Cérémonie SRC - Gestion de projet

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DUT SRC 2 ème Année IUT de Mulhouse Projet de la cérémonie de remise des diplômes du département SRC Application de gestion de projet Maxime LUTZ Yoann PIERRE Groupe P11 A rendre à Mme Angeliki Koukoutsaki-Monnier pour le mercredi 17 octobre 2007

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Exercice d'organisation de la cérémonie de remise des diplômes SRC en binôme dans le cadre des cours de gestion de projets.

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DUT SRC 2ème

Année IUT de Mulhouse

Projet de la cérémonie de remise des diplômes du département SRC

Application de gestion de projet

Maxime LUTZ Yoann PIERRE

Groupe P11

A rendre à Mme Angeliki Koukoutsaki-Monnier pour le mercredi 17 octobre 2007

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SOMMAIRE

1. Plan d’organisation de l’évènement .................................................................................. 21.1. Les invités .................................................................................................................. 21.2. Les intervenants ......................................................................................................... 21.3. Choix des lieux ........................................................................................................... 31.4. Disposition de l’amphithéâtre pour la cérémonie ....................................................... 31.5. Disposition de la cafétéria pour le cocktail ................................................................. 31.6. Les ressources ........................................................................................................... 41.7. Le déroulement de la soirée ...................................................................................... 8

2. Plan de communication ..................................................................................................... 92.1. Copy stratégie ............................................................................................................ 92.2. Justification de la stratégie de communication ........................................................ 102.3. Justification sur le choix des supports ..................................................................... 10

3. Planification des tâches .................................................................................................. 124. Réseau PERT ................................................................................................................. 18

4.1. Le PERT .................................................................................................................. 184.2. Le chemin critique .................................................................................................... 18

5. Diagramme de GANTT ................................................................................................... 216. Les risques et les solutions ............................................................................................. 21

6.1. Les risques ............................................................................................................... 216.2. Les solutions ............................................................................................................ 21

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Travail 1

1. Plan d’organisation de l’évènement

1.1. Les invités

La cérémonie de remise des diplômes du département SRC étant ouverte à tous, on peut diviser les invités de l’évènement en quatre catégories : Les officiels, les diplômés, les extérieurs et l’équipe pédagogique. On compte recevoir approximativement 200 personnes.

• Nous incluons dans les officiels : o Un responsable de l’UHA (Directeur ou sous-directeur) o Un responsable de l’IUT (Directeur ou sous-directeur) o Des journalistes (campus et DNA) o Des anciens élèves de la formation

• Nous incluons dans les diplômés : o 50 élèves de 2ème année o 75 membres de famille

• Nous incluons dans les extérieurs : o 25 personnes (Jeunes, entrepreneurs, etc.…)

• Nous incluons dans l’équipe pédagogique : o 10 professeurs titulaires dont le chef d’étude et le responsable du département o 10 professeurs vacataires durant l’année scolaire o La secrétaire du département o Le responsable TICE o Toutes autres personnes affiliées au département.

1.2. Les intervenants

Pendant la cérémonie, plusieurs intervenants viendront faire un discours. Le chef de département, introduisant la cérémonie, présente le département et les poursuites d’études. Le Directeur de l’UHA présente un discours sur le rôle de l’université et sa place dans le pôle régional. Le Directeur de l’IUT, quand à lui, donne des informations sur l’organisation de l’IUT, le nombre d’élèves et le type d’études que l’on peut y faire. Les professeurs du département peuvent parler de l’année scolaire, de l’ambiance de la promotion, des travaux réalisés et du but de cette formation.

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Les anciens élèves peuvent, s’ils le souhaitent, parler de leurs expériences aux nouveaux diplômés. Et pour finir, tous jeunes diplômés pourront s’exprimer. Bien entendu, ces interventions et plus particulièrement le contenu de ces interventions sont des suppositions. Cette situation serait celle que nous souhaiterions mais nous ne pouvons pas forcer les gens à parler.

