Chorus Portail Pro 2017

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Chorus Portail Pro 2017 Document d’introduction pour les fournisseurs Mars 2016

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Chorus Portail Pro 2017Document d’introduction pour les fournisseurs

Mars 2016

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Le présent document a pour objectif de présenter : § Le contexte du projet et les acteurs concernés§ Les grands principes de Chorus Portail Pro 2017 (CPP 2017)§ Les étapes de préparation nécessaires à l’utilisation de la solution § Les plannings types selon le mode choisi§ L’accès à la documentation du « kit fournisseur »

L’enjeu est d’appréhender au mieux les impacts de la nouvelle solution en termes organisationnels, de processus métiers et d’outils.

PréambuleCible et objectifs du documentA

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Sommaire

1. Introduction

A) Contexte du projet et bénéfices apportés

B) Ordonnance du 26 juin 2014

C) Fournisseurs concernés

D) Entités publiques concernées

2. Présentation de la solution mutualisée CPP 2017

3. Grandes étapes de la préparation à l’utilisation de CPP 2017

4. Accès à la documentation

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Le programme de dématérialisation des factures « Chorus Portail Pro » (CPP 2017) constitue une avancée supplémentaire vers la dématérialisation du support papier

Simplification pour les entreprises

Simplification pour les entreprises

Mutualisation des coûts pour les

administrations

Mutualisation des coûts pour les

administrations

Dans le cadre de l’accélération des échanges numériques entre les entreprises et les administrations, les factures entre les structures du secteur public et leurs fournisseurs

doivent progressivement être dématérialisées.

Introduction1

Contexte du projet et bénéfices apportésA

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Introduction1

Ordonnance du 26 juin 2014B

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prévoit une dématérialisation des demandes de paiement à compter du 1er janvier 2017 aux grandes entreprises et aux fournisseurs publics, puis progressivement généralisée d’ici le 1er janvier 2020 en tenant compte de la taille des entreprises concernées.

L’utilisation de « Chorus Portail Pro » devient ainsi obligatoire :

au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés et CA >1,5 milliards €) et les personnes publiques

au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et CA < 1,5 milliards €)

au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et CA < 50 millions €)

au 1er janvier 2020 : pour les micros entreprises (- 10 salariés et CA < 2 millions €)

Les fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l'obligation ont tout de même la possibilité de déposer leurs demandes de paiement via CPP 2017 s’ils le souhaitent.

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IntroductionFournisseurs concernésC

1

Sont concernés par l’utilisation de la solution CPP 2017 les entreprises et leurs sous-traitants en contrat avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements

publics, quelle que soit leur situation :

} Les entreprises dont le siège social est établi :

} En France} En Union Européenne (hors France)} Hors Union Européenne et hors France} En Polynésie française} En Nouvelle Calédonie

} Les fournisseurs en cours d’immatriculation

} Les Particuliers

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Introduction1

Entités publiques concernéesD

Sont concernés par l’utilisation de la solution CPP 2017 les destinataires suivants :

} L’État

} Les Établissements Publics Nationaux (EPN) : CNRS, Pôle Emploi, CCI…

} Les collectivités territoriales et leurs groupements : villes, métropoles, conseils régionaux, conseils départementaux…

} Les établissements publics de santé : centres hospitaliers…

} Les Établissements Publics Locaux (EPL) :

Établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) Établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) Syndicats mixtes (SIVU et SICOM) Établissements publics sociaux et médico-sociaux (notamment les EHPAD) Régies dotées de la personnalité morale, c’est à dire les régies personnalisées Autres catégories d’établissements publics locaux

La liste définitive sera mise à disposition dans un annuaire des destinatairesMise à disposition de la liste des SIRET : mai 2016Mise à disposition de la liste complète : octobre 2016

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Sommaire

1. Introduction

2. Présentation de la solution mutualisée CPP 2017

A) Quelles sont les grandes fonctionnalités de CPP ?

