluer chaque réunion pour

permettre l’amélioration continue

de vos réunions d’entreprise.

Consultez : Formulaire d’évaluation de réunion,

p. 27.

1 23

Trois actions à prendre dès maintenant pour rendre les réunions importantes

ETAPES A SUIVRE ET RESSOURCES Section 4


24

1

2

3

4

5

6

7

8

Avoir un objectif clair

Définir clairement les rôles

Travailler à partir d’un ordre du jour établi

Rester engagé

Etre à l’heure

Actions

Notes de réunion

Critique

Identifiez clairement le but de la réunion. Quel est le résultat souhaité ?

Comprenez quelle sera la contribution de chaque participant lors de la réunion. Plus important encore, comment allez-vous contribuer ?

Utilisez l’ordre du jour comme un outil pour atteindre le résultat souhaité de la réunion. Gardez-vous l’objectif à l’esprit ?

Pensez aux raisons pour lesquelles vous êtes dans la réunion. Ecoutez, réfléchissez et contribuez.

Gardez les yeux sur l’heure. Le temps de chacun est précieux.

Poursuivez les objectifs et déterminez quelles seront les prochaines étapes pour les atteindre. Comment allez-vous aider ?

Documentez les discussions et partagez les notes après la réunion, en invitant les participants à apporter des commentaires ou clarifications.

Utilisez le formulaire d’évaluation de réunion pour évaluer la réunion. Quels ont été les points efficaces ? Qu’est-ce qui peut être amélioré ?

Le guide concis des réunions efficacesHUIT REGLES ESSENTIELLES POUR LES ORGANISATEURS ET PARTICIPANTS AFIN DE PREPARER ET MENER UNE REUNION EFFICACEMENT



25

ESPACE

Nous avons conçu nos espaces de bureau comme des environnements ouverts avec plusieurs zones de réunion pour faciliter la collaboration en équipe. Pour les réunions à distance, nous avons adopté des technologies de communications unifiées, des réunions en ligne et un logiciel d’espace de travail collaboratif.

TEMPS

Dans notre récent sondage, près de 44 % des personnes interrogées ont dit qu’elles se réunissent entre 11 et 30 heures par semaine. Nous savons que cela prend beaucoup de temps et nous sommes impatients de voir à quel point nous pouvons réduire ce temps passé.

PREPARATION

Nous avons élaboré des lignes directrices pour nous assurer que toutes les réunions ont un objectif clair et sont productives. Par exemple, la première question à se poser est de savoir quel objectif spécifique la réunion devrait atteindre. A partir de là, un ordre du jour clair peut être défini.

PARTICIPANTS

S’assurer que les bonnes personnes, et elles seulement, participent à la conférence téléphonique est essentiel à son succès. Il est également important que les participants aient une compréhension claire de la façon dont ils vont apporter leur contribution à la réunion.

SAVOIR ETRE

Les règles de savoir-être sont particulièrement importantes pour ceux qui appellent à partir de sites distants. Elles demandent de faire le tour de tous les participants, de faire attention aux différences culturelles et linguistiques, à l’élocution, tout en respectant l’ordre du jour.

RESULTATS

Une évaluation afin de déterminer si les objectifs ont été atteints, si les prochaines étapes ont été déterminées et si un sommaire écrit a été envoyé à tous les participants. Il est également important de demander à tous les participants d’évaluer la réunion, pour déterminer s’il y a des points à améliorer.

FORMATIONS

Le programme Smarter Meetings inclut des sessions en ligne de cinq minutes pour les collaborateurs afin qu’ils les consultent sur un portail interne. Des ressources supplémentaires, des modèles et des outils ont également été publiés sur le portail.

Chez Plantronics, nous appliquons la philosophie du « Smarter Working » afin de donner à nos collaborateurs la flexibilité nécessaire pour travailler de façon enrichissante, personnellement et professionnellement.

Dans un environnement de travail plus intelligent, tout le monde ne va pas se trouver au même endroit au même moment, mais ça n’a pas d’importance. Le lieu où se trouve une personne n’impacte pas sa capacité à rencontrer un collègue, à tout moment.

