CARTE D’ACHAT L’OUTIL ROP

CARTE D’ACHATCARTE D’ACHAT

L’OUTIL ROP L’OUTIL ROP

PRESENTATION DR 15, PRESENTATION DR 15, BORDEAUXBORDEAUX

29 MAI 200929 MAI 2009

Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles Quizz

Sommaire :Sommaire :

Description du processus : L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la

gestion La carte achat

Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués Pas de TVA, pas de références clients saisissables (comme

la carte logée) Comment rapprocher transactions et commandes pour

créer automatiquement les factures ? La réponse des opérateurs bancaires :

Enrichissement manuel sur leur site Internet Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter

La réponse du CNRS Le rapprochement automatique

L’outil ROP : Un nouveau module (très proche du module carte

logée), dans NOUBA Permet de :

consulter toutes les transactions carte d’achat d’associer automatiquement les commandes et les

transactions….

….ou propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement)

transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement)

Communiquer entre le labo et la DR

Description du processus :

BNP Paribas

Plate-forme

BNP Paribas

Outil ROP

GPCA

Cellule

ROP

SFC

lab

ora

toir

es

gestionnaires

porteurs

XLABBFC

achats

Schéma de circulation des donnéesSchéma de circulation des données

TRANSACTIONS

consultation

CONSULTATION

PA

IEM

EN

T

Description du processus :

ACTEURS ET OUTILS

Porteur de carteSite BNPP :

http://www.service-carte-achat.com

Gestionnaire du Laboratoire

Nouba ROP & XLAB

Gestionnaire SFC Nouba ROP & BFC

GPCA Nouba ROP & Site BNPP

Description du processus


Une séquence d’utilisation du ROP :1. Se connecter2. Accéder aux relevés3. Les données du ROP4. La méthode de rapprochement automatique5. Les causes de non rapprochement Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles Quizz

1. Se connecter 1/4 :Se connecter 1/4 :

http://nouba2.dsi.cnrs.fr/nouba ou http://www.dsi.cnrs.fr


L’outil ROP est accessible aux :

Gestionnaires de délégation en charge du traitement des ROP

Gestionnaires de laboratoire (qui ont déjà accès à RECA et PUMA dans ce portail).

(marché missions)


Choisir l’application « ROP » et le module « Carte achat »

PAGE D’ACCUEIL DR

PAGE D’ACCUEIL UNITÉ

2. Accéder aux relevés :Accéder aux relevés :

Vue intégrale d’un relevé,Vue intégrale d’un relevé, côté délégation côté délégation ::Exemple d’un relevé mensuel

UMR 8542-1276

Consultation, côté unitéConsultation, côté DR

Colonne accessible uniquement en DR

Liste des transactions d’une unitéListe des transactions d’une unité ::

1 Les données de la transaction :

3.3. Les données du relevé :Les données du relevé :

Source : BNPP (fond blanc)

3.3. Les données du relevé :Les données du relevé :

2 Les données de la commande :

Source : XLab

fond bleu)

1 2 34

4.4. La méthode de rapprochement :La méthode de rapprochement :

Rapprochement AUTOMATIQUE journalier entre le flux des transactions BNP et le flux XLab intégré en BFC1 Principe :

2 Critères du « rapprochement1. code division

2. identifiant carte

3. MONTANT TTC exact

4. (SIRET du fournisseur, si présent)

Principe et critères de rapprochement

pour information » :

3

4.4. La méthode de rapprochement :La méthode de rapprochement :

Données détaillées de la commande XLab, affichables depuis ROP

CRITERES 1 et 2 : la commande Xlab doit être rattachée à la carte achat de la transaction

Principe et critères de rapprochement

4

5.5. Les causes de non rapprochement Les causes de non rapprochement 1/2 :1/2 :

1 – la commande Xlab n’a pas encore parcouru le trajet Xlab / BFC / NOUBA (2 jours)

3 – aucune commande n’a encore été crée dans Xlab

2 – la commande Xlab est bien intégrée dans BFC mais n’est pas formatée « carte d’achat » (oubli de saisie du n° de la carte)

Attendre…

Saisir une commande conforme

Créer la commande

4– la commande Xlab formatée « carte d’achat » n’est pas du montant exact de la transaction

Modifier le montant de la commande

Transaction effectuée en devises :

5.5. Les causes de non rapprochement Les causes de non rapprochement 2/2 :2/2 :

Principe de précaution : ne pas transmettre la commande !