B) Quels sont les types de factures acceptées ?

C) Comment un fournisseur est déclaré dans CPP ?

D) Comment identifier les destinataires de la facture ?

E) Quelles sont les modalités d’accès à CPP ?

3. Grandes étapes de la préparation à l’utilisation de CPP 2017

4. Accès à la documentation

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CPP 2017 offre les grandes fonctionnalités suivantes :

« Gestion des factures » permet de saisir sa demande, la consulter, suivre son traitement 

« Consultation des engagements et des bons de commandes » émis par les services de l’état

« Archivage » conserve l’ensemble des factures et des pièces jointes pendant 10 ans

« Gestion des utilisateurs et administration » permet de gérer les utilisateurs et leurs habilitations

« Assistance utilisateur » permet d'émettre des sollicitations en cas de difficultés ou de questions et de suivre leur traitement

« Qualification des flux » permet de qualifier les interfaces avec CPP avant leur mise en production 

Présentation de la solution mutualisée CPP 20172

Quelles sont les grandes fonctionnalités de CPP ?A

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Présentation de la solution mutualisée CPP 20172

Plusieurs types de factures / demandes de paiement sont prises en

charge par CPP 2017 :

Factures simplesFactures d'avoirsFactures émises par un co-traitant ou un sous-traitantFactures marchés de travaux (projets de décomptes et états d'acompte, fonctionnalités accessibles à la fois aux fournisseurs et aux maîtrises d’œuvre)Mémoires de frais de justice (pour les prestataires intervenant sur réquisition d'un magistrat ou d'un officier de police judiciaireDemandes de remboursement TIC/TICGN (Taxes Intérieures Carburants / TIC Gaz Naturel, pour les professions agricoles)

Quels sont les types de factures acceptées ?B

Les fournisseurs peuvent bénéficier des fonctionnalités suivantes :

Saisie d’une factureSuivi de l’avancement du traitement d’une factureRecherche, consultation et export d’une ou plusieurs factures Consultation et export de la liste fiscale des factures Validation de factures d’un sous-traitant, d’un co-traitant

La liste fiscale correspond à la liste récapitulative de factures demandée par l’administration fiscale à toute entreprise assujettie à la TVA émettant ou recevant des factures électroniques au sens de l’article 96 G de l’annexe III au CGI (code général des impôts).

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Présentation de la solution mutualisée CPP 20172

Comment un fournisseur est déclaré dans CPP ?C

} Chaque fournisseur est identifié de manièreunique dans la solution mutualisée CPP 2017selon un type d’identifiant dépendant del’adresse du siège et du statut du fournisseur(voir tableau ci-contre)

} Chaque identifiant donne lieu à la création d’unefiche structure dans CPP 2017

} La création de fiche structure est un pré-requis àtoutes actions dans CPP excepté pour l’assistancequi est accessible en mode déconnecté

} La fiche structure est constituée d'informationssur le fournisseur: raison sociale, adresse,n° TVA intracommunautaire, coordonnéesbancaires... Ces informations seront reprises pourchaque facture émise

} A cette fiche, devront être rattachés les utilisateursqui utiliseront le portail

Siège social Type d’identifiant

France SIRET

Union européenne (hors France)

N° de TVA intracommunautaire

Extracommunautaire (hors Union Européenne et hors France)

Code pays sur 2 caractères + 16 premiers caractères de la raison sociale

Polynésie française N° Tahiti

Nouvelle Calédonie RIDET

Fournisseurs en cours d’immatriculation

Code pays sur 2 caractères + 16 premiers caractères de la raison sociale

Particulier 10 premières caractères du numéro de sécurité sociale + nom + prénom

Type d’identifiant selon la situation du fournisseur :

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Présentation de la solution mutualisée CPP 20172

Comment identifier les destinataires de la facture ?D

} Les entités publiques sont identifiées par leur SIRET dans CPP : les factures sont ainsi adressées à un SIRET, représentant un établissement d’une structure publique

} Chaque entité publique a la faculté de rendre obligatoire pour les factures la concernant, les informations relatives :

Au code service destinataire

À la référence d’engagement (référence au marché ou à la commande).

