CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

Maître d’ouvrage

Groupement de commandes

Ville de Cholet / Communauté d'Agglomération du Choletais

Objet du marché

Acquisition d'un dispositif de contrôle d'accès pour des installations sportives et administratives

SommaireI.Introduction........................................................................................................................................6II.Objectif du projet ............................................................................................................................7III.Descriptif du patrimoine................................................................................................................7

A-Présentation du complexe sportif Pierre de Coubertin actuellement en construction......................7B-Présentation des autres installations sportives municipales.............................................................7

1)17 ins t a l l a t i o n s spo r t i v e s ac t u e l l e m e n t éq u i p é e s de con t r ô l e d'a c c è s :............................7

2)Ins t a l l a t i o n s po u v a n t êt r e éq u i p é e s à l'av e n i r :....................................................................9

C- Autres installations administratives actuellement équipées de contrôle d'accès :.........................10IV.Descriptif du système recherché...................................................................................................10

A-Contrôle d'accès :..........................................................................................................................102 ob j e c t i f s :................................................................................................................................. 10

1)En t r é e s : ................................................................................................................................. 10

2)So r t i e s :................................................................................................................................... 10

3)Moy e n s d'a c c è s :....................................................................................................................1 1

B-Logiciel de réservation des équipements sportifs :........................................................................11a) Pé r i m è t r e de con s u l t a t i o n ....................................................................................................1 1

b) De s c r i p t i o n de s inf o r m a t i o n s ...............................................................................................12

1) Le s sai s o n s .....................................................................................................................12

2) Le s ins t a l l a t i o n s spo r t i v e s .............................................................................................12

3) Le s ut i l i s a t e u r s ...............................................................................................................13

4) Le s se c t i o n s ....................................................................................................................13

5) Le s cor r e s p o n d a n t s .......................................................................................................13

6) Le s ac t i v i t é s ....................................................................................................................14

7) Le s rés e r v a t i o n s an n u e l l e s ...........................................................................................14

8) Le s sta g e s ......................................................................................................................15

9) Le s cré n e a u x ..................................................................................................................15

V.Processus de planification des réservations pour une saison pour les associations sportives....16VI.Processus de planification des réservations pour une saison pour les établissements scolaires..............................................................................................................................................................17VII.Processus de planification des réservations pour les installations administratives.................18VIII.Les attentes par rapport au logiciel..........................................................................................18

1)Le s sai s o n s ......................................................................................................................18

2)Ge s t i o n de s do n n é e s .....................................................................................................18

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3)Ge s t i o n de s rés e r v a t i o n s ...............................................................................................18

4)His t o r i q u e de s rés e r v a t i o n s ...........................................................................................19

5)Fac t u r a t i o n – Av a n t a g e s en na t u r e ..............................................................................19

a)Ava n t a g e s en na t u r e ..............................................................................................................19

b)Fac t u r a t i o n aux as s o c i a t i o n s sp o r t i v e s ...............................................................................19

c)Fac t u r a t i o n aux col l è g e s et lyc é e s cho l e t a i s ......................................................................19

IX.Les éditions....................................................................................................................................201) Le s éd i t i o n s so u s for m e s de lis t e ................................................................................20

2) Le s éd i t i o n s iss u e s du pla n n i n g ...................................................................................20

3) Le s éd i t i o n s de typ e cou r r i e r s ......................................................................................20

4) Le s au t r e s éd i t i o n s ........................................................................................................2 1

X.Les statistiques................................................................................................................................21XI.Modalités techniques.....................................................................................................................21

1)Ré s e a u x ..........................................................................................................................2 1

2)Ser v e u r .............................................................................................................................2 1

3)Pos t e s de tra v a i l .............................................................................................................22

4)Ou t i l s co l l a b o r a t i f s ..........................................................................................................22

5)Att e n t e erg o n o m i q u e et fac i l i t é d'u t i l i s a t i o n .................................................................22

6)Con f i d e n t i a l i t é et sé c u r i t é ..............................................................................................23

7)Nom b r e d'u t i l i s a t e u r s ......................................................................................................24

8)Dép l o i e m e n t de l’app l i c a t i o n .........................................................................................24

9)Equ i p e m e n t de s ins t a l l a t i o n s spo r t i v e s et ad m i n i s t r a t i v e s ........................................25

XII.Prestations attendues...................................................................................................................251) Co n d u i t e du pro j e t .........................................................................................................25

2) Ins t a l l a t i o n log i c i e l l e ......................................................................................................26

3) Fo r m a t i o n s ......................................................................................................................26

4) Pa r a m é t r a g e ...................................................................................................................26

5) Int e r f a c e s ........................................................................................................................26

6) Re p r i s e des do n n é e s ....................................................................................................26

7) Ins t a l l a t i o n da n s les éq u i p e m e n t s – Ni v e a u de pre s t a t i o n s - Dé l a i s .......................27

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8) Ma i n t e n a n c e ...................................................................................................................27

Annexe 1 – Charte d’installation – Applications Oracle..................................................................28Annexe 2 – Mise sous alarme des installations.................................................................................29Annexe 3 – Planning hebdomadaire des créneaux pour un équipement........................................30

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I. Introduction

La politique sportive municipale :La Ville de Cholet vainqueur du Challenge l'Équipe « Ville la Plus Sportive de France » en 1972 et en 2007, forte de ses 94 clubs et 17 043 licenciés, dispose aujourd'hui d'un parc d'équipements sportifs répartis sur 21 sites différents et comprenant :

− 24 terrains extérieurs,− 23 salles.

