Comment choisir un système comptable - … · ique avec un système financier principal intégré....

Comment choisir un système comptable

Comment choisir un système comptableBienvenue à Comment choisir un système comptable. Le choix du meilleur

logiciel de comptabilité qui répond aux besoins de votre organisation est l’une

des décisions d’affaires les plus importantes que vous ayez à prendre. Nous

avons rédigé ce guide pour y regrouper des renseignements extrêmement utiles

qui vous aideront à prendre la meilleure décision possible.

Vous vous demandez sans doute pourquoi un fabricant de logiciels comptables

comme ACCPAC® distribue un guide qui ne fait pas la promotion de ses propres

produits. C’est parce que nous savons à quel point il est important d’être bien

informé pour prendre des décisions judicieuses. De plus, nous sommes convaincus

que, si les gens sont bien renseignés sur les logiciels comptables en général, il est

très probable qu’ils décident, après un examen rigoureux, de choisir les solutions

logicielles de comptabilité et de commerce électronique offertes par ACCPAC.

Autrement dit, nos solutions logicielles satisfont aux critères de sélection les plus

exigeants.

Chez ACCPAC, nous voulons aider votre organisation à choisir la meilleure solution

de logiciel comptable et de commerce électronique qui soit.

Qui devrait songer à changer de système comptable? Vous reconnaissez-vous ou votre organisation dans ces questions?

■ Votre petite entreprise a toujours utilisé uneméthode de comptabilité manuelle commefaçon économique de faire des affaires.

■ Votre entreprise connaît une croissance rapideet vous avez besoin d’un système comptable quipourra s’adapter à son expansion.

■ Vous devez respecter des exigences internationalesauxquelles vous avez du mal à vous conformer.

■ Votre système actuel ne répond plus aux besoinsde votre entreprise qui a pris de l’expansion.

■ Les processus que vous utilisez ont changé votrefaçon de faire des affaires.

■ Il vous faut une solution de commerce électron-ique avec un système financier principal intégré.

■ Vous utilisez un logiciel DOS.

■ Vous utilisez un tableur (Lotus™ ou Excel de Microsoft®) sur PC ou un programme de comptabilité de base (p. ex., Quickbooks®

ou Peachtree®).

■ Vous vous servez d’un ancien système – un programme que votre organisation a fait fairesur mesure il y a des siècles – que le personneln’aime pas particulièrement mais qu’il peututiliser sans trop d’efforts.

Beaucoup d’organisations utilisent le même système comptable trop longtemps. C’est rassurantde continuer à utiliser un système qui est bienconnu et bien compris. Il y a toujours une partd’appréhension lorsque l’on adopte un nouveausystème que l’on ne connaît pas. Mentionnons enplus les questions de temps et de ressources, commele coût du changement et le temps nécessaire pourapprendre à se servir du nouveau système.

Mais parfois le confort ne suffit pas – surtoutlorsque la santé financière et le succès à longterme de votre entreprise sont en jeu.

Les avantages d’un bon systèmeVotre organisation peut tirer de nombreux avantages d’un logiciel comptable proprement installé et mis en œuvre :

■ Meilleures capacités de prise de décisionsUn bon logiciel comptable peut vous donner unaperçu ponctuel de votre organisation et produiredes rapports détaillés ainsi que vous fournird’autres données nécessaires à la planification à long terme.

■ Meilleur flux de trésorerieLa gestion du flux de trésorerie est essentielle pourtoute entreprise. Un système intégré de factures, de stocks, de comptes clients et fournisseurs vouspermet de gérer votre flux de trésorerie avec unefacilité et une efficacité accrues. Grâce à unemeilleure gestion du flux de trésorerie de votre organisation, davantage d’options s’offriront àvous pour lancer des campagnes de financement et favoriser la croissance à long terme.

■ Des données plus exactesSi vous utilisez un logiciel comptable entièrementintégré, non seulement votre accès aux donnéessera plus aisé mais, en outre, l’information seraplus exacte. Contrairement à un système comptablemanuel qui exige beaucoup de temps pour contre-vérifier les chiffres inscrits dans divers livres (ce quiaugmente considérablement le risque d’erreurs), un bon système comptable informatisé ne requiertqu’une seule saisie des données qui seront ensuiteutilisées dans tout le système.

■ Un contrôle accru Un logiciel comptable intégré donne accès entemps réel à l’information financière essentielleconcernant votre organisation. Vous disposezainsi d’un meilleur contrôle qui vous permet degérer plus efficacement les divers aspects de votreentreprise.

■ De solides bases de croissanceUn bon système comptable pourra suivre la croissance de votre organisation : vous pourrezl’étendre à mesure que vos activités prendront

Pourquoi changer de système?

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de l’expansion, augmenter le nombred’utilisateurs et produire les types de rapport et de renseignements utiles à vos affaires.