} Il sera possible de vérifier le caractère obligatoire de ces informations dans la solution mutualisée via l’annuaire des destinataires

} Il ne sera pas possible de déposer la facture si les informations obligatoires ne sont pas saisies

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Présentation de la solution mutualisée CPP 20172

Quelles sont les modalités d’accès à CPP ?E

§ Pour faire appel aux fonctionnalités de CPP, les émetteurs et les récepteurs de factures ont le choix parmi 3 modes d’accès :

§ 1 -Mode EDI : échanges par flux en raccordement direct ou via un opérateur de dématérialisation

§ 2 -Mode Service : accès aux fonctionnalités du portail directement depuis le système d'information du fournisseur par appel d’API

§ 3 -Mode Portail : accès à la solution mutualisée au travers du portail CPP 2017

§ Le mode EDI permet d’émettre des factures et d’en suivre le traitement, tandis que toutes les fonctionnalités de CPP sont accessibles en modes Portail et Service :

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Sommaire

1. Introduction

2. Présentation de la solution mutualisée CPP 2017

3. Grandes étapes de la préparation à l’utilisation de CPP 2017

A) Vue d’ensemble des différentes étapes

B) Phase de cadrage : étapes 1 à 3

C) Pré-requis organisationnels : étape 4

D) Pré-requis outils et démarrage : étapes 5 à 7

E) Plannings types

4. Accès à la documentation

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} L’utilisation de CPP en mode Portail pour émettre des factures est facilement accessible. En revanche, le choix d’un raccordement en mode EDI ou en mode service peut impliquer une phase de préparation plus importante.

} La démarche de préparation peut être structurée en 7 grandes étapes :

Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Vue d’ensemble des différentes étapes A

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Documents à consulter Activités

Comprendre le fonctionnement de la solution mutualisée CPP 2017Connaître le périmètre de la solution, les modes d'accès à CPP, les fonctionnalités portées par chaque mode et les pré-requis techniquesConnaître le vocabulaire utilisé dans le cadre de la solution mutualisée CPP 2017

Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Phase de cadrage : étapes 1 à 3B

Choisir les modes d'accès à CPP en fonction de la taille de l'entreprise et des opportunités techniques.

Passage par un opérateur pour l'envoi de factures

Mode EDI Mode Service Mode Portail

Choisir son mode de raccordement (document qui sera publié en mai 2016)

Solution portail dossier des Spécifications externes

Document d’introduction à CPPPrésentation entreprises AffichePlaquetteRéférences réglementaires

Selon le mode de raccordement envisagé, le planning pour être prêt à déposer ses factures est variable : Mode Portail : le seul pré-requis est de créer sa fiche

structure et ses utilisateurs Mode EDI et Service : le planning doit prendre en compte les

phases de spécifications, développement et qualification

L’obligation réglementaire doit être respectée. En cas de délai de préparation trop long pour respecter l’obligation, le fournisseur doit s’organiser pour émettre ses factures en mode Portail

Solution portail dossier des Spécifications externesGlossaireSupports de conférence WebinairesGuide de mise en œuvre de l’EDI / de l’API

Le planning doit prendre en compte les différents chantiers de déploiement : développement, qualification, paramétrage et suivi du démarrage

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Activités

Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Pré-requis organisationnels : étape 4C

Documents à consulter

S'assurer que les personnes en charge de la saisie des factures aient bien accès à l'ensemble des informations nécessaires à la facturation et plus particulièrement : le numéro SIRET des destinataires, le code service (le cas échéant), la référence engagement (le cas échéant)

Créer une fiche structure par SIRET émetteur de factures et habiliter les utilisateurs

