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Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers

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Introduction La vente des produits financiers de la branche Vie individuelle est complexe. Cette activité appelle beaucoup de questions: - Quel est le rôle de chaque acteur (entreprise d’assurances, intermédiaire d’assurances et

client) dans le cadre de l’information précontractuelle ? Quelles sont les règles applicables pour faire de la publicité ?

- Quel est le champ d’application de la Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de

l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive ? Quelles sont les obligations à charge des entreprises d’assurances Vie ? Quelles sont les obligations à charge des intermédiaires d’assurances actifs dans la branche Vie ?

- Qu’est-ce qu’un mécanisme particulier ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude

fiscale dans le chef de tiers ? Quelle est la politique mise en place par les entreprises d’assurances dans ce domaine ?

- Comment établir de manière optimale une nouvelle affaire ?

Comment la gérer efficacement ? Quels documents fournir en fin de contrat ? Etc.

Le présent Code sectoriel relatif à la distribution des produits financiers est le résultat d’un travail de collaboration qui a réuni des représentants des entreprises d’assurances (Assuralia) et des intermédiaires d’assurances (Feprabel, FVF et UPCA). Ce Code sectoriel informe quant: - aux exigences en matière d’information précontractuelle et de publicité (chapitre 1),

- à la Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier

aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive (chapitre 2),

- à la Communication D.207 de l’Office de Contrôle des Assurances relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers (chapitre 3),

- aux règles pratiques à respecter pour le projet d’assurance, la souscription, la gestion et la liquidation d’un contrat (chapitre 4).

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Le Code sectoriel a pour but: - de donner une explication des dispositions légales et réglementaires pour chaque sujet

traité, - le cas échéant, d’attirer l’attention sur les directives sectorielles qui sont considérées

dans ce cadre comme une pratique commerciale loyale ; - de définir le rôle des différents acteurs concernés. Il ne porte pas atteinte à l’application des dispositions légales et réglementaires auxquelles il est référé pour des renseignements plus précis. Le Code sectoriel n’impose pas aux parties concernées des obligations plus lourdes ou supplémentaires que celles qui émanent de l’application des dispositions légales et réglementaires et, le cas échéant, des directives sectorielles considérées comme une pratique commerciale loyale. Le Code sectoriel est signé pour prise de connaissance en ce qui concerne les dispositions légales et réglementaires et pour approbation en ce qui concerne les autres dispositions administratives. En cas de modifications légales ou réglementaires, le Code sectoriel sera modifié en accord avec toutes les parties qui ont participé à sa constitution. Les mises à jour seront transmises par le circuit habituel d’information commerciale. Les textes légaux et réglementaires auxquels il est fait référence dans le présent Code sectoriel peuvent être consultés sur le site Web de Brocom (www.brocom.be). Il s’agit notamment: - Information précontractuelle et publicité Loi du 6 avril 2010 relatives aux pratiques du marché et à la protection du consommateur1, Arrêté Royal du 14 novembre 2003 relatif à l'activité d'assurance sur la vie2, Arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d’assurances, Loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société de l’information. - Prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du

financement de la prolifération des armes de destruction massive Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive, Règlement de la Commission Bancaire, Financière et des Assurances3 relatif à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme du 23 février 2010, tel qu’approuvé par l’Arrêté Royal du 16 mars 2010, 1 Dénommée ci-après “Loi sur les pratiques du marché ”. 2 Dénommé ci-après “AR Vie”. 3 Dénommée ci-après “CBFA”.

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Circulaire CBFA-2010_09 du 6 avril 2010 - Devoirs de vigilance à l’égard de la clientèle, la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et la prévention du financement de la prolifération des armes de destruction, Schéma de répartition des tâches entre les intermédiaires d’assurances et les entreprises d’assurances, tel que communiqué à la FSMA. - Mécanismes particuliers Communication D.207 du 30 novembre 2001 relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers.

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Chapitre 1 - L’information précontractuelle et la publicité

Une offre transparente de produits financiers dans la branche Vie individuelle requiert une communication claire notamment en matière de taux d’intérêt, de rendement, de participation bénéficiaire et de frais. Un client correctement informé est un plus pour l’intermédiaire d’assurances et pour l’entreprise d’assurances. Tant l’entreprise d’assurances que l’intermédiaire d’assurances et le client ont un rôle et une responsabilité dans cette matière. Pour la publicité de produits (à savoir toute communication visant à promouvoir la vente d’un produit spécifique) et l’information (précontractuelle) sur les assurances-vie individuelles relevant de la branche 21, de la branche 23, d’une combinaison de ces branches et de la branche 26, le secteur a également élaboré en 2006 le Code de bonne conduite relatif à la publicité et à l’information sur les assurances-vie individuelles qui est entré en vigueur le 1er janvier 2007. Ce code de bonne conduite fait partie intégrante du présent Code sectoriel et peut être consulté sur les sites web: www.fvf.be, www.feprabel.be, www.upca.be, www.assuralia.be et www.brocom.be. 1. L’entreprise d’assurances: une information « produit » complète De manière très générale, l’article 4 de la Loi sur les pratiques du marché impose au vendeur une obligation d’information précontractuelle. Le consommateur est en effet en droit d’attendre, avant la conclusion du contrat, des informations correctes et utiles sur les caractéristiques du produit ou du service qu’il entend acquérir, en tenant compte de son besoin d’information exprimé et de l’usage déclaré ou raisonnablement prévisible du produit ou du service. C’est ainsi qu’il doit être informé sur les spécificités et les paramètres du produit tels que l’horizon de placement, le niveau de risque, sa liquidité et l’objectif de l’investissement (capitalisation ou retraits réguliers). De manière spécifique, l’ AR Vie impose aux entreprises d’assurances de communiquer au candidat preneur d’assurance, avant la conclusion du contrat, les informations suivantes: (1) - Pour les contrats branche 21 avec capital-vie au terme dont le niveau est garanti et

pour les contrats branche 26: - le montant des primes avec, le cas échéant, mention des conditions d’obtention du tarif, - les prestations assurées relatives à chaque garantie, - un tableau donnant l’évolution annuelle de la valeur de rachat (sauf en cas de contrats ≤

8 ans avec taux fort ou taux limité au spot rate), - le rendement des opérations comportant une prestation en cas de vie au terme du

contrat, - l’indication des frais à charge du preneur d’assurance en cas de résiliation, rachat ou

réduction du contrat, - les conditions pour bénéficier de la participation bénéficiaire, - le régime fiscal, notamment le traitement fiscal des prestations à l’échéance du contrat et

en cas de rachat anticipé,

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- pour les contrats à primes uniques successives et les contrats à primes flexibles, un

aperçu des informations ci-dessus ou les modifications y apportées doivent être fournis annuellement, pour autant qu’au moins une prime ait été versée.

(2) - Pour les contrats branche 21 avec capital-vie au terme mais sans garantie de son

niveau: - la nature et la durée de la garantie du tarif ainsi que, le cas échéant, les conditions

d’obtention de ce tarif, - pour la couverture décès, un tableau des taux de prime en fonction de l’âge ainsi que les

éléments auxquels ils s’appliquent, - les prestations assurées en cas de décès et celles des garanties complémentaires, - l’indication des chargements d’inventaire, d’acquisition et d’encaissement, - l’indication des frais à charge du preneur d’assurance en cas de résiliation, rachat ou

réduction du contrat, - les conditions pour bénéficier de la participation bénéficiaire, - le régime fiscal, notamment le traitement fiscal des prestations à l’échéance du contrat et

en cas de rachat anticipé. (3) - Pour les contrats liés à des fonds d’investissement de la branche 23: - la nature et la durée de la garantie ainsi que, le cas échéant, les conditions d’obtention

de ce tarif, - pour la couverture décès, un tableau des taux de prime en fonction de l’âge ainsi que les

éléments auxquels ils s’appliquent, - les prestations assurées en cas de décès et celles des garanties complémentaires, - l’indication des chargements d’inventaire, d’acquisition et d’encaissement. (4) - Nonobstant ce qui précède: - toute offre faisant référence à un tarif doit mentionner les conditions d’obtention et la

portée de la garantie de ce tarif, - toute référence à des rendements réalisés par le passé doit être accompagnée de

l’indication que ces rendements ne constituent pas une garantie pour l’avenir, - toute offre d’un contrat ≤ 8 ans avec taux fort ou limité au spot rate doit mentionner soit le

taux de rendement interne soit le rendement brut avec précision des différents coûts, - toute offre en branche 23 doit reprendre non seulement la dénomination du fonds

d’investissement et les objectifs d’investissement avec indication de la classe de risque, mais également la mention du fait que le risque financier de l’opération est entièrement supporté par le preneur d’assurance.

L’entreprise d’assurances mettra à la disposition de l’intermédiaire d’assurances les outils pratiques tels que logiciels et documents qui regrouperont notamment l’ensemble des exigences légales et réglementaires en la matière.

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2. L’intermédiaire d’assurances4: information, conseil et assistance L’intermédiaire d’assurances assume un devoir d’information, de conseil et d’assistance vis-à-vis du client. Il posera les questions adéquates afin de cerner les besoins et le profil du client candidat preneur d’assurance. Ceci lui permettra de conseiller le client en toute indépendance. Il communiquera au client également les renseignements et caractéristiques techniques, lui transmis préalablement par l’entreprise d’assurances, des produits qu’il propose à ce client. Nonobstant l’information et le conseil donné par l’intermédiaire d’assurances, le client reste libre du choix du produit qu’il décide de souscrire. L’intermédiaire d’assurances s’assurera que les documents de souscription adressés à l’entreprise d’assurances correspondent effectivement à l’offre émise et acceptée par le client. Enfin, l’intermédiaire d’assurances assistera le client dans l’accomplissement des tâches administratives qui accompagnent la souscription d’une affaire financière (par exemple, en complétant avec lui des questionnaires, des propositions d’assurance et des polices pré signées). Il veillera également à transmettre correctement à l’entreprise d’assurances les informations et déclarations en provenance du client. 3. Le client Le candidat preneur d’assurance détient également un rôle en matière d’information précontractuelle. Il lui appartient de fournir, par le biais des documents de souscription ou à la demande de l’entreprise d’assurances ou de l’intermédiaire d’assurances, les informations nécessaires à l’appréciation du risque qu’il souhaite faire couvrir et du risque financier qu’il entend assumer. - En ce qui concerne le « risque d’assurance », le candidat preneur d’assurance doit,

en vertu de l’article 5 de la Loi du 25 juin 1992 sur le contrat d’assurance terrestre5, déclarer spontanément à l’entreprise d’assurances toutes les circonstances connues de lui et qu’il doit raisonnablement considérer comme étant pour l’entreprise d’assurances des éléments d’appréciation du risque. Toute omission ou inexactitude intentionnelle à ce sujet rend l’assurance nulle (article 6 de la Loi sur le contrat d’assurance terrestre). L’omission ou l’inexactitude faite de bonne foi peut néanmoins être couverte en assurance Vie par la clause d’incontestabilité et n’invalide dès lors pas la police.

- En ce qui concerne le « risque financier », le candidat preneur d’assurance doit aviser

clairement l’intermédiaire d’assurances du niveau de risque financier qu’il entend assumer et l’informer de sa motivation (constitution d’épargne ou gestion de patrimoine).

Il va de soi que seul le client candidat preneur d’assurance est responsable des déclarations qu’il fait. 4 Voir aussi le devoir d’information pour les intermédiaires d’assurances prévu dans la loi du 27 mars 1995 relative à l’intermédiation en assurances et en réassurances et à la distribution d’assurances. Pour plus d’informations : www.feprabel.be, www.fvf.be, www.upca.be et www.assuralia.be. 5 Dénommée ci-après “Loi sur le contrat d’assurance terrestre”.

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Chapitre 2 - La prévention du blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des

armes de destruction massive

Lutter contre le blanchiment de capitaux comporte deux volets: un volet répressif (article 505 du Code Pénal – recel élargi) et un volet préventif (Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux, du financement du terrorisme et du financement de la prolifération des armes de destruction massive). Ce chapitre est uniquement consacré au volet préventif tel qu’il découle de la réglementation. Une première partie du chapitre donne un aperçu des principales obligations légales et réglementaires. Une seconde partie explicite la répartition des tâches entre l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances et est principalement consacrée au rôle de l’intermédiaire d’assurances dans le cadre de cette répartition. 1. Cadre juridique La Loi du 11 janvier 1993 oblige:

- toutes les entreprises d’assurances de droit belge et les succursales en Belgique d’entreprises d’assurances étrangères, que celles-ci relèvent ou non du droit d’un Etat membre de l’Espace Economique Européen, qui sont habilitées à exercer en Belgique l’activité d’assurance vie (dénommées ci-après « les entreprises d’assurances »),

- tous les intermédiaires d’assurances non exclusifs exerçant leur activité professionnelle dans le groupe d’activités vie (dénommés ci-après « les intermédiaires d’assurances »),

à respecter un certain nombre d’obligations afin de prévenir le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. La Loi du 11 janvier 1993 oblige les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances à diverses obligations qui sont détaillées ci-après, et notamment à identifier leurs clients, à vérifier leur identité, à exercer une vigilance particulière avant et après la souscription d’un contrat d’assurance vie et à coopérer activement avec la Cellule de traitement des informations financières6. Les modalités d’application des obligations découlant de la Loi sont précisées pour le secteur de l’assurance dans un Règlement7 et dans une Circulaire8 de la CBFA (maintenant FSMA)9.

6 Ci-après dénommée “C.T.I.F.” (www.ctif-cfi.be). 7Règlement du 23 février 2010 de la Commission bancaire, financière et des Assurances relatif à la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, tel qu’approuvé par l'Arrêté Royal du 16 mars 2010 – M.B. du 24 mars 2010. 8 Circulaire CBFA_2010_09 du 6 avril 2010 - Devoirs de vigilance à l'égard de la clientèle, la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et la prévention du financement de la prolifération des armes de destruction massive. 9 La Loi du 11 janvier 1993, le Règlement et la Circulaire sont dénommés ci-après ensemble “Loi Anti-blanchiment”.

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1.1. Quels sont les actes qui tombent dans le champ d’application de la Loi Anti-blanchiment ? Blanchiment de capitaux: Pour l’application de la Loi Anti-blanchiment, il faut entendre par blanchiment de capitaux: - la conversion ou le transfert de capitaux ou d’autres biens dans le but de dissimuler ou

de déguiser leur origine illicite ou d’aider toute personne qui est impliquée dans la réalisation de l’infraction d’où proviennent ces capitaux ou ces bien, à échapper aux conséquences juridiques de ses actes,

- la dissimulation ou le déguisement de la nature, de l’origine, de l’emplacement, de la disposition, du mouvement ou de la propriété des capitaux ou des biens dont on connaît l’origine illicite,

- l’acquisition, la détention ou l’utilisation de capitaux ou de biens dont on connaît l’origine illicite,

- la participation à l’un des actes visés aux trois points précédents, l’association pour commettre ledit acte, les tentatives de le perpétrer, le fait d’aider, d’inciter ou de conseiller quelqu’un à le commettre ou le fait d’en faciliter l’exécution.

Financement du terrorisme: Pour l’application de la Loi Anti-blanchiment, il faut entendre par financement du terrorisme: le fait de fournir ou de réunir des fonds10, directement ou indirectement et par quelque moyen que ce soit, dans l’intention de les voir utilisés ou en sachant qu’ils seront utilisés, en tout ou en partie, par un terroriste ou une organisation terroriste ou pour la commission d’un ou plusieurs actes terroristes. 1.2. Quand l’origine d’un capital ou d’un bien est-elle illicite au sens de la Loi Anti-blanchiment ? Pour l’application de la Loi Anti-blanchiment, l’origine de capitaux ou des biens est illicite lorsque ceux-ci proviennent de la réalisation: - d’une infraction liée:

• au terrorisme ou au financement du terrorisme, • à la criminalité organisée, • au trafic illicite de stupéfiants, • au trafic illicite d’armes, de biens et de marchandises, en ce compris les mines

anti-personnel et/ou les sous-munitions, • au trafic de main d’œuvre clandestine, • au trafic d’êtres humains, • à l’exploitation de la prostitution,

10 Dans ce cadre, tous les fonds doivent être pris en considération et ce, sans imposer que ceux-ci aient effectivement servi à commettre ou tenter de commettre un ou plusieurs actes terroristes ni qu’ils soient liés à un ou plusieurs actes terroristes spécifiques. La Convention sur le financement du terrorisme définit ce qu’il convient d’entendre par « fonds » soit des biens de toute nature, corporels ou incorporels, mobiliers ou immobiliers, acquis par quelque moyen que ce soit et des documents ou instruments juridiques sous quelque forme que ce soit, y compris sous toute forme électronique ou numérique, qui attestent un droit de propriété ou un intérêt sur ces biens et notamment les crédits bancaires, les chèques de voyage, les chèques bancaires, les mandats, les actions, les titres, les obligations, les traites et les lettres de crédit, sans que cette énumération soit limitative.

