CFU BOXE 201016, 17 et 18 mars

BUGEAT – Académie de

Limoges

PLAN D’ORGANISATION

I. La logistique

II.Le financement

III.La communication

I. LA LOGISTIQUE Accueil :

Déplacement :

Hébergement – Restauration :

Matériel :

Soirée Gala :

. + Santé

A. ACCUEIL

Connaitre le nombre de participants : compétiteurs : 120 - bénévoles : 15 étudiants officiels : jurys 13 – arbitres 11- Membres FFB 3

Les participants doivent confirmer leur participation, un mois avant la compète

Les accueillir à la gare, pour ceux qui viennent en train, prévoir les mini bus

B. DEPLACEMENT

Transport – Carburant – Budget Prendre les garages automobiles comme

partenaires pour faciliter les couts de déplacements

Assurer le transport des participants

Mobiliser les étudiants bénévoles pour le déplacement et l’installation des équipements

C. HEBERGEMENT-RESTAURATION

Logement pour les participants

Vérifier les installations ( lits, toilettes, douches… ) de l’établissement

Restauration – spécialités du limousin

Petit déjeuner – déjeuner – diner

Penser au nombre de participants, s’assurer qu’ils ont tous mangé

D. MATERIEL Penser de la salle de compétition jusqu’aux

poubelles À tous les matériaux spécifiques à la boxe Au nombre de matériaux par rapport au nombre

de salles prévus : rings, sonorisations, chasubles, bascules, tables, chaises, chronos, gongs, seaux, serpillères, sacs poubelles, podium, une salle d’échauffement .

Les matériaux de secrétariat : ordis, imprimante, photocopieuse…

Prévoir les étudiants pour l’installation et démontage des équipements

L’installation et le matériel doivent être vérifiés par les arbitres avant la compète

E. SOIREE GALA Inviter les élus de la

région – département – ville

Organiser un spectacle de danse exemple : la capoeira,

Prévoir apéritif Un diner – spécialité

limousine : Ex : filet de bœuf limousin aux huitres de marennes Oléron.

F. SANTE

Prévoir salle d’infirmerie : un médecin par salle

Pour les blessures, malaises … Mettre en place les matériaux de soins Possibilité de prévoir un kiné Prévoir une salle pour le dépistage de

dopage par les médecins de la fédé Licences obligatoires pour tous les

compétiteurs et leurs documents médicaux

II. FINANCEMENT ET BUDGET Recherche de subventions auprès de divers partenaires :- Les collectivités (CG, CR, Commune…)- Les partenaires privés (Volvic, mutuelles étudiante )Lettre de sollicitation de subvention• Arguments pour obtenir ces subventions :- Auprès des collectivités : écologie (t-shirts bio), pôle éducatif

bénévolat (formation des étudiants locaux à l’organisation et mise en place d’un événement sportif d’échelle nationale)

- Auprès des partenaires privés : Image sportive de la « marque » Investissement dans la vie locale, et impacte sur les éventuels

clients et employés que sont les étudiants et les habitants de la région

Démontrer des compétences sur un événement de grande échelle.

Participation à un événement ancré dans la politique actuelle de développement durable

Budget

III. LA COMMUNICATION

Trois temps :

L’avant événement

L’événement

L’après événement

A. AVANT L’ÉVÉNEMENT Plusieurs supports selon les objectifs et les

besoins : Une plaquette papier pour les partenaires : - Mot du président du CRSU- Planning- Description vendeuse du CFU avec photo, et

affiche de l’événement- Plan des installations avec itinéraire- Logos des partenaires• Y glisser une invitation lors de l’envoi au gala

et au pot de fin de championnat (incluant les remises de trophées)

CONVAINCRE LES PARTENAIRES Pour les collectivités :- L’événement va permettre de faire découvrir la

région à un grand nombre de personnes (participants, coaches, officiels…)

- La valorisation du bénévolat dans un cursus universitaire peut permettre aux étudiants volontaire d’augmenter leur expérience

Pour les partenaires privés- Se montrer auprès d’étudiants (potentiels clients

et employés)- Montrer ses compétences en termes techniques

(serveurs internet, transport, cuisine…)- Donner à son entreprise une image sportive,

dynamique et investie dans les actions de grande ampleur qui se passent dans la région.

AVANT L’ÉVÉNEMENT

La même plaquette à fournir aux CRSU en incluant les formulaires d’inscription (cf. dossier de l’an passé à remettre à jour)

Pour cette transmission on utilisera les e-mails pour une raison écologique : les CRSU imprimeront le nombre de formulaires nécessaires selon le nombre de participants : économies de papier.

Contacter les associations ou groupes touchés par l’utilisation des installations pour les remercier de la mise à disposition [courtoisie].

AVANT L’ÉVÉNEMENT – PROMOUVOIR LE CHAMPIONNAT

Création d’un blog à présenter et à promouvoir auprès des sportifs et des étudiants

Contact avec la presse écrite : publication d’articles dans la presse locale et régionale

Contact avec les radios locales (France bleue etc.…)

Communication auprès des écoles, centres de loisirs, institutions spécialisées [leur présenter le championnat comme une idée de sortie éducative]

Réalisation d’une illustration (pour une affiche) : organiser un concours dans l’académie afin de sélectionner l’affiche la plus parlante et originale.

COMMUNICATION ET RECRUTEMENT DE BÉNÉVOLES

Recrutement d’étudiants volontaires pour les tâches de bénévolat :

- Guider les sportifs,- Les accompagner au long de la journée,- Mise en place de la salle - et démontage,- Tenue d’une table de renseignement pendant la

compétition - Créer une affiche et l’afficher au sein des

résidences étudiantes, clubs sportifs, lieux publics

• Mode de recrutement : contacter les étudiants de la région (staps mais aussi non staps) en insistant sur les vertus éducatives du bénévolat (Conseil général sensible à cet argument)

B. COMMUNICATION PENDANT L’EVENEMENT

Transmission des résultats au fil des combats : rétroprojecteur et écran

Toujours dans un but écologique : pas d’impression papier inutile

Former des bénévoles pour gérer le public éventuel et être un relais entre l’organisation, les officiels et les athlètes.

Utiliser la table de renseignement pour fournir aux athlètes les informations qu’ils recherchent

COMMUNICATION PENDANT L’EVENEMENT

Profiter des épreuves et des diverses cérémonies pour communiquer avec les partenaires :

- Les collectivités : nouer des liens qui peuvent se révéler utile à posteriori, montrer les compétences, se faire connaître

- Les partenaires privés : montrer qu’on s’intéresse à ceux qui nous aident, fidéliser les sponsors, nouer des liens

COMMUNICATION APRES L’EVENEMENT

Créer un dossier de presse à renvoyer aux partenaires, les mettre en valeur (photos des banderoles, des produits fournis…)

Remercier pendant la cérémonie – le pot – de clôture les collectivités

- Monsieur le maire- Le conseil général- Le conseil régional=> Leur remettre une petite plaquette

souvenir, ou une cravate Sport U (exemples)

COMMUNICATION APRES L’ÉVENEMENT

Ne pas hésiter à envoyer un mail aux divers partenaires en remerciement.