1.3. Choix des lieux

L’amphithéâtre Nord de l’IUT est imposé par le commanditaire comme lieu de cérémonie de remise de diplômes. Pour le cocktail, nous proposons la cafétéria de l’IUT, d’une part pour sa taille et d’autre part pour la proximité à la salle de cérémonie. Par ailleurs, les locaux de cuisine nous permettraient de faciliter le service de la restauration et de mieux respecter les normes d’hygiène grâce au matériel déjà sur place, ce qui permettrait aussi d’éviter des coûts supplémentaires de location.

1.4. Disposition de l’amphithéâtre pour la cérémonie

Concernant la cérémonie, l’amphithéâtre ne demande pas à être grandement modifié. Un écran y est déjà installé pour le système de projection, seule la disposition des invités reste à déterminer. Les différents intervenants pourront être placés sur l’estrade à l’avant. L’équipe pédagogique pourra être installée sur des chaises qui seront amenées à cette occasion tout à l’avant de la salle. Les diplômés et leur famille pourront se placer dans les gradins en commençant à les remplir par l’avant. Les extérieurs pourront finalement prendre place à l’arrière. Le problème qui se posera dans ce cas (ou dans tous autres dispositions) est le déplacement des diplômés lorsqu’ils seront appelés. En effet, qu’ils soient rangés dans un ordre précis ou non, lorsqu’un jeune diplômé se lèvera, c’est toute la rangée qui devra se lever pour le laisser passer.

1.5. Disposition de la cafétéria pour le cocktail

Le temps du cocktail, on peut distinguer trois zones dans la cafétéria. La grande salle sera la salle principale. Les tables y seront disposées, comme sur le plan ci-après, de manière à écrire SRC. Cette disposition est une sorte de clin d’œil qui n’affecte en rien l’accessibilité aux différents plats. L’avantage de cette disposition par rapport à une grande tablée et qu’elle ne coupe pas la salle en deux parties qui s’avère infranchissable une fois des gens dans la salle. A noter que le centre du R peut être investi par un serveur avec des réserves de boissons, ce qui servira en quelque sorte de bar. Les cuisines serviront de stockage et de lieu de préparation des différents plats.

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La troisième zone correspond à la zone d’animation dans la petite succursale de la cafétéria. Plongée dans l’obscurité, cette salle se transformera en salle de projection passant en boucle les différents courts-métrages réalisés par les diplômés. De petites tables seront disposées dans toute la cafétéria avec des ordinateurs donnant accès aux différents sites réalisés, une télévision diffusant les films 3D et de la documentation. Ce genre d’animation permettra aux diplômés de revoir l’essentiel des travaux qu’ils ont réalisés mais aussi de les montrer aux invités qui souhaitent découvrir davantage la formation.

1.6. Les ressources

1.6.1. Ressources matérielles

• Pour la cérémonie

o Du matériel de projection : -- un écran (disponible dans la salle) -- un vidéo projecteur, un ordinateur -- les connectiques nécessaires -- du matériel audio -- 2 micros

o Du mobilier : -- quelques chaises pour les intervenants -- une ou deux tables

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o Du matériel de présentation : -- Kakémono et documentation sur le département -- un support PowerPoint.

o De l’eau pour les intervenants

• Pour le cocktail

o Du mobilier : -- Une trentaine de tables -- Des chaises -- Des fours -- Des réfrigérateurs (ou chambre froide) -- Un local de stockage

o Service :

-- 400 verres (flûtes, verre à vins, verre à bière, verre standard, etc…) -- Des couverts -- Des cure-dents -- Des serviettes en papier de couleurs et nappes -- Plusieurs plats et assiettes en carton

o Du matériel de cuisine :

-- Couteaux -- Torchons -- Produits vaisselle -- Chariots

o Arrangements :

-- Fleurs -- Fruits et légumes

o Du matériel de projection :

-- Un écran -- Un vidéo projecteur -- Une télévision avec lecteur DVD -- Quatre ordinateurs portables -- Des connectiques -- Du matériel audio

o Du matériel de présentation :

-- Des Kakémono SRC -- Un panneau sur le festival SRC avec les prix gagnés -- Un porte document avec de la documentation sur le département

• Restauration

Concernant la restauration, il faudrait faire appelle à l’expérience du traiteur pour réaliser le cocktail. Cela étant dit, nous vous proposons une liste non exhaustive ci-dessous, basée sur un lunch dînatoire.