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• à l’utilisation illégale chez les animaux de substances à effet hormonal ou au commerce illégal de telles substances,

• au trafic illicite d’organes ou de tissus humains, • à la fraude au préjudice des intérêts financiers des Communautés

Européennes, • à la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes

complexes ou qui use de procédés à dimension internationale, • au détournement par des personnes exerçant une fonction publique et à la

corruption, • à la criminalité environnementale grave, • à la contrefaçon de monnaie ou de billets de banque, • à la contrefaçon de biens, • à la piraterie.

- d’un délit boursier ou d’un appel public irrégulier à l’épargne ou de la fourniture de

services d’investissement, de commerce de devises ou de transfert de fonds sans agrément,

- d’une escroquerie, d’un abus de confiance, d’un abus de biens sociaux, d’une prise d’otages, d’un vol ou d’une extorsion, d’une infraction liée à l’état de faillite.

1.3. Quelles sont les obligations découlant de la Loi Anti-blanchiment ? La Loi Anti-blanchiment impose aux entreprises d’assurances et aux intermédiaires d’assurances une obligation générale de coopérer à la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération des armes de destruction massive. Cette obligation générale se décline en diverses obligations plus détaillées, notamment: - l’obligation d’identifier et de vérifier l’identité,

- l’obligation de définir et de mettre en œuvre une politique d’acceptation des clients en

fonction d’une échelle de risque,

- l’obligation de conserver les documents liés à l’identification et aux opérations effectuées,

- l’obligation d’exercer une vigilance constante à l’égard des relations d’affaires avec les clients et des opérations conclues avec ces derniers,

- l’obligation d’attacher une attention particulière aux opérations atypiques des clients et de

les analyser afin de déterminer si elles sont entachées de soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme,

- l’obligation de coopérer activement et utilement avec la C.T.I.F. en lui communiquant toutes les opérations et tous les faits suspects détectés et en répondant à ses demandes d’information.

Satisfaire à l’ensemble de ces obligations requiert, plus généralement: - que les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances disposent d’une organisation administrative et de procédures de contrôle interne adéquates, incluant la désignation d'un ou plusieurs Responsable(s) Anti-blanchiment (voir ci-dessous), et

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- que les membres de leur personnel ou les personnes qui les représentent en qualité d’indépendant disposent d'une honorabilité adéquate en fonction des risques liés à leurs tâches et fonctions, et qu'ils soient adéquatement sensibilisés et formés en la matière de manière à pouvoir coopérer constructivement à la prévention. Indépendamment du respect des dispositions légales, il ressort de la Loi Anti-blanchiment que la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme s’impose également au regard des exigences de gestion saine et prudente et, plus précisément, au regard de la gestion du risque de réputation. 1.3.1. Le devoir d’identification et de vérification de l’identité 11 1.3.1.1. Notions L’identification consiste à prendre connaissance des données d’identification. La vérification de l’identité consiste à confronter les données d’identification à une source fiable d’information apte à confirmer ou à infirmer ces données et est exécutée au moyen d’un document probant dont il est pris copie, sur support papier ou électronique (voir la répartition des tâches pour les modalités pratiques). 1.3.1.2. Qui doit être identifié ? Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances doivent identifier et vérifier l’identité des personnes suivantes:

1. les preneurs d’assurance12, Si en cours de contrat, le preneur d’assurance change, le nouveau preneur d’assurance doit être dûment identifié.

2. le/les mandataire(s) éventuel(s) du preneur d’assurance,

3. le/les bénéficiaire(s) effectif(s). Seules les personnes physiques peuvent être considérées comme bénéficiaires effectifs au sens de la Loi Anti-blanchiment. Dans le cadre d’une assurance vie sont considérés comme bénéficiaires effectifs:

Les personnes qui ont le pouvoir sur la personne qui investit l’argent (uniquement si le bénéficiaire effectif est une société13) à savoir:

- les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 ´% des actions ou des droits de vote,

11 S’il n’y pas de contact face to face, à côté de la carte d’identité, la Loi Anti-blanchiment prévoit encore d’autres documents auxquels il peut être recouru pour procéder à la vérification de l’identité d’un client qui est identifié à distance. Attention: les documents ne présentent pas des degrés égaux de fiabilité. Pour plus de détails, voir la Loi Anti-blanchiment. 12 Attention: si le preneur d’assurance est une structure sans personnalité juridique, des dispositions spécifiques doivent être respectées. 13 En cas de personne morale autre qu’une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7.

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- les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société,

- les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l’organe d’administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion.

La personne qui reçoit l’argent (peu importe le moment du paiement: paiement à

l’échéance ou suite à la réalisation du risque assuré, rachat (partiel), demande d’une avance ou résiliation du contrat dans les 30 jours après souscription) à savoir:

- la personne physique à qui la prestation sera payée au terme du contrat, en sa qualité de personne au bénéfice de laquelle le contrat est conclu, - les personnes qui ont le pouvoir sur la personne qui reçoit l’argent (uniquement si le bénéficiaire effectif est une société14):

• les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 ´% des actions ou des droits de vote, • les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société,

• les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l’organe d’administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion.

Afin de faciliter l’identification du/des bénéficiaire(s) effectif(s), les sociétés, les autres personnes morales et constructions juridiques sont désormais obligées par la Loi Anti-blanchiment de communiquer aussi l’identité de leur(s) bénéficiaire(s) effectifs et sur demande de les mettre à jour.

1.3.1.3. Sur quoi porte l’identification ? 1. Pour les personnes physiques, l’identification porte sur le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance. Dans la mesure du possible, des informations pertinentes concernant l’adresse doivent en outre être recueillies. Pour les personnes morales, l’identification porte sur la dénomination sociale, le siège social, les administrateurs et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale. 2. L’identification porte sur l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires. L’objet et la nature de la relation d’affaires sont en principe déterminés par l’information précontractuelle comprenant la proposition d’assurance vie ou tout autre formulaire de souscription. 3. L’identification porte sur les données qui déterminent le profil du preneur d’assurance. Ces données sont nécessaires pour mettre en œuvre la politique d’acceptation des clients et le respect du devoir de vigilance à l’égard de la relation d’affaires et des opérations et peuvent notamment concerner les activités professionnelles, le secteur économique 14 En cas de personne morale autre qu’une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7.

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d’activité, ses sources de revenus ou l’origine des fonds. Le secteur estime que ces données sont notamment reprises dans la proposition d’assurance et les questionnaires sectoriels à remplir en cas de présence d’un clignotant ou d’un indicateur. Ceci n’empêche pas que chacun doit rester vigilant aux données complémentaires éventuelles qui peuvent être nécessaires pour l’implémentation de la politique d’acceptation des clients.

1.3.1.4. Quand faut-il identifier ?

1. L’identification et la vérification de l’identité du preneur d’assurance et du/des bénéficiaire(s) effectif(s) doivent en principe être effectuées avant la souscription du contrat. L’identification et la vérification de l’identité du bénéficiaire effectif à qui la prestation prévue par le contrat d’assurance vie sera payée, peuvent être opérées au plus tard lorsqu’il fait valoir son droit au paiement de la prestation résultant du contrat et préalablement au paiement de celle-ci, à savoir lors du paiement à la date d’échéance ou suite à la réalisation du risque assuré, en cas de rachat (partiel), en cas de demande d’une avance ou lors de la résiliation du contrat dans les 30 jours après souscription. L’identification et la vérification de l’identité du/des mandataire(s) éventuel(s) du preneur d’assurance doit/doivent être effectuées préalablement à l’exercice par ce(s) mandataire(s) de son/leur pouvoir d’engager le preneur d’assurance qu’il(s) représente(nt). 2. Lorsqu’un preneur d’assurance a été identifié à l’occasion de l’ouverture d’une relation d’affaires, cette identification couvre l’ensemble des opérations réalisées dans le cadre de cette relation15. 3. L’obligation d’identifier le preneur d’assurance et son/ses mandataire(s) éventuel(s) est une obligation de résultat, ce qui implique qu’il est interdit de nouer ou de maintenir une relation d’affaires ou de réaliser une opération tant que ces devoirs n’ont pas pu être pleinement accomplis. En ce qui concerne le(s) bénéficiaire(s) effectif(s), l’obligation de résultat concerne l’identification du nom et du prénom. 1.3.1.5. Que faire en cas de doute après une identification ? Une nouvelle identification et vérification de l’identité sont nécessaires notamment dans les cas suivants: - lorsque lors de l’identification initiale, il existe des raisons de douter de l’exactitude ou de

la véracité des données d’identification fournies par le preneur d’assurance et si celui-ci n’apparaît pas de bonne foi,

- lorsque postérieurement à l’identification du preneur d’assurance en vue de nouer avec

lui une relation d’affaires, apparaissent des raisons de croire que les données d’identification qu’il a fournies à cette occasion étaient inexactes ou mensongères,

15 Par exemple, lorsqu’un preneur d’assurance souhaite contracter simultanément un prêt hypothécaire et un contrat d’assurance vie qui est lié au prêt hypothécaire auprès d'un même organisme financier, une relation d’affaires est nouée entre le preneur d’assurance et l'organisme financier, de sorte que l'identification et la vérification de l'identité du preneur d’assurance au moment de nouer cette relation d'affaires vaudra tant pour l'un que pour l'autre contrat souhaité par le preneur d’assurance.

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- lorsqu’il existe des raisons de douter que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d’une relation d’affaires antérieurement nouée est effectivement le preneur d’assurance identifié en vue de cette relation d’affaires ou son mandataire autorisé et identifié.

Lorsqu’après la nouvelle identification et vérification de l’identité, les soupçons d’informations mensongères ou de substitution de personnes semblent fondés ou lorsqu’un preneur d’assurance refuse de se soumettre à la nouvelle identification ou s’il tarde excessivement ou de manière suspecte à s’y soumettre, il y a lieu d’établir un rapport écrit et le cas échéant de procéder à une communication à la C.T.I.F. (voir ci-après). Si le client refuse de se soumettre à la nouvelle identification ou s’il tarde excessivement ou de manière suspecte à s’y soumettre, la relation d’affaires ne peut, en outre, être maintenue. 1.3.1.6. Dispenses d’identification La Loi Anti-blanchiment prévoit différentes dispenses d’identification. Ainsi il y a notamment une dispense applicable: - aux contrats d’assurance retraite qui ne comportent pas de clause de rachat et qui ne

peuvent être utilisés en garantie, - aux régimes de retraite ou dispositifs similaires versant des prestations de retraite aux

salariés, pour lesquels les cotisations sont prélevées par déduction de salaire et dont les règles ne permettent pas aux participants de transférer leurs droits (par exemple : assurances de pensions complémentaires pour travailleurs salariés qui relèvent du 2ème pilier).

Ces dispenses ne peuvent pas être invoquées dès l’instant où surgissent des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Si de tels soupçons apparaissent après que la relation d’affaires ait été nouée en faisant application d’une dispense d’identification, toutes les mesures requises d’identification et de vérification de l’identité du preneur d’assurance, de son/ses éventuel(s) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) doivent être prises. 1.3.1.7. Vigilance renforcée lors de l’identification La Loi Anti-blanchiment définit diverses situations qui doivent être obligatoirement considérées comme présentant des risques accrus de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme et qui requièrent dès lors une vigilance renforcée (Voir Annexe 6 - Tableau des clignotants et indicateurs). 1.3.2. La politique d’acceptation des clients Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances doivent définir et mettre en œuvre une politique d’acceptation des clients permettant: - de soumettre l’entrée en relation d’affaires ou la conclusion d’opérations à une évaluation

préalable des risques de réputation associés au profil du client et à la nature de la relation d’affaires ou de l’opération souhaitée,

- de concourir pleinement à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme par une prise de connaissance et un examen approprié des caractéristiques des nouveaux clients et/ou des services ou des opérations pour lesquels ils les sollicitent.

15 Version du 05 02 2013

La politique d’acceptation des clients se concrétise essentiellement dans: - une évaluation préalable des risques à l’aide notamment des clignotants et des

indicateurs repris à l’Annexe 616, et

- l’attribution du pouvoir de décider de nouer la relation d’affaires ou pas ou d’effectuer ou non l’opération souhaitée par le client à des personnes d’un niveau hiérarchique adéquat au regard du niveau évalué des risques.

L’échelle de risque sur laquelle se fonde la politique d’acceptation des clients doit logiquement tenir pleinement compte des situations que la Loi Anti-blanchiment identifie comme objectivement risquées. Le fait qu’une personne: - est une personne politiquement exposée (voir définition reprise à l’Annexe 5),

- réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif en matière de lutte contre le

blanchiment des capitaux par le GAFI17,

- est une personne physique dont l’identification a été opérée à distance18,

- évite de se laisser clairement identifier ou agit de manière à ne pas permettre à l’entreprise d’assurances et à l’intermédiaire d’assurances d’exercer leur devoir de vigilance,

- est une personne morale dont les bénéficiaires effectifs sont des personnes dont

l’identité n’a pu être vérifiée, et/ou dont le lieu et la date de naissance n’ont pu être identifiés, et/ou au sujet desquelles aucune information pertinente concernant leur adresse n’a pu être trouvée.

constituent notamment des critères de niveau particulier de risque. Le résultat de l’analyse de ces critères peut conduire au refus de conclure ou de maintenir le contrat. La C.T.I.F. doit en être informée. 1.3.3. Le devoir de vigilance constante 1.3.3.1. Règle générale Le devoir de vigilance constante à l’égard de la relation d’affaires et des opérations constitue le prolongement logique de la politique d’acceptation des clients.

16 Les clignotants et les indicateurs repris à l’Annexe 6 peuvent être complétés par d’autres critères de risque. Sous « indicateurs » sont visés les soupçons qu'un fait ou une opération est susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale et les indicateurs déterminés par l’Arrêté Royal du 3 juillet 2007 repris à l’Annexe 6. 17 Groupe d’Action Financière – www.fatf-gafi.org. 18 S’il n’y pas de contact face to face, la Loi Anti-blanchiment prévoit des dispositions particulières. Ces dispositions visent d’une part, à tendre vers une identification plus fiable et une meilleure connaissance du client et, d’autre part, à limiter le risque que des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement de terrorisme soient réalisées.

16 Version du 05 02 2013

Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances doivent: - exercer une vigilance constante à l’égard de la relation d’affaires et procéder à un

examen attentif des opérations effectuées et lorsque cela est nécessaire, de l’origine des fonds, et ce, afin de s’assurer que celles-ci sont cohérentes avec la connaissance qu’ils ont de leur client, de ses activités commerciales, de son profil de risque,

- examiner avec une attention particulière, toute opération ou tout fait qu’ils considèrent

comme particulièrement susceptible d’être lié au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme et ce, en raison de sa nature ou de son caractère inhabituel par rapport aux activités du client ou en raison des circonstances qui l’entourent ou de par la qualité des personnes impliquées,

- établir un rapport écrit de l’examen réalisé qui est transmis au Responsable Anti-

blanchiment (voir ci-dessous). A défaut de pouvoir accomplir cet examen, le contrat ne peut pas être conclu ou doit être résilié. La C.T.I.F. doit en être informée. 1.3.3.2. Mise à jour des données d’identification et du profil du preneur d’assurance Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances vérifient et, le cas échéant, mettent à jour les données d’identification du preneur d’assurance, de son/ses mandataire(s) éventuel(s) et du/des bénéficiaire(s) effectif(s), ainsi que des autres informations relatives au profil du preneur d’assurance lorsqu’il apparaît que les informations ne sont plus actuelles. 1.3.3.3. Surveillance de première et deuxième ligne Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances exercent une surveillance de première et de seconde ligne pour détecter les opérations atypiques. Une opération atypique est une opération qui est particulièrement susceptible d’être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, notamment, de par sa nature, de par les circonstances qui l’entourent, de par la qualité des personnes impliquées, de par son caractère inhabituel au regard des activités du client, ou parce qu’elle n’apparaît pas cohérente avec ce que l’organisme connaît de son client, de ses activités professionnelles, de son profil de risque et, lorsque cela s’avère nécessaire, de l’origine des fonds. La surveillance de première ligne est celle qui s’opère en contact direct avec les clients et qui s’exerce sur base notamment des clignotants et des indicateurs prévus à l’Annexe 6. Cette surveillance consiste à recourir à l’expérience et l’esprit critique et à la capacité d’appréciation des situations. La surveillance de première ligne doit être complétée par une surveillance de deuxième ligne. L’objectif de cette surveillance consiste à détecter de manière systématique les opérations qui, bien qu’atypiques, ne pouvaient être détectées en tant que telles par la surveillance de première ligne ou qui ont échappé à sa vigilance et de tenir compte des contraintes en matière d’embargo financier et de gel des avoirs de certaines personnes. La surveillance de deuxième ligne est exercée en principe par un système de surveillance informatique.

