CIMN (Centre Ingénierie Manche Nord)

Contexte organisationnel

Le Centre Ingénierie Manche Nord (CIMN), implanté à Lille, est une entité régionale de la SNCF.

En 2010, la SNCF compte environ 165 000 agents. Ils se répartissent en plusieurs domaines d'activité qui sont : le fret (transport de marchandises combinant ferroviaire et routier), l'exploitation (voyageurs), le matériel (entretien du parc roulant) et l'infrastructure (entretien des bâtiments, voies, ponts…). C'est au sein de ce dernier domaine que se situe l'ingénierie.

Le cœur de métier de l'Ingénierie SNCF est la réalisation des lignes à grande vitesse mais aussi de projets de développement ou de renouvellement sur le réseau ferroviaire classique ; l’ingénierie intervient également pour le compte de la SNCF et de Réseau Ferré de France dans d’autres types de travaux tels que :

- études de terrassement des routes d’accès aux sites (gares voyageurs, marchandises et plateforme de ferroutage),

- contrôle de fabrication et des missions d’expertise d’ouvrages endommagés....

Le Centre Ingénierie Manche Nord (CIMN) est l'un des 8 centres régionaux de l'ingénierie SNCF. Il intervient dans les régions Nord Pas-de-Calais, Picardie, Basse Normandie et Haute Normandie. Il assure des missions essentielles de maîtrise d’œuvre (organisation et réalisation de projets) (annexe 1).

Le Centre Ingénierie Manche Nord utilise les méthodes les plus avancées du management de projet. Des procédures formalisent et précisent le rôle des acteurs au cours des différentes étapes des projets : étude, conception et réalisation (annexes 2, 3 et 4). Ces procédures sont indispensables à la bonne coordination des partenaires internes et externes, quelquefois très éloignés géographiquement.

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Le système d’information (SI)

Le site de Lille du CIMN centralise les ressources informatiques.

Le système d’information, nommé portail Corail, s’articule autour d’un PGI (Progiciel de Gestion Intégrée proposant des applications de gestion commerciale, financière, RH …), dont l’architecture physique repose sur un serveur web, un serveur d’applications et un serveur de bases de données.

L’accès au PGI se fait via un navigateur Internet sur l’url http://corail.cimn.fr/accueil.html . Chaque acteur impliqué dans le projet se connecte au PGI avec un compte personnel protégé par un mot de passe.

La gestion des documents de travail repose sur un serveur de fichiers centralisé, localisé sur le site de Lille. Cette solution permet aux employés des différents sites d’utiliser un espace collaboratif susceptible de leur permettre le stockage et l’accès aux documents liés aux projets (formulaires types, dossiers d’études, chiffrages, comptes-rendus de réunions…).

Actuellement, les acteurs intervenant dans les projets n’ont pas pris l’habitude d’utiliser pleinement l’espace collaboratif. Chacun d’eux sauvegarde ses propres documents dans des dossiers accessibles par son explorateur Windows (annexe 5).

Enfin, le site de Lille propose un serveur de messagerie (Microsoft Exchange), ainsi qu’une solution de sauvegarde centralisée (Time Navigator).

Les sites de Picardie, Basse Normandie et de Haute Normandie sont reliés au site de Lille via un réseau privé virtuel (VPN : virtual private network) sécurisé. Leurs utilisateurs sont donc connectés au même réseau que ceux de Lille, et disposent des mêmes droits d’accès.

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Contexte managérial

Le CIMN est piloté par un comité de direction composé du directeur de centre, du responsable des projets et des chefs de projet Nord Pas-de-Calais, Picardie, Basse Normandie et Haute Normandie.

Le responsable des projets, Monsieur Louis VANVOORDE, s'occupe du fonctionnement, de la gestion financière ainsi que des ressources nécessaires à la réalisation des projets. Il gère pour cela environ 180 personnes (15 personnes en direct).

Monsieur VANVOORDE sait reconnaître et encourage l’initiative de chacun. Il délègue l’organisation et la conduite de chaque projet aux chefs de projet des régions.

Dans ce cadre, des réunions régulières sont organisées pour faire le point sur l'avancement des projets et pour définir la stratégie à venir.