Passez à l’action dès maintenantLe choix, l’installation et la mise enœuvre d’un nouveau système comptableprésentent de nombreux défis. Mais les avantages en sont nombreux :meilleur contrôle des finances de votreorganisation, meilleure prise de décisionset meilleur flux de trésorerie, pour n’enciter que quelques-uns.

Le reste de ce guide présente les sixétapes nécessaires à la sélection d’unbon système comptable :

1. Faire participer les bonnes personnes

2. Définir le défi à relever

3. Choisir un consultant

4. Évaluer la performance de l’application

5. Choisir un vendeur de logiciels

6. Mettre en œuvre le système

1. Faire participer lesbonnes personnes Votre logiciel comptable produira desdonnées qui seront utilisées dans la plu-part des services de votre organisation.

C’est pourquoi, il ne faut pas déléguer la tâche du choix d’un nouveau logiciel àun seul service ou à un seul gestionnaire.Demandez la participation de tous lesgroupes fonctionnels pour vous aider à choisir, à mettre en œuvre et à utiliserla meilleure solution logicielle sur le planfinancier.

En général, il est bon de demander la participation de cinq groupes de personnes au processus de sélection :

Les utilisateurs du systèmeCe sont les personnes qui utilisent le système tous les jours. Elles voudrontdonc un logiciel convivial, logique et efficace.

Les gestionnaires du systèmeLes gestionnaires supervisent les utilisateurs du système. Afin de pouvoirexpliquer à ces derniers commentutiliser le système avec efficacité, ilsdoivent comprendre l’information financière et les rapports dont a besoinla direction supérieure.

Les clients du systèmeLes clients de l’information financièresont répartis dans tous les services del’organisation et à tous les niveaux. Ils sefient aux rapports, aux analyses et auxautres données produits par le système

Cinq erreurs courantes lors du choix d’un systèmecomptableErreur 1 : Recherches insuffisantesL’examen et la sélection d’un logicielcomptable exigent du temps et de l’énergie.Il est important de vous informer pourchoisir le système qui répond le mieux auxbesoins de votre organisation. Dans votrecas, vous avez déjà une longueur d’avance,puisque vous lisez ce guide.

Erreur 2 : Mal connaître les avantages de l’automatisationSi vous automatisez la comptabilité et les fonctions connexes, votre organisation gagnera énormément de temps et réduirales efforts requis. Cependant, les ordinateursne remplaceront jamais l’intelligence, le jugement ou le travail de l’homme.

Erreur 3 : Ignorer les avantages difficilesà quantifierIl est difficile de mesurer les avantagespotentiels futurs du point de vue de lahausse de la productivité, des prises dedécisions informées et d’autres facteursune fois que le nouveau système sera misen œuvre. Le processus ardu de sélection etde mise en œuvre de la solution comptablequi convient le mieux à votre organisationpourrait nettement améliorer vos résultatsnets.

Erreur 4 : Rejeter la responsabilitéLa haute direction et les membres clés de votre organisation doivent participer au processus de sélection et de mise enœuvre. Ne vous fiez jamais uniquementaux recommandations ou à l’opinion duconsultant.

Erreur 5 : Penser qu’un logiciel comptablen’est utile qu’aux comptablesUn logiciel comptable transmettra l’information essentielle à chaque chef de service de l’organisation. Ne choisissezpas un système qui ne permettra pas de produire des rapports détaillés ni d’autresdonnées à l’échelle de l’entreprise.

Comment choisir un système comptable 3

Systèmecomptable

Gestionnairesdu système

Clientsdu système

PersonnelSI

Approbateursdu système

Utilisateursdu système

Plusieurs groupes devraient participer dans le processus de sélection du logiciel.

comptable pour prendre des décisions et pour gérer leurs groupes ou leurs services. Les clients du système ne sontpas tenus de comprendre les principescomptables, mais ils ont besoin de l’information fournie par le logiciel.

Les approbateurs du systèmeCe sont les personnes qui doivent donner leur approbation finale avantl’achat du système. D’habitude, cegroupe comprend des représentants desservices de système information et decomptabilité ainsi que des membres del’équipe la haute direction. Le présidentde l’entreprise ou le chef de l’exploitationpeut jouer un rôle déterminant dans la sélection du système, ou il peutdéléguer cette tâche.

Personnel du Service d’informationDes représentants du Service SI et del’organisation devraient participerétroitement au processus de sélectiondu logiciel comptable et jouer un rôleclé dans l’installation du logiciel et danssa maintenance régulière.

2. Définir le défi à releverIl est crucial de comprendre les capacitéset les faiblesses de votre organisation surle plan de l’information financière lorsde la sélection du logiciel comptable approprié. Si vous connaissez bien les problèmes que votre logiciel devra résoudre, vous serez mieux à même deprendre une décision éclairée.