17 Version du 05 02 2013

1.3.4. Collaboration avec la C.T.I.F. 1.3.4.1. Déclarations à la C.T.I.F. Le Responsable Anti-blanchiment 19 (voir ci-dessous) doit faire une déclaration à la C.T.I.F. dans les cas suivants: - lorsqu’il sait ou soupçonne qu’une opération à exécuter est liée au blanchiment de

capitaux ou au financement du terrorisme. En principe, la transmission de l’information doit être préalable à l’exécution de l’opération. Dans ce cas, la déclaration doit indiquer le délai dans lequel l’opération sera exécutée afin de permettre à la C.T.I.F., si elle estime nécessaire en raison de la gravité ou de l’urgence de l’affaire, de faire opposition avant l’expiration de ce délai à l’exécution de l’opération. Par dérogation à la règle générale, l’information peut être communiquée à la C.T.I.F. postérieurement à l’exécution de l’opération, soit si son report est impossible en raison de la nature même de l’opération, soit si ce report est susceptible d’empêcher la poursuite des bénéficiaires du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme. Dans ces hypothèses, la C.T.I.F. doit être informée immédiatement après l’exécution de l’opération, en lui indiquant la raison pour laquelle l’information n’a pas été transmise préalablement à l’exécution de l’opération.

- lorsqu’il a connaissance, dans le cadre des activités professionnelles de son entreprise, d’un fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment de capitaux ou d’un financement du terrorisme. Contrairement au premier cas, celui-ci ne vise pas l’exécution d’une opération en particulier, mais est plus général. Ainsi, il pourrait s’agir d’un ensemble d’opérations qui, prises séparément, n’avaient pas éveillés de soupçons, mais qui apparaissent à posteriori susceptibles d’être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

- lorsque des personnes habitant ou résidant dans des pays ou territoires qualifiés de non coopératifs sont impliquées dans les opérations. Actuellement, l’arrêté royal qui doit désigner ces pays et territoires n’a pas encore été pris. Néanmoins, le fait qu’une personne réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux par le GAFI20 constitue un critère de niveau particulier de risque.

Les formulaires de déclaration sont disponibles sur le site de la C.T.I.F. (www.ctif-cfi.be).

Cellule de Traitement des Informations Financières (C.T.I.F.) Avenue de la Toison d'Or 55 boîte 1 1060 Bruxelles Tél.: 02/533.72.11 - Fax: 02/533.72.00 E-mail: ctif-cfi@brutele.be 19 Si le Responsable Anti-blanchiment est empêché, tout employé est autorisé à procéder à la déclaration. 20 Groupe d’Action Financière – www.fatf-gafi.org.

18 Version du 05 02 2013

1.3.4.2. Demandes d’information de la C.T.I.F. Quand la C.T.IF. demande des informations, le Responsable Anti-blanchiment doit y donner suite dans les délais impartis. 1.3.4.3. Interdiction d’informer le client ou les tiers Il est absolument indispensable que le secret des déclarations d'opérations suspectes soit respecté afin: - d’une part que les auteurs d'opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme puissent être appréhendés et leurs avoirs saisis par les autorités judiciaires, et - d’autre part que la réputation des personnes concernées soit préservée aussi longtemps que ces déclarations de soupçon n'ont pas conduit au prononcé d'une sanction pénale par les autorités judiciaires. Par exception à cette interdiction, il est autorisé d'informer un autre organisme financier qu'une opération effectuée par un client a fait l'objet d'une déclaration de soupçon à la C.T.I.F., lorsque le destinataire de cette information est un organisme qui intervient dans le cadre de la même opération en relation avec le même client, ou lorsqu'il appartient au même groupe que l'organisme qui la transmet. Ainsi, l’interdiction ne vaut pas, par exemple, entre l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances. 1.3.4.5. Suivi des déclarations Dès réception de l’information, la C.T.I.F. en accuse réception. Si en raison de la gravité ou de l’urgence de l’affaire, la C.T.I.F. l’estime nécessaire, elle peut faire opposition à l’exécution de l’opération avant l’expiration du délai d’exécution communiqué. Dans ce cas, la C.T.I.F. le notifie immédiatement par fax ou, à défaut, par tout autre moyen écrit. Cette opposition fait obstacle à l’exécution de l’opération pendant une durée maximale de cinq (5) jours ouvrables à compter de la notification par la C.T.I.F. de son opposition. Si la C.T.I.F. estime que le délai de cinq (5) jours ouvrables doit être prolongé, elle en réfère sans délai au procureur du Roi ou au procureur fédéral, qui prend les décisions nécessaires. 1.3.5. Conservation des données Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances conservent sur quelque support d’archivage que ce soit pendant cinq (5) ans au moins après la fin de la relation d’affaires: - les données d’identification des preneurs d’assurance et, le cas échéant, de ses

mandataires et de ses bénéficiaires effectifs,

- une copie des documents probants ayant servi à la vérification de l’identité de ces personnes,

- les rapports écrits relatifs aux opérations atypiques et faits suspects transmis au Responsable Anti-blanchiment (voir ci-dessous),

19 Version du 05 02 2013

- les analyses de ces opérations et de ces faits par le Responsable Anti-blanchiment,

- les décisions qu’il a prises sur cette base. Pour les documents relatifs aux opérations d’assurance (ex. proposition d’assurance, quittance de règlement, avenant au contrat,….), le délai est également de cinq (5) ans mais il court à partir de l’exécution des opérations. Il est recommandé de conserver également ces pièces cinq (5) ans à partir de la fin du contrat. Les documents sont conservés sur support papier ou électronique. 1.3.6. Organisation et contrôle interne Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances désignent un ou plusieurs Responsable(s) Anti-blanchiment qui est/sont notamment chargé(s): - de mettre en œuvre des mesures et des procédures de contrôle adéquates en vue

d’assurer le respect de la Loi Anti-blanchiment,

- de mettre en œuvre des procédures de communication et de centralisation des informations afin de prévenir, de détecter et d’empêcher la réalisation d’opérations liées au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme,

- d’examiner les rapports écrits qui lui sont immédiatement transmis par le rédacteur, afin

de déterminer s’il y a lieu de procéder à la communication des opérations ou des faits à la C.T.I.F.,

- d’être la personne de contact privilégiée à l’égard de la FSMA (intermédiaire

d’assurances) / Banque Nationale de Belgique (entreprise d’assurances) et la C.T.I.F.. Le Responsable Anti-blanchiment doit: - être désigné par l’organe de direction effective de la société après que cette dernière se

soit assurée que cette personne dispose de l’honorabilité professionnelle adéquate nécessaire pour exercer la fonction avec intégrité,

- disposer de l’expérience professionnelle et de la connaissance de la Loi Anti-blanchiment,

- disposer du niveau hiérarchique adéquat et du pouvoir nécessaire au sein de la société,

- disposer de la disponibilité nécessaire à l’exercice effectif et autonome de la fonction,

- disposer du pouvoir de proposer de sa propre initiative à la direction effective de la

société toutes mesures nécessaires ou utiles, en ce compris la libération des moyens requis,

- établir et transmettre une fois par an au moins un rapport d’activités à l’organe de direction effective de la société.

Ce rapport doit permettre d’évaluer l’ampleur des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme qui ont été détectées et d’émettre un jugement sur l’adéquation de l’organisation administrative et des contrôles internes mis en œuvre et, de la collaboration des services de la société à la prévention.

20 Version du 05 02 2013

Les cinq derniers rapports annuels doivent être tenus à la disposition de la FSMA (intermédiaire d’assurances) ou de la Banque Nationale de Belgique (entreprise d’assurances) et doivent leur être communiqués sans délai à leur demande.

1.3.7. Qualité, formation et sensibilisation du personnel Les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances doivent également former et sensibiliser à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme les membres de leur personnel et les personnes qui les représentent en qualité d’indépendant: - dont les tâches en relation avec les clients ou les opérations les exposent au risque

d’être confrontés à des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, ou

- dont les tâches consistent à développer des procédures ou des outils informatiques ou

autres applicables à des activités sensibles du point de vue de ce risque. La formation, la sensibilisation et l’information régulière visent notamment: - à acquérir les connaissances et développer l’esprit critique nécessaire pour détecter les

opérations atypiques,

- à acquérir la connaissance des procédures qui est nécessaire pour réagir adéquatement face à de telles opérations,

- à intégrer adéquatement la problématique de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme dans les procédures et outils développés pour être appliqués à des activités sensibles du point de vue de ce risque.

Au cours de cette formation, une attention particulière sera portée: - aux obligations légales et réglementaires belges applicables à l’organisme dans leur

contexte international,

- à l’organisation et les procédures de prévention au sein de l’organisme,

- à l’étude du phénomène de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme dans la pratique (typologies, facteurs de risques, etc.).

Lors du recrutement et de l’affectation des employés ou lors de la désignation des représentants indépendants, les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances doivent mettre en place des procédures pour vérifier que ces personnes disposent d’une honorabilité adéquate en fonction des risques liés aux tâches et fonctions à exercer. 1.3.8. Sanctions En cas de non respect des obligations par les entreprises d’assurances et les intermédiaires d’assurances, des sanctions sont prévues par la Loi Anti-blanchiment.

21 Version du 05 02 2013

2. Répartition des tâches Compte tenu des rôles respectifs et complémentaires des entreprises d’assurances et des intermédiaires d’assurances, Feprabel, la FVF, l’UPCA et Assuralia ont élaboré un schéma de répartition des tâches21 qui a été remis à la FSMA et à la Banque Nationale de Belgique (disponible sur www.brocom.be). Important: la répartition des tâches n'a aucune influence sur la responsabilité de chaque intervenant: l'entreprise d’assurances comme l’intermédiaire d’assurances restent l'un et l'autre pleinement responsables du respect de leurs obligations légales et réglementaires. Attention: la répartition des tâches n’est valable que pour les entreprises d’assurances belges membres d’Assuralia. 2.1. Tâches de l’intermédiaire d’assurances 2.1.1. Avant la souscription du contrat d’assurance vie 2.1.1.1. Identification et vérification de l’identité Pour chaque nouvelle affaire, l’intermédiaire d’assurances transmet à l’entreprise d’assurances sur support papier ou électronique: - la proposition d’assurance ou tout autre formulaire de souscription équivalent,

- une copie recto/verso des documents d’identification repris ci-dessous. Pour rappel, la Loi Anti-blanchiment prévoit une dispense à l’obligation d’identification applicable notamment : - aux contrats d’assurance retraite qui ne comportent pas de clause de rachat et qui ne

peuvent être utilisés en garantie, - aux régimes de retraite ou dispositifs similaires versant des prestations de retraite aux

salariés, pour lesquels les cotisations sont prélevées par déduction de salaire et dont les règles ne permettent pas aux participants de transférer leurs droits (par exemple : assurances de pensions complémentaires pour travailleurs salariés qui relèvent du 2ème pilier).

Ces dispenses ne peuvent pas être invoquées dès l’instant où surgissent des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Si de tels soupçons apparaissent après que la relation d’affaires ait été nouée en faisant application d’une dispense d’identification, toutes les mesures requises d’identification et de vérification de l’identité du preneur d’assurance, de son/ses éventuel(s) mandataire(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) doivent être prises.

21 L’intermédiaire d’assurances, dans le cas d’un contact face to face avec le client et moyennant le respect des obligations découlant du schéma de répartition des tâches, intervient en qualité de tiers introducteur pour les obligations relatives à l’identification et la vérification de l’identité du preneur d’assurance, de son/ses mandataire(s) éventuel(s) et de son/ses bénéficiaire(s) effectif(s) et pour l’obligation de mise à jour, en cas de nécessité, des données d’identification relatives à ces personnes. Le recours à un tiers introducteur n’a pas d’influence sur les responsabilités de l’intermédiaire d’assurances et de l’entreprise d’assurances telles qu’elles découlent de la loi Anti-blanchiment.

22 Version du 05 02 2013

Quelles exigences en cas d’utilisation d’un lecteur de carte d’identité électronique ? La vérification correcte des données d’identification au départ du microprocesseur des cartes d’identité électroniques belges requiert une vérification électronique simultanée que les données figurant sur la puce sont signées électroniquement par le Registre National. A cet égard, il est recommandé que les procédures informatiques mises en œuvre soient conçues de manière telle que cette vérification soit opérée systématiquement et automatiquement sans requérir l’intervention du préposé qui procède à l’identification et sans qu’il ne dispose de la faculté de désactiver ce contrôle. De plus, un contrôle de la conformité des données enregistrées sur la puce avec celles mentionnées sur la carte d’identité peut s’avérer utile pour détecter d’éventuelles falsifications. Enfin, il convient de s’assurer que le certificat n’a pas été révoqué par le Registre National. Preneur d’assurance - personne physique L'identification et la vérification de l'identité porte sur le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance et dans la mesure du possible l'adresse

Documents probants

Preneur d’assurance belge résidant en Belgique

Carte d'identité

Preneur d’assurance belge résidant à l'étranger

Passeport

Preneur d’assurance de nationalité étrangère qui réside durablement en Belgique

Carte d'identité ou à défaut le passeport ou la carte de séjour (ou tout autre document équivalent) délivré par une autorité belge

Preneur d’assurance de nationalité étrangère qui réside temporairement en Belgique ou sous statut précaire

Certificat d'inscription au registre des étrangers ou tout autre document émis par les autorités publiques belges qui atteste de l’identité de la personne

Preneur d’assurance de nationalité étrangère qui réside à l'étranger

Carte d'identité ou passeport

Attention: l’identification et la vérification de l’identité du/des mandataire(s) éventuel(s) d’une personne physique sont également requises préalablement à l’exercice de son/leur pouvoir d’engager le preneur d’assurance qu’il représente.

23 Version du 05 02 2013

Preneur d’assurance - personne morale L'identification et la vérification de l’identité d’une personne morale porte sur la dénomination sociale, le siège social, la liste des administrateurs et les dispositions légales ou statutaires régissant les pouvoirs de représentation

Documents probants Les documents peuvent être obtenus soit auprès du preneur d'assurance lui-même soit auprès de sources officielles telles le Moniteur Belge (http://www.moniteurbelge.be) et la Banque Carrefour des Entreprises (http://economie.fgov.be). Pour les publications officielles (par exemple le Moniteur Belge), il est suffisant d’en conserver les références. Les documents doivent être traduits si ceux-ci ne sont pas rédigés dans une langue usuelle de travail de l'entreprise d’assurances et de l'intermédiaire d’assurances.

Identification et vérification de l'identité de la personne morale

- les derniers statuts coordonnés ou les

statuts mis à jour tels qu'ils sont déposés au Greffe du Tribunal de commerce ou publiés aux annexes du Moniteur Belge,

- la liste des administrateurs mise à jour, - la publication de la nomination des

administrateurs au Moniteur Belge ou tout autre document qui prouve leur qualité (comptes annuels, acte authentique certifié par le notaire,…),

- la dernière publication au Moniteur Belge des pouvoirs de représentation de la personne morale.

Identification et vérification de l'identité de la ou des personne(s) physique(s) qui représente(nt) la personne morale et qui signe(nt) le contrat d'assurance

Voir tableau page précédente: identification preneur d'assurance - personne physique

Les personnes qui exercent un mandat au sein de l’organe d’administration d’une société et qui interviennent effectivement pour représenter cette dernière doivent, en outre, être identifiées en raison de leur qualité de mandataires du client. Attention: en cas de présence d’un mandataire, la délégation de pouvoir et sa traduction éventuelle ainsi que le ou les document(s) d’identification doivent être transmis à l’entreprise d’assurances et conservés tant par l’intermédiaire d’assurances que l’entreprise d’assurances.

24 Version du 05 02 2013

Bénéficiaire effectif L’intermédiaire d’assurances identifie le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) et, dans la mesure du possible, vérifie son/leur l’identité. En présence d’une société22, sont considérés comme bénéficiaires effectifs avant la conclusion du contrat:

- les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 ´% des actions ou des droits de vote de la société,

- les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions

ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait de la société,

- les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l’organe d’administration de la société et qui influencent à ce titre sa gestion.

Pour l’identification et la vérification de l’identité de ces derniers - voir Annexe 7. Que faire en présence d’une structure sans personnalité juridique ?

Sont ici visés: les trusts, les fiducies, les associations de fait et les sociétés sans personnalité juridique comme la société interne, la société momentanée et la société de droit commun. Dans ces cas, une vigilance particulière est de mise. L’intermédiaire d’assurances prendra contact avec l’entreprise d’assurances concernée. Chaque fois que, malgré leurs efforts, l’entreprise d’assurances et/ou l’intermédiaire d’assurances sont dans l’impossibilité d’identifier ou de vérifier l’identité du preneur d’assurance ou de son/ses éventuel(s) mandataire(s) ou si le bénéficiaire effectif n’a pu être identifié, ils refuseront l’affaire et veilleront à déclarer les faits à la C.T.I.F.. Le fait que l’identité d’un bénéficiaire effectif ne puisse être vérifiée, peut être un clignotant. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera sans délai l’autre sans en avertir le client ou tout autre tiers.