L'assistant

Embauché(e) depuis 2 ans, vous êtes Camille GALIOT, assistant(e) de Monsieur Louis VANVOORDE.

Vous secondez votre manager ainsi que les chefs de projet régionaux dans la conduite du processus de conception et de réalisation des projets. L’évolution de votre poste de travail vous amène à consacrer plus de 80% de votre temps à l’assistance des 13 chefs de projet.

Dans ce cadre, vous êtes chargé(e) de :

- participer à la phase de conception initiale des projets- suivre et mettre à jour les plannings, gérer les agendas- gérer les comptes utilisateurs sur le PGI- gérer les relations internes à l’interface du responsable des projets, du responsable affaire

et des chefs de projets…

Vous êtes reconnu(e) comme une personne de confiance. Le manager vous délègue le suivi des documents de travail qui accompagne tout projet.

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PREMIÈRE PARTIE : RÉALISATION D’UN DIAGNOSTIC ET PROPOSITION DE SOLUTION(S)

Dans le cadre du plan d’action global 2009-2011, débute actuellement un programme visant la mise en commun, la simplification et l'accessibilité du système documentaire, tout en favorisant l'uniformisation des documents (programme PERFORGA).

Le plan d’action est aujourd’hui engagé et entre dans sa phase d’application à la gestion des projets. Lors d’une réunion, Monsieur VANVOORDE vous charge de cerner le ou les problèmes majeurs auxquels ce plan devra répondre.

À cet effet, vous avez recueilli les témoignages des chefs de projets ainsi que quelques données statistiques sur la gestion des documents.

En vous appuyant sur l’ensemble des informations fournies dans le sujet,

présentez dans une note ou un rapport accompagné(e), en pièces jointes, des outils d’analyse que vous jugerez utile de produire :

- votre diagnostic opérationnel sur la gestion des documents qui accompagnent les projets CIMN,

- les propositions d’ordre organisationnel, financier et technique (qui vous semblent prioritaires), en relation avec votre diagnostic. Vous justifierez vos propositions.

DEUXIÈME PARTIE : ORGANISATION ET SUIVI DE LA DÉCISION

En attendant de mettre en place les solutions que vous préconisez, Monsieur Louis VANVOORDE vous fixe comme priorité de faciliter le partage des documents de travail par une uniformisation de leur gestion dans le cadre du PGI. Il vous demande en particulier de :

1. Proposer une arborescence sur l’espace collaboratif, réunissant les documents à partager qui sera commune aux acteurs d’un projet type. Définir la règle de nommage de ces documents (annexes 3 et 8) en l’illustrant d’un exemple.

2. Représenter, sous une forme imagée, le processus de gestion des documents relatif à un projet, qui prenne en compte la plate-forme collaborative. Ce schéma se limitera aux opérations de 1 à 6 (annexe 4). Il sera présenté à la prochaine réunion d’information sur le programme PERFORGA.

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Annexe 1 : Organigramme du Centre Ingénierie Manche Nord (CIMN),

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DIRECTEURJean Pierre SIBOIR

CONTROLE DE GESTIONJulie ZATAR

RESSOURCES HUMAINES/LOGISTIQUEPhilippe FOLIOT

QUALITESalima SERVIER

RESPONSABLE DES PROJETSLouis VANVOORDE

RESPONSABLE AFFAIREStanislas POLOWSKI

ASSISTANT(E) Camille GALIOT

5 CHEFS DE PROJETNORD PAS DE CALAIS

3 CHEFS DE PROJETPICARDIE

3 CHEFS DE PROJETBASSE NORMANDIE

2 CHEFS DE PROJETHAUTE NORMANDIE

Rémy KUSMER

Faïcel HAMANI

Paolo PIETRI

Charles WEBER

Jérémy LEVEQUE

Frédéric LAMBERT

Antoine FERGEAUD

Denis SYLVAIN

Christophe SAMIER

Sébastien VANTOUR

Mario IRISARDIO

Guy SPINEAU

Abdel BENALI

Annexe 2 : Les acteurs impliqués dans la conduite d’un projet (autres que l’assistant)

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Le commanditaire Directeur CIMN

Rôle : C'est le porteur du projet, il est responsable de la pertinence du projet, de sa définition et de sa réception finale.

