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Comment rédiger le cahier des charges d’un Progiciel de gestion intégré ? Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC Les partenaires

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Comment rédiger le cahier des charges d’un Progiciel de gestion intégré ?

Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE

RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC

Les partenaires

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Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC

• Prediagnostic etransformation• Ateliers• …

• Rendez vous des TIC• Salon TOP TIC• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)• « Portail des usages :

www.lenumeriquepourmonentreprise.com• …

• Actions collectives• …

L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS TYPES d’ACTION

Sensibiliser

Approfondir

Accompagner

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Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages les 4 familles d’usage des TIC

DEVELOPPER L’ACTIVITE

COMMERCIALE

GERER LES ACHATS

PILOTER L’ENTREPRISE

OPTIMISER L’ACTIVITE

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La vision de la CCIMP sur l’importance de la mise en place d’un ERP dans une entreprise

Dans un contexte économique morose, l’amélioration de la performance devient une priorité pour toutes les entreprises

Aujourd’hui un des leviers de performance majeur est la maitrise de l’information Maitriser l’information permet de :

Réduire les activités à faible valeur ajoutée (les ressaisies par exemple) Piloter son activité en temps réel Améliorer le service client (réduire les délais de livraison) et réduire les rupture de stock Etc.

Sur ces aspects, les progiciels de gestion intégrée constituent une opportunité car elles permettent de maitriser ces informations

Cependant elles sont encore boudées par de nombreuses entreprises : seul 33% utilisent ces solutions selon l’INSEE

Une des raisons : les PGI sont des solutions complexes à appréhender

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Sommaire

Quels sont les intérêts pour les PME?Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges

pertinent ?Quels sont les offres disponibles ?

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Les intervenants

Catherine MEYER

Présidente

M Collaborative Governance Services

Conseil en Organisation, Innovation IT-Economie Digitale

Paris et Marseille

[email protected]

33 (0) 6 52 19 70 65

Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique

Innovation et Croissance

CCI Marseille Provence

CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01

[email protected]

T.0491395853

Michel PORTAIT

Dirigeant

Happy Libre

[email protected]

06 51 69 14 03

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Quels sont les intérêts pour les PME?

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Un Progiciel de Gestion Intégré, de quoi parte t’on ? D’un « logiciel » pour faire plusieurs activités de l’entreprise

Avant Aprés

des activités et processus peu outillés une information peu maitrisée

• un nombre incalculable de fichiers excel• des logiciels qui dialoguent difficilement

entre eux• des migraines récurentes pour piloter

votre activité

• un progiciel intégrant différents modules fonctionnels (RH, production, pilotage, CRM, gestion commerciale)

• une meilleure maitrise du système d’information dans sa globalité

des activités et processus critiques outillées

une information de meilleure qualité et plus disponible

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Cadrage du besoin : un investissement dans un PGI/ERP vaut-il le coup?

Ce qui motive le choix

Etude Panorama Consulting, ERP Report 2012 p3 (264 entreprises / 64 pays différents)

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L'intérêt d'une rapide étude de cadrage

Poser noir sur blanc les objectifs Direction Faire un tour d'horizon des processus en place pour détecter l'ensemble des

opportunités de gains Poser le budget, les options, et le Retour Sur Investissement attendu Disposer des éléments pour initier la rédaction du cahier des charges

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Principaux risques d'un projet ERP/PGI

Risque numéro 1: Sous-estimer l'impact sur l'organisation et la transformation des processus, en ce concentrant uniquement sur l'outil

Risques avant signature: Ne pas inclure l'ensemble des coûts du projet (ie la maintenance) Ne pas calculer l'impact du projet sur l'organisation et y faire face Ne pas choisir le bon partenaire (taille, réactivité, capacité à innover à la demande, à comprendre vos

enjeux métier)

Risques pendant le projet Manque d'objectifs clairs et chiffrés, tracés dans le temps Un manque de soutien actif et de suivi de la part de la Direction Un manque de formation, et de soutien des utilisateurs lors du déploiement

Risques post projet Penser que le projet est fini lorque l'outil passe en production (cycle d'amélioration continue) Ne pas organiser la maintenance

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Quelques chiffres à garder en mémoire !

31% des projets PGI sont annulés avant leur mise en production

35% : c’est le coût moyen des licences PGI par rapport au coût global du projet

69% : des entreprises ayant déployées un ERP sont satisfaites des résultats

57% : des entreprises ayant déployées un PGI ont sous estimées le coût du projet

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Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges pertinent ?

