Cartographier ses processus RH : mode d’emploi · PDF file Cartographier ses processus...

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    06-Aug-2020
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  • GÉRER

    LE RECRU TEMENT

    APPRÉCIA TION GÉN

    ÉRALE

    Charge re ssentie

    Erreurs co nstatées

    Satisfacti on des

    collabora teurs

    • Évaluati on des besoi

    ns par dépa rtement

    • Annonce + diffusion

    • Candida ture.

    Cartographier ses processus RH : mode d’emploi

    Inspiré des techniques de co-création, ce kit de

    cartographie a été élaboré pour aider les services RH à

    visualiser les dysfonctionnements et à prioriser les

    chantiers à mener.

    Organisez un atelier avec des personnes impliquées

    (même partiellement) dans vos process : le

    comptable, le responsable informatique, votre équipe.

    Si cela vous est possible, pensez à convier un salarié et

    un manager. Leurs avis vous seront très utiles sur la

    manière dont est ressentie la charge administrative.

    Prévoyez post-its, scotch, ciseaux, paperboard et

    feutres de couleur, vous allez bousculer les codes de la

    collaboration.

    Composition

    A la fin du document, vous trouverez :

    • des cartes représentant chacune un processus de gestion précis : recrutement, paie, administration du personnel…

    • deux jeux de cartes vous sont proposés : un modèle avec des tâches pré-remplies et un modèle vierge;

    • deux types de flèches, l’une avec un coeur l’autre avec une tête de mort.

  • Cartographier ses processus RH : mode d’emploi

    Mode d’emploi Imprimez les cartes et épinglez-les sur un tableau.

    #1 : La description des processus RH

    Dressez l’inventaire des tâches nécessaires à la réalisation de chaque processus. Vous

    pouvez utiliser tel quel le modèle pré-rempli, le compléter ou utiliser le jeu de cartes

    vierges. Soyez le plus exhaustif possible.

    # 2 : L’évaluation de la situation actuelle

    Une fois le descriptif achevé, évaluez le niveau de satisfaction associé au fonctionnement

    du processus.

    3 critères sont proposés :

    • la charge ressentie pour réaliser l’ensemble des tâches,

    • la fréquence des erreurs constatées

    • la satisfaction des collaborateurs

    Ex : coloriez la pastille en rouge si la charge ressentie est élevée ou très élevée, en jaune pour

    moyen et en vert pour faible ou très faible

    Conseil

    Vous pouvez évaluer les critères en vous basant sur un nombre approximatif de

    sollicitations des collaborateurs sur leur solde de congés, de demandes de réédition de

    bulletins de salaires, de notes de frais erronées, de dossiers RH incomplets, etc.

    Puis attribuez une note globale de satisfaction en coloriant le nombre d’étoiles en bas de

    la carte.

    3 # La cartographie des interfaces

    Imprimez les flèches (ou dessinez-les) et reliez les processus entre eux.

    Ex : Congés vers la paie, notes de frais vers le logiciel de comptabilité, ...

    Si l’interface est automatisée, utilisez la flèche :

    Si les informations sont saisies manuellement, utilisez la flèche :

    4 # La prise de recul

    Une majorité de pastilles rouges et jaunes, des interfaces manuelles ? Entourez le ou les

    processus. Vous venez trouver vos chantiers prioritaires.

    Conseil

    Prenez des photos ou reproduisez cette cartographie sous forme de schéma, elle sera un

    support intéressant à montrer à votre direction qui ne se rend pas toujours compte des

    tâches qui composent votre quotidien et de la difficulté avec laquelle vous les réalisez.

  • GÉRER LE RECRUTEMENT

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL

  • GÉRER LES RELATIONS SOCIALES

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LES RÉMUNÉRATIONS

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

  • APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LES CONGÉS ET LES ABSENCES

  • MODE D’EMPLOI DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS

    ÉTAPE 1 : DÉCOUPER

    ÉTAPE 2 : COLORIER

    Suivre les pointillés

    Ça pourrait mieux fonctionner

    Je ne suis pas satisfait

    Listez les tâches principales sur chaque carte, découpez-les et épinglez-les sur un support (paperboard, tableau veleda...)

    Tout va bien dans le meilleur des mondes

    GÉRER LES ÉVALUATIONS, LES COMPÉTENCES

    ET LA FORMATION

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

  • GÉRER LA PAIE GÉRER LES NOTES DE FRAIS

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

  • GÉRER LE RECRUTEMENT

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LE DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL

    • Évaluation des besoins par département • Annonce + diffusion • Candidature

    • Rédaction du contrat • Collecte des pièces administratives • DUE • Visites médicales • Déclaration organismes sociaux

  • APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LES TEMPS ET LES ACTIVITÉS

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LES CONGÉS ET LES ABSENCES

    • Validation et centralisation des demandes • Calcul et décompte en paie • Mise à jour des planning • Suivi des compteurs • Gestion des RTTs

    • Collecte des feuilles de temps • Calcul des heures supplémentaires • Suivi de la charge des salariés

  • GÉRER LA PAIE GÉRER LES NOTES DE FRAIS

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    • Collecte, analyse et saisie

    des informations utiles à

    l’élaboration de la paie

    • Edition du bulletin de paie

    • Contrôle et régularisation

    • Collecte des dépenses

    et des justificatifs

    • Remboursement

    • Calcul indemnités kilométriques

    • Saisie en comptabilité

    • Décompte des tickets restaurant

  • GÉRER LES RELATIONS SOCIALES

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    GÉRER LES RÉMUNÉRATIONS

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    • Élection des IRP • Mise à jour des informations réglementaires • Dialogue social / CHSCT

    • Suivi de la masse salariale • Campagne d’augmentations • Collecte des éléments variable de rémunération et saisie en paie

  • MODE D’EMPLOI DE LA CARTOGRAPHIE DES PROCESSUS

    ÉTAPE 1 : DÉCOUPER

    ÉTAPE 2 : COLORIER

    Suivre les pointillés

    Ça pourrait mieux fonctionner

    Je ne suis pas satisfait

    Listez les tâches principales sur chaque carte, découpez-les et épinglez-les sur un support (paperboard, tableau veleda...)

    Tout va bien dans le meilleur des mondes

    GÉRER LES ÉVALUATIONS, LES COMPÉTENCES

    ET LA FORMATION

    APPRÉCIATION GÉNÉRALE

    Charge ressentie

    Erreurs constatées

    Satisfaction des collaborateurs

    • Elaboration des grilles d’entretiens • Suivi des campagnes • Centralisation des informations • Évaluation des compétences • Plan de formation • Élaboration budgétaire