Code d’éthique et de déontologie · nature financière, commerciale, professionnelle ou...

Code d’éthique et de déontologie

À l’intention des membres du conseil d’administration

Adopté par le conseil d’administration Le 8 février 2017

Résolution n° CA-516-17-04

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PRÉAMBULE

Mission La Régie de l’assurance maladie du Québec (« la Régie ») administre les régimes publics d’assurance maladie et d’assurance médicaments ainsi qu’un ensemble de programmes complémentaires. Elle informe la population, gère l’admissibilité des personnes, rémunère les professionnels de la santé et assure une circulation sécuritaire de l’information.

Conseil d’administration En raison de la mission de la Régie et des grands enjeux en matière de santé auxquels elle est directement associée, les membres du conseil d’administration sont nommés après consultation d’organismes représentatifs du milieu des affaires, du travail, des usagers des services de santé et des ordres professionnels du domaine de la santé. Des quinze membres qui le composent, au moins huit, dont le président, doivent, de l’avis du gouvernement, se qualifier comme administrateurs indépendants.

Dans l’exercice de leurs responsabilités, les administrateurs doivent agir en respectant les principes d’éthique et de bonne gouvernance, soit l’efficacité, la transparence et l’imputabilité. Leur conduite doit être conforme aux règles de déontologie qui leur sont applicables et s’inspirer des valeurs du conseil d’administration, en vue d’assurer le maintien d’une culture éthique forte et ainsi préserver le lien de confiance avec les citoyens.

Au regard des obligations qui leur sont dévolues, la conduite des administrateurs doit ainsi témoigner de leur indépendance d’esprit, laquelle se traduit, entre autres, par leur responsabilité respective d’exercer leur jugement en faveur de la mission de l’organisation.

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TABLE DES MATIÈRES

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................. 4 1.1 Objet ..................................................................................................................................................................................... 4 1.2 Champ d’application ............................................................................................................................................................. 4 1.3 Adoption, révision et interprétation ....................................................................................................................................... 4

2. PRINCIPES D’ÉTHIQUE ............................................................................................................................ 5 2.1 Mission, valeurs et principes généraux de la Régie.............................................................................................................. 5 2.2 Respect du droit et des lois applicables ................................................................................................................................ 6 2.3 Honnêteté, loyauté et équité ................................................................................................................................................. 6 2.4 Compétence, prudence, diligence, efficacité et assiduité ..................................................................................................... 6 2.5 Relations professionnelles .................................................................................................................................................... 6

3. RÈGLES DE DÉONTOLOGIE .................................................................................................................. 7 3.1 Discrétion et confidentialité ................................................................................................................................................... 7 3.2 Indépendance ....................................................................................................................................................................... 8 3.3 Conflits d’intérêts .................................................................................................................................................................. 8 3.4 Utilisation de biens et de ressources de la Régie à des fins personnelles ......................................................................... 10 3.5 Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages ......................................................................................................... 10 3.6 Prestation de services-conseils et d’autres services .......................................................................................................... 11 3.7 Considérations politiques et réserve ................................................................................................................................... 11 3.8 Communication avec les représentants des médias et le public ........................................................................................ 11

4. MODALITÉS D’APPLICATION ............................................................................................................... 12 4.1 Déclaration obligatoire ........................................................................................................................................................ 12 4.2 Déclaration d’intérêts et du statut d’un administrateur ........................................................................................................ 12 4.3 Défaut de conformité et sanctions ...................................................................................................................................... 13 4.4 Signalement ........................................................................................................................................................................ 13 4.5 Cessation des fonctions ...................................................................................................................................................... 14 4.6 Rôle du président du conseil d’administration .................................................................................................................... 14 4.7 Rôle du Secrétariat général et Services à la gouvernance ................................................................................................. 14 4.8 Rôle du comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines ............................................................................ 15

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1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1 OBJET

Le Code a pour objet de préserver et de renforcer la confiance des citoyens dans l’intégrité et l’impartialité de l’administration de la Régie, de favoriser une saine gestion de cette dernière et de responsabiliser les administrateurs. Le Code établit des lignes directrices relatives aux questions suivantes :

• la discrétion et la confidentialité; • l’indépendance; • les conflits d’intérêts; • l’utilisation de biens et de ressources de la Régie à des fins personnelles; • les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages; • la prestation de services-conseils et d’autres services; • les considérations politiques et la réserve; • la communication avec les représentants des médias et le public.

