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Charte de saisie i-milo

Missions Locales de Nouvelle-Aquitaine 2019 Cette charte engage les Missions Locales de la Nouvelle-

Aquitaine dans une démarche qualité concernant les

informations saisies sur i-milo permettant :

de parler un langage commun en partageant les

mêmes concepts

d'alimenter un observatoire statistique régional à

partir de données fiables

de sécuriser les calculs statistiques, notamment

ceux entrant dans les modèles d'attribution de

financements

Sujets traités

1. Définition du premier accueil,

2. Eléments requis pour renseigner les situations

3. Eléments pour la création des partenaires et les

offres d’emploi

4. La définition des événements

5. Le suivi des propositions

6. La situation à la sortie du dispositif

Cette charte définit les éléments principaux mais

n’aborde pas l’intégralité des consignes de saisie sur i-

milo. Vous pouvez consulter l’ensemble des consignes

sur le site régional imilo

La rédaction de cette charte a été

réalisée par un groupe de travail qui

s’est réuni en visio conférence les 8

et 29 novembre 2018.

Les participants : Sandrine Charrier

(ML Arc Charente), Charles Hubentz

(ML Saintes), Barbara Damas (ML

Rochefort), Elisabeth Valadeau (ML

Creuse), Marie Coudert (ML

Libourne), Line Jarzaguet (ML

Bergerac), Stéphane Chenou (ML

Agen), Stéphane Codet (ML

Périgueux), Fabienne Maisonnave

(ML Bayonne), Myriam Favereau (ML

Marmande), Patrice Maixent (ARML

NA), Frédéric Lesellier (ARML NA)

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Le premier accueil

La charte nationale stipule : Est considéré comme "Premier accueil", le premier événement de nature

"Entretien individuel", "Atelier" ou "Info collective" qui est saisi dans le dossier du jeune (au sens chronologique de la date de cet événement), quel que soit le statut du dossier (partiel, complet ou justifié). Toutefois pour être comptés dans les statistiques les dossiers doivent être au statut complet ou justifié

Nous avons souhaité apporter des précisions à cette définition :

Est un premier accueil Le statut du dossier doit être complet ou justifié

N’est pas un premier accueil Si le dossier est créé il doit rester au statut « partiel » (2)

La rencontre avec le jeune est le résultat d’une demande individuelle. Le premier entretien peut être individuel ou collectif (1) mais il doit être réalisé par un conseiller.

Présentation des services de la mission locale à un public dont la présence ne correspond pas à l’expression d’une demande individuelle. Prise de contact et de renseignements réalisés par le secrétariat ou le personnel d’accueil en vue d’un rendez-vous.

Publics scolaires Le premier accueil peut concerner des publics scolaires dans la mesure où leur demande est individuelle

Une information collective délivrée dans un établissement scolaire n’est pas un premier accueil

(1) la plupart des missions locales réservent l’entretien individuel comme événement déclencheur du premier

accueil (34/43). Les missions locales qui pratiquent des informations collectives en premier accueil doivent veiller à

ce que celles-ci soient suivies d’entretiens individuels. En effet une trop forte proportion de premiers accueils sans

suite a des effets négatifs au niveau des critères d’évaluation de la mission locale (en terme d’accès aux dispositifs,

d’accès aux mesures d’emploi et à la formation).

(2) Pour ne pas comptabiliser un premier accueil, son statut doit rester partiel. Il suffit pour cela que : - les événements ne soient pas de nature Entretien individuel, Atelier ou Information collective.

- ou de ne pas affecter de conseiller référent du dossier (écran complément)

Par exemple le premier contact effectué par le secrétariat est noté en « visite » ou bien il n’est pas

attribué de conseiller référent au dossier.

Eléments requis pour la saisie des situations

Comme i-milo ne permet pas le paramétrage de zones obligatoires, nous convenons de préciser les champs

de saisie dont la notation est obligatoire. Ces préconisations visent à améliorer la qualité des informations

recueillies afin de renforcer la pertinence des données d’observatoire sur le public accueilli.