La quasi totalité de ces équipements est dotée d'un contrôle d'accès datant de 1998. Ville pilote, Cholet a reçu le prix spécial du jury lors du salon des maires et des collectivités en novembre 1998 à l'occasion du concours "Les puces de silicium".

La gestion des accès dans les installations sportives est assurée grâce à un logiciel de réservation d'équipements sportifs et à un système de contrôle d'accès en fin de vie.

Outre les installations sportives municipales, le Pôle culturel de compétence communautaire est également doté du même système de contrôle d'accès. Cet équipement est donc intégré au projet d'acquisition d'un nouveau dispositif.

La collectivité développe son parc d'équipements sportifs par la construction de salles spécifiques de tennis de table et de gymnastique, ces salles seront regroupées au sein du complexe sportif Pierre de Coubertin, dont la construction est actuellement en cours. La livraison de cet équipement est programmée en juin 2011.

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II. Objectif du projet

L'objectif du projet est d'équiper les installations d'un dispositif de contrôle d'accès unique prenant en compte le système d'alarme existant.

Le présent marché concerne :- L’acquisition d’un logiciel de réservation (Complexe sportif Pierre de Coubertin,

l'ensemble des équipements sportifs, le théâtre du Puy St Bonnet et le pôle culturel communautaire) intégrant son contrôle d'accès,

- L’accompagnement de la collectivité dans le paramétrage initial des logiciels en vue de leur adaptation au contexte actuel et aux évolutions prévisibles de fonctionnement du Service des Sports,

- La formation du personnel à l’utilisation dudit logiciel,- L’évolution et la maintenance du logiciel et du système de contrôle d'accès.

III. Descriptif du patrimoine

A-Présentation du complexe sportif Pierre de Coubertin actuellement en construction

Ce complexe comporte :− 1 entrée pour le hall commun de 50 m²,− 1 entrée pour la salle spécifique de tennis de table (1 034 m²),− 1 entrée pour la salle spécifique de gymnastique (842 m²).

B-Présentation des autres installations sportives municipales

1) 17 installations sportives actuellement équipées de contrôle d'accès :

• Installation Marie Baudry :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Complexe sportif du Bordage Luneau :Salle de roller :− 1 entrée pour accéder à la salle,− 1 entrée pour accéder aux vestiaires indépendants.Dojo :− 1 entrée pour accéder au dojo.Terrains extérieurs :− 1 entrée pour accéder aux vestiaires.

• Installation Chambord :− 1 entrée pour accéder à la salle.

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• Installation Demiannay :− 1 entrée pour accéder à la salle,− 1 entrée pour accéder aux vestiaires du stade.

• Complexe sportif du Bellay :Salle de boxe et haltérophilie :− 1 hall d'entrée commun,− 1 entrée pour accéder à la salle de boxe,− 1entrée pour accéder à la salle d'haltérophilie.Salle d'escrime :− 1 entrée pour accéder à la salle.Salle de gymnastique :− 1 entrée pour accéder à la salle.Salle Omnisports :− 1 entrée pour accéder à la salle.Stade :− 1 entrée pour accéder aux vestiaires.

• Complexe sportif Grégoire :− 1 hall d'entrée commun,− 1 entrée pour accéder à la salle,− 1 entrée pour accéder aux vestiaires du stade.

• Installation Laënnec :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation Jean Macé :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation Mocrat :− 1 entrée pour accéder aux 2 salles (Omnisports et activité)

• Installation Charles Péguy :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation Plessis :Salle Omnisports :− 1 entrée pour accéder à la salle (Intégrant 1 salle annexe)Salle de combats :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation du Puy Saint Bonnet :Salle Omnisports :

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− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation Rambourg :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation Turpault :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Installation du Bois d'Ouin :− 1 entrée pour accéder à 2 vestiaires,− 1 entrée pour accéder à 1 vestiaire,− 1 entrée pour accéder à une salle.

• Installation Roland Geneste :− 1 entrée pour accéder aux vestiaires.

• Installation de la Treille :− 4 entrées ayant chacune 3 vestiaires,− 1 entrée pour accéder au foyer.

2) Installations pouvant être équipées à l'avenir :

• Stand de tir :− 1 hall d'entrée commun avec accès direct aux pas de tir de 25 m et de 50 m,− 1 entrée pour accéder aux pas de tir de 10 m.

• Stand de tir (Partie extérieure) :− 1 entrée pour accéder à la partie extérieure.

• Installation du Stade Omnisports :− 1 entrée pour accéder aux 3 vestiaires.

• Installation Rambourg :− 1 entrée pour accéder aux 2 vestiaires du stade.

• Installation du Bordage Fontaine :− 1 hall d'entrée commun,− 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires.

• Installation de la Girardière :− 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires.

• Installation Henri Jousse :− 1 entrée pour accéder aux vestiaires.

• Installation Pierre Blouen :− 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires.

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• Installation de l'Aérodrome :− 2 entrées ayant chacune 2 vestiaires.

• Salle d'activité du Puy Saint Bonnet :− 1 entrée pour accéder à la salle.