Pour la saisie de factures sur le Portail (hors dépôt PDF et XML, hors mémoires de frais et demandes de remboursement) : signer le mandat de facturation

Solution portail dossier des Spécifications externes

Guide d’utilisation CPP

(les guides utilisateurs seront publiés à compter du mois de mai 2016)

Annuaire des destinataires

(1ère version début mai 2016 / annuaire complet disponible en octobre 2016)

Un nettoyage de la base client dans le SI interne du fournisseur peut être requise pour fiabiliser les informations nécessaires au dépôt de la facture

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Documents à consulter Activités

Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Pré-requis outils et démarrage : étapes 5 à 7D

Ne concerne que le mode EDI et le mode Service 

Développement : Faire les développements pour produire les formats retenusQualification : pour le mode EDI et le mode Service :

Réaliser une demande de raccordement en qualificationRéaliser les tests de bout en boutRéaliser une demande de raccordement en production

Solution portail dossier des Spécifications externes

Protocole de raccordementCatalogue des tests et jeux de donnéesFiche de demande de raccordement

Feuille de styleGuide d’utilisation CPP

Selon le mode choisi :Mode EDI : suivre l'envoi des premiers flux et sur les retours de cycle de vie au travers de l'espace qualification

Mode service : suivre les premiers appels de CPP via API : envoi des 1ères factures par exemple

S’appuyer sur l’assistance utilisateur si besoin d’accompagnement lors des premiers pas dans l’outil

Consulter la FAQ ou l’aide en ligne

Guide d'utilisation CPP

(les guides utilisateurs seront publiés à compter du mois de mai 2016)

FAQ

- Les tests sont à réaliser en respectant le jeux de données mis à disposition par l'AIFE en retour de la demande de raccordement. La qualification peut être réalisée par l'éditeur de la solution ou directement par le fournisseur ou par les 2 (le cas échéant). En cas de passage par un opérateur, ces opérations sont réalisées par l’opérateur

- La fiche structure doit être créée pour réaliser la demande de raccordement en qualification

Les problèmes techniques ou questions fonctionnelles sont à remonter via l'espace « sollicitations » de CPP

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Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Plannings typesE

} Le calendrier de préparation à la facturation électronique d’un fournisseur varie en fonction de sa taille, de son SI, du périmètre des fonctionnalités retenues…

} Deux modèles-types de préparation à l’échéance du 1er janvier 2017 sont proposés :

« Planning type : mode portail » pour les fournisseurs qui utiliseront directement le portail. Ce planning est adapté pour les nouveaux fournisseurs avec une faible volumétrie de factures adressées aux entités publiques (< 1 000 factures par an).

« Planning type : mode automatisé » pour les fournisseurs souhaitant se raccorder en EDI ou en API. Le planning décrit dans ce document est à adapter en fonction du système d’information et de la cartographie applicative :

Passage par un éditeur de solutions « clés en mains » ou nécessité de réaliser des développements spécifiques

Recours éventuel à un opérateur de dématérialisation

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Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Planning type : mode portailE

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Grandes étapes de préparation à l’utilisation de CPP3

Planning type : mode automatiséE

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Sommaire

1. Introduction

2. Présentation de la solution mutualisée CPP 2017

3. Grandes étapes de la préparation à l’utilisation de CPP 2017

4. Accès à la documentation

A) Le site Communauté Chorus Pro

B) Où trouver les documents : l’organisation du « kit fournisseur »

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Accès à la documentation4

Le site Communauté Chorus ProA

} Vous retrouverez l’ensemble de la documentation listée dans les plannings sur la plate-forme communauté Chorus Pro :

https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/

} Vous y trouverez le « kit documentaire fournisseur » (voir diapo suivante) ainsi qu’une FAQ.

} Cette plate-forme est accessible sans identifiant ni mot de passe.

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Où trouver les documents : l’organisation du « kit fournisseur »BAccès à la documentation