Collection Les référentiels du CNRS

« Référentiel des pièces justificatives de

dépenses »

Réunion des DR, 6 février 2007

Moderniser l’appui aux unités

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Présentation

Le Référentiel des pièces justificatives de dépenses a pour objet de lister dans un document unique l’ensemble des pièces nécessaires et suffisantes à la justification d’une dépense, quel que soit le lieu où elles doivent être conservées.

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Son contenu :Toutes les pièces justificatives relatives aux grandes catégories

de dépenses

Dépenses de personnel.

Dépenses liées aux déplacements de personnes.

Dépenses d’achats de biens ou de services.

Dépenses d’intervention.

Divers.

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Simple et pratique Une présentation simple en 4 colonnes :

Nature des dépenses, Pièces originales reçues, transmises ou créées à la

délégation (SFC, SRH,…), Pièces originales à conserver par l’unité de recherche ou

administrative, Commentaires.

Un accès pratique avec : Un sommaire général, Un sommaire détaillé, Un index par mots-clefs.

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Objectifs : simplifier et harmoniser

Un outil de simplification DR : ne réclamer que les pièces nécessaires. Labo : ne produire que les pièces demandées.

Un outil d’harmonisation Partout au CNRS, les mêmes « bonnes pratiques ».

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Quelques exemples de simplifications

Suppression de la production de pièces (dont certaines sont exigées aujourd’hui ; selon des pratiques diverses d’une DR à l’autre), par exemple :

Statuts des associations (la production ne se justifie qu’en cas de doute lié à une éventuelle gestion de fait).

Attestation de frais de réception dans le cas d’un paiement direct au fournisseur.

Exemplaire de la publication pour les factures de frais d’impression ou d’insertion.

CA « vêtements de travail ». Mention du numéro d’inventaire CNRS ou convention

d’entretien lors de la réparation d’un matériel. …

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Quelques exemples de simplifications

Conservation dans les labos de pièces aujourd’hui « remontées » dans les délégations (pratiques diverses selon les DR) :

Dossier RECA. CA de dérogation à la remise en compétition. Formulaire d’accompagnement du choix d’une offre

économiquement avantageuse. Bons de commande (hors le cas des BC ayant des

incidences financières dans le cadre de marchés passés selon une procédure formalisée).

Devis ou offre (dans la mesure où les factures sont détaillées). CA achat hors marché formalisé. Programme des colloques. …

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Un référentiel accessible par tous

Un format « .pdf » imprimable facilement.

Un accès en ligne via la bibliothèque pratique.

Un version guide en ligne orientée « actes de gestion » :

Quelles pièces doit-on produire à l’arrivée d’une facture ? d’un état de frais ?...

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Nature des bénéfices

Allégement du nombre de bonnes pratiques à maîtriser réduction de la complexité

Interface labo <=> DR allégée robustesse des processus

Réduction du nombre de copies.

Charge de travail administratif réduite.

Maîtrise accrue des chaînes de traitement.

Ergonomie de travail et modernisation des outils (en ligne).

Contrôles rationalisés

Performance d’ensemble accrue

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Le premier d’une nouvelle collection…

Pour 2007 le référentiel des pièces justificatives des

recettes. Le référentiel des rubriques comptables (plan

comptable annoté). …