1.2 CHAMP D’APPLICATION

Le Code s’applique aux membres du conseil d’administration de la Régie, que ceux-ci soient indépendants ou pas. L’administrateur doit en outre respecter les principes et règles du présent Code et il est également assujetti aux règles déontologiques prévues à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (RLRQ, chapitre T-11.011) et au Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics1. Ces lois et règlements, applicables en matière de gouvernance, peuvent être consultés sur l’Espace Gouvernance.

1.3 ADOPTION, RÉVISION ET INTERPRÉTATION

Le Code est établi conformément à la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5), au Code civil du Québec, au Règlement intérieur de la Régie de l’assurance maladie du Québec et au Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics adopté dans le cadre de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (RLRQ, chapitre M-30). Il reflète et, le cas échéant, complète les dispositions de ces derniers. Le conseil d’administration de la Régie approuve le Code une fois que le comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines lui en fait la recommandation.

1 Les lois et les règlements sont disponibles sur le site officiel des Publications du Québec.

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Chaque administrateur est tenu, dans l’exercice de ses fonctions, de respecter les valeurs du conseil d’administration et de la Régie, les principes d’éthique et les règles de déontologie prévus par la loi, les règlements et le présent Code. En cas de divergence, les principes et les règles les plus exigeants s’appliquent. L’administrateur doit, en cas de doute, agir selon l’esprit de ces principes et de ces règles. Sa conduite doit pouvoir résister à l’examen public le plus minutieux. Aux fins d’application du Code, l’interdiction de poser un geste inclut la tentative de poser ce geste et toute participation ou incitation à le poser.

2. PRINCIPES D’ÉTHIQUE

2.1 MISSION, VALEURS ET PRINCIPES GÉNÉRAUX DE LA RÉGIE

La Régie a pour mission d’administrer les régimes publics d'assurance maladie et d’assurance médicaments : elle informe la population, gère l'admissibilité des personnes, rémunère les professionnels de la santé et assure une circulation sécuritaire de l'information.

Dans le cadre de son mandat, l’administrateur contribue à réaliser la mission de la Régie et

s’engage ainsi à promouvoir les valeurs du conseil d’administration et organisationnelles

suivantes :

Valeurs du conseil d’administration :

• la vigilance; • l’intégrité; • la responsabilité.

Valeurs organisationnelles :

• le respect; • l’intégrité; • l’équité.

De plus, l’administrateur s’engage à appliquer les principes de gestion suivants :

• s’appuyer sur la compétence des membres du conseil d’administration et du personnel de la Régie;

• veiller à la sécurité des personnes et à la protection des ressources matérielles de la Régie;

• favoriser des comportements professionnels et intègres en toute circonstance; • favoriser la transparence de la gestion et le respect de principes d’éthique élevés.

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2.2 RESPECT DU DROIT ET DES LOIS APPLICABLES

La contribution de l’administrateur doit se faire, pendant toute la durée de son mandat, dans le

respect des lois et règlements auxquels la Régie et lui-même sont assujettis.

2.3 HONNÊTETÉ, LOYAUTÉ ET ÉQUITÉ

Pendant toute la durée de son mandat, l’administrateur doit agir avec honnêteté, loyauté et

équité. Il doit prendre ses décisions indépendamment de toute considération incompatible avec

la mission, la vision et les intérêts de la Régie.

