Chap7_Danison

Paul Tracy Danison

Guide pratiquepour rdiger en anglais

Avec la contribution de Graldine Couget

Groupe Eyrolles, 2007ISBN 10 : 2-7081-3763-8

ISBN 13 : 978-2-7081-3763-9

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vous de rdiger !Les pages prcdentes taient consacres la thorie.

Maintenant, voici comment mettre en pratique tout ce que vousvenez dapprendre pour rdiger des documents courants ainsi

que professionnels. Encart en fin de guide, le CD-ROM complteparticulirement bien ce chapitre et vous permettra de mettre en

uvre vos nouveaux acquis.

Rdiger des documents courants

Salutations dintroduction

1. Si vous ne savez rien de votre destinataire, utilisez la formule invariableTo Whom It May Concern suivie de deux points. To Whom It May Concern:

2. Si vous savez qui vous vous adressez, crivez dear, puis le nom de lapersonne suivi dune virgule, sinon de deux points.

Toutes les formules de salutation ci-aprs sont formelles et correspondentdonc un langage soutenu. La premire lettre de chaque mot est enmajuscule.

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146 Guide pratique pour rdiger en anglais

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Si vous connaissez le prnom et le nom de votre correspondant, crivez-les exactement comme ce dernier le fait, suivi dune virgule.Si vous vous adressez plusieurs personnes, placez leurs noms et prnomsles uns aprs les autres en enfilade. Dear An Sang, Dear An Sang, Ann-Laure McDiver, Yukio Mishima, Karl Bildt,

3. Si vous connaissez seulement le nom de famille et le sexe du destina-taire, crivez Mr pour un homme et Ms1 pour une femme, suivi dun espacepuis du nom et dune virgule.Si vous crivez plusieurs personnes, placez leurs noms en enfilade. Dear Mr Alembic, Dear Ms Snickel, Dear Mr Alembic, Ms Snickel, Mr Magie,

4. Si vous ne connaissez que le sexe du destinataire, utilisez Madam pourune femme et Sir pour un homme. Pour le pluriel, crivez Messrs sans dear suivi de deux points. Dear Madam, Dear Sir, Messrs:

5. Si vous ne connaissez ni le nom, ni le sexe du destinataire, basez-voussur votre relation avec cette personne : pour un pair, utilisez colleague,pour un professionnel professional, et pour un client client ou customer.Vous pouvez ajouter un seul adjectif.Pour mettre au pluriel, appliquez les rgles de base (reportez-vous Pluriel , chapitre 2, p. 63). Dear Colleague, Dear Professional, Dear Valued Client, Dear Fellow Professionals, Dear Valued Colleagues, Dear Clients,

6. Si vous tes ami avec le destinataire, vous pouvez vous contenter de sonprnom. Dear Uli,

1. Lappellation Ms a t cre dans les annes 1960 pour dsigner de la mme faon les femmesmaries et les femmes clibataires.

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Dear Jim, Dear Shi,

7. Si votre correspondant est membre dun gouvernement et porte donc untitre (secrtaire dtat, prsident, bundeskanzler, etc.), crivez Madam ouMr suivi de ce titre.Si vous souhaitez employer le nom de la personne, nutilisez pas Madamni Mr.Si vous ne connaissez pas son nom, contentez-vous du titre.Pour les membres dun parlement, les juges, ainsi que les hauts dirigeantsdentreprise ou des professionnels, utilisez Mr ou Ms quand vous connaissezleur nom, mais Sir et Madam suivi de deux points dans le cas contraire. Dear Madam Bundeskanzler, Dear Bundeskanzler Merkel, Dear Mr President, Dear President Weiszcker, Dear Madam Prime Minister, Dear Foreign Secretary Jack Straw, Dear Mr Foreign Secretary, Dear Minister Borloo, Dear Ms Minister, Dear Mr Cohn-Bendit, Dear Ms Margaret Blanqui, Madam: Sir:

Pour les mdecins et les hommes dglise, employez leur titre spcifiqueau lieu de Ms et Mr. Mdecin, chirugien, dentiste : Doctor => abrviation : Dr

Exemple : Dr Sharif Alison Prtre, pasteur : Reverend => abrviation : Rev.