• Boulodrome :− 1 entrée pour accéder au Boulodrome.

• Salle de sport du Centre Social Kaléidoscope :− 1 entrée pour accéder au centre.

C- Autres installations administratives actuellement équipées de contrôle d'accès :

• Théâtre du Puy Saint Bonnet− 1 entrée pour accéder au Théâtre.

• Pôle culturel communautaire− 1 entrée pour accéder aux locaux associatifs,− 1 entrée pour accéder aux locaux "musiques actuelles".

IV. Descriptif du système recherché

A-Contrôle d'accès :

2 objectifs :– Contrôler l'utilisation réelle de l'équipement de chaque structure utilisatrice,

– Bénéficier des informations transmises de l'équipement vers le logiciel de réservation qui devra comporter le nom de l'équipement, le nom de la structure utilisatrice, les heures d'entrées et de sorties et les événements (Heures interdites, accès autorisé...).

1) Entrées : – Offrir la possibilité à chaque utilisateur d'entrer une demi-heure avant le début du

créneau effectif réservé correspondant à l'utilisation de l'aire de jeu. Ce temps de 30 minutes doit être assimilé à un temps de vestiaires.

– Conditionner le fait d'entrer dans un équipement sportif à la mise en route automatique de la GTC (Alarme, lumière,...) en place dans les équipements.

2) Sorties :– Donner la possibilité à chaque structure utilisatrice de pouvoir mettre sous alarme

durant une durée de 45 minutes au delà du créneau réservé. La mise sous alarme

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devra être automatique 45 minutes après la fin de chaque créneau, si la structure utilisatrice ne l'a pas déjà fait en quittant l'équipement sportif (Annexe 2).

3) Moyens d'accès :Description :

Tout moyen d'accès peut être envisagé en privilégiant le système sans contact.

Un moyen d'accès volé ou perdu pourra être mis en opposition sur l'ensemble des lecteurs du système dès que son vol ou sa perte sera déclaré. Dans ce cas, l'utilisateur se verra attribuer un nouveau support.

Ces moyens d'accès seront disponibles sur support personnalisé non blanc.

Principes d'attribution des moyens d'accès :

A partir de la base de données du logiciel (Coordonnées de l'utilisateur, planning de réservations) des moyens d'accès seront attribués aux utilisateurs ou par groupe d'utilisateurs. Chaque support, selon les informations d'identification, permettra à l'utilisateur d'accéder aux équipements selon les créneaux lui étant attribués par le service gestionnaire du contrôle d'accès. Les supports seront individuels, nominatifs et contiendront un identifiant unique.

Accès dans les installations :

A son arrivée à l'installation, l'utilisateur présentera son moyen d'accès devant le lecteur et sera autorisé à pénétrer dans l'installation en fonction des paramètres de validité (Heures d'accès autorisées en fonction des créneaux réservés).

Il sera obligatoire pour toute structure utilisatrice de badger pour entrer dans l'équipement et de signaler sa sortie définitive. (Badgeage différent d'une entrée)

B-Logiciel de réservation des équipements sportifs :

a) Périmètre de consultation

Actuellement, un logiciel assure la gestion des réservations des équipements sportifs et administratifs.

Ces équipements sont mis à la disposition de clubs, d'associations, de comités, de ligues, d'établissements scolaires (Ecoles primaires, collèges, lycées, université) etc..., et d'usagers divers pour les bâtiments administratifs et culturels.

Aussi, un logiciel de contrôle d’accès des salles et vestiaires permet de gérer les entrées dans les salles de sports en lien avec les terminaux implantés dans les différents sites.

L’objectif de la consultation est :

• Le remplacement du logiciel de réservation des équipements sportifs et administratifs,

• Le remplacement du dispositif de contrôle d’accès existant,

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• L'équipement de nouvelles salles.

b) Description des informations

Les informations suivantes répondent à une problématique essentiellement de planification de réservation d'équipements sportifs. Ces dernières seront suffisamment précises pour répondre à celles des installations administratives moins contraignantes dans leur gestion.

1) Les saisons

Une saison représente une période à laquelle sont rattachées les réservations ainsi que les créneaux horaires. Jusqu’à présent les saisons s’étalent sur une période allant du mois de septembre au mois de juin. Cependant la demande de réservation existe aussi pour les mois de juillet et août.

Descriptif des informations essentielles pour une saison :

• Code saison (2010/2011)• Date de début de saison• Date de fin de saison

2) Les installations sportives

Une installation sportive doit être identifiée de manière unique et être associée à un type d’équipement (Ex : Salle, Stade…)

On désigne par le terme équipement les salles de sports, les stades, les plateaux d’évolutions ou autres équipements spécifiques.

Descriptif des informations essentielles pour un équipement :

• Code équipement• Libellé de l’équipement• Libellé réduit• Adresse• N° de téléphone• Eclairement• Hauteur• Nature du sol• Places assises• Places debout• Fréquentation maximale instantanée• Type d’équipement (Stade, salle…)• Catégorie de l'équipement (ERP)• Surface de jeux (Ex : 20 m x 40 m)• Descriptif du matériel disponible en fonction de la discipline• Classement fédéral• Période de fermeture

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3) Les utilisateurs

Les utilisateurs des équipements sont en majorité des associations. Mais d’autres organismes les utilisent également. Ce sont les établissements scolaires, les comités d’entreprise, les centres sociaux… Un utilisateur doit être identifié de manière unique par un code.