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o 20 pièces salées par personnes : -- mise en bouche froide (mini sandwichs brioché, crabe, terrine, etc.…) -- mise en bouche chaude (mini pizza, tarte à l’oignon, etc.…) -- pain surprise -- tapas’ -- cakes -- terrine de poisson avec diverses crudités -- viandes froides avec salades folles -- etc….

o 5 à 10 pièces sucrées par personnes : -- tarte au chocolat et son croustillant -- entremets au pain d’épice -- mousse au chocolat -- tartes -- salade de fruits frais -- sorbets -- vacherins glacés -- petits fours et chocolats -- etc….

o Les boissons :

-- apéritifs divers -- boissons non alcoolisées (eau, jus de fruits, etc….) -- boissons alcoolisées (vins de région, etc….) -- café, thé, tisane, etc…. -- etc….

• Divers o Du matériel de nettoyage :

-- Serpillières -- Balais -- Brosses -- Produit nettoyant

o Fléchage au sein de l’IUT :

-- Parking -- Remise des diplômes, Amphi Nord -- Cafétéria

o Les clefs des bâtiments o Du savon o Du papier WC o Des trousses de secours, o Uns listes des numéros de secours o Des sachets poubelle o Du papier blanc o Des stylos IUT

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1.6.2. Ressources humaines

o La secrétaire du département pour l’administration

o Le directeur de département pour la validation du projet et autre

o Un responsable de la manifestation qui coordonne la mise en place du projet

et veille au bon déroulement de la soirée

o Deux techniciens informatiques qui s’occupent de la mise en place des divers systèmes de projection pour la soirée, à savoir :

-- Un ensemble PC - vidéo projecteur pour l’Amphi Nord -- Un ensemble PC - vidéo projecteur pour l’Annexe dans la cafétéria -- Trois ordinateurs portables avec un accès aux différents sites réalisés

par les élèves + un pour la projection

o Deux techniciens qui s’assurent : -- Du bon fonctionnement de l’éclairage et du chauffage/climatisation -- Qu’il n’y ait aucun danger (débris de verre, …) sur l’ensemble du

secteur de l’IUT -- De la propreté extérieure au bâtiment (déchets, gazon coupé s’il n’y a

pas de neige) -- De la mise en place des tables et des chaises (les tables non utilisées

sont stockées dans une salle adjacente à la cafétéria, D04 par exemple)

o Deux femmes de ménage qui s’occupe de la propreté : -- De l’amphithéâtre Nord -- De la salle de restauration -- Des toilettes et de leurs entretiens -- Des zones de passage

o Un agent de sécurité au parking et sur les lieux de passage

o Un photographe, qui va couvrir l’évènement

o Une personne du service de la cantine pour faire l’interface entre l’IUT et

l’équipe du traiteur

o Une équipe de restauration du traiteur avec cinq serveurs dont un en cuisine pour préparer et quatre en salle pour le service

o Les élèves de deuxième année pour la réalisation infographique

o Les professeurs pour le choix de la meilleure réalisation parmi celles

proposées par les élèves et respectant au mieux les consignes, ainsi que l’accueil des invités

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1.7. Le déroulement de la soirée

• 17h30 - 18h00 o Accueil des invités

• 18h10 o Début de la cérémonie dans l’Amphithéâtre Nord

• 18h10 – 18h40 Discours o Introduction du chef de département, appuyé par un PowerPoint o Rétrospective sur la promotion o Discours du directeur de l’UHA o Discours du directeur de l’IUT

• 18h40 o Remise des diplômes et photo individuelle des diplômés o Intervention des élèves qui le souhaitent o Intervention des professeurs qui le souhaitent o Intervention des anciens élèves qui le souhaitent o Citation des diplômés ayant fait des projets primés au festival SRC o Visionnage des projets primés o Citation du major de promotion o Photo de tous les diplômés o Conclusion par le chef de département et invitation à se déplacer au cocktail