Questions à poserQue reprochez-vous à votre systèmecomptable actuel? Voici quelques pointsà examiner :

■ Quelles sont les tâches qui gagneraientà être automatisées?

■ À quel niveau du cycle comptableconstatez-vous la plus grande perte deproductivité et le plus grand nombred’erreurs?

■ Quelles sont les retombées négativesdes inexactitudes?

■ Quelles sont les données ou les rapportsqui vous seraient utiles mais que vousne pouvez pas créer ou produire en ce moment?

Calendrier de planificationsuggéréEn appliquant le processus simple en cinqétapes expliqué ci-dessous vous pourrezanalyser, choisir, mettre en œuvre etutiliser un nouveau système comptable.

1re étape : Planification préliminaireElle comprend l’examen des capacités, des forces et des faiblesses de votre systèmeactuel ainsi que la liste initiale des tâchesque vous souhaitez exécuter mais que votresystème ne vous permet pas de faire.

2e étape : Collecte de renseignementsPour prendre de bonnes décisions, il faut être bien informé. Les nombreux renseignements que vous recueillez maintenant sur les divers systèmes envisagés vous aideront à long terme.

3e étape : AnalysePour prendre de bonnes décisions, il fautexaminer attentivement les renseignementsrecueillis. Cette étape pourrait inclure des démonstrations de logiciels, des visites à des organisations qui utilisent le logicielconsidéré et peut-être même une visite au siège social de l’éditeur de logiciels.

4e étape : Mise en œuvreLorsque vous aurez choisi la solution logicielle qui vous convient, vous passerezà l’étape de mise en œuvre. Celle-ci peutdurer plusieurs semaines ou mois et inclurela conversion des données, la formation desutilisateurs et d’autres activités.

5e étape : Examen après la mise en œuvreSuivi et examen continus du système.Fonctionne-t-il comme prévu? Faut-il modifier ou personnaliser certains de seséléments? Peut-on ajouter d’autres élémentsafin d’améliorer le rendement du système?

Calendrier de planification suggéré

Mois (approximatif) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Planificationpréliminaire

2. Collecte derenseignements

3. Analyse

4. Mise en œuvre

5. Examen aprèsla mise en œuvre


■ Comment pourriez-vous intégrer votre solutioncomptable et vos initiatives de commerce électronique?

Faites la liste des difficultés que vous constatez.Faites ensuite une autre liste de ce que vousaimeriez pouvoir faire mais qu’il vous est impossible de faire à l’heure actuelle. Reportez-vous à ces deux listes lorsque vous évaluerez un nouveau logiciel comptable.

Priorisez l’automatisation de votre organisationLa plupart des organisations suivent l’ordre ci-dessous :

1. Traitement de texte

2. Facturation, comptes clients

3. Comptes fournisseurs

4. Gestion des stocks

5. Grand livre

6. Commandes clients

7. Paie

8. Commandes fournisseurs

9. Éditique

10. Tableurs, prévisions

11. Rapports de gestion personnalisés

On a demandé à plusieurs organisations quiavaient automatisé leur système cinq ans plus tôt de classer les applications, de la plus utile à la moins utile. Voici l’ordre de ce classement :

1. Information destinée à la prise de décisions par les dirigeants (tableurs, rapports personnalisés)

2. Information destinée à la planification du flux detrésorerie/aux prévisions (bordereaux de vente,bons de commande)

3. Facturation et comptes clients

4. Gestion des stocks

5. Grand livre

6. Paie

7. Traitement de texte

Il est intéressant de noter que les tâches qu’on a tendance à considérer comme étant de lacomptabilité de base (grand livre) sont en fin de liste. C’est la gestion de l’information que l’on retrouve en tête de liste.

Autres questions à poserQuels sont les renseignements dont j’ai besoinpour prendre des décisions stratégiques?

Ces renseignements peuvent provenir de labudgétisation et de la modélisation de vos activités.Ils peuvent inclure votre profit brut courant parproduit, par client ou par vendeur. Vous voudrezprobablement faire une prévision des clients etdes produits qui enregistrent une augmentationou, au contraire, une diminution. Vous voudrezpeut-être utiliser des ratios financiers pourmesurer le rendement de votre organisation parrapport à vos concurrents. Votre grand livre peutindiquer des centres de profits et de coûts clés parrapport à votre budget dont vous pourrez vousservir pour évaluer l’efficacité de chaque groupe.

Quels sont les renseignements dont j’ai besoinpour faire des prévisions exactes et contrôler le flux de trésorerie?

La trésorerie étant au cœur de toute entreprise, la prévision des mouvements de trésorerie doitêtre un élément clé de tout système comptable. Le suivi des bordereaux de vente et des bons decommande sera un atout précieux, car il vous indiquera à l’avance les rentrées et les sorties de fonds futures. Parmi les autres éléments quiauront une incidence sur la trésorerie, et qu’ilfaut surveiller avec attention, figurent le flux des travaux, l’expédition, la réception de lacharge de travail et le mouvement du matériel.