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Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

Le Cahier des charges est la référence du besoin fonctionnel. Définition d’un « cahier des charges » (AFNOR) : document par lequel le

demandeur exprime son besoin en terme de : Définition des fonctions : ce que la solution devra permettre de réaliser Précision des services : les services attendus par le prestataire Identification des contraintes ou exigences : délais, coûts, système d’information existant,

etc.

Son objectif est de réaliser une description des attentes et des besoins à un niveau de détail permettant à la fois : de cadrer le contexte, l’objectif poursuivi, le périmètre d’intervention (définir ce qui fait

partie et ce qui ne fait pas partie de l’intervention du prestataire…), d’obtenir un engagement du fournisseur ou du prestataire sur des résultats mesurables de permettre au fournisseur ou au prestataire de proposer ses meilleurs produits/ savoir-

faire de faciliter le dépouillement des propositions des prestataires, de favoriser le dialogue entre les partenaires.

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Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins

Action en 2 temps:

Recueillir les objectifs de la Direction

Interviews avec les personnes clés dans les équipes

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Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins

Démarche Formalisation puis validation par les intéressés Démarche itérative Parler métier /objectifs et non solutions Mettre en place des objectifs mesurables Bien définir le niveau de maturité de l'organisation

En plus du recueil de besoins Définir une grille de qualification des prestataires Intégrer un système de gestion du changement, y compris dans le budget Ne pas négliger la sécurité des données, et la gestion des accès

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Un exemple de plan de cahier des charges

Etat des lieux La société: contexte Ses atouts et ses différenciants marché Ses challenges opérationnels Les objectifs stratégiques de la Direction Les systèmes existants et les pratiques utilisateurs (bureautique et systèmes

métier)

Cahier des charges Le SI cible: Périmètre-fonctions impactées, ROI attendu Fonctionnalités souhaitées et évolutivité dans le temps Organisation: Utilisateurs clés, représentant les fonctions Facteurs clés de succès Parties prenantes et budget Délais souhaités

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Que faut-il absolument intégrer dans un cahier des charges ?

L'état des lieux Le Retour sur investissement métier attendu Les macro-processus cibles Le budget-les délais

Attention: A prendre en compte pour construire la solution La capacité de l'organisation à se transformer Les partenaires nécessaires (internes, externes) La formation à la démarche projet L'évolutivité vers le monde « Digital »

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Le point de vue d’un fournisseur : un cahier des charges réussit c’est quoi ?

Un document qui intègre : Une vision claire des différentes fonctions concernées :

Service commercial Service technique Service production Secrétariat / comptabilité…

Une description des processus actuels de l'entrepriseUne description du système d’information et une formalisation des interfaces nécessairesUne anticipation des besoins de formation

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J’analyse le marché

fournisseur

Je définit mon besoin

Mise en concurrence

• En l’état du cahier des charges, le budget n’est pas suffisant• Sur le marché il n’existe pas exactement ce que je demande• Ce qui existe sur le marché me permet de compléter mon

cahier des charges avec des besoins que je n’avais pas identifié

• …

L’analyse du marché fournisseur et la finalisation du cahier des charges

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Comment analyser le marché fournisseur ?

Les questions à se poser : Qui sont les principaux acteurs ? Ils peuvent être des éditeurs et/ou des sociétés de service

informatique (SS2I) Quels logiciels utilisent mes concurrents, partenaires, … ? Est-ce que mon entreprise (secteur d’activité, taille, …) correspond a priori à la cible de ces acteurs ? Est-ce que (à grosse maille) mon budget est suffisant ?

Où trouver l’information ? Réseau relationnel (fournisseurs, clients, partenaires, concurrents, …) Revues et articles spécialisés : usine nouvelle, Industrie et technologies, 01 informatique Catalogues, CCI, annuaires :

CCIMP Medinsoft CIP Etc.

Internet : Gartner : www.gartner.com/technology/home.jsp Les sites spécialisés dans l’informatique : http://www.01net.com/ Les sites thématiques : www.industrie-techno.com, www.usine-digitale.fr et notamment son service digital avenue Les sites de benchmark : www.panorama-consulting.com/, http://www.guidescomparatifs.com

Consultants : spécialisés en assistance à maitrise d’ouvrage qui ont une expertise technique et métier sur le périmètre de votre projet (CRM, ERP, SCM, site web, etc.)