• 21h00 à 23h00 o Arrivée au cocktail des personnes accompagnées par les élèves o Service des apéritifs et des boissons o Discussions avec les différents intervenants et les professeurs o Exposition des différentes réalisations faites en cours d’année sous forme de

petits ateliers dans la salle. o Une projection sur grand écran dans l’annexe de la cantine passe en boucle

les courts métrages réalisés par la promo ainsi que les films 3D. o Des ordinateurs, à l’autre bout de la salle, permettent aux invités de voir les

sites réalisés dans le cadre du projet tuteuré. o Des panneaux, dans un des coins de la pièce, présentent le Département et le

concours SRC et met à disposition des brochures

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2. Plan de communication

2.1. Copy stratégie

• Contexte Concurrence des cérémonies de remise de diplômes des autres départements de l’IUT de Mulhouse mais surtout des autres départements SRC au niveau national.

• Objectifs Principalement cognitif mais aussi affectif.

• Cible Les jeunes bacheliers, les diplômés SRC et les entreprises de la région.

• Insight Trouver une formation riche dans le domaine du multimédia pour les jeunes qui deviendront des jeunes actifs et compétents pour les entreprises.

• Promesse Une formation adaptée aux technologies actuelles.

• Bénéfice Fonctionnel

• Reason Why Ils sont invités à participer à la remise des diplômes de 2ème

• Ton

année pour voir des jeunes motivés en fin de la formation SRC.

Dynamique et professionnel

• Support o Lettre d’invitation personnelle o Un mail d’invitation o Une affiche pour le grand public

• Les contraintes o Mettre le nom du département, le logo de l’IUT et de l’UHA, respecter la charte

graphique existante. o Indiquer la date et le fait que ce soit la remise des diplômes.

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2.2. Justification de la stratégie de communication

L’objectif étant de valoriser le département, d’augmenter sa notoriété dans la région et de rendre la formation attractive, nous avons opté pour une campagne de communication qui ne met pas l’accent sur la cérémonie en elle-même mais sur la qualité de la formation. Toute personne intéressée par le domaine pourra profiter de la cérémonie pour en apprendre davantage et rencontrer des jeunes diplômés. Cependant on retrouve les informations nécessaires sur la cérémonie de remise des diplômes. Cette stratégie de communication permet donc d’atteindre les principaux concernés par la cérémonie et tout autre personne intéressée par la formation.

2.3. Justification sur le choix des supports

Nous avons choisi trois supports de communication, chacun répondant à une diffusion différente.

2.3.1. La lettre d’invitation

Elle est adressée aux officiels et aux principaux concernés, les diplômés. Chaque lettre est adaptée au destinataire en mettant l’accent sur la cérémonie avant la valorisation de la formation.

• Cette lettre comporte plusieurs informations : o Une demande de confirmation de présence (par courrier ou mail) o L’indication sur le rôle que la personne devra tenir o Certaines spécifiques à chaque personne (comme par exemple, pour les

jeunes diplômés, le nombre de personnes les accompagnants, ou encore, la possibilité d’avoir un PowerPoint qui sera à remettre au préalable pour les intervenants).

Cette lettre ne comporte pas d’élément graphique propre à la cérémonie, c’est uniquement du texte.

2.3.2. Le mail

Le mail est tout d’abord envoyé aux entreprises susceptibles d’être intéressées par le domaine du multimédia, ainsi qu’aux diplômés et aux officiels en tant que rappel, quelques jours avant le jour J. On y retrouve les informations essentielles de la cérémonie, mais aussi une brève description du département SRC afin d’en faire la publicité. Ce mail comporte quelques éléments de la charte graphique faite pour l’évènement mais reste principalement basé sur le texte.

2.3.3. L’affiche

L’affiche, ainsi que la charte graphique l’accompagnant, sera créée par les étudiants de 2ème année de l’année en cours. Cette affiche est destinée au grand public pour améliorer la notoriété du département, avant de promouvoir la cérémonie. La diffusion de l’affiche se fera sur l’ensemble de la région à petite échelle, et à grande échelle sur Mulhouse et ses

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environs, sans oublier l’IUT et le campus. L’affiche sera au format 40 x 60, au nombre de 400 tirages environ. Les affiches seront distribuées dans les établissements universitaires et scolaires de la région, mais aussi dans les offices de tourismes, magasins, bars, etc.… dans les lieux fréquentés aussi bien par les jeunes que par les entreprises. A noter, il faut faire la mise à jour de la rubrique SRC sur le site de l’IUT de Mulhouse. On doit y retrouver les informations essentielles et l’affiche.