Quels sont les renseignements dont j’ai besoin pour gérer mes actifs?

Les comptes clients et l’inventaire sont souvent les principaux actifsfinanciers d’une entreprise. La plus grande partie de la trésoreriede votre entreprise étant liée à ces actifs, la moindre fluctuationde l’un de ces montants pourrait avoir d’énormes conséquencessur votre flux de trésorerie. L’avantage que vous gagnerez en exerçant un contrôle accru sur vos actifs est clairement visible.

Quelles sont les tâches que je dois automatiser pour favoriser l’expansion de mon entreprise?

De nombreuses entreprises automatisent leurs activités pour lesmauvaises raisons ou informatisent des fonctions peu rentables.Allouez d’abord vos ressources aux domaines qui auront unegrande incidence sur votre résultat net. Déterminez ces domainespar l’examen minutieux de votre système comptable.

Quel degré de souplesse exiger?

Il serait sensé de considérer des logiciels comptables qui ont étéconçus spécialement pour la taille générale d’une entreprise commela vôtre. Même si vous suivez ce principe, n’oubliez pas que trèspeu d’organisations utilisent un logiciel comptable « tel quel ». La plupart des entreprises personnalisent un ou plusieurs aspects de leur logiciel comptable. Les organisations qui font le plusd’adaptations et qui essaient d’intégrer le plus grand nombre depersonnalisations et de souplesses tireront le plus grand avantagede leur solution logicielle.

Vous ne devriez pas avoir à changer la façon dont vous exercezvos activités pour vous adapter au logiciel comptable. Assurez-vous que la solution comptable que vous choisissez a la souplessenécessaire pour s’adapter à vos besoins.

3. Choix du consultantVotre organisation possède peut-être le personnel interne qualifiépour mettre en œuvre votre nouveau système comptable. Mais ilest aussi probable que vous ne disposiez pas des ressources, qu’ils’agisse du personnel qualifié ou du temps, qu’exigent l’analyse,l’achat, l’installation et le maintien du système.

Un consultant en logiciels peut alors vous être une aide précieuse.Les consultants possèdent l’expertise que vous cherchez : ils ontune vaste expérience des processus d’achat et de mise en œuvre.Moyennant des honoraires, ils aideront votre organisation à franchir les trois importantes étapes suivantes :

1. Évaluation et sélection du système comptable qui convient le mieux à votre organisation.


Le coût des services de consultationLes frais de consultation varient considérablement

selon les besoins de l’entreprise, l’expertise du

consultant et bien d’autres facteurs. Même s’il est

impossible d’estimer exactement le coût des services

de consultation aux étapes de recherche, de mise en

œuvre et de formation, la liste ci-dessous donne un

éventail de temps utile :

Analyse des besoins du client 4 à 20 heures

Installation du réseau et 5 à 20 heuresdes applications

Modification des procédures 2 à 5 heuresdu nouveau système par module

Élaboration du plan comptable, 10 à 20 heuresdes dossiers clients et dossiersdes vendeurs

Modification des rapports 10 à 25 heuresdu système

Formation du personnel 10 à 20 heuresadministratif

Formation de l’administrateur 10 à 25 heuresdu système

Modification des documents 5 à 10 heurespar module

Les coûts pourraient être plus ou moins élevés, selon

que votre système comptable est déjà automatisé;

la conversion des données pourrait être plus coûteuse,

mais l’analyse et la formation pourraient coûter moins.

2. Gain de temps et d’argent aux étapes d’instal-lation du système et de formation subséquente.

3. Rendement optimal de votre nouveau système,compte tenu des capacités du système et desexigences de votre organisation.

Beaucoup parmi les meilleurs consultants sontaussi des revendeurs de logiciels comptables. La majorité des logiciels comptables sont achetéspar l’intermédiaire de revendeurs. Ils peuvent par conséquent vous accorder l’attention dontvous avez besoin pour automatiser vos systèmes.Les revendeurs de logiciels sont très motivés parle succès de votre organisation car ils souhaitentcontinuer de vous offrir leurs services.

Trouver un consultantVoici quelques idées sur la façon de trouver unconsultant spécialisé en logiciels comptables :

■ Demandez à votre Service SI les coordonnéesdes personnes avec qui il fait affaire.

■ Demandez à vos collègues de vous faire des recommandations.

■ Visitez un salon sur l’industrie de la comptabilitéou assistez à un séminaire sur ce sujet.

■ Consultez des publications de comptabilité.

■ Parlez-en à vos partenaires d’affaires, surtoutdans votre secteur d’activités.