Descriptif des informations essentielles pour une association :

• Code utilisateur• Dénomination• Type d’utilisateur (Association, Comité d’entreprise…)• Adresse• Adresse électronique (Lien messagerie électronique)• N° de tél. 1• N° de tél. 2• N° de tél. 3• Nombre d’adhérents• Date de création• N° APS, Agrément DDCS• Commentaires

4) Les sections

Certaines associations omnisports se composent de plusieurs sections en raison de la diversité des activités qu’elles proposent. Ces sections sont directement rattachées à une association.

(Exemple : La Jeune France de Cholet a une quinzaine de sections : football, gymnastique, danse, billard…).

Descriptif des informations essentielles pour une section :

• Code association• Code section• Type d’activité (basket, football, tennis…)• Adresse• Adresse électronique (lien messagerie électronique)• N° de téléphone• Nombre d’adhérents• Date de création• Commentaires

5) Les correspondants

Les correspondants sont les personnes susceptibles d’être contactées par les responsables de la réservation des équipements. Les correspondants peuvent être associés

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indifféremment à l’association ou à la section. Le nombre des correspondants ne doit pas être limité.

Descriptif des informations essentielles pour un correspondant :

• Code correspondant• Identité du correspondant• Fonction (Président, trésorier, secrétaire…)• Adresse• N° de téléphone• Adresse électronique (lien messagerie électronique)• Commentaires

6) Les activités

Une activité correspond à une discipline pratiquée. Il existe un lien entre les activités et les équipements. Un équipement ne peut accepter la pratique de toutes les disciplines. On doit pouvoir préciser celles qui sont autorisées par équipement et par niveau de compétition (National, régional, départemental …).

Exemple d’activités : Athlétisme, aviron, badminton…

Descriptif des informations essentielles pour une activité :

• Code activité• Libellé

7) Les réservations annuelles

Ces réservations représentent l’ensemble des réservations d’une saison sportive. Les créneaux horaires d’utilisation de chaque équipement sont définis en début de saison en fonction des demandes de chaque association.

Descriptif des informations essentielles des réservations annuelles :

• Code saison• Code équipement• Code association• Code section• Date de début de période• Date de fin de période• Jours à réserver (Lundi, mardi …)• Heure de début• Heure de fin• Catégorie (Poussin, pupille, minime…)• Niveau (Départemental, régional, …)• Code activité (Basket, football…)

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• Commentaires

8) Les stagesAu cours de la saison, des stages organisés par les associations font l’objet de réservations d’équipements. Ces stages se déroulent sur des périodes allant de quelques jours à plusieurs semaines et souvent pour des jours précis. Il faudra que le logiciel puisse gérer ce genre de réservation.

Par exemple, une association peut réserver un équipement pour 3 semaines et uniquement pour les lundis, jeudis et vendredis avec des créneaux horaires différents par jour.

Exemple : L’association de la Jeune France réserve la salle Chambord pour un stage qui va durer du 1er décembre 2010 au 19 décembre 2010. Ce stage se déroulera les lundis de 14h00 à 17h00, les jeudi et vendredi de 09h00 à 12h00.

Descriptif des informations essentielles des stages :

• Code saison• Code équipement• Code association• Code section• Date de début de période• Date de fin de période• Jours à réserver (Lundi, mardi …)• Heure de début• Heure de fin• Catégorie (Poussin, pupille, minime…)• Niveau (Départemental, régional, …)• Code activité (Basket, football…)• Commentaires

9) Les créneaux

Les créneaux sont issus des réservations annuelles, des stages ou créés lors d'une demande ponctuelle (Compétition, organisation d'un événement...). L’ensemble de ces créneaux traduira la fréquentation de chaque équipement pour une saison.

Descriptif des informations essentielles des créneaux :

• Code saison• Code équipement• Code association• Code section• Date• Heure de début• Heure de fin• Type de réservation (A = Annuelle, P=Ponctuelle)

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• Code état (Attribué, Interdiction, Option, Stage)• Objet du créneau (entraînement, Championnat, Stage, …)• Commentaires

Remarque

Il est primordial que la création des créneaux issus des réservations annuelles ou des stages, se fasse de manière automatique en raison du nombre très important qui en résulte.

Exemple :

Equipement : Salle du Bellay

Jour : Samedi

Date de début : 29 août 2009

Fin de début : 3 juillet 2010

Heure de début : 14 h 00

Heure de fin : 17 h 00

Le nombre de créneaux pour cette réservation annuelle est de 45.

A ce jour, l’unité horaire de réservation est la minute . Nous voulons- conserver ce paramètre.

V. Processus de planification des réservations pour une saison pour les associations sportives

Le processus de planification se déroule en 2 phases :

Phase 1

Au début du mois d'avril, le Service des Sports envoie un courrier type à toutes les associations sportives qui utilisent les équipements avec un document vierge pour les salles et un document mentionnant tous les créneaux que l’association occupait pour l’année passée pour les stades. Les associations sont invitées à renvoyer le document en précisant quels sont leurs besoins pour l’année à venir, (créneaux identiques, créneaux supplémentaires, modification de créneaux…).

