Calinda Software - Comment accélérer le déploiement et l'adoption progressive de Microsoft...
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Accélérer l’adoption progressive de SharePoint par les Usages
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Conférence Calinda Software au salon Documation 2012
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Accélérer l’adoption progressive de
SharePoint
par les Usages
A propos de Calinda Software
Rendre SharePoint « Simple comme le social, efficace comme le collaboratif »
• Créée en 2007 en France
• Mission: rendre plus productive la collaboration en entreprise
• 1 Brevet International
• Exemples de clients :
Une façon de travailler autant en individuel qu’en équipe, en interne comme en externe
3
En général, dans votre entreprise, vous personnellement, vous travaillez plutôt … ? En général, vous personnellement, vous travaillez plutôt avec des personnes… ? Base : Actifs utilisant un ordinateur au travail connectés à Internet
Façon de travailler Interlocuteurs
Autant de façon
individuelle qu’en
équipe 38%
De façon individuelle
32% Internes à l’entreprise
49%
Externes à l’entreprise
15%
Autant internes
qu’externes 36%
En équipe 30%
85% travaillent avec des personnes internes à l’entreprise et 50% avec des externes
68% travaillent en équipe
L’E-mail est beaucoup utilisé et presque pour tout…
Utilisé en 1er : Utilisé en 2eme : Mettre à jour
des données : 47 min
Synchroniser : 14 min
Analyser : 27 min
Informer : 40 min
Créer : 29 min
Coopérer : 19 min
Partager : 37 min
S'organiser : 18 min
Rechercher : 36 min
Equipes
Distantes Partenaires
externes
Collaboration interne et externe
Des mails par milliers !
INEFFICACE Stockage gaspillé Connaissance
éparpillée
Suivi des relations non
assuré
- Projets R&D Multi-partenaires
- Processus d’Avant-vente
- Relations Fournisseur–Client
- Projets Métiers
- Support IT
- …
Illustration des flux réels de collaboration
L’email à 68% et les pièces jointes à 48% restent les outils préférés pour le travail axé autour de documents et la production de livrables, cela juste derrière le téléphone!
SharePoint 2010 : la solution ?
Workflow
Social Networking
Business intelligence
GED
Collaboratif
Composites
Recherche d'Entreprise
Formulaires
Portail
Stratégie d’introduction traditionnelle
Equipe 1 Equipe 2 Equipe N …
L’adoption de SharePoint par les utilisateurs
Mail Taux d’utilisation
Temps
Première cause
d’échec des
projets
SharePoint
Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe
La solution SharePoint
1. Mettre le document dans SharePoint
2. Envoyer un mail avec un lien
3. Les autres répondent (avec des pièces jointes?)
La solution de facilité
Envoyer le document en pièce jointe d’un mail
La solution Calinda
Envoyer le document en pièce jointe d’un mail ou d’une discussion
SharePoint le stocke, envoie un lien, trace les réponses et les versions
Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe
La solution SharePoint
1. Mettre le document dans SharePoint
2. Envoyer un mail avec un lien
3. Les autres répondent (avec des pièces jointes?)
La solution de facilité
Envoyer le document en pièce jointe d’un mail
La solution Calinda
Envoyer le document en pièce jointe d’un mail ou d’une discussion
SharePoint le stocke, envoie un lien, trace les réponses et les versions
Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un groupe
La solution SharePoint
1. Créer une discussion en faisant référence à la tâche
2. Les autres personnes viennent consulter la discussion et répondre
La solution de facilité
Envoyer un mail et décoder les réponses
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur la tâche et tracer les échanges
Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un groupe
La solution SharePoint
1. Créer une discussion en faisant référence à la tâche
2. Les autres personnes viennent consulter la discussion et répondre
La solution de facilité
Envoyer un mail et décoder les réponses
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur la tâche et tracer les échanges
Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe)
La solution SharePoint
1. Extranet : ouvrir le réseau, créer un compte pour l’avocat, le former, déposer le document, lui envoyer un lien
2. Intranet : télécharger le document, l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et trier les réponses
La solution de facilité
Télécharger le document, l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et trier les réponses
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur le contrat, saisir l’adresse de l’avocat.
Les échanges et versions sont tracés
Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe)
La solution SharePoint
1. Extranet : ouvrir le réseau, créer un compte pour l’avocat, le former, déposer le document, lui envoyer un lien
2. Intranet : télécharger le document, l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et trier les réponses
La solution de facilité
Télécharger le document, l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et trier les réponses
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur le contrat, saisir l’adresse de l’avocat.
Les échanges et versions sont tracés
Promotion Documation
• 1 ETUDE GRATUITE
– Avec vous nous Identifions vos scénarios d’usage
– Nous les illustrons et les maquettons avec SharePoint
• Prenez rendez-vous aujourd’hui à notre stand M30
Aujourd’hui seulement
Stratégie d’introduction avec MailSpace
Leaders
Equipe 1
Equipe N
Equipe 2
Equipe 3
Equipe 4
L’adoption de SharePoint par les utilisateurs
Mail Taux d’utilisation
Temps
EFFET MAILSPACE
Première cause
d’échec des
projets
SharePoint
Les effets immédiats de notre approche
Stockage optimisé Connaissance
capitalisée
Suivi des relations
exemplaire
Sécurité contrôlée
Equipes
Distantes Partenaires
externes
En Interne mais aussi avec l’Externe
MailSpace Business Cases Faciliter l’adoption progressive de SharePoint
« Nous devions bâtir un espace collaboratif SharePoint avec 6 partenaires qui ne l’avaient jamais utilisé. L’adoption était un élément clé ! » “100% d’adoption de SharePoint en 10 jours sans formation ! J’ai animé le groupe depuis SharePoint, mais les participants pouvaient démarrer depuis leur logiciel de messagerie habituel, puis migrer vers SharePoint seulement lorsqu’ils en avaient besoin. Ils y retrouvent alors toutes les conversations et pièces jointes, bien organisées dans les sites d’équipes !” – L’animateur du projet
« Nous devions mettre en place une plateforme de capitalisation entre 19 partenaires ayant tous leurs propres outils collaboratifs ! » “ En utilisant le seul point commun : le mail, nous avons progressivement imposé la plateforme SharePoint comme le pilier du projet. Le retour de nos utilisateurs est très positif, et cela nous a permis de migrer vers un mode de travail collaboratif très facilement.” – Le chef de projet
BusinessGuest Business Case: Collaborer à travers le Firewall
« En tant que société active dans le domaine de la défense, nous avons des politiques de sécurité très stricte et nos filiales ne sont pas connectées au même réseau. Cela fait de la consolidation des fichiers d’analyse financière dans un SharePoint centralisé un processus manuel coûteux et long. » “En utilisant BusinessGuest pour automatiser la collecte des fichiers de BI par le biais d’échanges d’emails avec les filiales, nous économisons chaque mois plusieurs jours de travail manuel à faible valeur ajoutée” – DSI
MailSpace: Bénéfices Clé
ADOPTION Accélère l’adoption de
SharePoint
TRACABILITE Réconcilie les processus de
collaboration mail et SharePoint
GAINS DE TEMPS Clarté des échanges, retrouver
rapidement l’information
COLLABORATION EXTERNE
Tracer les interactions externes dans le SharePoint interne
Retour sur Investissement
Economies de
Stockage
A partir de 3 destinataires en moyenne, la solution est
rentabilisée par l’élimination des pièces
jointes dans les mails