Le consultant idéalLe consultant idéal serait une personne qui a déjàvérifié et installé des systèmes comptables dans desentreprises similaires à la vôtre du point de vue dela taille et du champ d’activité. Pour connaître letype d’organisations auprès desquels un consultanta déjà travaillé, il suffit de le lui demander. Voiciquelques questions que vous pourriez poser à unconsultant ou à un revendeur potentiel.

Le revendeur peut-il fournir des références?

Demandez les coordonnées de quelques clients et appelez-les pour leur poser autant de questionspossibles sur leurs relations de travail avec le revendeur.

Le consultant peut-il fournir des services complets?

La mise en œuvre d’un logiciel comprend des aspects essentiels comme la formation, le supporttechnique, l’entretien et la mise à niveau. Vousdevez trouver un revendeur qui non seulementsera prêt à vous aider pour la vente et l’installationimmédiates mais aussi pour la formation et le service à plus long terme.

Le revendeur sait-il vous écouter?

Cette question sert à départager le véritable consultant du simple colporteur. Avant de formulerdes recommandations valides, le revendeur doitd’abord connaître votre organisation – ses capacitésactuelles et celles qu’elle aimerait avoir (et qui luiseraient nécessaires). Le revendeur essaie-t-il deposer autant de questions que possible sur votreorganisation? S’est-il entretenu avec plusieurspersonnes au sein de votre entreprise?

Le revendeur s’exprime-t-il clairement?

Méfiez-vous des revendeurs qui passent leur tempsà présenter les caractéristiques et les fonctions d’unprogramme. Vous devez centrer vos entretiens surles avantages que votre organisation tirera d’unlogiciel comptable.

Pensez-vous pouvoir établir des relations de travailavec ce revendeur?

Même si l’achat d’un logiciel comptable est uneopération commerciale, vous aurez à travailleravec le revendeur pendant des jours, des semainesou des mois. Il est donc important de trouver un consultant avec qui vous vous entendez, qui comprend la philosophie et la culture devotre entreprise et qui, à votre avis, saura offrirl’expertise et les services de consultation avecprofessionnalisme.


4. Évaluation de la performance de l’applicationLorsque vous aurez choisi le revendeurou le consultant avec qui vous ferez affaire, prenez le temps d’examiner les applications du logiciel.

Voici un secret que la plupart des fabricants de logiciels comptablespréféreraient taire : la grande majoritédes programmes de comptabilité exécutent des fonctions à peu près identiques. Bien sûr, leur mode d’exécution varie considérablement.

Cela signifie-t-il que vous ne pouvezpas faire de mauvais choix? Pas tout à fait. Il existe des différences notablesentre les programmes et le type d’information qu’ils produisent ainsiqu’entre les développeurs de logicielscomptables.

Voici quelques éléments clés à considérerlorsque vous examinez diverses solutionsde logiciels comptables.

Le fabricantConnaissez-vous le fabricant de logiciels?Sa réputation est-elle établie dans le milieu des logiciels comptables? Depuiscombien de temps est-il en exploitation?Quelle est sa vision de l’avenir en ce quiconcerne ses produits et l’industrie deslogiciels comptables en général?

Ce sont là quelques-unes des nombreuses questions auxquelles vous devrez essayer de répondre àchaque fois que vous songez à choisirun fabricant de programmes comptables.Il est clair que vous éviterez les fabricantsirresponsables qui risquent de disparaîtredu jour au lendemain.

Un produit extensibleUn logiciel extensible est un logiciel quiprendra de l’expansion en même tempsque votre entreprise.

Deux éléments déterminent la natureextensible d’un produit. Le premierconcerne la mise à niveau : le fabricanta-t-il une gamme de produits qu’il voussera possible de mettre à niveau au furet à mesure d’une manière logique, simple et économique? Lorsque vousenvisagez de faire des mises à niveau,posez les questions suivantes :

■ Pourrez-vous facilement convertir vos données actuelles lorsque vous installerez la nouvelle version?

■ L’interface des différents logicielsrestera-t-elle la même? (Si elle nechange pas, vous n’aurez pas besoinde formation exhaustive.)

■ Le fabricant accorde-t-il des rabaisaux clients qui souhaitent faire desmises à niveau?

■ Le nouveau logiciel reconnaîtra-t-il les rapports et les autres fonctions quevous aviez personnalisés ou perdrez-vous le tout?

La deuxième question concernant le caractère extensible du logiciel vousaidera à déterminer si vous pouvezajouter des éléments qui améliorent le logiciel. Les meilleures solutions logicielles sont extensibles et offrent les caractéristiques suivantes :

■ Nombreux modules facultatifs en plusdes modules de base.

■ Produits tiers.

■ Possibilité de personnaliser les fonctions, les rapports, etc.

■ Web store ou capacité et intégrationde commerce électronique.