2.4 COMPÉTENCE, PRUDENCE, DILIGENCE, EFFICACITÉ ET ASSIDUITÉ

Dans l’exercice de ses fonctions, l’administrateur doit faire preuve de compétence, de

prudence, de diligence, d’efficacité et d’assiduité. Il doit maintenir à jour ses connaissances,

avoir un jugement professionnel indépendant et impartial puis contribuer aux délibérations au

meilleur de sa compétence pour être en mesure de servir les intérêts de la Régie et de ses

clientèles, et ce, dans les meilleures circonstances possibles.

L’administrateur a le devoir de prendre connaissance du présent code ainsi que des politiques,

des directives et des règles fixées par la Régie, de s’y conformer et d’en promouvoir le respect.

Il doit également se tenir informé du contexte environnemental (économique, social et politique)

dans lequel la Régie évolue et exerce sa mission.

Enfin, l’administrateur doit s’engager à consacrer le temps nécessaire pour acquérir une connaissance de la mission et du fonctionnement de la Régie, de ses enjeux et des risques associés ainsi que des défis à relever. Il doit aussi consacrer le temps et l’attention nécessaires à la maîtrise des dossiers soumis au conseil d’administration.

2.5 RELATIONS PROFESSIONNELLES

L’administrateur doit entretenir à l’égard de toute personne et de la Régie des relations fondées sur le respect, dans un esprit de travail collaboratif.

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3. RÈGLES DE DÉONTOLOGIE

3.1 DISCRÉTION ET CONFIDENTIALITÉ

L’administrateur est tenu à la discrétion quant à toute information dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et au respect, pendant et après son mandat, du caractère confidentiel de l’information reçue. En outre, les délibérations et les décisions du conseil d’administration, les positions défendues par les administrateurs ainsi que les votes de ces derniers sont confidentiels. L’administrateur ne peut pas non plus utiliser l’information confidentielle à son avantage personnel, ni à celui d’autres personnes (physiques ou morales), ni à celui d’un groupe d’intérêts. L’administrateur a la responsabilité de prendre des mesures de sécurité visant à protéger la confidentialité de l’information à laquelle il a accès. Il doit notamment : (i) ne pas laisser à la vue de tiers ou d’un membre du personnel non concerné les documents

du conseil d’administration;

(ii) ne pas télécharger sur un équipement utilisé à des fins personnelles, professionnelles de même que sur celui prêté par la Régie l’information transmise dans le cadre de la réalisation de son mandat;

(iii) prendre des mesures appropriées pour assurer la protection matérielle des documents;

(iv) éviter toute discussion pouvant révéler des informations confidentielles;

(v) ne pas communiquer à une personne autre qu’un administrateur du conseil d’administration un document du conseil d’administration sans l’autorisation préalable de la Régie;

(vi) se départir de tout document confidentiel du conseil d’administration qui n’est plus nécessaire à l’exécution de son mandat en le déchiquetant ou en le remettant au Secrétariat général et Services à la gouvernance;

(vii) respecter le matériel mis à sa disposition;

(viii) remettre, à la cessation de son mandat, sa tablette électronique, sa carte d’accès ainsi que tout document détenu concernant le conseil d’administration y compris le cahier de l’administrateur, au Secrétariat général et Services à la gouvernance.

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3.2 INDÉPENDANCE

En vertu de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (RLRQ, chapitre G-1.02), un administrateur :

se qualifie comme indépendant

s’il n’a pas, de manière directe ou indirecte, de relations ou d'intérêts, par exemple de nature financière, commerciale, professionnelle ou philanthropique, susceptibles de nuire à la qualité de ses décisions eu égard aux intérêts de la Régie.

est réputé ne pas être indépendant :

1° s'il est ou a été, au cours des trois années précédant la date de sa nomination, à l'emploi de la Régie;

2° s'il est à l'emploi du gouvernement ou d'un organisme du gouvernement au sens de

l'article 4 de la Loi sur le vérificateur général (RLRQ, chapitre V-5.01); 3° si un membre de sa famille immédiate fait partie de la haute direction de la Régie. Font partie de la famille immédiate d’un administrateur, son conjoint, ses enfants, ses parents, ses frères et ses sœurs de même que ces personnes liées à un conjoint.