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Phase 2

Après réception des réponses qui doivent être retournées avant le 15 mai, le service des Sports va examiner toutes les demandes de créneaux et établir un planning prévisionnel en fonction des besoins des utilisateurs et en tenant compte des conflits pour certains créneaux. L’arbitrage de ces conflits relève du Service des Sports qui essaiera de satisfaire toutes les associations. Ensuite, un planning définitif, directement exploitable par les logiciels de bureautique, est envoyé aux associations au début du mois de juillet.

VI. Processus de planification des réservations pour une saison pour les établissements scolaires

Le processus de planification se déroule en 3 phases :

Phase 1

Au mois d'avril, les dates des 4 cycles scolaires d'environ 7 semaines chacun sont définies avec les établissements scolaires. Ces derniers doivent remplir le planning vierge édité par le Service des Sports pour le mois de juin.

Phase 2

Au mois de juin, suite à la réunion de pré-planification avec les établissements scolaires, un pré-planning est édité et est envoyé aux établissements scolaires.

Phase 3

Au mois de septembre, une réunion est programmée avec les établissements scolaires pour la mise à jour des créneaux et un planning définitif est alors édité par le Service des Sports.

Les pré-plannings ou plannings doivent être directement exploitables par les logiciels bureautiques.

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VII. Processus de planification des réservations pour les installations administratives

Le processus de planification des réservations pour les bâtiments administratifs est plus simple. En effet, les réservations annuelles pour les associations varient peu d'une année à l'autre et le nombre de créneaux qui en résultent est beaucoup moins important que pour les installations sportives. La gestion de la planification des créneaux et de la création des réservations ponctuelles des installations administratives est simplifiée et moins complexe.

VIII. Les attentes par rapport au logiciel

1) Les saisons

Le logiciel devra fonctionner par rapport à des périodes prédéfinies (Exemple : une saison sportive ou scolaire).

2) Gestion des données

Le logiciel devra permettre de gérer de façon simple les données de base (création, modification, suppression) et garantir leur intégrité. L’accès à l’information devra pouvoir se faire de manière simple ou plus pointue en fonction de l’information recherchée.

La visualisation du planning devra être suffisamment claire et précise. La saisie d’une réservation pourra se faire directement à partir d'une vue graphique.

Différentes vues sur le planning devront être possibles :

• réservations pour un équipement,

• réservations par une structure utilisatrice,

• visualisation des créneaux disponibles pour un équipement,

3) Gestion des réservations

Lors de la création d’une réservation, il est important que le logiciel puisse gérer les conflits en temps réel et offrir une ou plusieurs solutions pour répondre au mieux à la demande.

Le logiciel doit être capable de gérer tous les cas particuliers de conflits lors des créations, des modifications ou des suppressions de réservation.

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• Superposition de créneaux : Le logiciel devra permettre la superposition de créneaux pour un même équipement. En effet, plusieurs associations peuvent utiliser le même équipement sur le même créneau horaire. Nous serons très attentifs quant à la présentation graphique de ces superpositions.

• Eclatement d’un créneau : Le découpage d’un créneau doit permettre, en cas de conflits, de supprimer uniquement une plage horaire (Ex : 14h00 à 16h00) d’un créneau initialement réservé sur une plage plus importante (Ex : 14h00 à 19h00).

• Positionner une option sur un créneau : Les associations peuvent réserver un équipement par anticipation. A l’approche de l’échéance, le Service des Sports confirmera la réservation après arbitrage en cas de conflit.

Les périodes de fermeture des équipements devront être prises en compte lors des réservations.

4) Historique des réservations

Cet historique fournira des informations sur les réservations (Option, validation, annulation…). Il faudra que l’on puisse identifier la personne ayant fait la saisie, la date de saisie pour toutes modifications de la réservation.

5) Facturation – Avantages en nature

a) Avantages en nature

Pouvoir ressortir pour une association et sa section, soit annuellement, trimestriellement ou mensuellement sous forme de tableau, le nombre d’heures, de créneaux, le coût de location des différents équipements sportifs, en fonction de la nature de l’association et du type de l’équipement.

b) Facturation aux associations sportives

Pouvoir ressortir une facture ponctuelle pour une association et sa section, faisant apparaître le jour de la manifestation, le coût de location de l’équipement ou amende selon tarifs municipaux. (Ex : Comité Départemental de Basket (Association non choletaise), salle du Bellay, stage de 5 jours : 5 créneaux de 3 heures, à 1 450€/jour.)

c) Facturation aux collèges et lycées choletais

Pouvoir ressortir par établissement scolaire : un état général d’utilisation des heures prévues en début d’année scolaire, un état général en fin de cycle des heures réellement utilisées, ainsi qu’une facture par cycle des heures réservées dans les différents équipements sportifs (tarifs différents des tarifs municipaux, ceux-ci sont appliqués par le Conseil Régional et le Conseil Général).

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IX. Les éditions

Les éditions proposées devront se présenter sous différentes formes :

1) Les éditions sous formes de liste

• Liste des équipements

• Liste des équipements utilisés par une section

• Liste des associations

• Liste des correspondants par association

• Liste des créneaux annulés (Pour une période)

• Liste des réservations annuelles

• Liste des réservations ponctuelles (Pour une période)

• …

2) Les éditions issues du planning

• Planning hebdomadaire des créneaux pour un équipement (Pour une période). Exemple : (Annexe 3)

• Planning des créneaux pour une association (Pour une période)

• …

3) Les éditions de type courriers

Les courriers devront être accessibles et modifiables par les agents du Service des Sports.