Exemple : Rev. Paul Bernardson Rabin : Rabbi => pas dabrviation

Exemple : Rabbi David Davidson Imam : Imam => pas dabrviation

Exemple : Imam Delbert Wofferson Sur : Sister => abrviation : Sr

Exemple : Sr Pamela Anderson


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La phrase dintroduction dans certains cas prcisLa phrase dintroduction suffit parfois pour communiquer la totalit devotre message.Si vous crivez pour le compte de quelquun, une entreprise par exemple,crivez we. Mais si vous rdigez en votre nom propre et que cela neconcerne que vous, utilisez I.Voici des exemples de phrases dintroduction sappliquant des situationscourantes, notamment en entreprise dans le cadre de la rponse apporter un message et lannonce dune information.

Rpondre un message1. Un crit : We are writing in reference to ... dated .......... on the subject of ...

2. Une communication tlphonique ou orale : We are writing in reference to our telephone conversation of...that was on the

subject of.... We are writing in reference to your ... of ......... on the subject of ....

3. Accepter : We are (very) happy to accept your offer to go... / We are (very) happy to

accept your offer of...

4. Conseiller : I would like to refer you to ...

5. Donner des informations : We are happy to give you information about...

6. Recommander : I would like to recommend...

7. Refuser : I am sorry to say that we must refuse your offer to... I am sorry to say that we must refuse your offer of...

8. Aviser de la rception dun document : We are in receipt of your ... of ... We have received your ... of ...

Voirexemplesdtaills.


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Annoncer une information

1. Absence imprvue : We are unfortunately unable to attend We were unfortunately unable to attend...

2. Annuler : We would like to cancel our subscription to... We will unfortunately not be able to...

3. Aviser dun changement : We would like to inform you that...

4. Confirmer : We would like to confirm our ...

5. Demander des informations : We would like to have information about...

6. Demander des informations supplmentaires : We would like to have more information about...

7. Rserver : We would like to reserve

8. Fliciter : We would like to congratulate you on...

9. Inscrire : We would like to apply for... We would like to subscribe to... We would like to sign up for...

10. Inviter, convoquer : We would like to invite you to...

11. Prendre en compte une information : We have noted your... We have received...

12. Prendre un rendez-vous : We would like to make an appointment with you on ... at ... at ... for/to...


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13. Prsenter ses condolances : We hear with great sadness of the death of... We hear with great sadness of the serious injury to ...

14. Prsenter ses excuses : We would like to apologize for any inconvenience caused by ... We regret any inconvenience caused by ...

Clore un critIl existe de nombreuses possibilits pour conclure un message.Voici quelques recommandations commentes. Sincerely, : convient dans tous les cas. Aimable, votre message exprime vos

sentiments, mais reste neutre. Cordially, : chaleureux, convient dans les cas gnraux. Best wishes, : aimable, mais dnote une lgre distance. Convient pour les

changes de routine, quand vous travaillez frquemment avec votre destinataire.

Best, : aimable, pour les messages de routine quand vous travaillez frquemment avec votre destinataire qui partage le mme niveau hirarchique.

Noubliez pas de sauter une ligne entre le paragraphe de fin et la salutation.La premire lettre du premier mot de la salutation est en majuscule suiviedune virgule.Pour un document imprim et sign, sautez trois ou quatre lignes pour lasignature ; pour un courriel, sautez une ligne puis crivez votre nom, etc.


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Titrer un documentLe titre rsume le contenu de votre texte, focalise lattention de votrelecteur sur le thme de votre choix et lui permet de localiser linformationessentielle dans un long document. Les mots (noms ou verbes) du titredoivent figurer dans le document. En principe, vous devez aussi pouvoirtitrer chaque paragraphe (si besoin est), comme dans lexemple qui suit.Dans ce cas, le titre principal rsume les intituls des paragraphes.

Please dont hesitate to contact me if you need any further information.

Sincerely,

Martin Vasslan,Managing directorIndustrial services divisionEuropaCorp

We look forward to a speedy resolution.

Sincerely,

Wolf Schrder

Our whole team looks forward to a successful business relationship with you.

Cordially,

Paul Krauthamer

We are pleased to work with you and look forward to our participation in the project.