Il relève de la responsabilité de l’administrateur indépendant de dénoncer par écrit au président du conseil d’administration et au ministre toute situation susceptible d’affecter son statut. Le président du conseil d’administration doit, quant à lui, dénoncer une telle situation au Secrétariat général et Services à la gouvernance et au ministre. Par ailleurs, le seul fait pour un administrateur indépendant de se trouver en situation de conflit d’intérêts, de façon ponctuelle, n’affecte pas sa qualification d’indépendant.

3.3 CONFLITS D’INTÉRÊTS

Il relève de la responsabilité de chacun des administrateurs de prendre les précautions nécessaires pour éviter de se placer dans une situation de conflit entre ses intérêts personnels et les obligations liées à la réalisation de son mandat. L’administrateur doit aussi éviter de se placer dans une situation pouvant jeter un doute raisonnable sur sa capacité à s’acquitter de ses devoirs avec honnêteté et impartialité. Lorsqu’une telle situation survient, même en dehors de sa volonté, il doit le divulguer immédiatement au président du conseil d’administration et y remédier sans tarder. Par ailleurs, le seul fait de recevoir des honoraires pour des soins professionnels donnés dans l’exercice de ses fonctions ne place pas l’administrateur en situation de conflit d’intérêts tel qu’énoncé dans la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du

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Québec. Pour qu’il y ait conflit d’intérêts, il suffit d’une situation de conflit apparent2 ou potentiel3 ou d’une possibilité réelle, fondée sur des liens logiques, que l’intérêt personnel soit préféré à l’intérêt de la Régie. Il n’est pas nécessaire que l’administrateur ait réellement profité de sa charge pour servir ses intérêts ou qu’il ait contrevenu aux intérêts de la Régie. Le risque qu’un conflit d’intérêts se produise est suffisant, puisqu’il peut mettre en cause la crédibilité de l’organisation. Aux fins de précision, un administrateur est en conflit d’intérêts s’il permet, ou semble permettre que ses intérêts personnels ou ceux de sa famille, d’autres parents ou de personnes ayant des liens avec eux, compromettent sa capacité de remplir ses fonctions à la Régie de façon objective, impartiale et efficace. L’administrateur doit, notamment, éviter de se trouver dans une situation où lui ou un membre de sa famille immédiate, d’autres parents ou d’autres personnes ayant des liens avec eux, puissent tirer profit, directement ou indirectement, d’un contrat conclu pour la Régie ou influencer la prise de décision. L’administrateur qui assume des obligations envers d’autres entités peut parfois se trouver en situation de conflit d’intérêts. Dans le cas où le Code ne prévoit pas la situation dans laquelle il se trouve, il doit déterminer si son comportement respecte ce à quoi la Régie peut raisonnablement s’attendre de la conduite d’un administrateur dans ces circonstances. L’administrateur doit également déterminer si une personne raisonnablement bien informée conclurait que les intérêts qu’il détient dans l’autre entité risquent d’influencer ses décisions et de nuire à son objectivité, à son intégrité ou à son impartialité. À cet égard, il peut consulter le comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines. Les situations suivantes peuvent constituer des conflits d’intérêts :

avoir directement ou indirectement un intérêt dans une délibération du conseil d’administration;

avoir directement ou indirectement un intérêt dans un contrat ou un projet de la Régie;

obtenir ou être sur le point d’obtenir un avantage personnel qui résulte d’une décision de la Régie;

avoir une réclamation litigieuse contre la Régie;

se laisser influencer par des considérations extérieures telles que la possibilité d’une nomination ou des perspectives ou offres d’emploi.

L’administrateur a la responsabilité de dénoncer, en cours d’année et dès qu’il en a connaissance, toute situation menant à un conflit d’intérêts, en transmettant un avis par écrit au président du conseil d’administration. Le président du conseil d’administration doit, quant à lui, déclarer une telle situation au Secrétariat général et Services à la gouvernance.