• Courriers de confirmation d’une réservation ponctuelle

• Courriers d’information de l’indisponibilité d’un équipement

Remarques : Les courriers adressés aux correspondants doivent respecter certaines règles dans la mise en forme notamment pour les adresses et l’accord des articles.

Exemple : Monsieur Martin, Président de l’ Entente des Mauges

Monsieur Durand, Trésorier du Club Alpin Français

Il faudrait que le produit donne la possibilité de créer de nouveaux courriers ou de modifier des courriers existants afin de les personnaliser.

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4) Les autres éditions

• Etiquettes pour la gestion des envois de courriers (avec la possibilité d’extraire des données bien identifiées telles que la liste des présidents des clubs de football, etc…)

• Tableaux de synthèse

• …

X. Les statistiques

Quelques exemples de statistiques souhaitées :

• Fréquentation par équipement (Nombre d’heures d’occupation)

• Fréquentation par association (Nombre d’heures d’occupation)

• Fréquentation par section (Nombre d’heures d’occupation)

• …

XI. Modalités techniques

Les fonctions informatiques et techniques de la Ville de Cholet et de la Communauté d'Agglomération du Choletais sont assurées par la Direction des Systèmes d'Information et de Télécommunications (DSIT) de la Ville de Cholet au titre de la mutualisation.

1) Réseaux

Les utilisateurs de la Ville de Cholet et de la Communauté d'Agglomération du Choletais du futur logiciel seront situés sur des sites reliés à la salle informatique de l’Hôtel de Ville par fibre optique.

La majorité des installations à équiper ou à renouveler en contrôle d'accès n'est pas reliée aux infrastructures de la salle informatique. Selon les solutions proposées, la fourniture de la ligne téléphonique et de la couche ADSL à mettre en place seront à la charge de la collectivité.

2) Serveur

Le logiciel de gestion de réservation des installations sportives et administratives sera installé sur le (ou les) serveurs sur le site de l'Hôtel de Ville.

Le logiciel sera installé sur un système d’exploitation Windows virtualisé (Infrastructure VMWARE).

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Le futur logiciel devra fonctionner, de préférence, sous le système d'exploitation Windows 2008 server R2 minimum et s'appuyer sur une base de données Oracle 11GR2 en respectant la charte d’installation fournie en Annexe 1. Une autre configuration en terme de système d'exploitation et de base de données pourra être envisagée.

3) Postes de travail

La configuration en postes de travail lors de l'intégration de la nouvelle application sera de [P4-2Ghz – 2Go RAM] à [Core 2 Duo – 2Go RAM].

Le système d'exploitation des postes de travail est Windows XP Pro et prochainement seven pour les futures acquisitions de postes.

Le client Oracle installé est en version 10.2.0.3, à ce jour.

La suite Bureautique utilisée actuellement est Open Office 3.2.

Une attention toute particulière sera portée sur l’interaction de l’outil avec une suite bureautique et le niveau de version de cette suite :

- Interaction avec la suite Open Office 3.2

- Sans lien avec une suite bureautique (Requêteur état, éditeur wysiwyg) (…)

4) Outils collaboratifs

Pour information, les postes de travail sont équipés du navigateur Internet Explorer version 7 minimum et de la suite messagerie Lotus Notes (V8.01). La Communauté d’Agglomération du Choletais et la Ville de Cholet disposent d'un portail Intranet accessible à 750 utilisateurs.

5) Attente ergonomique et facilité d'utilisation

Le logiciel de réservation des installations sportives et administratives devra notamment :

- Présenter une ergonomie homogène sur tous les modules,

- Mettre à disposition une aide en ligne,

- Permettre aux champs de l'écran de distinguer la saisie obligatoire, facultative, les messages d'alerte, les messages d'anomalies, les messages informatifs,

- Présenter graphiquement le planning de réservation d'une installation.

Une attention toute particulière sera portée sur l'ergonomie des dialogues de réservation des installations et les critères de recherche de disponibilité sur les équipements.

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Par ailleurs, le travail de gestion sur le logiciel devra être facilité grâce à diverses fonctionnalités, telles que :

- La saisie par l'affichage automatique de libellés associés à des codes,

- L'utilisation de fenêtres de type liste,

- Les recherches multicritères,

- Les capacités de trier l'information.

La capacité du candidat à fournir l'intégralité des fonctionnalités dans un environnement Web et dans une ergonomie web « aboutie » sera examinée avec soin.

6) Confidentialité et sécurité

L’accès au système informatique doit être protégé et sécurisé à plusieurs niveaux.

Cette sécurisation doit garantir la protection et la confidentialité des données, l'intégrité de la base de données et du système, ainsi que la non intrusion du système à toute personne non autorisée.

L’accès à la base de données du futur système doit être sécurisé et contrôlé en mode mise à jour (création, modification). Le système doit permettre la gestion des droits d’accès différenciés par acteur.

Un dispositif d’accès aux données est ajusté selon les niveaux requis :

- Limitation d’accès selon les entités et profil d’utilisateurs (collectivité, service, gestionnaire, administrateur de la base…),

- Identification par mot de passe crypté ou non.