Mesures complémentaires s’il n’y pas de contact face to face Lorsque l’entreprise d’assurances et/ou l’intermédiaire d’assurances ne peut s’assurer

visuellement que la personne à identifier est bien le titulaire de la carte d'identité ou d'un autre document d'identification probant, des mesures spécifiques complémentaires sont nécessaires.

22 En cas de personne morale autre qu’une société, des règles spécifiques de la Loi Anti-blanchiment déterminent qui sont les bénéficiaires effectifs. Pour plus de détails, voir Annexe 7.

25 Version du 05 02 2013

Ces mesures sont notamment une ou plusieurs des exigences suivantes selon les circonstances propres au dossier:

- les données disponibles sont recoupées avec les informations émanant d'une source digne de foi étrangère au preneur d'assurance,

- la demande d'un autre document probant; cette mesure est en tout cas requise si l'identité a été contrôlée au moyen d'une copie d'un document probant23,

- l'obligation pour l'assureur sans intermédiaire ou l'intermédiaire de compléter ses informations sur la personne à identifier au moyen du questionnaire complémentaire,

- la mise en place d'une procédure d'identification face to face ultérieure, - l'envoi de courriers nominatifs à l'adresse de la personne à identifier, - l'obligation d'effectuer un premier paiement via un organisme bancaire sis de

préférence en Belgique ou, à défaut, dans un pays de l'Espace économique européen.

Si L’entreprise d’assurances et/ou l’intermédiaire d’assurances a/ont le sentiment que la personne à identifier recourt à l'identification à distance pour dissimuler plus facilement sa véritable identité, la relation d’affaires ne peut être ni être nouée ni maintenue. Le contrat doit être refusé ou résilié. De plus, un rapport écrit sera transmis au Responsable Anti-blanchiment en vue d'une communication à la C.T.I.F.

2.1.1.2. Prêter attention aux clignotants et aux indicateurs24 (politique d’acceptation des clients - devoir de vigilance) La vigilance commence dès avant la souscription du contrat. L’acceptation d’un nouveau client doit être précédée par une évaluation correcte de son profil de risque. En pratique, l’intermédiaire d’assurances prêtera attention aux clignotants et aux indicateurs qui sont repris dans l’Annexe 6. L’Annexe 6 comprend deux tableaux: 1. Tableau des clignotants Les produits d’assurances vie ont été répertoriés en fonction des catégories de « risque faible », « risque modéré » et « risque sensible ». La première partie du tableau reprend des exemples de produits d’assurance vie correspondant aux différentes catégories de risque. Le tableau reprend en seconde partie pour chaque catégorie de risque les clignotants relatifs au profil du client (politique d’acceptation des clients) et en dernière partie les clignotants applicables dans le cadre du devoir de vigilance constante. L’intermédiaire d’assurances qui a connaissance de la présence d’un ou de plusieurs clignotants procédera, en fonction du clignotant concerné (« refus » ou « enquête complémentaire »): 23 Tel que le passeport (pour les personnes résidant à l'étranger), un certificat qualifié, .... 24 Sous « indicateurs » sont visés les soupçons qu'un fait ou une opération est susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée qui met en œuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale et les indicateurs déterminés par l’Arrêté Royal du 3 juillet 2007 repris à l’Annexe 6.

26 Version du 05 02 2013

- soit au refus de l’affaire. Dans ce cas, il informera sans délai l’entreprise d’assurances si

une relation a déjà été établie,

- soit à une enquête complémentaire en complétant le questionnaire « personne physique » (Annexe 2) ou « personne morale » (Annexe 3). L’intermédiaire d’assurances transmettra le questionnaire complété à son Responsable Anti-blanchiment ainsi qu’à l’entreprise d’assurances si une relation a déjà été établie avec cette dernière. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. • Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette

dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet de la souscription du contrat, si une relation a déjà été établie avec l’entreprise d’assurances.

Toute décision d’exécution du contrat malgré la présence non justifiée d’un ou plusieurs des clignotants doit être motivée et conservée dans le dossier. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera l’autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. Attention: - Personnes politiquement exposées Les propositions d’assurance relatives aux produits à risque sensible reprennent en principe: - soit la définition des personnes politiquement exposées au sens de Loi Anti-blanchiment

(cfr. Annexe 5),

- soit une série de questions (exemples – cfr. Annexe 5) inspirées de cette définition, en vue de détecter si le preneur d’assurance est une personne politiquement exposée. Si le preneur d’assurance reconnaît par sa signature tomber sous la définition ou répond positivement à l’une de ces questions, l’intermédiaire d’assurances complétera également le questionnaire « personne physique » (Annexe 2) ou « personne morale » (Annexe 3) et le transmettra à son Responsable Anti-blanchiment ainsi qu’à l’entreprise d’assurances si une relation a déjà été établie avec cette dernière.

L’entreprise d’assurances peut toutefois déroger à cette méthode, à condition qu’une telle dérogation ne porte pas préjudice à une détection efficace des personnes politiquement exposées par cette dernière. Dans ce cas, l’entreprise d’assurances informera l’intermédiaire d’assurances de la procédure qu’elle a mise en place pour la détection de ces personnes. - Preuve de l’origine des fonds Pour les produits à risque sensible (voir Tableau des clignotants et des indicateurs – Annexe 6) pour lesquels un clignotant est détecté et pour lesquels, après avoir complété un questionnaire, il existe encore toujours des doutes quant à l’origine des fonds, il est

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recommandé par le secteur de l’assurance de demander une preuve de l’origine des fonds quand la prime initiale versée via l’intermédiaire d’assurances excède 250.000 euro. 2. Tableau des indicateurs En présence d’un ou de plusieurs indicateurs: - lorsqu’un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite.

L’intermédiaire d’assurances attend ensuite les instructions de cette dernière.

- lorsqu’il y a une incertitude concernant la présence d’un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite. L’intermédiaire d’assurances complète le questionnaire « personne physique » (Annexe 2) ou « personne morale » (Annexe 3) et transmet le questionnaire complété à son Responsable Anti-blanchiment ainsi qu’à l’entreprise d’assurances si une relation a déjà été établie avec cette dernière. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. Si à l’occasion de l’enquête complémentaire un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite.

• Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de

cette dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet de la souscription du contrat, si une relation a déjà été établie avec l’entreprise d’assurances.

Toute décision d’exécution du contrat malgré la présence non justifiée d’un ou plusieurs indicateurs doit être motivée et conservée dans le dossier. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera l’autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers.

Attention: Preuve de l’origine des fonds Pour les produits à risque sensible (voir Tableau des clignotants et des indicateurs – Annexe 6) pour lesquels un indicateur est détecté et pour lesquels, après avoir complété un questionnaire, il existe encore toujours des doutes quant à l’origine des fonds, il est recommandé par le secteur de l’assurance de demander une preuve de l’origine des fonds quand la prime initiale versée via l’intermédiaire d’assurances excède 250.000 euro. 2.1.1.3. Conservation des données Voir ci-dessus – point 1.3.5. 2.1.2. Au cours de la gestion du contrat 2.1.2.1. Mise à jour des données Dans la mesure où le preneur d’assurance s’adresse à l’intermédiaire d’assurances, ce dernier met à jour les données d’identification du preneur d’assurance, du/des mandataire(s)

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éventuel(s) et du/des bénéficiaires effectif(s) ainsi que des autres informations relatives au profil du preneur d’assurance: - à chaque événement du contrat, à savoir: le terme (liquidation ou décès), tout rachat

significatif immédiat, tout rachat significatif intervenant à un moment inhabituel ou « non-planifié », toute avance significative ou toute modification significative du contrat. Un versement ordinaire n’est pas un événement, un versement qui excède la finalité du contrat ou qui ne correspond pas avec le profil du preneur d’assurance est un événement. Un réinvestissement auprès du même assureur ou dans le même groupe n’est pas un événement,

- à chaque nouveau contrat,

- ou si cela s’avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères ou lorsqu’on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l’opération).

Les nouvelles données d’identification doivent être vérifiées au moyen d’un document probant approprié comme dans l’hypothèse d’une identification initiale. L’intermédiaire d’assurances en informe l’entreprise d’assurances, lui transmet les documents requis (voir ci-dessous) et garde une copie pour son propre dossier. En cas de mise à jour par l’entreprise d’assurances (notamment dans le cas où le preneur d’assurance prend directement contact avec l’entreprise d’assurances), cette dernière en informera l’intermédiaire d’assurances. Il convient d'être attentif à tout changement communiqué à l’intermédiaire d’assurances. Ne doivent notamment jamais être considérés a priori comme anodins: - un changement d'adresse,

- un changement de preneur d'assurance ou de bénéficiaire de contrat,

- une modification du statut de la personne morale qui souscrit ou qui est bénéficiaire du

contrat,

- un changement significatif d'actionnariat, sauf s’il s’agit d’une société cotée en bourse, ou un changement de la délégation de pouvoirs en vigueur au sein de la personne morale.

Quand il y a impossibilité de mettre à jour les données, la relation avec le client ne peut être maintenue. Dans ce cas, il doit être déterminé s’il y a lieu d’en informer la C.T.IF.. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera sans délai l’autre sans en avertir le client ou tout autre tiers.

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2.1.2.2. Prêter attention aux clignotants et aux indicateurs (politique d’acceptation des clients - devoir de vigilance) Après la souscription et pendant toute la durée du contrat, il importe également de demeurer attentif à toute opération pouvant être considérée comme particulièrement susceptible d’être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. 1. Tableau des clignotants Au cours de la gestion du contrat, l’intermédiaire d’assurances qui a connaissance de la présence d’un ou de plusieurs clignotants repris dans l’Annexe 6, peu importe le clignotant concerné (« refus » ou « enquête complémentaire »): - informera le client qu’il ne peut procéder à l’exécution de sa demande et que cette

dernière a été transmise à l’entreprise d’assurances, sans toutefois informer le client qu’une information du chef de blanchiment de capitaux est en cours,

- transmettra parallèlement le questionnaire « personne physique » (Annexe 2) ou « personne morale » (Annexe 3) complété tant à son Responsable Anti- blanchiment qu’à l’entreprise d’assurances. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. • Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette

dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet du maintien du contrat.

En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera l’autre sans délai sans en avertir ni le client ni tout autre tiers. 2. Tableau des indicateurs Au cours de la gestion du contrat: - lorsqu’un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite.

L’intermédiaire d’assurances attend ensuite les instructions de cette dernière.

- lorsqu’il y a une incertitude concernant la présence d’un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite. L’intermédiaire d’assurances complète le questionnaire « personne physique » (Annexe 2) ou « personne morale » (Annexe 3) et transmet le questionnaire complété à son Responsable Anti-blanchiment et à l’entreprise d’assurances. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F..Si à l’occasion de l’enquête complémentaire un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite.

• Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette

dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet du maintien du contrat.

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En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera l’autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. 2.1.2.3. Conservation des données Voir ci-dessus – point 1.3.5. 2.1.3. Préalablement au paiement de la prestation 2.1.3.1. Identifier et vérifier l’identité du/des bénéficiaire(s) effectif(s) Si la personne à qui la prestation est dûe s’adresse à l’intermédiaire d’assurances, ce dernier identifiera et dans la mesure du possible vérifiera l’identité, peu importe le moment du paiement (rachat total ou partiel25, avance ou paiement à la date de fin de contrat). S’il s’agit d’une personne physique, l’intermédiaire d’assurances identifiera et vérifiera l’identité de cette dernière. Voir ci-avant - identification du preneur d’assurance – personne physique S’il s’agit d’une personne morale, l’intermédiaire d’assurances identifiera et vérifiera l’identité de cette dernière. Voir ci-avant - identification du preneur d’assurance – personne morale L’intermédiaire d’assurances identifie également à l’aide de l’Annexe 7 les personnes reprises ci-dessous et vérifie dans la mesure du possible leur identité:

- les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent directement ou indirectement plus de 25 ´% des actions ou des droits de vote du preneur d’assurance-personne morale,

- les personnes physiques qui, sans posséder ou contrôler plus de 25 % des actions ou des droits de vote, exercent directement ou indirectement le contrôle de fait du preneur d’assurance-personne morale,

- les personnes physiques qui exercent un mandat au sein de l’organe d’administration du preneur d’assurance-personne morale et qui influencent à ce titre sa gestion.

L’intermédiaire d’assurances communiquera à l’entreprise d’assurances les données d’identification et une copie des documents probants26.

25 En cas de rachat anticipé le preneur d’assurance doit être considéré comme le bénéficiaire effectif. 26 Si le bénéficiaire s’adresse directement à l’entreprise d’assurances, cette dernière procède elle-même à son identification et à la vérification de son identité.

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Chaque fois que, malgré leurs efforts, l’entreprise d’assurances et/ou l’intermédiaire d’assurances sont dans l’impossibilité d’identifier le bénéficiaire effectif, ils refuseront le paiement de la prestation et veilleront à déclarer les faits à la C.T.I.F.. Le fait de ne pas pouvoir vérifier l’identité d’un bénéficiaire effectif peut être un clignotant. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera sans délai l’autre sans en avertir le client ou tout autre tiers. 2.1.3.2. Prêter attention aux clignotants et aux indicateurs (politique d’acceptation des clients - devoir de vigilance) 1. Tableau des clignotants Si la personne à qui la prestation est dûe s’adresse à l’intermédiaire d’assurances, peu importe le clignotant concerné (« refus » ou « enquête complémentaire »), l’intermédiaire d’assurances: - l’informera qu’il ne peut procéder à l’exécution de sa demande et que cette dernière a été

transmise à l’entreprise d’assurances, sans toutefois l’informer qu’une information du chef de blanchiment de capitaux est en cours,

- transmettra parallèlement le questionnaire repris à l’Annexe 4 complété tant à son Responsable Anti-blanchiment à l’entreprise d’assurances. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.. • Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette

dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet du paiement de la prestation.

En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera l’autre sans délai sans en avertir ni le bénéficiaire ni le preneur d’assurance ni tout autre tiers. 2. Tableau des indicateurs Si la personne à qui la prestation est dûe s’adresse à l’intermédiaire d’assurances: - lorsqu’un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite.

L’intermédiaire d’assurances attend ensuite les instruction de la C.T.I.F..

- lorsqu’il y a une incertitude concernant la présence d’un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite. L’intermédiaire d’assurances complète le questionnaire repris à l’Annexe 4 et transmet le questionnaire complété à son Responsable Anti- blanchiment et à l’entreprise d’assurances. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F..Si à l’occasion de l’enquête complémentaire un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite.

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• Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de

cette dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet du paiement de la prestation.

En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera l’autre sans délai sans en avertir le client ou tout autre tiers. 2.1.3.3. Conservation des données Voir ci-dessus – point 1.3.5. 2.2. Tâches de l’entreprise d’assurances A l'entreprise d’assurances reviennent principalement: 1. dans le cadre de l’obligation d’identification et de vérification de l’identité:

- contrôler que l’identification et la vérification de l’identité du preneur d’assurance, de

son/ses mandataire(s) éventuel(s) et bénéficiaire(s) effectif(s) ont été correctement opérées et au besoin procéder aux compléments nécessaires, voire à contrôler une nouvelle identification effectuée en collaboration avec l’intermédiaire d’assurances,

- si la personne à qui la prestation est dûe s’adresse à l’entreprise d’assurances, cette

dernière procédera à l’identification et la vérification de l’identité du/ des bénéficiaire(s) effectif(s). L’entreprise d’assurances en informera l’intermédiaire d’assurances,

- la conservation du dossier d’identification.

2. dans le cadre des obligations relatives à la politique d’acceptation des clients et au devoir

de vigilance: - la tâche de vérification de la cohérence entre l’opération et le profil du preneur

d’assurance,

- la mise en œuvre d'un système de surveillance automatisé pour détecter les opérations atypiques (surveillance de deuxième ligne),

- la décision quant à la souscription du contrat, de son maintien et du paiement de la

prestation,

- l’analyse de l’opportunité de faire une déclaration à la C.T.I.F.,

- la mise à jour des données d’identification: (1) à chaque événement du contrat,

(2) en cas de nouveau contrat,

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(3) ou si cela s’avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour,

sont inexactes ou mensongères, ou lorsqu’on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l’opération),

dans la mesure où le preneur d’assurance s’adresse directement à l’entreprise d’assurances. En cas de modification, elle en informera l’intermédiaire d’assurances et prendra et conservera une copie du nouveau document probant.