2. Un conflit d’intérêts apparent existe lorsqu’une situation donnée pourrait être raisonnablement interprétée par le public comme porteuse

d’un conflit réel. Un conflit apparent peut exister, que l’on se trouve ou non en présence d’un conflit réel. 3. Un conflit potentiel est une situation susceptible de se présenter.

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3.4 UTILISATION DE BIENS ET DE RESSOURCES DE LA RÉGIE À DES FINS PERSONNELLES

L’administrateur ne doit pas confondre les biens de la Régie avec les siens et ne peut pas utiliser les biens et les ressources de la Régie à son profit ou au profit de tiers. Les biens et les ressources de la Régie incluent, notamment : • les biens matériels, y compris les biens électroniques;

• le personnel;

• le travail accompli par le personnel ou par une tierce partie, les dirigeants et les administrateurs de la Régie.

Chaque administrateur a l’obligation de protéger les biens et les ressources de la Régie et peut les utiliser seulement au profit de l’organisation.

3.5 CADEAUX, MARQUES D’HOSPITALITÉ ET AUTRES AVANTAGES

La Régie est particulièrement sensible à la façon dont le public perçoit les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages que peut recevoir un administrateur. L’administrateur doit donc faire preuve de jugement pour éviter les situations de conflits. Sous réserve de l’exception mentionnée au paragraphe suivant, l’administrateur (y compris les membres de sa famille immédiate) ne peut, directement ou indirectement, accepter ou solliciter des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages (y compris une commission, des honoraires, un salaire, un paiement ou des articles comme des chèques-cadeaux, des titres, un abonnement ou des billets gratuits ou réduits pour des événements sportifs ou culturels). Il ne peut pas non plus, directement ou indirectement, accepter ou solliciter des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui pourraient compromettre ou sembler compromettre son objectivité, son intégrité ou son impartialité dans le cadre de la réalisation de son mandat, ou qui pourraient le rendre redevable envers la personne, l’entreprise ou l’organisation qui les donne. Il ne peut pas non plus accepter de traitements ou de prix préférentiels d’un fournisseur existant ou éventuel de la Régie en raison de son mandat. L’administrateur peut accepter des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages seulement s’ils répondent aux critères suivants :

• ils découlent d’activités ou d’événements liés à la réalisation de son mandat;

• ils ne compromettent pas, ni ne semblent compromettre son objectivité, son intégrité ou son

impartialité ni celles de la Régie ou de toute autre personne et, dans tous les cas, sont

d’usage et d’une valeur modeste. S’ils ne sont pas d’usage et d’une valeur modeste,

l’administrateur doit immédiatement demander conseil au président du conseil

d’administration, qui indiquera la ligne de conduite à suivre.

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Dans le cadre de ses actions, l’administrateur doit, le cas échéant, prendre les mesures suivantes :

• dissuader les fournisseurs existants et éventuels de lui offrir des cadeaux, des marques d’hospitalité et d’autres avantages;

• aviser les fournisseurs existants et éventuels qu’ils ne peuvent maintenir une relation professionnelle avec lui que s’ils se conforment au Code, retourner les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages inappropriés accompagnés d’un exemplaire du Code à titre de référence et toujours obtenir les conseils du président du conseil d’administration en cas d’incertitude.

En cas d’impossibilité de refuser des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages non conformes aux critères énoncés ci-dessus, l’administrateur doit immédiatement demander conseil au président du conseil d’administration, qui lui indiquera la ligne de conduite à suivre.

3.6 PRESTATION DE SERVICES-CONSEILS ET D’AUTRES SERVICES

Un administrateur ne doit pas offrir ni dispenser, sur une base contractuelle, un service-conseil ou d’autres services à la Régie, que ce soit à titre personnel ou par l’intermédiaire d’une organisation dans laquelle lui ou une personne qui lui est liée détient des intérêts.

3.7 CONSIDÉRATIONS POLITIQUES ET RÉSERVE

L’administrateur doit prendre ses décisions indépendamment de toute considération politique partisane afin de préserver l’intégrité et l’impartialité de la Régie et pour s’assurer d’agir dans l’intérêt de la Régie et de ses clientèles. Par ailleurs, il doit toujours faire preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions politiques.