Les affaires sur InternetPratiquement toutes les entreprises utilisentInternet. L’utilisation de la technologie a connu un essor fulgurant. Alors qu’il a fallu attendre plus de 70 ans pour qu’il y ait 50 millions d’abonnés du téléphone,les utilisateurs d’Internet ont atteint cechiffre en cinq ans à peine. D’ici dix ans, les experts prédisent que les technologiesInternet qui vous ont servi à élargir le champde vos activités seront considérées commeun outil d’affaires aussi commun que le téléphone.

Quel est le lien entre Internet et le choixd’un logiciel comptable? Le commerceélectronique englobe la gamme complètedes activités qu’exerce une entreprise àl’aide d’Internet. Celles-ci incluent nonseulement l’achat et la vente mais aussi le service après-vente, la collaborationentre partenaires commerciaux et l’exécutionde transactions électroniques au seind’une organisation. Les organisations lesplus prospères sont celles qui ont intégréétroitement leur logiciel de commerceélectronique à leur logiciel comptable.

En plus de l’intégration transparente des processus de transaction et d’affaires,les logiciels sur le Web devraient posséderles caractéristiques suivantes :

■ Adaptation aux processus d’affaires existants et aux attentes des clients

■ Déploiement souple pour faciliter l’installation et l’évolutivité du produit

■ Solutions abordables pour chaque initiative de commerce électronique

Avec l’aide de votre consultant ou de votreéditeur de logiciels, explorez la portée des produits et des services de commerceélectronique et déterminez s’ils répondentaux points indiqués ci-dessus.


Rapidité de l’installationL’installation du nouveau logiciel comptable estune tâche substantielle. Il est très important dedéterminer la rapidité et l’efficacité de l’installation.En général, lorsque la période d’installation estlongue, il vous en coûte plus, et vous augmentezle risque d’erreurs et d’autres interruptions de vos affaires.

Demandez à votre consultant ou à votre vendeurde logiciels de vous dire la durée moyenne d’une installation ainsi que les facteurs pouvant accroîtreou réduire le temps nécessaire.

ConvivialitéLes affaires, en général, et la comptabilité, enparticulier, peuvent être complexes. C’est pourquoivous cherchez une solution comptable simple,logique et conviviale. Faites vos recherches enayant à l’esprit les questions suivantes :

■ L’interface logicielle est-elle facile et conviviale,surtout les écrans principaux de saisie et de gestion des données?

■ Est-il facile de naviguer entre les différentsmodules du logiciel?

■ Quels types de guide et de formation vous offrira-t-on sur le logiciel?

■ Quelle est la qualité du support technique et du service après-vente du fabricant de logiciels?

Que cache l’iceberg?La plupart des solutions logicielles de comptabilitécomportent des composantes de base. Examinezattentivement tout ce qui n’est pas compris dansles modules de base : même si certaines optionsseraient pratiques, elles peuvent très vite fairemonter le prix.

Découvrez ce que chaque programme cache. Des options comme les conversions monétaires,les capacités de production de rapports, les fonctions de facturation, pour ne citer que celles-ci,sont-elles comprises dans le programme de base oudevez-vous les ajouter moyennant un supplémentonéreux? Interrogez votre revendeur sur ce sujet;

déterminez exactement le contenu de chaque programme ainsi que le coût de chaque fonctionadditionnelle.

Capacités de commerce électroniqueDans les dix prochaines années, pratiquementtoutes les entreprises feront des affaires sur le Webd’une façon ou d’une autre. En gardant ce fait àl’esprit, il est important que votre logiciel comptablesoit robuste et polyvalent et qu’il puisse :

■ Offrir des capacités de commerce électronique

■ S’intégrer étroitement au logiciel Web store

La création et le fonctionnement d’un Web storepeut s’avérer une tâche colossale. Il en va de mêmedu maintien d’un site 24 heures sur 24, 7 jourspar semaine, 365 jours par an. Les meilleures solutions logicielles comptables sont celles qui selient étroitement à Web store et à d’autres logicielssur Internet. Ces solutions permettent à votre organisation de fonctionner avec une efficacitéaccrue et de réaliser de plus grandes économiesd’échelle.

De nouveau, demandez l’aide de votre consultant.L’adoption d’une perspective à long terme est essentielle au choix de la solution logicielle la plusappropriée à vos besoins.

MondialisationAvec l’avènement du Web, pratiquement toutesles entreprises ont une fenêtre sur le monde, elles achètent et vendent des produits dans tousles pays du monde. Voici des questions clés àconsidérer sur la portée mondiale du fabricant de logiciels comptables :

■ Accepte-t-il les multidevises?

■ Le fabricant vend-il et prend-il en charge desproduits dans les pays où vous faites des affaires?

■ Le logiciel est-il offert dans une autre langueque le français?

■ Le logiciel peut-il prendre en charge les diversesexigences fiscales et de production de rapportsdes pays où vous faites des affaires?