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Travail 2

3. Planification des tâches

Nos services ont été demandés par le département SRC de l’IUT de Mulhouse pour la cérémonie de remise des diplômes. Une description de la soirée souhaitée et les contraintes nous ont été transmises dans le texte ci-dessous :

La cérémonie de remise des diplômes aux étudiants de la dernière promotion du département SRC de l'IUT de Mulhouse aura lieu vendredi 14 décembre à partir de 18 heures dans l'amphithéâtre nord de l'IUT. Elle sera suivie d'un cocktail pour les invités. Afin de valoriser le département, augmenter sa notoriété dans la région et rendre cette formation attractive, une campagne de communication doit accompagner l'organisation de la cérémonie.

Nous avons construit, à partir de ce texte, l’intégralité de notre projet. La première tâche correspond donc à la présentation du projet à l’équipe responsable de la cérémonie de l’IUT. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- En amont ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Lancement du projet L’équipe responsable de la cérémonie (supposé le directeur du département SRC, la secrétaire et un professeur délégué) et nous-mêmes, les chargés d’organisation du projet, se réunissent pour faire la validation du projet proposé par nos services. Une fois cette validation faite, le projet est lancé.

2. Les autorisations Rédaction et envoi des différentes autorisations adressées à l’administration de l’IUT. À savoir, l’autorisation d’utilisation de l’amphithéâtre Nord, de la cafétéria et des cuisines en son ensemble (fours, réfrigérateurs, etc…). L’autorisation de faire un cocktail avec alcool mais aussi d’utiliser les parkings, de flécher à l’intérieur et à l’extérieur des bâtiments, d’utiliser les sanitaires, etc… Les autorisations sont nécessaires au bon déroulement du projet sous peine d’être modifié.

3. Lancement du plan de communication Le professeur de communication en collaboration avec le professeur de 2D et d’art, par l’intermédiaire du professeur délégué de l’équipe responsable de la cérémonie, transmet aux élèves de deuxième année la copy stratégie dans le but de la réalisation de l’affiche publicitaire de la cérémonie.

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4. Validation d’une affiche L’équipe responsable de la cérémonie de l’IUT et les professeurs en charges du projet de l’affiche auprès des élèves, choisissent une affiche parmi toutes celles proposées par les deuxièmes années.

5. Rédaction des lettres La secrétaire rédige les différentes lettres d’invitation. Elle doit tenir compte du plan de communication.

6. Rédaction des mails de diffusion La secrétaire rédige les mails d’invitation tout en tenant compte du plan de communication.

7. Validation des invitations Le directeur du département valide et signe les différentes invitations.

8. Impression de l’affiche chez un imprimeur

9. Commande des diplômes SRC

10. Distribution et diffusion des invitations On parle ici, aussi bien des lettres que des mails.

11. Diffusion de l’affiche

12. Choix du traiteur

13. Commande de la restauration chez le traiteur Commande traiteur pour le cocktail (alimentation, boisson et service)

14. Rassemblement de tous les projets des diplômés

15. Réalisation d’une interface pour les sites web Dans le but de les diffuser lors du cocktail

16. Réception des courriers Lister toutes les personnes présentes, sans compter les gens extérieurs.

17. Rassemblement des différents PowerPoint

18. Création d’un PowerPoint unique Ce PowerPoint contient tous les autres PowerPoint des intervenants ainsi que les projets primés lors du festival SRC.

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19. Confection des panneaux pour le cocktail Il y aura trois types de panneaux : une présentation du département, le festival SRC et diverses statistiques (du département, des débouchés, poursuites d’études, etc…).