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La consultation et le choix

Point de vue de Catherine Meyer Définir les éléments clés de choix, et une grille structurée pour le rationaliser Considérer le rapport qualité/services/prix, attention aux moins disant en prix/jr-homme Choisir un partenaire capable de s'adapter au contexte métier, tout en amenant une expertise

technique de pointe – Ere du numérique amène des changements majeurs- Ne pas sous-estimer les problématiques de sécurité et de données Ne pas négliger une approche itérative par paliers

Point de vue de Michel Portait Prendre en compte l'impact d'un ERP pour l'entreprise (avantages et inconvénients) rencontrer plusieurs prestataires et comparer les offres propriétaires et open-source Prendre en compte la capacité d’intégration de l'ERP dans le système d'information Intégrer les coûts de support/maintenance et évolution

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Quels sont les offres disponibles ?

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La segmentation de l’offre PGI : le casse tête

Taille de l’entreprise

Périmètre fonctionnel

Paramétrabilité Accessibilité au code

Mode de commercialisation

Technologie

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Segmentation des éditeurs

Le big four : les mastodontes généralistes

Les généralistes de taille intermédiaire

Les acteurs de niche

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Segmentation de l’offre PGI par taille d’entreprise

TPE PME Grands comptes

Ope

n so

urce

Edite

urs

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Open source ou Editeur ?

UN FAUX DEBAT

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Avantage du SAAS face aux solutions classiques

Le premier gain est le gain en temps et en autonomie Ajustement rapide aux demandes de votre marché Plus de dépendance envers un seul fournisseur grâce aux standards

Gain en standardisation et en sécurité Amélioration continue des services d'hébergement Standards de sécurité régulièrement mis à jour Données sauvegardées

Gain en connectivité Accès à vos applications via internet => connexions distantes Accès multi appareils: PC, Android, Tablette... Accès faciles aussi bien pour votre personnel, que pour vos clients

Flexibilité financière: je paie uniquement ce dont je me sers

En plus c'est GREEN: Standard de Data Centers utilisant moins d'énergie, ils la recyclent....

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Sur Etagère ou développements spécifiques?

Richesse actuelle de l'offre sur étagère Tarifs: large gamme Existence de solutions « verticales » c’est-à-dire spécialisé sur un secteur (viticulture,

joaillerie, imprimerie, etc.)

Capacité d'ajustement aux spécificités de l'entreprise Amélioration continue possible si paramétrage ouvert Standards pensés pour optimiser les flux – tout n'est pas spécifique

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Attention à l’illusion de l’open source « gratuit »

« Théoriquement » l’ERP à 0 euro est possible, il suffit de télécharger un ERP open source mais attention, cela veut dire que vous avez

une forte expertise sur la solution : quelle brique applicative choisir ? une forte expertise en paramétrage une expertise en développement (éventuellement des ajustement de codes a opérer et des interfaces à développer)

dans le langage informatique utilisé par la « solution » De bonnes connaissances en matière d’installation/hébergement (maitrise des prérequis technique) Des notions en architecture applicative et technique

Que vous n’aurez pas : D’assistance utilisateur De formation De support De conseils sur les meilleurs options pour titrer le meilleur de la solution

Et que vous devrez faire votre propre maintenance

En synthèse : Il vous faudra du temps Si vous avez toutes les compétences requises : réfléchissez à une reconversion dans l’informatique !!! Mais franchement, est ce votre cœur de métier ?

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L’échelle de coûts

Les inducteurs de coûts : Le périmètre fonctionnel Le nombre d’utilisateurs Vos exigences en matière

d’intégration avec le système d’information actuel

La solution

Généralement, le poste de coût majoritaire est : la prestation

(achat + mise en œuvre)

Gestion commerciale

+ manufacturing

5 utilisateurs 5-15 k€ 20 k €

10 utilisateurs 10-20 k€ 25 k€

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En synthèse

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Le vrai du faux au sujet des PGIVrai Faux

A partir d’une certaine taille, un PGI est nécessaire

Les PGI sont réservés aux grands comptes

Le retour sur investissement des PGI est toujours positif

La mise en place d’un PGI est difficile

Pour décider de la mise en place d’un PGI, il faut réaliser une comparaison entre coûts et bénéfices escomptés

On peut trouver des ERP dont le coût de reviens est gratuit

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Les intervenants

Catherine MEYER

Présidente

M Collaborative Governance Services

Conseil en Organisation, Innovation IT-Economie Digitale

Paris et Marseille

[email protected]

33 (0) 6 52 19 70 65

Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique

Innovation et Croissance

CCI Marseille Provence

CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01

[email protected]

T.0491395853

Michel PORTAIT

Dirigeant

Happy Libre

[email protected]

06 51 69 14 03

Vos questions / nos réponses !

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Le programme du premier semestre 2015 est en cours de finalisation

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Evènement accessible de chez vous ou de votre bureau avec un ordinateur et une connexion internet

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