3.8 COMMUNICATION AVEC LES REPRÉSENTANTS DES MÉDIAS ET LE PUBLIC

Le maintien de la réputation de la Régie et la cohérence des messages que l’organisation diffuse relèvent de la responsabilité exclusive de la Direction des communications de la Régie. Lorsqu’un administrateur reçoit une demande de représentants des médias, il doit la faire parvenir sans délai à la Direction des communications qui veillera à en assurer le suivi, s’il y a lieu. Un administrateur est autorisé à faire des présentations devant d’autres groupes lors de séminaires publics, de conférences ou d’occasions similaires. Lors de ces séminaires, de ces conférences et de ces autres occasions, il doit préciser qu’il s’exprime à titre personnel et non pour le compte de la Régie. Ses remarques doivent être d’ordre général, et il doit éviter de faire des observations sur les activités de la Régie.

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4. MODALITÉS D’APPLICATION

4.1 DÉCLARATION OBLIGATOIRE

L’administrateur doit déclarer par écrit, au président du conseil d’administration et au ministre, toute situation susceptible d’affecter son statut. De plus, l’administrateur qui a un intérêt direct ou indirect dans une organisation, une entreprise, une association ou relativement à une affaire quelconque mettant en conflit son intérêt personnel et celui de la Régie doit, sous peine de révocation, le dénoncer préalablement à la séance ou dès qu’il en a connaissance au président du conseil d’administration et, le cas échéant, s’abstenir de participer à toute délibération et à toute décision portant sur cette organisation, cette entreprise, cette association ou cette affaire. Il doit, en outre, se retirer de la séance pour la durée des délibérations et du vote relatifs à cette question afin de ne pas influencer la décision. Le président du conseil d’administration doit, quant à lui, faire sa déclaration au Secrétariat général et Services à la gouvernance. Le procès-verbal doit faire état de son absence ou de son abstention de participer aux délibérations.

4.2 DÉCLARATION D’INTÉRÊTS ET DU STATUT D’UN ADMINISTRATEUR

Lorsqu’un administrateur entre en fonction à la Régie, il doit remplir le formulaire Déclaration des membres du conseil d’administration et le remettre au président du conseil d’administration.

Dans ce formulaire, il est, notamment demandé :

• de signer une déclaration officielle stipulant que l’administrateur a lu et compris le Code et qu’il s’y conformera.

• de fournir les renseignements suivants :

– le nom et l’adresse de l’organisme, de l’entreprise, de l’association ou de toute autre organisation pour lesquels il agit à titre de dirigeant ou d’employé ainsi que la fonction qu’il y occupe et la date de son entrée en fonction;

– le nom et l’adresse des sociétés, des associations ou des organismes, à but lucratif ou sans but lucratif, des sociétés de personnes ou de toutes les autres organisations envers lesquels il est associé;

– toute situation sur le plan personnel, professionnel ou philanthropique concernant un membre de sa famille ou lui-même, qui est susceptible de créer un conflit avec l’exercice de son mandat au conseil d’administration;

– d’indiquer les renseignements relatifs à la qualification du statut d’indépendance.

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En début d’année financière, le président du conseil d’administration demande aux administrateurs de valider l’exactitude des renseignements apparaissant au formulaire de Déclaration des membres du conseil d’administration. Par ailleurs, toute modification à la déclaration d’un administrateur doit être faite par la mise à jour du formulaire de Déclaration des membres du conseil d’administration et transmise au président du conseil d’administration. La déclaration du président du conseil d’administration est transmise au Secrétariat général et Services à la gouvernance. Une déclaration de modification d’intérêts communiquée verbalement par un administrateur et consignée au procès-verbal d’une rencontre du conseil d’administration tient lieu de déclaration écrite. L’information sera consignée dans le dossier de déclaration d’intérêts du membre du conseil d’administration.