Cordially,

Angel WertheimerManaging directorIndustrial services divisionEuropaCorp

Thank you for your understanding.

Best wishes,

Abdel Ben MohammedManaging directorIndustrial services divisionEuropaCorp

We look forward to a speedy resolution of the problem.

Best wishes,

Carole Xavier-Mechlin

Well discuss the other terms later.

Best,

Marcus

Ill send you a mail on that.

Best,

Liliane KrepsManaging directorIndustrial services divisionEuropaCorp


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Le sous-titre, toujours en italique, permet de donner une prcision au titre.Comme pour ce dernier, les mots composant le sous-titre doivent aussifigurer dans le texte.

Exemple 1

La premire lettre du titre est en majuscule, tout comme celle des nomspropres, mais tout le reste est en minuscules. Attention : un titre neprend pas de point.

UMCorp expects a sharp recovery in second half

With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month anddown13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in thecurrent quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawndown. UMCorp expects a sharp recovery in the second half of the year.

UMCorp is stumbling but will recoverWith January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month anddown13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a stumblingstart but prospects remain good.

Chip prices are down in first quarter

Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in thecurrent quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawndown.

Recovery will be in second half

UMCorp anticipates a recovery in the second half of the year as demand continues strongand prices stabilize and begin to climb again. Overall demand for chips has been rising at anannual 32%.

UMCorp expects chip price fallRecovery in second half

With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month anddown13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start.Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in thecurrent quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawndown. UMCorp anticipates a recovery in the second half of the year.

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Exemple 2

Note de bas de pageElle sert informer votre lecteur de vos sources et lui permettre de lesretrouver sil fait une recherche.

1. Sil sagit dun livre, noubliez pas de prciser la fin de la citation lesdix chiffres du numro ISBN (International Standard Book Number), cequi permettra votre lecteur de faire une recherche rapide sur Internet. Page 2, Marchs du monde, Paul W. Meston, print book, ditions Excellis,

Ville de Qubec, Qubec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.

2. Pour un site Internet, utilisez de prfrence son adresse plutt que sonnom.

Keyword(s), Sell short, Marchs du monde, Paul W. Meston, web article, http://www.markets.org, 12 March 2004.

3. Pour les chanes de tlvision et les stations de radio, prcisez leur nomou leur frquence devant le type de mdia. 14:05, Rgime de subventions: a dgringole?, Pierre Djeune, 103.6

radio program, Marchs agricoles de France, Paris, 5 May 2004.

UMCorp expects a sharp recovery in second halfSales and revenues down in first quarter

With January revenues at 7.14 billion China yuan down 19,6% on the previous month and down13.9% year-on-year, sales of the Shanghai chip maker UMCorp were off to a slow start. Management expects chip shipments to fall by 17% and prices to fall about 10% in the current quarter. Plant capacity utilisation should decline to 60% as inventories are drawn down. UMCorp expects a sharp recovery in the second half of the year.

Si votre document ne contient quune seule note de bas de page, signalez-la laide dun astrisque en exposant, toujours aprs le dernier mot de la phraseou de la citation en question, sans espace et avant la ponctuation. Sil y en aplusieurs, utilisez les chiffres arabes.Votre note de bas de page doit prciser la ou les page(s) du document source ;un mot-cl sil sagit dInternet ; lheure et la minute dans le cas dune mis-sion de tlvision ou de radio dont votre citation est issue ; le titre du docu-ment ; son auteur ; le mdia de diffusion et le type de support.Si vous les connaissez, prcisez lditeur, sa localisation et la date de publication.Enfin, mettez une virgule entre chaque information, mais pas de point la fin.


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4. Pour les lois et la rglementation, prcisez par ordre dimportance lechapitre (chapter) ou le titre (title), la section (section), le paragraphe(paragraph) et la ligne (line), le tout suivi de of et, en italique et dans lalangue dorigine, du numro (sil existe) et de lintitul de la loi, suividun bref explicatif. Noubliez pas de prciser le nom du pays concern.

Title 2, chapter 1, article 1, section 2, paragraph 1, line 4 of Loi n 86-1067 du 30 septembre 1986 modifie, relative la libert de communication, France.