Dispositions générales sur les situations

Date de fin prévisionnelle : pour la plupart des situations il convient d’indiquer une date de fin

prévisionnelle. Cela concerne notamment les CDD, les contrats en alternance, les immersions, la formation

ou scolarité, les situations non professionnelles. Sans information précise il faut estimer la date de fin pour

éviter la création de situations « perpétuelles » qui peuvent fausser l’analyse des parcours.

Les situations demandeur d’emploi ou CDI sont par définition des situations sans date de fin prévisionnelle.

Celle-ci sera laissée à blanc jusqu’à la fin de situation.

Cas de jeunes en situation inconnue : l’absence de situation en cours pour un jeune qui n’est plus suivi n’est

pas une anomalie. L’alerte nationale « sans situation en cours » n’a de sens que si elle est associée avec le

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filtre « dossiers actifs » ou « en dispositif ». Saisir dans ce cas une situation Non Professionnelle pour les

jeunes qui sont actuellement non mobilisables.

Situation demandeur d’emploi :

La situation de demandeur d’emploi doit être le reflet :

De la situation consultable sur le système d’information de Pôle Emploi

De la disponibilité du jeune pour la recherche d’emploi, s’il est demandeur d’emploi non inscrit.

Clôturer la situation le cas échéant.

Parmi les données à renseigner dans les situations « Demandeur d’emploi » :

Premier métier ROME

A encourager : la notation de validation de projet qui permet de qualifier la demande

Situations professionnelles :

Emploi Formation Alternance

Date de fin prévue OUI sauf cdi OUI OUI

La notation des « Heures par mois »

Pour les temps partiels

Phase formation OUI Oui (Qualificaion)

Validation préparée OUI (« aucune validation » si pas de qualif)

OUI

Métier préparé OUI OUI

Métier exercé OUI OUI si diffère du métier préparé

Intitulé et organisme de formation

OUI OUI si jeune suivi

Mesure régionale OUI

Eléments requis pour la saisie des partenaires et des offres d’emploi

Les offres d’emploi créées sur i-milo sont obligatoirement rattachées à un partenaire. Le fichier partenaires

est constitué d’entreprises pour lesquelles une prospection ou une collecte d’offres ont été effectuées par

la mission locale.

Par conséquent la création d’un partenaire implique :

Échange avec un référent de l’entreprise

Présentation des services de la ML à l’entreprise

Création des offres d’emplois :

Les offres d’emplois créées doivent correspondre à un réel potentiel en termes de candidatures dans le

fichier jeunes (éviter les offres jamais pourvues en raison de la qualification demandée).

Actuellement deux cas de figures permettent la création d’une offre d’emploi :

Offres d’emploi collectées par la ML auprès des partenaires

o L’ensemble des offres collectées peut être crée dans i-milo

o Implique une relation tripartite (ML/Jeune/Partenaire)

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o Implique un suivi

Offres d’emplois dont la gestion est confiée à la ML par un partenaire

Afin de rendre compte de l’intégralité du travail du service emploi il est possible de créer dans i-

milo les offres dont un partenaire (agence d’intérim, Pôle Emploi…) a confié la gestion à la mission

locale. o L’ensemble des offres confiées par le partenaire à la ML peut être crée dans i-milo. MAIS pas

l’intégralité des offres du partenaire (doivent correspondre au public potentiel de la mission locale)

o Implique une relation bipartite ML/Jeune

o On indiquera le nom du partenaire ayant transmis l’offre dans le champ « Origine de l’offre ». La liste

peut être enrichie (tables de référence/ Origine de l’offre)

Définition des événements

Un événement traduit les échanges qu’a un utilisateur d’i-milo avec le jeune ou un partenaire.