Pour ce faire, l’accès au nouveau système doit être contrôlé par saisie unique du couple « code utilisateur / mot de passe », qui permet d’accorder ou de refuser le droit d’accès (en consultation et/ou en modification) pour une ou plusieurs des fonctions du système.

Ce contrôle par profil utilisateur et mot de passe peut être effectué soit lors de l’identification, authentification de l’environnement utilisateur, soit au lancement de l’application.

De plus, une ouverture vers des outils de mutualisation d'annuaires ou de contenu d'annuaires permettant la création, la modification ou la suppression de compte utilisateur dans le logiciel de gestion de réservation des installations sportives ou administratives sera appréciée (LDAP, Active Directory).

Au niveau du logiciel, les procédures suivantes doivent être mises en œuvre :

- Contrôles d’accès aux seuls modules autorisés,

- Contrôles d’accès aux seules données autorisées,

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- Contrôles d’accès aux seules fonctionnalités autorisées sur les données,

- Contrôles d’accès aux seules autorisations de lecture, de mise à jour, de création, de suppression.

Au niveau de la base de données, l’intégrité des données doit être garantie à travers les procédures d’exploitation et les outils de reprise automatique (à partir du dernier état cohérent de la base) en cas d’incident.

Au niveau des serveurs, l’intégrité du système doit être garantie à travers les procédures d’exploitation et les outils de sécurité, de protection du système et de sauvegarde des données mises en place au niveau de la DSIT.

7) Nombre d'utilisateurs

Le nombre d'utilisateurs potentiels de l'application est recensé dans le tableau suivant :

Nombre de postes

Utilisation de l'ensemble des modules en mise à jour

8

Utilisation uniquement en consultation 15

L’ensemble de l’équipe technique et administrative sera équipé du futur logiciel. Bien évidemment, les agents auront accès à des modules en mise à jour en fonction de leurs activités, mais la consultation notamment du planning des salles doit être ouverte à tous.

8) Déploiement de l’application

Pour l’installation initiale, il serait souhaitable que l’application puisse être déployée à partir du serveur sur les postes clients sans avoir à se déplacer sur chaque poste.

Pour les mises à jour de ce même logiciel, il est impératif que l’application des modifications ne nécessite aucune intervention humaine sur les postes clients :

- Mode d'installation automatisé du logiciel client sur les postes de travail,

- Formes d’installation à l'aide de fichiers de type "msi", "installshield" ou sous forme de scripts (Vbs,...).

Afin d’éviter ces problèmes de distribution, une solution « Full Web » en architecture 3-Tiers serait souhaitable.

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9) Equipement des installations sportives et administratives

Les matériels contribuant au contrôle d'accès des équipements sportifs ou administratifs devront être administrables à distance (Concentrateur, ...).

Le contrôle d'accès d'une installation devra fonctionner de manière autonome en absence de liaison avec le logiciel de gestion centralisée.

Le système de contrôle d'accès doit être secouru en cas de coupure électrique.

Le système d'identification devra être de type carte (Ou autre) sans contact (Mifare, …).

Le système de contrôle d'accès devra permettre de connecter des éléments de GTC (Alarme, Eclairage, Chauffage, …). Ces éléments d'asservissement ne font pas partie du marché mais une interaction liée au contrôle d'accès devra être possible.

Les lecteurs devront être robustes, résistants aux conditions climatiques, antivandales et lisibles quelles que soient les conditions climatiques de jour comme de nuit et de l'exposition éventuelle de l'équipement sportif au soleil.

Concernant le dispositif de fermeture de porte, plusieurs solutions seront analysées :– Ventouses magnétiques,– Gâches électriques,– Serrures électriques.

L'alimentation des gâches devra être protégée des agressions extérieures.

Concernant les éléments de liaison, les installations sportives déjà pourvues d'un contrôle d'accès disposent selon les équipements :

– D'un chemin de câble pouvant être réutilisé par le nouveau dispositif,– De câbles dans fourreaux,– De câbles libres sous plafond.

XII. Prestations attendues

1) Conduite du projet

Les prestations d’accompagnement devront être adaptées à la dimension du projet (Formation, paramétrage, installation, assistance au démarrage).

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2) Installation logicielle

Au lancement de l’opération, le titulaire fournira à la DSIT un dossier de spécifications des pré requis techniques.

Sur cette base, la DSIT mettra à disposition les ressources techniques et le titulaire procédera lui-même à :

- L’installation du logiciel et des outils associés (y compris la base de données),- L’installation des postes clients (si nécessaire),- La mise en place d'une procédure de sauvegarde automatique intégrée au dispositif

existant.

A l'issue de l'installation, le titulaire devra :

- Conseiller la DSIT sur les choix techniques optimaux,- Fournir une formation à l’environnement technique.

3) Formations

Seul le groupe de projet sera formé à l’ensemble des fonctionnalités et du paramétrage du logiciel. Le groupe de projet sera constitué de 5 personnes.

Le titulaire prévoira la constitution de supports pédagogiques personnalisés à destination des stagiaires.

4) Paramétrage

La Communauté d’Agglomération du Choletais et la Ville de Cholet attendent du prestataire une expertise pour retenir les meilleures solutions en matière d'organisation et de paramétrage du logiciel pour répondre au mieux aux attentes des utilisateurs.

Cette expertise pourra déboucher sur l'élaboration d'un dossier de paramétrage.

