Cap Performance Le manuel du cabinet

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Quelques rappels sur le

manuel de cabinet

Quelques rappels

Les textes Depuis le 1er janvier 2012, la NPMQ (norme pour la maîtrise de

la qualité) est entrée en vigueur chez les EC

Depuis 2005, les CAC doivent respecter le code déontologie.

Ces deux textes imposent la mise en place d’un

système qualité permettant de s’assurer que le cabinet respecte les obligations légales et réglementaires

l’organisation est adaptée aux missions et permet d’aboutir à

l’émission d’un rapport « approprié »

Les procédures doivent être consignées dans un

manuel d’organisation

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Les textes à connaître

La norme NPMQ : définit les obligations d’une structure d’exercice professionnel

concernant son système de maîtrise de la qualité

décrit les politiques et les procédures à mettre en œuvre au

sein d’une structure d’exercice professionnel visant à assurer

le respect des règles professionnelles déontologiques et

normatives

reprend les principes des normes générales qui disparaissent

est applicable à toutes les structures d’exercice professionnel

et pour l’ensemble de leurs missions

Les textes à connaître

§16 de la NPMQ : « Le cabinet doit mettre en place et assurer le suivi d'un système de contrôle qualité qui comprend des politiques et des procédures couvrant chacun des domaines suivants : responsabilités de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein

du cabinet ;

règles de déontologie pertinentes ;

acceptation et maintien de relations clients et de missions particulières ;

ressources humaines ;

réalisation des missions ;

surveillance. »

§17 de la NPMQ : « Le cabinet doit consigner par écrit ses politiques et ses procédures de contrôle qualité et les communiquer à ses membres. »

Les textes à connaître

Le manuel est obligatoire pour les commissaires

aux comptes en application du :

Code de déontologie, art. 15

Respect d'un certain nombre d’obligations :

disposer des moyens pour exercer ses missions dans de bonnes

conditions

mettre en place des procédures de contrôle interne et de contrôle qualité

interne

Disposer d’une documentation interne qui justifie que le cabinet est

organisé pour respecter ces différentes obligations.

Code de commerce, Art. R 821-24

Les textes à connaître

Norme ISO 9001 Définit des exigences pour tous les processus ayant un impact

sur la qualité des produits

À partir des principes fondamentaux nécessaires au

management de la qualité

Orientation client

Leadership

Implication du personnel

Approche processus

Management par une approche système

Amélioration continue

Approche factuelle pour la prise de décision

Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs

Les textes à connaître

La norme ISO 9001 Requiert une documentation pour

apporter la preuve des procédures

en faciliter leur connaissance et donc leur respect

A condition d’être utile pour le cabinet

Nécessairement adaptée à chaque cabinet

Le manuel d’organisation en fait partie

Il en contient même une très grande partie à lui seul

Possibilité de faire un seul manuel compatible

avec les 3 référentiels

Le manuel d’organisation du cabinet

Le manuel est obligatoire…

…mais il est aussi indispensable à la bonne

gestion du cabinet Pour améliorer l’organisation

A condition de bien cerner les enjeux : quels objectifs du manuel ?

bien s’y prendre : quelle méthodologie ?

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Un outil au service des cabinets

Outil d’organisation et de sécurisation des pratiques

Formaliser les pratiques

Améliorer les pratiques

Sécuriser les pratiques

Outil de management des hommes

facilite l’intégration des personnes,

permet de gérer les compétences (formation)

participe à la création (et au maintien) de la culture du cabinet

contribue à la motivation des équipes

limite le turnover

Outil pour le développement du cabinet

permet de gagner en efficacité et en performance

permet de facturer les missions effectuées sans en oublier

permet de contrôler la rentabilité du dossier

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Outil gratuit d’aide à la rédaction du manuel de procédures

compatible avec les deux professions

adapté aux petits cabinets

3 avantages pour les cabinets Respecter les obligations professionnelles

Diffuser les bonnes pratiques du cabinet

Compatible avec la norme ISO 9001

Plus de 2500 cabinets ont créé leur manuel !

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Un outil de génération du manuel du cabinet à la

fois souple et évolutif Souple : chaque cabinet construit son propre manuel en

adaptant sa rédaction en fonction de son activité (EC et/ou

CAC), de sa taille, de son organisation, de ses besoins, de ses

priorités...

Sur chaque sujet, l’outil propose différentes rédactions. Chacun

peut aussi « piocher » certains passages, certaines phrases dans

les rédactions proposées pour aboutir à une rédaction assistée

mais 100 % personnalisée.

In fine, l’outil génère un manuel sur mesure.

Evolutif : le manuel peut être généré en plusieurs étapes.

Les utilisateurs créent un compte sécurisé et peuvent, par la suite,

à tout moment reprendre la rédaction de leur manuel pour modifier

son contenu, compléter certains thèmes …

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En quelques secondes… créez votre compte et

effectuez la saisie des informations relatives au

cabinet pour personnaliser le manuel

Simple d’utilisation

Elaboration du manuel de procédures se déroule

en 4 étapes :

1. Identification et paramétrage

En fonction du périmètre retenu (activité

d’expertise comptable et/ou de

commissariat aux comptes), les rédactions

proposées par le site seront différentes

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2. Composition du sommaire

L’outil en ligne propose un ordonnancement des paragraphes

indicatif pour le manuel. Chacun peut, très simplement, en modifier

l’ordre.

3. Le choix des rédactions

Pour chaque thème du

sommaire, une ou plusieurs

formulations sont proposées.

L’utilisateur sélectionne la

rédaction qui convient le mieux.

Possibilité de rédiger soi-même

les lignes qui seront reprises

dans le manuel final.

Toutes les saisies et modifications

sont sauvegardées et sont

récupérables lors de prochaines

mises à jour.

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4. Un manuel clé en main

Une fois sélectionnés et modifiés les paragraphes correspondant

au plan, en un clic le manuel est disponible en format Word : le

manuel est prêt !

Le manuel ainsi généré permet de répondre aux

exigences professionnelles mais plus encore dans

la mesure où il ne se limite pas aux éléments

strictement obligatoires des textes. De nombreuses rubriques ne sont pas obligatoires, mais

trouvent logiquement leur place au sein d’un manuel

d’organisation utile et efficace pour le cabinet.

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Un outil de travail pour l’expert-comptable comme

pour le commissaire aux comptes facultatif

dont l’utilisation est laissée à la libre appréciation de chaque

confrère

Chaque professionnel doit adapter les textes à la situation de son

cabinet, à ses pratiques et à son organisation.

Les rédactions proposées ne sont pas des modèles ou même

des recommandations ni la doctrine de l’Ordre ou de la

Compagnie. Il s’agit uniquement d’exemples et d’illustrations.

Des outils gratuits à votre disposition… Cap

Performance

Elaboration par l’OEC Paris-Ile de France et la CRCC de Paris

d’un panel d’outils gratuits

Pour donner les moyens à chaque cabinet de disposer des outils

incontournables en matière de conformité et de performance

Gratuits

Création d’un site dédié à la performance

www.capsurlaperformance.fr

Comment accéder à tous les outils

de Cap performance ?

A partir du portail performance :

www.capsurlaperformance.fr

Ou directement sur les sites dédiés : www.monmanuelcabinet.fr

www.mondiagnosticperformance.fr

www.capsurlaperformance.fr/mes-outils-performance.html

www.performance-acedemy.fr

Cap Performance :

la performance en actions !