Pour les dossiers jeunes, les événements de nature Entretien individuel, Atelier et Information collective

maintiennent le dossier Actif ou en JDI (jeunes en demande d’insertion), il est donc primordial de respecter

les définitions suivantes :

Définitions des natures d’événements de type entretien, atelier ou information

collective

L’entretien individuel

L’entretien individuel doit être significatif et interactif. Il doit être le reflet de la réalité. Il sera

obligatoirement accompagné d'une ou plusieurs propositions.

L'entretien individuel peut se dérouler dans la structure d'accueil ou à l'extérieur (centre de

formation, entreprise, partenaire...)1.

La création d’entretiens individuels fictifs notamment pour réactiver un dossier en veille est illicite. Les dossiers en veille sont comptabilisés au même titre que les autres dans les statistiques. L’activation

artificielle de dossiers en veille est contreproductive pour la CPO et les ratios de performance. Cela peut

conduire les financeurs à fixer des objectifs irréalisables.

Un appel téléphonique de relance (contact téléphonique qui n’a pas la consistance d’un entretien

individuel) ou impliquant une modification de situation ne peut en aucun cas être requalifié en

entretien.

Un courriel de relance ou sans réponse ne peut en aucun cas être requalifié en entretien.

• A titre exceptionnel :

o un entretien téléphonique (ou en visio type skype, whats’app…) peut être qualifié en

entretien individuel si son contenu est d’une consistance significative, c’est-à-dire : échange

conséquent avec le jeune pendant lequel sont abordés les sujets liés à son insertion

socioprofessionnelle (projet professionnel, santé, logement, mobilité, formation, emploi…) sont

évoqués de façon approfondie et assortis d’au moins une proposition de l’offre de service.

Il convient alors de mentionner en commentaire « Entretien par téléphone ».

1 Pour les contacts à l’extérieur il est conseillé de créer des lieux d’accueil génériques de type « Relais » nommés « Entreprise », « Organisme de formation », « Forum »

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o un échange soutenu se déroulant par courriel peut être qualifié en entretien individuel s’il

existe une succession d’emails de part et d’autres accompagnés de pièces jointes et de

véritables « conversations » écrites proches de la teneur d’un entretien individuel et assorti

d’au moins une proposition de l’offre de service de la Mission Locale.

Il convient alors de mentionner en commentaire « Entretien par Email ».

• Si l’entretien individuel a lieu en présence d’un partenaire, ne notez pas « Entretien par un

partenaire » si vous étiez présent à l’entretien (car il reste en veille). Si vous êtes présents notez « Entretien

individuel ». Mentionnez la présence du partenaire dans les commentaires.

Information collective

Rencontre entre plusieurs jeunes et un ou plusieurs conseillers avec éventuellement des intervenants

extérieurs.

Atelier

L'atelier est la forme de réalisation d'une prestation interne (CV, Technique de Recherche d'Emploi, lettre

de motivation etc…). L'indication d'un atelier spécifique peut être précisée dans la zone Contexte.

Précisions sur les autres natures d’événement

Visite La notion de visite permet de qualifier une rencontre non programmée et de courte durée (moins d’un quart d'heure). Attention la visite ne permet pas de réactiver un dossier en veille. On lui préfèrera l'entretien individuel. Par exemple une « visite » d’un jeune sur son lieu de travail ou de formation sera notée en entretien individuel (avec lieu générique Entreprise ou Organisme).

Médiation La médiation est un type d’intervention particulier utilisé pour aider à résoudre des difficultés rencontrées entre le jeune et un tiers (famille, entreprise, organisme de formation, etc.…). Cette médiation peut être effectuée soit par un conseiller soit par un partenaire (éducateur, assistante sociale) dans le cadre du parcours. La médiation ne permet pas de réactiver un dossier en veille.

Entretien par un partenaire (pour les infos par un tiers)

Exemple : entretien entre un jeune et un tiers en dehors de la présence

d’un salarié de la mission locale. Si le conseiller est présent il faut

privilégier « Entretien individuel » et mentionner la présence du tiers dans

les commentaires.