20. Edition des diplômes SRC

21. Signature des diplômes par le chef de département

22. Trouver les différentes ressources humaines On parle ici des femmes de ménages, des techniciens, du service restauration, etc….

23. Prévenir les membres de l’organisation de leurs rôles Cette tâche peut se faire par mail ou par courrier.

24. Personnels techniques, extérieur Il s’occupe du gazon et vérifie la propreté générale du site. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Le jour J - préparation ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

25. Femme de ménage, intérieur Assure la propreté générale dans les bâtiments (couloir, sanitaire).

26. Personnels techniques, salle de conférence Le personnel technique installe le mobilier, c'est-à-dire les tables et les chaises pour les intervenants. Ils doivent placer des chaises tout devant pour l’équipe pédagogique. Il allume le chauffage ou la climatisation en fonction des besoins. Il vérifie l’état général de la salle : état des lampes, du mobilier, etc. …

27. Femmes de ménage, salle de conférence Assure la propreté de la salle.

28. Techniciens informatiques, salle de conférence Les techniciens informatiques installent le matériel de projection et s’assurent du bon fonctionnement de celui-ci.

29. Restauration, salle de conférence Une personne de l’équipe prépare des bouteilles d’eau pour les intervenants.

30. Membre des responsables de la cérémonie, salle de conférence Un membre de l’équipe responsable de la cérémonie vérifie que toutes les tâches soient terminées et que la salle soit prête.

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31. Personnels techniques, cafétéria Il place les tables, les chaises et vérifie l’état de la salle (lampe, …)

32. Femmes de ménage, cafétéria Assure la propreté de la salle et de la cuisine.

33. Techniciens informatiques, cafétéria Installation des ordinateurs et du matériel de projection. Ils vérifient que chaque application fonctionne correctement.

34. Professeurs, cafétéria Mettent en place les kakémonos, les panneaux et les brochures SRC

35. Responsable restauration, cafétéria Met en place la décoration des tables et accueille l’équipe du traiteur

36. Membre des responsables de la cérémonie, cafétéria Un membre de l’équipe responsable de la cérémonie vérifie que toutes les tâches soient terminées et que la cafétéria soit prête. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Le jour J – la cérémonie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

37. Gardien, parking Assure la sécurité.

38. Accueil des invités et des officiels Quelques professeurs s’occupent d’accueillir et de placer les gens dans la salle de conférence.

39. Début de la cérémonie dans l’Amphi Nord.

40. Introduction du chef de département SRC

41. Discours du directeur de l’IUT

42. Discours du directeur de l’UHA

43. Remise des diplômes et photo individuelle des diplômés Le directeur du département appelle chaque jeune. Ce dernier récupère son diplôme et pose pour la photo officielle avec les directeurs et le kakémono SRC.

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44. Intervention des élèves s’ils le souhaitent.

45. Intervention des professeurs s’ils le souhaitent

46. Intervention des anciens élèves s’ils le souhaitent

47. Citations par les enseignants des diplômés ayant fait des projets primés au festival SRC

48. Visionnage des projets primés.

49. Citation du major de promotion

50. Conclusion par le chef de département et invitation à se déplacer au cocktail

51. Photo de promotion de tous les diplômés.

52. Arrivée au cocktail des personnes accompagnées par les élèves

53. Le cocktail

54. Départ des invités --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Le jour J – après ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

55. Départ du traiteur

56. Techniciens informatiques, salle de conférence Les techniciens informatiques rangent le matériel de projection.

57. Personnels techniques, salle de conférence Ils doivent ranger les tables et les chaises.

58. Femmes de ménage, salle de conférence S’occupe de la propreté de la salle.

59. Techniciens informatiques, cafétéria Les techniciens informatiques rangent le matériel.

60. Professeurs, cafétéria

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Récupèrent les kakémonos, les panneaux et les brochures SRC.