5) Interfaces

Le prestataire doit pouvoir « interagir » avec la messagerie Lotus/Domino.

Une ouverture LDAP serait appréciée.

6) Reprise des données

Sans objet.

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7) Installation dans les équipements – Niveau de prestations - Délais

Le soumissionnaire devra impérativement faire une proposition « clefs en main » intégrant toutes les prestations de services inhérentes au bon fonctionnement du système proposé :

- La définition des schémas d'installation des matériels et des travaux nécessaires à la mise en œuvre des équipements (Câblage éventuel),

- La connexion et la mise en service des matériels informatiques et techniques,- L'installation et le paramétrage des matériels et des logiciels,- La réalisation des tests de mise en route et de vérification de bon fonctionnement,- La fourniture de la documentation,- La formation des personnels,- L'assistance sur site au démarrage.

En fonction de la complexité de l'installation à équiper, le délai d'exécution des prestations sera défini à chaque bon de commande.

8) Maintenance

La Communauté d’Agglomération du Choletais et la Ville de Cholet attendent du prestataire les prestations de maintenance suivantes :

- La maintenance corrective et évolutive du logiciel de réservation des installations sportives et administratives,

- L'assistance téléphonique et une télémaintenance,

- La maintenance des matériels installés.

Le prestataire proposera une maintenance de l'ensemble du système du lundi au vendredi sauf jours fériés.

La maintenance prendra effet à l'issue de la période de garantie et pour la durée du marché.

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Annexe 1 – Charte d’installation – Applications Oracle

Mot de passe system uniformisé Mot de passe sys uniformisé Mots de passe utilisateur complexe Mise en place des statistiques (script de calculs et mode choose activé) Version oracle souhaitée : V 11GR2 Le jeu de caractères doit être compatible euro : IsoP15, NLS-lang We8mswin1252 3 fichiers log bien dimensionnés (Maximum 3 permutations par heure, 100 Mo par défaut) 3 fichiers de contrôle Tablespace appropriés :

1 data par application 1 index par application Utilisation d'un tablespace undo pour la gestion des annulations des transactions

Tablespace temporaire comme tablespace temporaire pour l'ensemble des utilisateurs (Et non system)

Tablespace data comme tablespace par défaut des utilisateurs autres que ceux d'oracle

Utilisation du TNSNAME commun à toutes les applications Oracle de la Collectivité Mode archive log défini, lieu d'archivage sur le disque des sauvegardes La base doit être inscrite dans le listener.ora N'installer que les utilisateurs indispensables à l'application et non ceux des tests Oracle Le nombre de process doit correspondre au quadruple du nombre d'utilisateurs. Configuration de l'agent intelligent Oracle Arborescence identique pour toutes les bases Respecter l'architecture Oracle standardOracle

admin Instance

bdump cdump udump scripts => Insérer ici vos dossiers propre à votre application

Oracle_home database (doit contenir spfile) Network

admin Oradata

Instance (contient les données, les logs, les fichiers de contrôle)

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Annexe 2 – Mise sous alarme des installations

Situation actuelle :

0 h 24 h

8h W 9h

9h X 10h

10h Y 11h

11h Z 16h

Possibilité à la section W d’arriver à partir de 7 h 30 et de badger pour déverrouiller l’équipement.

Pouvoir mettre l’alarme après la fin d’activité et au-delà de 9 h 00 jusqu’à 9 h 45.

Passé ce délai l’alarme devra se mettre automatiquement à 9 h 45 même s’il y a d’autres créneaux qui suivent, et cela pour tous les créneaux de la journée.

Attention : l’alarme automatique ne sera pas mise si la section X (9h à 10h) a badgé entre 8 h 30 et 9 h 45.

Si la section X n’a pas badgé lors de son arrivée pour le créneau attribué de 9 h à 10 h, l’alarme se déclenchera à 9 h 45 et ne s’arrêtera que si la section X passe son badge sur le lecteur.

Cette situation obligera tous les utilisateurs par créneaux de badger dès leur arrivée afin que l’on puisse contrôler efficacement les entrées et les sorties dans les équipements.

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Annexe 3 – Planning hebdomadaire des créneaux pour un équipement

CYCLE 1

du 02 SEPTEMBRE AU 14 NOVEMBRE 2010

Service des SportsPLANNING CRENEAUX ANNUELS

DOJO CHENE LANDRY

LUNDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1 La Providence UCJA 49

Tatami 2 La Providence UCJA 49Tatami 3 E2JC

MARDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1 M. Curie UCJA 49

Tatami 2 Providence UCJA 49

Tatami 3 JEUNE FRANCE

MERCREDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1 ETAPS UCJA 49

Tatami 2 ETAPS UCJA 49

Tatami 3 JEUNE FRANCE SUAPS UCJA 49

JEUDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1 La Providence UCJA 49

Tatami 2 La Providence UCJA 49

Tatami 3 Police UCJA 49

VENDREDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1 UCJA 49

Tatami 2 UCJA 49

Tatami 3 JEUNE FRANCE

SAMEDI 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1 UCJA 49

Tatami 2 UCJA 49

Tatami 3 ASPTT JEUNE FRANCE

DIMANCHE 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h 24h

Tatami 1

Tatami 2

Tatami 3

UCJA 49 (Présence)

UCJA 49 (Présence)

UCJA 49Présence