Les propositions et le refus du jeune

L’usage de « Refus du jeune » pose le problème de la synthèse de l’entretien et de ce qui est saisi. Deux

écoles :

- On ne saisit que les propositions qui ont été acceptées par le jeune. Ce qui est saisi est le reflet

d’une validation commune. Dès lors « Refus du jeune » n’est employé qu’à posteriori ou de

manière exceptionnelle. Il peut être aussi précisé dans le commentaire de l’événement.

- On note toutes les propositions refusées par le jeune, ce qui permet de notifier le refus exprimé par

le jeune pour entamer telle ou telle démarche. L’historisation de ces refus permet d’informer les

autres conseillers qui consultent ou prennent la suite du dossier.

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Ces deux écoles expliquent la grande disparité d’utilisation entre les missions locales. Il n’y a pas pour

l’instant de définition au niveau national.

En tout état de cause « refus du jeune « doit correspondre à un refus clairement exprimé par le jeune. Dans

les autres cas on préfèrera « Abandon » si une proposition initialement acceptée n’a pas été suivie d’effet.

Nous proposons ces définitions pour les suivis des mises en relation :

Prescrit : état dans lequel il faut laisser la proposition tant que le résultat n’est pas connu

Abandonné : le jeune n’a pas effectué a démarche prévue par la MER : ne s’est pas présenté à l’entretien

d’embauche ou au centre de formation, ou chez le partenaire.

Refus du jeune : Voir remarque en préambule. A utiliser également pour le refus exprimé auprès du tiers

(par exemple, refus d’une offre d’emploi après entretien avec l’employeur).

Attente commission : ne pas utiliser sauf pour marquer différents stades dans l’avancement d’une

proposition (telles qu’une demande d’aide financière).

Accepté par commission : pour les aides financières éventuellement (Réalisé convient aussi). Ne pas utiliser

pour les offres d’emploi ou de formation car ce statut n’entraîne pas de changement de situation. Préférer

« Réalisé ».

Ne pas utiliser pour l’admission en GJ ! Voir ci-dessous

Accepté commission – public cible GJ : à utiliser si la proposition d’entrée en GJ est acceptée et si le jeune

est dans le public cible.

Accepté commission – public dérogatoire GJ : à utiliser si la proposition d’entrée en GJ est acceptée et si le

jeune est dans le public dérogatoire.

Refus du tiers : le jeune n’a pas été retenu par l’employeur, l’organisme ou le partenaire.

Réalisé : le jeune a obtenu l’emploi ou la formation. Amène en principe sur une création automatique de

situation s’il s’agit d’une offre d’emploi ou de formation. A utiliser également pour l’obtention des aides

financières, logement, la réalisation d’une prestation (atelier).

Suspendu : Résultat inconnu ou offre suspendue. Utilisable pour neutraliser la proposition si on refait la

même proposition un peu plus tard (exemple jeune positionné deux fois sur la même formation).

L’importance de la situation à l’issue d’un dispositif

Désormais le motif de sortie du dispositif n’est plus utilisé par l’Etat pour valoriser les sorties. C’est la

situation à la date de sortie qui est prise en compte.

Il convient donc que la date de sortie du dispositif soit postérieure à la date de début de contrat (fin de

période d’essai par exemple) ou de la formation.

On évitera de définir la date de sortie comme celle de l’entretien final si le jeune est demandeur d’emploi à

cette date et qu’il débute une situation professionnelle quelques jours après.

Plus généralement, il est important de vérifier l’actualisation des situations (et le code ROME de la situation

demandeur d’emploi) à chaque ouverture d’un dossier jeune.

*

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Je déclare avoir pris connaissance des règles de saisie i-milo et m’engage à les respecter.

Le . . . / . . . / . . . . . .

Le Conseiller

Le Directeur