61. Femmes de ménage, cafétéria S’occupe de la propreté de la salle et vérification de la propreté de la cuisine.

62. Personnels techniques, cafétéria Ils doivent ranger les tables et les chaises. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Plus tard ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

63. Ecriture des lettres de remerciement Adressées aux différents directeurs, journalistes, etc…

64. Faire imprimer les photos individuelles et la photo de groupe des diplômés

65. Envoyer les différentes lettres de remerciement Lettres accompagnées de la photo individuelle et de la photo de groupe pour les diplômés

66. Payer les différentes factures restantes Traiteur, photographe, etc…

67. Réunion de bilan de la cérémonie L’équipe responsable de la cérémonie se réunit pour établir un bilan.

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4. Réseau PERT

4.1. Le PERT

Voir pages suivantes.

4.2. Le chemin critique

Etapes Temps

En amont : 1 4 heures 2 10 jours 3 3 semaines 4 3 jours 8 2 semaines 16 4 semaines 17 2 semaines 18 4 heures = 11 sem 13 jrs 8h

Le jour J – préparation : 31 2 heures 33 2 heures 35 2 heures 36 30 minutes = 6 heures 30 min

Le jour J – la cérémonie : 37 6 heurs = 6 heures

Le jour J – après : 55 1 heures 58 - 62 2 heures 61 2 heures = 5 heures

Plus tard : 64 3 jours 65 1 jours 66 3 jours 67 3 jours = 10 jours

• Le chemin critique pour l’ensemble du projet compte : o 11 semaines complètes qui représentent généralement des durées d’attentes,

comme le retour des lettres d’invitation par exemple, ou encore l’impression des photographies chez l’imprimeur.

o 26 jours et 1h30 de travail, comptant des journées de 8h, pour le reste des tâches du projet.

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5. Diagramme de GANTT

Voir page précédente.

6. Les risques et les solutions

6.1. Les risques

• Liés à l’environnement : o Intempéries : pluie, neige qui ralentit le travail des personnes sources

notamment à l’extérieur. o Risques naturels : chute d’un arbre dans l’enceinte de l’IUT, etc.… o Risques extérieurs : bouchon sur l’autoroute, tramway en panne o Crises politiques o Changements au sein du département SRC : changement de chef de

département, modification du budget, etc…. o Retard des sous-traitants, la commande traiteur non complète o Problèmes financiers o Autres évènements culturels, sportifs,… dans la même période

• Lié aux problèmes techniques : o Coupure : de gaz, d’électricité o Panne du matériel informatique et de projection o Manque de ressource : mobilier, produit de nettoyage, …

• Lié aux problèmes relationnels : o Un membre de l’organisation ou un intervenant tombe malade o Manque de communication : mauvaise compréhension des tâches, etc…. o Manque de personnel

6.2. Les solutions

Les problèmes liés à l’environnement de la société actuelle, sont pour la plupart imprévisibles. Une des solutions consiste à prévoir des temps supplémentaires pour résoudre ces crises dés que possibles. Des marges suffisantes permettent de ne pas dépasser les délais et de ne pas risquer d’outrepasser le chemin critique. D’autres risques comme l’existence d’autres évènements dans la même période, peuvent être prévisibles si ce sont par exemple des évènements annuels se déroulant en générale à une même période. Dans ce cas, les risques ne sont pas tant dans la mise en place du

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projet que dans l’efficacité du projet, même si la recherche de personnel, de matériel ou de ressource peu s’avérer plus dure. Pour ce qui est des problèmes techniques, nous devons prévoir du matériel de rechange et effectuer des tests vérifiant si tous fonctionne. Il devient cependant plus difficile de résoudre un problème technique quand il sort des compétences du personnel, par exemple, une coupure générale de gaz est difficilement réparable dans notre cas. Ainsi, on ne peut que pousser les entreprises ou autorités compétentes pour accélérer les réparations. Les problèmes relationnels sont plus difficilement décelables, mais tout aussi catastrophiques. Pour éviter tous manques de communication dans l’organisation, il convient d’une part que le chef de projet effectue un suivi constant des différentes tâches en gardant un contact régulier avec tout les membres de l’organisation. Il faut aussi garder à l’esprit que les tâches peuvent s’avérer plus dure que prévu ou que l’une des personnes ressources peut tomber malade ce qui provoquera un manque de personnel. Le meilleur moyen est alors de prévoir des personnes de substitution, disponibles à tout moment, pour poursuivre le projet.