4.3 DÉFAUT DE CONFORMITÉ ET SANCTIONS

Un défaut de conformité à l’un ou l’autre des aspects du Code entraînera des sanctions qui différeront selon la nature, la gravité et la persistance du manquement. À cet effet, le secrétaire général associé responsable des emplois supérieurs au ministère du Conseil exécutif est l’autorité compétente pour agir. Lorsqu’une personne a des motifs raisonnables de croire qu’un administrateur n’a pas respecté l’une ou l’autre des dispositions du présent Code, le secrétaire général entreprend, auprès de l’autorité compétente, les démarches visant l’application du processus disciplinaire applicable en vertu du Règlement sur l’éthique et la déontologie des administrateurs publics.

4.4 SIGNALEMENT

Le respect du Code est une responsabilité partagée par chacun des administrateurs. Ainsi, l’administrateur qui connaît ou soupçonne l’existence d’une situation susceptible de contrevenir au Code doit la dénoncer au président du conseil d’administration. Cette dénonciation doit être faite par écrit, de façon confidentielle, et contenir l’information suivante :

(i) l’identité de l’auteur ou des auteurs impliqués;

(ii) la description de la situation;

(iii) la date ou la période de la survenance ou de l’émergence de la situation;

(iv) une copie de tout document qui soutient le signalement. Lorsque cette situation concerne le président du conseil d’administration, la dénonciation est remise au Secrétariat général et Services à la gouvernance.

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4.5 CESSATION DES FONCTIONS

Après avoir cessé d’être membre du conseil d’administration de la Régie, un administrateur ne peut pas agir de manière à tirer un avantage indu de sa charge antérieure. Il ne peut pas non plus donner à une personne ou à une organisation des conseils fondés sur des renseignements concernant la Régie qui n’étaient pas du domaine public et qu’il a obtenus pendant qu’il siégeait au conseil d’administration.

Il lui est également interdit, dans l’année qui suit la fin de ses fonctions, d’agir au nom ou pour le

compte d’autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre activité à

laquelle la Régie est partie et à propos de laquelle il détient de l’information qui n’est pas du

domaine public.

Les administrateurs de la Régie ne peuvent pas traiter, dans les circonstances qui sont prévues

au paragraphe précédent, avec l’administrateur public qui y est visé dans l’année où celui-ci a

quitté ses fonctions.

4.6 RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le président du conseil d’administration s’assure du respect des principes d’éthique et des

règles de déontologie par les administrateurs.

Il assure le traitement des déclarations des membres du conseil d’administration et fournit aux

administrateurs qui en font la demande des avis sur ces déclarations ou sur toute autre

question de nature éthique ou déontologique. À cette fin, il peut prendre conseil auprès du

comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines et de la répondante en éthique

organisationnelle.

Lorsque la situation le requiert, en raison, notamment, d’un enjeu concernant la responsabilité

ou le bon fonctionnement du conseil, le président en saisit le conseil et l’informe du suivi qu’il

entend y apporter.

4.7 RÔLE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET SERVICES À LA GOUVERNANCE

Le Secrétariat général et Services à la gouvernance assiste le président du conseil d’administration, le conseil d’administration et le comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines dans les responsabilités relatives à l’éthique et à la déontologie notamment pour l’application du Code.

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Il tient des archives où il conserve les déclarations des administrateurs, les divulgations et les attestations qui doivent être transmises en vertu du Code ainsi que les rapports, les décisions et les avis consultatifs en découlant.

4.8 RÔLE DU COMITÉ DE GOUVERNANCE, D’ÉTHIQUE ET DE RESSOURCES HUMAINES

Conformément à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État et à sa charte, le comité de gouvernance, d’éthique et de ressources humaines veille à l’élaboration, à l’évaluation et à la mise à jour du Code. Il assiste et conseille également le président du conseil d’administration et le conseil d’administration concernant l’application du Code, notamment pour l’examen des déclarations des membres du conseil d’administration.