5. Le titre dun livre, dun magazine, dun journal, dun programme detlvision ou de radio, dun site Internet ou dun rapport dentreprise(rapports annuels) ou des entits de ltat est toujours en italique.Mettez toujours entre guillemets le titre dun article, dun chapitre oudune rubrique issu dun journal, dun magazine, dun site Internet, dunrapport, dune mission tlvise ou de radio, dune publicit ou dunebrochure. Page 1, Marchs du monde, Paul W. Meston, print book, ditions Excellis,

Ville de Qubec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.

Page 3, Free Wi-Fi plan attracts Google, print journal, International Herald Tribune, Paris, France, 3 February 2005.

14:05, Rgime de subventions : a dgringole ?, Pierre Djeune, 103.6 radio program, Marchs agricoles de France, Paris, 5 May 2004.

19:55, Oracle attackiert SAP, ADR television journal, Das Neues, 12 July 2005.

6. Les auteurs multiples sont spars par un tiret. Le(s) rdacteur(s) est/sont indiqu(s) par ed. plac devant son/leur nom. Keyword(s), macht weg, EADS-Aufsichtsrat, H. Alich - M. Eberle - T. Wiede,

web journal, http://zeitgeistbourse.com, 6 January 2000

Keyword(s), racket, Racket ball: Third world BOT, ed. Noran Kudzik, web book, http://zeitgeistbourse.com, 12 March 2004.

7. Les entreprises ou entits gouvernementales ditrices sont cites aprsle titre de leur rapport, publicit ou tout autre document, en style romain(normal). P. 5-10, Evolution locomotive, web annual report, Growing in an uncertain

world, General Electric, Schenectady, New York, USA, 2005.

P.78-350, Report 923 Glossary of Compensation Terms, print report, United States Department of Labor, Bureau of Labor Statistics, August 1998.

Keyword(s), harmony, Ochestra Kazibao, web report, Best value investing, Aurel Leven Securities, 8 November 2006.


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8. Pour la publicit, prcisez le nom de son mdia de parution en italique. P.4, Its Austrian, print advertising, The Economist, Austrian airlines,

15-22 March 2004. 17:54, Douce France, TF1, television advertising, Les Simpsons, Volia,

12 July 2005.

9. Si vous citez un document plus dune fois, indiquez la nouvelle rf-rence de page sil y en a une, suivie dune virgule, de la mention ibid., puisdu titre. P. 5-10, ibid.,Evolution locomotive. Page 3, ibid., Free Wi-Fi plan attracts Google.

Mise en pages dun documentMettre en page un document permet de le rendre lisible et de valoriser soncontenu. En rgle gnrale, le logiciel de traitement de texte de votre ordi-nateur propose plusieurs types de mises en pages automatiques tout faitvalables. Si vous cochez Anglais comme langue de votre choix,lespacement et la csure des mots seront faits votre place.Il vous reste faire correspondre votre mise en pages et votre contenu.Notre mot dordre : keep it simple! Si vous pensez que votre documentncessite une prsentation labore, faites ventuellement appel ungraphiste professionnel, ou corrigez-le pour quil corresponde au mieuxaux mises en pages automatiques.

Texte, titres, sous-titres, paragraphe1. Centrez bien votre texte dans la feuille, en conservant des margesdenviron 2,5 cm de chaque ct sauf si des commentaires sont attendus.Dans ce cas, prvoyez environ 4 cm pour la marge gauche.La marge du bas commence 3 4 lignes au-dessus des notes ou du bas dela page.Enfin, la marge du haut compte 3 4 lignes avant votre titre ou votre texte.Notez bien lemplacement du numro de page.2. Si vos paragraphes ne comportent pas de double espacement, neprvoyez pas de retrait (alina) au dbut et sautez une ligne entre chaqueparagraphe.Si vous souhaitez un double espacement, ajoutez un alina (un ouplusieurs espaces) au dbut de chaque paragraphe. Ne sautez pas de ligneentre les paragraphes.