Attention: l’entreprise d’assurances est attentive aux dépassements des seuils de prime (voir Tableau des clignotants et indicateurs – Annexe 6 et preuve de l’origine des fonds) en cours de contrat et au niveau du client. L’entreprise d’assurances et l’intermédiaire d’assurances ont l’obligation de déclarer l'un et l'autre à la C.T.I.F. tout indice ou tout soupçon qu’une opération est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme. La Loi Anti-blanchiment interdit aux entreprises d’assurances et aux intermédiaires d’assurances de porter à la connaissance du client concerné ou de tout tiers que des informations ont été transmises à la C.T.I.F.. Cependant, dans le cadre de la répartition des tâches, l'intermédiaire d’assurances ne peut plus être considéré comme un tiers par l’entreprise d’assurances et vice-versa. En cas de déclaration à la C.T.I.F. par l’intermédiaire d’assurances ou par l’entreprise d’assurances, chacune des parties en informera sans délai l’autre. Annexes au chapitre 2 : - Annexe 1 - Schéma de répartition des tâches entre les intermédiaires d’assurances et

les entreprises d’assurances - Annexe 2 - Questionnaire blanchiment de capitaux pour personnes physiques - Annexe 3 - Questionnaire blanchiment de capitaux pour personnes morales - Annexe 4 - Questionnaire blanchiment de capitaux lors de la prestation - Annexe 5 - Questions relatives à la détection des personnes politiquement exposées

reprises dans les propositions d’assurance - produits à risque sensible - Annexe 6 - Tableau des clignotants et des indicateurs - Annexe 7 - Déclaration bénéficiaire(s) effectif(s) Ces Annexes se trouvent également sur www.brocom.be.

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Chapitre 3 - Les mécanismes particuliers La Banque Nationale de Belgique27 doit dénoncer aux autorités judiciaires les mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers mis en place par une entreprise dont elle assure le contrôle, lorsqu'elle a connaissance du fait que ces mécanismes particuliers constituent, dans le chef de ces entreprises mêmes, en tant qu'auteur, coauteur ou complice, un délit fiscal passible de sanctions pénales. Le bon fonctionnement d’une entreprise d’assurances repose en grande partie sur la confiance du public dans son intégrité et dans sa bonne réputation. A cet égard, son comportement fiscal est un élément déterminant dont la manifestation la plus claire est l’engagement dans la lutte contre les mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale. C’est pourquoi la Communication D.207 du 30 novembre 2001 relative aux mécanismes particuliers ayant pour but ou pour effet de favoriser la fraude fiscale dans le chef de tiers (disponible sur www.bnb.be) impose aux entreprises d’assurances une politique de prévention qui vise à empêcher la mise en place de « mécanismes particuliers ». De leur côté, les intermédiaires d’assurances collaboreront avec les entreprises d’assurances pour leur permettre de remplir leurs obligations. 1. Que recouvre la notion de « mécanisme particulier » ? Un mécanisme particulier est un procédé mis en place par une entreprise d’assurances qui n’est pas conforme à la pratique normale en assurance et qui a pour but ou pour effet de rendre possible ou de favoriser la fraude fiscale par des tiers (essentiellement par la clientèle). Il ne doit pas nécessairement s’agir d’opérations répétées. De même, il n'est pas requis que ce mécanisme constitue, en soi, une infraction fiscale. Il suffit, par exemple, que l'entreprise d'assurances soit au courant du fait que, par son intervention (ou par celle de son mandataire), l'administration fiscale puisse être induite en erreur sur la situation fiscale du tiers. 2. Exemples de mécanismes particuliers : Pour plus de clarté, la Communication D.207 a illustré la notion de mécanisme particulier par des exemples concrets d'opérations prohibées. Il est évident que cette liste n’est pas exhaustive et que toute autre opération, montage ou conseil susceptible de favoriser la fraude fiscale dans le chef de clients, en toutes matières fiscales, est interdite.

27 La même obligation vaut pour la FSMA.

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(1) - Tout service ou conseil fourni aux résidents belges permettant d’encaisser en Belgique

des revenus mobiliers étrangers sans application de précompte Si des revenus mobiliers provenant d’opérations d’assurances ou de capitalisation commercialisées par une entreprise étrangère qui appartient au groupe (ou avec laquelle il existe une collaboration contractuelle ou de fait) sont payés à des résidents belges, l’établissement ou l'agent payeur est présumé savoir que la loi fiscale belge est d’application et que le précompte mobilier éventuel doit être retenu. Si le précompte mobilier n'est pas dû, il doit attirer l'attention du client sur son obligation de mentionner ces revenus dans sa déclaration fiscale. - En pratique : Le paiement en Belgique de revenus mobiliers provenant de produits commercialisés par des entreprises étrangères appartenant au même groupe est soumis aux règles concernant la retenue du précompte mobilier. Par ailleurs, le paiement en Belgique de revenus mobiliers provenant de produits d’assurances à des non-résidents donne systématiquement lieu à la retenue du précompte mobilier. Le cas échéant, le client non-résident pourra récupérer tout ou partie du montant du précompte au moyen du document 276.Int ou opérer une compensation avec les impôts dus dans son État de résidence. (2) - L'absence de mention des garanties dans l’acte de crédit La Communication D.207 met en évidence la pratique par laquelle une entreprise d’assurances ne mentionne pas précisément toutes les garanties prises en considération pour octroyer ou majorer un crédit dans le document par lequel elle notifie sa décision (indication de l’identité de celui qui octroie la garantie, montant de la garantie, nature de celle-ci). L’énumération des garanties peut être remplacée par une référence à d’autres documents dans lesquels ces garanties sont mentionnées. (3) - Le fait d’antidater des contrats d’assurance Le fait d’antidater un document est considéré comme un mécanisme particulier. (4) - Le fait de ne pas distinguer sur l’avis d’échéance les primes en fonction des garanties

souscrites (assurance principale - assurances complémentaires) La pratique d’absence de ventilation sur l’avis d’échéance des primes qui, dans une assurance Vie individuelle, ne donnent lieu que partiellement à une réduction d’impôt (par exemple les primes des couvertures complémentaires invalidité et accident), permet de bénéficier indûment de réductions d’impôt. (5) - Toute modification d’un contrat d’assurance Vie pour lequel une attestation fiscale a

été délivrée auparavant, sans adresser une copie de l’avenant de modification à l’administration fiscale

L’entreprise d’assurances émet diverses attestations (de conformité, de prime payée, etc.) pour les contrats d’assurance Vie gérés dans un cadre fiscal particulier (épargne à long terme, épargne-pension, assurances dirigeant d’entreprise, assurances de groupe). - En pratique : Chaque année, l’entreprise d’assurances fournit directement au preneur d’un contrat épargne-pension la fiche 281.60 (attestation de prime payée et confirmation du respect des conditions) à joindre à sa déclaration d’impôt. Dans le cadre de l’immunisation fiscale classique, l’entreprise d’assurances remet au preneur d’assurance l’attestation de conformité et l’attestation de paiement lors de l’émission de la police à joindre à sa déclaration d’impôt de l’année où il sollicite pour la première fois la réduction d’impôt. En outre, l’entreprise d’assurances s’engage à informer l’Administration

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fiscale, au moyen d’une copie de l’avenant intervenu, des modifications qui seraient apportées ultérieurement au contrat. (6) - La délivrance d’attestations pour des versements individuels, en dehors du règlement

d’assurance de groupe, en les faisant passer pour des versements effectués en vertu de ce règlement.

(7) - Tout paiement en exécution d’un contrat d’assurance dirigeant d’entreprise, sans

établir la fiche 281.00, lorsque le dirigeant est devenu lui-même bénéficiaire Le paiement d’une prestation d’assurance ou d’une valeur de rachat en exécution d’un contrat d’assurance dirigeant d’entreprise dans lequel ce dirigeant est devenu bénéficiaire direct, sans établir la fiche d’information 281.00, permet à ce dernier d’occulter ce paiement sur le plan fiscal. - En pratique: L’Administration fiscale est systématiquement informée au moyen de la fiche 281.00 émise par l’entreprise d’assurances, de tout paiement en provenance d’une police gérée dans le cadre fiscal de l’assurance dirigeant d’entreprise.

(8) - La délivrance d’attestations de conformité sans respecter les exigences fiscales Délivrer des attestations de conformité lorsque les bénéficiaires mentionnés sur l’attestation ne remplissent pas les conditions fiscales, permet de bénéficier de manière illégale de réductions d’impôt dans le cadre de l’épargne à long terme ou de l’épargne-logement. La délivrance intentionnelle d’une attestation inexacte peut en outre constituer un délit de faux en écriture. - En pratique: Les entreprises d’assurances rédigent les attestations de conformité sur base des déclarations du preneur d’assurance. Ce dernier est légalement tenu de déclarer spontanément et de façon exacte toutes les circonstances connues de lui en relation avec l’appréciation du risque par l’entreprise d’assurances (article 5 de la Loi sur le contrat d’assurance terrestre). (9) - Le fait de collaborer à de la simulation d’assurance La Communication D.207 vise, entre autres, la conclusion de contrats sans risque d’assurance (par exemple lorsque le risque à assurer est inexistant ou lorsque la couverture porte sur une période échue durant laquelle aucun sinistre n’a pu survenir). - En pratique: Peut notamment être considérée comme une situation simulée, l’exercice irrégulier d’une procuration en assurance Vie. Pour qu’une procuration puisse être correctement utilisée, il faut qu’un mandat exprès ait été donné. En outre, la faculté de désigner ou de modifier un bénéficiaire ne peut être déléguée. Le mandat prend légalement fin par la mort du mandant. L’entreprise d’assurances ne se contente pas de conserver un exemplaire de procuration dans la police, mais réclame systématiquement une preuve de vie du mandant (certificat de vie établi par l’administration communale ou attestation d’un médecin). (10) - Le non-respect du devoir d’information mentionné dans le Code des droits de

succession Les articles 96 et 97 du Code des droits de succession imposent aux entreprises d’assurances un devoir d’information au profit de l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines. L’information vise la description des montants alloués en vertu du contrat d’assurance Vie, ainsi que l’identité des ayants droit (bénéficiaires, héritiers).

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L’Administration met à la disposition des entreprises d’assurances un seul modèle de formulaire (liste 201). L’entreprise d’assurances établit la liste 201 après avoir reçu une notification écrite du décès soit du preneur d’assurance, soit de l’assuré d’un contrat d’assurance Vie et après avoir identifié le ou les bénéficiaire(s). 3. Comment lutter contre les mécanismes particuliers ? Pour empêcher la mise en place de mécanismes particuliers qui favorisent la fraude fiscale dans le chef de la clientèle, l’intermédiaire d’assurances veillera notamment à: - observer strictement les directives et les règles fiscales, - ne pas antidater des documents ou des polices, - ne pas délivrer d’attestations ou de déclarations inexactes, - selon l’information reçue de l’entreprise d’assurances, apporter à ses clients une

information correcte relative à la déduction des primes, - selon l’information reçue de l’entreprise d’assurances, les informer clairement en matière

d’imposition des prestations d’assurance, - ne pas s’impliquer dans des montages qui tendent à éluder les droits de succession.

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Chapitre 4 - Les procédures d’établissement d’un contrat

Ce chapitre décrit les phases de souscription, de gestion et de liquidation d’un contrat. Il va de soi que ceci n’exclut pas une approche particulière propre à chaque entreprise d’assurances et notamment liée à son système de gestion informatique. 1. Lexique - le projet, appelé aussi étude ou plan, n’est pas une offre et n’engage pas les parties à

conclure le contrat, - la proposition d’assurance est un formulaire émanant de l’entreprise d’assurances, à

remplir par le preneur d’assurance, et destiné à éclairer l’entreprise d’assurances sur la nature de l’opération et sur les faits et circonstances qui constituent pour elle des éléments d’appréciation du risque. La proposition d’assurance n’est pas une offre et n’engage pas les parties à conclure le contrat (art.1er litt. L de la Loi sur le contrat d’assurance terrestre),

- la police pré signée est un contrat d’assurance signé préalablement par l’entreprise d’assurances et contient une offre de contracter aux conditions qui y sont décrites (art.1er litt. M de la Loi sur le contrat d’assurance terrestre),

- les conditions particulières de la police font généralement suite à la proposition d’assurance, émanent de l’entreprise d’assurances et constituent une offre de contracter.

2. Contrat d’assurance: étapes successives La négociation d’un contrat d’assurance connaît une série d’étapes successives: (1) - Le projet Pour réaliser un projet, l’intermédiaire d’assurances utilisera la version en vigueur du logiciel diffusé par l’entreprise d’assurances. (2) - La souscription - La proposition d’assurance L’intermédiaire d’assurances assiste généralement le client dans l’accomplissement des tâches administratives qui accompagnent la souscription d’un contrat. Lorsqu’il aide le client à remplir la proposition d’assurance, tous les éléments à compléter sont importants et le document doit être signé par le candidat preneur d’assurance (et par le candidat assuré s’il s’agit de personnes différentes). - Le taux de commission Il est conseillé de rester dans la structure tarifaire du tarif communiqué. Sans indication, une affaire est toujours émise par défaut au taux de commission comme fixé dans le barème de commission de l’entreprise d’assurances. Si l’intermédiaire d’assurances décide, après concertation avec son client, d’appliquer un taux inférieur, il importe de le préciser clairement dans la proposition d’assurance pour que le contrat soit émis en concordance avec ce choix. Il va de soi que le taux de commission mentionné dans la proposition d’assurance ne peut pas être supérieur à celui renseigné dans le projet.

39 Version du 05 02 2013

- Une transmission rapide des données L’affectation des fonds ne sera garantie que si l’entreprise d’assurances possède la proposition d’assurance correctement complétée et que si le versement est crédité sur le compte financier de l’entreprise d’assurances. - Les versements Dans l’intérêt du client et dans une perspective de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, le transfert de la prime par le compte financier de l’intermédiaire d’assurances doit être évité, aussi bien que les paiements en espèces. L’intermédiaire d’assurances insistera auprès de son client pour que tout versement comporte un numéro de communication structurée (V.C.S.), s’il existe, ou les références précises du contrat. Les unités ne pourront être attribuées au plus tôt que le jour où les versements auront pu être affectés au contrat selon les conditions générales du contrat souscrit. - Les mesures anti-blanchiment Les documents de souscription comprendront également les documents probants relatifs à l’identification du client (cfr. supra – chapitre 2 - La prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, point 3.1.(1)). (3) - La gestion - Les modifications du contrat Toute modification au contrat doit être signalée à l’entreprise d’assurances par un écrit. Pour une modification de garantie à la hausse ou à la baisse, un changement de compartiment dans un contrat de la branche 23 (« switch »), une modification des rachats programmés, un changement de bénéficiaire, y compris l’ajout d’une adresse de correspondance, une demande écrite du preneur d’assurance et signée par lui est toujours requise. Pour un paiement, l’intermédiaire d’assurances veillera à faire mentionner par le client le numéro de compte à créditer. L’intermédiaire d’assurances ne peut naturellement jamais signer à la place du preneur d’assurance. Dans l’hypothèse d’une communication par fax ou par voie électronique, l’entreprise d’assurances pourra demander dans les 30 jours la communication des documents originaux. - Les consignes de sécurité Toute communication au sujet du contrat (valeur de la réserve, identité du (des) bénéficiaire(s), montant des versements, etc.) ne peut s’opérer que vers le preneur d’assurance. L’intermédiaire d’assurances se montrera particulièrement prudent lors d’une demande téléphonique. - Les versements complémentaires Tout versement complémentaire sera affecté aux fonds en fonction de la répartition préalablement choisie par le preneur d’assurance, sauf instruction contraire écrite et signée de sa part et introduite avant le versement.

40 Version du 05 02 2013

(4) - La liquidation - Liquidation en cas de rachat total ou partiel Pour le paiement de la valeur de rachat totale ou partielle, l’intermédiaire d’assurances transmettra à l’entreprise d’assurances:

- la demande écrite du preneur d’assurance datée et signée par lui, indiquant le mode de paiement souhaité,

- une copie de la carte d’identité du preneur d’assurance, - s’il y a lieu, une copie de la carte d’identité du bénéficiaire du rachat.

L’entreprise d’assurances peut toujours demander des documents ou de l’information supplémentaires. - Liquidation en cas de décès Pour le paiement de la prestation décès, l’intermédiaire d’assurances transmettra notamment à l’entreprise d’assurances:

- un extrait d’acte de décès de l’assuré, - un certificat médical établi par le médecin ayant constaté le décès, - une copie de la carte d’identité du (des) bénéficiaire(s).

L’entreprise d’assurances peut toujours demander des documents supplémentaires. Ces documents doivent parvenir le plus rapidement possible à l’entreprise d’assurances. Ils génèrent en effet l’obligation d’information de l’entreprise d’assurances à l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines (article 96 et 97 du Code des droits de succession). - Liquidation en cas de vie (au terme du contrat) Pour le paiement de la valeur du contrat, l’intermédiaire d’assurances transmettra à l’entreprise d’assurances, selon sa demande:

- un certificat de vie de l’assuré, - une copie de la carte d’identité du bénéficiaire, - la quittance signée par le preneur d’assurance et par le bénéficiaire, si ceux-ci sont

deux personnes différentes. En aucun cas, l’entreprise d’assurances ne versera les sommes dues sur le compte bancaire de l’intermédiaire d’assurances, sauf mandat exprès du client.