Le chef de projetC'est le maître d’œuvre chargé de la réalisation.Rôle : Il étudie la demande et élabore un plan de réalisation. Il négocie les modifications du cahier des charges et propose des solutions, il anime l'équipe projet, organise et coordonne la réalisation. Il rend compte au responsable des projets.

Les autres membres projetRôle : Ils réalisent le projet en assurant la liaison avec les partenaires externes.Ce sontDirecteur Opération (DO)Directeur Équipement (DE)Directeur Sécurité (DS)

Les partenaires externes

Sous-traitants externes

Fournisseurs SNCF

Le responsable des projets Rôle : Il s’occupe des ressources nécessaires à la réalisation des projets qu’il supervise

Le responsable affaireRôle : Il coordonne et pilote la réalisation des études techniques. Il est l’interlocuteur privilégié du chef de projet.

Annexe 3 : Les phases d’un projet

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Phase PROProjet

Phase AVPAvant projet

Phase REARéalisation

Phase DINDossier d'Initialisation

Préparation du projetRéalisation du cahier des charges (coût, délais, planification de l'opération…)

Type

s de

doc

umen

ts c

réés

à

chaq

ue p

hase

Étude du cahier des charges,Proposition de solutions, Montage du dossier

Étude de la faisabilité, Chiffrage exact pour le lancement des travaux, Constitution de l'équipe de projet

Lancement des appels d'offres

Exécution du projet

Décision de lancement

Début des travaux

Étape d’avanc. 1

Étape d’avanc. n

Étape bilan

Fin du projet

- L'étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité, organisationnelle, technique et financière du projet (chiffrage)- Fiche d'identification du projet Une fois le projet accepté par le commanditaire, on élabore : - la note de lancement avec la description technique- la note d'affectation des responsables de projet.

- La note de cadrage énonce le plus clairement possible le but du projet- Le cahier des charges comporte les objectifs, le contexte du projet, la finalité et les enjeux, les contraintes, le budget estimé, les performances attendues…

- Appels d'offres aux différents fournisseurs internes ou aux sous-traitants externes

- Bilan intermédiaire- Compte rendu de réunion- Journal de bord- Tableau du suivi des risques, du suivi des affectations des ressources, - Notes d'exigences nouvelles ou amendement- Tableau des critères indicateurs qualité- Procès verbal de livraison (uniquement dans le dossier bilan)

DOCUMENTS PROVISOIRES

Organigramme du projet

Plan qualité du projetFichier des acteursBudget prévisionnelDocuments liés à la

planification

Annexe 4 : Procédure de gestion des documents relatifs aux projets avant mise en œuvre de la plate-forme collaborative

N° Nom de l’opération Description de l’opération1 Demande l’étude La demande d’étude, adressée au Chef de projet (CDP), est

réalisée par le commanditaire sur des fiches affaire.2 Ouvre le dossier du projet Le chef de projet ouvre le dossier et informe le responsable

affaire (RA).3 Réalise l’étude Le RA est chargé de coordonner et piloter la réalisation des

études. Il produit les documents associés : note de cadrage, cahier des charges. Le RA est l’interlocuteur unique du CDP.

4 Met au point l’étude La mise au point de l’étude est réalisée lors des réunions entre le chef de projet et le responsable affaire. Le CDP élabore un compte-rendu pour chaque réunion.

5 Élabore les documents provisoires

Grâce aux comptes-rendus des réunions, le responsable affaire élabore les documents provisoires (en 5 exemplaires) : organigramme du projet, plan qualité du projet, budget prévisionnel, documents de planification.

6 Diffuse les documents provisoires

Le RA diffuse les documents au Directeur d’opération (DO), au Directeur Equipement (DE), au Directeur Sécurité (DS) et au chef de projet (CDP).

7 Apportent leurs remarques Les DO, DE, DS apportent des remarques aux documents provisoires, si besoin est. Le CDP se charge de centraliser et de synthétiser ces remarques avant de les faire parvenir au Responsable affaire.

8 Modifie les documents provisoires

Le RA modifie les documents provisoires en fonction de la synthèse des remarques.