Annexe

Adopté par le conseil d’administration le 8 février 2017

Déclaration des membres du conseil d’administration

Statut de la déclaration

☐ Initiale ☐ Non modifiée ☐ Modifiée

1. Déclaration des intérêts

a. Organisme, entreprise, association ou autre organisation pour lesquels vous agissez à titre d’administrateur, de travailleur autonome, d’employé ou de bénévole

Inscrivez le nom et l’adresse de l’organisme, de l’entreprise, de l’association ou de toute autre organisation pour lesquels vous agissez à titre d’administrateur, de travailleur autonome, d’employé ou de bénévole. Inscrivez également votre fonction, la date de votre entrée en fonction de même que la nature de votre intérêt en lien avec les responsabilités dévolues à la Régie.

☐ Ne s’applique pas*

Nom :

Adresse :

Fonction :

Date d’entrée en fonction :

Nature de l’intérêt :

Pour ajouter une déclaration, cliquez sur le + ci-contre apparaissant lors de la saisie

b. Sociétés par actions, fiducies, sociétés de personnes ou autres organisations avec lesquelles

vous avez des liens

Inscrivez le nom et l’adresse des sociétés par actions, des fiducies, des sociétés de personnes ou des autres organisations, à but lucratif ou sans but lucratif, pour lesquelles vous agissez à titre d’administrateur ou de fiduciaire, que vous contrôlez ou dont vous détenez plus de 5 % des droits de vote. Inscrivez également le nom et l’adresse des sociétés ou des autres organisations pour lesquelles vous offrez, sur une base contractuelle, un service-conseil ou d’autres services et dans lesquelles vous détenez des intérêts importants en lien avec les responsabilités dévolues à la Régie.


Nom :

Adresse :

Champ d’activité :



* Aucune déclaration relativement à cette section.

2 Adopté par le conseil d’administration le 8 février 2017

Inscrivez le nom et l’adresse des sociétés par actions, des fiducies, des sociétés de personnes ou des autres organisations, à but lucratif ou sans but lucratif, pour lesquelles vous ou un membre de votre famille immédiate, d’autres parents ou d’autres personnes ayant des liens avec vous, détenez des intérêts importants en lien avec les responsabilités dévolues à la Régie.


Nom :

Adresse :



Lien à préciser :


c. Autre situation

Inscrivez toute situation sur le plan personnel, professionnel ou philanthropique, pour laquelle vous ou un membre de votre famille immédiate, d’autres parents ou d’autres personnes ayant des liens avec vous, qui est susceptible de créer un conflit avec l’exercice de votre mandat au sein du conseil d’administration de la Régie.


Nom :



Lien à préciser :


2. Déclaration du statut de l’administrateur

Indiquez votre statut d’administrateur ☐ indépendant ☐ non indépendant

Oui Non

Êtes-vous à l’emploi de la Régie? ☐ ☐

Êtes-vous à l’emploi du gouvernement ou d’un organisme du gouvernement au sens de l’article 4 de la Loi sur le vérificateur général (RLRQ, chapitre V-5.01)?

☐ ☐

Un membre de votre famille immédiate fait-il partie de la haute direction de la Régie?

☐ ☐

* Aucune déclaration relativement à cette section.

3 Adopté par le conseil d’administration le 8 février 2017

3. Déclaration et signature

Je, soussigné(e), , membre du conseil d’administration de la Régie de l’assurance maladie du Québec :

atteste que les déclarations ont été faites de bonne foi et au meilleur de mes connaissances;

déclare avoir pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie applicable aux membres du conseil d’administration de la Régie, en comprendre le sens et la portée. Dans cet esprit, je m’engage à remplir avec impartialité, honnêteté et indépendance, au meilleur de ma capacité et de mes connaissances, tous les devoirs et les responsabilités découlant de mon rôle d’administrateur, en plus de faire preuve en tout temps d’une conduite empreinte d’éthique.

J’ai signé à ce e jour du mois de , 20 .

Signature de l’administrateur

J’ai signé à ce e jour du mois de , 20 .

Signature du président du conseil d’administration

Code d’éthique et de déontologie · nature financière, commerciale, professionnelle ou...

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