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3. moins de rdiger un brouillon ou une premire bauche, ou de confierla rdaction de votre texte final un professionnel, nalignez pas votretexte droite car cela peut en gner la lecture.4. Sautez une ligne entre votre intitul ou votre titre et le texte ou un autretitre tout comme entre ce dernier et le texte ventuel au-dessus. Ne prvoyezpas dalina pour le titre.5. Utilisez de prfrence une police et une couleur identiques pour lecorps du texte, les titres et les sous-titres. Gras : permet dattirer lattention. On sen sert donc pour les titres. Italique : met en avant un lment spcifique du texte. Utile pour les

titres de livres. Parfois graiss pour les sous-titres. Romain (ou normal) : parfait pour le corps du texte. Soulign : accentue limportance dun mot dans un texte.

6. La taille des titres et des sous-titres, toujours graisss, dpend de celledu corps du texte.Ainsi, la taille du titre principal doit tre double. Par exemple, si le corpsdu texte fait 12 points, le titre devra en faire 24.Pour un sous-titre, comptez 4 6 points de plus que pour le corps du texte.Par exemple, pour un corps du texte 12 points, le sous-titre, lui, sera de16 points.Les intertitres entre les paragraphes doivent tre de la mme taille que lecorps du texte, graisss et ventuellement en italique.


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Note de bas de pageSautez une ligne entre chaque note de bas de page ainsi quentre le texteau-dessus ou en dessous. Notez lemplacement du numro de page.Pour rdiger une note de bas de page, reportez-vous plus haut dans cechapitre lentre Notes de bas de page .

2. Growing in an uncertain world , GE 2004 Annual Report, imprim, General Electric Company,Inc. Disponible en ligne sur le site www.ge.com. Cliquez sur annual04 ; mot-cl : Biodetection .

Making the worldsafer one particleat a timeBiodetection productsIt takes 16 to 72 hours on average torespond fully to a potential biologicalthreat, with much of that time spentidentifying what has been encountered.And yet every second counts in treatingthose who are exposed. GEs new suiteof biodetection products includes aninnovative, nanotechnology-basedsampler and analyzer that decreases theaverage response time to minutes whileminimizing false alarms. Such speed canaccelerate treatment and help limit athreats ability to spread.

A growing business

In 2005, GE plans to add thesebiodetection capabilities to GE StreetLabAE, a portable device that detects bothdrugs and explosives. Biodetection is anestimated $500 million segment of thesecurity industry that is growing at morethan 10% annually. We are making theworld safer, one particle at a time.2

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Making the worldsafer one particle ata timeBiodetection productsIt takes 16 to 72 hours on average torespond fully to a potential biological threat,with much of that time spent identifyingwhat has been encountered. And yet everysecond counts in treating those who areexposed.

A growing business

GEs new suite of biodetection productsincludes an innovative, nanotechnology-based sampler and analyzer that decreasesthe average response time to minutes whileminimizing false alarms. Such speed canaccelerate treatment and help limit a threatsability to spread.

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Prsentation des numros de page1. Placez le numro de page en haut ou en bas mais toujours gauche etprvoyez au moins un trois sauts de ligne maximum entre ce dernier et lereste du texte.2. Le numro est signal par le mot Page, avec la premire lettre en majus-cule, ou par labrviation P., galement en majuscule, suivie du chiffre : You can find the reference on Page 3. You can find the reference on P. 3.

3. Pour plusieurs pages, crivez Pages, ou labrviation P. suivie dupremier numro de page, dun tiret et du dernier numro de page.4. crivez bien le numro en entier chaque fois. Les numros cits sontinclus.

You can find the reference on Pages 3-4. You can find the reference on P. 9-11. You can find the reference on P. 31-48. You can find the reference on Pages 66-68. You can find the reference on Pages 304-305. You can find the reference on P. 690-860.

Rdiger des documents professionnels

Appel doffreComme loffre demploi, lappel doffre (invitation to tender) consiste dcliner des besoins.

1 Page 1, Marchs du monde, Paul W. Meston, print book, ditions Excellis, Ville de Qubec, Canada, 2005, ISBN 2-10-049222-5.

2 Page 3, Free Wi-Fi plan attracts Google, print journal, International Herald Tribune, Paris, France, 3 february 2005.

314:05, Rgime de subventions: a dgringole?, Pierre Djeune, 103.6 radio program, Marchs agricoles de France, Paris, 5 may 2004.

419:55, Oracle attackiert SAP, ADR television journal, Das Neues, 12 july 2005.

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