C’est pourquoi une partie de notre philosophie Smarter Working implique des « Smarter Meetings », notre programme pour aider à améliorer notre façon de communiquer et de collaborer les uns avec les autres. Les réunions intelligentes impliquent la mise en œuvre des bonnes pratiques que nous avons décrites dans cet eBook. De plus, voici certains domaines que nous avons étudiés pour nous assurer que nos réunions sont aussi efficaces.

Comment nous élaborons des réunions efficaces chez PlantronicsNOTRE NOUVEAU PROGRAMME DE « SMARTER MEETINGS » NOUS AIDE A COLLABORER ET COMMUNIQUER PLUS EFFICACEMENT DANS L’ENSEMBLE DE L’ENTREPRISE



26

Découvrez les solutions technologiques Plantronics pour des réunions productives sur plantronics.com/fr

Les réunions d’aujourd’hui ne sont pas définies par le lieu où vous êtes, mais par la façon dont vous êtes connecté. Avec les bons périphériques, vous et vos collègues avez la liberté de travailler en collaboration où que vous soyez, sans obstacle à la communication.

Des réunions efficaces avec Plantronics

DEFIS :

1. Participer à une conférence en déplacement ; personnel et de groupe

2. Bloquer les bruits de fond dans divers environnements bruyants

3. Gérer la connectivité avec plusieurs périphériques

RECOMMANDATION :

Calisto 620

Mobile/A distance

A distance – bureau à distanceDEFIS :

1. Capacité de se déplacer dans toute votre maison ou votre bureau à domicile lors des appels

2. Bloquer les bruits de fond de votre environnement

3. Bloquer les interférences des appareils et des réseaux Wi-Fi

RECOMMANDATION :

Savi 440

DEFIS :

1. Une connexion parfaite, quel que soit l’appareil, y compris votre téléphone de bureau

2. Ne plus être dépendant de votre bureau3. Empêcher que les bruits de votre

environnement perturbent les appels

RECOMMANDATION :

Savi 740

Bureau – bureau fixe

DEFIS :

1. Rester connecté lors de vos déplacements2. Bloquer les bruits de fond dans divers

environnements bruyants3. Gérer la connectivité avec plusieurs

périphériques

RECOMMANDATION :

Voyager Legend UC

Mobile

DEFIS :

1. Conférence de groupe improvisée2. Capacité à rejoindre les téléconférences à

partir d’un PC

3. Son clair et intelligible

RECOMMANDATION :

Calisto 610

Bureau – conférence en petit comité

DEFIS :

1. Bloquer le son pour se concentrer2. Mobilité pour prendre les appels dans

un endroit calme3. Possibilité de se connecter à plusieurs

périphériques

RECOMMANDATION :

Voyager Focus UC

Bureau – bureau partagé



http://www.plantronics.com/fr

27

Formulaire d’évaluation de réunion

Veuillez évaluer l’efficacité globale de notre récente réunion.

Veuillez indiquer vos commentaires ici :

OBJECTIF OUI NON

1 | L’ordre du jour a été envoyé à l’avance.

2 | J’ai compris pourquoi j’ai été invité et quel était mon rôle.

3 | Les discussions ont respecté l’ordre du jour.

4 | La qualité sonore était bonne, avec un minimum de bruit de fond et de distractions.

5 | Les objectifs ont été atteints.

6 | La réunion a commencé à l’heure.

7 | La réunion s’est terminée à l’heure.

Organisateur de la réunion

Date de la réunion

Heure de réunion



© 2016 Plantronics, Inc.

Chez Plantronics, notre métier est d’aider les personnes

à communiquer et collaborer sans barrière. Pour plus

d’informations sur nos solutions technologiques pour

des réunions efficaces et plus productives, visitez

plantronics.com/fr/collaboration/smarter-meetings/

http://www.plantronics.com/nl/collaboration/smarter-meetings/

http://www.plantronics.com/fr/collaboration/smarter-meetings/

Comment devenir meilleur pour générer des actions et ... · Comment devenir meilleur pour...

Documents

Transcript of Comment devenir meilleur pour générer des actions et ... · Comment devenir meilleur pour...