Autres facteursD’autres facteurs à considérer lorsque vouscherchez des solutions logicielles de comptabilité :

■ La capacitéIl s’agit de l’une des caractéristiques qui limitent le logiciel. Quel est le nombre maximal de clients,de fournisseurs ou d’articles de stock que le logicielpeut manipuler? Combien de lignes d’articlespeuvent figurer sur une facture, un bordereau de vente ou un bon de commande?

■ Capacités de production de rapportsLe logiciel a-t-il la capacité de produire les rapportsdont se sert votre organisation? Dans la négative,peut-on créer des rapports personnalisés sansconsacrer à cette tâche du temps et des effortsindus?

■ Facilité de saisieVous cherchez un système dans lequel vous pouvezsaisir les données avec rapidité et efficacité : éditionplein écran, systèmes d’aide intégrés, invites claires,etc. Vous voulez aussi que le système ne fasse pasune utilisation excessive de la souris, ce qui ralentitl’entrée de l’information car l’utilisateur passe sanscesse du clavier à la souris.

■ Validation des donnéesDans quelle mesure le logiciel réussit-il à empêcherque des erreurs soient entrées dans le système? Le programme devrait chercher automatiquementles erreurs (par exemple, des clients et des four-nisseurs en double, des numéros d’articles erronéset des montants ou des dates déraisonnables). Un bon système alerte aussi l’utilisateur en cas de quantités anormalement élevées ou de prixunitaires inhabituels et affiche des choix validesen même temps que le message d’avertissement.

■ Signalement des erreursDéterminez dans quelle mesure chaque programmerepère les transactions non soldées et comment ilempêche les utilisateurs de supprimer ou de perdredes données importantes qui se trouvent dans lesystème. Certains systèmes offrent des pistes devérification détaillées en cas d’erreur pour remonterà la source des changements.

■ SécuritéLe degré de protection des fonctions et des rapportsconfidentiels au moyen de mots de passe est unindicateur du niveau de sécurité du programme.Le système idéal devrait vous permettre de préciserles tâches que chaque utilisateur peut exécuter àun moment donné. Par exemple, un système dotéd’une bonne sécurité vous laissera stipuler queseul l’administrateur des comptes fournisseurs est autorisé à imprimer des chèques les jeudisaprès-midi entre le 1er juin et le 30 août. Certainssystèmes peuvent aussi produire un rapport quiindique quand les chèques ont été exécutés et par qui.

5. Choix du vendeur de logiciels Maintenant que vous venez de passer en revue les divers types de logiciels comptables, vous pouvez faire votre choix. N’oubliez surtout pasque vous ne choisissez pas simplement un systèmecomptable mais un fabricant aussi.

Nous avons déjà vu les points auxquels vous devezfaire attention pour choisir un fabricant de logiciels.Examinons maintenant plus en détail les facteurs à considérer pour choisir un vendeur de logiciels.

Des assises solidesCombien d’organisations en Amérique du Nordfont-elles affaire avec le fabricant de logiciels que vous envisagez? Combien d’organisationsutilisent-elles son logiciel dans le monde entier?Combien de revendeurs a-t-il?

Si le fabricant que vous envisagez de retenir compteune base solide d’utilisateurs, c’est un signe positif qui indique son savoir-faire. Les gens toutcomme les organisations parlent avec leur argent;un produit populaire signifie que le fabricant est stable et offre un bon service clientèle.

Les bonnes assises s’accompagnent aussi d’avantages secondaires : les fabricants de logicielstiers seront davantage portés à offrir des logicielscomplémentaires, des utilitaires pratiques, une formation et d’autres avantages dont vous pourrezprofiter après l’installation du logiciel.


Mises à jour fréquentesLes bons fournisseurs de logiciels font des mises à jour régulières. Ils mettent aussi rapidement et facilement à la disposition des revendeurs et desclients les programmes de correction de bogues.Avant de vous engager, essayez de savoir si l’éditeurde logiciels offre un programme d’entretien quivous donne accès aux mises à jour qui sortent surle marché.

Mise à niveau du logicielIl s’agit d’un avantage très similaire à l’évolutivitédu logiciel mentionnée plus haut. Un bon fabricant de logiciels investit beaucoup en génie et élabore régulièrement de nouvelles fonctions etaméliorations. Il se tient au courant des nouvellestechnologies et s’assure que ses clients le soientégalement, en particulier les clients dont l’entrepriseconnaît une croissance rapide.

Une mise à niveau du logiciel – c’est-à-direlorsque vous passez à un produit similaire maisplus puissant – peut offrir à votre organisation la souplesse dont elle a besoin pendant sa croissance. Les mises à niveau ont également l’avantage d’être moins coûteuses que le prix au détail du programme complet. Imaginez quevous avez acheté une voiture l’année dernière etque vous voulez la doter de quelques-unes des caractéristiques du modèle de l’année courante.Cela vous sera impossible à moins que vous n’achetiez le nouveau modèle! Un bon fabricantde logiciels, pourtant, offrira des mises à niveaude ses produits à un prix raisonnable ou les incluradans son contrat de service annuel.