Tant que le fournisseur n’est pas créé

Tant que le montant n’est pas exact attendre son apparition dans le ROP et saisir la commande avec le montant converti en euros indiqué

engager – sans l’imprimer (= pas de transfert vers BFC) - une commande avec un montant estimatif, modifier le montant après apparition de la transaction dans le ROP, imprimer le BDC pour transmettre la commande

Conseil :



Une séquence d’utilisation du ROP

Vérification des transactions sur l’application

Communication avec la délégation Informations utiles QUIZZ

Vérification régulière des Vérification régulière des transactions sur l’application ROP :transactions sur l’application ROP :

INDISPENSABLE :1 pour s’assurer que toutes les transactions ont été déclarées par le porteur

2 pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’utilisation frauduleuse de la carte

3 pour s’assurer de la bonne intégration des commandes dans BFC

Pour permettre le paiement du ROP par le SFC : « rapprochement pour transfert », étape préalable au transfert des données du ROP de NOUBA vers la BFC


Alerte par l’outil : SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE (non bloquant)

l’application ROP effectue une proposition de rapprochement si la commande est conforme à la transaction sur tous les autres critères (formatée « carte d’achat », rattachée à la carte d’achat de la transaction et montant identique)


Alerte par l’outil : SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT (commande Xlab bloquée au statut demande dans BFC)

Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC

Le laboratoire transmettra à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : Raison sociale SIRET ou TVA Intracommunautaire Le RIB est optionnel


Alerte par l’outil : 2 transactions de même montant

L’algorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon

!!!!!!! L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur





Communication avec la délégation

Informations utiles

Communication avec la délégation :Communication avec la délégation :

L’application ROP inclut un outil pratique d’échange d’informations entre gestionnaire et SFC, la colonne « NOTE » :

Chaque utilisateur peut laisser un commentaire, l’effacer, le modifier pour communiquer avec son interlocuteur

Communication avec la délégation :Communication avec la délégation :

Toujours saisir la note la plus récente au dessus de la note précédente !!!!

EXEMPLE D’UTILISATION DU MODULE « NOTE » :






Informations utiles

Informations utiles :Informations utiles :

Rubrique d’aide, accessible en permanence






Informations utiles

QUIZZ

QUIZZ n°1

Elle ne les connaît pas, c’est le CNRS qui « enrichit » le ROP afin de pouvoir l’intégrer automatiquement dans BFC

Les numéros de commande apparaissent dans le relevé d’opération (ROP), comment la banque fait elle pour les connaître ?

QUIZZ n°1 : réponse illustrée

Source : XLab

fond bleu)

QUIZZ n°2

C’est le SIRET qui a été donné par le fournisseur lors de la signature de son contrat avec la banque

D’où vient le SIRET qui apparaît dans le ROP ?

QUIZZ n°3

Vérifier que l’identifiant carte saisi dans Xlab est bien en phase avec celui présent dans le ROP (rappel : nom du porteur / 4 derniers chiffres du n° de carte / date de fin de validité)

si les symptômes persistent, consulter l’assistance utilisateur.

C’est mon premier mois d’utilisation, je saisis mes commandes dans Xlab, pourtant aucune n’est rapprochée

QUIZZ n°3 : réponse illustrée

QUIZZ n°4

L’outil va chercher tous les rapprochements possibles à 1 centime près. Donc la divergence de calcul d’arrondis de TVA n’est pas une cause de non rapprochement !

Calcul de la TVA. Si le fournisseur et Xlab n’ont pas les mêmes règles d’arrondis alors : Achat à 83.61 HT et TVA à 19.6 => 99.997 TTC Commande à 100 euros Transaction à 99.99 euros Aucun rapprochement n’est possible ???

QUIZZ n°5

Pour s’assurer que toutes les transactions ont bien été déclarées par le porteur.

Pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’utilisation frauduleuse de la carte .

Pour s’assurer de la bonne intégration des commandes dans BFC (le rapprochement pour information est la première étape)

Pour communiquer avec la délégation

Pourquoi dois je consulter régulièrement les transactions sur l’outil ROP ?

QUIZZ n°6

La commande n’a pas parcouru le trajet Xlab / BFC / Nouba …

La commande n’est pas du montant EXACT de la transaction

Le numéro de carte achat n’a pas été sélectionné sur la commande

La commande n’a pas encore été transférée … pas encore créée

Pourquoi ma commande n’apparaît elle pas dans l’outil ROP ?

PorteurGestionnaire

du Laboratoire

Gestionnaire

SFC

Commande

- Prévisionnelle- Mono ligne- Typée carte achat

Achat

- Respect des règles commande publique- Facture pour récupérer la TVA

Rapprochement

- Vérification des transactions- Vérification du rapprochement- Modification de la commande dans Xlab

- Vérification du rapprochement- Relance des labos à faible taux de rapprochement

Facture

- Intègration des factures ROP dans Xlab

- Finalisation du ROP- Création des factures dans BFC- Paiement de BNPP

SYNTHESE ……

Facilite l’achat en laboratoire mais demande une plus grande rigueur sur l’engagement :

Impose de saisir les commandes au centime d’euros près et au fil de l’eau !

Repose sur un travail d’équipe : porteur -> gestionnaire labo -> gestionnaire DR -> GPCA

Pour tout problème contactez votre GPCA ou l’assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou : [email protected]

..…..et CONCLUSION

l’outil ROP :

MERCI DE VOTRE ATTENTIONMERCI DE VOTRE ATTENTION

CARTE D’ACHAT L’OUTIL ROP

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