________________________________________________________

41

ANNEXE 1 - SCHÉMA DE RÉPARTITION DES TÂCHES

PRÉVENTION DU BLANCHIMENT DES CAPITAUX COOPÉRATION ENTRE ASSUREURS ET INTERMÉDIAIRES D’ASSURANCE

42

Etapes/Tâches Identifier et contrôler l'identité

+ mise à jour

Exercer une vigilance constante – Détecter les opérations atypiques Politique d’acceptation des clients

Procédure applicable à tout type d’assurance vie Procédure applicable à tout type d’assurance vie

Tâches de l'intermédiaire Relation en présence du preneur d'assurance (contact face à face)

Avant la souscription du contrat d’assurance vie

• Identifier et vérifier l'identité du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif).

• Prendre copie des documents probants. • Transmettre à l’entreprise d’assurances la proposition

d'assurance ou tout autre formulaire de souscription équivalent ainsi qu’une une copie des documents probants.

• Conserver son dossier d'identification.

• Prêter attention aux clignotants repris à l'Annexe 6. Si un clignotant est détecté, l'intermédiaire procédera en fonction de la catégorie de risque du produit et du clignotant concerné ("refus" ou "enquête complémentaire") : - soit à un refus de l'affaire. Dans ce cas, il informera sans délai

l'entreprise d'assurances si une relation a déjà été nouée, - soit à une enquête complémentaire en remplissant les

questionnaires prévus. L'intermédiaire transmettra les résultats de l'enquête complémentaire tant à l'entreprise d'assurances qu'à son Responsable Anti-blanchiment. Ces derniers examineront individuellement la nécessité d'une déclaration à la CTIF.

• Prêter attention aux indicateurs repris à l’Annexe 6. En présence d’un ou de plusieurs indicateurs : - lorsqu’un indicateur est clairement établi, une déclaration à la

C.T.I.F. doit être faite. L’intermédiaire d’assurances attend ensuite les instructions de cette dernière,

- lorsqu’il y a une incertitude concernant la présence d’un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite en complétant les questionnaires prévus. L'intermédiaire transmettra les résultats de l'enquête complémentaire tant à l'entreprise d'assurances qu'à son Responsable Anti-blanchiment Ces derniers examineront individuellement la nécessité d'une déclaration à la CTIF.

• Si pour un produit à risque sensible un clignotant ou un indicateur a été détecté et qu’après un questionnaire soigneusement complété, des doutes subsistent sur l'origine des fonds, il est recommandé par le secteur de l’assurance de demander une preuve de l’origine des fonds quand la prime initiale versée via l’intermédiaire d’assurances excède 250.000 euro.

• Déclarer, après une enquête éventuelle, les indices et/ou soupçons éventuels à la CTIF. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière.

43 • S’il n’y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l’intermédiaire

d’assurances et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet de la souscription du contrat, si une relation a déjà été établie avec l’entreprise d’assurances.

Au cours de la gestion du

contrat

En ce qui concerne ce que l'intermédiaire connaît du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif).

Si le preneur d'assurance s’adresse à l’intermédiaire d’assurances : • mettre à jour les données d’identification et le profil du client :

- lors de tout événement du contrat, - à chaque nouveau contrat, - ou lorsque cela s'avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères ou lorsqu’on

doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l’opération). • transmettre les documents probants requis à l'entreprise d'assurances et conserver une copie pour son propre compte.

En ce qui concerne les opérations d’assurance

• Surveillance de première ligne /

• Prêter attention aux clignotants repris à l'Annexe 6. Si un clignotant est détecté, l'intermédiaire, en fonction de la catégorie de risque du produit et du clignotant concerné ("refus" ou "enquête complémentaire") : - informera le client qu’il ne peut procéder à l’exécution de sa

demande et que cette dernière a été transmise à l’entreprise d’assurances,

- transmettra parallèlement les questionnaires tant à l’entreprise d’assurances qu’à son Responsable Anti- blanchiment. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la CTIF.

• Prêter attention aux indicateurs repris à l’Annexe 6. En présence d’un ou de plusieurs indicateurs : - lorsqu’un indicateur est clairement établi, une déclaration à la

CTIF doit être faite. L’intermédiaire d’assurances attend ensuite les instructions de cette dernière,

- lorsqu’il y a une incertitude concernant la présence d’un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite en complétant les questionnaires prévus. L’intermédiaire transmet le questionnaire complété tant à l’entreprise d’assurances qu’à son Responsable Anti-blanchiment.Ces derniers analyseront individuellement la nécessité d’une déclaration à la CTIF.

• Déclarer, après une enquête éventuelle, les indices et/ou soupçons éventuels à la CTIF. Si une déclaration à la CTIF a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière.

44 • S’il n’y a pas de déclaration à la CTIF, l’intermédiaire d’assurances

et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet du maintien du contrat.

Préalablement au paiement de

la prestation

En ce qui concerne la personne à qui la prestation est dûe, ainsi que, le cas échéant, ses bénéficiaires effectifs

Si la personne à qui la prestation est dûe s’adresse à l’intermédiaire d’assurances :

• Identifier et, dans la mesure du possible, vérifier l'identité de la personne à qui la prestation est dûe.

• Lorsque la personne à qui la prestation est dûe n'est pas une personne physique, identifier et, dans la mesure du possible, vérifier l'identité de ses bénéficiaires effectifs, conformément à l’Annexe 7.

• Prendre copie des documents probants. • Transmettre les données d'identification et une copie des

documents probants à l'entreprise d'assurances. • Conserver son dossier d'identification

• Prêter attention aux clignotants repris à l'Annexe 6. Peu importe le clignotant concerné (« refus » ou « enquête complémentaire »), l’intermédiaire : - informera la personne à qui la prestation est dûe qu’il ne peut

procéder à l’exécution de sa demande et que cette dernière a été transmise à l’entreprise d’assurances,

- transmettra parallèlement le questionnaire repris à l’Annexe 4 complété tant à l’entreprise d’assurances qu’à son Responsable Anti-blanchiment. Ces derniers analyseront individuellement l’opportunité de faire une déclaration à la CTIF.

• Prêter attention aux indicateurs repris à l’Annexe 6. En présence d’un ou de plusieurs indicateurs : - lorsqu’un indicateur est clairement établi, une déclaration à la

CTIF doit être faite. L’intermédiaire attend ensuite les instructions de cette dernière,

- lorsqu’il y a une incertitude concernant la présence d’un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite en complétant les questionnaires prévus. L’intermédiaire transmet le questionnaire complété tant à l’entreprise d’assurances qu’à son Responsable Anti-blanchiment.Ces derniers analyseront individuellement la nécessité d’une déclaration à la CTIF.

• Déclarer, après une enquête éventuelle, les indices et/ou soupçons éventuels à la CTIF. Si une déclaration à la CTIF a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière.

• S’il n’y a pas de déclaration à la CTIF, l’intermédiaire et l’entreprise d’assurances se concertent au sujet du paiement de la prestation.

Etapes/Tâches Identification et contrôle de l'identité

+ actualisation

Exercice d'une vigilance constante - détection d'opérations atypiques Politique d’acceptation des clients

Procédure applicable à tout type d’assurance vie Procédure applicable à tout type d’assurance vie

45

Tâches de l’assureur Relation indirecte documentée

Avant la souscription du contrat d’assurance vie

Politique d’acceptation des clients

• Vérifier si l'identification et la vérification de l'identité du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif) ainsi que de l'objet et de la nature prévue de la relation d'affaires ont été totalement et correctement exécutées et, au besoin, procéder aux compléments nécessaires, voire à une nouvelle vérification de l'identité, exécutée en collaboration avec l'intermédiaire.

• Conserver son dossier d'identification.

• Vérifier la cohérence entre l’opération et les données sur le profil du preneur d'assurance.

• Prendre une décision quant à l'émission du contrat. • Communiquer à la CTIF des indices et/ou des soupçons éventuels

après une enquête éventuelle, et en informer l'intermédiaire.

En cours de gestion du contrat

En ce qui concerne ce que l'entreprise d'assurances connaît du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif)

Si le preneur d'assurance s’adresse à l’entreprise d'assurances : • Mettre à jour les données d’identification et le profil du client :

- à chaque événement du contrat, - à chaque nouveau contrat, - ou lorsque cela s'avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères ou

lorsqu’on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l’opération).

En ce qui concerne les opérations d’assurance

Surveillance de première ligne

/

• Vérifier la cohérence entre l’opération et les données sur le profil du preneur d'assurance.

• Prendre une décision quant au maintien du contrat. • Déclarer à la CTIF les indices et/ou des soupçons après une enquête

éventuelle et en informer l'intermédiaire.

Surveillance de seconde ligne

/

• Système de surveillance automatisé des opérations d’assurance - évolution du contrat, - cumul de prime.

• l’entreprise d’assurances est attentive aux dépassements des seuils de prime en cours de contrat et au niveau du client.

• Prendre une décision quant au maintien du contrat. • Communiquer à la CTIF des indices et/ou des soupçons après une

enquête éventuelle et en informer l'intermédiaire.

Préala-blement au paiement de la prestation

En ce qui concerne la personne à qui la prestation est dûe ainsi que, le cas échéant, ses bénéficiaires effectifs

Si la personne à qui la prestation est dûe s'adresse à l'entreprise d'assurances : • Identifier et vérifier l'identité de cette personne, • Lorsque le bénéficiaire à qui la prestation est dûe

n'est pas une personne physique, identifier et

• Exercer le devoir de vigilance - détection des opérations atypiques. • Déclarer à la CTIF des indices et/ou des soupçons après une enquête

éventuelle et en informer l'intermédiaire.

46 vérifier l'identité de ses bénéficiaires effectifs et en informer l’intermédiaire.

Si la personne à qui la prestation est dûe s'adresse à l’intermédiaire d'assurances : • Vérifier si l'identification et le contrôle de

l'identité de cette personne et, le cas échéant, de ses bénéficiaires effectifs ont été totalement et correctement opérées et, au besoin, procéder aux compléments nécessaires, voire à contrôler une nouvelle identification effectuée en collaboration avec l'intermédiaire.

47 ANNEXE 2

STRICTEMENT CONFIDENTIEL Document destiné uniquement à usage interne

QUESTIONNAIRE SECTORIEL CONCERNANT LES PERSONNES PHYSIQUES EN VUE DE LA PRÉVENTION DU BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET DU FINANCEMENT DU TERRORISME A compléter entièrement par l'intermédiaire ou, en l'absence de l'intermédiaire (p. ex. en cas de vente directe), par l'assureur ou son représentant lorsque les règles sectorielles le requièrent, notamment :

- en cas de détection d'un indicateur; - en présence d'un ou de plusieurs clignotants; - si lors de la souscription d'un produit à risque sensible il est question d'une personne

politiquement exposée; - dans toute situation où le montant de la prime d'un produit à risque modéré excède 250.000

euros; - dans toute situation où le montant de la prime d'un produit à risque sensible excède 100.000

euros; - dans toute situation où la totalité des primes versées par un client dans des produits à risque

modéré ou sensible excède 250.000 euros.

Prière de noter qu'il est nécessaire de répondre à toutes les questions. INTERMEDIAIRE/ ASSUREUR OU REPRESENTANT ASSUREUR (en l'absence de l'intermédiaire):

Nom/Raison sociale : ............................................................................................ Numéro d'agrément : ...........................................................................................

Nous avons une responsabilité commune de ne pas conclure de contrats avec des personnes ou des organisations susceptibles d'être impliquées dans des activités illégales ou contraires à l'éthique. Nous vous demandons dès lors de compléter le présent questionnaire de manière aussi correcte et complète que possible, sur la base de toutes les informations que vous pouvez obtenir. Ce n'est que de cette façon que la prévention pourra être effective et que nous pourrons ensemble préserver notre réputation. PRENEUR D’ASSURANCE :

Nom/Prénom : Date de naissance : ........................... Lieu de naissance : N° provisoire/définitif du dossier : .........................................................................

MONTANT DE LA PRIME :

48 1. Avez-vous constaté un clignotant et/ou un indicateur, ou soupçonnez-vous l'existence d'un

clignotant et/ou d'un indicateur ? OUI, notamment :

.......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

NON

2. Relation avec le preneur d'assurance 1.1. A quel titre connaissez-vous le preneur d'assurance ?

.......................................................................................................................... 1.2. Depuis quand connaissez-vous le preneur d'assurance ? ...........................................

..........................................................................................................................

3. Profession et statut social du preneur d'assurance 3.1. Si retraité ou sans profession : quelle était la dernière profession exercée par le preneur

d'assurance ? ..........................................................................................................................

3.2. Dans quel secteur exerce-t-il ou exerçait-il cette profession ?

commerce de véhicules d'occasion, intermédiaire dans la vente de téléphones portables, commerce de tabac/cigarettes et d'alcools (à l'exception du commerce classique de librairie), intermédiaire dans le commerce de composants électroniques (informatique, hi-fi, vidéo et

électroménagers), à l'exception du commerce de détail, établissement de jeux de hasard, secteur du diamant et des pierres précieuses (commerçant, producteur, pas joaillier), la production, le commerce ou toute autre activité lié(e) à l'industrie de l'armement, établissements financiers non traditionnels : transport de fonds, etc., achat et vente de biens immobiliers à titre professionnel (pour son propre compte ou pour le

compte de tiers), commerce import/export (trader), commerce d'antiquités et d'objets d'art, commerce de gros dans les produits pétroliers, commerce de chevaux, collecte de fonds à des fins caritatives, la production, le commerce ou toute autre activité lié(e) à l'industrie du sexe, la facilitation de transferts de fonds par le biais d'Internet pour le compte de tiers, transport international, secteur pharmaceutique, autres (à spécifier) : ......................................................................................

3.3. Quel est le statut social du preneur d'assurance ?

salarié dirigeant d'entreprise (spécifiez l'entreprise où le preneur d'assurance est ou était actif) :

................................................................................................................... indépendant (spécifiez la dénomination de l'entreprise) :

................................................................................................................... a cessé de travailler/a pris sa retraite (spécifiez la date) :

................................................................................................................... Autres (précisez): .........................................................................................

49 4. Information financière

4.1. Quelle est l’origine des capitaux utilisés pour payer la prime ?

revenus de l’activité professionnelle normale capitaux provenant d’un précédent placement

à l'étranger ? en Belgique ? Spécifiez le placement : ............................................................................................................. Spécifiez l'institution : ............................................................................................................. Durée du placement précédent : .............................................................................................................

réinvestissement de la prestation d'un plan de pension complémentaire organisme de pension .................................................................................... employeur ................................................................................................... Dernière fonction exercée : ...............................................................................

vente d’un bien immobilier vente d'une entreprise

Dénomination de l'entreprise .......................................................................... Lieu d'établissement de l'entreprise : ..............................................................

vente d’un bien mobilier quel bien: ....................................................................................................

héritage nom du de cujus : ............................................................................................................ . Degré de parenté : .............................................................................................................

donation nom du donateur : ............................................................................................................. degré de parenté : .............................................................................................................

autres (à préciser) : ....................................................................................... .............................................................................................................

4.2. Pourquoi l'opération est-elle proportionnée à la surface financière telle qu'elle vous est

connue ? .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

4.3. Pourquoi estimez-vous que ce n'est pas le cas ? (à compléter uniquement si vous n'avez pas répondu à la question 3.2) ..........................................................................................................................

.......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

4.4. Si le preneur d'assurance a effectué par votre intermédiaire une opération similaire au cours

des 12 derniers mois, spécifiez ci-après cette opération : ........................................................................................................................ ..

4.5. De quelle(s) manière(s) le preneur d’assurance paie-t-il la prime ?

en débitant son propre compte en banque institution bancaire : ................................................................................................................... pays du compte bancaire : ...................................................................................................................

en débitant le compte en banque d’un tiers nom de ce tiers : ................................................................................................................... degré de parenté : ................................................................................................................... S'il s'agit d'un bureau de change, spécifiez la dénomination et l'adresse : ...................................................................................................................

50 chèque émis par le souscripteur chèque certifié d’une banque

quelle banque : ...................................................................................................................

chèque certifié d’un notaire autres modes ou valeurs (à préciser) :

................................................................................................................... tentative de paiement en espèces

5. Renseignements sur des tiers éventuels 5.1. Pour le compte de qui le preneur d'assurance agit-il ?

Pour son propre compte Pour le compte de :

..................................................................................................................... .....................................................................................................................

5.2. Si d'application : quel est le lien entre ce tiers et le preneur d’assurance ?

............................................................................................................................ ............................................................................................................................

5.3. Si d'application : quels étaient les motifs du preneur d’assurance pour agir pour le compte de

ce tiers ? ............................................................................................................................ ............................................................................................................................

6. La prime versée fait-elle partie d'un ensemble plus vaste d'opérations d'investissement (p. ex. souscription de plusieurs assurances sur la vie) ? OUI, il s'agit des investissements suivants :

............................................................................................................................ ............................................................................................................................