Une bonne équipe de support techniqueVotre consultant vous sera d’un grand secours en ce qui concerne les questions techniques ou autres. Mais vous vous adresserez encore, très certainement, à l’équipe de support techniquede votre vendeur.

Voici quelques questions à poser sur l’équiped’assistance de votre vendeur :

■ Combien de membres compte l’équipe?

■ Avec quelle rapidité répond-elle aux appels des clients?

■ Quelles sont les heures d’ouverture du serviced’assistance?

■ Après les heures d’ouverture à qui peut-onposer des questions?

■ Quels sont les frais ou les forfaits à régler?

6. Mise en œuvre du systèmeLorsque vous aurez choisi le vendeur et le produitet que vous aurez acheté le logiciel, il est tempsd’installer la solution. Si vous avez bien fait vosrecherches, cette étape-ci du processus sera trèsexaltante. Mais vous pourriez aussi la trouverfrustrante! Prévoyez du temps pour que l’installation du logiciel soit adéquate et sécuritaire,sans détruire ni invalider votre système actuel. Ne soyez pas surpris s’il y a de petits problèmes à régler en cours de route; il y en a toujours.

Comment réussir une mise en œuvre harmonieusedu système? Suivez les directives ci-dessous :

Reporter les modifications L’une des erreurs les plus courantes consiste à demander des changements majeurs avant mêmel’installation des programmes et encore moins leurutilisation. Ne changez pas le nouveau systèmepour qu’il marche comme l’ancien, donnez-vous le temps de comprendre le nouveau logiciel avantde l’adapter et de le personnaliser.

Offrir une bonne formationMême le meilleur logiciel risque de devenir un cauchemar si vos employés ne reçoivent pas la formation nécessaire. Les gens sont la clé du succès de tout logiciel comptable. Une bonne formation est essentielle et fournit l’information,la pratique et la participation nécessaires pourtirer le meilleur parti du logiciel.

N’oubliez pas que chaque membre de votre organisation a ses propres compétences et sa propre expérience des ordinateurs; un seul cours de formation ne conviendra probablement pas


à tous. Demandez à votre consultant ou au vendeurde logiciels de dresser un plan de formation qui permettra à tout le monde d’acquérir rapidementles connaissances requises par niveau.

Mettre les gens au courantOrganisez des réunions fréquentes durant l’étape demise en œuvre pour que votre personnel s’habitueau nouveau système. Évitez les surprises – annoncezles changements à l’avance. Durant le processus demise en œuvre, demandez la participation de votreéquipe de gestion aux réunions, aux séances de formation, etc.

Adopter le rythme qui convientUne mise en œuvre hâtive risque d’entraîner des erreurs et des tensions inutiles. Prévoyez faire l’installation et la mise en œuvre de votre nouveaulogiciel durant une période creuse de votre organisation. Lorsque vous serez prêts, essayez de passer au nouveau système pendant une fin desemaine afin de réduire les interruptions de travail.Vous pourriez aussi décider de passer au nouveausystème graduellement par module ou de l’utiliseren parallèle avec votre ancien système aux fins devérification.

Adapter les titres de poste aux responsabilités accruesAu cours du processus de mise en œuvre, certainsemployés ne manqueront pas de se distinguer par leur travail, par exemple par leur rendementsera exceptionnel, ou encore, ils dépasseront les attentes associées à leur rôle. Ils pourraientégalement être appelés à faire des heures supplémentaires – en soirée ou en fin de semaine.Récompensez ce genre d’effort par des primesponctuelles ou une promotion.

Faire un suivi et une évaluation continusPrévoyez des évaluations fréquentes du systèmeen fonction des critères voulus et commencez à en faire après la mise en œuvre à des intervallesd’un mois, de trois mois ou de six mois. En cas de questions ou de problèmes, informez-en immédiatement votre consultant ou votrevendeur de logiciels. Prenez note de toutes les modifications et adaptations.


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ACCPAC est un fournisseur mondial d’applicationsde gestion des affaires de bout en bout pour lesmoyennes entreprises, et compte plus de 500 000clients et 6 500 partenaires d’affaires dans plusde 130 pays. Une filiale de Computer Associates,Inc., ACCPAC a son siège social à Pleasanton,Californie, USA et il a des bureaux en Afrique duSud, en Asie du Sud-Est, en Australie, au Canada,en Inde, en Irlande, au Mexique, au Moyen-Orient,aux Pays-Bas et au Royaume-Uni. Pour obtenirplus de renseignements à propos d’ACCPAC,consultez le site www.accpac.com.

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Comment choisir un système comptable

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