9 Edite l’original du document Le RA transmet au CDP 5 exemplaires papier de la version définitive des documents et 1 exemplaire informatique.

10 Vérifie et valide les documents Le CDP vérifie et valide les documents qui deviennent ainsi définitifs.

11 Diffuse les documents définitifs Le CDP diffuse les documents définitifs aux DO, DE, DS et RA.

12 Décide du lancement du projet Le CDP décide du lancement du projet et réalise l’étude de faisabilité, la fiche d’identification du projet et le chiffrage exact des travaux.

13 Transmet les documents Le CDP transmet les documents précédents au commanditaire.

14 Valide le projet Le commanditaire accepte le projet et adresse son accord au CDP.

15 Élabore les notes de lancement et d’affectation

Le CDP élabore la note de lancement avec la description technique et la note d’affectation.

16 Transmet les notes Le CDP transmet les notes de lancement et d’affectation au responsable des projets.

17 Réalise les appels d’offres Après validation par le responsable de projets, le CDP formalise les appels d’offres et les adresse aux différents fournisseurs internes ou sous-traitants externes.

18 Ordonne le début des travaux A l’issue des appels d’offres, le CDP contacte, par mail, les DO, DE et DS pour lancer le début des travaux.

Annexe 5 : Organisation actuelle sur le serveur de fichiers

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Arborescence actuelle des documents relatifs au projet « plateforme de Marquion » en région Nord-Pas de Calais

Arborescence actuelle des documents relatifs au projet « lgv » en région Picardie

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Annexe 6 : Recueil des témoignages de quelques acteurs intervenant dans les projets

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Annexe 7 : Informations statistiques sur la gestion des documents

Extrait d'une étude de l'ECMA (Enterprise Content Management Association)

7.5 % de tous les documents sont mal classés, 3 % de ce nombre se perdent Les entreprises dépensent en moyenne 20 € en main d'œuvre pour classer un document, 120 € pour

retrouver un document mal classé et 220 € pour reproduire un document perdu 16 % des heures travaillées sont utilisées pour la recherche d'information L'augmentation en volume d'impression dans les entreprises, en raison de l'utilisation d'Internet et du

courriel, se situe entre 30 et 35 %

Pour l’année 2009, au CIMN, sur un total de 4 400 documents créés pour tous projets confondus, on estime que :

10 % des documents sont réalisés pour la phase DIN, 22 % pour la phase AVP, 22 % pour la phase PRO, 46 % pour la phase REA.

L’année précédente, on a enregistré 400 documents pour la phase DIN, 800 pour la phase AVP, 800 pour la phase PRO et 1 500 pour la phase REA.

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Annexe 8 : Recommandations pour le nommage des documents

Pour respecter les enjeux du programme PERFORGA, la procédure de gestion de la documentation s'appliquera aux documents reçus et émis durant tout le cycle de vie du projet. Cette procédure aura pour objectifs :

- de partager aisément les documents de travail, - d'identifier précisément chaque document, sa version en vigueur et ses différentes évolutions, - de maîtriser l'homogénéité et la diffusion des documents.

Chaque collaborateur devra, en fonction de ses droits d'accès, trouver facilement les différents documents de chaque projet.

L'ouverture d'un projet génèrera la création d'un dossier.

Chaque document lié à un projet devra être désigné par une identification permettant notamment de repérer la région et le projet concernés, le stade d’avancement de ce dernier, l’émetteur, le type de document (note de service, note de cadrage…).

Cette codification imposée sera la seule utilisée pour la gestion documentaire à partir du 15 juillet 2010.

L’identification devra aussi faire apparaître le code de confidentialité. Il y a trois cas de figure :

- soit il a une diffusion confidentielle (uniquement à des agents de CIMN identifiés) - soit il a une diffusion restreinte (libre à l’interne de CIMN, mais réglementée à l’externe) - soit il y a une diffusion libre.

Pour les documents faisant l'objet d'une gestion de version, l’identification devra être complétée d'un numéro de version. La version 01 est la première version validée en interne et livrée au destinataire.

Pour les documents ponctuels dits « événementiels », pour lesquels un maintien de version n’est pas nécessaire, la codification de la version sera : 00

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