NON

7. Autres remarques, questions ou précisions ? .................................................................................................................................. ..................................................................................................................................

Annexes Avez-vous joint des annexes à la présente déclaration ? Dans l'affirmative, lesquelles ? ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Le (la) soussigné (e), ..........................., déclare sur l'honneur qu'il/elle a correctement complété le questionnaire sur la base de tous les éléments qu'il/elle a pu obtenir du preneur d'assurance. Date : ……. / ……… / 20…. Signature de l'intermédiaire (ou, en cas de vente directe, de l'assureur ou du représentant de l'assureur) :

51 ANNEXE 3

STRICTEMENT CONFIDENTIEL Document destiné uniquement à usage interne

QUESTIONNAIRE SECTORIEL CONCERNANT LES PERSONNES MORALES ET LES STRUCTURES JURIDIQUES SANS PERSONNALITÉ JURIDIQUE EN VUE DE LA PRÉVENTION DU BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET DU FINANCEMENT DU TERRORISME A compléter entièrement par l'intermédiaire ou, en l'absence de l'intermédiaire (p. ex. en cas de vente directe), par l'assureur ou son représentant lorsque les règles sectorielles le requièrent, notamment :

- en cas de détection d'un indicateur; - en fonction de la présence d'un ou de plusieurs clignotants; - si lors de la souscription d'un produit sensible il est question d'une personne politiquement

exposée; - dans toute situation où le montant de la prime d'un produit à risque modéré excède 250.000

euros; - dans toute situation où le montant de la prime d'un produit à risque sensible excède 100.000

euros; - dans toute situation où la totalité des primes versées par un client dans des produits à risque

modéré ou sensible excède 250.000 euros. Prière de noter qu'il est nécessaire de répondre à toutes les questions.

INTERMEDIAIRE/ ASSUREUR OU REPRESENTANT ASSUREUR (en l'absence de l'intermédiaire) :

Nom/Raison sociale : ......................... Numéro d'agrément : .................................. Nous avons une responsabilité commune de ne pas conclure de contrats avec des personnes ou des organisations susceptibles d'être impliquées dans des activités illégales ou contraires à l'éthique. Nous vous demandons dès lors de remplir le présent questionnaire de manière aussi correcte et complète que possible, sur la base de toutes les informations que vous pouvez obtenir. Ce n'est que de cette façon que la prévention pourra être effective et que nous pourrons ensemble préserver notre réputation. ENTREPRISE :

Dénomination : ....................................................................................................... N° provisoire/définitif du dossier : ............................................................................. Numéro d’entreprise : ..............................................................................................

MONTANT DE LA PRIME :

52 1. Avez-vous constaté un clignotant et/ou un indicateur, ou soupçonnez-vous l'existence

d'un clignotant et/ou d'un indicateur ? OUI, notamment :

................................................................................................................................ ................................................................................................................................

NON

2.

Relation avec le preneur d'assurance 2.1. A quel titre connaissez-vous le preneur d'assurance ?

................................................................................................................................

2.2. Depuis quand connaissez-vous le preneur d'assurance ? ................................................................................................................................

3.

Secteur d'activité 3.1. Dans quel secteur le preneur d'assurance est-il actif ?

commerce de véhicules d'occasion, intermédiaire dans la vente de téléphones portables, commerce de tabac/cigarettes et d'alcools (à l'exception du commerce classique de

librairie), intermédiaire dans le commerce de composants électroniques (informatique, hi-fi, vidéo et

électroménagers), à l'exception du commerce de détail, établissement de jeux de hasard, secteur du diamant et des pierres précieuses (commerçant, producteur, pas joaillier), la production, le commerce ou toute autre activité lié(e) à l'industrie de l'armement, établissements financiers non traditionnels : transport de fonds, etc., achat et vente de biens immobiliers à titre professionnel (pour son propre compte ou pour

le compte de tiers), commerce import/export (trader), commerce d'antiquités et d'objets d'art, commerce de gros dans les produits pétroliers, commerce de chevaux, collecte de fonds à des fins caritatives, la production, le commerce ou toute autre activité lié(e) à l'industrie du sexe, la facilitation de transferts de fonds par le biais d'Internet pour le compte de tiers, transport international, secteur pharmaceutique, autres (à spécifier) : ................................................................................................................................

3.2. quelles activités le preneur d'assurance exerce-t-il ?

................................................................................................................................ ................................................................................................................................

4.

Information financière 4.1. Quelle est l'origine des capitaux utilisés pour payer la prime ? revenus des activités commerciales capitaux provenant d’un placement précédent

D’origine belge D’origine étrangère Spécifiez le placement : ................................................................................................................................ Spécifiez l'institution : ................................................................................................................................ Durée du placement précédent : ................................................................................................................................

vente d’un bien immobilier vente d'une entreprise

Dénomination de l'entreprise :

53 ................................................................................................................................ Lieu d'établissement de l'entreprise : ................................................................................................................................

autres (à préciser) : .................................................................................................. 4.2. L’opération est-elle proportionnée à la surface financière telle qu’elle vous est connue ? OUI .......................................................................................................................... NON, précisez-en la raison ..........................................................................................

................................................................................................................................ 4.3. Est-ce la première fois que l’entreprise effectue une telle opération ? Dans la NEGATIVE, quelles sont les opérations du même type que l’entreprise a déjà effectuées ? ..............................................................................................................

................................................................................................................................ 4.4. De quelle(s) manière(s) la prime est-elle payée ?

en débitant son propre compte en banque institution bancaire : ........................................................................................... pays du compte bancaire : .........................................................................................................................

en débitant le compte en banque d’un tiers nom de ce tiers : . ......................................................................................................................... degré de parenté : .........................................................................................................................

S'il s'agit d'un bureau de change, spécifiez la dénomination et l'adresse : .........................................................................................................................

chèque émis par le souscripteur chèque certifié d’une banque

quelle banque : .........................................................................................................................

chèque certifié d’un notaire autres modes ou valeurs (à préciser) :

......................................................................................................................... tentative de paiement en espèces

5. Renseignements sur des tiers éventuels

5.1. Pour le compte de qui le preneur d'assurance agit-il ?

Pour son propre compte Pour le compte de : .............................................................................................

5.2. Si d'application : quel est le lien entre ce tiers et le preneur d’assurance ?

................................................................................................................................ 5.3. Si d'application : quels étaient les motifs du preneur d’assurance pour agir pour le compte de

ce tiers ? ................................................................................................................................

6. La prime versée fait-elle partie d'un ensemble plus vaste d'opérations d'investissement

(p. ex. souscription de plusieurs assurances sur la vie) ? OUI, il s'agit des investissements suivants :

................................................................................................................................ ................................................................................................................................

NON

7. Autres remarques, questions ou précisions ? ....................................................................................................................................... .......................................................................................................................................

54 Annexes Avez-vous joint des annexes à la présente déclaration ? Dans l'affirmative, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Le (la) soussigné (e), ..........................., déclare sur l'honneur qu'il/elle a correctement complété le questionnaire sur la base de toutes les informations qu'il/elle a pu obtenir du preneur d'assurance. Date : ……. / ……… / 20…. Signature de l'intermédiaire (ou, en cas de vente directe, de l'assureur ou du représentant de l'assureur) :

55 ANNEXE 4

STRICTEMENT CONFIDENTIEL Document destiné uniquement à usage interne

QUESTIONNAIRE SECTORIEL LORS DE LA PRESTATION EN VUE DE LA PRÉVENTION DU BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET DU FINANCEMENT DU TERRORISME, QUEL QUE SOIT LE MOMENT DE LA PRESTATION (RACHAT, TERME DU CONTRAT)

A compléter entièrement par l'intermédiaire ou, en l'absence de l'intermédiaire (p. ex. en cas de vente directe), par l'assureur ou son représentant lorsque les règles sectorielles le requièrent, notamment : - en cas de détection d'un indicateur; - en fonction de la présence d'un ou de plusieurs clignotants; - si lors de la prestation d'un produit sensible il est question d'une personne politiquement exposée.

Prière de noter qu'il est nécessaire de répondre à toutes les questions. INTERMEDIAIRE/ ASSUREUR OU REPRESENTANT ASSUREUR (en l'absence de l'intermédiaire) :

Nom/Raison sociale : ......................... Numéro d'agrément : .................................. Nous avons une responsabilité commune de ne pas conclure de contrats avec des personnes ou des organisations susceptibles d'être impliquées dans des activités illégales ou contraires à l'éthique. Nous vous demandons dès lors de remplir le présent questionnaire de manière aussi correcte et complète que possible, sur la base de toutes les informations que vous pouvez obtenir. Ce n'est que de cette façon que la prévention pourra être effective et que nous pourrons ensemble préserver notre réputation. BENEFICIAIRE :

Nom/Prénom : ........................................................................................................ N° provisoire/définitif du dossier : ............................................................................. Numéro d’entreprise : ..............................................................................................

1. Avez-vous constaté un clignotant et/ou un indicateur, ou soupçonnez-vous l'existence

d'un clignotant et/ou d'un indicateur ? OUI, notamment :

................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

NON

2. Profession et statut social du bénéficiaire 2.1. Quelle profession le bénéficiaire exerce-t-il ?

................................................................................................................................ 2.2. Si le bénéficiaire n'est pas une personne physique : quelles activités le bénéficiaire

exerce-t-il ? ................................................................................................................................

2.3. Si retraité ou sans profession : quelle était la dernière profession exercée par le bénéficiaire ? ................................................................................................................................

2.4. Dans quel secteur exerce-t-il ou exerçait-il cette profession, ou si le bénéficiaire n'est pas une personne physique : dans quel secteur le bénéficiaire exerce-t-il ou exerçait-il ses activités ?

56 commerce de véhicules d'occasion, intermédiaire dans la vente de téléphones portables, commerce de tabac/cigarettes et d'alcools (à l'exception du commerce classique de

librairie), intermédiaire dans le commerce de composants électroniques (informatique, hi-fi, vidéo

et électroménagers), à l'exception du commerce de détail, établissement de jeux de hasard, secteur du diamant et des pierres précieuses (commerçant, producteur, pas joaillier), la production, le commerce ou toute autre activité lié(e) à l'industrie de l'armement, établissements financiers non traditionnels : transport de fonds, etc., achat et vente de biens immobiliers à titre professionnel (pour son propre compte ou pour

le compte de tiers), commerce import/export (trader), commerce d'antiquités et d'objets d'art, commerce de gros dans les produits pétroliers, commerce de chevaux, collecte de fonds à des fins caritatives, la production, le commerce ou toute autre activité lié(e) à l'industrie du sexe, la facilitation de transferts de fonds par le biais d'Internet pour le compte de tiers, transport international, secteur pharmaceutique, autres (à spécifier) :

...........................................................................................................................

2.5. Si le bénéficiaire est une personne physique : quel est le statut social du bénéficiaire ? salarié dirigeant d'entreprise (spécifiez l'entreprise où le preneur d'assurance est ou était actif) :

........................................................................................................................... indépendant (spécifiez la dénomination de l'entreprise) :

........................................................................................................................... a cessé de travailler/a pris sa retraite (spécifiez la date) :

........................................................................................................................... Autres (précisez): .................................................................................................

3. Informations générales sur le bénéficiaire

3.1. Le bénéficiaire insiste-t-il pour un règlement accéléré de la prestation ?

Oui

Non

3.2. Comment le bénéficiaire souhaite-t-il recevoir le paiement ? Compte bancaire en Belgique Compte bancaire à l'étranger :

Institution bancaire : ............................................................................................. pays du compte bancaire: ......................................................................................

Autres: .................................................................................................................

3.3. Si d'application : pourquoi le bénéficiaire procède-t-il au rachat ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

3.4. Si d'application : pourquoi une personne autre que le bénéficiaire qui avait été désigné dans

le contrat se présente-t-elle ? ................................................................................................................................

3.5. Si d'application : quel est le lien entre le bénéficiaire et le preneur d’assurance ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

4. Renseignements sur des tiers éventuels

4.1. Pour le compte de qui le bénéficiaire agit-il ? Pour son propre compte Pour le compte de :

...........................................................................................................................

57 4.2. Si d'application : quel est le lien entre ce tiers et le bénéficiaire ?

................................................................................................................................ ................................................................................................................................

4.3. Si d'application : quels étaient les motifs du bénéficiaire pour agir pour le compte de ce

tiers ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

5. Autres remarques, questions ou précisions ? ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

Annexes Avez-vous joint des annexes à la présente déclaration ? Dans l'affirmative, lesquelles ? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................

Le (la) soussigné (e), ..........................., déclare sur l'honneur qu'il/elle a correctement complété le questionnaire sur la base de toutes les informations qu'il/elle a pu obtenir du preneur d'assurance. Date : ……. / ……… / 20…. Signature de l'intermédiare (ou, en cas de vente directe, de l'assureur ou du représentant de l'assureur) :

58 ANNEXE 5

EXEMPLES DE QUESTIONS CONCERNANT LA DÉTECTION DE PERSONNES POLITIQUEMENT EXPOSÉES (Ce questionnaire peut être joint à une proposition d'assurance-vie ou repris dans celle-ci pour les produits à risque sensible). Question 1 : Exercez-vous ou avez-vous exercé au cours des 12 derniers mois un mandat politique ou une fonction publique sur le plan régional, national ou international ?28 Si oui, précisez l'intitulé exact du mandat ou de la fonction : Description et rôle du mandat/ de la fonction : Pays dans lequel le mandat/la fonction est ou a été exercé(e) : Date d'entrée en fonction : Date de sortie de fonction : Question 2 : Vos parents, un ou plusieurs de vos enfant(s), votre conjoint ou partenaire, ou une ou des personnes étroitement associées 29 exercent-ils ou ont-ils exercé un mandat politique ou une fonction publique sur le plan régional, national ou international ? Si oui, précisez les nom, prénom et adresse du titulaire et l'intitulé exact du mandat ou de la fonction : Description et rôle du mandat/ de la fonction : Pays dans lequel le mandat/la fonction est ou a été exercé(e) : Date d'entrée en fonction : Date de sortie de fonction :

28 L'article 12, § 3, alinéa 3 de la Loi énumère les fonctions concernées, à savoir :

1° les chefs d'Etat, les chefs de gouvernement, les ministres, ministres délégués et secrétaires d'Etat; 2° les parlementaires; 3° les membres des cours suprêmes, des cours constitutionnelles ou d'autres hautes juridictions dont les décisions ne sont habituellement pas susceptibles de recours; 4° les membres des cours des comptes et de la direction des banques centrales; 5° les ambassadeurs, chargés d'affaires et officiers supérieurs des forces armées; 6° les membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance des entreprises publiques.

29 L'article 12, § 3, alinéa 5 de la Loi définit une personne étroitement associée comme suit : 1° toute personne physique connue pour être, conjointement avec une personne politiquement exposée, le bénéficiaire effectif d'une entité juridique ou d'une construction juridique ou pour entretenir toute autre relation d'affaires étroite avec une telle personne; 2° toute personne physique qui est le seul bénéficiaire effectif d'une personne morale ou d'une construction juridique connue pour avoir été, de facto, créée au profit d'une personne politiquement exposée.

59 Question 3 : Dans l'hypothèse ou le preneur d'assurance ou le bénéficiaire est une entreprise familiale ou une société patrimoniale ou de management, y a-t-il parmi les actionnaires, les dirigeants actifs ou non actifs de celle-ci une personne qui exerce ou a exercé un mandat politique ou une fonction publique au niveau régional, national ou international ? Si oui, précisez les nom, prénom et adresse du titulaire et l'intitulé exact du mandat ou de la fonction : Description et rôle du mandat/ de la fonction : Pays dans lequel le mandat/la fonction est ou a été exercé(e) : Date d'entrée en fonction : Date de sortie de fonction : Lien avec l’entreprise :

ANNEXE 6

TABLEAU DES CLIGNOTANTS ET DES INDICATEURS

1. TABLEAU DES CLIGNOTANTS Le présent tableau des clignotants est donné à titre exemplatif et n’est pas exhaustif. Il peut être complété par d’autres critères de risque qui tiennent pleinement compte des caractéristiques de l’entreprise concernée. Le tableau a pour objectif de susciter la vigilance de l’intermédiaire d’assurances et de l’entreprise d’assurances. Les clignotants en italique ne s’appliquent pas dans le chef de la personne à qui la prestation est due.

31 Il s'agit de la catégorie résiduelle de produits.

PRODUITS A RISQUE FAIBLE PRODUITS A RISQUE MODERE PRODUITS A RISQUE SENSIBLE

− les contrats d'assurance-vie à prime annuelle ≤ 1.000 euros ou à prime unique ≤ 2.500 euros;

− toutes les assurances du 2e pilier pour travailleurs salariés, notamment les assurances

de groupe pour travailleurs salariés,

l'engagement de pension individuel pour

travailleurs salariés, la poursuite à titre individuel

pour travailleurs salariés, la pension libre

complémentaire sociale pour prestataires de

soins salariés et les contrats INAMI pour

prestataires de soins salariés;

− certaines assurances du 2e pilier pour

indépendants, notamment la pension libre

complémentaire pour indépendants (PLCI), la

PLCI sociale et les contrats INAMI pour

prestataires de soins indépendants,

− les assurances de groupe pour

indépendants;

− les engagements de pension individuels

pour indépendants;

− les assurances dirigeant d'entreprise;

− les contrats d'assurance-vie individuels

assortis d'une garantie complémentaire en

cas de décès de plus de 130 % des primes

versées, à condition qu'ils ne soient pas

repris dans la liste des produits à risque

faible;

− toute autre assurance sur la vie non reprise

dans la liste des produits à risque faible ou

dans la liste des produits à risque

sensible.31

− tous les produits flexibles non fiscalisés des

branches 21, 23 et 26 à prime unique ou à

versements libres;

- tous les produits classiques non fiscalisés de

la branche 21 financés au moyen d'une prime

unique et payés en capital.

30 30 Par contrats d'assurance-vie classiques, il faut entendre les contrats dans lesquels tant le paiement de la prime que la garantie de taux sont fixés dès la souscription du contrat

jusqu'au terme de celui-ci (aussi bien pour le preneur d'assurance que l'assureur). Ne font certainement pas partie de ces produits : les assurances de la branche 23 et les assurances "Universal Life". Relèvent néanmoins de ces produits : les assurances décès temporaires, l'assurance mixte, CDAR, CDSR, ...

à l'exception des assurances de groupe pour

indépendants, des engagements de pension

individuels pour indépendants et des assurances

dirigeant d'entreprise.

− toutes les assurances du 3e pilier dont la prime

bénéficie d'un avantage fiscal, à savoir les

contrats d'épargne-pension et les contrats

d'épargne à long terme;

− tous les autres contrats d'assurance-vie dont la

prime bénéficie d'un avantage fiscal, à condition

qu'ils ne soient pas mentionnés sous "risque

modéré";

− les contrats d'assurance-vie30, autres que les

assurances de solde restant dû, adjoints ou

annexés à un prêt hypothécaire au nom du

preneur d'assurance et financés au moyen d'une

prime périodique;

.

POLITIQUE D’ACCEPTATION DES CLIENTS : REFUS

- les personnes suspectées d’activités terroristes ou de collaboration à celles-ci (la détection de ce clignotant sera en principe faite à l’aide du système informatique de

l’entreprise d’assurances),

- les personnes tombant sous les mesures d’embargo des Nations Unies et/ou de l’Union européenne (la détection de ce clignotant sera en principe faite à l’aide du

système informatique de l’entreprise d’assurances),

- les personnes enregistrées, établies ou ayant leur domicile dans un pays ou une région qualifié(e) par le Groupe d’action financière (www.fatf-gafi.org) contre le

blanchiment de capitaux comme pays ou région ne coopérant pas à la lutte contre le blanchiment de capitaux,

- les personnes enregistrées, établies ou ayant leur domicile dans un pays ou une région dont la législation est jugée insuffisante par les autorités belges ou dont on

considère que les pratiques constituent, selon les autorités belges, une entrave à la lutte contre le blanchiment de capitaux.

POLITIQUE D’ACCEPTATION DES CLIENTS : ENQUETE COMPLEMENTAIRE

- les personnes qui ont déjà fait l’objet d’une déclaration de connaissance, de soupçon ou d’indice de blanchiment ou de financement du terrorisme à la C.T.I.F. par le

même intermédiaire d’assurances,

- les personnes dont le document probant d’identification présente des « éléments suspects » (photo décollée, document pas entièrement plastifié, périmé…),

- les nouveaux clients qui nouent une relation d’affaires à « distance ».

- les personnes enregistrées, établies ou ayant leur domicile dans un pays situé en dehors de l’Union

Européenne,

- certaines structures sans personnalité juridique,

- les personnes physiques dont le domicile est situé à plus de 50 kilomètres du lieu d’établissement de

l’intermédiaire d’assurances, sauf justification particulière,

- les personnes dont le dossier fait apparaître que l’intermédiaire ou l’entreprise d’assurances est entré(e) en

contact avec ces personnes « dans des circonstances suspectes »,

- la prime initiale versée via l’intermédiaire d’assurances par le client excède 100.000 euros ( à évaluer au

VIGILANCE CONSTANTE : REFUS

- les opérations effectuées par des personnes agissant au nom et pour le compte du client ou du bénéficiaire, à l’exception des opérations faites par les représentants

légaux, les mandataires de justice, les personnes assujetties aux dispositions de la loi et les personnes qui ont un lien familial ou socio-économique avec ce client ou

bénéficiaire,

- les opérations effectuées par des clients ou des bénéficiaires qui sont « accompagnés et contrôlés »,

- les affaires insuffisamment clarifiées (impossibilité à identifier le preneur d’assurance ou le bénéficiaire ou impossibilité à exercer le devoir de vigilance à l’égard de ces

personnes),

- le client ou le bénéficiaire refuse de répondre à des questions complémentaires,

- le (la tentative de) paiement au comptant (sauf en cas d’épargne-pension),

- le paiement par le biais d’une banque d’un non-membre du GAFI (www.fatf-gafi.org) qui est considéré comme un pays ou une région non coopératif(ve),

- les opérations pour lesquelles le client ne peut pas expliquer l’origine de l’argent (en combinaison avec un autre clignotant),

- les opérations qui présentent une incohérence.

VIGILANCE CONSTANTE : ENQUETE COMPLEMENTAIRE

- modifications inhabituelles du contrat (p. ex. la durée initiale du contrat est raccourcie sans raison fondée, rachat partiel important peu après la souscription, demande

d’une avance importante peu après la souscription, remplacement « inexplicable » du preneur d’assurance, modification du bénéficiaire au cours des 5 dernières

années du contrat, suppression d’une couverture de risque peu après la souscription).

- les opérations pour lesquelles le client ou le bénéficiaire demande un règlement accéléré (à moins que celui-

ci ne se justifie de manière objective),

- une assurance ne présentant pas d’intérêt réel pour le client,

- le client manifeste un intérêt (anormal) pour un rachat anticipé non planifié et la valeur de rachat

correspondante,

moment de la conclusion du contrat - produit à risque sensible) ou 250.000 euros ( à évaluer au moment de la

conclusion du contrat - produit à risque spécifique)

- les personnes ne renseignant pas de domicile fixe,

- les personnes considérées comme « politiquement

exposées ».

- le client opte pour une tarification inhabituelle ou défavorable,

- le client demande à l’entreprise d’assurances une attestation de placement des fonds, à l’exception des

attestations fiscales,

- le paiement est effectué via un compte dont le titulaire ne correspond pas au preneur d’assurance (sauf si

procuration),

- le paiement est effectué en débitant un compte d’un bureau de change,

- le paiement est effectué via un compte transit ne reprenant pas le nom du titulaire,

- le paiement est effectué par le biais d’une banque d’un non-membre du GAFI (www.fatf-gafi.org) qui n’est pas

considéré comme un pays ou une région non coopératif(ve),

- souscription rapprochée dans le temps de plusieurs contrats d’assurance,

- absence de lien familial ou socio-économique entre le preneur d’assurance et le bénéficiaire,

- les paiements des primes conduisent à un dépassement de la règle des 80 %,

- le paiement de la prestation est demandé sur un compte en dehors de l’Union Européenne,

- montant très élevé de la prestation,

- la reprise a lieu moyennant une pénalité de rachat considérable (sauf si réinvestissement auprès du même

assureur ou groupe),

- la reprise a lieu peu de temps après la souscription du contrat,

- l’identification du bénéficiaire se fait « à distance »,

- absence de lien stable et compatible entre la durée prévue de séjour en Belgique et la durée du contrat

d’assuranceVie

- la prime payée par le client excède 100.000 euros ( à évaluer au moment de la conclusion du contrat - produit

à risque sensible) ou 250.000 euros ( à évaluer au moment de la conclusion du contrat - produit à risque

spécifique) .

- les opérations effectuées par des clients existants

qui passent à une « relation d’affaires » à distance,

- le paiement est effectué via un compte d’un

intermédiaire d’assurances.

2. TABLEAU DES INDICATEURS

Sous « indicateurs » sont visés les soupçons qu'un fait ou une opération est susceptible d'être lié au blanchiment de capitaux provenant de la fraude fiscale grave et organisée qui met en oeuvre des mécanismes complexes ou qui use de procédés à dimension internationale et les indicateurs suivants déterminés par l’Arrêté Royal du 3 juillet 2007 : 1° l'utilisation de sociétés écrans, créées ou rachetées, ayant leur siège social dans un paradis fiscal ou un territoire offshore ou à l'adresse privée d'un des intermédiaires ou effectuant une opération atypique par rapport à l'objet social, ou ayant un objet social incertain ou incohérent; 2° le recours à des sociétés dans lesquelles sont intervenus, peu de temps avant l'exécution des opérations financières suspectes, divers changements statutaires tels que la désignation d'un nouveau gérant, la modification de la dénomination sociale, l'extension ou la modification de l'objet social ou le déplacement du siège social; 3° le recours à l'interposition de personnes (hommes de pailles) intervenant pour le compte de sociétés impliquées dans des opérations financières; 4° l'exécution d'opérations financières atypiques pour l'exercice habituel des activités de l'entreprise ou suspectes dans des secteurs à forte concurrence ou sensibles aux fraudes à la T.V.A. de type carrousels comme par exemple les secteurs du matériel informatique, des voitures, de la téléphonie (GSM), des produits pétroliers, du textile, de la hi-fi, vidéo et électronique; 5° l'explosion du chiffre d'affaires, sur une courte période, manifestée sur le(s) compte(s) bancaire(s) nouvellement ouvert(s) et jusque-là peu actif(s) ou inactif(s), par une augmentation exponentielle du nombre et du volume des opérations; 6° la constatation d'anomalies dans les factures présentées comme justification aux opérations financières, telles l'absence de numéro de T.V.A., de compte financier, de numéro de facture, d'adresse ou de dates ou lorsque ces données ne peuvent pas être fournies; 7° le recours à des comptes de passage et la succession de multiples transactions, comprenant éventuellement des retraits même relativement limités en espèces (prélèvement de commission), dont le montant total est important, alors que les soldes sur compte sont souvent proches du zéro; 8° l'utilisation de comptes intermédiaires ou de comptes de titulaires de professions non financières comme compte de passage rendant difficile l'identification des véritables ayants droit économiques ainsi que celles des liens entre l'origine et la destination des fonds. Cette utilisation peut également se caractériser par le recours à des structures sociétaires complexes et à des montages juridiques et financiers rendant peu transparent les mécanismes de gestion et d'administration;

9° la dimension internationale des opérations financières rendant difficile la compréhension des justifications économiques et financières à la base des opérations financières, celles-ci se limitant alors le plus souvent à des transits purs et simples de fonds venant de l'étranger et y repartant; 10° le refus du client ou son impossibilité de produire des pièces justificatives quant à la provenance des fonds reçus ou quant aux motifs avancés des paiements; 11° l'organisation de l'insolvabilité par la vente rapide d'actifs à des personnes physiques ou morales liées ou à des conditions qui ne sont pas conformes à celles du marché; 12° le recours à des prêts back to back qui consistent à transférer des fonds dans un pays étranger pour solliciter un crédit auprès d'un établissement bancaire de ce pays en proposant lesdits fonds en garantie de manière à pouvoir ensuite rapatrier les fonds prêtés dans le pays d'origine, ce qui permet d'achever le processus puisque dans les faits, la société se prête à elle-même; 13° le paiement de commissions à des sociétés étrangères sans activités commerciales, ainsi que le versement ou le virement vers la Belgique en provenance de telles sociétés.

ANNEXE 7 DECLARATION DU (DES) BENEFICIAIRE(S) EFFECTIF(S) La loi du 11 janvier 1993, modifiée par la loi du 18 janvier 2010 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, impose au secteur de l'assurance d'identifier le(s) bénéficiaire(s) effectif(s). Les bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques "pour le compte ou au bénéfice de laquelle une opération est effectuée ou une relation d'affaires est nouée ou qui possèdent ou contrôlent effectivement le preneur d'assurance ou le bénéficiaire contractuel". De plus amples informations peuvent être retrouvées au bas du présent document. Le(s) soussigné(s) (1) Nom et prénom Qualité (2) Signature

agissant comme représentant(s) statutaire(s) de dénomination Adresse du siège social Numéro d’entreprise

déclare(nt) conformément à l'article 8, § 3 de la loi susmentionnée que le .. / .. /20.. (date), l'entreprise est/n'est pas cotée (biffer la mention inutile) et, si l'entreprise n'est pas cotée, que le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) de l'entreprise sont la (les) personne(s) physique(s) suivante(s) : Nom et prénom (1) Date de

naissance Lieu de naissance Adresse du domicile

(rue, numéro de la maison, commune, éventuellement pays)

Profession

Nationalité N° preuve d'identité

Qualité bénéficiaire effectif (3)

Nom et prénom (1) Date de

naissance Lieu de naissance Adresse du domicile

(rue, numéro de la maison, commune, éventuellement pays)

Profession

Nationalité N° preuve d'identité

Qualité bénéficiaire effectif (3)

Le preneur d'assurance ou le bénéficiaire contractuel s'engage irrévocablement à informer, par écrit et immédiatement, l'assureur ou l'intermédiaire de toute modification apportée à cette liste de bénéficiaire(s) effectif(s) et à fournir à l'assureur ou à l'intermédiaire une copie des preuves d'identité du (des) nouveau(x) bénéficiaire(s) effectif(s). (1) Si l'assureur ou l’intermédiaire ne dispose pas encore de tels documents : joignez une copie recto verso de la carte d'identité ou de toute autre preuve d'identité si la personne est de nationalité autre que belge. (2) Précisez la fonction exacte des personnes habilitées à représenter les personnes non physiques (administrateur, président, gérant, ...). (3) Précisez la qualité du bénéficiaire effectif (actionnaire, administrateur, ...).

ANNEXE À LA DÉCLARATION BÉNÉFICIAIRES(S) EFFECTIF(S) Pourquoi faut-il disposer de ces informations ? La loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme oblige à identifier les bénéficiaires effectifs. Lors de la dernière modification de loi en 2010, il a en outre été stipulé que l'entreprise qui est une société, une personne morale ou une construction juridique est tenue légalement de communiquer l'identité de ses bénéficiaires effectifs, et ce tant au moment de l'établissement de la relation d'affaires que sur demande ultérieure (dans le cadre de la mise à jour de cette information).32 Qui faut-il identifier ? Seules des personnes physiques peuvent être considérées comme bénéficiaires effectifs. Il s'agit des personnes physiques qui, directement ou indirectement, possèdent ou contrôlent effectivement la personne morale, la société ou la construction juridique, et des personnes au profit desquelles des opérations sont réalisées. Pour une société cotée : - à cet égard, aucune déclaration n'est nécessaire. Pour une société non cotée, la personne ou les personnes relevant au moins de l'une des catégories suivantes : - la ou les personne(s) physique(s) qui possède (possèdent) plus de 25 % des actions ou du patrimoine de la société dotée de la

personnalité juridique, - la ou les personne(s) physique(s) qui exerce (exercent) un mandat au sein de l'organe d'administration de la société et qui

influence (influencent) en tant que telle(s) sa gestion; Pour une asbl, la personne ou les personnes relevant au moins de l'une des catégories suivantes : - la ou les personne(s) physique(s) qui possède (possèdent) plus de 25 % du patrimoine de l'asbl, - la ou les personne(s) physique(s) qui exerce (exercent) un mandat au sein de l'organe d'administration de l'asbl et qui influence

(influencent) en tant que telle(s) sa gestion. Pour les autorités et les services publics : - à cet égard, aucune déclaration n'est nécessaire. Pour une association de fait, une fondation, un trust, une fiducie, une société civile et toute autre construction juridique sans personnalité juridique, la ou les personne(s) relevant au moins de l'une des catégories suivantes :

32 Cf. art. 8, § 3 de la loi coordonnée du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du

financement du terrorisme.

- la ou les personne(s) physique(s) qui exerce (exercent) un mandat au sein de l'organe d'administration de la construction juridique et qui influence (influencent) en tant que telle(s) sa gestion.

- le bénéficiaire de la construction juridique.

Quelles informations sont à communiquer ? Les informations à communiquer sont celles nécessaires afin de pouvoir identifier correctement le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) et vérifier son/leur identité. C'est pourquoi, il est demandé de remplir complètement et correctement le formulaire ci-dessus. Attention, il peut y avoir plusieurs bénéficiaires effectifs par contrat. Quand les informations doivent-elles être communiquées ? Les informations relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) d'un preneur d'assurance doivent être communiquées au plus tard avant la conclusion de l'assurance sur la vie. Les informations relatives au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) en cas de rachat, d'octroi d'une avance ou de prestation au terme doivent être transmises avant que la prestation n'ait effectivement lieu.